Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
ВВЕДЕНИЕ
Делопроизводство присутствует в каждой организации, независимо от ее типа, организационно-правовой формы, характера деятельности. Даже если изначально в организации не придавали значение работе с документами со временем интенсивность работы такой работы возрастает и без налаженной системы делопроизводства организация работать просто не в состоянии.
Любой работник организации, независимо от того, какой категории он относится, связан работой с документами. Различие заключается лишь в характере работы:
– руководители, специалисты преимущественно осуществляют творческую работу (изучают документы, анализируют, собирают необходимую информацию, готовят проекты документов, принимают решения по подготовленным документам и др.);
– технические исполнители выполняют операции, связанные с обработкой документов (получают и отправляют, сортируют, регистрируют, передают в структурные подразделения, печатают документы, осуществляют контроль за сроками исполнения документов, формируют дела);
– на заводе или фабрике так же присутствуют документы, по которым рабочие выполняют ту или иную работу, это могут быть чертежи для изготовления деталей, технические условия для изготовления какой либо продукции, документы для корректировки растворов покрывающих детали или материалы.
Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами (такое определение дает ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).
Современное делопроизводство представляет собой систему информационного обеспечения управленческого аппарата. Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин «документационное обеспечение управления» (далее – ДОУ). В настоящее время ДОУ является синонимом термина «делопроизводство» и употребляется для обозначения одной и той же деятельности. Появление этого термина связано с произошедшими в делопроизводстве изменениями, а именно в связи с использованием в управленческих системах автоматизированных информационных технологий. Именно появление этих технологий изменило традиционный взгляд на делопроизводство как вспомогательную деятельность, обеспечивающую перемещение документа в управленческом аппарате. В настоящее время ДОУ – это самостоятельная функция организации, стоящая наряду с такими управленческими функциями, как обеспечение персоналом, материально-техническое обеспечение и др.
Задача ДОУ – максимально эффективно организовать работу с документами в учреждении, организации, на предприятии, фирме.
Делопроизводство включает:
– обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);
– организацию работы с документами, направленную на создание в рамках отдельной организации системы норм и правил, обеспечивающих движение документов в аппарате управления, их использования в справочных целях;
– выполнение определенного цикла операций с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль);
– хранение, систематизацию, подготовку документов длительных сроков хранения для сдачи в архив, уничтожение документов с истекшими сроками хранения.
Схема работы с документами
ГОСУДАРСТВЕННОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
В Российской федерации
Правовое регулирование делопроизводства
В Российской Федерации регламентация документирования и порядка работы с документами развивается направлении законодательного регулирования. Государственные стандарты, нормативно-методические документы общегосударственного действия приводятся в соответствие с меняющимся законодательством.
Правовые акты делятся на законы и подзаконные акты. Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации. Законы принимаются представительными органами, обладают императивной функцией и обязательны к применению в той области деятельности, на которую они распространяются. Подзаконные акты издаются органами государственной власти и должностными лицами.
Нормативные правовые акты издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также по инициативе федеральных органов исполнительной власти в пределах их компетенции.
Нормативно-правовые акты издаются федеральными органами исполнительной власти в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений. Нормативные акты подлежат регистрации в Министерстве юстиции РФ. Порядок подготовки, разработки, оформления нормативных правовых актов установлен в постановлении Правительства РФ от 13.08.1997 г. № 1009 «Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации». Эти Правила определяют процедуру подготовки проекта нормативного правового акта, его согласования, подписания, утверждения, оформления, сроки подготовки и порядок его государственной регистрации. При нарушении требований, изложенных в правилах, документ не вступает в силу.
Правовая регламентация документирования и работы с документами развивается в нескольких направлениях:
– законодательно закреплено определение документа, документирования;
– установлены критерии юридической силы документов;
– определен состав документов, необходимых в той или иной области деятельности;
– созданы правовые основы хранения документов;
– законом установлено право собственности на отдельные документы и массивы документов;
– установлены единообразные правила подготовки и оформления документов;
– законодательными актами регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения);
– установлены требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, категории информации по уровням доступа к ней;
– регулируются процессы использования документированной информации в автоматизированных системах;
– установлены нормы административной, гражданской и уголовной ответственности за работу с документами.
Федеральное законодательство в настоящее время не может рассматриваться как комплексное регулирование норм документирования и работы с документами. Тем не менее, создание законодательной базы документирования имеет чрезвычайно важное значение, прежде всего с точки зрения повышения правовой значимости самих управленческих документов. Правовые акты придают нормам, которые они в себе содержат, официальный статус, являются отражением государственной деятельности в той или иной области.
|
Нормативный документ |
Цель |
|
Постановление Правительства РФ от 13.08.1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» |
определил порядок подготовки, разработки, оформления, согласования, подписания, утверждения, сроки и порядок государственной регистрации нормативных правовых актов федеральными органами исполнительной власти в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений. При нарушении требований, изложенных в правилах, документ не вступает в силу |
|
Федеральный закон от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» |
установил обязательность документирования информации и определение документа. Закон установил ряд терминов (таких, как информация, информатизация, информационные ресурсы, собственник информационных ресурсов и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам. В соответствии с законом документация является информационным ресурсом, а документы, документальные массивы являются объектами отношений юридических и физических лиц. Закон регулирует правовые отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и представления потребителю документированной информации |
|
Федеральный закон от 04.07.1996 г. № 85-ФЗ «Об участии в международном информационном обмене» |
направленный на правовое регулирование отношений, возникающих при передаче и получении информации за пределы РФ. Этим законом установлены ограничения на вывоз за пределы РФ документированной информации |
|
Гражданский кодекс Российской Федерации (далее – ГК РФ) |
Определил правовые основы деятельности юридических лиц и взаимоотношений юридических и физических лиц, основания прав собственности, договорные и иные обязательства. Устанавливает обязательность документирования, а также виды и разновидности документов, создаваемых при совершении актов гражданских взаимоотношений (их возникновении, прекращении), виды учредительных документов юридического лица, требования к их содержанию и оформлению установлены в статье 52 ГК РФ. Статья содержит требования к содержанию таких документов, как устав и учредительный договор, на основании которых действуют юридические лица. Статья 122 определяет виды учредительных документов ассоциаций и союзов. Статьи 142-144, 160 закрепляют требования по оформлению ценных бумаг. В ряде статей ГК РФ установлены нормы документирования. Например, статьи 184, 185 определяют, что коммерческое представительство осуществляется на основании договора, заключенного в письменной форме, и доверенности, т.е. письменного уполномочия, выдаваемого одним лицом другому. Статьи 185, 186 определяет оформление такого документа, как доверенность, обязательность ее нотариального заверения. Таким образом, Кодекс устанавливает требования к форме и содержанию документа. В статье 878 ГК РФ (ч.II) определен формуляр такого документа, как чек, какие реквизиты он должен содержать. Отсутствие какого-либо из указанных реквизитов лишает его силы чека. Нормы ГК РФ в целом ряде случаев не только закрепляют виды и разновидности документов, используемых при оформлении ряда правоотношений, но и устанавливают требования к их оформлению |
|
Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» |
Государственный герб Российской Федерации, его описание и порядок официального использования |
|
Постановление Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» |
правила изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба РФ урегулированы |
|
Закон РФ от 23.09.1992 № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров» |
порядок регистрации и использования товарных знаков |
|
Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» |
установил требования к фирменному наименованию общества, бланкам, штампам и печати, указанию его местонахождения, правила составления такого документа, как устав общества, обязанность ведения протокола на собраниях акционеров, заседаниях правления общества, его содержание, документирование распорядительной деятельности исполнительного органа (генерального директора, директора) |
|
Федеральным законом от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» |
установлены правовое положение общества с ограниченной ответственностью, права и обязанности его участников, порядок создания, реорганизации и ликвидации общества. Законом установлены порядок образования, обязательность государственной регистрации деятельности, реорганизации и ликвидации общества, порядок и органы управления (коллегиальные – собрание учредителей, совет директоров/ наблюдательный совет и единоначальный исполнительный орган – генеральный директор). Закон содержит требования к учредительному договору, уставу, фирменному наименованию общества, содержанию информации на печати |
|
Федеральный закон от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» |
устанавливает требования к фирменному наименованию унитарного предприятия, его бланкам, штампам, печатям, почтовый адрес, содержанию устава, порядку документирования распорядительной деятельности |
|
Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». |
Ставит правовые условия использования электронной цифровой подписи в процессах создания и обмена информацией. Закон разработан с целью обеспечения юридической силы электронных документов. В нем определены условия, при соблюдении которых электронная цифровая подпись признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Действие Закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок. Из этого следует, что закон устанавливает одинаковую силу бумажного и электронного документов, но лишь применяемых в коммерческой сфере. Закон установил порядок использования электронной цифровой подписи и дал определения таким важнейшим понятиям, как средства, сертификат, открытый ключ, подтверждение подлинности, пользователь электронной цифровой подписи |
|
Закон РФ от 25.10.1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» |
Определяет: «на территории Российской Федерации официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях и в учреждениях ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Официальное делопроизводство в республиках ведется также на государственных языках данных республик». |
|
Федеральный закон от 01.06.2005 г. № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» |
Указывает на обязательность использования русского языка |
|
Федеральный закон от 18.12.1997 г. № 152-ФЗ «О наименованиях географических объектов» |
Устанавливает употребление наименований географических объектов в документах |
|
Федеральный закон от 17.07.1999 г. № 176-ФЗ «О почтовой связи» |
Устанавливает правовые, организационные, экономические, финансовые основы деятельности в области почтовой связи в Российской Федерации, определяет права и обязанности органов государственной власти Российской Федерации, органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления, иных участников деятельности в области почтовой связи, порядок регулирования деятельности в области почтовой связи и управления этой деятельностью, регулирует правоотношения, возникающие между операторами почтовой связи и пользователями услуг почтовой связи. На основе этого Федерального закона разработаны и утверждены Правительством РФ Правила оказания услуг почтовой связи, которые определили права и обязанности операторов и пользователей почтовой связи, установили ряд терминов («адресат», «категория почтового отправления», «маркированный конверт», «письменная корреспонденция», «почтовый адрес», «почтовый индекс» и др.) |
|
Федеральный закон от 27.12.2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании» |
закон содержит определения таких понятий, как «стандартизация», «стандарт», «национальный стандарт», «международный стандарт». Закон определил принципы современной стандартизации: – добровольное применение стандартов; – максимальный учет при разработке стандартов законных прав заинтересованных лиц; – применение международного стандарта как основы разработки национального стандарта |
|
Закон РФ от 21.07.1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» |
Определяет перечень сведений составляющих государственную тайну, и порядок засекречивания этой информации |
|
Федеральный закон от 29.07.2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» |
законодательно урегулированы вопросы, связанные с отнесением информации к коммерческой тайне. В соответствии с этим законом коммерческая тайна – конфиденциальность информации, позволяющая ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду. Законом определены такие понятия, как «режим коммерческой тайны», «обладатель информации, составляющей коммерческую тайну», «доступ к информации, составляющей коммерческую тайну» и др. |
|
Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» |
регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. Закон содержит определения ряда понятий, с которыми связано хранение документов в делопроизводстве и архиве: архивного документа, временного и постоянного хранения документов, архива организации, муниципального и государственного архивов, депозитарного хранения и др. Закон определил полномочия Российской Федерации и субъектов Федерации в области архивного дела, состав Архивного фонда РФ, порядок отнесения архивных документов к государственной, муниципальной и частной собственности. Статья 23 данного закона установила, что в целях обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов все организации независимо от организационно-правовой формы руководствуются в работе с архивными документами законодательством РФ (в том числе правилами, установленными специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти), законодательством субъектов РФ и муниципальными правовыми актами |
|
Федеральный закон от 25.02.1999 г. № 40-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве) кредитных организаций» |
Установил правила передачи документов кредитных организаций после их ликвидации в Архивный фонд РФ – в порядке и в соответствии с перечнем, которые утверждаются государственным органом, осуществляющим государственную политику в области архивного дела, и Банком России |
|
Федеральный закон от 02.05.2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» |
устанавливает порядок рассмотрений обращений граждан РФ и иностранных граждан и лиц без гражданства. Определяет термины «обращение гражданина», «предложение», «заявление», «жалоба», «должностное лицо». Статья 7 определяет требование к письменному обращению (реквизиты заявления). Статья 12 определяет сроки рассмотрения письменного обращения |
|
Уголовный кодекс РФ (далее – УК РФ) |
предусматривает ответственность за контрабанду, утрату документов, содержащих государственную тайну, похищение или повреждение документов. В него включены нормы, устанавливающие ответственность за хищение предметов или документов, имеющих особую историческую, научную, художественную или культурную ценность (ст. 164 УК РФ). В Кодекс включены и нормы ответственности за уничтожение или повреждение памятников истории или культуры (ст. 243) |
|
Кодекс РФ об административных правонарушениях (далее – КоАП РФ) |
к числу правонарушений относится несоблюдение правил хранения, комплектования, учета, использование архивных документов. Административная ответственность при этом может выражаться в вынесении предупреждения или наложении штрафа на граждан и должностных лиц |
|
Трудовой кодекс Российской Федерации (далее – ТК РФ) |
устанавливает обязательность применения каждой организацией независимо от ее организационно-правовой формы ряда локальных правовых актов, таких как коллективный договор, соглашение, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции, положение об использовании и защите персональных данных и др. В ТК РФ названы документы, которыми документируется прием, перевод, увольнение, командирование, отпуска, поощрения и взыскания работников. Часть этих документов применяется давно (приказ, заявление, трудовая книжка и др.), относительно других введен новый порядок их составления и применения (трудовой договор); необходимость создания некоторых регламентирована впервые (уведомления). Кодекс не только устанавливает применение тех или иных документов, но и определяет структуру текста, порядок оформления некоторых из них (например, трудового договора). Трудовой кодекс РФ содержит специальную статью (ст. 14), устанавливающую порядок исчисления сроков, а в некоторых случаях устанавливает и конкретные сроки подготовки документов. Например, приказ о приеме на работу (ст. 68), приказ о применении дисциплинарного взыскания (ст. 193), изготовление и выдача работнику копий документов, связанных с работой (ст. 62), предупреждение работника об увольнении (ст.79, 80) – все эти документы должны быть оформлены в трехдневный срок |
НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ
РЕГУЛИРОВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Общее методическое руководство постановкой делопроизводства в России осуществляют архивные органы. Они несут ответственность за комплектование Архивного фонда РФ и осуществляют его хранение. Документ в период своей «жизни» проходит разные стадии, на государственное хранение отбираются только наиболее ценные документы спустя длительный срок после использования их в оперативной работе учреждений и организаций. Хранение документа начинается в делопроизводстве, которое взаимосвязано с архивом и должно быть организовано по единым правилам. Этим обстоятельством и объясняется функция архивных органов по методическому руководству организации делопроизводства.
С июня 2004 г. специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти является Федеральное архивное агентство (Росархив), которое осуществляет государственное управление архивным делом и контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации.
В числе разработок органов руководства архивным делом наиболее значимой является создание государственной системы делопроизводства. Она представляет собой систему норм и правил работы с документами, являющуюся основой для разработки локальных (внутриучрежденческих) документов, непосредственно закрепляющих систему делопроизводства конкретной организации.
|
Нормативный документ |
Цель |
|
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) |
основные положения ГСДОУ представляют собой совокупность норм и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами. В основных положениях ГСДОУ определяются задачи и функции служб документационного обеспечения в организациях (учреждениях), их примерная структура; порядок подготовки и оформления документов; все этапы работы с ними: доставка, прохождение, обработка, учет, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение документов, поиск документов и информации; подготовка документов для сдачи в архив; порядок проведения экспертизы ценности документов; организация хранения документов. В настоящее время действует инструкция, разработанная в 2000 г. Она включает как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, указания, инструкции, протокола и др. В инструкции изложены требования к процедуре регистрации документов, построению информационно-поисковых систем по документам, организация и технология контроля за сроками исполнения документов, требования к организации оперативного хранения дел, порядок составления и работы с номенклатурой дел, правила оформления дел, порядок проведения экспертизы ценности документов, оформления дел, составления описей и передачи на архивное хранение. Инструкцию следует рассматривать как комплексный документ, она отражает практически все технологические операции делопроизводства. Кроме того, инструкция регламентирует порядок обработки документов, поступивших по каналам электронной почты и факсимильной связи, устанавливает размеры шрифтов и интервалов, используемые при печати документов, другие требования к размещению реквизитов документов. Инструкция утверждена приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 г. № 68 и зарегистрирована Минюстом России 26.12.2000 г. № 2508, что повышает ее статус как нормативного документа. Типовая инструкция предназначена для федеральных органов исполнительной власти, однако службы делопроизводства любых форм собственности и направлений деятельности могут использовать ее как нормативную основу при создании системы делопроизводства конкретной организации |
|
Основные правила ведомственных архивов |
представляли собой базовый нормативно-методический документ, определяющий правила хранения документов в делопроизводстве (оперативное хранение) и в ведомственном архиве. В 2002 г. Федеральная архивная служба России подготовила новый нормативный документ, устанавливающий норму и технологию архива организации. Этот норматив не меняет кардинальным образом сложившуюся и действующую многие годы технологию хранения документов. Основные правила работы архивов организаций содержат целый ряд разделов, направленных на регламентацию хранения документов в делопроизводстве организаций |
|
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденные Росархивом 06.10.2000 г.) |
является основным нормативным документам, на основе которых определяются сроки хранения документов, являются перечни с указанием сроков хранения |
|
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) |
представляет собой номенклатуру унифицированных систем документации и унифицированных форм документов. Классификатор содержит наименование видов документов и их коды, которые являются идентификаторами форм документов и обязательно проставляются в бланках. В состав унифицированных управленческих документов входят следующие системы документации: – Унифицированная система организационно-распорядительной документации (код 0200000); – Унифицированная система первичной учетной документации (код 0300000); – Унифицированная система банковской документации (код 0400000); – Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций (код 0500000); – Унифицированная система отчетно-статистической документации (код 0600000); – Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий (код 0700000); – Унифицированная система документации по труду (код 0800000); – Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации (код 0900000); – Унифицированная система внешнеторговой документации (код 1000000) |
|
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов» |
Стандарт введен в действие с 1 июля 2003 г. В этом стандарте установлены основные правила оформления документов, требования к содержанию информации бланка, порядок адресования, согласования, подписания, утверждения документов. Впервые стандарт носит рекомендательный характер, это обусловлено современным законодательством |
|
ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования» |
разработан с целью установления требований к оформлению обложки дел постоянного и длительных сроков хранения, его положения используются при подготовке документов к сдаче в архив |
|
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» |
нормативно закрепляет термины, используемые в делопроизводстве и архивном деле, и их определения. В стандарт включены 140 терминов, определяющих общие понятия в делопроизводстве, термины, используемые в документировании, в организации работы с документами. Использование стандартных терминов обязательно во всех видах документации, в т.ч. при создании или регламентации конкретной делопроизводственной системы, инструкциях, положениях, регламентах, а также в специальной литературе по делопроизводству |
|
ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы» |
установил стандартные форматы для производства бумаги, изготовления из нее (папки, конверты и т.п.), подготовки документов. В управленческой практике в нашей стране основным форматом является формат А 4 (210 х 297 мм) |
|
ГОСТ Р 51506-99. «Конверты и почтовые. Технические требования» |
определены технические требования к почтовым конвертам, используемым для разных категорий почтовых отправлений – внутренних и международных |
|
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих |
предназначен для закрепления квалификационных характеристик к общеотраслевым должностям. Справочник утвержден Минтрудом России, сфера его действия распространяется на предприятия, организации и учреждения, находящиеся в бюджетном финансировании. Прямое назначение Справочника состоит в регламентации необходимых видов работ, выполняемых служащими, разных специальностей, в т.ч. работникам делопроизводственных служб. Справочник закрепляет наименование должностей к этой отрасли по соответствующим категориям персонала (руководители, специалисты и технические исполнители) и их квалификационные характеристики |
|
Тарифно-квалификационные характеристики (требования) по общеотраслевым должностям служащих |
назначение которого состоит в обеспечении рационального разделения труда и единства определения должностных обязанностей служащих, а также деференциации в уровне оплаты труда этих работников на основе Единой тарифной сетки |
|
Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления; Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию; Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы |
к числу нормативных документов в области делопроизводства относится ряд разработок Центрального бюро нормативов по труду Минтруда России, в которых установлены нормы времени на выполнение машинописных, копировальных работ, на операции регистрации, справочной работы, контроля за сроками исполнения документов, обработки поступающих и отправляемых документов |
|
Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления |
Нормы времени установлены как для традиционной (ручной) технологии делопроизводства, так и для автоматизированной |
Одновременно с развитием работ по унификации и стандартизации начались работы по классификации и кодированию технико-экономической и социальной информации, созданная в настоящее время система классификаторов является языком формализованного описания данных, используемых в процессах управления. В настоящее время разработано и действует 37 классификаторов. В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на: общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.
Все классификаторы с точки зрения содержания подразделяются на три группы:
1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:
Общероссийский классификатор стандартов (ОКС);
Общероссийский классификатор продукции (ОКП);
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
Общероссийский классификатор валют (ОКВ);
Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ);
Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности (ТН ВЭД) и др.
2. Классификаторы информации об организационных структурах:
Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);
Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);
Общероссийский классификатор экономических районов (ОКЭР);
Общесоюзный классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ);
Общесоюзный классификатор пунктов погрузки и выгрузки на железном, речном, морском, воздушном и автомобильном транспорте (ОКППВ) и др.
3. Классификаторы информации о населении и кадрах:
Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН);
Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР);
Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН) и др.
Для служб делопроизводства особое значение имеет Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), который представляет собой номенклатуру унифицированных систем документации и унифицированных форм документов. Классификатор содержит наименование видов документов и их коды, которые являются идентификаторами форм документов и обязательно проставляются в бланках. В состав унифицированных управленческих документов входят следующие системы документации:
Унифицированная система банковской документации:
– платежная документация по безналичным расчетам через банки;
– документация по кредитным операциям банков;
– документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов;
– документация по операциям банков, связанная с международными расчетами;
– выходная документация банков;
– документация по безналичным расчетам через банки – внутрибанковские формы документов;
– документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков – внутрибанковские формы документов;
– документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот (на потребление) – внутрибанковские формы документов;
– выходная документация банков – внутрибанковские формы документов;
– документы по денежному обращению – внутрибанковские формы документов;
– бухгалтерская документация – внутрибанковские формы документов.
Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций:
– финансовая документация;
– отечественная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций;
– учетная бухгалтерская документация.
Унифицированная система отчетно-статистической документации:
– документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;
– документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;
– документация по статистике труда;
– документация по статистике материальных ресурсов;
– документация по статистике финансов;
– документация по социальной статистике;
– документация по статистике промышленности;
– документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;
– документация по статистике капитального строительства;
– документация по статистике внешнеэкономических связей;
– документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;
– документация по статистике транспорта и связи;
– документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.
Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий:
– отчетная бухгалтерская документация;
– регистры бухгалтерского учета;
– первичная учетная документация.
Унифицированная система документации по труду:
– документация по состоянию рынка труда;
– документация по трудовым отношениям;
– документация по повышению квалификации работников органов по труду;
– документация по охране труда;
– документация по минимальным потребительским бюджетам;
– документация по обращениям в органы по труду.
Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации:
– документация по учету и распределению средств;
– документация по контрольно-проверочной деятельности.
Унифицированная система внешнеторговой документации:
– оперативно-коммерческая документация;
– товаросопроводительная документация;
– документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара;
– транспортная внешнеторговая документация;
– экспедиторская внешнеторговая документация.
Особое значение для делопроизводственной службы имеет Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), с большинством документов которой работают практически все делопроизводственные службы независимо от направления деятельности организации и ее организационно-правовой формы. В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации по классу 0200000 в состав УСОРД входит:
– документация по созданию организации, предприятия;
– документация по реорганизации организации, предприятия;
– документация по ликвидации организации, предприятия;
– документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;
– документация по распорядительной деятельности организации, предприятия;
– документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;
– документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия.
УСОРД включает государственный стандарт, альбом унифицированных форм документов и инструкции по их заполнению и применению.
В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в утвержденные унифицированные системы документации, например:
|
Код |
КЧ |
Наименование формы |
Индекс |
Периодичность |
0200000 2 Унифицированная система организационно распорядительной документа-
ции
0211000 0 Документация по созданию организации, предприятия
0211031 3 Договор об аренде
0211071 5 Заявление на государственную регистрацию
0211072 1 Заявление в финансовые органы об открытии расчетного счета
Код унифицированной формы документа в ОКУД состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).
В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями.
Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков:
блока идентификации;
блока наименований объекта классификации.
Идентификация унифицированной формы проводится через классификацию. Код унифицированной формы документа в ОКУД строится следующим образом:
ХХ ХХ ХХХ Х
Здесь первые две цифры обозначают класс форм, следующие две цифры – подкласс форм, следующие три цифры – регистрационный номер, последняя цифра контрольное число.
Например, код Расчетной ведомости по страховым взносам в Пенсионный фонд – 0901004 6 читается следующим образом:
09 – Унифицированная система документации Пенсионного фонда;
01 – Документация по учету и распределению средств;
004 – Расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд;
6 – контрольное число.
В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации:
Первый и второй знаки (класс форм) – принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации;
третий и четвертый знаки (подкласс форм) – общность содержания множества форм документов и направленность их использования;
пятый, шестой и седьмой знаки – регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса;
восьмой знак – контрольное число.
Кроме того, в Унифицированной системе отчетно-статистической документации, помимо кодового обозначения унифицированной формы документа, контрольного числа и наименования формы, содержатся также «индекс» и «периодичность» представления в связи с необходимостью обеспечения преемственности обозначений, сложившихся в органах государственной статистики.
Таким образом, существующая нормативно-правовая база современного делопроизводства представлена множеством нормативных и нормативно-методических документов федерального и ведомственного уровня, разработками Росархива, Минтруда, Госстандарта. Часть из названных документов полностью посвящена организации и технологии делопроизводства, другие затрагивают процессы создания и оформления документов, устанавливают их виды и порядок хранения, организацию труда.
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
Документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.
Статья 5 Федерального закона от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» устанавливает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, органами государственной власти, ответственным за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.
Самым древнейшим способом фиксации информации является рукописное письмо. С изобретением пишущей машины (в конце XIX века) достаточно быстро повсеместно стал применяться машинописный способ издания документа. В течение XX в. механическая пишущая машинка постоянно совершенствовалась (появились электронные модели пишущих машин).
С изобретением телефона и телеграфа (в конце XIX в.) возникла возможность передачи информации по каналам связи, что привело к появлению новых видов документов – телеграммы, телефонограммы. В конце XX века с появлением и распространением факсимильных аппаратов к этим документам прибавилась факсограмма.
В 1980-е гг. началось внедрение в управленческую деятельность персональных компьютеров. Очень быстро они стали основным способом документирования, применяемым повсеместно различными управленческими системами. В настоящее время практически все компьютеры имеют программное обеспечение, позволяющие автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, хранения, изготовления и пересылки текстовых документов. Основным способом получения данных из компьютера является вывод на принтерную печать. Все типы принтеров (матричные, лазерные, струйные) являются в настоящее время основным способом получения документов на бумажной основе.
По мере распространения локальных сетей, объединяющие отдельные компьютеры в единую систему обработки информации, все большее распространение получает электронная почта, позволяющая передавать текстовые сообщения, графические, фотографические изображения, звуковые и видеофайлы. Электронная почта является эффективным способом передачи информации, который может принципиально изменить делопроизводство за счет оперативности передачи информации, временной независимости взаимодействия пользователей, высокой надежности.
Таким образом, современное документирование включает использование всех перечисленных способов фиксации и передачи информации. В управленческой практике преобладающим способом документирования в настоящее время является принтерная или машинописная печать. Однако такие документы, как заявления, объяснительные и докладные записки, создаются рукописным способом.
Документ и информация. В любом случае итогом документирования является документ. Документ (документированная информация) – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющая ее идентифицировать. Документ является результатом отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Документы являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.
Документ, зафиксировав информацию, обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к информации во времени. Таким образом, первая функция любого документа – информационная.
Документ в переводе с латинского – доказательство, свидетельство. Чрезвычайно важна для любой в т.ч. управленческой, деятельности юридическая значимость документа. Документ служит основой для принятия управленческих решений, фиксирует принятые решения, подтверждает факт их исполнения. Правовая функция документа также его необходимое свойство. Им обладают, прежде всего, документы, фиксирующие правовые нормы. Но любой управленческий документ несет в себе эту функцию, т.к. обладает определенной юридической силой.
Коммуникативная функция документа – это его свойство служить средством связи, коммуникации между различными должностными лицами, структурными подразделениями, между государственными организациями, управляющей и управляемой системой и т.д. Документ обладает этой функцией, т.к. служит средством передачи информации и во времени, и в пространстве.
Кроме того, любой документ с течением времени приобретает историческую функцию, т.е. является свидетельством того или иного события.
Таким образам, любой документ полифункционален. Документы выступают одновременно средством и способом реализации возложенных на аппарат управления функций, отражают все формы управленческой деятельности. Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников.
Необходимо отличать понятие «документ» от понятия «информация».
Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.
В управленческой практике информация создается и используется для целенаправленного управления каким-либо объектом, производством, структурой. К управленческой информации предъявляют ряд требований – полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком. Кроме того, существенны требования своевременности и достаточности информации.
Формуляр документа. Каждый документ состоит из набора отдельных элементов (автор документа, текст, номер и дата, адресат, подпись, печать и др.), которые получили название реквизитов. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, составляет формуляр документа. Формуляр документа складывался в течение длительного времени и формировался под влиянием необходимости, с одной стороны, закрепления официального характера информации документа, придания ему юридической силы, а с другой – отражения его «пути» в аппарате управления, т.е. прохождение таких операций, как рассмотрение, исполнение, обработка, передача, поиск, использование для наведения справок. Формирование формуляра документа привело к закреплению в практике документирования только тех элементов, которые выполняют традиционно сложившиеся функции документа. Основной функцией документа является фиксирование и сохранение информации.
Разные виды документов имеют разный набор реквизитов. Еще в середине
1980-х гг. установлен обязательный состав реквизитов, который обеспечивает их применение в управленческой деятельности:
– автор документа (наименование организации, учреждения, предприятия с указанием ведомственной принадлежности или организационно-правовой формы);
– дата создания документа;
– регистрационный индекс;
– текст (содержание);
– подпись.
Отсутствие или неправильное оформление в документе одного из этих реквизитов делает его недействительным.
В зависимости от целей создания и использования документов, их назначения, сферы распространения и даже способа документирования зависит набор реквизитов конкретного вида документа. Например, заявление чаще всего пишется от руки, должно быть адресовано должностному лицу, содержать наименование вида документа (слово «заявление»), текст (предмет или причину составления заявления), дату и подпись. Приказ руководителя имеет другой формуляр. Как правило он должен быть составлен на бланке организации, содержать указание на вид документа «ПРИКАЗ», заголовок, текст, передающий распорядительные действия, визы согласования, регистрационный индекс, дату и подпись. Приказ никогда не готовят в рукописном виде. Он печатается на пишущей машинке или компьютере и распечатывается с принтера. Поэтому формуляр современного приказа включает еще такой реквизит, как идентификатор электронной копии документов. Для штатного расписания организации необходимы не только перечисленные элементы, но и гриф утверждения руководителя, заверенный печатью.
Таким образом, отдельные элементы документа (реквизиты) составляют формуляр того или иного вида документа.
Юридическая сила документа. Каждый управленческий документ является носителем информации, используется для ее сбора, анализа, разработки и принятия управленческого решения, его доведения до непосредственных исполнителей, заинтересованных организаций или граждан. Главное требование, предъявляемое к управленческим документам, – официальность, достоверность, объективность. Реализуется это требование при наделении документа юридической силой, т.е. условием, при котором информация документа может быть использована в сфере управления без сомнения в ее достоверности для осуществления любых действий. В настоящее время бесспорность и обязательность документа также определяется понятием «юридическая сила документа».
Для управленческой деятельности юридическая сила документов служит способом доказательства заключенной в них информации и представляет одну из форм выражения права. Юридическую силу документа понимают как бесспорность и авторитетность, основанную на законодательстве. Юридическая сила документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управления (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц, государственных служащих и граждан), которые руководствуются данным документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.
Одни документы изначально обладают юридической функцией (например, правовые акты федеральных органов исполнительной власти, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация), устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие. Другие документы наделяются юридической функцией в случае использования их как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др. В управленческой деятельности юридическая сила документа обеспечивает его официальность для работников, как данной управленческой системы, так и всех иных структур, с которыми она взаимосвязана.
Юридическая сила документа – это свойство, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Из этого определения следует, что орган управления или должностное лицо, выпускающее документ, обязаны:
– соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;
– издавать документы только в пределах своей компетенции;
– соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.
Таким образом, юридическая сила документа определяется и содержанием, и формой документа.
Для определенных видов документов в действующих правилах оформления разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу.
Вид документа – это принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения. Вид документа указывается на каждом управленческом документе (кроме письма). В соответствии с определенным видом (наименованием) складывается его формуляр, правовая значимость, структура текста, порядок введения в действие.
В ОКУД включено около 5000 унифицированных форм документов, в их названиях используется только 80 наименований видов документов. Название видов непроизвольно формулируются их составителем, а выбираются из числа регламентированных нормативной базой.
Однако документы одного наименования (вида) могут быть различны по назначению, содержанию, порядку оформления, сфере применения. Понятие «разновидность» уточняет характер применения того или иного вида документа и его принадлежность к той или иной системе документации. Например, вид документа акт и его разновидности: акт сдачи объекта в эксплуатацию; акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения; акт о ликвидации организации.
Система документации. В деятельности любого управленческого аппарата реализуются определенные управленческие функции. Часть из них являются типовыми, присущими любому управленческому аппарату, например, планирование деятельности, организация системы управления, учет и отчетность, кадровое обеспечение и др. В пределах отдельных организаций наряду с типовыми большую часть документов могут составлять специфические, т.е. документирующие определенную отрасль деятельности. Например, в органах Пенсионного фонда это документы по расчету и начислению пенсий; в вузах, других учебных заведениях – по организации учебного процесса; в учреждениях налоговой службы – налоговая документация и т.д.
В соответствии с этими функциями исторически формируется комплекс документов, составляющий систему документации.
Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Реализация типовых управленческих функций в каждом управленческом аппарате проводится на основе использования документов, относящихся к различным системам документации. В делопроизводстве различных организаций соотношение документов из различных систем документации будет неодинаковым, т.к. оно зависит от направлений деятельности той или иной организации, ее места в системе федерального управления и ряда других причин. Но в деятельности любой организации используются документы, документирующие исполнительную, распорядительную и организационную деятельность. Эти документы составляют систему организационно-распорядительной документации, имеют повсеместное применение.
Унификация и стандартизация. Унификация – это приведение каких-либо объектов к единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества этих объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). Унификация обязательно приводит к установлению рационального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в т.ч. и в документировании.
При унификации сокращение количества видов и форм документов достигается за счет изъятия из документных цепочек, сложившихся в системе документации, лишних и дублирующих документов. Унификация позволяет улучшить качество документов, т.к. содержание унифицированной формы включает оптимальное количество сопоставимых показателей, необходимых реквизитов. Такая форма рациональна по расположению реквизитов, предусматривает удобные способы заполнения и составления. Унификация позволяет улучшить качество документов, т.к. содержание унифицированной формы включает оптимальное количество сопоставимых показателей, необходимых реквизитов. Такая форма рациональна по расположению реквизитов, предусматривает удобные способы заполнения и составления.
Использование в практике управления унифицированных форм дает значительный эффект в результате снижения затрат на составление, изготовление, оформление документов их передачу и обработку. Это позволяет ускорить прохождение документов в организации, оптимизировать документооборот. Совершенствование содержания документов позволяет улучшить его качество, оптимизировать управленческие задачи за счет получения необходимой и достаточной информации.
Стандартизация – деятельность по установлению и применению правил и характеристик в целях их добровольного и многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышения конкурентоспособности продукции, работ или услуг. Стандарт – документ, в котором в целях многократного добровольного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации, утилизации выполнения работ или оказания услуг. Стандарт также может содержать требования к терминологии, символике, упаковке, маркировке или этикеткам и правилам их нанесения. Одна из целей стандартизации – достижение технической и информационной совместимости, поэтому стандарты в РФ затрагивают не только бумажные документы, но и создание, и эксплуатацию компьютерных систем.
ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ
И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе составления (перепечатке, согласовании, удостоверении, упаковке, пересылке) норм и требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических разработках. Требования к составлению и оформлению управленческих документов закрепляются в государственных стандартах. Их соблюдение позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами.
Государственные стандарты предназначены для обеспечения качественного внешнего вида документа. Это достигается за счет закрепления места каждого реквизита на поле документа. Созданные в соответствии с требованиями стандарта документы легко воспринимаются, удобны в применении, хранении, передаче любыми средствами связи. Порядок расположения реквизитов закреплен в стандарте ГОСТ Р 6.30-2003.
На основе государственного стандарта в каждой организации должна осуществляться конкретизация правил работы с документами с учетом специфики ее деятельности. На основе законодательных, нормативных и нормативно-методических документов каждое учреждение (организация, предприятие, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами, закрепляют их в уставе (положении), регламентах, правилах, инструкциях. При этом должны быть установлены:
– состав применяемых в управленческой системе документов;
– право на издание различных видов распорядительных документов руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена в соответствии с их компетенцией;
– права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процессах работы с документами;
– порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;
– виды применяемых бланков и порядок их использования;
– порядок движения основных видов документов;
– обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.
Документы, входящие в систему организационно-распорядительной документации применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направления деятельности и форм собственности. В ее состав включены распорядительные документы, организационные, информационно-справочные документы.
На систему организационно-распорядительной документации государственным стандартом установлен набор реквизитов, свойственных этим документам. Все 30 реквизитов, включенных в стандарт, не встречаются вместе ни в одном виде документов.
Размеры бумаги, применяемые в делопроизводстве
Все виды документов оформляются на бумаге определенных размеров – форматов, соответствующего качества (плотности и белизны).
ГОСТ 9327-60 устанавливает три ряда потребительских форматов: А, В, С (см. таблицу 1). Ряд А является основным; ряды В и С – дополнительными.
Ряды делится на классы, обозначаемые цифрами; отдельные форматы обозначаются буквой ряда и цифрой класса. Ряд А содержит 13 классов.
Исходным форматом является формат А 0, площадь которого равна 1м2, с габаритными размерами 842 х 1189 мм. Последующие форматы получаются путем деления предшествующего формата на две равные части параллельно меньшей его стороне как показано на рисунке 1.
Таблица 1
Потребительские форматы бумаги
|
Ряд А |
Ряд В |
Ряд С |
|||
|
формат |
размер, мм |
формат |
размер, мм |
формат |
размер, мм |
|
А 0 |
841 х 1189 |
В 0 |
1000 х 1414 |
С 0 |
917 х 1297 |
|
А 1 |
594 х 841 |
В 1 |
707 х 1000 |
С 1 |
648 х 917 |
|
А 2 |
420 х 594 |
В 2 |
500 х 707 |
С 2 |
458 х 648 |
|
А 3 |
297 х 420 |
В 3 |
353 х 500 |
С 3 |
324 х 458 |
|
А 4 |
210 х 297 |
В 4 |
250 х353 |
С 4 |
229 х 324 |
|
А 5 |
148 х 210 |
В 5 |
176 х 250 |
С 5 |
162 х 229 |
|
А 6 |
105 х 148 |
В 6 |
125 х 176 |
С 6 |
114 х 162 |
|
А 7 |
74 х 105 |
В 7 |
88 х 125 |
С 7 |
81 х 114 |
|
А 8 |
52 х 74 |
В 8 |
62 х 88 |
С 8 |
57 х 81 |
|
А 9 |
37 х 52 |
В 9 |
44 х 62 |
||
|
А 10 |
26 х 37 |
В 10 |
31 х 44 |
||
|
А 11 |
18 х 26 |
В 11 |
22 х 31 |
||
|
А 12 |
13 х 18 |
В 13 |
15 х 22 |
||
|
А 13 |
9 х 13 |
Эти форматы приняты у нас в стране еще в 1920 гг. и в их основу положены широко распространенные в западных странах немецкие форматы.
Для оформления деловых документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003 используются следующие форматы:
– А 3 – для больших таблиц, схем, диаграмм, приложений;
– А 4 – для приказов, писем и других организационно-распорядительные документов, командировочный лист, авансовый отчет;
– А 5 – справки, уведомления;
– А 6 – разного рода справки.
Форматы ввели определенный порядок, систему и закрепили ограничения размеров форматов бумаги для изготовления документов. Форматы в нашей стране
|
|
А7 |
А5 |
А3 |
А1 |
|
А6 |
||||
|
А4 |
||||
|
А2 |
Рис. 1 Разбивка листа на форматы разных размеров
обязательны для управленческой документации и сегодня. Эти форматы приняты и ISO (Международной организацией по стандартизации).
Форматы потребительских бумаг в разных странах не совпадают (например: аналог А 4 в США (североамериканские форматы) равен размеру 21,59 х 27,94 см (Letter 8 ½ х 11 in).
В компьютерных программах, даже локализованных (на русском языке) в качестве установок «по умолчанию» могут быть заданы форматы бумаги и размеры полей, не соответствующие отечественным стандартам. Поэтому, приступая к работе в MS Word, необходимо установить стандартный размер бумаги.
Размеры полей в деловых документах
Любой документ должен иметь поля, т.е. определенное пространство между краем листа бумаги и текстом.
Гост Р 6.30-2003 устанавливает следующие требования, касающиеся размеров полей документов. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм:
левое – 20 мм; верхнее – 20мм;
правое – 10 мм; нижнее – 20 мм.
Это минимальные размеры полей, при их дальнейшем сокращении будет затруднено оформление и последующее хранение документов, но большие поля допустимы.
Для документов постоянного срока хранения левое поле увеличивается и должно составлять 35 мм. Делается это для того, чтобы при формировании дел во время подшивки документов не был захвачен текст документа. Правое и нижнее поле оставляют на случай износа бумаги; верхнее – для указания страниц в многостраничных документах, для проставления некоторых служебных отметок. При использовании оборотной стороны листа левое поле должно составлять не менее 10 мм, правое – не менее 20 мм, т.е. наоборот, по сравнению с лицевой стороной.
При помощи современной компьютерной техники это сделать не сложно, достаточно найти в строке меню пункт Файл выбрать окно диалога Параметры страницы и установить зеркальные поля во вкладке Поля.
Нумерация страниц в документах
При составлении многостраничных документов вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Нумерация применяется сквозная. Например, перед вами многостраничный документ с приложениями. Вам необходимо проставить номера страниц на основном документе, начиная со второй страницы, а затем пронумеровать приложения. На первом листе приложения страница также не указывается.
Если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а обратные – четными.
Номер страницы наносится на верхнем поле листа посередине. Номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.», буквы «с.» и знаков тире (точек).
С помощью окна диалога Параметры страницы во вкладке Источник бумаги следует выбрать и поставить флажок «различать колонтитулы первой станицы». Так же следует использовать пункт «вставка» окно диалога Номера страниц…
Понятие интервал и табуляция в документе, оформленном с помощью печатных устройств
Управленческие документы изготавливаются на персональных компьютерах (пишущих машинках). Существуют определенные правила изготовления документов на печатающих устройствах, выполнение которых обеспечивает рациональное размещение всех реквизитов, а также придает документам официальный характер, повышает их качество. Документы должны выглядеть аккуратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений.
Расстояние между строками в тексте абзаца издатели и наборщики текста называют интерлиньяжем (межстрочный интервал). Интерлиньяж измеряется в строках. Этот термин произошел от слова Lead (олово) в те времена, когда книги набирались, горячим способом: буквы отливались из металла, из таких букв набирались строки, а между строками заливалось олово, чтобы отделить строки одна от другой. Обычный текст имеет одинарный интервал в одну строку. В персональных компьютерах в строке меню «Формат» окне диалога «Абзац» можно выбрать одну из следующих опций:
одинарный – интервал в одну строку (высота строки подбирается автоматически с учетом размера шрифта, графики и формул, вставленных в строку);
полуторный – интервал в полторы строки (вставляет дополнительные полторы строки между строками);
двойной – двойной интервал вставляет дополнительную целую строку между строками;
минимум – интервал, не меньший чем указанный в поле «Значение» (для высоких символов, большой графики, верхних и нижних индексов Word вставляет дополнительное пространство);
точно – точный размер интервала указывается в поле «Значение» (все строки имеют одну и ту же высоту, дополнительное пространство никогда не вставляется, строки могут быть срезаны из-за нехватки места по высоте);
множитель – интервал, равный одному с заданным коэффициентом.
Полуторный интервал удобен для восприятия текста. Одинарный интервал способствует размещению текста большей емкости одной страницы документа, а также может быть использован в том случае, когда необходимо разместить текст документа на 1–2 страницах. Двойной интервал может быть установлен в одном из двух случаев:
1) когда готовится черновой вариант документа, подлежащий последующей ручной и существенной правке;
2) когда текст одностраничного документа не велик и необходимо разместить его достаточно равномерно по всей площади листа (использование этого варианта невозможно, если в организации действует инструкция по делопроизводству).
СОГЛАСОВАНО [1,5]
Руководитель организации [2,0]
_____________/ И.И.Перов
При подготовке документов рекомендуется использовать текстовый редактор Word версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размером 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15; Times DL размером 12, 13, 14 через 1–2 интервала.
Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5–2 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кроме текста) – 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (пять строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.
Название вида документа печатают прописными буквами.
Текст документа печатают, отступив 2–4 интервала от реквизита «заголовок к тексту», устанавливают величину межстрочного интервала на бланках формата А4 – полуторный, на бланках формата А5 – один межстрочный интервал.
Расшифровку подписи в реквизите «подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
В тексте документов не рекомендуется применять подчеркивание, а также иные способы выделения слов, фраз или абзацев.
При печатании документов используют восемь положений табулятора (см. рис. 3). Для установки положений значений пользуются окном диалога «Табуляция».
Строке меню пункт «Формат»окно диалога «Табуляция»установить позиции табуляции
От 0-го положения табулятора печатают следующие реквизиты: код по ОКПО (в письме); наименование структурного подразделения; название вида документа; дату; ссылку на индекс и дату входящего документа; место составления или издания; заголовок к тексту; текст (без абзацев); отметку о наличии приложения; наименование должности в реквизите «подпись»; гриф согласования; заверительную подпись «Верно»; наименование должности лица, заверяющего копию; дату при заверении копии; фамилию исполнителя и номер его телефона; отметку об исполнении документа «В дело» и индекс дела, а также слов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ».
От 1-го положения табулятора (1,2 см – после 5 печатных знаков) печатают начало абзацев (в том числе нумерованных).
От 2-го положения табулятора (4,4 см – после 16 печатных знаков) печатают следующие реквизиты: код по ОКУД (в письме); индекс исходящего документа; дату в реквизите «ссылка на индекс и дату входящего документа»; переменную информацию в вводной части протоколов и актов; расшифровку подписи в первом грифе согласования; краткие сведения об исполнении документа в реквизите «отметка об исполнении документа…».
От 3-го положения табулятора (6,6 см – после 24 печатных знаков) печатают: расшифровку подписи исполнителя в реквизите «отметка об исполнении документа…».
От 4-го положения табулятора (8,8 см – после 32 печатных знаков) печатают адресат.
От 5-го положения табулятора (11 см – после 40 печатных знаков) печатают: «гриф утверждения» наименование должности и дату; второй гриф согласования; «гриф ограничения доступа к документу»; надпись на приложении к документу (Приложение 1).
От 6-го положения табулятора (13,2 см – после 48 печатных знаков) печатают расшифровку в реквизите «подпись»; расшифровку подписи в реквизите «гриф утверждения»; расшифровку подписи во втором реквизите «гриф согласования».
От 7-го положения табулятора (15,4 см – после 56 печатных знаков) печатают: коды по ОКУД и ОКПО во всех документах кроме письма; слово «Копия» при снятии копии с документа, отметку о поступлении документа.
При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная с 0-го и 5-го положения табулятора.
Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший к основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст – через один межстрочный интервал.
Рис. 3. Расположение номера табуляции в документе
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
Рис. 2 – Схема положения табуляции на листе
Бланки документов
Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Бланк включает только постоянную информацию об организации – авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа.
Реквизиты могут размещаться на бланке документа одним из двух способов:
– центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
– флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
ГОСТ Р 6.30 – 2003 устанавливает три вида бланка:
– общий;
– бланк письма;
– бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Бланк придает информации официальный характер. Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документа (за счет наличия постоянной информации), сокращает трудозатраты на составление, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда.
На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги. Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланке создают первый лист каждого экземпляра документа, предназначенного к отправке из организации.
Для изготовления бланков используют в основном форматы бумаги А4 и А5, меньший формат используется для документов небольшого (до семи строк) объема.
Бланки документов должны быть изготовлены с учетом размеров полей.
При изготовлении бланков обычно используются типографские шрифты размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Реквизит «наименование организации» допускается печатать рисованными шрифтами от 6 до 24 кегля. Размер шрифта выбирают в зависимости от «длины» (т.е. количества знаков в наименовании организации-автора).
Наиболее распространенным способом изготовления бланков является типографский. Бланк может мыть изготовлен с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведен с помощью компьютера. В памяти компьютера хранят шаблон бланка, на котором и печатают текст конкретного документа.
Расположение реквизитов на бланках всех видов предусмотрено государственным стандартом в двух вариантах: продольном и угловом. В первом случае все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизитов они размещаются в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант позволяет более экономично использовать площадь листа бумаги, т.к. правый угол бумаги остается свободным для размещения грифа утверждения (в таких документах, как положения, акты, инструкции), адресования (в письмах, докладных записках), для написания резолюции.
Выбор способа размещения реквизитов (углового или продольного) осуществляется каждой организацией при разработке бланка. Наибольшее распространение получили угловые бланки для писем и продольные для распорядительных документов.
Бланк вида документа. Если общий бланк дополнить наименованием вида документа, он становится бланком этого вида (например, приказа, протокола, акта). Бланки для каких-либо конкретных видов документов целесообразно создавать только в тех случаях, когда в организации применяется большое количество документов этих видов.
Бланки на двух языках. В организациях субъектов РФ, имеющих на ряду с русским языком в качестве государственного язык субъекта РФ, могут создаваться бланки, в которых реквизиты «наименование организации», «справочные данные об организации», «место составления или издания документа» печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне. При этом наименование организации на государственном языке субъекта РФ при применении продольного бланка располагают ниже, а при применении углового – справа от наименования на русском языке.
Наименование организации на иностранном языке воспроизводится на бланке в том случае, когда оно закреплено в уставе или в положении об организации, его располагают ниже наименования на русском языке.
Если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами возможно создание бланка на двух языках. В этом случае все реквизиты в бланке письма повторяются дважды: на русском и иностранном языке, при этом не допускается искажение наименования организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных.
В крупных управленческих аппаратах помимо бланка организации создают бланки структурных подразделений. Отличие этих бланков состоит в размещении ниже наименования организации – автора документа наименование структурного подразделения. Структурное подразделение также может иметь бланк письма и бланки наиболее массовых видов документов (распоряжение руководителя подразделения, протокол и др.).
Бланки должностных лиц создаются для руководителей (организации, крупного структурного подразделения), обладающих правом подписи. При этом наименование должности размещается ниже наименования организации. В бланках руководителя структурного подразделения наименование должности помещается ниже наименования структурного подразделения.
На бланках допускается располагать ограничительные отметки в виде уголков, штрихов или других обозначений для размещения отдельных реквизитов (заголовка к тексту, адресата, отметки о контроле и др.), а также для фальцовки и подшивки.
При получении документа в организации (учреждении, фирме) основное внимание уделяется содержащейся в нем информации, однако неизбежно запоминается и внешний вид документа – качество бумаги, использованные цвета, дизайн логотипа, начертание шрифтов, композиция надписей бланка. По этим признакам складывается впечатление о корреспонденте, степени его солидности, престижности.
Бланки создает любое учреждение, организация или предприятие, пользующееся правами юридического лица. Бланк должен производить благоприятное впечатление об организации, быть запоминающимся, отражать не только определенную информацию о фирме, но ее стиль. Однако пренебрежение приведенными выше правилами приводит к обратному результату – запоминаются нелепости, допущенные в оформлении.
Бланк, содержащий характеризующие организацию реквизиты (ее наименование, дату и место создания, регистрационный индекс), оказал влияние и на оформление внутренних документов организации. Для их оформления стали использовать те же реквизиты, повторяя их состав и порядок расположения даже в тех случаях, когда документ создается рукописным способом (заявление, объяснительная записка).
Оформление реквизитов в документах
Реквизиты документа – обязательные элементы оформления официальных документов.
Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, которые отражает его назначение и особенности.
Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.
Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Реквизиты документа можно разделить на части: заголовочную, содержательную и оформляющую.
Заголовочная часть содержит сведения об организации и первичные данные о самом документе (реквизиты 01-17, 19).
Содержательная часть раскрывает его назначение и смысл (реквизиты 18, 20, 21).
Оформляющая часть содержит реквизиты, подтверждающие подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений (реквизиты 22-30).
Реквизиты важно оформлять правильно, в соответствии с действующими нормативами, так как они придают юридическую силу документу.
Среди обязательных реквизитов есть постоянные и переменные.
ГОСТ Р 6.30-2003 определяет расположение реквизитов на угловом и продольном бланке и устанавливает следующий состав реквизитов, используемых при подготовке и оформлении документов.
01 – Государственный герб Российской Федерации;
02 – герб субъекта Российской Федерации;
03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 – код организации;
05 – основной государственный регистрационный номер (ОРГН) юридического лица;
06 – индивидуальный номер налогоплательщика /код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 – код формы документа;
08 – наименование организации;
09 – справочные данные об организации;
10 – наименование вида документа;
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 – место составления или издания документа
15 – сведения об адресате;
16 – гриф утверждения документа;
17 – резолюция;
18 – заголовок к тексту;
19 – отметка о постановке документа на контроль;
20 – текст документа;
21 – отметка о наличии приложений;
22 – подпись;
23 – гриф согласования документа;
24 – виза согласования документа;
25 – оттиск печати организации;
26 – отметка о заверении копии документа;
27 – отметка об исполнителе документа;
28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 – отметка о поступлении документа в организации;
30 – идентификатор электронной копии документа.
Реквизит 01 «Государственный герб Российской Федерации»
Описание Государственного герба Российской Федерации и порядок его использования установлены Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».
По закону Государственный герб Российской Федерации представляет собой «…четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья. Орел увенчан двумя малыми коронами, соединенными лентой, над ними располагается одна большая корона. В правой лапе орла – скипетр, в левой – держава. На груди орла, в красном щите, – серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьем черного опрокинутого навзничь и попранного конем дракона».
Законом установлено 3 варианта изображения Государственного герба РФ на бланках документов: многоцветный вариант, одноцветный вариант на геральдическом щите и одноцветный вариант без геральдического щита (в виде главной фигуры – двуглавого орла).
Государственный герб Российской Федерации в многоцветном варианте помещается на бланках:
– федеральных конституционных законов и федеральных законов;
– указов и распоряжений Президента Российской Федерации;
– постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
– постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;
– постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;
– решений Конституционного Суда Российской Федерации;
– решений Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;
– Президента Российской Федерации;
– Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
– Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;
– Правительства Российской Федерации;
– Конституционного Суда Российской Федерации;
– Верховного Суда Российской Федерации;
– Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.
Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается на бланках:
– Администрации Президента Российской Федерации;
– полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах;
– федеральных органов исполнительной власти;
– Генеральной прокуратуры Российской Федерации;
– Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;
– Счетной палаты Российской Федерации;
– Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;
– Центрального банка Российской Федерации.
Одноцветный вариант Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита помещается на бланках:
– Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;
– органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации;
– органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации;
– федеральных судов;
– органов прокуратуры Российской Федерации;
– дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за пределами Российской Федерации.
Изображение герба располагается на верхнем поле документа центровано относительно наименования организации.
Реквизит 02 «Герб субъекта Российской Федерации» помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами органов власти субъектов РФ. Герб субъекта РФ изображается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения, а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении.
По действующему законодательству о местном самоуправлении муниципальные образования (города, районы, сельские населенные пункты) имеют право на собственные гербы. Они также имеют право помещать на бланках документов изображение собственного герба – герба муниципального образования.
Реквизит 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» используется в соответствии с Законом РФ от 23 сентября 1992 г. № 3520-I «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров».
Эмблема организации – это графическое обозначение, которое позволяет отличить товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров других.
Товарный знак (эмблема) размещается на верхнем поле документа центровано относительно наименования организации.
Нельзя заменять название организации эмблемой. Эмблема должна быть зарегистрирована официально. Товарный знак запрещается использовать другим лицам. Если на бланке указан герб, то эмблема не воспроизводится.
Допускается располагать эмблему на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации».
Реквизит 04 «Код организации» заполняется согласно Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Код организации – автора документа используется при передаче документированной информации по каналам электронной связи, служит для сокращения количества ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций.
Реквизит 05 «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица» заполняется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Реквизит располагается на бланке правее или ниже реквизита «Код организации».
Реквизит 06 «Индивидуальный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» заполняется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Реквизит на бланке располагается правее или ниже реквизита «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица».
Реквизит 07 «Код формы документа» проставляется в случае, если данная разновидность документа включена в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях наносится рядом с наименованием вида документа.
Реквизит 08 «Наименование организации» – автора документа указывают в соответствии с учредительными документами организации (уставом или положением). Наименование организации должно включать:
– сокращенное, а при его отсутствии полное наименование вышестоящей организации, если она имеется;
– указание на организационно-правовую форму или характер деятельности организации (открытое акционерное общество, государственное учреждение, благотворительный фонд и т.д.);
– собственное индивидуальное название организации;
– сокращенное наименование организации, если оно закреплено в учредительных документах организации (сокращенное наименование в скобках помещают ниже полного);
– наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации (если оно является автором документа).
Если документ готовят совместно две или более организации, то он составляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги. Наименования организаций располагаются в соответствии с положением в иерархии органов управления. Наименования нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации. Наименования организаций, занимающие равное положение, располагаются на одном уровне.
Если организация расположена на территории субъекта Федерации, имеющего наравне с русским языком второй государственный язык – национальный, все реквизиты указываются на двух языках. При этом реквизиты на русском языке оформляются угловым способом слева, а реквизиты на национальном языке – справа.
Организации, осуществляющие переписку с зарубежными партнерами, используют бланки на двух языках – русском и одном из иностранных. Соответственно, все реквизиты бланка воспроизводятся на двух языках. Наименование организации на одном из иностранных языков должно быть закреплено в уставе (положении об организации). В документе наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.
Реквизит 09 «Справочные данные об организации» используются только при переписке и не проставляются на внутренних документах. Этот реквизит включает сведения, необходимые для информационных контактов: почтовый адрес, адрес электронной почты, Web-страницы в Интернете, номера телефонов, факсов, номер и дату оформления лицензии, другие сведения.
Реквизит 10 «Наименование вида документа» – реквизит обязательный для всех документов организации (кроме писем). В бланке печатается прописными буквами: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ и д.р.
Вид документа – это его принадлежность по признакам содержания и целевого назначения к системе документации.
Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом или положением об организации и должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКУД.
Реквизит 11 «Дата документа» – один из основных реквизитов обеспечивающий юридическую силу документа.
Дату документа оформляют словесно-цифровым (01 апреля 2007 г.) или цифровым способом (29.04.2007) арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.
Дата может быть оформлена в соответствии с международным стандартом, и иметь последовательность оформления: год, месяц, число (2007.04.01; 2007-04-01; 20070401).
При оформлении даты не допускается употребление римских цифр.
Датой документа может быть дата:
– подписания документа (в приказах, распоряжениях, указаниях, справках, докладных записках, письмах, договорах и др.);
– утверждения документа (в положениях, инструкциях, правилах, штатных расписаниях, регламентах и др.);
– события (в протоколах).
Необходимо иметь в виду, что отметки, отражающие процедуру движения документа, в ходе его подготовки и исполнения также отражаются (датируются) в документе:
– резолюции;
– визы;
– отметка о поступлении документа в организацию;
– отметка о заверении копии;
– отметка об исполнении документа;
– отметка о направлении документа в дело.
Дата может быть проставлена от руки.
Реквизит 12 «Регистрационный номер документа» – это реквизит, содержащий чаще цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, присваиваемое каждому исходящему (отправляемому), внутреннему и входящему (поступившему) документу при его регистрации. Регистрация ведется в соответствии с принятой в организации системой индексации.
На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов в документе. Наличие в документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.
Реквизит заполняется путем внесения в трафаретную часть бланка регистрационного номера документа, проставляется одновременно с датой документа.
Дата и регистрационный номер могут записываться от руки или проставляться с помощью механического нумератора.
____________ № ______________
Реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
Ссылка на регистрационный номер и дату позволяет не упоминать в тексте письма индекс и дату поступившего документа.
На № ______ от ______________
Реквизит 14 «Место составления и издания документа» целесообразно указывать на всех документах (кроме письма), но обязательным этот реквизит является в тех случаях, когда определение места составления затруднено по реквизитам «Наименование организации», «Справочные данные по организации». В письмах этот реквизит входит в почтовый адрес.
При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны, так как возможны повторения наименований населенных пунктов в различных регионах. Если местом составления (издания) является город название которого оканчивается на «град», «город», «бург», перед названием города не следует писать сокращение «г.» (например, Екатеринбург, Зеленоград, Ужгород). В остальных случаях учитываются общепринятые сокращения, например:
Москва;
г. Челябинск;
г. Георгиевск Ставропольского края.
Место составления или издания документа может не указываться, если название территории входит в наименование организации, например:
Самарская академия культуры и искусств.
Реквизит 15 «Сведения об адресате» используется в письмах и внутренних документах, предназначенных для рассмотрения руководством (заявления, докладные и объяснительные записки и др.).
Адресат – это организация, структурное подразделение, должностные или физические лица, которым адресован документ.
Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
ЗАО «Бизнесконсалт»,
но не «В акционерное общество «Бизнесконсалт».
Документ может быть адресован руководителю организации, в этом случае указывают в дательном падеже название должности, включающее наименование организации, инициалы и фамилию руководителя. Инициалы располагаются перед фамилией:
Генеральному директору
ЗАО «Бизнесконсалт»
А.П.Игнатьеву
Документ может быть адресован руководителям структурного подразделения или специалистам. В этом случае реквизит «Сведения об адресате» включает наименование организации в именительном падеже:
ЗАО «Бизнесконсалт»
Главному бухгалтеру
О.Н.Карпухиной
или
ЗАО «Бизнесконсалт»
Начальнику отдела
по связям с общественностью
А.А.Макарову
При обращении к должностному лицу употребляется слово-обращение (академик, господин, профессор):
Президенту АКБ «Росинвест»
г-ну Панюкину А.К.
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке:
|
Председателю садоводческого товарищества «Самоцвет» О.П. Замятиной |
Если письмо отправляется нескольким адресатам, то в одном письме можно оформлять не более четырех адресатов. Если адресатов больше четырех, то адресат в письме указывают обобщенно, при этом составитель готовит список на рассылку, в котором указывает название организаций, которым следует разослать письмо с их адресами, например:
Администрации районов
Московской области
При адресации внутренних документов можно указать только название подразделения или должность, инициалы и фамилию его руководителя.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.
В соответствии с «Правилами оказания услуг почтовой связи», утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.2000 г. № 725, установлена определенная последовательность написания элементов почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях:
– наименование адресата (наименование организации – юридического лица или фамилия, имя, отчество физического лица);
– название улицы, номер дома, номер корпуса, номер квартиры;
– название населенного пункта (города, поселка и т.д.);
– название области, края, автономного округа (области), республики;
– страна (для международных почтовых отправлений);
– почтовый индекс.
Почтовый адрес не указывают при направлении документа в высшие органы государственной власти и управления (Президенту, Правительству Российской Федерации, в Высший Конституционный Суд и др.), в вышестоящую организацию, в подведомственные организации (филиалы, отделения, представительства) и постоянным корреспондентам.
Если письмо адресуется организации, а не конкретному лицу, указывается наименование и почтовый адрес:
Всероссийский
научно-исследовательский
институт документоведения
и архивного дела
Профсоюзная ул., д.82,
Москва, 117393
Если документ адресован физическому лицу, первоначально указывают фамилию и инициалы, затем почтовый адрес:
И.С.Рогову
ул. Липовая, 5, кв. 73,
пос. Алексеевка, Алексеевский р-н,
Самарская обл., 419108
Реквизит 16 «Гриф утверждения документа» – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.
Реквизит является обязательным при оформлении следующих видов документов: акты, задания, инструкции, нормативы, перечни, отчеты, планы, программы, положения, сметы, тарифные ставки, формы унифицированных документов, штатные расписания, должностные инструкции, расценки на производство работ или услуг.
Документ утверждается: должностным лицом (руководителем); изданием соответствующего распорядительного документа; коллегиальным органом.
Реквизит включает слово УТВЕРЖДАЮ без кавычек, наименование должности лица, утверждающего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату утверждения:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ЗАО «Бизнесконсалт»
Личная подпись А.П.Игнатьев
29.05.2006
Если документ утверждается распорядительным документом или коллегиальным органом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату документа, в котором зафиксировано решение об утверждении:
УТВЕРЖДЕНО
приказом Генерального директора
ЗАО «Бизнесконсалт»
от 29.05.2006 № 178
При этом все слова в грифе утверждения согласуются в роде, числе, падеже:
Инструкция – УТВЕРЖДЕНА, Положение – УТВЕРЖДЕНО.
Если в документе несколько грифов утверждения, то они располагаются параллельно (слева и справа) на одном уровне.
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
Директор Зам. Директора
завода «Текстильщик» завода «Красная заря»
Личная подпись С.С.Мамантов Личная подпись О.Ю.Кожемякин
26.05.2006 29.05.2006
При утверждении наименование документа приводится в творительном падеже.
Строки реквизита «Гриф утверждения документа» можно выравнивать по левому краю или центровать относительно самой длинной строки.
Реквизит 17 «Резолюция» является обязательным для документов, требующих исполнения.
Резолюция – это надпись на документе, которую проставляет должностное лицо, содержит указание руководителя о принятом им решении.
Указания по исполнению документа должны включать в себя: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения.
ГОСТ Р 6.30–2003 отводит для резолюции место справа в верхней части документа ниже реквизита «Гриф утверждения». Допускается оформление резолюции на отдельных листах бумаги с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится:
И.Р.Крамской
Подготовить проект контракта
к 26.07.2006
Личная подпись 12.07.2006
Если в документе указано несколько исполнителей, первый назначается ответственным, при этом никаких дополнительных пометок не делается.
Реквизит 18 «Заголовок к тексту» располагается слева над текстом документа и обязателен для всех документов (за исключением писем), оформляющихся на листах бумаги формата А 4.
Заголовок текста – это краткое содержание документа.
В соответствии с нормами русского языка отвечает на вопрос «О чем?» или «Чего?». Грамматически заголовок согласован с наименованием вида документа: приказ о приеме на работу, протокол собрания акционеров, правила внутреннего распорядка, распоряжение о предоставлении отпуска.
Заголовок к тексту на документах формата А 5 можно не указывать.
Заголовок печатается под реквизитами бланка без кавычек и не подчеркивается. В конце заголовка точка не ставится.
Объем реквизита не должен превышать пяти строк, в каждой не более 28 – 30 знаков.
Наличие заголовка сокращает время обработки документа при его регистрации.
Реквизит 19 «Отметка о постановке документа на контроль» проставляется на всех документах, требующих исполнения, и обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль». Для наглядности этот реквизит может быть выделен цветом.
Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.
Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный.
Типовой срок исполнения – срок исполнения для группы типовых документов (например – для обращения граждан).
Индивидуальный срок исполнения – срок исполнения документа, установленный поступившим документом, поручением или указанный в резолюции.
Реквизит 20 «Текст документа» – это основной реквизит документа. К текстам управленческих документов предъявляют требования, которые должны обеспечить объективность и достоверность информации – краткость, точность, рациональность построения, логичность изложения, простоту стиля, безупречность в юридическом отношении. Текст управленческих документов излагается официально-деловым стилем. Деловой стиль предполагает объективность изложения содержания документа, он должен быть нейтральным по тону, в нем широко используются стандартные термины и типовые речевые обороты. Деловые документы должны быть краткими. К особенностям делового стиля относится широкое применение устойчивых языковых формул, т.е. языковых оборотов, используемых в неизменном виде.
В официальных документах часто используются сокращенные слова и словосочетания, которые позволяют уменьшить объем текста и ускорить его восприятие. Сокращения применяются только общепринятые. Возможно при первом сокращении указать в скобках его расшифровку. Это же относится и к употреблению профессиональных терминов, которые широко используются в деловой переписке. Однако восприятие профессиональных терминов может быть затруднено. Если термин может оказаться непонятным адресату, следует дать пояснение в скобках.
Текст документа составляют на русском или национальном языках в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках.
Тексты документа пишутся на русском языке при направлении их:
– в федеральные органы государственной власти;
– в органы государственной власти субъектов РФ;
– в организации, не находящиеся в ведении данного субъекта;
– в организации, расположенные на территории других субъектов РФ.
Документ может быть представлен в виде анкеты, таблицы, текста.
Тексты большого объема разбиваются на параграфы, пункты, подпункты, разделы, которые нумеруются арабскими цифрами:
1. Раздел
1.1. Подраздел
1.1.1. Пункт
1.1.1.1. Подпункт.
Текст организационно-правовых документов (уставов, положений, инструкций, правил, регламентов и др.), состоят из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов. Разделы и подразделы могут иметь самостоятельные заголовки.
Тексты распорядительных документов (постановлений, решений, приказов, распоряжений, указаний) состоят из двух частей. В первой части (констатирующей) указываются причины, основания, цели составления документа, во второй части (распорядительной) формулируются поручения.
Тексты информационно-справочных документов (служебные письма, докладные и служебные записки, справки и др.) состоят из двух-трех частей. В первой части указывают причины, основание и цели составления документа, в заключительной части излагаются решения, выводы, просьбы, предложения и рекомендации.
В документах организации (приказ, распоряжение и т.д.), действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят»).
При упоминании в тексте документа законодательного, нормативного правового акта или иного документа указываются все выходные реквизиты документа: наименование документа, кем он издан или утвержден, дата и регистрационный номер документа или дата утверждения, заголовок к тексту.
Текст в форме анкеты содержит постоянную информацию об одном объекте по ряду показателей. Анкетные тексты чаще всего используются в кадровых и маркетинговых документах.
Текст в форме таблицы содержит информацию о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы широко используются в отчетных, плановых, финансовых документах.
В тексте документа должны иметься ссылки на все содержащиеся в нем таблицы.
Текст может составляться произвольно либо на основе трафаретов, содержащих постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации.
Применение трафаретных текстов позволяет значительно повысить быстроту составления документов, исключая стадии редактирования и перепечатки документов.
Реквизит 21 «Отметка о наличии приложений» не относится к числу обязательных.
В распорядительных документах сведения о наличии приложений указывают в тексте.
Сведения о наличии приложений к письмам, справкам, планам, отчетам и.т.д. оформляются в следующем порядке.
Если текст документа содержит полное наименование приложения, то отметка о наличии приложений оформляется сокращенно, например:
Приложение: на 3 л. в 3 экз.
Если документ имеет приложение, не указанное в тексте, то в отметке о его наличии необходимо указать полное наименование входящих в него документов:
Приложение: 1. Типовая инструкция по делопроизводству – на 10 л. в 2 экз.
2. Перечень документов с указанием сроков хранения – на 4 л. в 2 экз.
Если к письму прилагается документ, уже имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: Договор купли-продажи от 03.04.2006 № 54 и приложение к нему, всего на 12 л.
На сброшюрованных приложениях количество листов не указывается.
Если документ направляют нескольким адресатам, а приложение к нему – не во все адреса, это отражают в отметке о наличии приложения:
Приложение: на 3 л. в 2 экз. в первый адрес.
На приложениях в правом верхнем углу проставляется отметка, где пишется слово «Приложение», арабскими цифрами номер приложения (если их несколько), наименование, дата и номер основного документа:
Приложение № 1
к приказу директора
ЗАО «Турбина»
от 25.05.2007 № 45
Допускается выражение «Приложение № 1» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, дату и номер относительно самой длинной строки (тогда предыдущий пример будет выглядеть следующим образом):
|
Приложение № 1 к приказу директора ЗАО «Турбина» от 25.05.2007 № 45 |
Если приложением является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительного документа делается отметка: (прилагается), а на самом приложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа.
Реквизит 22 «Подпись» – это обязательный реквизит любого документа. Документ, не скрепленный личной подписью ответственного должностного лица, не является документом. Под правом подписи понимается полномочие должностных лиц на подписание тех или иных документов (в пределах своей компетенции). Делегирование права подписи обычно определено нормативными актами организации (приказом руководителя, положениями, инструкциями).
В состав указанного реквизита входят:
– наименование должности лица, подписавшего документ (с названием организации – если документ оформлен не на бланке, без названия организации – если документ оформлен на бланке);
– личная подпись;
– расшифровка подписи (инициалы и фамилия), например:
Генеральный директор
ЗАО «Бизнесконсалт» Личная подпись А.П.Игнатьев
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой, в порядке иерархии должностей. Первой указывают подпись вышестоящего должностного лица (директор, бухгалтер, начальник отдела). Подписание документа осуществляется снизу вверх, т.е. первым подписывает документ должностное лицо, низшее по должности.
Директор завода Личная подпись И.Р.Колдун
Главный бухгалтер Личная подпись О.С.Иванова
Если документ подписывают несколько равных по должности лиц, их подписи располагаются на одном уровне, например:
Директор Директор
завода «Текстильщик» завода «Красная заря»
Личная подпись С.Г.Мамаев Личная подпись А.С.Антонюк
26.05.2006 26.05.2006
Все экземпляры документов, остающиеся в делах организации, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования. Исключения составляют копии исходящих писем, в которых вместо подписей ставится отметка о заверении копии.
Документы коллегиального органа (общего собрания участников акционерного общества, совета директоров и т.п.) подписываются председателем и секретарем.
В документах, подготовленных комиссией, указывают не фактические должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии).
Председатель комиссии Личная подпись А.В.Агеев
Члены комиссии
Личная подпись С.П.Ковров
Личная подпись О.Ю.Савелькаева
Личная подпись Н.А.Реброва
Если должностное лицо отсутствует (внезапная болезнь, отсутствие на рабочем месте), документ может быть подписан его заместителем или лицом, исполняющим его обязанности. При этом в документе обязательно следует указать фактическую должность и фамилию лица подписавшего документ. В тех случаях, когда в документе заготовлена подпись, исправления можно внести от руки или машинописным способом. При этом на документе перед должностью ставят буквы «И.О.» или «зам» и указывают фактическую должность подписавшего, также исправляют фамилию. Косую черту или предлог «за», или «врио» перед наименованием должности ставить нельзя. Такая практика недопустима, она лишает документ юридической силы.
Реквизит «Подпись» располагается под реквизитами «Текст» или «Отметка о наличии приложения» (если есть этот реквизит).
Подпись нельзя отрывать от текста и печатать на отдельном листе. Если подпись не умещается после текста, то последний абзац или несколько строк переносят вместе с подписью.
В ряде случаев (для подписания приглашений, извещений, справок, внутренних документов) может быть использован штамп факсимильной подписи. Факсимиле – аналог собственноручной подписи, который является механическим воспроизведением собственноручной подписи руководителя. Использование факсимильной подписи вместо настоящей не должно противоречить закону или иным правовым актам. Согласно ст. 160 ГК РФ использование факсимильного воспроизведения подписи допускается только при наличии соглашения сторон или соответствующего нормативного акта. В кодексе речь идет о документах выходящих за пределы организации, использование клише на внутренних документах, организация самостоятельно определяет порядок использования факсимильной подписи, виды документов, которые она заверяет. Правила пользования факсимиле закрепляется изданием распорядительного документа, либо инструкцией по делопроизводству.
Использование факсимильной подписи имеет ограничения. Запрещается использование факсимиле при оформлении подлинников всех документов.
Реквизит 23 «Гриф согласования» обязателен для документов, подлежащих внутреннему или внешнему согласованию.
Согласование – это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в тексте документа, необходимое для принятия правильных управленческих решений. Согласование может осуществляться как с должностными лицами внутри организации (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование). К внешнему согласованию относится и согласование документа с общественными объединениями (советами трудовых коллективов, профсоюзными органами и т.п.).
При внутреннем согласовании применяется визирование документов, при внешнем – гриф согласования.
Гриф согласования содержит слово Согласовано без кавычек, наименование должности лица, с которым согласуется документ (включая наименование организации), личную подпись, ее расшифровку и дату:
СОГЛАСОВАНО
Начальник отдела по связям
с общественностью
ЗАО «Межстрой»
Личная подпись С.Б. Маркин
18.06.2006
При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают наличие документа (в именительном падеже) его дату и номер:
СОГЛАСОВАНО
Протокол собрания акционеров
26.04.2006 № 6
Если согласование документа осуществляется путем издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и индекс документа:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Президиума РАН
от 22.05.2006 № 08-124
Реквизит «Гриф согласования» располагается ниже реквизита «Подпись», а если грифов согласования несколько, то их, как правило, располагают на отдельном листе согласования.
Реквизит 24 «Визы согласования документа» – реквизит документа, отражающий процедуру внутреннего согласования и указывающий на согласие или несогласие заинтересованного должностного лица с содержанием документа.
Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости – должность визирующего:
Директор завода «Восход»
Личная подпись Л.С.Савушкин
29.04.2006
Если есть замечания к документу, то делается пометка об их наличии;
Замечания прилагаются.
Директор завода «Восход»
Личная подпись Л.С.Савушкин
29.04.2006
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Если в процессе визирования в проект документа вносится существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющего его сути.
Реквизит 25 «Оттиск печати» ставится на документы, требующие удостоверения подлинности подписи должностного лица, придает документу юридическую силу.
Печати подразделяются на следующие виды:
– гербовые;
– простые.
Гербовая печать круглая, в центре расположено изображение герба, а по окружности указывается полное название учреждения. Воспроизведение Государственного герба РФ является обязательным на печатях центральных органов власти, центральных органов федеральной исполнительной власти, на печатях иных органов государственной власти. Герб субъекта РФ размещается на печатях органов представительной и исполнительной власти субъектов Федерации. Герб города, района РФ размещается на печатях органов представительной и исполнительной власти города, района в соответствии с Федеральным законом от 28.08.1995 г. № 154-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ». Использование герба регламентируется соответствующими нормативными актами – федеральными законами, стандартами, нормативными актами субъектов Федерации, города, района.
В негосударственных организациях используется фирменная печать, которая приравнена к гербовой – в центре размещается эмблема организации или аббревиатура ее наименования, по окружности полное наименование организации с указанием ее организационно-правовой формы и номера ее государственной регистрации (номера в государственном реестре).
Нотариус имеет личную печать с изображением Государственного герба РФ, указанием фамилии, инициалов, должности нотариуса и места его нахождения или наименования государственной нотариальной конторы, штампы удостоверительных надписей, личные бланки или бланки государственной нотариальной конторы.
Простые печати по форме могут быть круглыми, квадратными, треугольными, прямоугольными, овальными. На таких печатях нет изображения герба, а только название организации или ее структурного подразделения. Оттисками таких печатей пользуются для заверения справок, копий документов, направляемых за пределы организации, при рассылке копий распорядительных документов, при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов и т.д.
Оттиск печати на документах заверяет подлинность подписи должностного лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется без захвата наименования должности и подписи, на специально отведенном для этого месте. Как правило, место проставления печати отмечается символом «М.П.».
Оттиск проставляемой печати и личная подпись должны быть хорошо читаемы.
Печати хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах).
В ряде нормативно-методических документов общего действия приведен примерный список документов, которые должны заверяться печатью. В делопроизводственной практике принято составлять индивидуальный список документов, на которых проставляется печать, он вводится действием приказом руководителя или является приложением к инструкции по работе с документами.
Реквизит 26 «Отметка о заверении копии документа» проставляется для придания копии юридической силы. Отметка о заверении копии документа состоит из слова «Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, личной подписи, ее расшифровки и даты заверения:
Верно
Начальник отдела по связям
с общественностью
ЗАО «Бизнесконсалт» Личная подпись С.Б.Маркин
Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, то заверительную отметку удостоверяют печатью.
Документ, отправленный по факсу, не имеет юридической силы, поэтому заверенные копии высылаются по почте.
Реквизит 27 «Отметка об исполнителе документа» обеспечивает оперативную связь с тем, кто составил документ, для разъяснения или уточнения каких-либо вопросов.
Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию имя отчество) исполнителя документа и номер его телефона.
Располагается реквизит на лицевой (если документ подлежит размножению) или обратной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу:
Ю.П.Кондратьева
248 75 39
или
Юлия Павловна Кондратьева 248 75 39
Реквизит 28 «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» проставляется только на исполненных документах, которые подшиваются в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.
Оформляют реквизит на первой странице документа на нижнем поле.
Реквизит состоит из следующих элементов:
– слово «В дело»;
– номер дела, в котором будет храниться документ (можно с указанием года);
– при отсутствии копии – ссылку на номер и дату ответного документа (если таковой имеется), который свидетельствует об исполнении;
– подпись исполнителя документа;
– дату проставления отметки.
Отметку об исполнении проставляет и датирует или сам исполнитель, или руководитель структурного подразделения, например:
В дело 13-45 за 2006 г.
Подпись 24.04.2006
или:
Направлено письмо
23.04.2006 № 01-11/201
В дело 7-1 Подпись 24.04.2006
Сообщено по телефону О.А.Антоновой 23.05.2006
В дело
Подпись 23.05.2006
Реквизит 29 «Отметка о поступлении документа в организацию» проставляется на входящих документах от руки или помощью специального регистрационного штампа.
Реквизит включает порядковый номер, дату поступления документа, по необходимости часы и минуты.
Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.
Реквизит 30 «Идентификатор электронной копии документа» – это отметка, которая проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, код оператора, дату, место изготовления и другие поисковые данные, принятые в организации.
Желательно указывать полный путь к файлу (проставляется с помощью вкладки «Колонтитул»):
С:\Приказы по личному составу\Измайлов
Организационно-распорядительная документация
В любой организации, как бы она не была мала, обращается большое разнообразие различных видов и назначения документов. В зависимости от деятельности организации это могут быть документы научно-технического характера, конструкторские, технологические, нормативные, организационно-распорядительные, учебно-методические, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статистические, по торговле, ценообразованию, по личному составу и многие другие виды.
В свою очередь, перечисленные виды документов могут различаться по способу фиксации информации, месту составления, степени сложности, степени гласности, срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, происхождению, срокам хранения, степени обязательности, унификации и характеру содержания (рисунок).
Среди перечисленного разнообразия документов, обращающихся в организации, особое место занимает основной вид управленческой документации – организационно-распорядительная документация (ОРД).
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает определение организационно-распорядительной документации следующим образом – «вид письменного документа, в котором фиксируется решения административных и организационных вопросов, а так же вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц».
Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) организационно-распорядительные документы систематизированы следующим образом:
– создание организации, предприятия;
– реорганизация организации, предприятия;
– ликвидация организации, предприятия;
– приватизация государственных и муниципальных организаций, предприятий;
– распорядительная деятельность организации, предприятия;
– организационно-нормативное регулирование деятельности организации, предприятия;
– оперативно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия;
– прием на работу;
– перевод на другую работу;
– оформление отпусков;
– оформление поощрений;
– оформление командировок;
– увольнение с работы.
Общая классификация документов
Исходя из перечисленных функций ОРД можно классифицировать следующим образом (рисунок):
– организационно-правовая документация;
– распорядительная;
– информационно-справочная и аналитическая документация.
ОРД является наиболее распространенным, многочисленным видом документации. Организационная и управленческая деятельность заключается в разработке и последующей реализации управленческих решений, документируемых в ОРД.
Документирование управленческой деятельности в конечном счете сводится к фиксации на бумаге или значительно реже на других носителях информации по установленным правилам и требованиям. Оформление ОРД осуществляется в соответствии с нормами и требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 и Типовой инструкции по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти.
Организационно-правовые документы
В процессе деятельности любой организации создаются организационно-правовые документы. Это документы, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации, статус ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие стороны деятельности организации.
К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации, положения о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах учреждения, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, регламенты работы аппарата управления (руководства), штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по документационному обеспечению), должностные инструкции работникам, правила и др.
Организационно-правовые документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Эти документы составляют правовую основу деятельности организации.
Организационно-правовые документы имеют целый ряд особенностей в подготовке и оформлении. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения. В зависимости от вида и разновидности документа они могут утверждаться вышестоящей организацией руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем самостоятельного структурного подразделения. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом.
Большинство организационно-правовых документов, за исключением штатного расписания, относится к документам неопределенного срока действия, или «бессрочным». Это выражается в том, что эти документы действуют до их отмены или
Рисунок 1 Схема ОРД
до утверждения взамен них новых. Штатное расписание, в отличие от остальных организационно-правовых документов, действует в течение одного года. При изменении характера деятельности учреждения в организационно-правовые документы могут вноситься изменения, при серьезных изменениях деятельности эти документы разрабатываются и утверждаются заново.
Для разных видов организационно-правовых документов установлен различный порядок внесения изменений. Например, изменения и дополнения в устав организации вносятся в соответствии с установленной законом процедурой – по решению высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров, участников) с обязательной регистрацией изменений в органе государственной регистрации. Изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами или распоряжениями руководителя. Изменения в положения о структурных подразделениях и должностные инструкции вносятся распорядительными документами руководителя.
Разрабатываются организационно-правовые документы руководством учреждения или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов подразделений, хорошо знающих работу организации.
Обязательными реквизитами организационно-правовых документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 являются: наименование организации – автора документа, наименование вида документа, заголовок к тексту, место составления или издания документа, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.
Многие организационно-правовые документы (инструкции, регламенты, правила, положения) оформляются с титульным листом. В этом случае на титульном листе указываются: наименование организации – автора документа, наименование вида документа, заголовок к тексту, место составления или издания документа, гриф утверждения. Подпись оформляется на последнем листе документа.
Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.
В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке согласовываются (визируются) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации.
Устав
Устав – правовой акт, представляющий собой свод правил, установленных государством или организацией в целях регулирования определенных сфер деятельности. Уставы организаций (юридических лиц) являются документами, определяющими общий порядок деятельности организации. Например, Устав открытого акционерного общества, Устав общества с ограниченной ответственностью, Устав государственного унитарного предприятия и др.
Общие положения об уставе содержатся в Гражданском кодексе Российской Федерации (часть I). Юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях определенного вида.
Устав организации утверждается его учредителями (участниками). Юридическое лицо, созданное одним учредителем, действует на основании устава, утвержденного этим учредителем.
В уставе организации определяются: наименование организации, место ее нахождения, порядок управления деятельностью и другие сведения, предусмотренные законом. В уставах некоммерческих организаций и унитарных предприятий (а в предусмотренных законом случаях и других коммерческих организаций) должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица. Предмет и цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены уставом и в случаях, когда по закону это не является обязательным.
Федеральный закон Российской Федерации «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 г. № 208-ФЗ в ст. 11 устанавливает, что устав общества является учредительным документом общества. Требования устава общества обязательны для исполнения всеми органами общества и его акционерами.
Устав акционерного общества должен содержать следующие сведения:
– полное и сокращенное фирменные наименования общества;
– место нахождения общества;
– тип общества (открытое или закрытое);
– количество, номинальную стоимость, категории (обыкновенные, привилегированные) акций и типы привилегированных акций, размещаемых обществом;
– права акционеров – владельцев акций каждой категории (типа);
– размер уставного капитала общества;
– структуру и компетенцию органов управления общества и порядок принятия ими решений;
– порядок подготовки и проведения общего собрания акционеров, в том числе перечень вопросов, решение по которым принимается органами управления общества квалифицированным большинством голосов или единогласно;
– сведения о филиалах и представительствах общества;
– иные положения, предусмотренные Федеральным законом «Об акционерных обществах».
В соответствии с Законом Российской Федерации «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ устав общества должен содержать:
– полное и сокращенное фирменные наименования общества;
– сведения о месте нахождения общества;
– сведения о составе и компетенции органов общества, в том числе о вопросах, составляющих исключительную компетенцию общего собрания участников общества, о порядке принятия органами общества решений, в том числе о вопросах, решения по которым принимаются единогласно или квалифицированным большинством голосов;
– сведения о размере уставного капитала общества;
– сведения о размере и номинальной стоимости доли каждого участника общества;
– права и обязанности участников общества;
– сведения о порядке и последствиях выхода участника общества из общества;
– сведения о порядке перехода доли (части доли) в уставном капитале общества к другому лицу;
– сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления обществом информации участникам общества и другим лицам.
Устав акционерного общества и общества с ограниченной ответственностью может дополняться другими положениями, если они не противоречат законодательству.
В устав организации могут вноситься изменения, устав может перерабатываться утверждаться в новой редакции. Решение об этом принимают органы управления (в акционерных обществах это общее собрание акционеров или совет директоров (наблюдательный совет)).
По действующему у нас законодательству юридическое лицо считается созданным не с момента утверждения устава, а с момента его государственной регистрации.
Государственная регистрация юридических лиц осуществляется в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации «О государственной регистрации юридических ли от 08.08.2001 г. № 129-ФЗ уполномоченным федеральным органом исполнительной власти: (регистрирующим органом). При государственной регистрации сведения об организации и соответствующие документы включаются регистрирующим органом в государственный реестр, определен перечень документов, представляемых юридическим лицом в регистрирующий орган при создании, реорганизации или ликвидации. В частности, при создании организации представляется устав (подлинник или нотариально заверенная копия).
Отметка о государственной регистрации созданной организации проставляется на титульном листе устава организации.
Устав оформляется на стандартных листах бумаги формата А 4. Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами. На титульном листе устава указывают: вид документа (УСТАВ), организационно-правовую форму юридического лица, его индивидуальное название, место составления документа, гриф утверждения устава учредителями или участниками (вверху справа). На подлиннике устава регистрирующий орган вверху слева проставляет отметку о регистрации устава.
Отметка о государственной регистрации заверяется печатью регистрирующего органа.
Нормативными правовыми актами установлены типовые и примерные формы уставов организаций и предприятий, различных организационно-правовых форм, например Указом Президента Российской Федерации от 01.07.1992 г. № 721 утвержден «Типовой устав акционерного: общества открытого типа»; постановлением Правительства Российской Федерации от 12.08.1994 г. № 908 утвержден «Типовой устав казенного завода (казенной фабрики, казенного хозяйства), созданного на базе ликвидированного федерального государственного предприятия»; письмом Центрального банка Российской Федерации от 15.04.1996 г. № 15-4-1/1342 предложен «Примерный устав акционерного коммерческого банка» и др.
Положение об организации
Положение об организации – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи, функции, права, ответственность, порядок деятельности. На основании положений действуют государственные и муниципальные некоммерческие организации, источником существования которых являются исключительно средства бюджета (федерального, субъекта Федерации или муниципального). В первую очередь это органы власти и управления.
Статья 52 Гражданского кодекса РФ определяет, что юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях определенного вида.
На основании положений действуют также филиалы коммерческих и некоммерческих организаций, их отделения, представительства.
Различаются положения об организациях: типовые, примерные, индивидуальные. Типовые и примерные положения разрабатываются для подведомственных организаций, отделений, филиалов, представительств, занимающих равное положение в иерархии органов управления и выполняющих одинаковую деятельность. Типовые и примерные положения являются основой для разработки индивидуальных положений.
Юридическую силу положение об организации получает после утверждения его вышестоящей организацией. Как правило, утверждение положения об организации проводится распорядительным документом (приказом, распоряжением, постановлением) вышестоящего органа управления. Положение об организации может утверждаться непосредственно руководителем вышестоящей организации без издания распорядительного документа.
Положение об организации оформляется на стандартных листах бумаги. Обязательными реквизитами положения об организации являются: гриф утверждения вышестоящего органа или организации, название вида документа, составляющее одно целое с заголовком к тексту. Гриф утверждения заверяется печатью вышестоящей организации.
Не существует нормативно установленных требований к содержанию положения об организации. Как правило, текст положения об организации включает следующие разделы:
|
Раздел |
Описание раздела |
|
1) общие положения |
указываются полное и сокращенное наименования организации, правовое основание ее деятельности (наименование правового акта, его дата и номер), определяются цели деятельности, устанавливается, чем руководствуется организация в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, имеет ли печати и бланки документов с собственным наименованием |
|
2) функции |
перечисляются действия или виды работ, которые должна выполнять организация для решения поставленных перед ней задач |
|
3) основные задачи |
формулируются цели деятельности организации или проблемы, которые призвана решать организация и которые определяют характер и основные направления ее деятельности |
|
4) права и обязанности |
содержит перечисление прав и обязанностей, которыми наделяется организация в лице ее руководителя. Право – это юридически узаконенная возможность запрещать или требовать выполнения каких-либо действий. Права устанавливаются в объеме, необходимом для реализации возложенных на организацию функций. К правам относится: право на издание распорядительных и нормативных документов; право на ведение переписки; право давать распоряжения и указания подчиненным подразделениям и лицам; право представительствовать в вышестоящих и иных органах; право запрашивать информацию в других организациях и др. Под обязанностями понимаются действия, которые организация должна выполнять для реализации своих функций |
|
5) руководство |
устанавливается, кем осуществляется руководство организацией, на каких принципах, кем назначается и освобождается от должности руководитель, а также сфера его компетенции |
|
6) взаимоотношения |
|
|
7) контроль, проверка и ревизия деятельности |
устанавливает, кем осуществляю: контроль, проверки и ревизии финансово-хозяйственной деятельности, их периодичность или сроки, порядок представления итоговых документов |
|
8) реорганизация и ликвидация |
устанавливается, в каком порядке и кем осуществляется реорганизация и ликвидация организации |
Структура и штатная численность
Структура и штатная численность – правовой акт, регламентирующий состав структурных подразделений организации, общую штатную численность и численность структурных подразделений.
|
Закрытое акционерное общество « |
Утверждена Советом директоров ЗАО « Протокол № 6 от 15.04.2003 г. |
|
|
СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ |
||
|
Москва |
||
|
Код подразделения |
Наименование подразделения |
Штатная численность, чел. |
|
01 |
Руководство |
3 |
|
02 |
Бухгалтерия |
2 |
|
03 |
Юридический отдел |
1 |
|
04 |
||
|
05 |
||
|
06 |
||
|
Всего: |
Рисунок Образец документа, регламентирующего структуру
и штатную численность организации
Составление документа, определяющего структуру и штатную численность организации, может быть предусмотрено Уставом (положением) об организации. Проект этого документа по поручению руководителя организации готовится отделом кадров, визируется заинтересованным лицами и подразделениями, заместителями руководителя, руководителем планово-экономического подразделения или службы персонала и утверждается руководителем организации.
Структура и штатная численность организации, как правило, утверждаются на календарный год. Изменения в документ вносятся приказом руководителя организации.
В тексте документа указываются коды структурных подразделений, их наименования и штатная численность.
Штатное расписание
Штатное расписание – правовой акт, устанавливающий штатную численность организации, став должностей и размеры оплаты труда работников. Форма штатного расписания утвержден: постановлением Госкомстата от 06.04.2001 г. № 26 (форма Т-3 в Альбоме форм первичной учетной документации). Штатное расписание разрабатывается и действует в течение одного календарного года. Разработкой штатного расписания занимаются, как правило, два структурных подразделения совместно – планово-экономическое подразделение и служба персонала (кадров).
В штатном расписании фиксируются сведения:
– структурное подразделение (наименование и код);
– профессия (должность);
– количество штатных единиц;
– оклад (тарифная ставка);
– надбавки;
– месячный фонд заработной платы;
– примечания.
Штатное расписание визируется руководителями всех структурных подразделений организации, в том числе главным бухгалтером, главными специалистами (главным инженером, главным механиком и др.), заместителями руководителя организации, утверждается приказом (распоряжением) руководителя. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.
Положение о структурном подразделении, коллегиальном или совещательном органе организации
Положение о структурном подразделении – правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений и иных органов учреждения, организации, предприятия. Различаются положения о:
– структурных подразделениях;
– коллегиальных и совещательных органах (комиссия, совет, правление, совещание). Положения разрабатываются как для постоянно действующих коллегиальных и совещательных органов, так и для временно действующих.
Унифицированная форма № Т-3
Утверждена постановлением Госкомстата
России от 06.04.2001 № 26
|
Код |
||
|
Форма по ОКУД |
0301017 |
|
|
по ОКПО |
||
|
наименование организации |
||
|
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ |
||
|
на «____»________________ 20__ года |
УТВЕРЖДЕНО
Приказ от «___» ___20__г. №__
Штат в количестве ____единиц
с месячным фондом заработной
платы _____________рублей
|
Структурное подразделение |
Профессия (должность |
Количество штатных единиц |
Оклад (тарифная ставка), руб. |
Надбавка |
Месячный фонд заработной платы |
Примечание |
|||
|
Наименование |
код |
||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
|
и т.д. |
|||||||||
|
Итого по листу |
|||||||||
|
Итого по документу |
Руководители структурных
Подразделений
|
должность |
подпись |
расшифровка подписи |
|
должность |
подпись |
расшифровка подписи |
Главный бухгалтер
|
должность |
подпись |
расшифровка подписи |
Рисунок Форма Т-3 Штатное расписание
Положения о подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. На основе типового положения разрабатываются документы для определенного структурного подразделения.
Положения о подразделениях оформляются на общем бланке организации, утверждаются непосредственно руководителем организации, подписываются руководителем подразделения или, соответственно, руководителем коллегиального или совещательного органа. Положения о подразделениях могут утверждаться распорядительным документом (постановлением, приказом, распоряжением), если одновременно с утверждением документа необходимо дать поручения, связанные с его применением.
Обязательными реквизитами положения о подразделении являются: наименование организации, гриф утверждения, место издания, наименование вида документа с заголовком к тексту, текст, подпись, визы. Положения о подразделениях визируются руководителем службы персонала, юристом, заместителями руководителя организации, курирующими соответствующие подразделения, а также руководителями других подразделений, с которыми данное подразделение взаимодействует в работе.
Текст положения о подразделении, как правило, состоит из следующих разделов:
|
Раздел |
Описание раздела |
|
1) общие положения |
указываются: полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати |
|
2) основные задачи |
формулируются цели, стоящие перед подразделением, или проблемы, которые призвано решать подразделение в своей деятельности |
|
3) функции |
устанавливаются виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения |
|
4) права и обязанности |
|
|
5) ответственность |
устанавливает виды дисциплинарной, административной и при необходимости – уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей |
|
6) взаимоотношения |
регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им, а также указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия |
Если подразделение имеет внутреннюю структуру, т. е. состоит из секторов, отделов, групп, бюро и др., в положение включается раздел «Структура», как правило, после раздела «Основные задачи», а на каждое подразделение в составе крупной структурной единицы разрабатываются самостоятельные положения.
Должностная инструкция
Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающим условия для его эффективной работы.
Первичным элементом структуры управления является служебная должность. Формирование системы должностей зависит от объема, состава, характера функций, выполняемых в организации, от сложившегося разделения и кооперации труда работников.
Должностные инструкции играют организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Они позволяют обеспечить четкое разграничение обязанностей и прав между работниками, исключить параллелизм в выполнении отдельных работ, позволяют обеспечить взаимосвязь в работе сотрудников, занимающих различные должности. Кроме того, они позволяют осуществить объективную оценку деятельности работников, являются нормативной основой для применения к ним мер воздействия.
При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их – строению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. При этом они должны отражать весь круг должностных обязанностей, полномочий и ответственности работника, иметь четкие и краткие формулировки, быть гибкими и динамичными.
Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием, кроме должности руководителя подразделения, деятельность котором регламентирует положение о подразделении.
Должностные инструкции разрабатываются на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного постановлением Минтруда России от 21.08.1998 г. № 37 (с изм. и доп.).
При разработке должностных инструкций для государственных служащих используются Рекомендации по разработке должностных инструкций (должностных обязанностей) по должностям государственных служащих федеральных органов исполнительной власти (письмо Минтруда России от 13.03.1996 г.).
Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, гриф утвержден: название вида документа и заголовок к тексту, место составления, подпись.
Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, утверждается руководителем организации или заместителем руководителя, курирующим данное подразделение. Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений, руководителем службы персонала, юристом, а также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.
После утверждения на подлиннике должностной инструкции работник проставляет ознакомительную визу: С инструкцией ознакомлен, дата, подпись.
Текст должностной инструкции, как правило, состоит из разделов:
|
Раздел |
Описание раздела |
|
1) общие положения |
включает: наименование должности с обозначением структурного подразделения; кому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения на должность и освобождения от должности; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник, занимающий данную должность; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы); требования к специальным знаниям и навыкам |
|
2) должностные обязанности |
устанавливается конкретное содержание деятельно сти работника. В разделе указывают: – участок работы, закрепленный за работником (группа решаемых вопросов, направлений работы или перечня курируемых объектов); – виды работ, выполняемых работником (следует определять их не только по содержанию, но и по организационно-правовому характеру: «руководит», «готовит», «утверждает», «рассматривает», «исполняет», «обеспечивает» и т. п.). При перечислении обязанностей их следует разбить на группы: – обязанности по разработке, подготовке или участию в составлении документов по конк ретным вопросам, находящимся в компетенции работника (приказов, инструкций и т. п.); – обязанности по своевременному и качественному сбору, обработке, анализу и использованию информации (сводок, отчетов, правок, устной информации и т. п.); – обязанности по использованию работником организационных, методических, инструк торских, контрольно-инспекторских и других форм работы (выезды на места, созыв сове щаний или участие в них, проведение семинаров, консультаций, инструктажей и т. п.); – обязанности по соблюдению сроков выполнения конкретных действий |
|
3) права |
устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие реализацию возложенных на него обязанностей: – право принимать решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в пределах компетенции; – право обращаться с предложениями к вышестоящему руководителю; – право представительствовать от имени подразделения или организации в других организа циях и пределы представительства; – право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к деятельности работника; – право требовать необходимую для выполнения возложенных функций информацию (ста тистическую, экономическую, управленческую и др.); – право требовать определенных действий от других работников |
|
4) ответственность |
устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной |
|
5) взаимоотношения |
указывается: от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет; с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов; с кем осуществляет совместную подготовку документов и другие вопросы информационных взаимосвязей работника с иными подразделениями, лицами, организациями |
Распорядительные документы
Руководство любой организации независимо от организационно-правовой формы характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и соответственно издавать распорядительные документы.
Основное предназначение распорядительных документов – регулирование и координация деятельности, позволяющие организации достигать поставленных целей и получать максимальный: эффект от своей деятельности. Распорядительные документы содержат управленческие решения обязательные для выполнения. Эти решения могут быть направлены на совершенствование организационной структуры учреждения, выбор средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам, от управляющего органа к управляемому. С юридической точки зрения распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания органа управления. Распорядительные документы могут иметь нормативный характер. Нормативный правовой акт – письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции направленный на установление, изменение или отмену правовых норм, т.е. общеобязательных государственных предписаний постоянного или временного характера, рассчитанных на многократное применение.
Федеральные органы исполнительной власти издают нормативные правовые акты в форме постановлений, указов, приказов, распоряжений, правил, инструкций, положений. В соответствии с конституцией Президент РФ издает указы и распоряжения.
Такие нормативные акты подразделяются на:
– акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан РФ;
– акты межведомственного характера;
– акты, регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями, предприятиями и организациями.
С документоведческой точки зрения постановления, инструкции, положения, правила относятся к организационно-правовым документам, а постановления, приказы и распоряжения к распорядительным.
Нормативные акты подлежат регистрации в Министерстве юстиции РФ. Порядок подготовки, разработки, оформления нормативных правовых актов установлен в постановлении Правительства РФ от 13.08.1997 г. № 1009 «Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации». Эти Правила определяют процедуру подготовки проекта нормативного правового акта, его согласования, подписания, утверждения, оформления, сроки подготовки и порядок его государственной регистрации. При нарушении требований, изложенных в правилах, документ не вступает в силу.
Основанием для издания распорядительного документа может быть:
– необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;
– необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.
Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими организациями.
С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:
– документы, издаваемые в условиях коллегиальности;
– документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.
В первом случае решение принимается совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и.т.п.) Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать поставленные вопросы деятельности организации. На основе коллегиальности действуют федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов Федерации и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ.
В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Такой вид принятия решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителя за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов РФ, муниципальные образования, исполнительные руководители организаций, учреждений и предприятий, фирм (генеральный, директор, директор, исполнительный директор, председатель правления и др.).
В органах управления, действующих на основе коллегиальности, их руководители наделяются правом принимать единоличные решения по определенному кругу вопросов, как правило, касающемуся внутренней деятельности организации – ее кадрового состава, материально и иного обеспечения и некоторых других.
В условиях коллегиального принятия решений, издаются постановления, реже – решения.
При единоличном принятии решений издаются приказы, распоряжения.
Виды распорядительных документов, издаваемых организацией, устанавливаются ее учредительными документами – уставом или положением.
Приказ
Приказ – правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа власти и управления учреждения, организации, предприятия в целях разрешения организационных, финансов кадровых и иных вопросов их деятельности.
Приказы издаются по вопросам основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственной деятельности.
Проекты приказов по основной деятельности по поручению руководителя организации разрабатываются руководителями структурных подразделений с привлечением ведущих специалистов или в инициативном порядке по согласованию с руководством организации.
При оформлении приказов используются следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Федерации или герб муниципального образования), эмблем (товарный знак или знак обслуживания), наименование организации, название вида документа (приказ), дата, регистрационный номер документа, место издания, заголовок к тексту, текс подпись, визы.
Герб (Государственный, субъекта Федерации или муниципального образования) изображается на бланке только в случае, если в соответствии с действующим законодательством организации предоставлено это право. Организации, не имеющие права изображать на бланках документов герб, но имеющие эмблему, товарный знак (знак обслуживания), помещают их изображение на бланках приказов.
Приказы, издаваемые в организации, не должны противоречить Конституции Российской федерации, законодательству Российской Федерации, указам и распоряжениям Президента Российской Федерации, постановлениям и распоряжениям Правительства Российской Федерации, международным обязательствам Российской Федерации, Уставу организации, ранее изданным приказам данной организации.
Приказы по основной деятельности издаются:
– во исполнение нормативных правовых актов вышестоящих органов власти и управления;
– в целях осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.
Ответственность за качество подготовки проектов приказов несут руководители подразделений, которые эти проекты разрабатывают.
Проекты приказов по основной деятельности составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, чтобы содержащиеся в приказах поручения были конкретными и реальными, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали необходимость в последующем корректировки принятых решений в связи с неполнотой или недоработкой изданного приказа.
Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован четко, кратко, выражая основное содержание документа. Заголовок должен отвечать на вопрос «о чем?»:
«О проведении аттестации персонала организации»;
«О создании постоянно действующей экспертной комиссии»;
«Об упорядочении делопроизводства и исключении случаев утери документов».
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования действий может выступать:
– ссылка на нормативный правовой акт вышестоящего органа или собственные ранее из данные акты с указанием названия документа, даты, номера, заголовка к тексту;
– формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов или событий, послуживших причиной издания приказа.
Например:
«В соответствии с приказом генерального директора от 27.05.2003 г. № 96 «О повышении исполнительской дисциплины и ответственности работников»
ПРИКАЗЫВАЮ:...»
«В целях организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, их отбору на архивное хранение и к уничтожению
ПРИКАЗЫВАЮ:...»
При ссылке на утвержденный документ указывается, каким органом (должностным лицом) и когда утвержден документ:
«В соответствии с Положением о порядке рассмотрения жалоб, утвержденным приказом директора Фе деральной авиационной службы России 29.08.2001 г. № 125, ПРИКАЗЫВАЮ:...»
Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Распорядительная часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается; прописными буквами без разрядки с новой строки от абзаца. Распорядительная часть содержит поручения, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт. Каждый пункт распорядительной части включает:
– наименование должности, фамилии, инициалов исполнителя или исполнителей;
– поручение;
– срок выполнения поручения.
При наличии промежуточных сроков выполнения или при разбивке предписываемого действия на отдельные задания каждое из них формулируется отдельным подпунктом. Каждый пункт или подпункт распорядительной части проекта приказа содержит только одно задание с одним сроком исполнения.
Срок исполнения в пунктах и подпунктах распорядительной части приказа не указывается в случаях, если предписываемые действия носят регулярный или нормативный характер и их выполнение предписывается на весь период действия данного приказа. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается.
Не указываются исполнители и сроки исполнения в распорядительной части приказа, если действия носят организационный характер, например:
«1. Утвердить Положение об управлении государственной службы».
Если проект приказа отменяет полностью или частично ранее изданные приказы по тому же вопросу, то в предпоследнем пункте проекта приказа необходимо их перечислить, например:
«4. Признать утратившими силу приказы генерального директора от 05.08.1999 г. № 75 «Об утверждение Инструкции о порядке работы с обращениями граждан» и от 01.03.1998 г. № 37 «Об утверждении Положения о приемной».
Последний пункт приказа – пункт о контроле, в нем указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия, например:
9. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора по работе с персоналом Ратникова П.Р.».
Пункты и подпункты распорядительной части приказа нумеруются арабскими цифрами следующим образом: 1.; 1.1.; 1.2.; 1.3.; 2.; 2.1.; 2.2.; 2.3.; 3. ит. д. При составлении приказа необходимо:
– увязывать содержащиеся в нем предложения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий;
– излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования;
– намечать конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;
– обеспечивать юридически правильное (однозначное) написание упоминаемых в нем наименований ведомств, предприятий, организаций и учреждений, должностей;
– указывать структурные подразделения и должностные лица, на которые возлагается контроль за исполнением приказа;
соблюдать сроки подготовки проектов приказов, установленные руководством организации;
– указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу.
Текст приказа должен быть написан ясно, доходчиво, с соблюдением всех грамматических правил. Следует избегать сложных придаточных предложений и большого числа причастных и деепричастных оборотов. Специальные (технические) термины нужно употреблять в пределах необходимости и только общепринятые. В тексте приказа нельзя употреблять произвольные сокращения и сокращенные наименования организаций, структурных подразделений, должностей. Недопустимо применение разных, хотя и равнозначных, терминов для обозначения одного и того же понятия. Неуместно употреблять в приказе всякого рода пожелания и выражения типа: «поднять уровень», «обратить внимание», «усилить контроль» и т. п.
При большом объеме текста в проекте приказа излагаются лишь основные вопросы, остальной текст – в приложениях к приказу. При наличии приложений (графики, схемы, таблицы, списки, организационно-правовые документы – положения, инструкции, правила, регламенты и т.д.) в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки.
На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) с указанием, к какому приказу или пункту приказа относится приложение:
Приложение № 2
к приказу генерального
директора
от 5 октября 2012 г. № 208
Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка:... (прилагается), а на самом приложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа:
(Инструкция) УТВЕРЖДЕНА
приказом президента
ОАО «Корунд»
от 10.02.2003 г. № 35
Приложения являются неотъемлемой частью приказа. Издание вместе с приказом приложений, не упомянутых в тексте приказание допускается.
Приложения к приказу должны иметь соответствующие названия (список, перечень, план, график и т. п.). Каждое приложение визируется на последнем листе приложения руководителем подразделения, готовившим приложение к проекту документа, или его вышестоящим руководителем.
До представления на подпись проект приказа визируется руководителями всех заинтересованных подразделений и юридической службой. Имеющиеся у должностного лица возражения по проекту распорядительного документа излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту документа, а виза дополняется фразой «Имеются замечания» или «Замечания прилагаются».
Если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному согласованию должностными лицами; если вносятся редакционные Уточнения, не изменяющие его содержания, повторного согласования не требуется.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта приказа или на отдельном листе согласования: после слова СОГЛАСОВАНО указываются должности и фамилии лиц, визирующих проект документа. Подпись должностного лица при визировании проекта приказа; сопровождается датой.
При визировании проекта приказа необходимо проверить правильность его оформления и соответствие требованиям, предъявляемым к составлению приказов, отсутствие в нем противоречий ранее изданным приказам. Юридическая служба при визировании проекта должна определить целесообразность оформления данного вопроса приказом, соответствие проекта приказа действующему законодательству, проверить отсутствие противоречий ранее изданным приказам.
Под визами оформляется отметка о рассылке с указанием фамилий руководителей, которым рассылается экземпляр приказа. Под отметкой о рассылке в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа приказа проставляется отметка об исполнителе, состоящая из фамилии исполнителя (составителя проекта) и номера его служебного телефона. Сведения о рассылке приказа могут оформляться на отдельном листе рассылки.
Распоряжение
Распоряжение – правовой акт, издаваемый руководителем учреждения, организации, предприятия, действующим единолично. Правом издавать распоряжения могут наделяться заместители руководителя организации по вопросам их компетенции, руководители самостоятельных структурных подразделений (управлений, департаментов, отделов, цехов, лабораторий и др.), а также главные специалисты организации (главный инженер, главный механик, главный энергетик и др.).
Право издания распоряжений руководителем организации закрепляется в учредительных документах (уставе, положении), право издания распоряжений другими должностными лицами: закрепляется в организационно-правовых и распорядительных документах (положениях о подразделениях и должностях, должностных инструкциях, приказе о распределении обязанностей между руководством организации).
Оформляются распоряжения в целом так же, как и приказы по основной деятельности. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ», которое, также как в приказах, печатается отдельной строкой прописными буквами, или без какого-либо слова, т. е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия.
Информационно-справочные документы
Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы: акты, справки, сводки, докладные записки, предложения, переписка и др.
Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго определенным образом, как распорядительные документы, но сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря – инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия
Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.
Протокол заседания
Протокол заседания – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия ре шений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.
Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным орга ном или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятель ности организаций, следует отличать протоколы следственных, судебных, административных органов (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного про исшествия и др.), а также протоколы договорного типа – протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.
Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и времен ных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).
Протоколы оформляются на основании черновых записей, ведущихся во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, тезисов, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если заседание стенографировалось, после заседания стенограмма рас шифровывается, оформляется и прилагается к протоколу (в этом случае допустимо вести крат кую форму протокола). Если ход заседания записывался на магнитофонную ленту, после со ставления и оформления протокола звукозапись хранится еще некоторое время (как правило, до полугода).
Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре (ответственном секретаре) кол легиального органа или секретаре руководителя. Секретарь несет ответственность за правиль ность записей в протоколе.
Существует два вида протоколов: полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимает руководи тель коллегиального органа или руководитель организации.
Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида доку мента – «ПРОТОКОЛ» или на специальном бланке протокола. Обязательными реквизитами 1 протокола являются: наименование организации, название вида документа, дата и номер прото кола, заголовок к тексту, подписи.
В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа или заседания. Заголо вок грамматически согласуется с названием вида документа, например: «Протокол общего со брания акционеров»; «Протокол заседания правления».
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется идентично в полной и в краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников больше 15 человек, их фамилии не указываются, а делается отметка – «Список участников прилагается»), повестка дня.
Фамилии присутствующих записываются в протокол в алфавитном порядке с указанием мес та работы и должности. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должно сти присутствующих не указываются.
Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагаются по пени их сложности и важности. Вопросы формулируются в именительном падеже без предлогов? «о», «об». Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.
Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
В разделе «СЛУШАЛИ» в кратких протоколах дается фамилия выступавшего (докладчики и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся: фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: (текст доклада прилагается).
В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.
В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение. Решение формулируется кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникало двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании.
Постановляющая часть может подразделяться на пункты. Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. О наличии особого мнения делается запись в протоколе после записи решения.
Протокол заседания подписывается председателем и секретарем. В особо важных случаях выступавшие должны визировать протокол, визы проставляются на левом поле документа, на уровне записи выступления.
Датой протокола является дата протоколируемого события. Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания.
Отдельные виды протоколов (протоколы заседания технических, экспертных советов, комиссий, протоколы испытаний и некоторые другие) утверждаются руководителем организации или вышестоящего органа.
Допускается сокращенный вариант оформления протокола, при котором слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) не печатаются. После цифры, обозначающей номер вопроса в повестке дня, печатается содержание вопроса (пункт повестки дня). Последняя строка содержания вопроса подчеркивается, и под чертой печатаются фамилии докладчика и выступивших в обсуждении (первой указывается фамилия основного докладчика, а фамилии выступивших – в порядке их выступления). После указания фамилии при необходимости кратко излагается суть рассматриваемого вопроса, а ниже – решение (постановление).
Акт
Акт – документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.
Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности, испытаний (образцов, систем, технологий); приема-сдачи (материальных ценностей, документов); приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей); ревизии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации и т. д.
Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие не только фиксируют установ ленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.
Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным доку ментом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комис сиями на регулярной основе.
Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное от ражение в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.
Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта с унифици рованным текстом (для актов с постоянно повторяющейся информацией).
Обязательными реквизитами акта являются: название организации, название вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпи си, в необходимых случаях – гриф утверждения (см. приложения 26 и 27).
Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт», например: «Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности института», «Акт ликвидации торгово-заку почного кооператива «Феникс», «Акт списания материальных ценностей».
Датой акта является дата его составления.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указывается основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), председатель и члены комиссии. В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать материал, представленный в виде таблицы.
При необходимости допускается включать в акт заключительную часть, которая должна со держать решения, выводы или заключения комиссии, составившей его.
В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахожде ние. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).
При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составле нии. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.
В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются ру ководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.
Докладная записка
Докладная записка – документ, адресованный руководителю организации, содержащий обстоя тельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фак тах стравляется руководителю подразделения или организации. Докладные записки составляются инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя в случаях, когда разрешения ситуации требуется принятие решения вышестоящим руководством.
Докладные записки составляются на стандартном листе бумаги формата А4. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата и номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части – анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения, в третьей – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринят! Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит описании сложившейся ситуации, выводы и предложения составителя.
Докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю под разделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю организации
Предложение
Предложение – служебный документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу.
Предложения по служебной, административной деятельности отличаются от коммерчески; предложений, которые, как правило, оформляются в виде письма-приглашения.
Предложение составляется аналогично докладной записке, но, как правило, по указанию руководства. Текст предложения может состоять из двух частей: обоснования и заключения (перечня предложений), или только из одной части – конкретных предложений. Указание руководителя о подготовке предложений по какому-либо вопросу, как правило, дается одновременно не скольким или всем структурным подразделениям организации.
Предложения составляются руководителями подразделений и специалистами, представляются руководству, подписываются составителем. В органах власти и управления предложения могут представляться в вышестоящие органы по вопросам, решение которых находится в компетенции вышестоящего органа.
На основе предложений готовятся планы, программы, распорядительные документы и др.
Обязательными реквизитами предложения являются: наименование структурного подразделения (наименование организации), наименование вида документа (ПРЕДЛОЖЕНИЕ), и регистрационный номер документа, заголовок к тексту, адресат (должностное лицо), текст подпись.
Служебная записка
Служебная записка – документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемые работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.
Служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др.
Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется руководители структурного подразделения или иному должностному лицу.
Обязательными реквизитами служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к текс адресат, текст, подпись.
Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей – обоснования (изложение причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т. п.
Служебная записка подписывается составителем или руководителем подразделения.
Объяснительная записка
Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему долж ностному лицу.
Объяснительные записки, как правило, составляются в случае нарушения трудовой дисцип лины, служебных нарушений, вызванных неправильными действиями или поведением кого-либо из работников организации.
Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретно му должностному лицу. Реквизитами объяснительной записки являются: наименование струк турного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.
Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послу жившие поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.
Объяснительная записка подписывается составителем.
Справка
Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения биографи ческого или служебного характера.
Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как пра вило, вышестоящую организацию, справки внутренние составляются для представления руко водству организации или на рассмотрение коллегиального органа.
Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние – на стандарт ном листе бумаги формата А4 аналогично докладной записке с теми же реквизитами.
Заголовок к тексту справки может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например: «Справка о комплектовании книжных фондов: «в 1-м полугодии 2003 г.», «Справка о количестве посадочных мест, предоставленных авиакомпанией «Россия» в 2002 г.». Справки такого рода носят отчетный характер.
Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй – приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если информация, представленная в справке, может быть разбита на тематические блоки, в тексте справки выде ляют разделы, нумеруемые арабскими цифрами и имеющие собственные заголовки. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы.
Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из разделов.
Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителем. Если справка содержит сведения финансового характера, она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и заверяется печатью. Внутренние справки подписываются руко водителем структурного подразделения или специалистом-составителем.
Справки, составляемые для подтверждения сведений библиографического или служебного характера, составляются на бланках формата А5, подписываются двумя лицами – руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров, заверяются печатью. Для таких справок в организациях используются унифицированные бланки с трафаретным текстом.
Сводка
Сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, требований и т. д.). Как правило, в сводке концентрируются данные из различных источников по определенным параметрам, связанным одной темой. Сводка может содержать данные только из одного источника в случае их систематизации, логической переработки, обобщения.
В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.
В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка.
Обязательными реквизитами сводки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа (СВОДКА), дата документа, регистрационный номер, адресат, за| головок к тексту, текст, подпись.
Текст сводки, как правило, оформляется в виде таблицы.
Сводка подписывается руководителем подразделения или составителем, при ее направлении в другую организацию – руководителем организации.
Заключение, отзыв
Заключение (отзыв) – документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.
Заключения (отзывы) составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты), проекты стандартов, по результатам анализа представленных данных и др.
Заключение (отзыв) может быть оформлено на общем бланке организации, если оно подпи сывается руководителем организации или его заместителями, или на стандартных листах бумаги; если заключение подписывается специалистом организации или группой специалистов организации. Если заключение (отзыв) составлено не на бланке, подпись составителя заверяется печатью организации.
Обязательными реквизитами заключения (отзыва) являются: наименование вида документа дата документа, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись.
Текст заключения (отзыва) состоит из двух частей: в первой части дается краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть текста заключения (отзыва) может состоять из отдельных; пунктов, нумеруемых арабскими цифрами.
Если заключение (отзыв) составляется на проект документа, то при отсутствии замечаний, и предложений в заключении указывается: «С проектом... согласны» или «По проекту... замечаний нет».
При отправке заключения (отзыва), составленного не на бланке организации, в другое учреждение составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя.
Перечень, список
Перечень – документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объек тов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требо ваний.
Список – документ, также содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определен ном порядке, но составленный в целях информирования или регистрации.
Перечень (список) может быть самостоятельным документом или составлять приложение к распорядительному документу. Оформляются перечни (списки) на стандартных листах бумаги формата А4. Если перечень (список) является самостоятельным документом, он оформляется с титульным листом, на котором указывается наименование документа, заголовок к тексту, мес то издания, год, гриф утверждения. Текст перечня (списка), как правило, оформляется в виде таблицы.
Перечни в большинстве своем являются утверждаемыми документами. Перечни утверждают ся руководителем организации или вышестоящим органом. Списки, как правило, не относятся к утверждаемым документам, хотя исключить возможность утверждения списка нельзя.
Порядок составления и форма конкретных разновидностей перечней регламентируются со ответствующими инструкциями, указаниями, методическими документами.
Текст списка, как правило, излагается в виде перечисления наименований объектов, предме тов, лиц, нумеруемых арабскими цифрами, или в табличной форме. Список подписывается долж ностным лицом, составившим его, при необходимости – руководителем организации. Списки, являющиеся приложениями к распорядительным документам, визируются составителем.
Переписка
Общая характеристика служебной переписки
Переписка – обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение и др.), обес печивающих оперативный информационный обмен между организациями. Переписка исполь зуется для реализации информационных связей между организациями, как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения.
Содержанием переписки могут быть запрос, уведомление, согласие, претензия, напомина ние, требование, разъяснение, подтверждение, просьба, рекомендация, гарантия, приглаше ние и др.
Для осуществления информационного обмена в управленческой деятельности наиболее ши роко используются служебные, или деловые, письма, пересылаемые по почте или посредством факсимильной связи. При составлении и оформлении служебных писем должны соблюдаться следующие требования:
деловое письмо составляется на специальном бланке письма формата А4 или А5 и подпи сывается руководителем организации или его заместителями в соответствии с предостав ленной им компетенцией;
деловое письмо должно быть посвящено одному вопросу, в письме может рассматриваться два и более вопросов, только если они взаимосвязаны и по ним будет приниматься одно решение;
письмо не должно быть большим по объему, основная масса писем – до одной страницы текста (в исключительных случаях, когда речь идет о сложных проблемах, требующих де тального описания и анализа, письмо может содержать до 5 страниц текста);
инициативное письмо (просьба, запрос, требование и др.) требуют обязательного ответа, даже если этот ответ отрицательный;
письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без грубых помарок и исправлений;
независимо от содержания письмо должно излагаться официально-деловым стилем, содержать объективные сведения о событиях, иметь достаточную аргументацию, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.
Для ведения переписки используются бланки писем организации, структурных подразделений, должностных лиц. Письма структурного подразделения используются в том случае, если руководитель наделен правом подписывать письма.
Даже прекрасно владеющие языком люди иногда испытывают трудности при составлении простого делового письма.
Деловые письма составляются для информирования корреспондента, сообщения ему сведений, которые чрезвычайно важны или иметь потенциальный интерес. Письма пишут с целью установления контакта, налаживания связей, чтобы в дальнейшем можно было осуществлять совместную деятельность, совершать сделки и т.д. Деловое письмо – это средство оперативного информационного обмена при реализации совместной деятельности. Письмо может использоваться как подтверждение устных договоренностей, как напоминание и т.д.
Для того чтобы деловое письмо было эффективным, оно не должно быть длинным. Необходимо выражать свои мысли сжато, просто и понятно. В письме должна быть только та информация, которая непосредственно относится к делу. В деловом письме не нежно употреблять сложные языковые обороты, сложные понятия, письмо не должно быть сухим, оно должно заинтересовать адресата. Даже если сама ситуация достаточно напряженная, вызывает серьезные опасения или обеспокоенность, в письме следует сдерживать эмоции, тон письма должен быть внешне спокойным. В деловом письме недопустима фамильярность.
