Тема 3 Деловая беседа Деловая беседа взаимодействие лиц наделённых на то полномочиями в официальноделово
Работа добавлена на сайт samzan.net: 2015-07-10
Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
Тема 3. Деловая беседа
Деловая беседа - взаимодействие лиц наделённых на то полномочиями в официально-деловой сфере, осуществляемое посредством вербальных и невербальных средств.
Этапы:
- Подготовка.
- Реализация.
- Анализ результата.
подготовка к беседе
- Определение целей беседы
- Формулировка перечня решаемых вопросов (не более 2-4)
- Если целью беседы является согласование каких-либо спорных моментов или выработка общих решений: определение собственной позиции относительно рассматриваемых вопросов, принципиально важных моментов и вопросов, в которых возможно пойти на уступки.
- Если целью беседы является сбор информации: необходимо ответить на вопрос, какой объём информации какого рода будет достаточным для того, чтобы беседа считалась проведённой успешно.
- Сбор информации:
- личностные характеристики (открыт для всего нового или рассматривает предложения только после экспертной оценки и т.д.)
- положение собеседника в компании,
- степень занятости и график работы
- поиск ответа на вопрос: «Зачем данный разговор нужен партнёру?»
- Разработка плана беседы:
- повод беседы, ее тема и основная цель;
- данные о собеседнике (Ф.И.О., должность, предпочтительное время и место разговора);
- профессиональный уровень и психологические особенности собеседника;
- что нужно предпринять, чтобы добиться цели;
- возможные возражения и аргументы;
- контраргументы;
- возможные сценарии развития беседы и варианты решения проблемы в зависимости от ожидаемой реакции собеседника (согласие, отрицание, предубеждение и т. д.).
3.1. беседа при личной встрече
Функции беседы при личной встрече:
На начальном этапе:
- установить взаимодействие с потенциальными бизнес-партнёрами,
- определить степень их заинтересованности в такого рода взаимодействии.
На этапе реализации совместных проектов :
- обмен необходимой информацией,
- совместный поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и путей решения проблем;
- контроль и координация принятия решений,
- анализ и разрешение конфликтных ситуаций,
- развитие и поддержание деловых контактов.
Особенности подготовки
Место:
- удобство места (отсутствие лишнего шума, отвлекающих факторов, рабочая атмосфера).
- если беседа предполагает наличие каких-либо демонстрационных материалов:
- необходимо заранее продумать способ их демонстрации,
- уточнить технические требования к файлам (прежде всего, читаемый формат)
- все материалы электронных носителей необходимо дублировать печатной версией
Время:
Наиболее неудачным периодом для разговора является:
- обеденное время (в России – 12.00 по 14.00).
- менее чем за час до наступления обеда и ранее чем через 30 минут после его завершения.
- первые 30 минут начала рабочего дня и последний час до его завершения.
Структура деловой беседы
- начальная фаза (установление контакта с собеседником, завоевание его расположения),
- обмен информацией,
- принятие решений,
- завершение контакта (краткое подведение итогов беседы, выражение удовлетворенности встречей, создание базы для продолжения контакта).
Вопросы в деловой беседе
- Открытые вопросы предполагаю развёрнутый ответ и являются хорошим основанием для начала диалога («Каково Ваше мнение …», «как Вы считаете …» и др.).
- Закрытые вопросы предполагают однозначный ответ «Да» или «Нет» и необходимы для получения обратной связи или согласия собеседника на какие-либо действия или решения, («Правильно ли ч понял, что …»).
- Вопросы-переключатели позволяют направлять ход беседы и переходить от одного предмета к другому ( «Как вы представляете структуру этой сделки …»).
деловая беседа по телефону
Особенности:
- Информация передаётся только в рамках вербальной и акустической систем (нет зрительного контакта).
- ограниченные возможности получения обратной связи,
- наличие высокой вероятности, что звонок будет не вовремя,
- жесткие временные рамки,
- технические ограничения и неполадки,
- невозможность демонстрации иллюстрационных материалов,
- отсутствие чёткого представления о количестве собеседников, их статусе и ролях.
Беседа по телефону подходит для:
- оперативного обмена информацией (кратко сообщить об изменениях, уточнить адрес и т.д.),
- подтверждения ранее достигнутых договорённостей,
- согласования личной встречи
Беседа по телефону не подходит для:
- проведения телефонных переговоров
- обсуждения серьёзных вопросов
Оптимальная продолжительность: 3 – 10 мин.
Структура:
- 40–45 секунд – вводная информация (приветствие, представление (если собеседники уже знакомы) озвучивание сути вопроса, представление);
- 20–25 секунд – взаимное представление (в случае, если собеседники не были до этого знакомы);
- 100–105 секунд – обсуждение предмета разговора;
- 20–25 секунд – завершение разговора
Завершение разговора:
- ещё раз кратко озвучить все основные моменты и договоренности, достигнутые в ходе беседы,
- использовать ряд выражений этикетной лексики:
- Благодарность за звонок, информацию, предложение, приглашение и т.д.
- Извинение за то, что отняли время, позвонили в нерабочее время, слишком долгий разговор, необходимость обсуждать много вопросов и т.д.
- Выражение надежды на встречу, сотрудничество, решение проблемы и пр.