Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
График документооборота
Создание первичных учетных документов или получение их от других предприятий, принятие их к учету, обработка, передача в архив называ ется документооборотом.
Движение же первичных документов в бухгалтерском учете регламен тируется графиком документооборота.
График документооборота может быть оформлен в виде схемы или при каза с перечнем работ по созданию, проверке и обработке документов, вы полняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми испол нителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Разрабатывает график документооборота, так же как и учетную поли тику, главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия.
Работники предприятия создают и представляют главному бухгалтеру применяемые на их участках первичные нетиповые документы. Эти пер вичные документы также должны быть утверждены в приложении к учетной политике.
График должен устанавливать на предприятии рациональный докумен тооборот, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений и ис полнителей для прохождения каждого первичного документа, опреде лять минимальный срок его нахождения в подразделении.
Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и, наконец, обеспечивают своевременность составления отчетности.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а. также за своевременное и качественное создание документов, своевременную пере дачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достовер ность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и под писавшие эти документы.
Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию осуществляет главный бухгалтер.
Имеет смысл раздать всем работникам выписки из графика документообо рота, в которых перечислены документы, относящиеся к их деятельности.
Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т. е. свой документооборот. Однако для всех документов обяза тельными являются пять основных этапов:
3) проверка принятых документов бухгалтером. Проверка осуществля ется по форме (проверяется полнота и правильность оформления доку ментов, заполнение их обязательных реквизитов), по содержанию (проверяется законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и, кроме того, включает арифметическую про верку;
4) обработка документа в бухгалтерии:
таксировка, или расценка, предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Напри мер, передан табель рабочего времени, на основании которого рассчи тывается заработная плата работников;
группировка — подбор документов, однородных по экономическому
содержанию (приход ТМЦ и расход ТМЦ);
контировка — указание в первичном документе корреспонденции сче тов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;
5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учет ных регистров.
Для многих предприятий выполнение требования по созданию графика документооборота стало сложной задачей.
Попробуем на примере конкретного предприятия (пусть это будет сто матологическая фирма) показать, что представляет собой график доку ментооборота.
Пример
В руководство предприятия «Здоровые зубы» входят:
генеральный директор, осуществляющий общее руководство предприятием;
исполнительный директор, осуществляющий всю организационную работу
на предприятии (кадры, снабжение и т. п.);
главный бухгалтер, ведущий бухгалтерский учет на предприятии;
главный врач, осуществляющий, помимо непосредственных обязанностей по
организации медицинского процесса, ведение медицинской статистики;
старшая медсестра, осуществляющая, помимо непосредственных обязанно стей по руководству сестринским персоналом, учет медикаментов и инструментов на предприятии.
Администраторы выполняют и функции кассиров.
Образец графика документа оборота в виде приказа и схема документооборота представлены далее.
График документооборота можно представить в виде таблицы (в при мере график документооборота на участке «Расчеты с ра ботниками по оплате труда»).
Порядок хранения документов
Первичные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность подлежат обязательному хранению в соответствии с установ ленными порядком и сроками. Ответственность за обеспечение сохран ности в период работы с ними и своевременную передачу их в архив несет главный бухгалтер. До передачи документов в архив они хранятся в бух галтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны находиться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
Первичные документы за текущий месяц, относящиеся к одному учет ному регистру, хранятся в хронологическом порядке в отдельной папке.
Все денежные документы (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами) должны быть подобраны так же в хронологическом порядке и переплетены.