Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
PAGE 32
|
УГЛТУ Кафедра ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И МОДЕЛИРОВАНИЯ |
|
Курс лекций по «Деловой информатике» |
|
МАКАРОВА О.М. |
|
Екатеринбург |
В каждом офисе при всем многообразии видов деятельности можно выделить два основных типа задач:
При этом для решения офисных задач применяется программное обеспечение двух видов.
Специализированные системы, предназначенные для решения относительно однородных задач при помощи определенных технологий: например, управления проектами, документооборотом (MP, Outlook, Schedule+).
Универсальные инструментальные средства для решения очень широкого круга задач независимо от их характера.
Как только человек научился писать, он начал создавать документы.
Документом называется все, что служит для регистрации, передачи и сохранения информации о каком-либо предмете и позволяет определить автора или лицо, утвердившее документ.
Любое административное действие сопровождается документами. С появлением документом началась регламентация работы с ними, которую сегодня принято называть делопроизводством. Первым и явным признаком плохой организации работы является постоянный поиск нужных документом и их авторов. Поэтому помимо работы с отдельным документом важным вопросом является организация системы делопроизводства.
Документ характеризуется содержанием и типом. Содержание документа определяет автор с учет выполняемой им работы, и в этом его возможности безграничны. Документы – это не только письма, тексты. Документ может включать в себя графики, таблицы, расчеты… К документам можно отнести презентации, БД и любые другие файлы, если их содержание, оформление, защита отвечают предъявляемым требованиям.
Что касается типов документом, то они могут быть систематизированы следующим образом:
|
Документы |
||
|
Носитель |
Содержание |
Разработчик |
|
Бумажные |
Первичные |
Внутренние |
|
Магнитные |
Сводные |
Внешние |
С точки зрения носителя: применяются как обычные бумажные документы (твердые копии), так и документы, созданные и хранящиеся на магнитном носителе.
С точки зрения содержания: первичными будем называть документы, содержащие исходные данные, а сводными – такие, в которые вводятся данные из первичных документов.
В зависимости от разработчика внутренним называют документы, которые создаются для использования внутри организации, а внешними – документы, поступающие из других организаций или высылаемые в другие организации. Такие документы могут отличаться как по оформлению, так и по требованиям к их содержанию.
Для всех типов документов необходимо выполнение целого ряда работ, объединяемых понятием делопроизводства. Будем рассматривать основные работы, выполняемые с документами:
Все документы, в которые непосредственно вводятся данные, называются первичными. Первичные документы в свою очередь могут быть систематизированы:
|
Первичные документы |
||
|
Содержание |
Тип файла |
|
|
Оригинальные |
Word |
|
|
Типовые |
Excel |
Как показывает опыт, доля оригинальных документов, применяемых в управлении, как правило, не превышает 15-25%. Поэтому для экономии времени, затрачиваемого на их создание, проводят анализ содержания внешних и внутренних документов, разрабатываются их типовые формы. Каждая такая форма носит название шаблон.
Хранение и поиск документов – одна из функций делопроизводства. По традиции для хранения документов использовались шкафы, полки, папки, а для их поиска – журналы и книги регистрации. Для идентификации документов используют регистрационный номер, который обычно определяет место его хранения и дату регистрации.
Система документов, которая в значительной степени определяет эффективность управления, должна обеспечивать работу как с бумажными оригиналами документами так и их файлами. Создание такой системы состоит из следующих типовых этапов:
Содержательное формирование структуры документов;
Реализация структуры документов на диске;
Включение документов в систему.
Содержательное формирование структуры начинают с анализа существующих документов, характера деятельности офиса, определения основных признаков систематизации документов. При этом признаки систематизации документов могут быть различными: клиенты, поставщики, время. Поэтому эффективнее оказывается формирование иерархической структуры.
Таким образом, структура хранения файлов должна включать:
Структура хранения бумажных документов должна включать:
Структура папок может быть:
При большом объеме делопроизводства предпочтительнее оказывается многоуровневая (иерархическая) структура. При этом надо помнить, что документы могут принимать окончательный вид после их некоторой доработки, поэтому имеет смысл, выделить специальную папку для работы со сложными документами, и сразу после утверждения окончательной версии документа переписывать ее в предусмотренный для этого каталог.
При работе с документами необходимо соблюдать следующие правила:
Сумма всех достижений ИТ привела к возникновению корпоративных систем документооборота (КСД). Для создания такой системы необходимо, чтобы все сотрудники имели доступ к компьютерам, оснащенным средствами электронных коммуникаций и специальным программным обеспечением.
КСД позволяет делать с документами все то, что делают с ними в любой системе делопроизводства и документооборота и включает в себя дополнительные принципиально новые возможности, доступные только компьютерам.
Например, в такой системе можно поставить документ на электронную подпись, ограничить доступ к документу, направить его к определенным сотрудникам в определенном порядке, в любой момент установить, на какой стадии обработки находится документ. Можно использовать статические и динамические изображения. КСД позволяет в рамках одной системы работать по единым правилам во все филиалах фирмы.
Существуют три формы организации делопроизводства:
централизованная - все операции по обработке документов сосредотачиваются в едином для всего учреждения центре – канцелярии, общем отделе, у секретаря;
децентрализованная - предполагает разделение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций (не путать с организационной структурой делопроизводства: машбюро, контролирующие службы);
смешанная - операции выполняются централизованно (прием, регистрация, размножение) и децентрализованной (справочно – информационное обслуживание, хранение, формирование дел).
Форму организации выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота. При большом документообороте вводится спец. структурное подразделение, отвечающее за делопроизводство. Деятельность этого подразделения отражается в специально разработанном положении. При разработке используют типовое положение, которое дополняют и корректируют в соответствии с конкретными условиями. Для каждого работника разрабатывается должностная инструкция (ДИ). ДИ содержит следующие разделы:
общая часть – устанавливает основные задачи работника, порядок замещения, профессиональные требования;
функции работника – определяет участок работы, закрепленный за сотрудником;
обязанности работника – обязанности, связанные с обработкой документов (сроки, порядок исполнения поручений);
права работника – определяет права при выполнении порученных ему функций;
взаимоотношения – указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются.
оценка работы – перечисляет критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей.
ДИ подписывает начальник отдела делопроизводства и утверждает руководитель или заместитель, курирующий отдел делопроизводства.
Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий.
Документирование выполняется на естественном (рукопись, печатные) и искусственных (МД) языках.
Унифицированные системы документации (УСД) – это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств ВТ, так и при традиционных методах обработки информации.
Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям стандартов, уставам организации. Выделяют следующие распорядительные документы: поручения, инструкции.
решения, постановления, приказы – издают во всех случаях, когда надо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации;
распоряжения и указы – издают по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений, приказов (распорядительный документ м.б. (от)изменен распорядительным документом самой или вышестоящей организации);
Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающем его должностным лицом. Более одной подписи ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц.
Существуют документы – приложения. Они могут быть трех видов:
утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом (приложения к правовым актам);
поясняющие или дополняющие содержание другого документа;
направляемые с письмом в другие организации.
На приложениях и распорядительных документах, поясняющих или дополняющих содержание другого документа, в правом верхнем углу печатают:
Приложение
к _______________________
(указывается документ)
________________№_______
Дата
Несколько приложений нумеруются. Состав реквизитов и порядок оформления документов – приложений должны соответствовать УСД.
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.
Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.
Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения кол-ва применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации, более эффективного использования ВТ.
Работа по унификации включает:
разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;
ведения УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической (ТЭ) документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;
разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, их государственную регистрацию;
разработку отраслевых классификаторов ТЭИ, отражающих специфику отрасли.
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две группы:
документы по общим и административным вопросам (общие вопросы руководства) – эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий.
документы по функциям управления – составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.
Документы классифицируются
по наименованию - служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. – их оформление унифицировано, но по содержанию могут быть разными:
по месту составления – внутренние, внешние;
по содержанию – простые (посвящены одному вопросу), сложные;
по форме – индивидуальные - содержание имеет свои особенности, (докладная записка), трафаретные (часть отпечатана, а часть заполняется при составлении), типовые (для групп предприятий)
по срокам исполнения - срочные, несрочные (срок не установлен);
по происхождению – служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся интересов одного лица и являющиеся именными;
по виду оформления – подлинные, копии, выписки, дубликаты;
по средствам фиксации – письменные, графические, фотокинодокументы и т. д.
Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный первый раз.
Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке должностным лицом.
Выписка – указывается из какого документа. Правильность подтверждается подписями должностных лиц и печатью.
Дубликат – имеет одинаковую юридическую силу с подлинником (пометка «дубликат»).
Документы состоят из отдельных элементов – реквизитов. Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, доказательством, подтверждением конкретных фактов, явлений. Постановлением Госстандарта России принят и введен в действие с 03.03.2003 ГОСТ Р 6-30.2003 УС организационно – распорядительной документации. В новом государственном стандарте 30 реквизитов.
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
0.1 Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соот ветствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Феде рации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).
0.2 Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
0.3 Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
0.4 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и орга низаций (ОКПО).
0.5 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
0.6 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
0.7 Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
0.8 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государст венным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
0.9 Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
10 Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
11 Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.
12 Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
14 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресации документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):
|
|
Минюст России |
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
|
|
Генеральному директору |
|
или |
АО "Электроцентромонтаж" |
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
|
|
Администрации районов |
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:
|
|
Главному редактору |
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
|
|
Государственное учреждение |
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
|
|
Образцову О.П. |
16 Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
|
|
УТВЕРЖДАЮ |
Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
|
|
УТВЕРЖДАЮ |
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверж дения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:
|
УТВЕРЖДЕН |
|
|
или |
УТВЕРЖДЕНО |
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
17 Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:
|
Морозовой Н.В.
|
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
18 Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
о чем (о ком)? например:
Приказ о создании аттестационной комиссии;
чего (кого)? например:
Должностная инструкция ведущего эксперта.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
19 Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".
20 Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах едино началия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразде лений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").
21 Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение №" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
|
Приложение № 2 |
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
|
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 |
22 В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
|
Вице-президент Ассоциации региональных предприятий |
|
|
|
или на бланке: |
||
|
Вице-президент |
Личная подпись |
А.А.Борисов |
Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:
|
Исполнительный директор |
|
|
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
|
Директор института |
Личная подпись |
М.В.Ларин |
|
Главный бухгалтер |
Личная подпись |
З.В.Марьяш |
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
|
Заместитель директора |
|
Заместитель директора |
|
|
Личная подпись |
Ю.Г.Демидов |
Личная подпись |
К.И.Игнатьев |
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
|
Председатель комиссии |
Личная подпись |
В.Д.Банасюкевич |
|
Члены комиссии |
Личная подпись |
А.Н.Сокова |
|
Личная подпись |
А.С.Красавин |
|
|
Личная подпись |
О.И.Рысков |
23 Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации
|
Личная подпись |
А.Г.Грязнова |
|
Дата |
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:
|
СОГЛАСОВАНО |
|
или |
|
СОГЛАСОВАНО |
24 Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
|
Руководитель юридического отдела |
|
|
Личная подпись |
А.С.Орлов |
|
Дата |
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
|
Руководитель юридического отдела |
|
|
Личная подпись |
А.С.Орлов |
|
Дата |
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
25 Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Документы заверяют печатью организации.
26 При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
|
Верно |
||
|
Инспектор службы кадров |
Личная подпись |
Т.С.Левченко |
|
Дата |
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
27 Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
В.А.Жуков
924 45 67
28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
29 Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
30 Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
1. Документы изготавливают на бланках.
Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
2. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
3. Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
4. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2).
5. Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.
Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
6. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа.
7. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.
8. Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.
9. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
Документооборот – это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц.
Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководитель, специалисты) и пунктами собственно технической обработки документов (копировально - множительная служба).
При движении документов следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном подразделении или у одного исполнителя. Различные операции по обработке следует выполнять параллельно (одновременная передача копий всем исполнителям).
Копии с документа снимают после рассмотрения его руководителем и нанесения резолюции. Подлинник передается ответственному исполнителю. Учетно – информационные данные о ходе исполнения документа могут передаваться по телефону или другим путем, но без возвратного движения документа.
Все поступающие документы независимо от способа поступления передаются конкретному должностному лицу службы делопроизводства.
Регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих органов, общественных организаций, важные письма других организаций, обращения граждан. Не надо регистрировать: поздравления, приглашения, проспекты, программы, извещения, копии документов для сведения. В каждой организации перечень таких документов разрабатывается руководителем службы делопроизводства.
Все документы, поступающие в организацию, регистрируются централизованно. Децентрализация допускается, если есть региональные представительства.
Документы регистрируются на карточках. На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу первой страницы ставится штамп.
|
Наименование организации |
|
Вх. № |
|
От |
Документы, отправляемые организацией, проходят несколько этапов: составление проекта документа, его изготовление, согласование, визирование, подписание, регистрацию, отправку. После подписания руководителем документа, отправляемого организацией, на первом листе документа ставится дата отправления и регистрационный номер. Первый экземпляр отправляется адресату, второй – с визами согласования - остается в деле организации. На отправляемый документ заводится регистрационная карточка:
|
Дата и порядковый регистрационный номер |
Количество листов и экземпляров |
Кому направлен документ |
Расписка в получении или номер реестра, отправлен, дата |
|
20.01.2009 № 259-02/36 |
2 л в 1 экз. |
Министерство образования РФ |
Заказное № 36 от 20.01.2009 |
|
Краткое содержание документа: Информация об организации горячего питания учащихся профучилищ области. Кем подписан документ: председатель |
Я.А.Боренго 20.01.2009 |
прохождение внутренних документов организуется в соответствии с общим порядком обращения документов. Внутренние документы регистрируются после рассмотрения (подписания их руководством). После согласования со структурными подразделениями подписываются руководителем, размножаются.
Объем документооборота – это кол-во документов, поступивших в организацию и созданных ее за определенный период. Учет документооборота организуется для установки условного объема обрабатываемой информации, загрузки подразделений и сотрудников.
При определении документооборота учитывают все документы, независимо от их содержания, авторства, объема, копийности, факта регистрации. Отдельно подсчитывают входящие, исходящие, внутренние документы.
Контрольная деятельность предполагает контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов и за соответствием формы создаваемых документов их содержанию, за своевременностью исполнения.
Сроки исполнения документов определяются следующим образом:
На контрольные документы ведется картотека по срокам и исполнителям. Продлить срок исполнения могут только руководители, подписавшие резолюцию по исполнению документа. Ежедневно службами делопроизводства составляется справка о работе с документами следующей формы:
Справка о работе с документами
(Наименование организации)
по состоянию на ___________________________2010 г.
|
Всего передано документов |
Всего поставлено на контроль |
Из них |
Находятся на исполнении |
В том числе |
Всего отправлено документов |
|||
|
Исполнено с начала года |
В т.ч. с нарушением срока |
С нарушением срока |
На дополнительном контроле |
|||||
|
Отдел |
Кол-во |
|||||||
По данному отчету можно проследить, как работает с документами каждое подразделение.
Официальное письмо – один из важнейших каналов связи предприятия, организации. Огромное кол-во писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает необходимость в унификации делового письма.
Деловое письмо должно занимать не более одной страницы, это не материал для чтения, а информация, которая должна побуждать к определенным поступкам. Важно, чтобы текст письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов. В связи с автоматизацией функций управления, информационных процессов во многих странах идет процесс унификации делового письма (в Англии разработан кодифицированный стиль официального общения Zip-Cole, в США).
Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 документы могут содержать до 30 реквизитов, однако ни один документ не оформляется их полным набором. Для каждого вида документа определен состав реквизитов в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:
Реквизиты (1) – (6) печатаются, как правило, типографским способом. Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида, Все остальные документы имеют названия («Акт», «Решение»).
Название организации сокращают только в том случае, если сокращенное название указано в документе. Нельзя произвольно сокращать название организации. Сокращенные названия образуются тремя способами:
К обязательным реквизитам относятся почтовый и телеграфный адреса, дата (проставляется в верхнем левом углу).
Датой письма считается дата его подписания. Необходимо указывать № телефона, факса, № счета в банке. Даты в письме оформляются цифровым способом: 25.10.98 или 25.10.1998. Если используется одна цифра, то проставляется ноль: 12.01.02.
При ссылке на входящий документ не рекомендуется употребление слов «наш», «ваш». Наиболее рациональна следующая форма: На № _______от________. Ни в коем случае не следует помещать эти данные в самом тексте письма. Вид реквизита должен быть следующим: «На № 4520/144 от 17.05.10».
Адресат – наименование и адрес получателя письма, указывается в верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены.
В адресате название пишется в именительном падеже. Например: ЗАО «Оксид». При направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном. Например: Кемеровское ОАО «Гранит»
А.Н.Смирнову
Если письмо адресуется руководителю организации, наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата. Например: Ректору Уральского Государственного
Лесотехнического Университета
проф. В.Н.Старжинскому.
Если письмо адресуется официальному лицу, сначала указывается должность, затем фамилия и инициалы, затем адрес организации. Например: Директору акционерного общества «Кристи»
Г.Н.Некрасову
Скатерный пер., д 22,
Москва, 103030
Если письмо адресуется частному лицу, сначала указываются инициалы и фамилия получателя, а затем адрес и почтовый индекс. Например: П.И.Григорьеву
ул. Кирова, д. 76, кв. 12,
г. Новосибирск, 630102
Если лицо, на имя которого пишется письмо, имеет ученую степень, звание, то его следует указывать перед фамилией.
Текстовое сокращение «гр.» (от слова гражданин) применяется тогда, когда лицо, которому адресуется письмо, рассматривается как субъект гражданских правоотношений. В переписке с организациями других стран слова «господин», «господину» передаются сокращениями «г.», «г-ну».
Заголовок к тексту должен формулироваться одной фразой. Содержание в нем выражается формой предложного падежа. Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа. Заголовок не должен превышать двух строк. Например: О закупке кирпича, О поставке угля по контракту №33-022/567.
Текст – основной реквизит письма. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет 17 см. (формат А4.)
Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие – либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием кол-ва экземпляров и листов. Под словом «Приложение» никакая запись не производится. Например:
Приложение: Копия контракта с фирмой «Киллер»
на 3 л. в 1 экз.
Указание на наличие приложения, упоминаемого в тексте письма, может быть сделано в таком виде: Приложение: на ______л. в _____ экз. В сброшюрованном приложении кол-во листов не указывается.
Сами документы, входящие в состав приложения, должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в правом верхнем углу делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом. Если приложение является самостоятельным документом, оно направляется с сопроводительным письмом.
Реквизит подпись помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, то название учреждения в подписи не указывается. Две подписи ставятся, если необходимо подтвердить действительность первой подписи, и в особо важных документах. При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответствующей занимающей должности. Например: Директор института Подпись А.С.Маркин
Главный бухгалтер Подпись Р.П.Волков.
При подписании письма несколькими лицами, занимающими одинаковые должности, их подписи располагаются на одном уровне:
Заведующий кафедрой ИТМ Заведующий кафедрой ВМ
Подпись В.А.Попов Подпись А.Ю.Вдовин.
Приведем пример оформления служебного письма с угловым расположением реквизитов.
Герб РФ
Наименование организации
Наименование структурного подразделения
(или может быть бланк конкретного
должностного лица. Например, зам. министра)
Справочные данные организации
Заголовок письма
(начинается с предлогов «О» или «Об»)
ТЕКСТ
Должность Подпись Инициалы, фамилия
Фамилия исполнителя (или ФИО и номер телефона)
Устав – свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности. В оформлении устава должны присутствовать следующие реквизиты: наименование министерства, наименование организации, вид документа, индекс, дата, место издания, гриф утверждения (в случае частного предприятия, указать кем зарегистрировано). В реквизите текст необходимо предусмотреть такие разделы, как общие положения, основные функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения и связи, производственно– хозяйственная деятельность, имущество, контроль, проверка и ревизия, реорганизация и ликвидация. После текста ставится подпись руководителя.
Положение – нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов (общие положения о министерствах РФ), одного органа (положение об общем отделе администрации области) либо структурного подразделения (комиссии, группы).
Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые положения разрабатываются для системы учреждений и предприятий. В текст положения необходимо включить такие разделы, как общая часть, основные функции, права, порядок образования и организации работы и др. в зависимости от характера положения.
Инструкция – это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих различные стороны деятельности организации (технологические, финансовые, организационные). Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты, подпункты. Обычно начинается с раздела «Общие положения», где указываются цели издания, область распространения, порядок применения. Поскольку текст инструкции носит характер указания, в ней рекомендуются четкие формулировки со словами, имеющими распорядительные значения, типа «должен», «следует», «не допускается». Текст инструкции излагается от третьего лица (например «Руководители должны систематически анализировать…») или в безличной форме («Повторным предложениям, заявлениям присваивается очередной регистрационный №»). Инструкция оформляется на общем бланке, утверждается распорядительным актом или непосредственно руководителем. На инструкции должна быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением) в нем устанавливается срок введения инструкции, указываются необходимые организационные мероприятия, ответственные исполнители. Если срок не указан, то таковым считается день подписания и регистрации документа.
В соответствии с действующим законодательством органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, инструкции, указания, решения, постановления, распоряжения.
Решение, как распорядительный документ, является правовым актом, принимаемым коллегией министерства или ведомства, научным советом и т.д.
Распоряжение – акт управления государственного органа, имеющий властный характер, имеющий обязательную силу для граждан, организаций, которым это распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся отдельного случая, конкретного действия.
Указание – распорядительный документ преимущественно по вопросам информационно – методического характера, по вопросам применения приказов, других инструкций. Распорядительная часть указания начинается словами «Предлагаю», «Обязываю». Указания нумеруются по порядку в пределах календарного года.
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителями. Приказ издается для решения оперативных вопросов.
Выделяют следующие стадии подготовки распорядительного документа: изучение существа вопроса и подготовка проекта документа, стадия обсуждения, согласование и подписание.
Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей: констатирующей и распорядительной.
Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и предназначена для объяснения, чем вызвано распоряжение. В ней могут быть перечислены факты, события, дана их оценка. Нередко дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указываются вид акта, его автор, полное название, номер и дата, т.е. приводятся его поисковые данные. Констатирующая часть не обязательна, может отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.
Основную нагрузку несет распорядительная часть, которая излагается в повествовательной форме. В зависимости от вида документа может начинаться словами: «постановляю», «решает». Эти слова печатаются прописными буквами или строчными вразрядку, таким образом, они зрительно отделяют одну часть от другой. В постановлениях или решениях коллегиального характера перед этими словами указывают название органа. Например: Коллегия РЕШАЕТ.
Затем с новой строки с абзаца следует текст постановляющей части. К формулировкам этой части документа предъявляют особенно жесткие требования. Они должны быть четкими, конкретными, не противоречить смыслу ранее изданных документов.
Распорядительные документы оформляются на общем бланке формата А4. В состав реквизитов входят Герб РФ, наименование ведомства, учреждения, название вида документа, дата, индекс (номер), место составления, текст, подписи, отметки о согласовании.
Протокол – организационно – распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения. Оформляется на общем бланке формата А4. В его формуляр входят следующие реквизиты: наименование ведомства, организации, вид документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи. Проставляется именно дата заседания, а не окончательного оформления протокола. Если заседание продолжается несколько дней, то указываются дата начала, через тире дата окончания. Например: 12-14.03.10. Номер протокола – порядковый номер в течение года.
Заголовок протокола содержит указание на вид деятельности (заседание, собрание) и названия коллегиального органа в родительном падеже.
Текст подразделяется на две части: вводную, где указываются председательствующий, секретарь, присутствующие, повестка дня и основную, где фиксируется ход заседания. Словом «председатель» начинают протокол. Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы. После тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляется слово «секретарь». Например: Председатель - Харченко В.И.
Секретарь - Филимонов С.Б.
Далее перечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий.
Смирнов В.К.: «Были ли приняты меры для ликвидации аварии на стройке?»
Лысиков К.П.: «К 8 часам утра следующего дня вода была полностью откачана и последствия аварии ликвидированы».
ВЫСТУПИЛИ:
Старостин Е.В. – краткая запись выступления
Кузнецов Т.Г. – краткая запись выступления.
РЕШИЛИ:
1.1 Специальным кафедрам провести совместное заседание, посвященное… до 15.05.2010 г.
1.2 Илизарову В.К. Организовать на кафедре выставку… к 11.05.2010 г.
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ:
Председатель Подпись В.А.Сидоров
Секретарь Подпись Е.М.Крылова
При выборе должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно.
К информационно – справочным относятся справки, докладные, объяснительные записки, сводки, обзоры, акты. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно – распорядительным документам и не являются обязательными к исполнению.
Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов, событий.
Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о служившейся ситуации, содержащий выводы и предложения составителя. Текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «об» («о»). Внутреннюю докладную записку подписывает составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается руководителем. Пример оформления внутренней докладной записки:
Кафедра ИТМ Заведующему кафедрой
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА ИТМ
10.05.2010 №36 В.А.Попову
г. Екатеринбург
О замене замка в двери
Довожу до Вашего сведения, что на кафедре (ауд.301) в настоящее время сломан нижний замок во входной двери.
Прошу рассмотреть вопрос о приобретении нового замка и комплекта из 10 ключей.
Ученый секретарь Подпись О.А.Карасева
Пример оформления внешней докладной записки
Министерство Генеральному директору
образования РФ Завода точного машиностроения
И.И.Петрову
Свердловское областное
управление народного образования
Октябрьский отдел
народного образования
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
19.05.2010 №15
г. Екатеринбург
О проверке технического состояния
жилых помещений базы отдыха для детей
Согласно поручению главы администрации Октябрьского района о проверке готовности базы отдыха для детей и определения количества школьников, которые смогут отдохнуть летом 2010 г.,….
Зав.районо Подпись Н.И.Пирогова
Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета) или объясняющий причины какого – либо события, факта. Эти записки используют те же реквизиты, что и внутренние докладные и подписываются составителем.
Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие. Оформляется акт на общем бланке. Дата и место составления, проставляемые в бланке должны соответствовать дате и месту актируемого события. Текст акта делится на три части: введение, констатирующую, выводы.
Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта (могут быть указаны присутствующие лица). Начинается эта часть акта словом «Основание», которое печатается через два – три интервала после заголовка, с абзаца. После слова «Основание» ставится двоеточие и указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер, заголовок. Например: Основание: приказ директора завода от 24.05.2010 № 89 «О проведении инвентаризации материальных ценностей на складе». С новой строки прямо с полей с прописной буквы пишется слово «Составлен» и далее перечисляются фамилии с инициалами составителей акта либо приводится состав комиссии. Например:
Составлен:
Председатель:_____________(должность, фамилия, инициалы)
Члены комиссии: 1._________(должность, фамилия, инициалы)
2.
3.
Присутствовали 1._________(должность, фамилия, инициалы)
Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту. В название должности входит и название учреждения.
Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты могут быть представлены в виде таблицы.
В заключительной части делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть текста не обязательна, акт может заканчиваться и констатацией фактов.
После текста перед подписями при необходимости указывают кол-во составленных экземпляров акта и их местонахождение (эта часть также не обязательна). Например:
Составлен в 3-х экземплярах:
1-й экз. направлен в Минэкономики России
2-й экз. направлен в МПС России
1-й экз. в дело 05-24.
Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель комиссии и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются. Например:
Председатель комиссии Подпись К.Я.Клюкин
Члены комиссии Подпись В.Н.Кириллов
Подпись В.В.Иванов
Подпись Н.Р.Зуева
Как и во всяком документе, в акте перед текстом имеется заголовок, начинающий с предлога «о» («об») и формулируемый с помощью отглагольного существительного «О проверке», «О приеме – передаче» и т.п.
Телеграмма – документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. Перед адресатом может указываться тип телеграммы. Текст телеграммы печатается на чистом листе бумаги на одной стороне через два интервала прописными буквами. Между словами делается пропуск в два удара. Начало текста печатается с абзаца, далее абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Словами пишутся всегда такие знаки, как №, минус, плюс, восклицательный знак, вопросительный знак, %, деление (:). Даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами разделитедьные знаки не ставятся.
Как целостная структура любой документ должен отвечать определенным требованиям. Это
Официально – деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов. Не допускается использование неологизмов, даже образованных по традиционным моделям, например «переорганизация», «конструкторат», а также слов, относящихся к разговорной лексике, например «секретарша», «лаборантка».
В названиях органов при Президенте Российской Федерации с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные. Например: Федеральное агентство правительственной связи и информации при Президенте РФ.
Все слова с прописной буквы пишутся в следующих названиях: Правительство РФ, Коллегия Правительства РФ, Совет Министров Республики Название республики и т.п.
В названиях министерств, государственных комитетов и других центральных органов государственного управления РФ и республик в ее составе с прописной буквы пишется первое слово. Если в словосочетание входят имена собственные и названия других учреждений, эти слова пишутся так же, как при самостоятельном употреблении. Во множественном числе или не в качестве имени собственного названия указанного типа пишутся со строчной буквы: «правительство», «министерство», «республиканские министерства», «государственный комитет», «государственные комитеты».
Со строчной буквы пишутся названия должностей руководителей общественных организаций, например: председатель Федерации независимых профсоюзов, президент союза арендаторов и предпринимателей России. С прописной буквы пишутся такие звания как, «Герой РФ». Почетные звания РФ пишутся в кавычках и с прописной буквы, в других случаях почетные звания пишутся без кавычек и со строчной буквы. Например: «установить почетное звание «Народный артист РФ», «присвоить почетное звание «Народный художник РФ» (но «наградить народного артиста РФ»).
Судебные органы.
Со строчной буквы первое слово пишется в следующих словосочетаниях:
государственная граница РФ;
государственная награда РФ;
Слово «Государственный» пишется с прописной буквы в следующих словосочетаниях:
Государственный герб РФ;
Государственный гимн РФ;
Государственный флаг РФ;
Государственная программа.
Все сокращения слов должны быть общепринятыми (тонна – т, килограмм – кг, город – г.). Буквенные аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются как обычные слова. Исключения составляют слово ГЭС и подобные, которые не склоняются. Сокращенные слова должны быть понятны читающему (бук. – буксир, бух. – бухта понятны специалистам, но документ может быть предназначен для широкого круга читателей). В одном тексте нельзя использовать разные способы сокращения («район» – «р.» и «р-он»). Нельзя сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр. Исключение составляют единицы физических величин в таблицах и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы. Фамилии с инициалами пишутся везде одним способом.
Даты и календарные сроки в тексте проектов решений рекомендуется писать в одной строке таким образом: 15 мая 2011 г., в мае 2011 г., но за 8 месяцев 2011 года, в 2011 году, план на 2011 год, с 2008 по 2011 год, в 1992 – 1993 годах; в первом полугодии 1991 г., но в I квартале 1993 г.
В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое число и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, День металлурга, День российской печати, Рождество Христово, День Победы. Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 1 Мая, 8 Марта.
Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетаниях типа: «представители РФ на семьдесят первом заседании Генеральной Ассамблеи ООН».
Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением: 8–й ряд, 80-е годы. Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: рабочие III разряда.
Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, в проекте решения рекомендуется писать цифрами и словами: 5 тыс. рублей, 1 млн. рублей. Денежные выражения в рублях следует писать так: 108 руб.
Названия единиц измерения в текстах указов, постановлений и распоряжений рекомендуется писать следующим образом: 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 7 куб. метров, 20 млн. тонн: в приложениях – сокращенно: 5 тыс. м., 120 кв. м, 60 куб. м.
Существительные после дробного числа согласуются с дробной его частью и ставятся в родительном падеже единственного числа: 26,5 метра, 28,5 кв. метра, но 28,5 тыс. метров.
При обозначении кол-ва предметов, людей не употребляются слова «штук», «человек»: 10 автомобилей, 50 рабочих. Но 100 голов скота (птицы). Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся так: 150–летние, 3-месячный, 25-процентный, 3-дневный, 1-, 2-, 3-секционный.
Округления в числах должны быть одинаковы.
Недопустимо использовать в тексте математический знак минус перед отрицательными значениями величин. Знак следует заменять словом «минус». Нельзя употреблять знаки номера и процента без цифр.
Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникации автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.
Автоматизация офиса (рис. 1) призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее. Используясь совместно, обе эти системы обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.
Автоматизированных офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но также потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.
Информационная технология автоматизации офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.
Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.
В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.
База данных. Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.
Пример. В базе данных собираются сведения о ежедневных продажах, передаваемые торговыми агентами фирмы на главный компьютер, или сведения о еженедельных поставках сырья.
Могут ежедневно по электронной почте поступать с биржи сведения о курсе валют или котировках ценных бумаг, в том числе и акций этой фирмы, которые ежедневно корректируются в соответствующем массиве базы данных.
Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких, как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и пр. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.
Текстовый процессор. Это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Когда документ готов, работник переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передает по компьютерной сети. Таким образом, в распоряжении менеджера имеется эффективный вид письменной коммуникации. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.
Электронная почта (E-mail) , основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Здесь имеет место только однонаправленная связь. Это ограничение, по мнению многих исследователей, не является слишком важным, поскольку в пятидесяти случаях из ста служебные переговоры по телефону имеют целью лишь получение информации.
Когда фирма решает внедрить у себя электронную почту, у нее имеются две возможности. Первая - купить собственное техническое и программное обеспечение и создать собственную локальную сеть компьютеров, реализующих функцию электронной почты. Вторая возможность связана с покупкой услуги использования электронной почты, которая предоставляется специализированными организациями связи за периодически вносимую плату.
Аудиопочта. Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети.
Почта для передачи аудиосообщений может успешно использоваться для группового решения проблем. Для этого посылающий сообщение должен дополнительно указать список лиц, которым данное сообщение предназначено. Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения.
Главным преимуществом аудиопочты по сравнению с электронной является то, что она проще - при ее использовании не нужно вводить данные с клавиатуры.
Табличный процессор. Он так же, как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными представленными в табличной форме. Объединяя эти операции по общим признакам, можно выделить наиболее многочисленные и применяемые группы технологических операций:
Электронный календарь. Он предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты. Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.
Использование электронного календаря оказывается особенно эффективным для менеджеров высших уровней управления, рабочие дни которых расписаны надолго вперед.
Компьютерные конференции и телеконференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем, аудио- и видеоконференций.
Телеконференция включает в себя три типа конференций: аудио, видео и компьютерную.
Видеотекст. Он основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора. Для лиц, принимающих решение, имеются три возможности получения информации в форме видеотекста:
Обмен каталогами и ценниками (прайс-листами) своей продукции между компаниями в форме видеотекста приобретает сейчас все большую популярность. Что же касается компаний, специализирующихся на продаже видеотекста, то их услуги начинают конкурировать с такой печатной продукцией, как газеты и журналы. Так, во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста, не говоря уже о текущих сводках биржевой информации.
Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме.
Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства - оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Аудиоконференции используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференции является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиконференци не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками.
Эффективность аудиоконференций повышается при выполнении следующих условий:
Видеоконференции предназначены для тех же целей что и аудиоконференции, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение.
Хотя видеоконференции позволяют сократить транспортные и командировочные расходы, большинство фирм применяет их не только по этой причине. Эти фирмы видят в них возможность привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров и других работников, территориально удаленных от главного офиса.
Наиболее популярны три конфигурации построения видеоконференций:
Факсимильная связь. Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.
Рисунок А.2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка
ОГЛАВЛЕНИЕ
|
[1] ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА [1.1] КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ [1.2] ЗАДАЧИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА [2] РАБОТА С ПЕРВИЧНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ [2.1] СОЗДАНИЕ ОРИГИНАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ [2.2] РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОЗДАНИЮ ДОКУМЕНТОВ [2.3] СИСТЕМА ДОКУМЕНТОВ [2.4] ФОРМИРОВАНИЕ СТРУКТУРЫ ДОКУМЕНТОВ [2.5] ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА [3] ОРГАНИЗАЦИОННОЕ ПОСТРОЕНИЕ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА [4] ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ (ОРГАНИЗАЦИОННО – РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ) ДОКУМЕНТОВ [4.1] ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ ПО ДОКУМЕНТИРОВАНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ [4.2] УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ [4.3] ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ И ИХ КЛАССИФИКАЦИЯ [5] ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ (ОРГАНИЗАЦИОННО – РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ) ДОКУМЕНТОВ [5.1] СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ [5.2] ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ [5.3] ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ [6] ВЕДЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНИЗАЦИИ, УЧРЕЖДЕНИИ [6.1] ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА [6.2] РЕГИСТРАЦИЯ И УЧЕТ ПОСТУПАЮЩИХ В ОРГАНИЗАЦИЮ ДОКУМЕНТОВ [6.3] ПОДГОТОВКА И РЕГИСТРАЦИЯ ОТПРАВЛЯЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ [6.4] ПРОХОЖДЕНИЕ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ [6.5] УЧЕТ ДОКУМЕНТООБОРОТА [6.6] КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ [7] ОФОРМЛЕНИЕ И СОСТАВЛЕНИЕ ОСНОВНЫХ ВИДОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ [7.1] ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА [7.2] ОРГАНИЗАЦИОННО – РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ [7.3] РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ [7.4] ДОКУМЕНТЫ ОПЕРАТИВНОЙ ИНФОРМАЦИИ [8] РЕКОМЕНДАЦИИ ПРИ ПЕЧАТАНИИ ТЕКСТОВ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ [8.1] ОСОБЕННОСТИ ОФИЦИАЛЬНО - ДЕЛОВОГО СТИЛЯ [8.2] УПОТРЕБЛЕНИЕ ПРОПИСНЫХ И СТРОЧНЫХ БУКВ [8.3] НАИБОЛЕЕ УПОТРЕБЛЯЕМЫЕ СОКРАЩЕНИЯ [8.4] ОФОРМЛЕНИЕ ДАТ И ЧИСЕЛ В ДОКУМЕНТАХ [9] АВТОМАТИЗАЦИЯ ОФИСА [9.1] ОСНОВНЫЕ КОМПОНЕНТЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ОФИСА:
[9.2]
[9.3] СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ |