Будь умным!

У вас вопросы?
У нас ответы:) SamZan.net

практикум для студентов специальности 061100 080507 Менеджмент организации 061000 080504 Государственное и муницип

Работа добавлена на сайт samzan.net:

Поможем написать учебную работу

Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.

Предоплата всего

от 25%

Подписываем

договор

Выберите тип работы:

Скидка 25% при заказе до 24.11.2024

PAGE  55

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

государственная полярная академия

Кафедра « Менеджмента организации»

Силла Е.П.

Исследование систем управления

Лабораторный практикум для студентов специальности 061100 (080507) Менеджмент организации

061000 (080504) Государственное и муниципальное управление

Санкт-Петербург

2007


Одобрен на заседании кафедры «Менеджмента организации»

протокол №    от «__»_________.200_г.

Утверждены Методическим Советом ГПА,

протокол №    от «__»_________.200_г.

Методические материалы разработаны на основе требований государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования второго поколения к содержанию и уровню подготовки выпускника по специальности 061100 (080507) Менеджмент организации и 061000 (080504) Государственное и муниципальное управление дневной и заочной форм обучения в соответствии с рабочей программой по курсу «Исследование систем управления»

Составитель: кандидат военных наук Е.П.Силла

 

Рецензент:  доктор экономических наук профессор Горбунов А.А.

2005 г.


Введение

Дисциплина «Исследование систем управления» включена в блок специальных дисциплин, является дисциплиной учебного процесса и формирует знания в области теории и практики исследования систем управления предприятиями, о возможностях их модификации и перспектив развития, обеспечивающих высокий уровень подготовки специалистов по управлению предприятиями.

Ее актуальность и важность в образовательной программе обусловлены тем, что качество подготовки специалистов в существенной мере определяется пониманием студентами необходимости использования средств автоматизации управления предприятиями в сфере сервиса на всех этапах их функционирования. Поэтому преподавание дисциплины преследует  следующие цели:

- сформировать методическую и организационную базу для эффективного становления высококвалифицированного специалиста по управлению предприятиями в сфере сервиса;

- привить  представления об информационных ресурсах сферы сервиса и сервисных информационных технологиях;

- дать знания теоретических основ управления проектами в сфере сервиса  и привить практические навыки по разработке проектов с использованием современного программного обеспечения.

Дисциплина «Автоматизация управления предпринимательской деятельностью» связана с математическими и естественнонаучными дисциплинами, методологией науки, а также с другими дисциплинами, преподавание которых базируется на использовании современных информационных технологий.

В результате изучения дисциплины студенты должны:

- иметь представления о формировании современного рынка  информационных продуктов и услуг, а также – о системе подготовки специалистов по информационным системам  в сфере сервиса;

- иметь представления о современных тенденциях развития современных технологий управления предприятиями;

- знать основные принципы построения корпоративных информационных систем;

- уметь уверенно работать в одной из интегрированных сред управления проектами и разрабатывать с их помощью проекты средней сложности;

- иметь навыки по установке и настройке программного обеспечения одного из вариантов  систем управления проектами (в частности MS Project).

1. Содержание практических и лабораторных работ

Таблица 3

№п/п

Часы

Темы

Решаемые задачи

1

6

Лабораторная работа №1

Тема: «Формулирование цели и разработка базового календарного плана проекта»
  1.  Выбор  варианта разрабатываемого проекта.
  2.  Формулирование цели проекта.
  3.  Определение длительности каждой работы.
  4.  Определение необходимых ресурсов.
  5.  Знакомство с графической средой и  методологией программы MSt Project.

6.Разработка базового календаря.

2

6

Лабораторная работа №2

Тема: «Ввод работ и создание графика работ»

1.Ввод работ в программу Microsoft Project.

2.Установление связей между работами.

3.Создание множественных связей.

4.Создание графика работ.

3

6

Лабораторная работа №3

Тема: «Выявление критического пути и создание структуры графика работ»

1. Оформление графика работ и просмотр критического пути

2. Форматированная диаграмма.

3. Группировка работ или создание структуры графика работ.

4

6

Лабораторная работа №4

Тема: «Ввод таблицы ресурсов и назначение работ»

1. Ввод таблицы ресурсов

2. Назначение людских ресурсов на каждую работу

3. Назначение материальных  ресурсов на каждую работу

4. Изменение длительность работ при назначении дополнительных  ресурсов в зависимости от типа работ.

5

6

Лабораторная работа №5

Тема: «Просмотр информации о проекте и решение проблемы перегрузки ресурсов»

1. Отрабатывание навыков просмотра информации в проекте

2. Использование сетевого графика выполнения работ

3. Решение проблемы перегрузки ресурсов

6

4

Лабораторная работа №6

Тема: «Оптимизации графика работ»

1. Способы оптимизации графика работ

2. Вывод информации о проекте на печать

3. Предварительный просмотр проекта


2. Задания на лабораторные работы и Методические указания по их выполнению

2.1. Лабораторная работа №1

Тема № 2: «Автоматизированные системы управления предприятием »

Цель: Приобрести практические навыки в использовании интерфейса и  методологии программы Microsoft Project  при разработке календарного плана выполнения проекта.

Отрабатываемые вопросы:

1. Выбор  варианта разрабатываемого проекта.

2. Формулирование цели проекта.

3.Формулирование перечня задач, которые должны быть выполнены в процессе реализации проекта.

4. Определение длительности выполнения каждой задачи.

5. Определение необходимых ресурсов, для выполнения каждой задачи

6. Знакомство с графической средой и  методологией программы Microsoft Project  

7. Разработка базового календаря.

Организационно – методические указания

  1.  Выберите вариант проекта из приведенной ниже таблицы:

Номер варианта

Тема проекта

Примечание
  1.  

Разработка информационного (рекламного) Web-сайта организации по продаже строительных материалов

  1.  

Создание туристической фирмы

  1.  

Создание торгового предприятия

  1.  

Создание агентства недвижимости

  1.  

Создание автосервисного предприятия

  1.  

Создание швейной мастерской

  1.  

Выполнение дипломной (выпускной) работы

  1.  

Создание проекта в шоу-бизнесе

  1.  

Подготовка к участию в конференции

  1.  

Инициативная тема

Согласовывается с преподавателем

Выбор темы проекта должен быть ориентирован на  Вашу специальность или специфику Вашей работы. Не допустимо использования примера из данного методического пособия.

2.Формулирование цели проекта

В основе формулирования проекта лежат три элемента:

  1.  Цель проекта - чего достигнет проект в своей конечной точке
  2.  Задачи проекта - весь спектр работ по проекту.
  3.  Стратегия - каким путем руководители проекта приведут его к цели.

Цель проекта - его результат, на достижение которого направлены усилия исполнителей. Для того, чтобы поставить цель проекта, руководитель, как это ни парадоксально, должен начать с конца - определить тот конечный результат, который должен быть получен

Цели каждой части проекта должны быть подчинена общей цели проекта. Иными словами, каждый проект может быть разделен на ряд подпроектов, цели которых составляют иерархию целей.

Цель проекта. Конечный результат, выход, продукция, определяемая в терминах затрат, качества и времени реализации.

3.На основе декомпозиции цели определите объем проекта

Объем проекта - это все работы по проекту, которые должны быть выполнены. Объем проекта включает задачи, которые должны быть выполнены в процессе реализации проекта.

Задачи оформляются в спецификацию проекта, в которой в письменном и графическом виде приводится информация, используемая для определения результатов и сопутствующих условий.

4.Определите длительность каждой работы.

Для каждого вида перечисленных работ необходимо указать предполагаемую продолжительность.

На этапе подготовки к созданию проекта используйте текстовый редактор Word. Описание видов работ и их предполагаемой длительности может выглядеть следующим образом. Рассмотрим пример создания проекта, цель которого - выпуск рекламного буклета для выставки.

№

Название работы

Предполагаемая

длительность

1

Разработка содержания

5 дней

2

Разработка эскизов иллюстраций

3 дня

3

Написание текста

14 дней

4

Создание иллюстраций

7 дней

5

Литературное редактирование

4 дня

6

Верстка

5 дней

7

Разработка макета обложки

8 дней

8

Корректура

4 дня

9

Цветоделение

3 дня

10

Сдача в типографию

1 день

5.Определение необходимых ресурсов

Далее следует определить, какие ресурсы и в каком количестве будут использоваться при выполнении различных работ, а также их стоимость.

Перечень ресурсов будет выглядеть примерно так.

№

Ресурс

Количество человек/единиц оборудования

Оплата/затраты

1

Писатель

1

3000 р.

2

Редактор

1

70 р./день

3

Художник

1

50 р./дснь

4

Верстальщик

1

50 р./дснь

5

Корректор

1

50 р./день

6

Менеджер

1

100 р./день

7

Компьютер

4 (для писателя, художника, верстальщика, менеджера)

 

6. Знакомство с графической средой и  методологией программы Microsoft Project  

5.1.Запуск программы Microsoft Project.

Нажмите кнопку Пуск  на Панели задач. На экране появится основное меню Windows 

Выберите команду меню Программы/Microsoft Office/Microsoft Office Project. На экране появится сначала кратковременная заставка, а затем рабочее окно программы с открытым диалогом, который предлагает возможности быстрого ознакомления с программой:

По умолчанию при первом запуске Microsoft Project устанавливается режим диаграммы Гантта, который используется для составления списка и графика работ. В этом режиме окно проекта делится на две панели: левая отображает информацию в виде таблицы, а правая - в виде горизонтальных полосок-диаграмм на временной шкале.

5.2. Создание проекта

Используя методологию программы Microsoft Project, разработайте календарный план выполнения проекта

5.2.1.Задание имени проекта

Нажмите кнопку на панели инструментов. Название проекта в заголовке окна программы изменится на Проект2. На экране появится диалог Информация о проекте для «Проект 2». Заполните все предлагаемые поля.

5.2.2. Установка даты начала проекта

В открывающемся списке Начальная дата следует установить дату начала проекта. По умолчанию здесь предлагается текущая дата. При необходимости начальную дату в любой момент можно будет изменить, выбрав команду меню Проект/Информация о проекте.

  •  Нажмите кнопку у правой границы поля открывающегося списка Начальная дата. В окне диалога Информация о проекте для «Проект2» появится календарь текущего месяца.
  •  Используя кнопку на календаре, выберите месяц.
  •  Щелчком мыши выберите на календаре дату. В поле открывающегося списка Начальная дата отобразится выбранная дата.

В поле открывающегося списка Текущая дата выводится текущая дата. Вы можете изменить ее при необходимости. В открывающемся списке Календарь можно выбрать один из типов предлагаемых программой календарей: Стандартный (Календарь проекта), Суточный, Ночные смены.

  •  Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Информация о проекте для «Проект2». Установки, сделанные в нем, будут использоваться для созданного проекта.

7.Настройка базового календаря

Прежде чем мы начнем вводить в проект исходную информацию, следует сделать изменения в базовом календаре, который Microsoft Project использует по умолчанию.

  •  Выберите команду меню Инструменты/Параметры. На экране появится диалог Параметры.
  •  Щелкните мышью на ярлычке Календарь, чтобы перейти на нужную вкладку.

В нашем проекте рабочая неделя должна начинаться с понедельника.

  •  Убедитесь, что в открывающемся списке Начало недели установлено Понедельник.

Финансовый год должен начинаться с января.

  •  Убедитесь, что в открывающемся списке Начало финансового года установлено Январь.

Рабочий день должен начинаться в 9:00 и заканчиваться в 18:00.

  •  В поле списка Начало рабочего времени введите 9:00. 
  •  В поле списка Конец рабочего времени введите 18:00.
  •  Убедитесь, что в поле со счетчиком Рабочих часов в день установлено 8, а в поле Рабочих часов в неделю установлено 40.
  •  Нажмите кнопку Установить по умолчанию. Это позволит использовать установленные параметры календаря в текущем и во всех вновь создаваемых проектах.
  •  Закройте диалог Параметры нажатием кнопки ОК.

Теперь мы должны указать программе нерабочие, праздничные и сокращенные предпраздничные дни, чтобы график выполнения работ автоматически создавался с учетом таких дней.

  •  Выберите команду меню Инструменты/Изменить рабочее время. На экране появится диалог Изменить рабочее время.

Для решения поставленной задачи можно было бы отредактировать указанный в открывающемся списке Для стандартный календарь проекта. Но мы поступим несколько иначе, создав новый календарь.

  •  Нажмите кнопку Новый в диалоге (Изменить рабочее время). На экране появится диалог Создать новый базовый календарь.
  •  Установите переключатель Создать новый базовый календарь. В поле ввода Имя появится название нового календаря Календарь 1.
  •  Закройте диалог Создать новый базовый календарь с помощью кнопки ОК. Произойдет возврат к диалогу Изменить рабочее время, в поле открывающегося списка Для которого отобразится название нового календаря: Календарь 1.

В новом календаре отметим праздничные дни как нерабочие.

Предпраздничный день должен быть сокращенным.

  •  Щелкните мышью на ячейке с датой, чтобы выделить ее.
  •  Установите переключатель Рабочее время. Ячейка будет выделена темным цветом.
  •  В полях ввода С, До введите рабочее время в предпраздничный день: 9:00 - 12:00,13:00 - 17:00, которое учитывает обеденный перерыв.
  •  Щелкните мышью за пределами ячейки, чтобы снять выделение. Указанная ячейка будет выделена наклонной штриховкой, характеризующей сокращенный рабочий день.
  •  Установите в календаре другие праздничные и сокращенные предпраздничные рабочие дни.
  •  Нажмите кнопку ОК в диалоге Изменить рабочее время. Диалог закроется. Установленные параметры будут запомнены.

Как вы помните, при создании нового проекта в диалоге Информация о проекте для «Проект2» мы не изменяли установленный по умолчанию календарь Стандартный. Теперь же, когда у нас есть новый календарь, следует подключить его к нашему проекту для того, чтобы Microsoft Project составлял график работ, основываясь на нем.

  •  Выберите команду меню Проект/Информация о проекте. На экране появится диалог Информация о проекте для «Проект2».
  •  В открывающемся списке Календарь выберите созданный нами Календарь 1.
  •  Закройте диалог Информация о проекте для «Проект2», нажав кнопку ОК. Созданный календарь будет подключен к проекту.

Теперь следует выделить на панели диаграммы праздничные дни, чтобы отображать их как нерабочие. Для этого выполните следующие шаги.

  •  Щелкните правой кнопкой мыши на панели диаграммы. На экране появится контекстное меню.
  •  Выберите команду контекстного меню Нерабочее время. На экране появится диалог Масштаб времени с открытой вкладкой Нерабочее время.
  •  В открывающемся списке Календарь выберите Календарь 1 (Календарь проекта).
  •  Закройте диалог Масштаб времени, нажав кнопку ОК. На панели диаграммы серыми вертикальными полосами отобразятся нерабочие праздничные дни.

Прежде чем продолжать создание проекта, его следует сохранить.

  •  Нажмите кнопку на панели инструментов Стандартная. На экране появится диалог Сохранение файла.
  •  В открывающемся списке (Сохранить в) выберите сначала диск, а затем папку, в которой будет сохранен проект.
  •  В поле ввода (Имя файла) введите <Имя проекта>- какое Вы дадите файлу Вашего проекта. Расширение. mmp будет присвоено имени файла автоматически.
  •  Закройте диалог (Сохранение файла) с помощью кнопки (Сохранить). Файл проекта будет сохранен на диске. В заголовке рабочего окна программы появится новое имя проекта - <Имя проекта>.mmp.

Итак, мы выполнили все подготовительные операции по созданию нового проекта и настройке базового календаря.

  1.  Отчет о выполненной лабораторной работе должна содержать:

  •  формулировку цели проекта;
    •  перечень работ с обоснованием уровня разукрупнения и назначенной длительностью выполнения каждой работы;
    •  перечень ресурсов необходимых для выполнения каждой работы;
    •  изменённый базовый календарь выполнения проекта;
    •  ответы на контрольные вопросы.

Отчёт выполняется в MS Word и сдается преподавателю в электронном или напечатанном виде.

Контрольные вопросы

1. Дайте определение технологического процесса, технологической операции.

2. Назовите способы записи технологических процессов.

3.Перечислите типовые технологические процессы.

4.Что такое цель проекта, какие проблемы возникают при формировании цели проекта?

5.Перечислите функции программы Microsoft Project.

6.Назначение базового календаря проекта.

7.Цель настройки базового календаря

8.Формы представления календарного плана выполнения проекта.

9.Назовите программные средства автоматизации процесса управления предприятием.


2.2. Лабораторная работа №2

Тема: «Корпоративные информационные системы »

Цель: Приобрести практические навыки в использовании интерфейса и  методологии программы Microsoft Project  при реализации технологии интеллектуальной поддержки принятия управленческих решений.

Отрабатываемые вопросы

1.Ввод работ в программу Microsoft Project.

2.Установление связей между работами.

3.Создание множественных связей.

4.Создание графика работ.

Организационно – методические указания

Исходными данными для данной лабораторной работы является таблица с перечнем работ по выполнению проекта разработанная при выполнении Лабораторной работы №1.

Например

№

Название работы

Предполагаемая

длительность

1

Разработка содержания

5 дней

2

Разработка эскизов иллюстраций

3 дня

3

Написание текста

14 дней

4

Создание иллюстраций

7 дней

5

Литературное редактирование

4 дня

6

Верстка

5 дней

7

Разработка макета обложки

8 дней

8

Корректура

4 дня

9

Цветоделение

3 дня

10

Сдача в типографию

1 день

1.Ввод работ.

Для ввода работ необходимо.

  •  Щелкнуть мышью на ячейке первой строки поля (Название работы) таблицы. Ячейка будет выделена рамкой.
  •  Введите с клавиатуры название первой работы - Разработка содержания. 

Как только вы начнете ввод, будет активизирована строка ввода, в которой отобразится вводимая в ячейку информация. В левой части этой панели появятся две кнопки. Левая используется для отказа от введенной информации, а правая для завершения ввода информации. Далее мы также будем использовать слово «зафиксировать» для обозначения окончания ввода информации в ячейки таблицы.

  •  Нажмите клавишу [стрелка вправо] чтобы закончить ввод текста и переместить прямоугольник выделения в поле (Длительность). В этом поле отобразится продолжительность работы, равная 1 дню, устанавливаемая Microsoft Project по умолчанию для каждого вида работ.

Как только любая ячейка в поле (Длительность) выделяется, в ней появляется счетчик , с помощью которого можно изменить продолжительность работы.

  •  Используя кнопку счетчика, установите длительность введенной работы 5 дней. Обратите внимание, что эта длительность отобразится в строке ввода.
  •  Нажмите кнопку в строке ввода, чтобы зафиксировать введенную длительность.

Теперь увеличим ширину левой панели диаграммы Гантта, переместив ее правую границу, чтобы видеть соседние поля.

  •  Установите указатель мыши на вертикальной полосе, разделяющей панели таблицы. Указатель примет форму .
  •  Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши.
  •  Переместите указатель мыши вправо так, чтобы видимая часть таблицы увеличилась примерно вдвое.
  •  Отпустите левую кнопку мыши. Ширина таблицы увеличится.

Справа от поля (Длительность) вы теперь видите два поля - (Начало) и (Конец), в которых отображаются даты начала (Пятница, 3 марта 2005 года) и окончания (Четверг, 9 марта 2005 года) указанного нами вида работ (Рис. 1).

 

Рис. 1. Таблица диаграммы Гантта  с датами начала и окончания работ

Как видите, на основании введенной продолжительности работы Разработка содержания - 5 дней - Microsoft Project вычислил календарную дату окончания этого вида работ и при этом учел два выходных дня - 4 и 5 марта 2005 года.

На панели диаграммы в правой части рабочего окна появилась синяя горизонтальная полоска диаграммы с общей длиной 7 календарных дней (5 рабочих + 2 выходных).

Если же необходимо выполнять работу и в выходные дни, то ее длительность нужно указать несколько иначе. Чтобы увидеть - как, мы сначала скопируем работу Разработка содержания в буфер обмена, а затем вставим ее во второй строке таблицы.

  •  Щелкните мышью на ячейке с названием работы Разработка содержания в поле (Название работы), чтобы выделить ее.
  •  Нажмите кнопку на панели инструментов (Стандартная). Содержимое выделенной ячейки будет скопировано в буфер обмена.
  •  Щелчком мыши выделите пустую ячейку во второй строке в поле (Название работы).
  •  Нажмите кнопку панели инструментов (Стандартная). Копия работы Разработка содержания будет вставлена из буфера обмена в выделенную ячейку.
  •  Нажмите клавишу [стрелка вправо], чтобы выделить соседнюю ячейку в поле (Длительность).
  •  Введите с клавиатуры длительность 5 (календарных дней), которая обозначает, что работа должна продолжаться 5 календарных, а не рабочих дней, и нажмите клавишу [Enter]. Введенное значение длительности будет зафиксировано.

Теперь в поле (Конец) во второй строке указывается более ранняя дата окончания этого вида работ, а на диаграмме справа горизонтальная полоска-работа имеет длину ровно 5 дней.

Продолжительность работы в поле (Длительность) можно вводить в различных единицах: в неделях: 2; в днях: 3; в часах: 5; в минутах: 45. 

Вы можете изменить дату начала любого вида работы.

  •  Щелкните мышью на поле (Начало) во второй строке, чтобы выделить соответствующую ячейку. У правого ее края появится кнопка открывающегося списка .
  •  Нажмите кнопку . На экране появится календарь Март 2005 (Рис. 2).

Рис. 2. Календарь - Март 2000

  •  Щелчком мыши выберите 6 марта. Календарь закроется. Выбранная дата (Понедельник, 6 марта 2000 года) отобразится в выделенной ячейке поля (Начало), а горизонтальная полоска-работа на панели диаграммы сместится вправо так, что ее левый край будет находиться на отметке 6 марта.

Изменить дату начала работы можно также, перемещая полоску-работу на панели диаграммы. Посмотрим, как это делается.

  •  Установите указатель мыши на нижней синей горизонтальной полоске-работе на панели диаграммы. Указатель примет форму .
  •  Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши. На экране появится информационное окно работы с указанием начальной и конечной даты этой работы (Рис. 15).
  •  

Рис. 3. Информационное окно работы  при изменении даты начала работы 

  •  Не отпуская левую кнопку мыши, перемещайте мышь вправо. Вы увидите, что по мере перемещения в информационном окне изменяются даты начала и конца работы.
  •  Добейтесь такого положения полоски, чтобы работа начиналась, например, во вторник 7 марта.
  •  Отпустите левую кнопку мыши. Информационное окно работы исчезнет. Положение полоски-работы зафиксируется. Новая дата начала работы отобразится в поле (Начало) таблицы диаграммы Гантта.

Подобным же образом можно изменить длительность любой работы.

  •  Установите указатель мыши на правом крае нижней полоски-работы на панели диаграммы. Указатель примет форму . 
  •  Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши. На экране появится информационное окно работы, в котором теперь указаны дата ее окончания и длительность. 
  •  Не отпуская левую кнопку мыши, перемещайте мышь вправо. При этом по мере перемещения в информационном окне работы будут изменяться дата окончания работы  и ее длительность.
  •  Добейтесь такого положения правого края полоски, чтобы длительность работы составила приблизительно (7 календарных дней).
  •  Отпустите левую кнопку мыши. Информационное окно закроется. Размер полоски-работы зафиксируется в соответствии с новой длительностью. Измененная длительность отобразится в поле (Длительность) таблицы, а новая дата окончания работы - в поле (Конец).

Таким образом, Microsoft Project предоставляет разнообразные возможности для установки начальной и конечной дат каждого вида работ и их продолжительности. Любую работу в случае необходимости можно удалить.

  •  Щелкните мышью на поле (Название работы) во второй строке, чтобы выделить копию работы Разработка содержания. 
  •  Нажмите клавишу [Delete]. Копия работы будет удалена из таблицы, а ее полоска - с диаграммы.
  •  Самостоятельно введите в таблицу остальные виды работ и их длительности, взяв необходимые данные из таблицы в разделе «Подготовка к созданию нового проекта».

На диаграмме Гантта можно создавать так называемые контрольные точки, которые отражают промежуточные итоги проекта. Контрольная точка - это работа нулевой длительности.

  •  Создадим на диаграмме контрольную точку Начало работ. 
  •  Щелкните мышью на первой строке в поле (Название работы), чтобы выделить соответствующую ячейку.
  •  Выберите команду меню (Вставка • Новая работа). В таблице будет вставлена пустая первая строка.
  •  В вставленной первой строке поля (Название работы) введите: Начало работ.
  •  Нажмите клавишу [стрелка вправо], чтобы закончить ввод и переместить выделе ние в поле (Длительность).
  •  В поле (Длительность) установите продолжительность работы (0 дней) и нажмите клавишу [Enter]. На панели диаграммы в первой строке появится контрольная точка в виде черного ромбика с датой начала работ 3.03 (3 марта).
  •  Самостоятельно создайте вторую контрольную точку Завершение проекта в конце списка работ.

Заполненная таблица и диаграмма будут выглядеть примерно как на Рис. 4.

Рис. 4. Заполненная таблица работ

  •  Сохраните изменения в проекте, нажав кнопку на панели инструментов (Стандартная). На экране появится диалог (Мастер плана).

При каждом последующем сохранении проекта на экране будет появляться диалог (Мастер плана) с предложением сохранить базовый план проекта.

Базовый план представляет собой оригинальный проектный план, который используется для отслеживания хода выполнения проекта. Создав базовый план, вы сможете сравнить текущую информацию с плановой и оценить изменения. Базовый план следует сохранять, когда создание проекта закончено и вы переходите к этапу его выполнения.

Поэтому в настоящий момент сохранять базовый план не следует.

  •  Убедитесь, что установлен переключатель 'Мой первый проект.mmp' (Сохранить «Мой первый проект.mmp» без базового плана).
  •  Нажмите кнопку ОК в диалоге (Мастер плана), чтобы закрыть его. Проект будет сохранен на диске без базового плана.

При всех последующих сохранениях проекта мы будем сохранять его без базового плана. И только когда создание проекта будет закончено, мы сохраним также и базовый план.

2. Создание графика работ 

Следующий шаг подготовки проекта после ввода названий работ - создание графика работ. Пока что все виды работ начинаются с даты начала проекта - 3 марта 2005 года. Но это, как вы понимаете, неправильно. В любом проекте все виды работ взаимосвязаны и должны выполняться в определенной последовательности. Например, верстка не может начаться прежде, чем будет написан текст и созданы все иллюстрации, а корректура должна выполняться только после окончания верстки. Некоторые виды работ могут выполняться одновременно, например, создание иллюстраций и написание текста.

В Microsoft Project создание графика работ сводится к установке связей между работами. При этом нужно указать тип связи: выполняется ли одна работа после другой или перед ней. Если же работы выполняются параллельно, то должны ли они одновременно начинаться или заканчиваться. Существует четыре типа возможных связей:

  1.  Завершение к началу • последующая работа начинается после окончания предыдущей;
  2.  Начало к началу - работы начинаются одновременно;
  3.  Завершение к завершению - работы заканчиваются одновременно;
  4.  Начало к завершению - одна работа не может закончиться до тех пор, пока другая не начнется.

Рассмотрим, как устанавливаются связи между работами:

  •  Щелкните мышью на названии работы Разработка содержания в поле (Название работы), чтобы выделить ее.
  •  Нажмите и удерживайте клавишу [Ctrl].
  •  Не отпуская клавишу [Ctrl], щелкните мышью на названии второй работы Написание текста, зависящей от первой.
  •  Отпустите клавишу [Ctrl]. Оба вида работ будут выделены.
  •  Нажмите кнопку на панели инструментов (Стандартная). Между выделенными видами работ будет установлена связь типа (Завершение к началу), которая отобразится на диаграмме в виде стрелки (Рис. 5).


Рис. 5 Завершение к началу

Как уже указывалось выше, этот тип связи означает, что работа Написание текста будет начинаться после окончания работы Разработка содержания. Это наглядно показано на диаграмме, где левый край горизонтальной полоски-работы Написание текста находится на одной вертикальной линии с правым краем полоски-работы Разработка содержания, а стрелка, направленная от конца полоски-работы Написание текста к началу - Разработка содержания, указывает тип связи (Завершение к началу). Этот тип связи Microsoft Project устанавливает по умолчанию.

Как и большинство операций, установка связей между видами работ может быть отменена.

  •  Нажмите кнопку на панели инструментов(Стандартная). Предыдущая команда будет отменена.

Теперь установим связь между этими же видами работ, выделив их в обратном порядке, чтобы увидеть, как зависит вид установленной связи от порядка выбора работ:

  •  Щелкните мышью на названии работы Написание текста, чтобы выделить ее.
  •  Нажмите и удерживайте клавишу [Ctrl].
  •  Не отпуская клавишу [Ctrl]. щелкните мышью на названии работы Разработка содержания. 
  •  Отпустите клавишу [Ctrl]. Ячейки с указанными работами будут выделены.
  •  Нажмите кнопку на панели инструментов (Стандартная). Между выделенными видами работ снова будет установлена связь (Рис.6).

 

Рис. 6. Неправильно созданная связь 

Но теперь работа Разработка содержания будет начинаться только после окончания работы Написание текста. Как видите, вид установленной связи зависит от порядка выделения работ. Конечно же, эта связь неправильна. Такие ошибочные связи в любой момент можно удалить:

  •  Не отменяя выделения видов работ в таблице, нажмите кнопку на панели инструментов (Стандартная). Связь между указанными видами работ будет удалена. Диаграмма примет свой первоначальный вид.

Создадим связь между видами работ Разработка содержания и Разработка иллюстраций. 

  •  Выделите сначала название работы Разработка содержания, а затем -Разработка эскизов иллюстраций. 
  •  Создайте связь между ними, нажав кнопку на панели инструментов (Стандартная).

Эти виды работ должны заканчиваться одновременно. Поэтому тип связи между ними нужно изменить.

  •  Дважды щелкните мышью на стрелке, обозначающей связь на диаграмме. На экране появится диалог (Зависимость работ).

В верхней части диалога указаны названия работ, между которыми установлена связь, а в поле открывающегося списка (Тип) - тип этой связи. В данном случае - (Завершение к началу). При необходимости вы можете удалить эту связь нажатием кнопки Delete (Удалить).

  •  Выберите в открывающемся списке (Тип) связь (Завершение к завершению).
  •  Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог (Зависимость работ). Установленная связь отобразится на диаграмме (Рис. 7).

Рис. 7. Связь Конец с концом

 

Проверим, будут ли указанные виды работ заканчиваться к одному и тому же времени, если изменить длительность одной из них.
Щелкните мышью на поле (Длительность) в строке с работой Разработка содержания, чтобы выделить соответствующую ячейку.

  •  Используя счетчик, увеличьте длительность работы до 15 дней и нажмите клавишу [Enter].
  •  Просмотрите диаграмму, воспользовавшись горизонтальной полосой прокрутки, и убедитесь, что тип связи между видами работ не изменился: они заканчиваются одновременно.
  •  Отмените изменение длительности работы, нажав кнопку на панели инструментов (Стандартная).

Теперь рассмотрим еще один способ создания множественных связей.

  •  Выделите в таблице работу Написание текста. 
  •  Нажмите кнопку на панели инструментов (Стандартная) или дважды щелкните мышью на названии работы. На экране появится диалог Task Information (Информация о работе).
  •  Щелкните мышью на ярлычке (Предшествующие), чтобы выбрать нужную вкладку (Рис. 8).

Рис. 8. Вкладка Предшествующие диалога  (Информация о работе) 

В верхней части диалога в поле ввода (Имя) указано название выбранной работы - Написание текста. Справа от него, в поле открывающегося списка (Длительность) - ее продолжительность - (14 дней). В нижней части диалога находится таблица.

  •  Щелкните мышью на поле (Название работы) в первой строке таблицы диалога. Выбранная ячейка превратится в открывающийся список.
  •  Откройте этот список и выберите предшествующую работу, которую нужно связать с выделенной. В нашем случае это - Разработка содержания. Ее название отобразится в строке ввода над таблицей.
  •  Нажмите клавишу [Enter]. В поле (Тип) появится название типа связи (Завершение к началу), предлагаемое по умолчанию.
  •  Закройте диалог (Информация о работе) нажатием кнопки ОК. Установленная связь отобразится на диаграмме.

Некоторые виды работ должны выполняться с задержкой или опережением по отношению к предшествующим. Например, следующая операция по обработке окрашенной детали должна начинаться с задержкой на время, необходимое для полного высыхания краски. Или, в нашем проекте, Создание иллюстрации может начинаться не после Написания текста, а с некоторым опережением: когда текст закончен только на 70%. Установим эту связь.

  •  Дважды щелкните мышью на названии работы Создание иллюстраций. На экране появится диалог (Информация о работе) с открытой вкладкой (Предшествующие).
  •  Щелкните мышью на поле (Название работы) таблицы диалога и в открывающемся списке выберите предшествующую работу Написание текста. 
  •  Нажмите клавишу [Enter]. В поле (Тип) отобразится тип связи (Завершение к началу), а в поле (Задержка) - время задержки - (0 дней).
  •  Щелкните мышью в ячейке первой строки поля (Задержка), чтобы выделить ее. У правого края ячейки появятся кнопки счетчика .
  •  В поле (Задержка) введите с клавиатуры -30%.

 

Знак «минус» здесь означает, что Создание иллюстраций должно начинаться с 30% опережением, т.е. когда предыдущая работа - Написание текста - будет выполнена на 70%.

В этом поле время задержки можно вводить также в любых других допустимых единицах, например: (1 неделя), (3 дня),  (2 часа) (30 минут).

Работа Литературное редактирование должна начинаться после окончания Написание текста. 

  •  Выделите последовательно работы Написание текста и Литературное редактирование. 
  •  Нажмите кнопку на панели инструментов (Стандартная). Между выделенными видами работ будет установлена связь типа (Завершение к началу), которая отобразится на диаграмме.

Верстка может быть выполнена только после того, как закончено Литературное редактирование и Создание иллюстраций. Эта связь множественная. Посмотрим, как ее установить.

  •  Дважды щелкните мышью на названии работы Верстка. На экране появится диалог (Информация о работе) с открытой вкладкой (Предшествующие).
  •  Щелчком мыши выделите ячейку первой строки поля (Название работы).
  •  В открывающемся списке выберите предшествующую работу Литературное редактирование.
  •  Нажмите клавишу [Enter]. Выбор будет зафиксирован. Выделение переместится во вторую строку поля (Название работы).
  •  В открывающемся списке второй строки выберите Создание иллюстраций и нажмите клавишу [Enter]. Выбор будет зафиксирован, а тип связи отобразится в поле (Тип).
  •  Закройте диалог (Информация о работе), нажав кнопку ОК. Установленные связи отобразятся на диаграмме.
  •  Измените длительность Литературного редактирования и Создания иллюстраций и убедитесь, что Верстка не начнется, пока эти работы не будут закончены.
  •  Отмените изменение длительности Литературного редактирования и Создания иллюстраций.

Остальные связи установите самостоятельно.

  •  Создайте связь между Разработкой макета обложки и Версткой таким образом, чтобы эти виды работ заканчивались одновременно.
  •  Корректура должна начинаться после окончания Верстки и Разработки макета обложки. 
  •  Цветоделение должно быть выполнено после того, как закончится Корректура.
  •  Последний вид работы - Сдача в типографию - следует за Цветоделением. 
  •  В заключение установите связи первой и последней работы с контрольными точками Начало работ и Завершение проекта. 

Создание графика работ закончено. Но установленный по умолчанию масштаб времени, при котором на диаграмме отображаются все календарные дни, не позволяет видеть график на экране полностью. Поэтому масштаб нужно уменьшить.

  •  Нажмите кнопку на панели инструментов (Стандартная). Теперь масштаб времени уменьшился в три раза.
  •  Используя горизонтальную полосу прокрутки диаграммы, добейтесь, чтобы диаграмма была видна на экране полностью.

Если же вам не удается полностью отобразить всю диаграмму на правой панели, сделайте следующее.

  •  Выберите команду меню (Вид • Изменить). На экране появится диалог (Изменить).

Установите переключатель (Введенный проект) и закроите диалог, нажав кнопку ОК. Теперь диаграмма полностью отображается на правой панели.

Созданный график работ будет выглядеть примерно как на Рис. 9.

 

Рис. 9. Созданный график работ 

  •  С помощью кнопок и на панели инструментов (Стандартная) просмотрите диаграмму в различных масштабах.
  •  Сохраните созданный проект, нажав кнопку на панели инструментов (Стандартная). В появившемся диалоге (Мастер плана) нажмите кнопку ОК.

Мы познакомились с приемами создания графика работ и научились устанавливать связи различных типов. Наша очередная задача - сделать график работ более наглядным.

  1.  Отчет о выполнении лабораторной работы должен содержать:
    •  файл с расширением  .mpp, содержащий не менее 10 работ и не менее двух работ с обоснованием уровня разукрупнения;
    •  диаграмму Ганта с обоснованием и установлением всех типов связей между работами;
    •  ПЕРТ- диаграмму проекта;
    •  ответы на контрольные вопросы.

Отчет выполняется в MS Project и сдается преподавателю в электронном виде.

Контрольные вопросы

  1.  Дайте определение корпоративной информационной системы (КИС).
  2.  Перечислите этапы построения КИС.
  3.  Назовите основные технологии интеллектуальной поддержки принятия управленческих решений.
  4.  Что входит в этап планирования проекта?
  5.  Что включает в себя структуризация проекта?
  6.  Охарактеризуйте основные возможности программы Microsoft Project в области  интеллектуальной поддержки принятия управленческих решений.
  7.  Какие факторы способствуют успешной реализации проекта?
  8.  Перечислите и охарактеризуйте виды связей между работами проекта.
  9.  Цель и порядок создания графика работ.


2.3. Лабораторная работа №3

Тема: « Технологии интеллектуальной поддержки принятия управленческих решений»

Цель: Приобрести практические навыки в использовании программы Microsoft Project  при выявление критического пути и создание структуры графика работ

Отрабатываемые вопросы

1. Оформление графика работ и просмотр критического пути

2. Форматирование  диаграммы выполнения проекта.

3. Группировка работ или создание структуры графика работ.

Организационно – методические указания

1.Оформление графика работ и просмотр критического пути 

Большинство видов работ в типичном проекте имеют тенденцию некоторого замедления. В связи с этим все работы можно разделить на две группы. К первой группе относятся такие виды работ, задержка выполнения которых не оказывает серьезного влияния на дату окончания проекта. В отличие от них вторая группа включает работы, задержка выполнения которых может повлиять на дату окончания проекта. Такие работы называются критическими. 

Группа критических работ, выполнение которых определяет срок окончания проекта, называется критическим путем. Другими словами, критический путь состоит из взаимосвязанных работ, задержка выполнения каждой из которых может отодвинуть дату окончания проекта.

Microsoft Project определяет критический путь на основании установленных связей и длительности работ. Просмотрев его, вы можете внести необходимые коррективы в проект: изменить продолжительность отдельных видов работ, их связи и т. д.

Критический путь на диаграмме может быть наглядно отображен в процессе автоматического форматирования, выполняемого Мастером диаграммы Гантта, который запускается нажатием кнопки на панели инструментов (Стандартная).

Но мы отформатируем наш проект и определим критический путь вручную. Это позволит нам лучше изучить возможности программы.

Начнем с форматирования таблицы. Сначала отформатируем названия контрольных точек.

  •  Щелкните мышью на контрольной точке Начало работ в поле (Название работы), чтобы выделить ее.
  •  Выберите команду меню (Формат • Шрифт). На экране появится диалог (Шрифт).

 

  •  В открывающемся списке (Цвет) выберите Бирюзовый и нажмите кнопку ОК. Диалог закроется. Выбранный цвет названия контрольной точки отобразится на экране.
  •  Не отменяя выделения, нажмите кнопку [B] на панели инструментов (Форматирование), чтобы придать выделенному тексту полужирное начертание.

Скопируем установленные элементы форматирования для контрольной точки Завершение проекта. 

  •  Нажмите кнопку на панели инструментов (Стандартная).
  •  Щелкните мышью на названии контрольной точки Завершение проекта в поле (Название работы). Текст в ячейке будет переформатирован: изменится его цвет и начертание.

Теперь выделим в таблице красным цветом, увеличенным размером и курсивным начертанием названия видов работ, образующих критический путь.

  •  Выберите команду меню (Формат • Стили текста). На экране появится диалог (Стили текста).
  •  В открывающемся списке (Элемент для изменения) выберите (Критические работы).
  •  В поле списка (Стиль шрифта) выберите Курсив.

 В поле списка (Размер) выберите 10.

  •  В открывающемся списке (Цвет) выберите Красный.
  •  Нажмите кнопку ОК в диалоге (Стили текста). Диалог будет закрыт. В таблице красным цветом, курсивным начертанием и увеличенным размером выделятся названия критических работ.

Теперь критический путь нужно отобразить на диаграмме.

  •  Выберите команду меню (Формат • Стили диаграммы). Или дважды щелкните мышью на свободном поле диаграммы. На экране появится диалог (Стили диаграммы) (Рис. 10).

В верхней части диалога выводится таблица, в которой содержится информация о том, как будут отображаться на диаграмме различные элементы проекта: полоски-работы, контрольные точки и др. В нижней части диалога находятся две вкладки - (Текст) и (Полоски). С помощью вкладки (Текст) можно указать, какие текстовые показатели будут выводится на диаграмме, а вкладка (Полоски) позволяет изменять форму, узор, цвет различных элементов диаграммы.

Чтобы отобразить на диаграмме критический путь, мы вставим в таблице новую строку для критических работ.

  •  Щелкните мышью на ячейке первой строки таблицы диалога в поле (Название), чтобы выделить ее.

Рис.10. Диалог  (Стили диаграммы) 

  •  Нажмите кнопку (Вставить строку) в верхней части диалога. В таблицу будет вставлена первая пустая строка.
  •  В поле (Название) вставленной строки введите с клавиатуры Критический путь и нажмите клавишу [стрелка влево]. Прямоугольник выделения переместится вправо, в поле (Внешний вид).

В этой ячейке отобразится внешний вид элемента диаграммы, указанного в поле (Название). В данном случае это - Критический путь. Заменим черный цвет, предлагаемый по умолчанию, на красный.

  •  В открывающемся списке (Цвет) в группе элементов управления (Средняя часть полоски) выберите красный цвет.
  •  Щелкните мышью на выделенной ячейке, чтобы зафиксировать выбранный цвет.
  •  Щелкните мышью на ячейке в первой строке поля (Показать для... работ). Ячейка будет выделена. У правого ее края появится кнопка открывающегося списка .
  •  В этом открывающемся списке выберите (Критические) и нажмите клавишу [Enter]. Прямоугольник выделения переместится в ячейку следующга, второй строки, в которой будет определяться внешний вид полосок некритических работ.
  •  В открывающемся списке этой ячейки выберите (Некритические) и нажмите клавишу [Enter].

Теперь на диаграмме критический путь будет отображаться красным цветом, а некритические работы - синим. В заключение изменим цвет символов, отображающих контрольные точки на диаграмме, на бирюзовый.

  •  Щелкните мышью на ячейке (Контрольная точка) в поле (Название), чтобы выделить ее.
  •  В открывающемся списке (Цвет) в левой нижней части диалога выберите бирюзовый цвет.
  •  Выбранный цвет отобразится в поле (Внешний вид).

 

Рис. 11. Отформатированная диаграмма 

Вы можете также выбрать форму символа в открывающемся списке (Форма) и тип (Пунктирный), (Контурный), (Твердый) - в открывающемся списке (Тип).

  •  Закройте диалог (Стили диаграммы), нажав кнопку ОК. Установленные элементы форматирования отобразятся на диаграмме.

Теперь на диаграмме красным цветом четко выделяется критический путь, синим - некритические работы, бирюзовым - контрольные точки.

  •  Сохраните сделанные в проекте изменения без базового плана.

Созданные нами таблица и диаграмма понятны и наглядны. Однако для больших проектов простого оформления будет недостаточно. В этом случае применяют объединение работ в группы.

2. Группировка работ или создание структуры графика работ 

Для сложных проектов, состоящих из большого количества видов работ Microsoft Project позволяет создать иерархическую структуру, объединив связанные между собой работы в группы. Это сделает проект более наглядным и позволит разделить его на отдельные этапы, благодаря чему управлять им будет гораздо легче.

В этом опыте мы разделим наш проект на этапы, объединив отдельные виды работ в группы.

В создаваемом нами проекте можно выделить три этапа: планирование, подготовка материалов и подготовка к печати. Введем названия этих этапов в поле (Название работы) таблицы.

Первый этап - Планирование - объединяет два вида работ: Разработку содержания и Разработку эскизов иллюстраций. Поэтому поместить название этапа нужно перед первой из них.

  •  Щелкните мышью на ячейке с названием работы Разработка содержания, чтобы выделить ее.
  •  Выберите команду меню (Вставка • Новая работа). Перед строкой с названием работы Разработка содержания будет вставлена пустая вторая строка.

Заметьте, пустая строка всегда вставляется перед текущей.

  •  В ячейке поля (Название работы) вставленной строки введите с клавиатуры название этапа - Планирование - и нажмите клавишу [Enter]. Microsoft Project отобразит введенное название как критическую работу, красным цветом, с длительностью 1 день.

Второй этап - Подготовка материалов - включает три вида работ: Написание текста, Создание иллюстраций и Литературное редактирование. Название этапа вставим перед работой Написание текста.

  •  Щелчком мыши выделите ячейку с названием работы Написание текста.
  •  Нажмите клавишу. Будет вставлена пустая пятая строка.
  •  Введите название следующего этапа: Подготовка материалов и нажмите клавишу [Enter].

Последний этап - Подготовка к печати - объединяет пять видов работ: Верстка, Разработка макета обложки, Корректура, Цветоделение, Сдача в типографию. Название этого этапа нужно вставить перед названием работы Верстка.

  •  Щелчком мыши выделите ячейку с названием работы Верстка.
  •  Нажмите клавишу [Insert], чтобы вставить пустую строку.
  •  Введите название последнего этапа - Подготовка к печати и нажмите клавишу [Enter].

Теперь нужно указать Microsoft Project, какие работы к какому этапу следует отнести. Для этого сначала выделим работы первого этапа.

  •  Щелкните мышью на ячейке с названием работы Разработка содержания, чтобы выделить ее.
  •  Нажмите и удерживайте клавишу [Ctrl].
  •  Не отпуская клавишу [Ctrl], щелкните мышью на ячейке с названием работы Разработка иллюстраций. 
  •  Отпустите клавишу [Ctrl]. Обе ячейки будут выделены.
  •  Нажмите кнопку на панели инструментов (Форматирование).

Выделенные в таблице названия работ будут сгруппированы. При этом их названия сместятся вправо, а название этапа - Планирование отобразится полужирным начертанием и черным цветом. Слева от названия этапа появится значок с символом • (минус), который означает, что в данный момент все виды работ этого этапа отображаются на экране. В поле (Длительность) появится информация о продолжительности данного этапа - (5 дней), которую Microsoft Project определяет на основании длительности отдельных видов работ, включенных в этот этап.

На диаграмме появится новый элемент в виде черной полосы с треугольными зубьями на концах, который обозначает этап проекта (Рис. 12).

Рис. 12. Созданная структура работ 

Теперь выделим работы второго этапа - Подготовка материалов.

  •  Щелчком мыши выделите ячейку с названием работы Написание текста.
  •  Нажмите и удерживайте нажатой клавишу [Shift]. 
  •  Не отпуская клавишу [Shift]. щелкните мышью на ячейке с названием работы Литературное редактирование. 
  •  Отпустите клавишу [Shift]. Три вида работ будут выделены.

Объединение выбранных видов работ в группу выполним другим способом.

  •  Не отменяя выделения ячеек, установите указатель мыши на первом символе названия работы Написание текста так, чтобы указатель принял форму тонкой горизонтальной линии со стрелками на концах. Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши.
  •  Не отпуская левую кнопку мыши, переместите мышь вправо. При этом появившаяся вертикальная линия укажет положение отступа.
  •  Отпустите левую кнопку мыши. Названия выделенных видов работ сместятся вправо - будет образована группа работ второго этапа. Общая длительность этапа - (18 дней) - отобразится в поле  (Длительность).
  •  Самостоятельно включите остальные виды работ в третий этап -Подготовка к печати. Созданная структура будет иметь примерно такой вид, как на Рис. 13. 

  •  

Рис. 13. Созданная структура работ

В структуре вы можете скрыть или показать виды работ, входящих в тот или иной этап.

  •  Щелкните мышью на значке слева от названия этапа Планирование. Названия работ, включенных в этот этап, будут скрыты. Исчезнут также их полоски на диаграмме. Слева от названия этапа появится значок с символом +, который означает, что работы этого этапа скрыты.

Работы этапа Подготовка материалов можно скрыть другим способом.

  •  Щелчком мыши выделите ячейку с названием этапа Подготовка материалов. 
  •  Нажмите кнопку на панели инструментов (Форматирование). Работы этого этапа будут скрыты.
  •  Самостоятельно скройте работы третьего этапа - Подготовка к печати. График работ примет вид, как на Рис. 14.
  •  Чтобы показать все скрытые работы, нажмите кнопку на панели инструментов (Форматирование).

Рис.14. Диаграмма со скрытыми работами всех этапов 

  •  Чтобы скрыть работы всех этапов, выделите всю таблицу, щелкнув мышью в левом верхнем ее углу, на пересечении заголовков столбцов и строк, и нажмите кнопку на панели инструментов (Форматирование).
  •  Сохраните изменения в проекте без базового плана.

Таким образом, сгруппировав работы, мы разделили проект на несколько этапов, благодаря чему он стал более наглядным и легким в управлении.

  1.  Отчет о выполнении лабораторной работы должен содержать

файл с расширением  .mpp, содержащий:

  •  отформатированную диаграмму проекта;
    •  диаграмму проекта с выделенным критическим путём;
    •  структуру работ;
    •  диаграмму со скрытыми работами всех этапов;
    •  структуру со скрытыми работами этапа Планирование:
    •  ответы на контрольные вопросы.

Отчет выполняется в MS Project и сдается преподавателю в электронном виде.

Контрольные вопросы

  1.  Какие работы относятся к критическим.
    1.  Дайте определение критического пути.
      1.  Охарактеризуйте возможности программы Microsoft Project 2000 по оформлению проекта;
        1.  Перечислите основные задачи этапа планирования;
        2.  Назовите назначение функции «Группировка работ».


2.4. Лабораторная работа №4

Тема: «Ввод таблицы ресурсов и назначение работ»

Цель: Приобрести практические навыки в использовании программы Microsoft Project  при управлении материальными и людскими ресурсами, при реализации проекта

Отрабатываемые вопросы

1. Ввод таблицы ресурсов

2. Назначение людских ресурсов на каждую работу

3. Назначение материальных  ресурсов на каждую работу

4. Изменение длительность работ при назначении дополнительных  ресурсов в зависимости от типа работ.

Организационно – методические указания

1. Ввод таблицы ресурсов 

Любой проект, в том числе и наш, для своей реализации требует ресурсов. Управление проектом будет более эффективным, если каждому виду работ назначить необходимые ему ресурсы, использование которых позволит планировать стоимость работ более точно.

Но прежде чем назначить ресурсы отдельным видам работ, следует создать таблицу ресурсов, в которой будет содержаться вся необходимая информация об их количествах и стоимости. Это значительно облегчит следующую задачу назначения ресурсов.

  •  Нажмите два раза кнопку прокрутки в нижней части панели режимов, чтобы отобразить невидимые на экране кнопки режимов.
  •  Нажмите кнопку (Таблица ресурсов) на панели режимов. На экране появится таблица ресурсов.

2. Назначение людских ресурсов на каждую работу

Мы заполним эту таблицу информацией только о людских ресурсах без учета оборудования, предполагая, что необходимое для данного проекта оборудование имеется.

  •  Щелкните мышью на ячейке первой строки таблицы поля (Название ресурса), чтобы выделить ее.
  •  В выделенной ячейке введите название первого ресурса - Писатель.
  •  Нажмите клавишу [Enter]. чтобы зафиксировать ввод. В остальных полях таблицы появится информация о данном ресурсе, предлагаемая Microsoft Project по умолчанию.

В поле (Инициалы) отображаются инициалы ресурса. Это - его сокращенное название. В поле Group (Группа) можно указать, к какой группе относится ресурс по специальности, например, каменщики, или по производственному статусу, например, временные рабочие.

  •  Щелчком мыши выделите ячейку в поле(Группа), введите Люди и нажмите клавишу [Enter]. Это же название группы вы введете для всех остальных ресурсов.

В поле (Максимальное количество единиц) указывается максимальное количество единиц данного ресурса в процентах. Например, если на сварочных работах занято 3 сварщика, то максимальное количество единиц данного ресурса составит 300%. В нашем проекте работу по написанию текста должен выполнять один писатель. Поэтому максимальное количество единиц должно составлять 100%.

В следующих двух полях (Тарифная ставка) и (Сверхурочная ставка) следует указать соответственно повременную и сверхурочную повременную тарифные ставки. Но так как в нашем проекте работа писателя оплачивается после ее выполнения, то данные в этих полях, предлагаемые по умолчанию, изменять не надо, а в поле (Стоимость) следует ввести общую сумму, которая причитается писателю за выполненную работу - 3000 рублей.

  •  В поле (Стоимость) введите З000р и нажмите клавишу [стрелка свправо], чтобы закончить ввод и выделить следующую ячейку.

По умолчанию Microsoft Project распределяет стоимость ресурсов каждого вида работ пропорционально проценту их выполнения. Для людских ресурсов это означает повременную или сдельную форму оплаты труда. Однако в списке (Распределение) можно выбрать и другие методы распределения стоимости: (Начало) и (Конец), при которых выполненная работа оплачивается соответственно перед началом или после окончания ее выполнения. Например, если для выполнения работ необходимо приобрести компьютер, то, очевидно, его стоимость должна быть распределена в начало этих работ.

  •  В открывающемся списке поля (Распределение) выберите  (Конец), так как работа писателя оплачивается после выполнения, и нажмите клавишу [Enter].
  •  В поле (Базовый календарь) выберите (Календарь 1), учитывающий праздничные дни 8-9 марта. Нажмите клавишу [Enter].

Во второй строке таблицы введем информацию о ресурсе Редактор. 

  •  В поле (Название ресурса) второй строки введите Редактор. 
  •  Убедитесь, что в поле (Максимальное количество единиц) указано 100%.
  •  В поле (Стандартная ставка) введите тарифную ставку редактора -(70 р./день).
  •  В поле (Стоимость) вводятся затраты на зарплату людям или на использование оборудования. Мы будем обозначать эти затраты термином "Стоимость".
  •  В поле. (Сверхурочная ставка) укажите удвоенное значение тарифной ставки, т.е. (140 р./день), так как сверхурочные работы, как правило, оплачиваются в двойном размере.

Ввод сверхурочной тарифной ставки позволит предусмотреть возможность использования сверхурочных работ при возникновении необходимости.

  •  В поле (Распределение) для Редактора и всех остальных ресурсов должно быть выбрано (Пропорциональное), так как их работа оплачивается повременно.
  •  В поле (Базовый календарь) выберите (Календарь 1). Этот же календарь следует установить для всех остальных сотрудников.
  •  Заполните остальные строки таблицы ресурсов информацией, взяв необходимые данные из таблицы в разделе «Подготовка к созданию нового проекта».

Заполненная таблица ресурсов будет выглядеть  как на Рис. 15.


Рис. 15. Заполненная таблица ресурсов

  •  Сохраните сделанные в проекте изменения без базового плана. В следующем опыте мы назначим каждой работе необходимые ей ресурсы.

3. Назначение людских и материальных  ресурсов на каждую работу

Теперь, когда таблица ресурсов составлена, назначение ресурсов отдельным видам работ не представляет особой сложности.

  •  Нажмите несколько раз кнопку прокрутки в верхней части панели режимов, чтобы появилась кнопка режима (Диаграмма Гантта).
  •  Нажмите кнопку (Диаграмма Гантта) на панели режимов. На экране появятся две панели диаграммы Гантта.
  •  В поле (Название работы) таблицы щелчком мыши выберите первый вид работы - Разработка содержания. 
  •  Нажмите кнопку на панели инструментов (Стандартная). На экране появится диалог (Назначить ресурсы) (Рис. 16).


Рис.1621. Диалог (Назначить ресурсы) 

Большую часть окна диалога занимает таблица, в поле (Название) которой перечислены ресурсы из таблицы ресурсов. 

Выделенная нами работа Разработка содержания будет выполняться менеджером и писателем. Назначим ей соответствующие ресурсы. Первый из них - Писатель - в таблице диалога (Назначить ресурсы) уже выделен.

  •  Нажмите и удерживайте клавишу [Ctrl].
  •  Не отпуская клавишу [Ctrl]. щелкните мышью на названии ресурса Менеджер. 
  •  Отпустите клавишу [Ctrl]. Оба ресурса будут выделены.
  •  Нажмите кнопку (Назначить). В поле (Единицы) таблицы диалога (Назначить ресурсы) появится количество единиц ресурса - 100%, назначенных данной работе, а слева от названия ресурса появится отметка в виде галочки \/, которая указывает на то, что данный ресурс назначен указанному виду работ.

На диаграмме Гантта  справа от горизонтальной полоски-работы Разработка содержания появятся названия ресурсов, назначенных этому виду работ.

Если назначаемый ресурс будет использоваться частично - неполный рабочий день, то в поле (Единицы) следует указать число, меньшее 100%. Если же какой-либо вид работ будет выполняться несколькими работниками, например, тремя писателями, то количество единиц одноименных ресурсов для него будет больше 100%. Для данного примера - 300%.

Следующий вид работ - Разработка эскизов иллюстраций - будут выполнять менеджер и художник. Назначим соответствующие ресурсы.

  •  Не закрывая диалог (Назначить ресурсы), щелкните мышью на названии работы Разработка эскизов иллюстраций в таблице диаграммы Гантта, чтобы выделить ее.
  •  В таблице диалога (Назначить ресурсы) щелчками мыши при нажатой клавише [Ctrl] выделите ресурсы Художник и Менеджер. 
  •  Нажмите кнопку (Назначить). Указанные ресурсы будут назначены выделенному виду работ.

Остальные ресурсы назначьте самостоятельно с учетом того, что:

  •  Написание текста выполняет писатель;
  •  Создание иллюстраций - художник;
  •  Литературное редактирование - редактор;
  •  Верстку  - верстальщик;
  •  Разработку макета обложки - художник;
  •  Корректуру-корректор;
  •  Цветоделение - верстальщик;
  •  Сдачу в типографию - менеджер.

 Когда всем видам работ ресурсы будут назначены, нажатием кнопки (Закрыть) закройте диалог (Назначить ресурсы). Диаграмма примет вид, как на Рис.17.


Рис. 17. Диаграмма после назначения ресурсов 

Microsoft Project определяет дату окончания проекта, используя даты окончания каждого вида работ, которые зависят от их длительности. Длительность каждой работы определяется по формуле:

Длительность = Объем работы / Количество единиц ресурсов.

Когда вы для некоторой работы добавляете или удаляете людские ресурсы, Microsoft Project увеличивает или сокращает длительность этого вида работ в соответствии с увеличением или уменьшением количества единиц ресурсов. Общий же объем работ при этом не изменяется. Такое планирование называется принудительным и используется Microsoft Project по умолчанию при назначении ресурсов.

  •  Щелчком мыши выделите в таблице работу Написание текста.
  •  Нажмите кнопку на панели инструментов (Стандартная). На экране появится диалог (Информация о работе).
  •  Щелкните мышью на ярлычке (Прочие). На экране появятся элементы управления этой вкладки.
  •  Убедитесь, что установлен флажок  (Принудительное планирование).

В некоторых случаях бывает необходимо использовать другой метод планирования, при котором добавление или удаление ресурсов будет изменять общий объем данной работы. Например, при добавлении людских ресурсов какой-либо работе ее объем будет увеличиваться. В таких случаях принудительное планирование  следует отключить, сбросив флажок (Принудительное планирование).

Необходимо обратить внимание на то, что при выключенном принудительном планировании  объем работы будет изменяться только при удалении или добавлении новых ресурсов, но не при изменении количества единиц уже назначенных ресурсов. В версиях Microsoft Project болев ранних, чем Microsoft Project 98 принудительное планирование не применялось. 

Для всех работ принудительное планирование можно выключить, выбрав команду меню (Инструменты • Параметры). В появившемся диалоге (Параметры) следует перейти на вкладку (План) и сбросить флажок (Принудительное планирование для новых работ).

В поле открывающегося списка (Тип работы) вкладки (Прочие) диалога (Информация о работе) указан тип работы (Фиксированные единицы), установленный по умолчанию. В этом случае при назначении работе дополнительных единиц ресурсов длительность данного вида работ пропорционально сократится.

Проверим это.

  •  Щелкните мышью на ярлычке (Ресурсы), чтобы перейти на эту вкладку (Рис. 18).


Рис.18. Вкладка (Ресурсы) диалога (Информация о работе) 

В поле (Название ресурса) таблицы в нижней части диалога указано название ресурса - Писатель, назначенного выделенной работе Написание текста, а в поле (Единицы) - количество единиц этого ресурса -100%.

  •  Щелкните мышью на ячейке первой строки поля (Единицы), чтобы выделить ее.
  •  С помощью счетчика увеличьте количество единиц ресурса до 200% и нажмите клавишу [Enter].
  •  Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог (Информация о работе). Длительность работы Написание текста в поле (Длительность) и на диаграмме сократится до 7 дней.

Если же работе назначить другой возможный тип - (Фиксированная длительность), то при добавлении ресурсов общая продолжительность работы не изменится, а уменьшится объем работ, выполняемый каждой единицей (каждым работником).

Убедимся в этом.

  •  Нажмите кнопку (Информация о работе) на панели инструментов (Стандартная). На экране появится диалог (Информация о работе) с открытой вкладкой (Ресурсы).
  •  Увеличьте количество единиц ресурса Писатель до 300%.
  •  Щелкните мышью на ярлычке вкладки (Прочие). В диалоге отобразятся элементы управления этой вкладки.
  •  В открывающемся списке (Тип работы) выберите (Фиксированная длительность).
  •  Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог (Информация о работе).

Как видите, продолжительность работы Написание текста при назначении ей тип (Фиксированная длительность) не изменилась и осталась равной 7 дням.

При назначении работе третьего возможного типа - (Фиксированный объем работ) и увеличении количества единиц ресурсов, продолжительность работы будет сокращена. Проверим это.

  •  Нажмите кнопку (Информация о работе) на панели инструментов (Стандартная). На экране появится диалог (Информация о работе) с открытой вкладкой (Прочие).
  •  В открывающемся списке (Тип работы) выберите (Фиксированный объем работ).

Обратите внимание, что при назначении работе этого типа флажок (Управляемое возрастание) становится недоступным.

  •  Щелкните мышью на ярлычке вкладки (Ресурсы), чтобы перейти на нужную вкладку.
  •  Увеличьте количество единиц ресурса Писатель до 400%.
  •  Закройте диалог (Информация о работе), нажав кнопку ОК.

Длительность выделенного вида работ в поле (Длительность) отобразится в виде #########. Это значит, что информация не помещается в ячейке. В таких случаях ширину колонки следует увеличить.

  •  Установите указатель мыши на правой вертикальной границе поля (Длительность), рядом с заголовком столбца. Указатель примет форму .
  •  Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши.
  •  Не отпуская левую кнопку мыши, переместите мышь на несколько символов вправо. На экране появится вертикальная линия в виде точечного пунктира, указывающая новое положение правой границы колонки (Длительность).
  •  Отпустите левую кнопку мыши. Правая граница колонки зафиксируется.

Для увеличения ширины колонки можно также дважды щелкнуть мышью на границе ячейки в заголовке столбца. Теперь продолжительность работы Написание текста видна: она уменьшилась до 5,25 дней.

  •  Восстановите сделанные в графике работ изменения, назначив работе Написание текста в диалоге (Информация о работе) тип (Фиксированная длительность) и количество единиц ресурсов 100%. После этого в поле таблицы (Длительность) диаграммы Гантта введите (14 дней).
  •  Сохраните изменения, сделанные в проекте, без создания базового плана.

Мы завершили еще один важный этап создания проекта, назначив ресурсы каждому виду работ и проверив на практике, как изменяется длительность работ при назначении дополнительных - ресурсов в зависимости от типа работ.

  1.  Отчет о выполнении лабораторной работы должен содержать

файл с расширением  .mpp, содержащий:

  •  заполненную таблицу ресурсов;
  •  диаграмму Ганта после назначения ресурсов;
  •  ответы на контрольные вопросы.

Отчет выполняется в MS Project и сдается преподавателю в электронном виде.

Контрольные вопросы

  1.  Порядок создания таблицы ресурсов
  2.  Что такое принудительное планирование?
  3.  Поясните понятие базового плана.
  4.  Перечислите возможные типы работ.


2.4. Лабораторная работа №5

Тема: «Просмотр информации о проекте и решение проблемы перегрузки ресурсов»

Цель: Приобрести практические навыки в использовании программы Microsoft Project  при просмотре информации о проекте и решение проблемы перегрузки ресурсов

Отрабатываемые вопросы

1. Различные виды просмотра информации в проекте

2. Использование сетевого графика выполнения работ

3. Решение проблемы перегрузки ресурсов

4. Изменение количества единиц ресурсов, назначаемых на каждую работу

Организационно – методические указания

1. Различные виды просмотра информации в проекте 

Создание нашего проекта подходит к концу. В следующих опытах мы еще рассмотрим проблемы использования ресурсов и способы оптимизации графика работ, а пока остановимся на способах просмотра информации.

Microsoft Project способен сохранять огромное количество информации -гораздо большее, чем он может одновременно отобразить на экране. Поэтому программа предлагает различные режимы представления информации в разных форматах, позволяющих значительно облегчить ее восприятие. Каждый раз при работе с Microsoft Project вы можете использовать различные виды, или режимы. В большинстве из них можно просмотреть, ввести и отредактировать информацию. По умолчанию и чаще всего используется режим диаграммы Гантта, который представляет наиболее важную информацию о работах в виде легко редактируемой таблицы и наглядной диаграммы. С этим режимом мы уже детально познакомились. Теперь рассмотрим другие наиболее важные возможности просмотра.

2. Использование сетевого графика выполнения работ

  •  Нажмите кнопку (ПЕРТ-диаграмма) на панели режимов. Наш проект появится на экране в виде ПЕРТ-диаграммы (Рис. 19).

Этот режим отображает работы и зависимости между ними в виде сетевого графика. Каждый вид работы здесь представлен прямоугольником, а стрелки, соединяющие эти прямоугольники, символизируют связи между работами.

Внутри каждого прямоугольника указано название работы, ее порядковый номер в таблице, длительность, даты начала и окончания.

  •  Просмотрите ПЕРТ-диаграмму в различных масштабах, воспользовавшись кнопками и на панели инструментов (Стандартная).

Рис. 19. Режим ПЕРТ-диаграммы

ПЕРТ-диаграмма может использоваться для:

  •  создания и оптимизации графика работ;
  •  связывания работ и определения их последовательности, а также начальной и конечной даты выполнения каждого вида работ;
  •  графического представления завершенных, выполняющихся и неначатых работ;
  •  назначения людских и других ресурсов для каждого из видов работ.

Вы можете изменить внешний вид ПЕРТ-диаграммы в соответствии со своими требованиями или создать собственную ее версию. При сохранении проекта эта версия также будет сохранена. Microsoft Project предоставляет широкие возможности для настройки ПЕРТ-диаграммы, которые позволят:

  •  Отображать в каждом прямоугольнике наиболее важную информацию. Например, вместо начальной и конечной дат можно выводить объем и стоимость работ.
  •  Назначать различные стили рамок прямоугольников для разных видов работ.
  •  Изменять внешний вид стрелок, соединяющих прямоугольники.
  •  Различным образом форматировать различные категории информации, чтобы отличать один тип от другого. Например, названия этапов выделить курсивным, а контрольные точки - полужирным начертанием.
  •  Изменять масштаб изображения, чтобы видеть одновременно большее или меньшее количество информации.
  •  Располагать прямоугольники-работы в определенном порядке.
  •  Создавать комбинации видов ПЕРТ-диаграммы для отображения дополнительной информации о работах или о ресурсах, назначенных им.

Следующий важный режим • использование работ.

  •  Нажмите кнопку (Использование работ) на панели режимов. Проект будет представлен в режиме использования работ Режим использования работ

В этом режиме рабочее окно программы состоит из двух панелей. В левой панели отображается таблица со структурированным списком работ, под каждым из которых указываются назначенные ему ресурсы. Для каждого вида работ и ресурса в соседних колонках выводится объем работ  в часах, длительность, даты начала и окончания работ.

На правой панели выводится таблица-календарь, в которой указаны объемы работ в часах для каждого ресурса и вида работ на каждый рабочий день проекта.

На ваших экранах эти данные, вероятно, не видны, так как по умолчанию Microsoft Project отображает календарь, начиная с текущей недели.

  •  Используя горизонтальную полосу прокрутки правой панели, перейдите к дате начала проекта - 3 марта 2000 года. Вы увидите заполненную таблицу.

В режиме использования работ вы можете:

  •  назначать работам людские и другие ресурсы;
  •  вводить и редактировать различную информацию о видах работ и ресурсах: их объемах, стоимости, начальной и конечной датах и др.;
  •  определять количество часов, планируемых для каждого ресурса на конкретный вид работ;
  •  изменять количество рабочих часов, планируемых для того или иного ресурса;
  •  разделять работу на части таким образом, чтобы следующая ее часть начиналась с более поздней даты.

Так же, как и для ПЕРТ-диаграммы и диаграммы Гантта, Microsoft Project позволяет в широких пределах изменять характер отображения информации на экране и в режиме использования рабо.

Рассмотрим еще один режим просмотра - график ресурсов.

  •  Нажмите кнопку (График ресурсов) на панели режимов. При необходимости воспользуйтесь кнопкой прокрутки в нижней части панели. Информация о проекте будет представлена в выбранном режиме (Рис. 20).


Рис. 20. График ресурсов 

График ресурсов отображает на временной шкале информацию о распределении, объемах работ и стоимости ресурсов.

Рабочее окно программы разделено на две панели. На левой отображается название ресурса, а на правой - диаграмма использования этого ресурса в выбранном масштабе времени.

  •  Если диаграмма не видна на экране, воспользуйтесь горизонтальной полосой прокрутки правой панели.

Диаграмму для каждого следующего ресурса можно отобразить, используя горизонтальную полосу прокрутки левой панели. С помощью графика ресурсов  можно:

  •  определять, какие ресурсы перегружены и как сильно. Об этом мы будем подробно говорить в следующем опыте;
  •  определять количество часов, планируемых на каждый вид работ;
  •  определять процент работ от общего объема выполняемый каждым ресурсом;
  •  определять время, в которое ресурс может быть задействован на других работах;
  •  определять стоимости различных ресурсов.

В заключение обсудим возможности режима использования ресурсов

  •  Нажмите кнопку (Использование ресурсов) на панели режимов. Воспользуйтесь предварительно кнопкой прокрутки в нижней части панели. Microsoft Project переключится в выбранный режим просмотра (Рис. 21), в котором ресурсы сгруппированы с работами, которые они выполняют.

Как и в предыдущих режимах, рабочее окно делится на две панели. В левой панели выводится таблица со структурированным списком ресурсов и работ, которым эти ресурсы назначены. Здесь же, в колонке (Объем работ) указано общее количество рабочих часов для каждого ресурса и каждого вида работ.


Рис. 21. Использование ресурсов  

На правой панели, в таблице-календаре отображаются ежедневные объемы работ в часах для каждого ресурса и вида работ.

  •  Чтобы увидеть эту информацию, воспользуйтесь горизонтальной полосой прокрутки левой панели.

Режим использования ресурсов позволяет:

  •  вводить и редактировать информацию о ресурсах, назначенных различным видам работ, такую, как их стоимость, объемы и распределение;
  •  определять, какие ресурсы перегружены и в какой степени;
  •  более точно распределять назначение ресурсов;
  •  определять количество рабочих часов, планируемых каждому ресурсу;
  •  определять процент от общего объема работ, планируемый для каждого ресурса;
  •  определять количество времени, которое каждый ресурс может быть задействован на других работах;
  •  определять количество часов, которые планируются каждому ресурсу для определенного вида работы;
  •  пересматривать стоимость ресурсов для конкретного вида работ;
  •  изменять объем работ для каждого ресурса и каждого вида работ.

Обратите внимание на то, что на панель режимов выводятся кнопки не всех доступных возможностей просмотра.

Чтобы просмотреть проект в режимах, кнопки которых отсутствуют, нажмите кнопку (Другие режимы) на панели режимов. На экране появится диалог (Другие режимы), в котором вы можете выбрать любой доступный режим просмотра и нажать кнопку (Применить).  

Вы можете самостоятельно посмотреть на созданный проект в других режимах. После этого переходите к выполнению следующего опыта.

3. Решение проблемы перегрузки ресурсов 

Просматривая проект в режиме использования ресурсов, вы, вероятно, обратили внимание на то, что ресурс - Менеджер выделен в таблице красным цветом, а в информационном поле 1 он отмечен специальным значком (Рис. 45).

  •  Переключитесь в режим Использование ресурсов, если у вас выбран другой режим.
  •  Установите указатель мыши на значке в строке ресурса Менеджер. На экране появится сообщение о том, что данный ресурс перегружен, и рекомендация исправить эту ситуацию.

Ресурс считается перегруженным, если ему назначен объем работы больший, чем он может выполнить в свои рабочие часы. Если же работа запланирована в меньшем объеме, то ресурс будет недогруженным.

В вашем проекте для каждой работы должно быть назначено достаточное количество ресурсов на планируемое время работ. И каждому ресурсу должен быть определен оптимальный объем работ, исключающий перегрузку и недогрузку. Незначительная перегрузка и недогрузка, например, не более 1 часа в день или 1 дня в неделю, вероятно все-таки неизбежна.

Чтобы решить проблему перегрузки, следует определить сначала, какие ресурсы и в какое время перегружены и какие работы они при этом должны выполнять. После этого можно выбрать один из двух вариантов:

  •  изменить количество рабочего времени, необходимого ресурсам для выполнения данной работы, т.е. назначить сверхурочные часы или работу в выходные дни;
  •  изменить график работ так, чтобы работы выполнялись в то время, когда ресурсы не будут перегружены.

Какой из этих вариантов вы выберете, зависит от различных факторов проекта: бюджета, доступности ресурсов, характера выполняемых работ и т.д.

В нашем проекте перегрузка менеджера обусловлена тем, что он назначен на два вида одновременно выполняющихся работ со 100% занятостью. У менеджера это - Разработка содержания и Разработка эскизов иллюстраций, которые по графику должны выполняться 6-9 марта 2000 года. Обратите внимание: в эти рабочие дни менеджер должен работать 14-16 часов. Аналогичная ситуация у художника, которому запланированы на 31 марта 2000 года одновременно два вида работ - Создание иллюстраций и Разработка макета обложки.

Решить проблему перегрузки менеджера можно, назначив каждому виду работ, которые он должен одновременно выполнять, количество единиц ресурсов, равное не 100%, а 50% - что отражает реальную ситуацию.

4.Изменение количества единиц ресурсов, назначаемых на каждую работу

Сделайте это следующим образом.

  •  Переключитесь в режим диаграммы Гантта.
  •  Щелчком мыши выделите в таблице работу Разработка содержания. 
  •  Нажмите кнопку на панели инструментов (Стандартная). На экране появится диалог(Информация о работе).
  •  Щелкните мышью на ярлычке (Ресурсы), чтобы перейти на нужную вкладку.
  •  Назначьте ресурсу Менеджер количество единиц  - 50%.
  •  Щелкните мышью на вкладке (Прочие). В диалоге появятся элементы управления этой вкладки.
  •  В открывающемся списке (Тип работы) выберите (Фиксированная длительность).

Как вы помните, это необходимо сделать, так как в противном случае будет сокращена на 50% длительность работы.

  •  Закройте диалог (Информация о работе) с помощью кнопки ОК. На диаграмме, справа от названия ресурса Менеджер, назначенного работе Разработка содержания, появится отметка о количестве единиц ресурса - [50%].
  •  Самостоятельно уменьшите до 50% количество единиц ресурса Менеджер для работы Разработка эскизов иллюстраций. 
  •  Снова переключитесь в режим использования ресурсов и убедитесь, что перегрузка менеджера ликвидирована.

Проблему перегрузки художника следует решить несколько иначе.

  •  Переключитесь в режим диаграммы Гантта.

Посмотрите внимательно на диаграмму и обратите внимание на то, что работа Разработка макета обложки, выполняемая художником, начинается по графику за день до окончания им работы Создание иллюстраций. Очевидно, здесь возможны два решения: начать первую работу - Создание иллюстраций - на день раньше или же вторую работу - Разработка макета обложки - на день позже. Если выбрать второй вариант, то придется отодвинуть также срок начала корректуры, так как последняя должна начинаться после окончания Разработки макета обложки. Это неприемлемо. Поэтому, очевидно, единственно правильным решением этой проблемы будет перенос даты начала работы Создание иллюстраций на день назад, т.е. на 21 марта 2000 года.

Так как работа Создание иллюстраций связана с предшествующей ей работой Написание текста, то изменить следует эту связь.

  •  Дважды щелкните мышью на стрелке, связывающей работы Написание текста и Создание иллюстраций. На экране появится диалог (Зависимости работы).
  •  В поле со счетчиком (Задержка) введите - (-6 дней) вместо значения -30%, установленного нами ранее.

Такое опережение - 6 дней - работы Создание иллюстраций относительно работы Написание текста позволит начать ее выполнение за 6 дней до окончания предшествующей работы, то есть 21 марта 2000 года.

  •  Закройте диалог (Зависимости работы), нажав кнопку ОК.
  •  Просмотрите проект в режиме использования ресурсов  и убедитесь, что перегрузка ресурсов ликвидирована полностью.
  •  Сохраните проект без базового плана.

На примере нашего проекта мы рассмотрели только два возможных варианта решения проблемы перегрузки ресурсов. Вы можете также:

  •  переместить перегруженный ресурс для выполнения работы в другое время или изменить график данной работы так, чтобы она выполнялась, когда ресурс будет свободен;
  •  уменьшить объем работы, которую должен выполнять перегруженный ресурс;
  •  изменить рабочий календарь перегруженного ресурса так, чтобы он имел большее количество рабочих часов;
  •  задержать начало выполнения работы до тех пор, пока перегруженный ресурс не сможет приступить к ней;
  •  назначить данному виду работ дополнительные ресурсы. Это позволит уменьшить количество рабочих часов перегруженного ресурса;
  •  разделить работу, которую должен выполнять перегруженный ресурс, на части так, чтобы он мог выполнять ее в другое время.

В зависимости от конкретных обстоятельств вы можете применять любой из перечисленных способов решения проблемы перегрузки ресурсов.

  1.  Отчет о выполнении лабораторной работы должен содержать

файл с расширением  .mpp, содержащий:

  •  график ресурсов;
  •  ПЕРТ-диаграмму;
  •  ответы на контрольные вопросы.

Отчет выполняется в MS Project и сдается преподавателю в электронном виде.

Контрольные вопросы

  1.  Назовите режимы просмотра проекта.
  2.  Перечислите средства выявления перегрузки ресурса.
  3.  Для чего может использоваться ПЕРТ-диаграмма?
  4.  Чем может быть обусловлена перегрузка ресурса?
  5.  Возможные варианты решения проблемы перегрузки ресурсов.


2.6. Лабораторная работа №6

Тема: «Оптимизации графика работ»

Цель: Приобрести практические навыки в использовании программы Microsoft Project  при составлении оптимального графика работ

Отрабатываемые вопросы

1. Способы оптимизации графика работ

2. Вывод информации о проекте на печать

3. Предварительный просмотр проекта

 

Организационно – методические указания

1. Способы оптимизации графика работ 

После того как вы закончили ввод основных данных для проекта, внимательно просмотрите его, чтобы выяснить, соответствует ли проект вашим ожиданиям. Достигаются ли цели проекта? Не превышает ли его стоимость ваши возможности? Эффективно ли используются ресурсы? Не слишком ли растянуты сроки его реализации?

Если какой-либо из перечисленных недостатков имеет место, то ваш следующий шаг - оптимизировать план таким образом, чтобы сделать его максимально эффективным.

Если вы установили, что продолжительность проекта слишком велика, то прежде всего следует определить, какими конкретными видами работ это обусловлено. Как вы помните, эти работы называются критическими и образуют критический путь. После того, как вы определите работы критического пути, вы сможете откорректировать их так, чтобы сократить общую продолжительность выполнения проекта. Коррекция работ, которые не лежат на критическом пути, не повлияет на сроки завершения проекта.

Наиболее очевидным путем сокращения продолжительности проекта является укорочение критического пути посредством уменьшения длительности отдельных критических работ.

Начинать оптимизацию всегда следует с самой длительной работы на критическом пути.

Уменьшить продолжительность работы на критическом пути можно также сократив объем работы, предусмотренный для данного вида работ. По умолчанию Microsoft Project вычисляет длительность работы на основании общего объема работы, количества единиц ресурсов, назначенных данному виду работ, рабочего времени и объема работ, определенного для каждого ресурса. Изменить объем работ можно в режиме использования работ, уменьшив в поле (Объем работы) общий объем работы, запланированный для данного вида работ.

Еще один способ уменьшения длины критического пути состоит в удалении или комбинировании работ. Комбинирование заключается в таком планировании, при, котором некоторые виды работ будут выполняться одновременно. Если же сделать это практически не представляется возможным, то можно попытаться найти на критическом пути виды работ, которые могут быть разделены на более мелкие и которые, в свою очередь, могут быть выполнены не последовательно, а одновременно. Это также позволит сократить критический путь, так как некоторые из таких мелких работ станут некритическими.

Для уменьшения длины критического пути можно использовать также назначение дополнительных ресурсов критическим работам.

В некоторых случаях уменьшения длительности работ на критическом пути можно добиться, назначив ресурсам, которые их выполняют, сверхурочные работы. При этом следует помнить, что сверхурочные работы увеличивают стоимость проекта.

В качестве примера рассмотрим, как уменьшить длину критического пути, назначив ресурсу Корректор работы в выходные дни 15 и 16 апреля 2000 года. Работа в эти дни впоследствии будет компенсирована предоставлением дополнительных дней отдыха. Для этого отметим в базовом календаре (Календарь 1) для ресурса Корректор указанные дни как рабочие.

  •  Выберите команду меню (Инструменты Изменить рабочее время). На экране появится диалог (Изменить рабочее время).
  •  В открывающемся списке (Для) выберите ресурс Корректор.
  •  С помощью полосы прокрутки справа от календаря установите месяц Апрель 2000 года.
  •  Выделите в календаре ячейки с датами 15 и 16 апреля 2000 года.
  •  Установите переключатель (Рабочее время).
  •  В полях ввода (С), (До) введите рабочее время в эти дни: 9:00 - 12:00, 13:00 - 18:00.
  •  Щелкните мышью за пределами выделенных ячеек, чтобы снять выделение. Указанные дни будут отмечены как рабочие.
  •  Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог (Изменить рабочее время).

Просмотрите внимательно таблицу и диаграмму Гантта) и убедитесь, что длительность работы Корректура теперь составляет 4 календарных, а не рабочих дня, а дата завершения проекта передвинулась с 20 на 18 апреля 2000 года (Рис. 22).


Рис. 22. Диаграмма Гантта) после оптимизации графика работ 

Создание нашего проекта закончено. Теперь его следует сохранить вместе с базовым планом. Это позволит в дальнейшем в ходе его выполнения сравнивать фактические показатели с плановыми.

  •  Нажмите кнопку на панели инструментов (Стандартная). На экране появится диалог (Конструктор плана).
  •  Установите переключатель 'Мой первый проект.mmp' (Сохранить «Мои первый проект.mmp» с базовым планом) и нажмите кнопку ОК. Диалог закроется. Измененный проект будет сохранен вместе с базовым планом.

При всех последующих сохранениях проекта на экране уже не будет появляться диалог (Конструктор плана) с предложением сохранить базовый план. Если же вам потребуется снова сохранить базовый план, например, после корректировки проекта, то сделайте это следующим образом.

  •  Выберите команду меню (Инструменты • Отслеживание • Сохранить базовый план). На экране появится диалог (Сохранить базовый план).
  •  Убедитесь, что установлен переключатель (Сохранить базовый план).
  •  Закройте диалог, нажав кнопку ОК. Базовый план будет сохранен.

Мы прошли все основные этапы создания проекта. В следующем опыте будут рассмотрены вопросы, связанные с печатью проекта, а затем - способы отслеживания хода его выполнения.

2. Вывод информации о проекте на печать 

Чтобы эффективно управлять проектом, вам необходимо распространить информацию о нем среди своих сотрудников. Microsoft Project позволяет распечатать любую необходимую информацию о работах, их стоимости, выполнении, ресурсах в форме видов или отчетов. Например, вы можете напечатать календарь, отображающий только работы, которые должны быть выполнены, ПЕРТ-диаграмму, демонстрирующую критический путь, или отчет, на котором показаны контрольные точки, отсортированные по стоимости.

Для более наглядного представления информации печать лучше выполнять на цветном принтере.

Процесс печати состоит из нескольких шагов:

  •  Выбора вида или отчета, которые наилучшим образом представляют нужную информацию. Если какой-либо стандартный вид или отчет не соответствует вашим требованиям, то можно изменить его содержание, применив различные фильтры, добавив детали или изменив порядок сортировки.
  •  Придания документу привлекательного внешнего вида. Вы можете, например, добавить фирменный логотип в верхней части каждой страницы, включить название проекта внизу или изменить масштаб изображения.
  •  Собственно печати. Microsoft Project позволяет напечатать весь проект целиком или же отдельные диапазоны страниц, а также любое количество копий.

На любом этапе вы можете просмотреть проект в 'режиме предварительного просмотра, чтобы увидеть, как проект будет выглядеть после распечатки.

При печати таблиц количество колонок, отображаемых на экране, определяет количество колонок, которые будут напечатаны. Например, если на экране в режиме диаграммы Гантта вы видите первые три колонки - (Название работы) и (Длительность), то эти же три колонки будут напечатаны.

Если печатаемый документ содержит больше одной страницы, то Microsoft Project создает сетку (строки и колонки) страниц. Например, если план в диаграмме Гантта состоит из 20 печатных страниц, будет создана 20-страничная сетка. Эта сетка может содержать 5 строк и 4 колонки или 10 строк и 2 колонки в зависимости от количества видов работ и их длительности. В таких случаях печать сетки страниц всегда выполняется «сверху вниз и слева направо». Это значит, что первой будет напечатана верхняя страница левой колонки, затем вторая в этой же колонке и так далее, пока все страницы первой колонки не будут напечатаны. Затем печатаются все страницы второй колонки, начиная с верхней, и так до тех пор, пока не будет напечатана последняя страница сетки. Перед началом печати следует установить ее параметры.

  •  Выберите команду меню (Файл • Печать). На экране появится диалог (Печать). В открывающемся списке (Название) нужно выбрать принтер для печати из числа доступных. При этом для печати диаграмм следует отдать предпочтение цветному. Ниже списка (Название) отобразится информация о выбранном принтере: состояние, тип, положение - сетевой или локальный.

Чтобы определить диапазон печатаемых страниц следует установить переключатель (Все) - будут печататься все страницы или Страница(ы)) - отдельные страницы. В последнем случае в полях со счетчиками (С) и (До) нужно указать соответственно номер первой и последней печатаемых страниц.

Группа элементов управления (Временной масштаб) позволяет установить, какой диапазон времени будет взят из проекта для печати.

Если установлен переключатель (Весь), то будет напечатан весь проект. Если же установить переключатель  (Даты), то проект будет напечатан, начиная с даты, которая должна быть выбрана на календаре в открывающемся списке (С), и включая дату, которая будет установлена в открывающемся списке  (До).

При установленном флажке (Печатать только левую колонку сетки страниц) на печать будет выведена только одна левая колонка страничной сетки, даже если этих колонок больше одной.

В поле со счетчиком (Количество копий) можно установить количество печатных копий документа.

Если вы хотите при печати использовать ручное разделение страниц, которое было выполнено с помощью команды меню (Вставка • Разрыв страницы), то следует установить флажок (Ручное разделение страницы). Для автоматического деления страниц этот флажок должен быть сброшен.

Для быстрой печати черновым качеством нужно установить флажок (Черновое качество). Если этот флажок сброшен, то печать выполняется презентационным качеством, но медленнее.

После нажатия кнопки ОК начнется процесс печати.

3.Предварительный просмотр

Нажмите кнопку (Предварительный просмотр) в диалоге (Печать), чтобы переключиться в режим предварительного просмотра (Рис. 30).

Включить режим предварительного просмотра можно также нажатием кнопки на панели инструментов  (Стандартная) в любой момент работы над проектом. 

Этот режим часто применяется для того, чтобы увидеть, как будет выглядеть напечатанный документ. Когда создается отчет, то он автоматически отображается в режиме предварительного просмотра. Если же вы работаете с любым другим документом - таблицей, диаграммой, то переключиться в режим предварительного просмотра  можно только вручную.

В режиме предварительного просмотра можно:

  •  увеличить или уменьшить масштаб, чтобы лучше рассмотреть детали, щелкнув мышью на изображении страницы;
  •  отобразить одновременно одну или несколько страниц, нажав кнопку на панели инструментов;
  •  вызвать диалог (Параметры страницы), нажав кнопку (Параметры страницы) на панели инструментов, в котором откорректировать ориентацию страницы и поля, увеличить или уменьшить размер печатаемого изображения, создать или отредактировать верхние и нижние колонтитулы и условные обозначения.

Нажатие кнопки (Печать) на панели инструментов возвратит вас в диалог (Печать).

  •  Нажмите кнопку (Закрыть) на панели инструментов. Окно предварительного просмотра закроется.

Чтобы начать печать, можно воспользоваться также кнопкой на панели инструментов (Стандартная), но при этом на экран не будет выведен диалог (Печать), а распечатка начнется сразу с использованием последних сохраненных параметров, т.е. тех, которые были установлены в предыдущем сеансе печати. Если же печать выполняется первый раз, то будут использованы установки по умолчанию.

4.Отчет о выполнении лабораторной работы должен содержать

- файл с расширением  .mpp, содержащий:

  •  график работ;
    •  сопровождающие документы;
    •  документы для исполнителей проекта.

- пояснительную записку содержащую ответы на контрольные вопросы.

Отчет выполняется в MS Project и сдается преподавателю в электронном виде. Пояснительная записка выполняется в MS Word и сдается преподавателю в электронном или напечатанном виде.

Контрольные вопросы

  1.  Способы оптимизации графика работ
  2.  Назначение предварительного просмотра проекта
  3.  Какую информацию о пректе Microsoft Project позволяет распечатать
  4.  Формы представления информации.


  1.  Методическое обеспечение лабораторных работ

3.1.Отчет по лабораторной работе

Отчет по каждой лабораторной работе должен содержать:

  •  Постановку задачи, т.е. цель Вашего проекта, специфику Вашей работы и особенности её выполнения и т.д.
  •  Ответы на контрольные вопросы.
  •  Файл с именем проекта с расширением .mpp, содержащий, соответствующие результаты выполнения каждой лабораторной работы.
  •  Разработанные в ходе лабораторной работы документы.

Отчет выполняется в MS Project и MS Word и сдается преподавателю в электронном или напечатанном виде.

3.2. Список рекомендуемой литературы.

  1.  Методическое обеспечение образовательной программы ВПО специальности 060800 «Экономика и управление на предприятии в сфере сервиса» /Под ред. Соловьева В.Н. – СПб.: СПбГАСЭ, 2003.
  2.  Козырев Ф.Ф. Информационные технологии в экономике: Учебник. Второе издание. – СПб.: Изд-во Михайлова В.А., 2001г. – 360 с.
  3.  Шапиро В.Д. Управление проектами. Издат-во "Финансы и статистика", 2003 год, 379 страниц.
  4.  Ковалев А. Управление проектом по созданию интернет-сайта. Издательство: "Альпина", г. Москва, 2001 год, 337 стр.
  5.  Кортер Дж.  Microsoft Project 2000. Издательство: "ЛОРИ ", 2001 год, 641 страница.

3.3. Технические средства обучения

Локальная вычислительная сеть в составе:

  •  персональные компьютеры типа IBM PC – 15 к-тов;
  •  персональные компьютеры типа IBM PC (сервер) – 1 к-т;
  •  HAB на 16 портов - 1 к-т;


СОДЕРЖАНИЕ

[1] Введение

[1.1] 1. Содержание практических и лабораторных работ

[2]

[3] 2. Задания на лабораторные работы и Методические указания по их выполнению

[3.1] 2.1. Лабораторная работа №1

[3.2] 2.2. Лабораторная работа №2

[3.3] 2.3. Лабораторная работа №3

[3.4]
2.4. Лабораторная работа №4

[3.5]

[3.6] 2.4. Лабораторная работа №5

[3.7]
2.6. Лабораторная работа №6

[4] Методическое обеспечение лабораторных работ

[4.1] 3.1.Отчет по лабораторной работе

[4.2] 3.2. Список рекомендуемой литературы.

[4.3] 3.3. Технические средства обучения

[5]
СОДЕРЖАНИЕ




1. ведущая роль сельского хозяйства 2 преобладание промышленности
2. Тематика отчетных работ Предмет метод предпринимательского права
3. варианты Может идти на компромиссы и уступки если нет ярко выраженной ригидности характера
4. Imgintive writing includes both prose nd poetry
5. создание намеченного эффекта М
6. особенности физического воспитания детей раннего возраста
7. Жизнь без простуды
8. .Социо культурный контекст развития дискурса о материнстве в российском обществе 19 века.
9. тема оподаткування в Україні Основним джерелом формування доходів бюджетів всіх рівнів є податкові на
10. лабораторная Работа 1 2 по дисциплине ЭММ и ПМ Уфа 1 Зад
11. реферат дисертації на здобуття наукового ступеня кандидата юридичних наук1
12. Контроль качества и стандартизация в флексографской печати
13. О потребительской корзине для основных социальнодемографических групп населения в СанктПетербурге
14. Парадоксы в математике
15. вот должно было взойти солнце
16. Методы прогнозирования численности работающих
17. Петербургский государственный горный институт имени Г
18. Лекция 1 050912 1Понятие антикризисного управления Считается что антикризисное управление достаточно нов
19. Хронический бронхит и эмфизема легких
20. О Фонде содействия реформированию жилищнокоммунального хозяйства далее ~ Федеральный закон орган местн

Материалы собраны группой SamZan и находятся в свободном доступе