У вас вопросы?
У нас ответы:) SamZan.net

Microsoft Word Функция слияния

Работа добавлена на сайт samzan.net: 2015-07-10

Поможем написать учебную работу

Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.

Предоплата всего

от 25%

Подписываем

договор

Выберите тип работы:

Скидка 25% при заказе до 30.6.2025

Microsoft Word Практическая работа 7

Функция слияния

С помощью функции слияния создаются типовые документы.

Типовой документ – это текстовый документ, основу которого составляет документ с типовым текстом, одинаковым для всех экземпляров, заполняемый конкретными данными, своими для каждого экземпляра.

Переменные данные содержатся в документе, называемом источником данных. Текст и другие элементы, общие для всех экземпляров, содержатся в основном документе. Вместо переменных данных в основной документ вставляются поля слияния. В результате слияния каждый экземпляр типового документа заполняется своими данными.

Процесс создания типовых документов включает следующие этапы:

  1. создание основного документа;
  2. создание источника данных;
  3. вставка полей слияния в основной документ;
  4. слияние основного документа и источника данных.

К типовым документам относятся письма, конверты, наклейки.

Создание типовых писем

  1. Настройка основного документа: на вкладке Рассылки в группе Начать слияние открыть меню кнопки Начать слияние и выбрать вариант Письма.
  2. Выбор или создание источника данных: на вкладке Рассылки в группе Начать слияние открыть меню кнопки Выбор получателей.
  3. Если документ-источник данных уже существует, выбрать вариант Использовать существующий список и в открывшемся диалоговом окне выбрать нужный файл. Для создания нового источника данных выполнить следующие действия:
  4. выбрать вариант Ввести новый список;
  5. в открывшемся окне щелкнуть по кнопке Настройка столбцов;
  6. в открывшемся окне с помощью соответствующих кнопок удалить ненужные и добавить нужные поля; щелкнуть по кнопке ОК;
  7. ввести данные, щелкая по кнопке Создать запись или нажимая клавишу Tab для перехода к следующей записи; после ввода всех записей щелкнуть по кнопке ОК;
  8. в открывшемся окне сохранить файл в формате .mdb (назначается по умолчанию).
  9. Ввести текст в основной документ. Для вставки поля щелкнуть по кнопке Вставить поле слияние в группе Составление документа и вставка полей на вкладке Рассылки и выбрать из списка нужное поле.
  10. Для предварительного просмотра типовых документов щелкнуть по кнопке Просмотр результатов в группе Просмотр результатов на вкладке Рассылки. В этой же группе имеются кнопки Следующая запись и Предыдущая запись для перемещения по записям.
  11. Завершение слияния: на вкладке Рассылки в группе Завершить открыть меню кнопки Найти и объединить и выбрать один из вариантов:
  12. для создания документа, содержащего все или некоторые экземпляры типового документа – вариант Изменить отдельные документы;
  13. для печати всех или некоторых экземпляров – вариант Печать документов.

В открывшемся диалоговом окне указать, какие записи надо включить в документ или напечатать.

Редактирование источника данных

  1. Находясь в основном документе, щелкнуть по кнопке Изменить список получателей в группе Начать слияние на вкладке Рассылки.
  2. В открывшемся диалоговом окне в списке Источник данных выделить строку с нужным файлом и щелкнуть по кнопке Изменить.
  3. В открывшемся диалоговом окне выполнить одно из следующих действий:
  4. для добавления новых полей или удаления существующих щелкнуть по кнопке Настройка столбцов;
  5. для создания новой записи щелкнуть по кнопке Создать запись и ввести данные;
  6. для удаления текущей записи щелкнуть по кнопке Удалить запись;

Отбор записей

Отбор записей выполняется, чтобы применить функцию слияния к записям, удовлетворяющим заданным условиям.

  1. Находясь в основном документе, щелкнуть по кнопке Изменить список получателей в группе Начать слияние на вкладке Рассылки.
  2. В открывшемся диалоговом окне щелкнуть по ссылке Фильтр и ввести условия отбора.

Каждое условие отбора содержит имя поля данных, условие сравнения и значение (текст или число), с которым будут сравниваться данные поля.

Для задания сложных условий используются логические операторы И и ИЛИ.

Для снятия фильтра щелкнуть по кнопке Очистить все.

Настройка слияния с помощью полей Word

В документы, созданные путем слияния можно ввести дополнительные сведения с помощью полей Word. В частности, поле IF…THEN…ELSE позволяет выбрать один из двух вариантов значения поля в зависимости от выполнения указанного условия. Например, в зависимости от пола клиента можно ввести различное обращение: «Господин» или «Госпожа».

Для вставки в основной документ поля IF…THEN…ELSE следует:

  1. Поместить курсор в позицию, в которую надо вставить поле.
  2. На вкладке Рассылки в группе Составление документа и вставка полей открыть меню кнопки Правила.
  3. Выбрать поле IF…THEN…ELSE.
  4. В верхней части диалогового окна ввести условие (например: «Пол равно женский»).

В средней части окна ввести текст, который должен быть вставлен, если указанное условие выполняется (в приведенном примере: «Госпожа»).

В нижней части окна ввести текст, который должен быть вставлен, если указанное условие не выполняется.

Создание конвертов

Для автоматического ввода обратного адреса на конверт:

  1. Открыть окно кнопки Office.
  2. Щелкнуть по кнопке Параметры Word.
  3. Открыть вкладку Дополнительно.
  4. В поле Почтовый адрес ввести адрес отправителя.

Для создания конвертов::

  1. На вкладке Рассылки в группе Начать слияние открыть меню кнопки Начать слияние и выбрать вариант Конверты.
  2. В диалоговом окне Параметры конверта задать размер конверта, а также расположение и параметры шрифта адресов получателя и отправителя.
  3. Выполнить выбор или создание источника данных (так же, как для писем).
  4. В основном документе установить курсор ввода в области адреса получателя, на вкладке Рассылки в группе Составление документа и вставка полей открыть список кнопки Вставить поле слияние и выбрать нужные поля.
  5. Для предварительного просмотра конвертов щелкнуть по кнопке Просмотр результатов в группе Просмотр результатов на вкладке Рассылки.
  6. Для завершение слияния: на вкладке Рассылки в группе Завершить открыть меню кнопки Найти и объединить и выбрать один из вариантов: Изменить отдельные документы или Печать документов. В открывшемся диалоговом окне указать, какие записи надо включить в документ или напечатать.

Создание наклеек

  1. На вкладке Рассылки в группе Начать слияние открыть меню кнопки Начать слияние и выбрать вариант Наклейки.
  2. В диалоговом окне Параметры наклейки выбрать нужный тип.
  3. Выполнить выбор или создание источника данных (так же, как для писем).
  4. Установить курсор ввода в области первой наклейки и вставить нужные поля с помощью кнопки Вставить поле слияние в группе Составление документа и вставка полей на вкладке Рассылки.
  5. Для копирования содержимого первой наклейки в остальные наклейки щелкнуть по кнопке Обновить наклейки в группе Составление документа и вставка полей на вкладке Рассылки.
  6. Для предварительного просмотра наклеек щелкнуть по кнопке Просмотр результатов в группе Просмотр результатов на вкладке Рассылки.
  7. Для завершение слияния: на вкладке Рассылки в группе Завершить открыть меню кнопки Найти и объединить и выбрать один из вариантов: Изменить отдельные документы или Печать документов. В открывшемся диалоговом окне указать, какие записи надо включить в документ или напечатать.

Практическая работа 7

Функция слияния

  1. Подготовить десять деловых писем следующего содержания:

Господин (Госпожа) Фамилия!

Просим Вас уплатить очередной взнос в размере Сумма до Дата.

Администрация.

Учесть форму обращения (господин или госпожа), используя поля Word.

Данные взять из таблицы.

  1. Используя операцию отбора данных, создать письма для различных городов в разных документах.
  2. Подготовить конверты с адресами следующего вида:

Город,

Улица, Номер дома

Фамилия

  1. Подготовить наклейки с адресами для тех получателей, которые должны произвести уплату взноса до 15/05.

Таблица данных

Фамилия

Сумма

Дата

Город

Улица

Дом

Алексеева

1000

10/05

Петербург

Литейный

43

Дмитриев

1300

15/05

Смоленск

Лесная

6

Иванова

1100

9/05

Петербург

Садовая

10

Матвеев

1200

8/05

Москва

Поварская

12

Михайлова

1100

12/05

Москва

Плющиха

15

Петров

1000

14/05

Воронеж

Тенистая

24

Серегин

1500

11/05

Петербург

Фонтанка

20

Титова

1400

13/05

Смоленск

Московская

17

Федорова

1200

17/05

Воронеж

Виноградная

5

Яковлев

1400

20/05

Москва

Петровка

21

4




1. Задание- выбрать верные Основными объемами работы
2. Художественное своеобразие поэтического компонента современной альтернативной музыки (на материале песен Дельфина)
3. Реклама двигатель торговли
4. Лабораторная работа Расчет Электромагнитного экрана
5. в полном отрицательном ответе not ~ в кратком отрицательном ответе Но Перед местоимениями ny mny ставится
6. Радянізація західноукраїнських земель (1939-1944 рр)
7. ЛАДОМИР МОСКВА HENRY KISSINGER DIPLOMCY Simon Schuster New York London Toronto Sydney Tokyo Singpore Слово Дипломатия в кач
8. Словообразовательные гнезда танцевально-музыкальных неологизмов рубежа XX-XXI веков
9. ЛЬВІВСЬКА ПОЛІТЕХНІКА1
10. ОСОБЕННОСТЬ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫХ СТРЕССОВ

Материалы собраны группой SamZan и находятся в свободном доступе