Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТРОИТЕЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ФАКУЛЬТЕТ «ИНЖЕНЕРНО-АРХИТЕКТУРНЫЙ»
РЕФЕРАТ
По дисциплине: "Этика делового общения"
На тему: «Язык служебных документов»
Выполнил:
Студент группы Э-2-А
Бедретдинова В.И.
Проверил:
Белухина Светлана Николаевна
МОСКВА, 2013 Г.
СОДЕРЖАНИЕ:
|
3 |
|
4 |
|
16 |
|
17 |
В этом реферате я решила разобрать вопрос языка служебных документов.
Для меня, как для человека, работающего в офисе, этот реферат стал не только интересным, но и полезным, в моей профессиональной деятельности.
Очень часто, на работе, когда мне нужно составить документы, служебное письмо или сопроводительные письма к выполненной работе, уходит много времени, так как язык этих документов очень трудный и сложный. В таком документе не напишешь простыми словами, которыми мы разговариваем в жизни. Здесь возникает трудность, по крайней мере, для меня.
Как лучше сформулировать свою мысль на бумаге так, чтобы человек, читающий этот документ или письмо, мог сделать заключение о моей образованности (в лучшую сторону) и вообще, понять, с кем он имеет дело.
Это очень важно, не просто правильно описать информацию в документе, написать ее грамотно, в то же время по-деловому, но не переборщить с выражениями, чтобы документ оставался понятным и не был вычурным.
Я решила, наконец, выяснить для себя многие вопросы с грамотным составлением документов, со стороны русского языка. Задание по этой дисциплине явилось для меня прекрасной возможностью, изучить этот вопрос.
ДЕЛОВАЯ РЕЧЬ, ДЕЛОВОЙ ЯЗЫК, ДЕЛОВОЕ СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО — понятия определенные. Деловой язык — это язык официальных взаимоотношений, это литературный язык.
Каждому из нас приходится составлять деловые тексты. При поступлении на работу мы пишем заявление о приеме, у многих возникает необходимость подготовить текст служебного письма, составить акт, оформить протокол или написать отчет.
Но чтобы правильно и быстро составить подобный текст, важно хотя бы в общих чертах знать особенности языка служебных документов и предъявляемые к нему требования. Невыполнение этих требований в лучшем случае затрудняет работу с документом, в худшем — лишает его практической и юридической значимости.
Лингвисты единодушны в том, что язык служебных документов — это набор клише, штампов, стандартов. Дело в том, что особенностью современного этапа развития служебных документов является их унификация. Унификация текстов рассматривается как выбор одного языкового варианта из нескольких возможных способов передачи одной и той же единицы информации.
Традиции и обычаи в документировании оказались очень живучими.
И сейчас еще встречаются устаревшие термины, архаизмы, словосочетания, речевые штампы, канцеляризмы:
"коим образам"
"прошу не отказать"
"при этом направляем"
"дана настоящая" и др.
Архаизм — лексическая единица, вышедшая из употребления, хотя соответствующий предмет (явление) остаётся в реальной жизни и получает другие названия (устаревшие слова, вытесненные или замененные современными синонимами). Причина появления архаизмов — в развитии языка, в обновлении его словаря: на смену одним словам приходят другие.
Речевые штампы - это слова и выражения, лишенные образности, эмоционально тусклые, значения которых затерты частым употреблением без учета контекста. Они обедняют речь, заполняют ее шаблонными оборотами, убивают живое изложение.
Именно неоправданному смешению стилей мы обязаны тем, что в русском языке существует ужасный псевдостиль - канцелярит. Он создается тогда, когда речевые средства официально-делового стиля используются в чуждом для них контексте. В таком случае они становятся канцеляризмами.
Употребление слов и словосочетаний:
"наличие"
"за неимением"
"во избежание"
"изымать"
"вышеперечисленный"
"имеет место"
делает повседневную речь, мягко говоря, невыразительной. Но активно используется в языке служебных документов.
Например:
"При наличии желания можно многое сделать по улучшению условий труда рабочих".
"В настоящее время ощущается недокомплект педагогических кадров".
Канцелярскую окраску речи придают отглагольные существительные. Они образованы с помощью суффиксов -ени-, -ани- (выявление, нахождение, взятие, раздутие, сомкнутие), есть среди таких существительных и бессуфиксальные (пошив, угон, отгул).
Их канцелярский оттенок усугубляют приставки не-, недо- (необнаружение, недовыполнение).
Отглагольные существительные не имеют категорий времени, вида, наклонения, залога, лица. Это сужает их выразительные возможности.
Например:
"Со стороны заведующего фермой было проявлено халатное отношение к доению и кормлению коров".
При составлении документов нужно пользоваться официально-деловым стилем.
Официально-деловой стиль имеет специфические отличия от разговорной речи и других стилей литературного языка.
При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие основные принципы:
Служебные документы, как правило, оформляются от имени юридического лица учреждения или его структурного подразделения. Формы выражения общественных интересов в служебном документе должны соответствовать нормам административного права.
Большинство документов составляется не от первого, а от третьего лица, причем местоимения заменяются существительными (не "я прошу») а "институт просит", "Министерство не возражает").
В служебной документации недопустимы диалекты (местные говоры), просторечные и жаргонные слова.
Язык служебных документов должен удовлетворять следующим требованиям:
В качестве нормы нередко выступают и такие варианты языка, которые наиболее целесообразны, уместны, а потому и предпочтительны. Так, скажем, при выборе вариантов типа
надо учитывать традиции стиля, которыми пользуются в данном случае.
в официальных документах, закрепившихся в административно-канцелярской речи, типа
"в целях оказания помощи", "в порядке оказания помощи"
Одной из наиболее приметных черт официально-делового стиля является непрерывно продолжающийся процесс стандартизации деловой речи, прежде всего языка массовой типовой документации; широкое использование готовых, уже утвердившихся словесных формул, трафаретов, штампов.
Например:
"в целом"
"в связи"
"в соответствии с"
"в интересах"
(стандартные синтаксические модели с отыменными предлогами). Их использование в документах вполне закономерно, так как облегчает процесс составления типовых текстов.
Краткость изложения достигается путем замены сложных предложений простыми, а также посредством устранения причастных и деепричастных оборотов и употребления общепринятых сокращений.
Стандартизированные обороты требуют минимального умственного напряжения и ускоряют процесс составления документов. По данным инженерной психологии, стандартизированные обороты воспринимаются в 8-10 раз быстрее. Процесс прочтения документа можно уподобить поиску информации. Этот поиск осуществляется посредством ключевых слов, определяющих вид документа (приказ, решение), и типизированных оборотов.
В наши дни одним из сильных средств воздействия на язык масс является печатное слово. Из книг и журналов читатели черпают не только специальные знания, но и примеры правильного и образного изложения мыслей. Однако еще очень часто встречаются отклонения от литературных норм.
Например:
" приветствие в адрес"
"упреки в адрес"'
"передовой форпост науки" и др.
Необоснованно много встречается словесных штампов:
"особенно надо остановиться"
"необходимо указать"
"остановиться на вопросе"
"учитывая вышеизложенное"
"получить нижеследующее"
"означенный инвентарь"
"выдана данная справка" и т.д.
К числу избитых речевых штампов, употребляемых докладчиками и лекторами, относятся также:
"начать борьбу за..."
"увязать вопрос"
"заострить внимание"
"нацелить внимание"
"поставить во главу угла"
"в центре внимания"
"мы имеем на сегодняшний день"
"трудно переоценить значение" и т.п.
Стандартно звучат слова-спутники, критика — обязательно резкая, поддержка — всегда горячая и т.п.
Отклонения отлитературных нормвтекстах документов
Нередко в текстах документов по незнанию, невнимательности или небрежности допускаются различные отклонения. В результате текст становится малопонятным, насыщенным словесными излишествами, архаизмами и канцеляризмами Усложняют понимание текста малоизвестные слова иностранного происхождения, профессионализмы, неологизмы. Не украшают документы просторечия, диалектизмы. О наиболее типичных недостатках в тексте и пойдет речь далее.
Еще немного об архаизмах и канцеляризмах:
Архаизмы — это устаревшие слова, выражения и грамматические формы, которые вышли из употребления.
К ним относятся: воспрещается (вместо запрещается), вышеизложенные (указанные выше), впредь (в дальнейшем), на предмет (для), посему (поэтому), по принадлежности (по назначению), при сем представляем (направляем, прилагаем), препроводительное (сопроводительное).
К. архаизмам относятся и такие слова: благодарственный, благоволите сообщить, вешать, доверительный, начертать, отведать, страж и другие.
Канцеляризмы — это сложные, громоздкие слова и фразы с устойчивой архаической структурой и характерными канцелярскими союзами и союзными словами, а также сухие, выспренные казенные слова, например: возрастающее несоответствие росту производительности труда и имеющейся в наличии техники..., имеет место наличие нарушений техники безопасности производства горных выработок; на предмет приобщения к труду; выполнить плановое задание по линии всех показателей; надлежит разработать мероприятия по устранению имеющихся недостатков...; мы имеем на сегодняшний день в деле повышения квалификации; приветствие в адрес Петрова (вместо Петрову) и др.
Очень много канцеляризмов встречается в служебной переписке.
Употребление языковых формул.
Одна из особенностей деловой речи — широкое употребление языковых формул, т. е. устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Наличие их в деловой речи — следствие регламентации служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи.
Языковые формулы — это результат унификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся ситуациях. Кроме выражения типового содержания языковые формулы нередко являются юридически значимыми компонентами текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлежность, например в гарантийном письме:
«Гарантируем возврат кредита в сумме ... до ...»
«Оплату гарантируем. Наш расчетный счет ...»
«Предоставление жилой площади гарантируем».
В письме-претензии:
«... в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции»
«... в противном случае дело будет передано в арбитражный суд».
«Контроль за выполнением (приказа, распоряжения) возлагается на ...».
Владение деловым стилем — это в значительной степени знание и умение употреблять языковые формулы. Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.
Рассмотрим характерные для официально-делового стиля варианты согласования сказуемого с подлежащим, вызывающие затруднения у составителей официальных писем.
1. При подлежащем с количественным именем числительным, оканчивающимся на один, сказуемое употребляется в форме единственного числа, т. е. происходит согласование по грамматическому принципу. Употребление сказуемого в форме множественного числа (согласование по смыслу) по аналогии с другими количественными числительными в составе подлежащего неправильно.
Например: Неправильно:
В 1992 г. на предприятие были приняты 21 специалист.
Правильно:
В 1992 г. на предприятие был принят 21 специалист.
2. При подлежащем, имеющем в своем составе имя числительное два и более, сказуемое употребляется как в форме единственного, так и в форме множественного числа.
Например:
На заседании секции научно-технического совета будут обсуждены (будет обсуждено) три доклада; Сто сорок тонн цемента было отправлено (были отправлены) в апреле.
Следует учитывать, что сказуемое в форме единственного числа подчеркивает внутреннюю нерасчлененность, целостность того множества, которое обозначается — по весу, размеру, времени, на штуки и т. д.:
Заводу выделено двенадцать автомашин; На стройку будет отправлено пять тонн кирпича.
Форма единственного числа придает сообщению безличную окраску, подчеркивает итоговый результат действий. Единственное число оказывается более уместным и в тех случаях, когда лица или предметы пассивны по отношению к обозначенному сказуемым действию или признаку:
Будет премировано сто рабочих; Было рассмотрено три проекта; Было продано четыре костюма.
При обозначении значительного числа, чего-либо, как правило, также употребляется форма единственного числа. Например:
Совхозу будет выделено две тысячи тонн удобрений.
Форма множественного числа сказуемого уместна в тех случаях, когда пишущий хочет подчеркнуть активный характер действий каждого лица (предмета), входящего в группу.
Например:
Двенадцать рабочих цеха добились отличных показателей; Семь станков, разработанных институтом, получили медали и дипломы.
3. Подлежащее со словами и словосочетаниями, содержащими слова большинство, множество, ряд, часть, много. немало, несколько, количество, число, не меньше чем, а также отрицательные и неопределенные местоимения (никто, ничто, кое-кто) употребляются со сказуемым в форме единственного числа, т.е. сказуемое в этом случае согласуется с под-лежащим по грамматическому принципу.
Например:
Большинство голосов против; Ряд предложений проекта не подкреплен расчетами.
4. При подлежащем, выраженном местоимением кто, сказуемое ставится в форме единственного числа:
Тот, кто представит лучший проект, будет награжден.
При местоимении что сказуемое ставится в форме единственного числа в этом случае, если слово, замещаемое местоимением, имеет форму единственного числа:
Он сообщил о том, что помогло завершению строительства.
Если слово, с которым соотносится местоимение «что», имеет форму множественного числа, сказуемое при слове «что» также ставится в форме множественного числа:
Те случаи, что имели место на фабрике, больше не повторятся.
Замена местоимением «что» союзного слова «которые» носит разговорный характер и в официальных текстах неуместна.
Употребление сказуемого в форме единственного числа имеет место в следующих случаях:
1) при наличии противительных союзов между однородными подлежащими, выраженными именами существительными в форме единственного числа (также при наличии союзов не только..., но и не столько…, сколько, выражающих противопоставление):
Не ошибка или недосмотр, а грубое нарушение техники безопасности было допущено на заводе;
2) при наличии тематической близости однородных подлежащих:
Победит уверенность и точность в работе;
3) при наличии повторяющихся перед однородными подлежащими слов весь, каждый, любой, никакой:
Каждый станок, каждый двигатель, каждый агрегат был взят на учет;
4) при перечислении в тех случаях, когда фразе придается намеренно безличный характер:
В продаже имеется: ткани шелковые и хлопчатобумажные; готовое платье разных фасонов ...
С однородными подлежащими сказуемое, как правило, согласуется в форме множественного числа:
В президиум были избраны директор и другие работники.
Употребление составных именных сказуемых.
В официально-деловом стиле речи при употреблении составных именных сказуемых имеется своя специфика. Так, при наличии глаголов-связок (быть, являться, делаться, сделаться, казаться, показаться, остаться, оставаться, стать, становиться и др.) именная часть ставится в творительном падеже. Употребление именной части в форме именительного падежа придает предложению разговорную окраску: Деньги, выделенные для детского сада, остаются неиспользованными (ср.: «неиспользованные»).
В официально-деловой речи сложились правила расположения определений. Так согласованные определения ставятся перед определяемым словом, а несогласованные — после него. Например: служебная командировка, основное внимание, вопрос большого значения.
Распространенное определение ставится после слова, к которому оно относится, и выделяется запятыми. На первом месте в распространенном определении должно стоять прилагательное или причастие, например:
Документ, подготовленный группой специалистов...
При сочетании согласованного и несогласованного определений первое обычно предшествует второму, например: актуальный всесоюзного значения вопрос...
Обстоятельства степени ставятся перед прилагательным, а дополнения — после него, например: исключительно интересный, достойный звания.
В обычном тексте существительное следует за числительным, в таблицах и анкетах, наоборот, числительное следует за существительным, например: десять дней, пять человек, две бригады; но в таблице: количество штатных единиц — 15.
Дополнение ставится после сказуемого, например:
Разослать проект.
Если управляющее слово требует нескольких дополнений, то первым следует ставить прямое дополнение (существительное в винительном падеже), например:
Разослать проект завода металлоизделий...
Отдельные виды управленческой информации передаются в форме смешанной записи, состоящей из цифр и слов.
Например, число 509 000 в словесно-цифровой записи будет выглядеть так: 509 тыс. Словесно-цифровая запись не только дает возможность сокращать написание больших и. малых чисел, но и значительно облегчает их восприятие.
Простое количественное числительное, обозначающее однозначное число (без указания меры), в записи, воспроизводится словом, а не цифрой. Например:
Дефектных изделий должно быть не более трех.
Аналогично пишутся числительные, обозначающие временные границы или периоды. Например:
Испытания должны продолжаться три — пять дней.
Если однозначное число сопровождается обозначением меры (или отношения), оно пишется цифрой. Например:
Требуется 2 кг гвоздей.
Кран грузоподъемностью 1 тыс. т.
Многозначные числа (сложные или составные числительные) принято записывать цифрами. Исключение делается в тех случаях, когда такие числа начинают предложение. Например:
Двадцать пять изделий было забраковано
Многозначные целые числа принято записывать, разбивая цифры пробелами на классы.
Места пробелов зависят от системы счисления: при десятичной системе отделяется каждый четвертый знак, например, 100 000 т, 253 720 руб.; при двенадцатиричной - каждый второй.
Запись порядковых числительных отличается от записи количественных. Если запись ведется арабскими цифрами, то порядковое числительное вводится в текст с указанием падежных окончаний. Например:
Радиоприемники 1-го класса обязательно должны иметь радиовещательный прием.
Шероховатость поверхности — по 6-му классу точности.
При перечислении нескольких порядковых числительных падежное окончание ставится только один раз. Например:
Изделия 1,2 и 3-го сорта.
Некоторые порядковые числительные для отличия обозначаются в документах с помощью римских цифр, но уже без падежных окончаний. Порядковые номера месяцев, кварталов по традиции принято писать римскими цифрами.
С помощью цифр в управленческой документации можно записывать определения, выраженные сложным словом, включающим в себя некоторые формы числительных, например:
100-процентный, 20-кило метр о вый, 5-миллиметровый.
Допускается сокращать вторую часть прилагательного, выражающегося единицей измерения: 20-км, 5-мм, 10-кг.
В этом реферате я рассмотрела особенности делового языка. Как правильно формулировать деловой документ, как избежать таких ошибок при его составлении, как технические, структурные, грамматические и стилистические ошибки.
Неправильное использование слов и терминов приводит к семантическим помехам. К этой группе ошибок относится основное количество служебных документов. Используя как русские слова, так и слова иностранного происхождения и термины, составляя документ, мы должны точно знать их смысл.
Так же мы разобрали, как правильно использовать клише, штампы, стандарты. Использование унифицированных формул, которое позволяет быстро и качественно составить документ
Из реферата я так же узнала, что независимо от вида документа, его синтаксис, т.е. порядок слов в предложении, должен отражать логическую последовательность элементов содержания и соответствовать традиционным для русского языка нормам словорасположения: группа подлежащего предшествует группе сказуемого. Это так называемый прямой порядок слов в предложении.
Основное требование, предъявляемое к служебному документу, - объективность содержания, что обусловливает, как правило, нейтральный тон изложения.
Деловое общение эффективно тогда, когда составитель документов учитывает все эти моменты. Административный речевой этикет имеет огромное значение, без которого ни один работник офиса, в любой сфере деятельности, не сможет стать успешным.
2