Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Кадры — основной (штатный, постоянный) состав квалифицированных работников, обладающих определенным социально-правовым статусом и состоящих в постоянных трудовых отношениях с предприятиями, учреждениями и организациями. В системе МИД — это оперативно-дипломатический и административно-технический состав.
Деятельность, направленная на отбор, найм и расстановку профессионально подготовленных, добросовестных, высоконравственных работников, призванных в рамках действующего законодательства и должностных полномочий вносить достойный вклад в эффективное осуществление функций Министерства иностранных дел называется кадровым обеспечением дипломатической службы. Оно включает разработку нормативно-распорядительной документации по управлению кадровыми ресурсами дипломатической службы; рациональную расстановку кадров, планирование их перемещения и ротации; профессионально-должностное развитие персонала дипломатической службы путем профессиональной переподготовки и повышения квалификации; обеспечение надлежащей социально-экономической и правовой защиты работников; стимулирование качества и результативности их труда.
Эффективность кадрового обеспечения определяется тем, насколько государство и МИД удовлетворены деятельностью аппарата дипломатического ведомства, насколько достигнутые результаты соответствуют стоящим внешнеполитическим задачам. С учетом, конечно материально-финансовых и интеллектуально-физических затрат. В этом контексте понятно, какое огромное значение для успешности дипломатической службы имеют точная оценка кадровой ситуации в ведомстве, грамотный учет отечественного и мирового опыта управления персоналом.
Все вышеперечисленные параметры и ориентиры вбирает в себя кадровая политика МИДа, главный приоритет которой — рациональное и максимально полное использование профессионально-квалификационного потенциала кадров дипломатической службы. Ее задачи могут быть сформулированы следующим образом:
1) выработка стратегических направлений развития дипломатической службы с учетом тенденций и перспектив развития российского общества и изменений, происходящих в мире;
2) оптимизация штатной структуры и численности кадров дипломатической службы, обеспечение сбалансированности их обновления и ротации;
3) укрепление дипломатической службы профессионально и нравственно подготовленными специалистами, готовыми высококачественно исполнять должностные обязанности, своими делами и повседневным поведением способствовать росту авторитета российской дипломатии и государства в целом;
4) создание необходимых организационно-правовых, социальных и материальных предпосылок успешного прохождения службы, исключающих возможность нарушений трудовой дисциплины, злоупотреблений служебным положением;
5) поддержание в трудовых коллективах здорового морально-психологического климата, обеспечивающего эффективное исполнение служебных обязанностей, развитие творческого потенциала работников;
6) развитие системы подготовки, переподготовки и повышения квалификации персонала, формирование благоприятных условий для профессионального роста каждого работника;
7) внедрение современных технологий отбора, назначения и ротации кадров на основе личных заслуг и достижений.
Реализация перечисленных задач основывается на принципах научной обоснованности, законности, комплексности и демократичности организации и функционирования дипломатической службы. Они же предопределяют сведение к минимуму практики замещения вакантных должностей в порядке назначения и переход к приему на службу на конкурсной основе или в порядке выдвижения из резерва; использование кадров в строгом соответствии с их квалификацией и практическим опытом; регулирование взаимных обязательств между работником и работодателем (государством в лице МИДа) нормами законодательства о труде и государственной службе, Правилами внутреннего трудового распорядка для работников МИД России, должностными инструкциями и трудовыми договорами.
Ныне кадровая ситуация в системе Министерства иностранных дел Российской Федерации стабилизировалась, причем как в количественном, так и качественном отношениях. Центральный аппарат МИД и загранучреждения России в основном укомплектованы высококвалифицированными и опытными кадрами. Хотя, по-прежнему, остается актуальной задача создания надлежащих предпосылок для более эффективного использования интеллектуально-профессионального потенциала дипломатической службы, существенного увеличения работников, способных меньшим числом, не снижая качества, обеспечивать больший объем работ. А то, что эти объемы в условиях глобализации и обострения конкуренции в межгосударственных отношениях будут расти, ни у кого сомнения не вызывает.
Дипломатическая служба стала весьма привлекательной для молодежи. Год от года растет число желающих поступить на дипломатическую службу, причем в условиях, когда требования к их квалификации становятся более строгими. Например, в 2000 г. из 215 рекомендованных выпускников вузов на работу в МИД была отобрана лишь половина, в том числе 25% молодых специалистов, получивших дипломы с отличием.
По имеющимся экспертным оценкам, сложившийся ныне численный состав и должностная структура российского внешнеполитического ведомства оптимальны, хотя определенные резервы дальнейшего их совершенствования существуют, особенно в части своевременного замещения квалифицированными кадрами вакансий в загранучреждениях и представительствах МИДа на территории Российской Федерации.
В настоящее время в системе внешнеполитической деятельности России занято 3836 государственных служащих дипломатической службы, в том числе в центральном аппарате МИДа — 1584, в загранучреждениях — 2252 человек. В представительствах Министерства в субъектах Российской Федерации занято 217 человек. Причем повсеместно преобладают мужчины — на дипломатической службе их более 87%. Укомплектованность штатов центрального аппарата составляет 95%, загранучреждений 65%, представительств на территории страны — 56%. Здесь дефицит подготовленных кадров ощущается особо.
Отток кадров сохраняется в пределах «естественного фона» и не превышает ста человек в год, из которых примерно треть оставляют дипломатическую службу в связи с выходом на пенсию. Около половины увольняются по собственному желанию.
Основными факторами стабилизации и достаточно эффективного использования сложившегося кадрового потенциала МИД, по мнению самих дипломатических работников, являются наметившаяся тенденция роста престижности труда в системе внешнеполитического ведомства, наличие реальных возможностей для самореализации личности на дипломатическом поприще, гарантированность в большинстве случаев объективной оценки труда и личных достижений работника. Повышению привлекательности дипломатической службы в значительной мере способствует также укрепление ее нормативно-правовой базы, постепенное повышение уровня материального обеспечения сотрудников.
Кадровый потенциал дипломатической службы имеет свою структуру, свою систему показателей и индикаторов. С точки зрения количественных параметров, это:
С точки зрения качественных параметров, это состав служащих по должностям, возрасту, стажу работы в системе государственной, в том числе дипломатической службы, уровню и профилю образования.
Главное внимание при отборе на службу и продвижении по служебной лестнице обращается на уровень профессионализма и квалификации кадров, прежде всего с точки зрения наличия соответствующего высшего образования, владения иностранными языками, опыта работы по специальности, знания Конституции и законодательства Российской Федерации применительно к исполнению конкретных должностных обязанностей.
О высоком профессиональном и интеллектуальном потенциале российского дипломатического корпуса убедительно свидетельствуют следующие данные:
Практически 100% дипломатических и консульских работников центрального аппарата и загранучреждений МИД России имеют высшее образование. Для сравнения: в федеральных министерствах и ведомствах этот показатель не превышает 83%.
Большинство работников дипломатической службы получили образование в специализированных вузах, прошли соответствующую профессиональную переподготовку, закончили курсы повышения квалификации.
Более 1000 человек (примерно 33%) имеют международно-правовую, международно-экономическую или международно-информационную подготовку. Немало работников, специализирующихся в сфере международных экологических стандартов, борьбы с международным экстремизмом, специалистов в области информационных технологий.
Таким образом, в системе внешнеполитической деятельности страны практически отсутствуют работники без специальной профессиональной подготовки, которая нормативно установлена соответствующими квалификационными требованиями. Правда, сказанное пока не совсем применимо к кадровому потенциалу представительств МИД на территории Российской Федерации. Здесь немногие закончили МГИМО(У) и Дипломатическую академию МИД России, получили необходимое дополнительное профессиональное образование соответствующего профиля. Многие не обладают нужным стажем и опытом дипломатической работы, нуждаются в серьезной профессиональной переподготовке.
Как положительную можно расценить наметившуюся в последние годы тенденцию увеличения среди дипломатических работников лиц, имеющих ученые степени и звания. Ныне среди них 29 докторов наук, каждый одиннадцатый — кандидат наук. Двумя иностранными языками на оперативно-профессиональном уровне владеют почти полторы тысячи сотрудников, тремя и более — почти 400 человек.
В управлении персоналом дипломатической службы появилось больше стратегической продуманности, взвешенности, фундаментальности. Ныне на дипломатической службе занято работников в возрасте до 30 лет — 18,1% (по системе федеральной исполнительной власти — 21,3%); от 31 до 40 лет — 17,8% (по системе федеральной исполнительной власти — 25,7%); от 41 до 50 лет — 28,5% (по системе федеральной исполнительной власти - 33,3%); от 51 до 60 лет — 28,6% (по системе федеральной исполнительной власти — 17,9%); свыше 60 лет — 0,7% работников (по системе федеральной исполнительной власти — 1,8%).
Подавляющее большинство работников дипломатической службы — люди среднего, наиболее продуктивного в трудовом, отношении возраста. Средний возраст дипломатических служащих — около 45 лет. Сотрудники в возрасте до 40 лет составляют 36% — с этой точки зрения резерв укрепления кадрового потенциала ведомства неплохой, даже, несмотря на то, что в Министерстве наблюдается определенная возрастно-должностная асимметрия. Большинство молодых сотрудников занимают младшие и старшие должности. На главных и высших должностях молодых работников немногим более 5—6% (по системе федеральных органов исполнительной власти в целом — 4,5%).
По традиции в системе Министерства занято немало сотрудников предпенсионного и пенсионного возрастов. Такая ситуация в определенном смысле тормозит процесс преемственности, передачи профессионального опыта от старших поколений к младшим. За последние пять лет аппарат МИД даже «постарел» — количество тех, кто имеет предельный возраст пребывания на государственной службе, в центральном аппарате достигло 100 человек. Хотя этот факт имеет и свои положительные стороны: профессионально решать вопросы современной международной политики может только человек, обладающий хорошими знаниями, разносторонней компетентностью, немалым жизненным и профессиональным опытом. А они объективно не могут быть присущи вчерашнему выпускнику вуза или специалисту, недавно пришедшему на работу во внешнеполитическое ведомство.
Как видим, более 40% государственных служащих дипломатического ведомства России обладают солидным стажем профессиональной деятельности — 15 и более лет. Причем это касается всех категорий и групп должностей. Пребывание на одной должности не превышает 4—5 лет, что вполне приемлемо для успешного дипломатического служащего. Стаж дипломатической службы руководство Министерства рассматривает в качестве важнейшего фактора обогащения профессионального опыта, преемственности сложившихся традиций, формирования здорового духа корпоративизма,
Наличие сильного кадрового потенциала — результат многолетнего проведения в жизнь принципа профессионализации дипломатической службы. 6 Министерстве давно поняли, что только профессионализм, всесторонняя образованность, сохранение и приумножение здоровых традиций российской дипломатии определяют успех дела, что политико-дипломатическая компетентность, исполнительская культура и организованность приходят с годами, являются плодом многолетних усилий.
Заслуги дипломатических работников высоко оцениваются руководителями государства. Только в 2000 г. 37 сотрудников министерства были удостоены государственных наград, восьми объявлена благодарность Президента Российской Федерации. Почетное звание «Заслуженный работник дипломатической службы Российской Федерации» присвоено четырем видным дипломатам. 57 сотрудников награждены Почетными грамотами МИД России. По итогам аттестации 850 сотрудникам были присвоены очередные дипломатические ранги. Такая практика стала доброй традицией и существенно влияет на эффективность дипломатической службы.
Предмет особой заботы руководства министерства — ветераны, вышедшие в отставку дипломаты. Организация ветеранов войны и труда МИД насчитывает около 2 тыс. человек. В их числе 209 послов, 229 посланников, 435 советников в отставке. 816 членов организации — ветераны Великой Отечественной войны.
С утверждением «Положения о работе с ветеранами дипломатической службы в МИД России», введенного приказом по министерству от 1 декабря 1999 г., № 14329, более системной стала работа по обеспечению «преемственности и поддержанию традиций российской дипломатической службы». Более конкретными, адресными и предметными стали меры по оказанию материальной помощи и социальной поддержке ветеранов, реализации прав и льгот бывшим сотрудникам министерства, организации их медицинского, санитарно-курортного и лечебно-профилактического обслуживания.
Работа с ветеранами строится на индивидуальной основе и при строгом соблюдении принципов социальной справедливости, демократизма и гуманности, является непосредственной служебной обязанностью руководства МИД и его департаментов. Каждый из департаментов имеет группу своих ветеранов, которые, как правило, объединены в первичные организации. Таким образом, работа с ветеранами дипломатической службы стала неотъемлемой частью кадровой работы министерства, способствует повышению самоуважения сотрудников, обеспечивает сохранение профессионального опыта, преемственности поколений дипломатической службы.
Происходящие в последний период позитивные сдвиги в кадровом обеспечении Министерства обусловлены многими факторами. Главный же результат этих изменений — реальные достижения во внешней политике. Но есть немало проблем и нерешенных задач. Впереди еще немало работы по оптимизации структуры аппарата и внедрения более гибких технологий отбора, расстановки, оценки и ротации кадров. Серьезная работа предстоит по борьбе с консервативными традициями, по внедрению долгосрочного планирования кадровых процессов, выработке более строгих критериев оценки деятельности служащих на основе их личного трудового вклада и отношения к порученному делу.
Перечень такого рода проблем можно продолжить. Ответы на них обязательно будут найдены. России сегодня нужна не ординарная дипломатическая служба, а служба авторитетная, эффективная, построенная на принципах стабильности, профессионализма и высокой нравственности.
Основные направления развития кадрового потенциала дипломатической службы следующие:
— разработка научно обоснованных краткосрочных и долгосрочных прогнозов потребности ведомства в специалистах нового поколения в разрезе всех специальностей и специализаций;
— забота о всестороннем развитии личности дипломатического работника, причем не только с точки зрения его профессионализма и нравственных качеств, но и удовлетворения его материальных и духовных потребностей;
— создание благоприятных организационно-правовых, социальных и материальных условий прохождения службы в соответствии с российским законодательством;
— поддержание в коллективах подразделений центрального аппарата и загранучреждений морально-психологического климата и служебных отношений, обеспечивающих эффективное исполнение служебных обязанностей и способствующих развитию творческого потенциала работников;
— оптимизация ведомственной сети подготовки, профессиональной переподготовки и повышения квалификации дипломатических кадров.
Успешная реализация перечисленных задач может быть обеспечена, как свидетельствует опыт, лишь на принципах научности, конкретно-исторического подхода, комплексности, открытости и демократичности. Они же и определяют характер основных требований, предъявляемых к государственным служащим и техническим работникам, находящимся на службе в МИД.
Федерации обеспечивает Департамент кадров — одно из важнейших структурных подразделений центрального аппарата Министерства иностранных дел Российской Федерации, в пределах своей компетенции, которая нормативно определена «Положением о Департаменте кадров Министерства иностранных дел Российской Федерации», утвержденным приказом по министерству № 6369 от 13 августа 1996 г.
В своей деятельности департамент руководствуется Конституцией РФ, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, другими нормативными актами, Положением о Министерстве иностранных дел Российской Федерации, решениями коллегии и приказами руководства министерства.
Департамент взаимодействует с соответствующими подразделениями Администрации Президента Российской Федерации, комитетами и комиссиями Федерального Собрания Российской Федерации, а также подразделениями Аппарата Правительства Российской Федерации, федеральных министерств и ведомств, администраций субъектов Федерации, обеспечивающими решение вопросов международных связей и кадровой работы. Департамент осуществляет свои функции в органическом сотрудничестве с иными подразделениями центрального аппарата министерства, загранучреждениями Российской Федерации, представительствами МИДа на территории Российской Федерации.
Он несет персональную ответственность за решение задач и выполнение функций, возложенных на департамент, распределяет обязанности среди своих заместителей, утверждает положения об отделах департамента, вносит предложения руководству министерства о структуре центрального аппарата министерства, штатах подразделений, загранпредставительств и представительств в субъектах Российской Федерации, а также о назначении на должность и освобождении от должности руководящих работников. Директор департамента отвечает за обеспечение сохранности государственной и служебной тайны, соблюдение установленного режима в деятельности работников департамента.
К основным задачам Департамента кадров относятся:
1) обеспечение деятельности руководства министерства по вопросам государственной службы и кадровой политики в системе министерства;
2) развитие нормативно-правовой базы дипломатической службы;
3) подбор, расстановка и ротация дипломатических и административно-технических кадров;
4) обеспечение в пределах своей компетенции контроля за соблюдением законодательства о труде и государственной службе;
5) участие во взаимодействии по кадровым вопросам с другими федеральными министерствами и ведомствами;
6) подбор кандидатов и формирование кадрового резерва для назначения на руководящие должности системы министерства;
7) обеспечение проведения конкурсов на замещение вакантных государственных должностей государственной службы в системе министерства, аттестаций, прохождения государственными служащими испытания при замещении государственных должностей государственной службы;
8) участие в разработке мер, направленных на улучшение социально-экономических условий для работников системы министерства и ветеранов дипломатической службы.
Департамент кадров осуществляет ряд функций, систематизировать которые можно следующим образом:
функции стратегического развития
кадров дипломатической службы:
— проведение единой линии в работе с кадрами в системе министерства;
— анализ кадровой ситуации, подготовка аналитических и информационных материалов по стратегическим и оперативным вопросам дипломатической службы, кадровой политики и управления персоналом дипломатической службы;
функции нормативно-правового обеспечения
кадровой работы и дипломатической службы:
— участие в совершенствовании нормативно-правовой базы деятельности министерства путем разработки новых, уточнения и обновления действующих положений и служебных инструкций по вопросам кадровой работы;
— экспертиза проектов документов нормативно-правового характера, связанных с осуществлением функций министерства;
управленческие функции:
— контроль (совместно с Валютно-финансовым департаментом) за соблюдением штатной дисциплины в центральном аппарате, загранучреждениях и представительствах;
— анализ предложений о формировании новых и реорганизации действующих подразделений центрального аппарата министерства и оценка этих предложений;
— разработка предложений по оптимизации структуры и штатов подразделений центрального аппарата министерства, загранучреждений и представительств в субъектах Российской Федерации и международных организациях;
— внесение совместно с другими подразделениями министерства предложений по созданию и ликвидации посольств, консульских учреждений, постпредств и представительств в регионах России;
функции кадрового обеспечения:
— подготовка и контроль за прохождением проектов Указов Президента Российской Федерации и других документов, необходимых для назначения или отзыва послов и постпредов; проектов указов Президента Российской Федерации о назначении заместителей министра иностранных дел и о присвоении высших дипломатических рангов, а также проектов распоряжений Правительства Российской Федерации об утверждении членов Коллегии министерства;
— организация работы комиссий по ротации и конкурсному замещению дипломатических и административно-технических должностей в загранучреждениях, контроль за исполнением принятых комиссиями решений;
— формирование резерва дипломатических и технических кадров для их своевременной и качественной ротации, а также резерва для замещения должностей руководящих работников в центральном аппарате министерства, загранучреждениях и представительствах;
— обеспечение общего методического руководства и организация служебной аттестации кадров через работу комиссий по аттестации, рангированию и присвоению квалификационных разрядов государственным служащим системы министерства;
— координация методической работы кадровых служб подведомственных учреждений и организаций; контроль состояния и анализ эффективности работы с кадрами в этих учреждениях и организациях;
— организация подготовки, переподготовки и повышения квалификации работников, координация деятельности подведомственных учебных заведений;
организационно-контрольные функции:
— учет поступающих в департамент документов и контроль в рамках установленной компетенции исполнения содержащихся в них поручений;
— оформление сотрудников на работу в подразделения центрального аппарата, для выезда на работу в загранучреждения, а также подготовка соответствующих приказов;
— оформление выездов сотрудников министерства в краткосрочные загранкомандировки;
— учет работников министерства, ведение их личных дел, подготовка соответствующей статистической отчетности;
— участие в инспектировании и проверке подразделений центрального аппарата, загранучреждений, представительств в субъектах Российской Федерации и подведомственных министерству организаций;
— координация и контроль деятельности подведомственных учебных заведений;
— координация методической работы кадровых служб подведомственных учреждений и организаций, контроль состояния и эффективности работы с кадрами в этих учреждениях и организациях;
— контроль соблюдения трудовой дисциплины и норм внутреннего трудового распорядка в подразделениях центрального аппарата министерства, загранпредставительствах и представительствах в международных организациях и субъектах РФ;
социальные функции:
— разработка и совершенствование организационно-методической базы работы с кадрами;
— контроль за работой общеобразовательных школ при загранучреждениях;
— консультирование (во взаимодействии с Юридическим управлением) работников министерства и членов их семей по вопросам правовой и социальной защиты;
— проведение совместно с Советом ветеранов войны и труда, профкомом министерства работы с ветеранами дипломатической службы.
Организационная структура Департамента кадров смоделирована в целях наиболее рационального распределения полномочий по выполнению поставленных перед МИДом задач.
С известной долей условности можно утверждать, что структура департамента отражает структурную схему самого министерства. Здесь имеются территориальные подразделения (отделы международных организаций, Европы, Азии, стран СНГ, Африки и Ближнего Востока, Америки), функциональные подразделения (отделы общих кадровых проблем, планирования и ротации дипломатических кадров, набора и ротации административно-технического персонала загранучреждений, подразделений центрального аппарата и представительств МИД, социально-экономических проблем, рангирования и учета кадров, краткосрочных командировок, учебных заведений, заграншкол). Есть специально организованные службы обслуживания: машбюро, канцелярии, отдел документации (группа ЭВМ), ознакомительная служба.
Кадровые вопросы в подразделениях (департаментах, управлениях) центрального аппарата Министерства курируют их руководители или, по их поручению, один из заместителей руководителя. В загранучреждениях персональную ответственность за кадровую работу несут посол, постоянный представитель, генеральный консул, консул (руководитель учреждения). В крупных коллективах организационно-технические функции по работе с персоналом, как правило, возлагаются на одного из старших дипломатов, совмещающего их выполнение с основной работой.
В ходе решения повседневных задач кадрового характера загранучреждения контактируют с Департаментом кадров. Итоговым документом, в котором обобщаются результаты деятельности загранучреждения на этом направлении, является ежегодный Отчет о работе с кадрами. Основная часть Отчета — общая характеристика кадровой ситуации в загранучреждений, анализ проблем, возникающих в кадровой сфере, обзор форм работы с персоналом, членами семей работников. В заключительной части содержатся аргументированные предложения по предлагаемым изменениям штатного расписания, продлению загранкомандировок сотрудников, высказываются пожелания по кандидатурам на замену отбывающих работников.
Прерогативой Департамента кадров является ведение личных дел — персональный учет сотрудников. Порядок ведения личных дел государственных служащих, их структура и содержание определены Указом Президента Российской Федерации «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы» от 01 июня 1998 г. № 640 и соответствующим Положением, составленным в соответствии с федеральным законодательством.
Подготовительная работа по формированию документов, составляющих личное дело вновь принимаемых в МИД сотрудников, проводится соответствующим референтом департамента.
Оформляющийся обязан представить следующие документы:
а) заявление о приеме на работу;
б) анкеты (свою и супруги/а);
в) автобиографии (свою и супруги/а);
г) копию свидетельства о рождении (своего);
д) копии документов, подтверждающих профессиональное образование, повышение квалификации, квалификацию, наличие дипломатического ранга, квалификационного разряда, ученых степеней или ученого звания;
е) копии решений о присвоении государственных наград, присуждении почетных званий и специальных званий, государственных премий, если таковые имеются;
ж) копии свидетельств о браке, о рождении детей, о расторжении брака (о смерти супруга/и);
з) копии паспорта, водительского удостоверения, страхового свидетельства, идентификационный номер налогоплательщика, копию медицинского страхового свидетельства;
и) справки о соблюдении ограничений, связанных с замещением государственной должности;
к) копию трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;
л) медицинское заключение о состоянии здоровья установленной формы;
м) характеристику (аттестационный лист) с последнего места работы;
н) характеристику-направление на работу (для выпускников МГИМО(У) и других учебных заведений);
о) документы о прохождении конкурса либо испытания на замещение вакантной государственной должности государственной службы в МИД России;
п) документы, необходимые для оформления допуска к сведениям, составляющим государственную или охраняемую законом тайну (в случае, если по должности предполагается работа с такими сведениями);
р) фотографии оформляющегося и его/ее супруги/а (не менее 12 штук размером 4x6 см).
Пакет документов, представленных для личного дела, передается в отдел рангирования и учета кадров, где сразу же после выхода приказа по Министерству о назначении оформляющегося на соответствующую должность заводится личное дело. Составляется опись включенных в личное дело документов. Личному делу присваивается архивный и учетный номера, которые вводятся в базу данных ЭВМ. В ходе прохождения службы в личное дело включаются дополнительные материалы, а также производятся записи в соответствии с приказами по МИД России, касающиеся данного работника.
В обязательном порядке в личное дело включаются:
а) Указы Президента Российской Федерации о награждении (выписки из них или копии);
б) Указы Президента Российской Федерации о назначении на должность и присвоении дипломатических рангов (квалификационных разрядов);
в) справки о соблюдении ограничений, связанных с замещением государственной должности (в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 15 мая 1997 г. № 484 представляются в Департамент кадров не позднее 1 апреля каждого года всеми работниками МИД, замещающими государственные должности), с указанием места и даты подачи в налоговые органы декларации о доходах и имуществе, принадлежащем на правах собственности;
г) материалы служебных аттестаций, в т.ч. по рангированию (присвоению квалификационных разрядов);
д) справки-объективки;
е) служебные записки (представления) о назначении на должность, ходатайства о присвоении дипломатических рангов (квалификационных разрядов);
ж) заключения территориальных и функциональных департаментов Министерства на представление дипломатических работников к повышению в должности;
з) характеристики, отзывы (в т.ч. выписки из ежегодных кадровых отчетов загранучреждений), докладные и объяснительные записки, другие документы, характеризующие работника;
и) выписки из приказов по МИД (о назначениях, перемещениях, рангировании (присвоении квалификационных разрядов), поощрении, наложении взысканий и др.);
к) материалы об оформлении допуска к государственной тайне.
В личных делах хранятся только документы, относящиеся к служебной деятельности работника и характеризующие его. Сбор и внесение в личные дела работников сведений об их политической и религиозной принадлежности, частной жизни запрещаются.
Документы, не относящиеся непосредственно к служебной деятельности работника хранятся в течение двух лет в делах несекретной канцелярии Департамента кадров и по окончании этого срока передаются в архив МИД. При прекращении дипломатической службы в связи с выходом работника в отставку присвоенный ему дипломатический ранг сохраняется. В трудовой книжке производится запись «в отставке».
Ведение нескольких личных дел на одного сотрудника не допускается.
Референт проверяет достоверность полученных сведений от оформляющегося на работу и разъясняет, что представление подложных документов или заведомо ложных сведений может повлечь за собой расторжение трудового договора с ним.
Личные дела сотрудников МИД хранятся в Отделе рангирования и учета кадров в специально отведенном для этого помещении и в несгораемых сейфах.
Документы, включенные в личные дела, их содержание не подлежат оглашению независимо от степени их секретности. Пользоваться личными делами разрешается руководству Министерства; руководству и референтам Департамента кадров; руководителям подразделений центрального аппарата и загранучреждений в присутствии референта Департамента кадров. Сотрудники имеют право на ознакомление со всеми материалами своего личного дела, а также приобщенными к нему записками и объяснениями.
По истечении двух лет после увольнения из Министерства иностранных дел (переход на работу в другие структуры государственной службы, на работу в негосударственные организации, уход на пенсию, в случае смерти) личное дело работника передается в Архив Министерства иностранных дел.
В случае необходимости, сданное в архив личное дело по соответствующему запросу может быть вновь затребовано в отдел рангирования и учета кадров. При переходе сотрудника МИД на работу в другое ведомство личное дело передается по новому месту государственной службы.
В настоящее время деятельность Департамента кадров МИД России по персональному учету сотрудников во все большей степени модернизируется за счет внедрения новых методов обработки кадровой информации. Внедряется автоматизированная информационная система учета кадров, значительно облегчающая хранение, классификацию и использование сведений по различным категориям персонала. В качестве перспективной цели поставлена задача внедрения электронного архивирования кадровой информации.
Поддержание высокого квалификационного уровня, обогащение профессиональных знаний и навыков — это не только субъективное желание работника, обусловленное его карьерной или личностной мотивацией. Это законное право и обязанность каждого государственного служащего. Указ Президента Российской Федерации «О дополнительных мерах по подготовке государственных служащих» от 3 сентября 1997 г. № 983 уточняет это положение и ориентирует на:
— обязательную профессиональную переподготовку лиц, впервые назначенных на государственные должности федеральной государственной службы не ниже заместителя начальника отдела (руководящие должности) в течение первого года работы в указанных должностях;
— обязательное повышение квалификации (не реже одного раза в три года) лиц, замещающих руководящие должности;
— направление на подготовку (стажировку) за рубеж лиц, в возрасте не старше 40 лет, замещающих государственные должности федеральной государственной службы.
Непрерывное повышение профессиональной квалификации рассматривается в качестве базового фактора повышения эффективности государственной службы и успешности служебной карьеры. Особая роль в этом деле отводится Академии государственной службы при Президенте Российской Федерации и подведомственным ей образовательным заведениям, Академии народного хозяйства и Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации. В сфере дипломатической службы — Дипломатической академии при Министерстве иностранных дел Российской Федерации. Именно на это специальное высшее учебное заведение возложена задача подготовки и систематической переподготовки руководящих дипломатических кадров, повышения квалификации специалистов всех уровней, прежде всего в политологической, международно-правовой, международно-экономической, регионоведческой, консульской, информационно-аналитической и языковой сферах. Причем не по произвольным программам, а в соответствии с принципами и нормами, определенными соответствующими государственными образовательными стандартами.
Основные принципы организации профессиональной учебы дипломатических кадров следующие:
— обучение за счет государственного бюджета, в том числе по системе государственного заказа;
— обязательность профессионального совершенствования — важнейший фактор эффективного исполнения должностных полномочий, непременное условие пребывания на дипломатической службе;
— периодичность стажировок и стационарных форм обучения в специализированных учебных заведениях.
Выполнение указанных принципов не только обязательно, но и полностью соответствует потребностям каждого государственного служащего, серьезно относящегося к своему профессиональному долгу. Периодическое подтверждение квалификации — насущная необходимость. Без этого невозможны ни служебный рост, ни другие карьерные перемещения, включая загранкомандировки. Копии действующих сертификатов Высших курсов иностранных языков, копии дипломов и свидетельств о профессиональной переподготовке и повышении квалификации входят в перечень документов, без которых вопросы рангирования, назначения на более высокую должность или командирования за рубеж аттестационными и конкурсными комиссиями не рассматриваются.
В этом контексте вполне понятно, почему в Министерстве иностранных дел самое пристальное внимание уделяется подготовке, переподготовке и повышению квалификации дипломатических работников. Финансирование этого направления кадровой работы рассматривается не как источник дополнительных расходов, а как эффективный и оправданный вид государственных инвестиций в развитие ведомства.
Деятельность на этом направлении постоянно и планово совершенствуется. В результате в стране создана уникальная школа подготовки высококвалифицированных специалистов-международников, опирающаяся на богатейшее наследие и многовековые традиции российской дипломатии. По сути дела в стране сложилась многоуровневая система подготовки дипломатических кадров по программам базового высшего образования, профессиональной переподготовки дипломатических работников среднего и высшего звена, повышения квалификации. Все эти программы составляются с учетом запланированных кадровых перестановок, наличия условно-вакантных должностей и соответствующего резерва на выдвижение. Профессиональная и языковая специализации определяются по согласованию с руководством соответствующих учебных заведений.
Базовым учебным заведением по подготовке дипломатических кадров для российской внешнеполитической службы является Московский государственный институт международных отношений (Университет) МИД России (МГИМО) — настоящая кузница кадров для Министерства иностранных дел.
За более чем полувековой период своего существования МГИМО направил на работу в главное внешнеполитическое ведомство страны почти пять тысяч своих воспитанников, из которых двое длительное время занимали пост Министра иностранных дел, тридцать пять — должности заместителей министра, более 600 выполняли и выполняют в настоящее время обязанности посла, почти 1000 — функции советника-посланника. Среди выпускников — члены Правительства Российской Федерации и депутаты Государственной думы, видные политические и государственные деятели, более 20 действительных членов и членов-корреспондентов Российской академии наук.
МГИМО(У) внимательно следит за протекающими процессами в мировой политике и дипломатической практике, оперативно адаптирует учебные программы к требованиям современных международных отношений и российской внешней политики, осуществляет свою деятельность в тесном взаимодействии с Министерством иностранных дел. Этому способствует совместная договорно-правовая база двустороннего сотрудничества, рассчитанная на долгосрочную перспективу.
Подготовка молодых специалистов для МИД ведется на совместно разработанных образовательных стандартах нового поколения в области международных отношений, юриспруденции, политологии, государственного управления, международной информации и журналистики. Учебные планы и программы преподаваемых курсов регулярно обновляются, ориентируясь на самые востребованные практикой дипломатической службы специализации. Немало спецкурсов ведут видные российские дипломаты, которые щедро делятся со студентами не только практическим опытом работы, но и помогают разобраться в теории и истории международных отношений, дипломатии и дипломатической службы. По инициативе МИД в учебные планы университета введены курсы «Государственное управление», «Основы государственной службы», «Современные информационные технологии в деятельности МИД России». Активно развиваются учебно-научные контакты с университетами Германии, Великобритании, Канады, Китая, США, Франции и многих других стран.
В соответствии с требованиями об усилении экономической подготовки дипломатических кадров разработаны для внедрения новые спецкурсы: «Экономическая дипломатия», «Энергетическая дипломатия», «Международные финансовые рынки», «Международные экологические стандарты». Ведется преподавание курсов по всем важнейшим аспектам деятельности Всемирной Торговой Организации и Международной Организации Труда.
В целях совершенствования языковой подготовки на всех факультетах введена новая учебная дисциплина — «Русский язык и культура речи», особое внимание уделяется преподаванию иностранных языков. Языковая подготовка выпускников МГИМО(У) постоянно совершенствуется, особенно с учетом потребностей МИД в дипломатах, в совершенстве владеющих методикой и техникой перевода. Постоянно расширяется и номенклатура изучаемых иностранных языков. Создана учебно-методическая база для преподавания языков стран СНГ и Балтии.
Тематика дипломных и диссертационных работ на плановой основе согласовывается с потребностями МИД России. В ходе защиты дипломов в качестве второго научного руководителя или оппонента нередко выступают сотрудники МИД. По сложившейся традиции Государственные аттестационные комиссии возглавляют руководители департаментов министерства.
Важнейшее значение в подготовке будущих дипломатов имеет прохождение студентами практики в подразделениях Центрального аппарата Министерства иностранных дел и его загранучреждениях Российской Федерации. Ежегодно в МИДе преддипломную практику проходят не менее 100 студентов выпускных курсов, в порядке ознакомительной практики его департаменты посещает не менее 200 студентов II—IV курсов.
Попав на службу в Министерство иностранных дел, все сотрудники (в том числе и недавние выпускники МГИМО(У)) оказываются включенными в действующую систему непрерывного образования дипломатических работников по «цепочке» от программ первого высшего образования, через курсы переподготовки и повышения квалификации до аспирантуры и докторантуры. Эта система достаточно эффективна и ежегодно обеспечивает обучение не менее 600 работников оперативно-дипломатического состава.
В целом система непрерывного образования предполагает следующие основные этапы обучения кадров:
— первичное обучение для лиц, впервые принятых на дипломатическую службу (в течение первого года работы). Ускоренная адаптация к новым условиям профессиональной деятельности требует предметного ознакомления с законодательной и нормативной базой, структурой, документооборотом, информационными потоками МИД. Примером может служить обучение в Учебно-консультационном центре МИД по информатике, которое нацелено на приобретение вновь принятыми работниками специальных навыков по использованию программных средств, используемых в общеминистерской информационной системе по внешнеполитическим вопросам;
— периодическое обучение (не реже 1 раза в 5 лет) по дополнительным или основным профессиональным образовательным программам переподготовки и повышения/поддержания квалификации на уровне, достаточном для эффективного исполнения должностных обязанностей. Эта работа осуществляется в соответствии с требованиями Государственного образовательного стандарта дополнительного профессионального образования (повышение квалификации и профессиональной переподготовки) федеральных государственных служащих, утвержденного приказом Минобразования России от 1 августа 2000 г. № 2370;
— постоянное обучение иностранному языку по программам ВКИЯ;
Основным центром периодического повышения квалификации и профессиональной переподготовки сотрудников МИД является Дипломатическая Академия МИД Российской Федерации. На ее базе ежегодно обучается, осваивая различные программы и курсы, не менее 300 дипломатических и консульских работников. Делается это на основе принципов:
— преемственности по отношению к базовому образованию, которое получили дипломатические работники в МГИМО(У) или другом высшем учебном заведении;
— совместимости по видам, срокам и формам обучения;
— учета интересов внешнеполитического ведомства и личностных особенностей обучающихся;
— комплексного подхода к организации учебного процесса. На факультете повышения квалификации дипломатических кадров организованы краткосрочные курсы с программами объемом от 72 до 150 учебных часов по наиболее важным проблемам и направлениям дипломатической деятельности: внешняя политика, мировая экономика и международные экономические отношения, дипломатическая и консульская служба, международное право, проведение миротворческих операций, многосторонняя дипломатия, разоружение и ограничение вооружений.
Повышение квалификации направлено на обновление теоретических и практических знаний, овладение дополнительными навыками трудовой деятельности в соответствии с изменяющимися условиями работы и требованиями государственных образовательных стандартов. Программы и учебно-тематические планы курсов постоянно корректируются с учетом категории обучающихся, направления их служебной деятельности, запросов департаментов, посольств, консульств и других структур. Кроме того, планы и программы проходят предварительную апробацию и при необходимости корректируются в соответствии с требованиями министерства.
Особое место в системе повышения квалификации занимают Высшие дипломатические курсы (ВДК) Дипломатической Академией для руководящих работников дипслужбы, назначаемых на должности послов, постоянных представителей, советников-посланников и генеральных консулов. Занятия на курсах ведут не только академические профессора и преподаватели, для встреч со слушателями приглашаются руководители федеральных органов исполнительной и законодательной власти, религиозные и общественные деятели, заместители министра, директора департаментов МИД.
При этом учитывается, что государством нормативно установлены сроки непрерывного обучения. В случае повышения квалификации — от двух до шести недель с полным или частичным отрывом от работы или от шести недель до шести месяцев без отрыва от государственной службы. По итогам обучения выпускникам вручаются удостоверения и свидетельства о повышении квалификации государственного образца.
По специальным программам организована профессиональная переподготовка специалистов дипломатической службы. Она позволяет (в объеме от 500 до 1000 часов аудиторного времени) получить дополнительные знания, умения и навыки для выполнения нового вида профессиональной деятельности, т.е. обрести практически новую специальность на базе уже имеющегося высшего образования с целью адаптации государственных служащих «к новым экономическим условиям и ведению новой профессиональной деятельности». Основные задачи такого рода обучения — углубленное изучение национально-государственных интересов России, соотнесение внутренних и внешних аспектов ее развития с обстановкой на мировой арене; отработка технологий согласования ведомственных и иных интересов с общегосударственными, при координирующей роли МИДа; Изучение российского законодательства и международно-правовых документов, определяющих деятельность дипломатов; отработка навыков управления персоналом. Срок обучения — от трех до шести месяцев с полным или частичным отрывом от работы или от шести месяцев до одного года без отрыва от государственной службы. По итогам обучения выпускникам вручаются дипломы о профессиональной переподготовке государственного образца.
Значительная часть действующих дипломатических кадров имеет возможность в процессе обучения в Дипломатической академии по двухгодичной программе получить второе высшее образование по специальностям «Международные отношения» и «Мировая экономика».
С 2001 г. в соответствии с решением Коллегии МИД России осуществляется дальнейшая перестройка схемы профессиональной переподготовки дипломатических кадров. Существо ее состоит в том, что для дипломатических работников, имеющих базовое образование по специальностям «международные отношения» и «мировая экономика», организуется 9-месячный курс (в объеме свыше 1000 учебных часов) с отрывом от работы с присвоением квалификации и вручением диплома, соответствующего диплому о высшем образовании. Такая система получила название дополнительного к высшему профессиональному образованию. По такой системе обучаются дипломатические работники, которые занимают высшие и главные государственные должности дипломатической службы.
Для обучения персонала по системе краткосрочных стажировок используются также контакты, установившиеся более чем с 20 зарубежными учебными центрами. В них обучаются до 40 человек в год. Среди постоянных партнеров — Нидерландский королевский институт международных отношений «Клингендаль», Венская дипломатическая академия, Национальная школа администрации Франции. Основная цель стажировок — изучить передовой опыт, приобрести дополнительные профессиональные и организаторские навыки, сопоставить отечественный подход к проблемам с мнениями зарубежных коллег.
Специальным подразделением Министерства иностранных дел, обеспечивающим языковую подготовку российских дипломатических работников и контроль за ее уровнем, являются Высшие курсы иностранных языков при МИД России (ВКИЯ). Курсы составляют программы обучения, а также аттестационные требования по уровням владения иностранными языками. В настоящее время установлены следующие уровни, подтверждаемые сертификатами ВКИЯ установленного образца: начальный, функциональный, оперативный, профессиональный, экспертный.
Уровень владения языком принятых в МИД выпускников вузов языкового профиля, в т.ч. МГИМО(У), подтвержденный государственным экзаменом (при условии изучении иностранного языка в течение не менее 8 семестров), приравнивается к оперативному уровню ВКИЯ. Результат экзамена учитывается при рангировании, аттестации, повышении в должности, участии в конкурсе на замещение вакантных должностей. Принимаемые в МИД по конкурсу выпускники других вузов также сдают на Высших курсах соответствующий квалификационный экзамен.
ВКИЯ обеспечивают послевузовское, профессионально ориентированное совершенствование языковых знаний на уровнях, следующих за оперативным. Профессиональный и экспертный уровни подтверждаются сертификатом каждые три года. В связи с необходимостью овладения спецификой языка и приобретения лингвострановедческих знаний занятия иностранными языками для впервые принимаемых на работу в МИД специалистов обязательны.
Зачисление в группы ВКИЯ производится в соответствии с трехлетними планами языковой подготовки, составляемыми каждым подразделением центрального аппарата министерства с учетом служебной необходимости, характера работы, перспектив использования работника, решений конкурсных и аттестационных комиссий.
Обучение на курсах очное, при экстенсивном и ускоренном обучении — без отрыва от работы. При интенсивном обучении сотрудник может частично или полностью освобождаться от работы. Дипломатическому работнику может быть предоставлена возможность одновременно изучать несколько иностранных языков, но количество занятий в служебное время в рамках экстенсивного обучения не может превышать трех раз в неделю по два академических часа каждое.
Всего в течение учебного года на ВКИЯ по 54 иностранным языкам обучается более 1200 сотрудников центрального аппарата МИДа и загранучреждений.
В целом же различными формами подготовки, профессиональной переподготовки и повышения квалификации ежегодно охватывается около полутора тысяч дипломатических служащих. Таким образом, работники МИД России обладают и пользуются широкой номенклатурой возможностей для реализации установленного для государственных служащих требования об обязательном повышении квалификации не реже одного раза в пять лет.
В заключение следует упомянуть о неформальных методах совершенствования индивидуальных качеств и приобретения практических навыков дипломатическими работниками. Ключевым из них является самоподготовка. Сколь бы ни были талантливы преподаватели, секрет личностного и профессионального роста дипломатического работника в конечном итоге кроется в высокой требовательности к себе, постоянном стремлении к совершенству, постановке перед собой все более сложных задач и высоких целей.
Важным элементом управления прохождением дипломатической службы является работа с резервом — специально сформированной на основе установленных критериев группой перспективных работников, обладающих необходимыми для должностного выдвижения профессионально-деловыми, личностными и морально-этическими качествами, положительно проявивших себя на ранее занимаемых должностях, прошедших необходимую подготовку и предназначенных для замещения более высоких должностей.