Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Трудовая книжка: правила оформления
Основной документ
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной. Во многих организациях нет кадровых служб и оформление трудовых книжек возложено на бухгалтеров, секретарей и т.д., поэтому допускается много ошибок и неточностей при внесении записей.
Сведения о приеме на работу вносят на основании трудового договора и приказа руководителя. Наименование должности (специальности) указывается в соответствии со штатным расписанием. Использовать для этого тарифно-квалификационные справочники не обязательно. Но если профессия работника дает ему право на какую-либо льготу, то сослаться на справочник придется.
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении работника и сведения о награждениях за успехи в работе.
Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. По записям, внесенным в трудовую книжку, устанавливается общий, непрерывный и специальный трудовой стаж, необходимый для определения размера пособия по временной нетрудоспособности, выплаты вознаграждений за выслугу лет, установления должностного оклада отдельным категориям работников, предоставления льгот лицам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностям, назначения пенсий. Записи, содержащие сведения о награждениях и поощрениях, в дальнейшем могут служить основанием для предоставления льгот и компенсаций.
Правила и ошибки
Однако далеко не все руководители организаций уделяют должное внимание этому документу, а многие молодые работники не знают о его роли при установлении трудового стажа и зачастую считают его необязательным. Кроме того, в небольших по штатной численности организациях, как правило, отсутствуют кадровые службы, и нет специалистов по ведению кадровой документации.
Все это приводит к многочисленным ошибкам при ведении трудовых книжек, вплоть до их полного игнорирования или крайне небрежного оформления, в том числе без использования бланков установленного образца.
С 1 января 2004 года работникам, впервые поступающим на работу, оформляются трудовые книжки нового образца. Образцы новых бланков трудовой книжки и вкладыша в нее утверждены приказом Минфина России № 117н.
Заполнять данные документы работники кадровых служб должны в соответствии с Правилами (далее - Правила) ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и Инструкцией (далее - Инструкция) по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.
Трудовая книжка является сложным по составу информации документом и включает следующие элементы: обложку, титульный лист, содержательную часть (сведения о работе, награждениях, поощрениях, назначении пенсии).
Внесение личных данных
В титульном листе трудовой книжки отражаются основные сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия или специальность. Фамилия, имя, отчество, дата рождения указываются на основании паспорта, а уровень образования, профессия и специальность - на основании документов об образовании (аттестат, диплом, удостоверение, студенческий билет, зачетная книжка, справка учебного заведения).
Внесение этих, казалось бы, самых простых сведений сопровождается в практике значительным количеством ошибок. Нередки случаи записывания фамилии, имени, и отчества работника "на слух", без строгого соответствия данным паспорта ("классическим" примером такого расхождения являются имена Наталия и Наталья, отчества Геннадьевич и Геннадиевич). Встречаются сокращения длинных имен и отчеств, даже замена их инициалами, что абсолютно недопустимо. Дату рождения пишут иногда или шестью арабскими цифрами (например: 09.09.74г.), или смешанным буквенно- цифровым способом с неверным обозначением года рождения (например: 9 сентября 74 г.) или римскими цифрами (например: 9/1Х-74 г.), давно выведенными из употребления в трудовых книжках. Согласно п.2.1. Инструкции дата рождения записывается восемью арабскими цифрами: число и месяц должны быть двузначными, год - четырехзначными: 09.09.1974г., или дата записывается буквенно-цифровым способом с обязательным указанием года четырьмя цифрами: 09 сентября 1974 г.
Запись об образовании и должности Информация об уровне образования работника в современной форме трудовой книжки, во-первых, не должна отсутствовать, во-вторых, должна быть вписана на основании документов (диплома, аттестата, удостоверения, свидетельства и т.д.) над соответствующей линейкой, а не подчеркнута под ней.
Допускаются ошибки и при заполнении сведений о профессии или специальности. Работнику, еще не имеющему никакой профессии или специальности, нередко вписывают в трудовую книжку наименование занимаемого им рабочего места или выполняемого вида работ вместо того, чтобы оставить данную строку незаполненной до времени получения работником профессионального образования с присвоением соответствующей квалификации.
После указания даты заполнения трудовой книжки, работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений (п.2.2. Инструкции).
Изменения в титульном листе
Титульный лист трудовой книжки обязательно должен быть подписан лицом, ответственным за выдачу и ведение трудовых книжек, заверен печатью организации или печатью отдела кадров, где впервые заполнялась трудовая книжка. Работники кадровых служб нередко ставят в правом нижнем углу титульного листа свою личную подпись, не обращая внимания на пометку "разборчиво".
Все изменения личных данных по определенным причинам в записях, сделанных на титульном листе, в соответствии с п.2.3.
Инструкции выносят на внутреннюю сторону обложки. При замене фамилии, имени, отчества и даты рождения одной чертой зачеркивается прежняя информация, а затем записывается новая (для фамилии - ниже, на следующей строке; для имени и отчества и даты рождения - выше или рядом, на той же строке). Недопустимо при замене этих данных зачеркивать отдельные буквы или цифры с пометкой "Исправленному верить", как это нередко делают неопытные работники кадровых служб. Внесенные в титульный лист изменения обязательно подтверждаются ссылками на соответствующие документы: паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о заключении (расторжении) брака. Ссылки на эти документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью руководителя организации или работника кадровой службы и печатью организации или печатью отдела кадров.
Например:
Фамилия изменена на __________ на основании свидетельства о браке 1-КТ 111111 от 20.09.2004, выданного Калининским отделом ЗАГС г. Тюмени
Инспектор ОК подпись, печать
В таком же порядке при необходимости вносятся сведения об образовании, профессии, специальности.
Например:
Образование изменено на высшее на основании диплома АВС № 1111111 от 20.06.2004, выданного Тюменским государственным университетом.
Инспектор ОК подпись, печать
Если есть ошибки в записях
Принимая трудовую книжку от гражданина, поступающего на работу, сотрудник кадровой службы обязан проверить правильность написания всех сведений на титульном листе, сравнив их с паспортом и документами об образовании. При выявлении ошибки, сделанной на прежнем месте работы и своевременно не обнаруженной, администрация по новому (последнему) месту работы должна внести изменения в записи титульного листа. Малейшая неточность в записи может привести к тому, что для оформления пенсии работник будет вынужден обращаться в суд с заявлением об установлении юридического факта принадлежности ему трудовой книжки. Решение о назначении пенсии будет принято только при положительном решении суда.
Содержательная часть трудовой книжки имеет табличную форму и включает 4 графы:
1 - порядковый номер записи,
2 - дата (число, месяц, год),
3 - сведения о работе (о награждении),
4 -основание внесения записи.
В графе 3 раздела "Сведения о работе" в виде заголовка пишется полное наименование организации, а также сокращенное наименование, указанное в ее учредительных документах (уставе, положении).
Например:
Общество с ограниченной ответственностью "Импульс" (ООО "Импульс")
Муниципальное унитарное предприятие "Колос" (МУП "Колос")
Закрытое акционерное общество "Геолог" (ЗАО "Геолог").
При заполнении сведений о работе кадровик должен помнить, что в соответствии со ст.20 ТК РФ, в качестве работодателя - юридического лица может выступать только юридическое лицо (организация), а не его обособленное структурное подразделение (филиал, представительство). Поэтому в трудовую книжку должно вноситься наименование организации, а филиал или представительство (если они указаны в трудовом договоре в разделе "место работы") должны быть указаны ниже, в записи о приеме на работу.
Например:
Общество с ограниченной ответственностью "Темп" (ООО "Темп") Принята в Тюменский филиал на должность старшего экономиста
Если в период работы организация сменила свое наименование, об этом делается отдельная запись в графе 3. В графе 4 дается ссылка на соответствующий документ работодателя с указанием его номера и даты (п.3.2 Инструкции). Аналогично нужно поступать и в том случае, когда меняется организационно-правовая форма предприятия или когда происходит его реорганизация.
В графе 1 ставится порядковый номер каждой вносимой записи (нумерация нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника). Записи не прерываются, не исправляются и не зачеркиваются.
В графе 2 указывается дата приема на работу, перевода на другую работу, увольнения.
Датами записей являются даты, взятые из приказов по личному составу. В отдельных случаях дата издания приказа о приеме на работу может не совпадать с датой начала работы (в соответствии со ст.68 ТК РФ приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.
Даты должны быть написаны восемью арабскими цифрами, без исправления и зачеркивания.
В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименовании должности, специальности, профессии с указанием квалификации:
Закрытое акционерное общество "Термосталь" (ЗАО "Термосталь")
1. 05 04 2004 Принята в отдел труда экономистом
Приказ от 05.04.2004 № 14к
Закрытое акционерное общество "Термосталь" (ЗАО "Термосталь")
1. 05 04 2004 Принят в литейный цех заливщиком металла 3 разряда
Приказ от 05.04.2004 № 15к
Если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория и т.п.), то об этом в установленном порядке производится соответствующая запись:
25 09 2004 Присвоен 4 разряд заливщика металла
Приказ от 25.09.2004 № 47к
Типичной ошибкой при внесении сведений о приеме на работу является неверное понимание работниками кадровых служб требования о точном соответствии записей о приеме на работу тексту приказа. Это положение понимается иногда настолько буквально, что в трудовую книжку переписывается вся информация из приказа, в том числе и явно лишняя, так как Инструкция (п.3.1) требует внести в эту запись сведения, условно говоря, по формулам: "куда и кем", или "куда и зачем" принят работник, без указания отдельных особенностей и характера работы: Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений. После внесения записи о приеме на работу, о переводе внутри организации, присвоении разряда и т.п. не требуется никаких удостоверяющих элементов (подписи, печати), которые по ошибке и незнанию вносят некоторые работники кадровых служб.
Записи в трудовую книжку вносятся от руки, и как всякий рукописный документ, книжка может иметь ошибки, которые невозможно "стереть", как при компьютерной подготовке документа. Распространенной ошибкой работников кадровых служб является исправление неверных записей путем зачеркивания и внесения рядом с зачеркнутым словом правильной записи с пометкой на полях "Исправленному верить", удостоверенной печатью.
Неправильные, неточные или недействительные записи зачеркивать ни в коем случае нельзя. Под такой записью нужно поставить следующий порядковый номер и написать: "Запись за номером таким-то недействительна", а после этого сделать правильную запись. А при исправлении записи об увольнении или переводе, признанной недействительной, к отметке о недействительности добавляются слова "восстановлен на прежней работе". Если же работнику не нравится такая "подпорченная" незаконным увольнением или переводом трудовая книжка, он вправе потребовать дубликат без недействительной записи.
Например:
ООО "Компьютерная компания"
5 12 07 2000 Принята в отдел продаж на должность экономиста
Приказ от 12.07.2000 №58к
6 09 01 2001 Переведена на должность менеджера отдела продаж
Приказ от 09.01.2001 №1к
7 15 01 2001 Запись за №5 недействительна. Принята в отдел продаж на должность консультанта
Приказ от 12.07.2000 №58к
Исправление записей в трудовой книжке производится той организацией, которая внесла неверную запись. Если эта организация ликвидирована, исправления вносятся правопреемником, а при его отсутствии - вышестоящей организацией, которой была подчинена ликвидированная организация. Если вышестоящая организация больше не существует, то владелец трудовой книжки должен хранить собранные им архивные документы (копии приказов о приеме, перемещении, увольнении, трудовой договор и.т.п.), подтверждающие трудовой стаж, до момента оформления пенсии. Никакие исправления в записях в этом случае не делаются.
Раздел трудовой книжки "Сведения о награждениях" заполняется аналогично разделу "Сведения о работе": в графе 3 в виде заголовка пишется наименование организации; ниже в графе 1 указывается порядковый номер записи (нумерация нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 ставится дата награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 указывается на основании какого документа внесена запись, со ссылкой на дату и номер.
Сведения об увольнении заносят в книжку в последний день работы. Записывая причину увольнения, нужно использовать точные формулировки Трудового кодекса с указанием конкретной статьи и пункта. Никаких, даже общеупотребительных сокращений, в трудовой книжке делать нельзя.
Например:
Уволена по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Уволена в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Уволена по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Уволена в связи с переводом в (указывается наименование организации) пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Уволена в связи с ликвидацией организации, пункт 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Уволена по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Очень важное нововведение, закрепленное Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Теперь при увольнении работника все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются не только подписью работодателя и лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации, но и подписью самого работника (п.35 разд.IV Правил).
На практике это выглядит следующим образом. После внесения записей об увольнении сотрудника, сделанных в строгом соответствии с требованиями вышеназванных Правил и Трудового кодекса РФ, увольняющийся сотрудник при получении трудовой книжки на руки проверяет правильность внесенных в нее сведений и удостоверяет свое согласие с содержанием и оформлением произведенных записей своей подписью как в личной карточке (форма № Т-2, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1), так и в самом бланке трудовой книжки после подписей должностных лиц, скрепленных печатью.
Бывает, что уволенный сотрудник не может (или не хочет) получить трудовую книжку. Тогда ему следует направить официальное письмо с предложением явиться за ней или дать согласие на пересылку книжки по почте (без согласия работника отправлять книжку почтой запрещено). С момента, когда такое письмо направлено, организация освобождается от ответственности за несвоевременную выдачу трудовой книжки.
Инструкция и Правила по ведению трудовых книжек достаточно ясно и понятно разъясняют, как правильно оформлять трудовые книжки. Если каждый работник кадровой службы внимательно изучит Инструкцию и Правила, то у него не возникнет сложностей при заполнении трудовых книжек работников.
! При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула.
В случае смерти работника трудовая книжка выдается его ближайшим родственникам или высылается по почте по их требованию. При этом в трудовой книжке под очередным номером делается запись: "Работа прекращена в связи со смертью". Если работник длительное время отсутствует на работе по невыясненным причинам и место его нахождения неизвестно, требуется судебное решение о признании работника безвестно отсутствующим. На основании этого решения трудовой договор с работником прекращается, а в трудовой книжке делается запись: "Работа прекращена с признанием судом безвестно отсутствующим". Указанные записи вносятся в трудовую книжку на основании изданного руководителем организации приказа об исключении работника из списочного состава