Лекция 9 Процедурные технологии ПР- брифинг прессконференция презентация пресстур

Работа добавлена на сайт samzan.net:

Лекция 9. Процедурные технологии ПР: брифинг, пресс-конференция, презентация, пресс-тур. Презентация как типовая процедурная технология ПР.

Учебная литература

1.  Зверинцев А.Б. Коммуникационный менеджмент. Рабочая книга менеджера ПР. – СПб., 1997.
2.  Катлип Скотт М., Сентер Аллен Х., Брум Глен М. Паблик Рилейшнз. Теория и практика. – М., 2000.
3.  Почепцов Г.Г. Теория и практика коммуникации. – М., 1998.
4.  PR сегодня: новые подходы, исследования, международная практика. – М., 2002.
5.  Чумиков А.Н. Связи с общественностью. – М., 2000

Опыт показывает, что такая  форма информационного общения, как пресс-конференция,

является наиболее привычной и привлекательной для журналистов. Пресс-конференция - встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур, имеющая целью предоставить СМИ фактографическую, проблемную и комментирующую информацию о презентуемом проекте. Пресс-конференция предполагает авторитетность источника новостей (ньюсмейкера), получение информации "из первых рук", возможность проверки сведений и уточнения версий с помощью вопросов.

В процессе подготовки и проведения пресс-конференции выделяется несколько этапов, каждый из которых имеет характерные особенности.

Планирование и оповещение

«А нужно ли ее вообще проводить? — так начинает разговор о пресс-конференции Д. Доти в книге "Паблисити и паблик рилейшнз" и добавляет: — Как говаривал один крупный специалист по паблик рилейшнз: "В девяти случаях из десяти лучше бы ограничиться посылкой пресс-релиза"».

Вряд ли можно безоговорочно согласиться с подобным утверждением: анализ российского рынка ПР-услуг показывает, что средняя по качеству пресс-конференция обеспечивает значительно больший выход материалов в СМИ, чем самый блестящий пресс-релиз. Последний хорош на этапе подготовки события, в том числе пресс-конференции (как "разогревающая" информация), при его прохождении и после завершения акции (как дополнительный материал). Рассчитывать же на то, что даже хороший пресс-релиз сыграет серьезную самостоятельную роль, недальновидно.

"Довести до ума" пресс-конференцию всегда легче, чем сделать то же самое с пресс-релизом. Что же касается крылатых фраз, то у бизнеса по организации конференций есть только один существенный недостаток — нельзя провести больше 365 конференций в год.

Когда проводить пресс-конференцию? По мнению той же Д. Доти, наиболее подходящие дни пресс-конференций — со вторника по пятницу, лучшие часы — с 14.30 до 16.30. С точки зрения С. Блэка, пятница — всегда неудачный день применительно к центральным газетам, а лучшее время— 11.00-11.30 или 14.30-15.00.

Попробую резюмировать высказанные мнения применительно к российским условиям. В идеале лучшие дни — вторник, среда и четверг. Пятница плоха лишь тем, что если ваш материал не попал в субботние газеты, то в следующий выпуск (вторничный, поскольку в воскресенье и понедельник газеты не выходят) он, скорее всего, тоже не попадет, так как "состарится". А у понедельника наряду с известными минусами имеются и свои плюсы: в условиях относительного информационного голода, образовавшегося за выходные дни, СМИ идут на информационные контакты в начале недели довольно охотно.

Касательно времени: если вы хотите увидеть материал о пресс-конференции в утренних газетах, начинайте пресс-конференцию в 11.00, 12.00 или максимум в 13.00; если вы ориентируетесь на телевидение, радио, еженедельники и ежемесячники, часы проведения пресс-конференции не имеют значения; если же у вас в руках действительно "горячая" новость, проводите пресс-конференцию в любое время (утром, вечером, ночью, в субботу, воскресенье и т. д. — СМИ все равно  соберутся), при промедлении новость "остынет".

Когда и как оповещать СМИ? Когда есть время "для разбега", первый анонс стоит дать за неделю, дубль — за два дня до пресс-конференции. Распространение анонса менее чем за сутки до пресс-конференции приводит к сложностям с явкой СМИ, если, конечно, новость не является "горячей". Рассылку анонсов-приглашений лучше осуществлять вечером и ночью (когда каналы связи наиболее свободны) в режиме автоматического факса с дублированием по электронной почте.

Не позднее чем за сутки до пресс-конференции целесообразно сделать контрольный обзвон СМИ, во всяком случае ключевых, для выяснения вопросов: получено ли приглашение? планируется ли явка? не нужна ли какая-то дополнительная информация?

Некоторые специалисты считают, что пресс-конференция предназначена только для журналистов. Скажем, С. Блэк писал о нежелательности приглашения на нее "посторонних лиц", так как "это обычно не нравится журналистам". На мой взгляд, вполне допустимо приглашать на пресс-конференцию любое количество людей, не являющихся журналистами, но имеющих отношение к обсуждаемой проблеме, это лишь поднимает статус пресс-конференции и увеличивает выход материалов в СМИ.

За час до пресс-конференции

Для представителя СМИ пресс-конференция начинается уже тогда, когда он отправляется по указанному в вашем приглашении адресу. Понятно, что место встречи он непременно найдет, однако от того, как долго он будет его искать, зависит настроение журналиста, которое, в свою очередь, может отразиться на характере материала. Поэтому не стоит пренебрегать таким моментом, как изготовление указателей: объявления на входе в здание, где будет проходить пресс-конференция, с обозначением этажа и комнаты; стрелок с текстом "пресс-конференция" внутри здания, таблички на двери пресс-кон-ференционного помещения и указателя "регистрация" на столе, где фиксируется прибытие журналистов.

Уместен указатель "раздевалка", особенно если она расположена не на виду, в противном случае журналисты будут проходить в зал одетыми и развешивать одежду на стульях. Нагрудные указатели (баджи) с названием структуры, которая проводит пресс-конференцию, фамилией, именем и отчеством сотрудника должны иметь все организаторы, чтобы журналисты видели, к кому они могут обратиться по различного рода процедурным и иным вопросам.

На стол, за которым будут сидеть участники пресс-конференции, ставятся таблички с их данными. При всей кажущейся простоте вопроса о тексте на этих табличках оптимальные варианты встречаются не слишком часто. Оптимум нарушается в сторону "недогруза", когда вместо имени-отчества пишут только инициалы; в сторону "перегруза" — когда указывают должности и титулы. Фамилия, имя и отчество ньюсмейкера (человек, "делающий" новости, интересная личность или носитель новостей), написанные полностью, достаточно крупно и повторенные на обратной стороне таблички (чтобы участник пресс-конференции без проблем мог найти свое место за столом), — наиболее приемлемый вариант.

На стене за столом участников располагается логотип организатора пресс-конференции, в этом случае он с наибольшей вероятностью попадет в поле зрения телевизионных камер. Если камер нет, логотип (или даже аккуратно сделанную надпись с наименованием организации) все равно стоит вывесить — он как бы закрепляет ваши авторские права на данную пресс-конференцию.

Желательно, чтобы каждому участнику пресс-конференции был предоставлен персональный "джентльменский набор", включающий микрофон, бутылку минеральной воды, стакан, бумагу и ручку для записей.

Ну наконец все готово, журналисты прибывают, и вот-вот появятся главные действующие лица — ньюсмейкеры. Здесь возникает целый ряд деликатных вопросов. Ответы на них такие: первое — встречайте их сразу же после входа в здание; второе — предусмотрите помещение, где они могли бы "присесть" перед пресс-конференцией, выпить чашку чая или кофе и побеседовать с организаторами. Причем разговор этот не только светская беседа желанного гостя с радушным хозяином: необходимо четко прояснить такие моменты, как продолжительность вступительной речи (речей), последовательность выступлений, количество времени, отводимого на вопросы-ответы; третье — постарайтесь, чтобы перед пресс-конференцией ньюсмейкеры и журналисты не общались, хотя последние могут пытаться это делать, чтобы получить информацию первыми, впрочем, для СМИ — ваших информационных партнеров возможны исключения.

Интересен и следующий вопрос: сколько человек сажать в так называемый президиум? Ответ однозначен: чем меньше, тем лучше, иначе рабочая пресс-конференция будет напоминать торжественное заседание, а когда журналистов в зале не слишком много, "президиум" будет выглядеть даже смешно.

Последнее, о чем стоит договориться, — это распределение ролей на пресс-конференции. С организационной точки зрения их три: ньюсмейкер, ведущий и эксперт. Первая роль предполагает ответственность за информацию как таковую, вторая — за процедуру ведения пресс-конференции, третья — за информационную полноту и насыщенность. Первая и третья роли могут совмещаться или разделяться (когда менее авторитетные по статусу, но хорошо информированные по существу проблемы специалисты сидят рядом с основным ньюсмейкером или даже в зале и в случае необходимости дополняют его ответы на вопросы). Первую и вторую роли целесообразно всегда разделять.

Пресс-конференция началась

Посмотрим на нее с точки зрения ведущего, которого часто называют специальным термином "модератор" . Можно ли ; затягивать открытие пресс-конференции? Да, отступление от объявленного времени на 5—10 минут допустимо и даже желательно — за этот период подтянутся опоздавшие. Однако разрыв продолжительностью свыше 15 минут чреват осложнениями: аудитория начинает раздражаться.

Как долго проводить пресс-конференцию? Общий ответ "в зависимости от интереса журналистов" лучше конкретизировать: планируемая продолжительность — 30—60 минут, менее 30 минут — это оперативный брифинг (короткая пресс-конференция) "на ходу", а к исходу часа внимание журналистов, как правило, ослабевает, телевизионные камеры начинают "сниматься с мест" и ощущение солидности происходящего постепенно утрачивается. Поэтому даже если вопросы не иссякли, имеет смысл прекратить пресс-конференцию искусственно. "Зашкаливать" за 60 минут стоит в исключительных случаях, главным образом когда ньюсмейкер еще не высказал того, что хотел.

Сколько минут отвести на предваряющее выступление? Некоторые ньюсмейкеры сразу берут быка за рога: "Здравствуйте, я готов отвечать на ваши вопросы". На мой взгляд, это не лучший способ поведения — предварительный "разогрев" журналистов вступительной речью и необходим, и полезен. Вступлением вы как бы задаете свои правила информационной игры, а отказываясь от него, заведомо ввязываетесь в игру по чужим. Но и утомлять журналистов длинным вступлением не стоит, его нормальная продолжительность— 10—15 минут.

Что делать, если задают по 2—3—4 вопроса? Устроители пресс-конференции вправе объявить любой регламент ее проведения. Если вы предполагаете большое число вопросов, скажите в самом начале: "Мы знаем, что количество журналистов, желающих задать вопросы, велико, а время пресс-конференции ограниченно, поэтому просим вас задавать только по одному вопросу". В дальнейшем, когда обнаружатся попытки нарушить регламент, вы будете нейтрализовывать их фразой: "Мы договорились задавать по одному вопросу".

Как поступать, если вместо вопроса следует "самовыражение" журналиста или другого участника пресс-конференции, например такое: "Пользуясь случаем, я хотел бы вам сказать..."? Можно остановить монолог разъяснением того, что форма пресс-конференции не предполагает дискуссию или даже обмен мнениями. Еще лучше произнести короткую фразу: "Формулируйте, пожалуйста, ваш вопрос".

Порядок вопросов регулируется обычно очередностью поднятых журналистами рук или поступивших записок.

Как быть, если вопросов нет совсем? Никаких оснований для паники. Можно заранее попросить знакомых журналистов задать какие-нибудь вопросы. Можно то же самое поручить сотрудникам вашей организации. Наконец, можно произнести фразу типа: "Перед пресс-конференцией нам было передано несколько записок (поступило несколько звонков) с вопросами" и т. д.

Правда, как считает С. Блэк, "в заблаговременной подготовке вопросов нет необходимости. Если выступления с трибуны настолько исчерпывающие, что возникает мало вопросов, это надо рассматривать как признак успеха, а не как повод для размышлений". Полагаю, что когда пресс-конференция провалится, этой мыслью тоже можно себя успокоить.

А теперь проанализируем детали пресс-конференции с позиции ньюсмейкера. Сразу оговорюсь, что в данном пособии не будут описываться приемы составления текстов, поскольку этой проблематике посвящено достаточно много литературы, а вот некоторым организационным аспектам должное внимание уделяется не всегда.

Главный критерий успешного выступления на пресс-конференции — информативность. Если уж вы вышли к микрофону, то обязаны выдавать информацию. Ее никогда не заменят ни "рассуждения на тему", ни даже самый высокий уровень компетентности. С другой стороны, вреден и информационный перегруз. Поэтому никогда не стоит приводить сколько-нибудь широкий перечень цифр, фамилий, организаций и т. д. Либо отдайте журналистам соответствующие сведения в письменном виде, либо ограничьтесь двумя-тремя примерами, в противном случае в СМИ почти наверняка появятся искажения.

Старайтесь не высказываться (даже с оговорками типа "Я не являюсь здесь специалистом, поэтому прошу воспринимать мои слова как частное мнение") по вопросам, в которых вы некомпетентны. Журналисту все равно, рассуждаете ли вы как чиновник, коммерсант или как обыватель, он выдаст вашу цитату без оправдательных оговорок, а компетентный читатель или зритель "дорисует" картину не в вашу пользу. Более того, в СМИ могут попасть исключительно "некомпетентные" мнения, и вот каким образом. Например, в день N СМИ особенно волнует тема Чечни. Соответственно в этот день на всех пресс-конференциях все журналисты будут задавать всем ньюсмейкерам вопросы про Чечню. И ваши очень важные, содержательные, продолжительные рассуждения, скажем, о развитии российской промышленности (для этого вы и затевали пресс-конференцию) могут вообще не попасть в эфир, в то время как случайная 5-секундная фраза о Чечне облетит всю странцу. А если эта фраза сказана невпопад?!

Молчание при ответе на нежелательный вопрос — вовсе не худший вариант, поскольку молчание трудно комментировать. Вариант ответа "У меня сейчас нет данных" или "Не знаю" значительно лучше, чем "Без комментариев" или "Не хочу отвечать". Если все же ошиблись, сразу признавайте ошибки и приносите извинения, в противном случае ошибки будут на все лады "смаковать" журналисты.

Как себя вести: строго, скованно или, напротив, раскрепощено. Оптимальны естественность, умеренная эмоциональность и доброжелательность. Не смущайтесь от неудобных и даже провокационных вопросов, начните ответ на них с фразы: "Спасибо за такой острый вопрос" или: "Проблема, которую вы затронули, действительно существует", дальше... говорите на ту тему и выдавайте ту информацию, которую считаете нужной, например: "Но чтобы разобраться в вашем вопросе квалифицированно, нужно рассказать вот о чем..."

Можно ли читать по бумажке? Сколько угодно! Сравнение с Леонидом Ильичом Брежневым не считается сегодня журналистской находкой, поэтому поступайте как вам удобнее. В любом случае не вредно иметь печатный текст перед глазами. Известная поговорка "Хорош тот экспромт, который подготовлен заранее" на пресс-конференции весьма актуальна. Только учтите, что сплошное чтение полностью снимет эффект естественности, который желателен на пресс-конференции.

После пресс-конференции

Когда ведущий говорит журналистам "спасибо и до свидания", пресс-конференция не заканчивается — журналисты, как правило (даже если даны ответы на все заданные вопросы), подходят к ньюсмейкеру, чтобы получить какую-либо дополнительную информацию. Поощрять ли такое поведение или, наоборот, быстрее уходить с "поля боя"?

Вот что пишет Д. Доти: "Не бродите поблизости, после того как пресс-конференция закончилась, она продолжается, пока вас видно и слышно". И еще: "Если кто-либо из репортеров выразил желание встретиться с вами после окончания встречи, не соглашайтесь на это... Считается неэтичным, чтобы один из журналистов имел частную пресс-конференцию с выступающим".

Позволю себе не согласиться с этими рекомендациями. Ведь какова, в конце концов, основная цель пресс-конференции? Получить максимальный выход материалов в СМИ! Чем больше встреч и вопросов, тем больше материалов, а их качество зависит не от числа встреч, а от выданной и отработанной информации.

Существуют и вспомогательные цели, одна из которых — расположить к себе журналистов. Но быстрым уходом вы такого расположения не добьетесь. Поэтому даже в условиях отсутствия времени найдите возможность сказать настойчивому репортеру пару слов, а в крайнем случае, дайте контактные телефоны для связи в перспективе.

Но, удовлетворяя журналистов, организаторы пресс-конференции одновременно могут использовать встречу с ними для решения дополнительных задач: собрать с пришедших информацию для включения в медиа-карту, провести среди них социологический опрос по интересующим вас вопросам и т. д.

Цикл мероприятий вокруг пресс-конференции завершает пресс-клиппинг —анализ вышедших в СМИ материалов, который крайне необходим как для определения степени эффективности акции, так и для формирования планов на будущее.

В заключение разговора о пресс-конференциях хотел бы еще раз подчеркнуть: даже при отсутствии многих объективно сопутствующих успеху факторов она может быть превращена в заметное событие с помощью прогрессивных технологий и креативных подходов. В качестве примера приведу рассказ студентки факультета журналистики МГУ им. М.В. Ломоносова Ксении Новиковой:

"В июле 1997 г. с группой детей, вывезенных из зоны Чернобыльской аварии, я ездила в Испанию (провинция Наварра) в качестве переводчика и руководителя группы. Для того чтобы информация об экологической ситуации в России, о детях, пора- : женных ядерной катастрофой, прошла в СМИ, необходимо было организовать пресс-конференцию для испанских журналистов.

Прежде всего определялись дата и время ее проведения. Мы решили провести ее в 12 часов, поскольку это давало возможность вечерним газетам сделать сообщение в тот же день, а утренним— на следующий день.

СМИ мы известили по телефону и почтой. В приглашении четко и лаконично излагалась следующая информация:

•   предмет пресс-конференции (приезд российских детей, экологическая ситуация в России);

•   дата (10.07.1997 г.);

•   время (12.00);

•   продолжительность пресс-конференции (3 часа);

•   место проведения пресс-конференции (муниципалитет г. Бурлады, в котором мы находились, выделил нам один из залов здания);

•   докладчики (Хорхе Ривера — президент испанской благотворительной ассоциации "Аркоирис Солидарно", принимающей российских детей, и Ксения Новикова— представитель российской благотворительной ассоциации "Наше будущее", которая занимается отправлением больных детей на оздоровительный отдых в Испанию).

Приглашали представителей всех основных СМИ, расположенных в регионе, — 15 журналистов из газет "Новости Наварры", "Родник Памплоны", "Мир Наварры", "Известия Бурлады", "Новости Бурлады", журнала "Миа", телекомпании ТВ-4, транслирующей свои передачи в провинции Наварра, и некоторых других изданий. Были заранее отпечатаны тексты докладов и подготовлен пресс-релиз, содержавший всю необходимую информацию.

Конечно, мы задумывались, будет ли информационный повод достаточным для СМИ. Испанские специалисты рассказывали о ситуациях, когда не собиралось и половины приглашенной прессы. Помимо этого существует так называемая бутербродная пресса, которая обычно заранее осведомляется о фуршете, и если организаторы сообщают, что его не будет, журналисты просто игнорируют мероприятие.

Перед началом пресс-конференции мы провели небольшое собрание. Это было сделано для того, чтобы все знали сценарий проведения пресс-конференции, ответы на предполагаемые вопросы, порядок общения с пришедшими журналистами.

Перед началом пресс-конференции все пришедшие журналисты получили пресс-релизы и фотографии, репортеры также должны были зарегистрироваться у входа в зал. Для этого мы поставили два стола, за которыми люди, ответственные за связь с прессой, встречали журналистов.

Ответственной за ведение пресс-конференции назначили меня. В мои обязанности как ведущей входило призывать присутствующих соблюдать тишину и давать слово каждому находящемуся в зале репортеру. После выступлений мы отвечали на вопросы журналистской аудитории. Вопросы в основном касались экологической ситуации в России; регионов, входящих в зону Чернобыльской аварии; адаптации детей в испанских семьях. После пресс-конференции для представителей СМИ был организован небольшой фуршет.

Тема пресс-конференции оказалась интересной для СМИ, ее материалы появились и в вечерних, и в утренних газетах; сюжет о пресс-конференции транслировался по телевидению Наварры. Все журналисты, присутствовавшие на пресс-конференции, опубликовали материалы о ней, хотя мои коллеги с испанской стороны были абсолютно уверены в том, что на 15 журналистов появится всего два-три материала— ведь часто бывало именно так.

Что способствовало успеху? В городке, где мы находились, проживало менее 10 тыс. человек. Интересной новостью для них могло являться, например, даже понижение температуры или пропажа какого-нибудь животного. Поэтому приезд российских детей породил множество различных споров, разговоров и конечно же газетных материалов. Один человек даже изъявил желание написать книгу об экологической ситуации в России, экологических катастрофах, российских детях, которых совершенно бескорыстно принимают испанские семьи, об испанской и российской благотворительных ассоциациях..."

Конференция                      

Очень часто в целях презентации проводятся информационные мероприятия (совещание, съезд, "круглый стол" и т. д.) — в дальнейшем УДем называть их конференциями. С одной стороны, они ориентированы непосредственно на целевые аудитории и специально для прессы не предназначены, с другой — они не исключают присутствия заинтересованных корреспондентов, а в случае их участия дают дополнительный "веерный" эффект. Вопрос же заключается в том, как лучше "встроить" журналистов в обычно продолжительную (от нескольких часов до нескольких дней) конференцию и сделать их участие, с одной стороны, не слишком утомительным, с другой — эффективным. Рассмотрим то, что может быть предпринято в этом плане, на следующем примере.

В 1992 г. при организационной поддержке Международной финансовой форпорации (МФК) —члена группы Всемирного банка и крупнейшего в мире источника финансирования частного сектора в странах с переходной экономикой— в России была разработана Программа приватизации земли и реорганизации сельскохозяйственных предприятий. В 1993 г. Программу апробировали в Нижегородской области; в последующие годы к ней подключились еще 16 российских регионов, координационную работу в которых начали проводить созданные в 1997 г. при содействии МФК российские неправительственные некоммерческие фонды: "Росагрофонд", "Агромир", "Нижагрофонд" и "Югагрофонд". В 1997— 1998 гг. фонды при поддержке МФК реорганизовали 150 хозяйств в 15 областях России и приобрели опыт, необходимый для того, чтобы вести проект самостоятельно.

В этой ситуации руководство МФК приняло решение провести конференцию с подведением итогов работы за пятилетний период и полностью передать ведение проекта российским фондам. На конференцию, которая проводилась в Московской области в Центре международного сотрудничества "Олимпиец" 1 июля 1998 г., были приглашены сотрудники всех фондов, представители российских властей и персонал МФК. Вот что предлагалось журналистам:

12.00— отъезд на специальном автобусе от московского офиса МФК в центре города,

13.30—15.30— выступления участников программы: руководителей МФК, директоров фондов, заместителей министров экономики и сельского хозяйства и продовольствия РФ,

15.30—16.00— брифинг для СМИ,

16.00—17.00 —фуршет,

17.00— отъезд на специальном автобусе в Москву.

Такое построение конференции оказалось для СМИ вполне приемлемым, поскольку:

конференция была организована максимально компактно, предусматривался транспорт для поездки туда-обратно, часть времени на конференции отводилась специально для работы с журналистами,

наконец, уехав из Москвы в 12 часов, репортеры к 16 часам реально проголодались, и фуршет пришелся в самый раз.

Другой вариант участия представителей СМИ планировался во время проведения в Москве в Фонде мира и согласия учредительной конференции Ассамблеи народов России в июле 1998 г. Журналистам предлагалось на выбор:

а)  прийти на конференцию к ее открытию (10.00) и провести на ней столько времени, сколько они посчитают нужным,

б)  прийти на брифинг по итогам конференции в 15.00,

в)  совместить оба варианта.

Добавлю к этому, что в случаях, когда конференция продолжается несколько дней, общение ее участников с журналистами можно организовывать по итогам каждого дня и (или) в перерывах работы конференции.

Презентация

Эта форма выдачи информации может быть также названа «пресс-конференцией плюс», поскольку соответствующая часть (сбор журналистов и ознакомление их с некоторыми сведениями) присутствует на любой презентации. Нередко пресс-конференция легко переходит в презентацию (и наоборот) без всяких дополнительных действий. В то же время отличительные признаки у презентации, конечно, имеются.

Во-первых, на презентациях фигурирует информация, "материализованная" в виде нового продукта, услуги, достижения, открытия, книги, закона, премии, фестиваля и т. д., в любом случае презентуется то, что можно увидеть, потрогать, попробовать или прочитать.

В о-вторых, презентации чаще всего устраивают не только для журналистов, но и для потенциальных потребителей, покупателей, инвесторов, партнеров, влиятельных госслужащих и т. п., которые должны воспринимать презентуемое не только через СМИ, но и непосредственно.

В-третьих, полномасштабная презентация сложнее пресс-конференции и требует больших интеллектуальных, организационных и материальных затрат.

Поскольку, как и в случае с пресс-конференцией, большинство источников уделяет основное внимание тому, как строить выступление на презентации, я вновь сделаю упор на самой схеме ее проведения.

Итак, презентация — это цепь накладывающихся друг на друга событий, а именно: 1) приглашение и встреча, 2) пресс-конференциониая часть, 3) презентационная часть, 4) неформальное общение, 5) сопровождение (дополнение) общения, 6) прощание.

Кого мы приглашаем на пресс-конференционную часть, журналистов или всех? Приглашайте всех, но знайте, что 80—90% из числа нежурналистов эту часть скорее всего проигнорируют. С презентационной частью поступите аналогичным образом, имея в виду, что на нее подтянутся приглашенные из числа VIР.

В одном помещении или в разных проводить пресс-конференционный и презентационный блоки? Лучше в разных, так как в противном случае органично перейти от одной части к другой будет трудно, а само разделение станет выглядеть искусственным.

Неформальное общение — это коктейль (с напитками и минимумом закусок), фуршет ("усиленный коктейль", он может включать горячие блюда, десерт, кофе и т.д.) или обед (с выбором блюд из меню либо без такового). Здесь также встает не очень простой вопрос: объединять журналистов и VIР или разъединять? В типовом случае я склоняюсь к последнему варианту, мотивируя его следующим: времени для информационного общения было достаточно, в этой же части пусть "свои" пообщаются со "своими" — желательно в разных помещениях. В случае необходимости пригласите "особо доверенных" журналистов в VIР -зал.

Существует ли при таком раскладе опасность того, что в СМИ появятся упреки по поводу разделения на "черных" и "белых"? Существует. Но пик популярности игр в "общение с народом" прошел, и жертвовать ради них конфиденциальным и спокойным общением с "нужными людьми" (а кого же еще вы приглашаете на презентацию?) вряд ли стоит.

Чем сопровождается общение? Негромкой фоновой музыкой, лучше "живой" (фортепьяно, джаз, камерный оркестр); возможны ненавязчивые и недлинные вокальные вставки.

Почему в специальный этап выделяется "прощание"? Потому что неплохо, если человек уйдет с презентации с подарком (книгой, бутылкой вина, компакт-диском и проч.). Причем, если вы станете раздавать подарки вначале, они превратятся в некоторую обузу, которую некуда деть, а когда человек уходит — подарок окажется в самый раз.

И еще один важный момент: любая презентация — это фактически несколько презентаций одновременно. Скажем, презентуется некоторый "именинник". Вроде бы главный герой— он. Но те, кто хвалит "именинника", изо всех сил презентуют себя; а организаторы действия активнейшим образом демонстрируют свои возможности ("обратитесь к нам — мы и для вас устроим такую же презентацию"). Журналисты становятся инструментом для первых, вторых и третьих...

Приведу пример одной удавшейся, на мой взгляд, презентации.

В начале 1998 г. Международный пресс-клуб и Союз журналистов России объявили конкурс "Самый нескандальный политик". По результатам опросов таковым был признан председатель Комитета Совета Федерации РФ по конституционному законодательству и судебно-правовым вопросам и председатель Московской городской Думы Владимир Платонов, после чего готовилась и проводилась презентация приза "Самый нескандальный политик" и его обладателя. Для этих целей выбрали Центр международной торговли, обладающий большим набором самых разнообразных помещений.

Сначала в 16.00 в пресс-зале ЦМТ состоялась часовая пресс-конференция В. Платонова, где он рассказывал о своей профессиональной деятельности и отвечал на вопросы.

На 17.00 был объявлен сбор гостей на презентацию в ресторане "Континенталь". Она началась с 20—30-минутным опозданием (что в данном случае вполне допустимо и не выходит за рамки приличий), а в минуты ожидания гостям подавали шампанское.

С 17.30 до 17.50 герою дня вручался приз (серебряная сова, сидящая на книгах), выступали с поздравлениями именитые гости. Затем всех участников пригласили к столам, которые накрывались в этом же зале; заиграл "живой" джаз. Все журналисты естественным образом двинулись к этим столам, а участники презентации из числа VIР перешли в соседний зал, поскольку в их пригласительных билетах были сделаны соответствующие пометки. Особо любопытные журналисты пытались пробиться в \/1Р-зал, им никто не препятствовал — и никаких обид не возникло...

Пресс-тур

Многие руководители — от директоров завода до мэров городов и губернаторов — удивляются: почему журналисты пишут о них в газетах (говорят по радио, показывают по телевидению) так мало? Хочется ответить: а вы пригласите их в гости, покажите им свое хозяйство, посадите за свой стол — тогда и получится желаемый результат. Такого рода организованная акция носит название пресс-тура. При организации полномасштабного пресс-тура в регион следует продумать следующие блоки мероприятий, не забыв определить ответственных за их проведение:

а встреча на вокзале или в аэропорту, размещение, инструктивная встреча с изложением деталей пребывания в республике, области, го-Роде;

о сопровождение журналистов по всему маршруту пресс-тура; ° питание, вечерний досуг, культурная программа;

□  встреча с представителями исполнительной и законодательной ветвей власти;

а посещение профильных для тематики пресс-тура и наиболее интересных объектов республики, области, города; знакомство с их социально-экономическим развитием;

□ заключительная встреча, подведение итогов поездки, проводы на вокзал или в аэропорт.

Будете ли вы приглашать журналистов поодиночке, обратитесь ли за помощью в структуры Союза журналистов или ПР-агентство, все равно готовьтесь ответить на следующие вопросы:

□ тема и уточненная программа пресс-тура,

а количество журналистов, которых вы можете принять в ходе пресс-тура,

□ место сбора журналистов перед отъездом,

□ транспорт и маршрут следования,

□  место и условия размещения, а даты и время отъезда-приезда,

а гарантии безопасности (если речь идет о "горячем" регионе).

Если вы заказываете пресс-тур и финансируете его организацию, то вправе поставить и свои вопросы:

□ как будет осуществляться маркетинг СМИ и подбор журналистов?

□ кто сопровождает журналистов и координирует их деятельность со стороны организаторов поездки?

□  способны ли организаторы предложить дополнительное информационное обеспечение пресс-тура (подготовка и распространение в широких кругах СМИ отчетных материалов о поездке, проведение пресс-конференции по итогам пресс-тура и т. д.)?

Ниже приводится текст информационного письма для СМИ о пресс-туре в Ростовскую область, который состоялся в апреле 1999 г. Хотелось бы обратить внимание читателей на то, что этот документ имел четко выверенный организационно-методологический характер и был направлен на решение следующих задач:

а осуществить деловую презентацию Ассоциации АГРО; а провести деловую презентацию "Югагрофонда" и его проекта "Третейские арбитражные суды в сельском хозяйстве";

□  поднять статус Ассоциации АГРО и входящих в нее фондов за счет проведения совместной акции с руководителями Администрации Ростовской области и федеральных министерств.

Следует понимать, что все включенные в программу пресс-тура мероприятия и объекты (даже если они имели признаки самостоятельных) были подчинены решению именно этих задач.

P.S.Пресс-конференции. Пресс-конференции — эффективный способ попасть в прессу. Но здесь очень важна предварительная подготовка, поскольку кандидат по ходу пресс-конференции будет, как на «раскаленной сковородке». Нужно заранее подготовить и отрепетировать ответы на возможные вопросы. Хотя планируется, как правили, пресс-конференция преимущественно на определенную тему, пресса может это проигнорировать. Поэтому нужно быть готовым к вопросам на другие темы.

Заблаговременно пишется вступительное слово, в котором объясняется основная причина созыва пресс-конференции. Распространяется пресс-релиз, содержащий выдержки из предстоящего заявления кандидата. Готовится пакет для прессы со всеми материалами на тему пресс-конференции. Сюда добавляются и материалы избирательной кампании.

Пресс-конференции необходимо использовать для главных заявлений кандидата и готовить их заранее в соответствии со стратегией и планом избирательной кампании. В то же время важно не злоупотреблять пресс-конференциями и созывать их только тогда, когда кандидату есть что сказать. Серия интервью с репортерами, лично или по телефону, может донести информацию до прессы и без пресс-конференций.

Планируя и организовывая пресс-конференцию, необходимо соблюдать следующие правила:

1.   Пресс-конференцию планируют с учетом графика работы средств информации. Выбираются день и час, когда пресса не загружена другими событиями, например, регулярными мероприятиями государственных органов.

2.   Предусматривается возможность того, что представителям прессы что-либо может помешать посетить пресс-конференцию.

3.   Прессе сообщают о мероприятии не позднее чем за 48 часов, а лучше за неделю. Периодически напоминают журналистам о времени и месте проведения пресс-конференции.

4.   Напоминая о пресс-конференции, представителей прессы убеждают в важности мероприятия. Подсказывают журналистам, в каком аспекте лучше рассматривать те новости, которые станут им известны на пресс-конференции.

5.   Выбирают удобное и привлекательное помещение, причем лучше всего найти такое, которое символизировало бы содержание сообщения на пресс-конференции. Это особенно важно для телевидения. Всегда нужно заранее позаботиться о получении разрешения на использование данного помещения.

6.    Кандидата нужно как следует подготовить. Он должен прорепетировать заявление, подготовиться к вопросам и ответам и быть хорошо осведомленным о содержании всех материалов, которые будут переданы представителям прессы во время пресс-конференции.

7.   Журналистам оказывают гостеприимство. Для них готовят прохладительные напитки, кофе.

8.   Заблаговременно проверяется помещение, чтобы убедиться, что все готово. Нужно позаботиться об электрических розетках, если ожидается телевидение, сцене, стульях, освещении, размещении микрофонов, которыми будут пользоваться приглашенные представители прессы.

9.   Пресс-конференцию нужно начать вовремя и закончить до того, как интерес к ней начнет спадать. В противном случае какой-нибудь репортер использует это для провокационного вопроса. Кандидат должен быть готов задержаться после пресс-конференции и дать интервью «с глазу на глаз».

10. Пресс-релиз или пакеты для прессы раздаются перед началом пресс-конференции, причем обеспечивается наличие достаточного количества этих материалов в доступном для всех участников месте. Нелишне записать, кто из представителей прессы не явился, и послать им все материалы после пресс-конференции.

11. Пресс-конференция обычно планируется на полчаса: 10 минут на выступление и 20 минут на вопросы и ответы.

12. Пресс-конференция записывается на магнитофон, чтобы иметь документальное свидетельство о ней и точно зафиксировать все, что было сказано.

Фотографии в кампании. Фотографии - эффективное средство коммуникации. Заблаговременно готовится набор фотографий, чтобы они всегда были под рукой на протяжении всей избирательной кампании.

В ходе кампании понадобятся черно-белые глянцевые фотографии кандидата для прессы, размером 8 х 10 см., одна с улыбающимся и одна с серьезным выражением лица. Далее, нужно подготовить набор различных фотографий кандидата для использования в предвыборной литературе и рассылки в средства информации. И, наконец, кандидата фотографируют во время всех основных мероприятий и посылают эти снимки в ежедневные и еженедельные газеты.

Рационально собрать подборку фотографий, которая иллюстрировала бы имидж кандидата. Например, если главной темой кампании является образование, готовится набор фотографий кандидата с детьми.

Использовать нужно только такие фотографии, которые работают на имидж кандидата. Ни в коем случае нельзя распространять снимки, на которых он изображен не в лучшей форме. Стоит не пожалеть времени и средств и подготовить фотографии высокого качества

Кандидат должен быть в фокусе всех фотографий, используемых во время избирательной кампании. Самый лучший тип фотографий — натурные съемки, съемки кандидата с другими людьми, на которых он выглядит естественно и непринужденно.

Разновидности фотографий, которые потребуются для кампании:

•    официальные фотографии — черно-белые глянцевые, размером 8 х 10 см., одна — с серьезным, одна — с улыбающимся выражением лица;

•    кандидат и рабочие — снимки кандидата с рабочими одного из ведущих предприятий района;

•    кандидат и семья — натурные фотографии кандидата с женой и детьми;

•    кандидат работает — фотографии кандидата на его рабочем месте;

•    кандидат выступает — фотографии кандидата во время его выступлений перед различными группами общественности;

•     кандидат и школьники;

•    кандидат и ветераны;

•    кандидат в своем округе — снимки кандидата в достопримечательных местах округа.

Недельные программы для средств информации. При их подготовке и использовании важно учитывать некоторые советы:

1.   Местной прессе рассылается список мероприятий, в которых кандидат примет участие на следующей неделе. Нужно постараться сделать так, чтобы все эти мероприятия заслуживали быть новостью.

2.   Сторонникам кандидата и прессе рассылаются одностраничные бюллетени, чтобы держать их в курсе дел кампании.

3.   Кандидат должен быть информирован о местных и общих для округа проблемах и, когда представится случай, комментировать их во время интервью. При этом с комментариями следует выступать своевременно.

4.   Представители прессы приглашаются на все выступления кандидата

5.   Необходимо вырезать из газет статьи и сообщения, в которых идет речь о кампании кандидата и его оппонента, и собирать их.

6.   Для выпуска пресс-релизов и заявлений для прессы можно использовать праздники и памятные даты, которые отмечаются во время избирательной кампании.

1.   Нужно знать календарь выборов и сохранять копии отчетов кандидата и его оппонента об избирательной кампании на случай, если пресса обратится с вопросами по этому поводу. Любое нарушение сроков, предусмотренных избирательным законодательством, можно использовать для того, чтобы иметь прессу.

Репортажи с места событий, В данном случае репортаж — это записанный голос кандидата, который по телефону передается радиостанции с места события. Поскольку радионовости транслируются всего несколько минут, такие репортажи не должны длиться более 30 секунд.

На радиостанцию всегда нужно звонить заранее, чтобы выяснить, будет ли принят подобный репортаж. Иногда станции не принимают от кандидата запись его заявления. Они отдают предпочтение интервью, записанному репортером. И это тоже хорошо, поскольку выпадает шанс, чтобы голос кандидата прозвучал в эфире. Всегда стоит соглашаться давать такие интервью один на один.

Репортажи с места событий как отдельный жанр радиопередач полезны для пресс-секретарей, стремящихся за короткое время сообщить как можно больше информации. К актуальным репортажам желательно обращаться после важного заявления для прессы, во время которого не присутствовал радио репортер. Ими можно воспользоваться и тогда, когда необходимо сделать заявление, а кандидат находится где-то далеко.

Сегодня существует множество технических средств, облегчающих распространение актуальных репортажей как жанра радиопередач. Они несложны и недороги, поэтому ими стоит воспользоваться во время избирательных кампаний.

Чтобы передать репортаж на радиостанцию, в самом простом случае нужно иметь:

•    недорогой кассетный магнитофон;

•     пару прищепок;

•    один или два телефонных аппарата (два аппарата создают идеальные условия, но успеха можно достичь и с одним аппаратом).

Магнитофон напрямую соединяется с телефонной линией с помощью провода с прищепками. Для этого один конец провода с наконечником для магнитофонного гнезда вставляется в гнездо с отметкой «выход». Отвинчивается крышка, где расположена телефонная мембрана (нижняя часть телефонной трубки), и другой раздвоенный конец провода с прищепками присоединяется к металлическим контактам, которые хорошо видны при снятии мембраны. После того как магнитофонная клавиша «play» нажата, сообщение начинает транслироваться по телефонной линии.

Несколько советов, как готовить репортаж:

•    Пишется краткое (на 30 секунд) заявление для кандидата, которое он должен прочитать.

•    Кандидат должен прочитать весь текст заявления так, будто он разговаривает с репортером.

•    Кандидату непозволительно просто монотонно читать текст, это все испортит.

•    Готовится магнитофон, при помощи провода с прищепками соединенный с телефоном, ставится кассета с записью заявления на актуальную тему. С помощью второго телефона нужно связаться с радиостанцией.

•    Рядом с кандидатом всегда должен находиться человек (лучше всего, если это будет пресс-секретарь), который бы позвонил на радиостанцию и договорился с репортером о включении магнитофона Репортеру разъясняют все обстоятельства, связанные с этим мероприятием. Кратко сообщают о содержании пресс-релиза, по поводу которого подготовлен репортаж.

•    Если радиостанция согласилась принять репортаж, по телефону отсчитывают «три, два, один». На счет «один» включают магнитофонную ленту.

•    Остаются на линии, чтобы убедиться, что запись на станции получилась качественной. Благодарят репортера и кладут трубку.

Актуальными репортажами нельзя злоупотреблять. Даже те станции, которые их транслируют, часто предпочитают брать персональные интервью у кандидата. Во время избирательных кампаний один—два актуальных репортажа кандидата в неделю — это слишком много.

Если станция отказывает, нужно быть любезным. Поблагодарить за отнятое время и обратиться к другой станции. Никогда не стоит вступать в препирательства: радиостанции не обязаны принимать подобные актуальные интервью.

И опять-таки необходимо убеждение, что заявление кандидата заслуживает того, чтобы быть новостью. Если же оно не заслуживает этого, в будущем будет очень непросто договориться об очередном репортаже или интервью. Кроме того, нужно стремиться к тому, чтобы репортаж не выглядел как коммерческая реклама.

PAGE  5

1. НА ТЕМУ- Происхождение древнерусского государства
2. Первая паровая машина была создана в Англии в 1710 г
3. Суми 2013р Інститут сільського господарства Північного сходу НААН України Сумського району Сумської
4. Российский государственный педагогический университет им
5. це офіційні центри де відбувається купівляпродаж іноземних валют на основі попиту та пропозиції
6. Теорії особистості1
7. ru Все книги автора Эта же книга в других форматах Приятного чтения Амели Нотомб Метафизика
8. Буйнов Александр Николаевич
9. Детский сад комбинированного вида 103 Заводского района города Саратова ХУДОЖЕСТВЕННОЕ СЛОВ
10. КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА по дисциплине Экономика организаций предприятий для студентов заочного обучения
11. Winter Festivl 2014 8 лютого 2014 року Місце проведення- м
12. SMM или маркетинг в социальных медиа
13. Литература - Терапия лекции по кардиологии
14. Проектирование информационной телекоммуникационной системы парома на трассе Калининград Санкт-Петербург
15. один из методов агрегатного наддува основанный на использовании энергии отработавших газов
16. Контроль качества электрического конденсатора переменной емкости
17. Характеристика предприятия В данной курсовой работе будет рассмотрено предприятие ООО Мастер Кухни
18. Замена резьбовых соединений рычагов подвески автомобиля ГАЗ 24 на резинометаллические шарниры
19. а применяются следующие методы- прямолинейный метод прямолинейного списания; уменьшения остаточной с
20. Взаимосвязь темпераментальных свойств и лидерских качеств у студентов менеджеров

Материалы собраны группой SamZan и находятся в свободном доступе