Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ
ХЕРСОНСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ ТЕХНІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ
КАФЕДРА МІЖНАРОДНОГО МАРКЕТИНГУ І МЕНЕДЖМЕНТУ
МЕТОДИЧНІ ВКАЗІВКИ
до проведення лабораторних робіт на тему: ”Обробка даних за допомогою системи управління базами даних ACCESS”
Заняття №2
“Формування запитів на вибірку. Створення звітів із групуванням даних”
з дисципліни
„Інформаційні системи в менеджменті”
Херсон 2007
Методичні вказівки до проведення лабораторних робіт Обробка даних за допомогою системи управління базами даних ACCESS” з дисципліни „Інформаційні системи в менеджменті” для студентів усіх спеціальностей. Заняття №2 – “Формування запитів на вибірку. Створення звітів із групуванням даних” / М. О. Дурман, С. В. Вишемирська, О. Є. Огнєва. – Херсон, ХНТУ, 2007
Рецензент: Ф.Б.Рогальський, к.т.н.,
професор кафедри
Інформатики та комп’ютерних технологій
ЗАТВЕРДЖЕНО на засіданні кафедри
протокол №____ від ________________________
Зав.кафедрою_____________О.А.Савчук,
к.е.н., професор
Відповідальний за випуск
О.Ф. Рогальський, к.е.н., доцент,
завідувач секцією Інформаційного менеджменту кафедри Міжнародного маркетингу і менеджменту
ТЕОРЕТИЧНІ ВІДОМОСТІ
Створення запитів
Одним із найпотужніших засобів сучасних систем управління базами даних є запити (Query), які дозволяють користувачам "ставити запитання" базам даних. Результати запиту можуть бути надруковані чи виведені на екран. За допомогою запиту можна також виконати деякі дії з даними таблиці (таблиць) та узагальнити ці дані.
Запити можуть використовуватися як джерела інформації для форм та звітів. У цих випадках в запиті використовуються дані з кількох таблиць. Access виконує запит кожного разу, коли відкривається форма або звіт, тому інформація, що відображена на екрані, завжди "свіжа".
При виконанні в Access звичайного запиту (запиту на вибірку, який просто вибирає потрібні дані), результати відображаються у формі динамічного набору, який має такий самий вигляд, як і таблиця, але фактично є динамічним набором записів, базованих на структурі запиту. Записів у динамічному наборі фактично не існує, тому коли цей набір закривається, записи зникають (дані, на яких базований набір, звичайно, залишаються в початкових таблицях). Запит можна зберегти, але при цьому одержані при його виконанні дані не зберігаються. При збереженні запитів зберігається тільки їх структура. Динамічний набір в Access містить живі дані, а не статичну копію даних первинних таблиць. Тому при модифікації даних у записах динамічного набору запиту модифікуються і записи в первинних таблицях. Дані в динамічному наборі можна змінювати так, як і в таблиці: пересувати і ховати стовпці, змінювати висоту рядків і ширину стовпців.
Створити запити в Access можна вручну або за допомогою майстра запитів. Майстер запитів Access містить спеціальні інструменти, які використовуються для розв'язку досить складних задач (наприклад, для пошуку записів, які повторюються, або перегляду даних запита). Але для виконання простих щоденних операцій, які вимагають простих запитів, можна відкрити запит, додати поле, вставити умову, виконати запит. Щоб створити запт вручну, треба виконати:
Мал. 1.
У цьому діалоговому вікні вибрати пункт Конструктор і натиснути ОК. Після цього відкриється вікно конструктора запиту з діалоговим вікном Добавление таблицы (мал. 2).
Мал. 2.
Вікно конструктора запиту призначене для створення нового запиту. В ньому можна додавати таблиці, що використовуються в запиті, вибрати з таблиць окремі поля, визначити умови, яким мають задовольняти відібрані записи, вибрати порядок сортування, сховати поле таблиці і т.ін. Створивши запит, його можна виконати, зберегти і надрукувати результати виконання. Відкривши вікно запиту, можна приступити до розробки нового запиту; її треба розпочати з додавання таблиць, з яких вибираються дані. Для цього необхідно в діалоговому вікні Добавление таблицы вибрати ту таблицю, або таблиці, які мають використовуватися в запиті. Кількість таблиць, що використовуються в запиті, необмежена. Крім таблиць, в запиті можуть використовуватися інші запити. При створенні запитів із декількома таблицями треба призначити загальне поле, яке зв'язує таблиці, пересуванням його з вікна однієї таблиці у вікно іншої. Запити, що використовують декілька таблиць, називають реляційними. Відкрити діалогове вікно Добавление таблицы можна, натиснувши на кнопці Добавить таблицу панелі інструментів або вибравши команду Запрос/Добавить таблицу. Додавши таблицю (таблиці) і/або запит (запити), закрити діалогове вікно Добавление таблицы.
Вікно конструктора запиту розділене на дві частини. У верхній частині містяться вікна таблиць і запитів, які використовуються в запиті, що створюється, а в нижній - бланк запиту QBE, в якому задаються поля, що включаються, умови відбору і порядок сортування (якщо він необхідний).
Після визначення джерела даних для запиту, в стовпці рядка Поле бланка запиту додаються необхідні поля. Додавати поле можна декількома способами (мал. 3):
Мал. 3.
щоб додати одне поле, можна перемістити його мишею з вікна таблиці в рядок Поле або двічі натиснути на полі у вікні таблиці. Поле пересунеться в наступний вільний стовпець запиту;
щоб додати декілька полів, вибрати поля, використовуючи клавіші Shift або Ctrl, і пересунути їх мишею в бланк запиту (Shift - суміжні поля, Ctrl - несуміжні поля);
щоб додати всі поля, треба пересунути мишею зірочку, що розміщена зверху вікна таблиці.
Якщо для переміщення всіх полів використовується зірочка, то для них не можна задати умови. Якщо необхідно визначити умови, треба пересунути поля по одному в кожний стовпчик.
Після того, як всі необхідні поля переміщені в запит, треба визначити умови, за якими при виконанні запиту будуть вибиратися дані. Можна задати декілька умов, ввівши їх у стовпчики або об'єднавши умови за допомогою логічного оператора OR (або) чи AND (і). Щоб ввести умову, треба натиснути в будь-якому місці рядка Условие отбора і ввести вираз (можна вводити довгі вирази). Щоб проглянути вираз, треба натиснути комбінацію клавіш Shift+F2 і проглянути його в діалоговому вікні Область ввода.
Результати запиту можна сортувати за одним або декількома полями. За умовчанням дані відображаються в порядку, встановленому для ключового поля першої вибраної таблиці. Якщо ключового поля немає, дані відображаються в порядку відбору записів. Щоб задати порядок сортування даних, треба натиснути в рядку Сортировка, відкрити список і вибрати По возрастанию або По убыванию. Текстові дані сортуються за зростанням від А до Я, а числові - від 0 до 9. За спаданням дані сортуються в зворотному порядку: текстові від Я до А, а числові - від 9 до 0.
Порядок сортування за декількома полями визначає пріоритет полів. Крайнє зліва поле з увімкненим сортуванням має найвищий пріоритет, а крайнє справа - найнижчий.
Зауважимо, що при збереженні запиту з полями, які сортуються, ці поля пересуваються в крайнє зліва поле у вікніконструктора запиту. При перегляді динамічного набору поля повертаються на свої попередні місця.
У результатах запитів можна приховати непотрібні поля. Для цього треба зняти прапорець Вывод на экран у стовпці відповідного поля. При додаванні полів у бланк запиту цей режим встановлюється автоматично.
Після створення запиту і встановлення всіх його параметрів запит можна виконати. Для цього треба натиснути на кнопку Запуск панелі інструментів або використати команду Запрос/Запуск. Запит відбирає дані і відображає результати в динамічному наборі. Для запуску запиту на виконання можна використати команду Режим таблицы з меню Вид або кнопку Режим таблицы панелі інструментів.
Запити можна зберігати так, як і інші об'єкти Access. Коли вікно перегляду результатів запиту активне, треба вибрати команду Файл/Сохранить або натиснути на кнопку Сохранить панелі інструментів. Якщо запит зберігається вперше, з'являється діалогове вікно, в якому треба вказати ім'я запиту. Для друкування результатів запиту треба виконати запит на відображення динамічного набору, потім виконати команду Файл/Печать або натиснути кнопку Печать панелі інструментів. У діалоговому вікні Печать, яке з'явиться, треба встановити необхідні параметри і натиснути ОК.
Цей метод дозволяє одержати простий звіт у табличній формі. Якщо потрібна більш приваблива форма, то треба зберегти запит і створити звіт, який базується на даному запиті. Надрукувати результати запиту можна також і з вікна бази даних, вибравши запит і натиснувши на кнопці Печать панелі інструментів, або виконавши команду Файл/Печать.
До цього часу ми розглядали запити, в яких вказувались лише поля, що входять у запит, і порядок сортування. Але на практиці робити такі запити доводиться дуже рідко. Для отримання необхідних специфічних даних задаються умови, яким мають відповідати дані, що вибираються. Можна використовувати багато умов для роботи з текстом, числовими величинами, датами і комбінаціями типів даних.Access допускає використання різних способів введення текстових виразів. Можна вводити текст у лапках або без них, ставити знаки рівності перед текстом або опускати їх (коли курсор виходить за межі поля, що містить текстовий вираз, Access автоматично бере текст в лапки). Тобто можна вводити будь-який з таких виразів: Київ, «Київ», = Київ, = «Київ».
Разом з текстовими умовами можна використовувати оператор Like і символ «*», який означає довільну послідовність символів.
Для полів, що містять числові або грошові значення, у виразах можна використовувати математичні операції. Так, вирази = 20.00 і between 5 and 12 є типовими числовими умовами.
Для полів, які містять дати, також використовуються математичні операції у виразах умов. Дати вводяться у будь-якому з таких форматів: июн 23 98, # 23/6/98#, 23-июн-98. Брати дати в символи # не обов'язково (якщо вони відсутні, то Access додасть їх автоматично). В умовах для дат можна використовувати функцію Date () для відбору записів, що містять поточну дату. Можна використовувати також вираз з between, наприклад,»between 24/8/91 and date ()».
Для вибору підмножини даних, що задовольняють декільком умовам, у відповідні поля бланка запиту треба внести умови у відповідному форматі. Такі запити використовують логічні операції AND (І), тому що для вибору запису мають одночасно задовольнятися перша і (and) друга умова.
У багатьох випадках за допомогою запиту з таблиці треба вибрати записи, які задовольняють хоча б одну з набору умов. Такі запити використовують логічну операцію OR (або) тому, що для вибору записи мають задовольняти ту або (or) іншу умову. Для введення декількох умов, об'єднаних операцією або, можна використовувати довільну кількість додаткових рядків під рядком «Условие отбора» бланка запиту.
Для отримання потрібних результатів в одному й тому ж запиті можна використати комбінацію логічних операцій і й або. Це дозволяє створювати складні запити. Послідовність полів у стовпцях динамічного набору можна змінювати так, як і в таблицях даних. Із бланка запиту можна вилучити будь-яке поле. Для цього треба виділити поле (або поля), які треба вилучити, і натиснути клавішу DELETE.
Для вставки поля (або полів) в бланк запиту треба виділити його (їх) у вікні таблиць в верхній частині вікна запиту і пересунути мишею в потрібний стовпчик бланка запиту. Якщо поле вставляється в зайнятий стовпець, то цей стовпець і всі інші, розміщені справа від нього, зсунеться на одну позицію вправо, звільняючи місце для поля, яке вставляється.
Access використовує мову бази даних SQL (Structured Query Language - структурована мова запитів) для створення запитів. Незважаючи на те, що запит розробляється візуально у вікні конструктора запиту, при збереженні запиту Access транслює цей візуальний проект в оператор SQL, який і виконується при запуску запиту. Оператор SQL, який відповідає даному запиту, можна побачити у вікні конструктора запиту, якщо вибрати команду Вид/Режим SQL.
MS Access дозволяє виконувати наступні типи запитів: QBE-запити (QBE — Query By Example — Запити за зразком):
запит на вибірку;
перехресний запит;
запит на створення таблиці;
запит на відновлення;
запит на додавання записів;
запит на видалення записів.
Кожний з цих типів вказується в меню Запит після виводу на екран вікна Запрос у режимі Конструктора. У деяких випадках MS Access виводить на екран діалогове вікно безпосередньо перед початком запиту, в інших же — змінює список полів бланка запиту так, щоб можна було задати необхідні дії. Після збереження запиту MS Access використовує спеціальні позначення у вікні бази даних, що показують тип запиту.
Запит на вибірку
Запит на вибірку є самим розповсюдженим типом запиту. Даний запит визначає, які записи чи поля з однієї чи декількох таблиць будуть відображені при його виконанні.
Для вибору записів, що задовольняють визначеним критеріям:
Якщо це потрібно, збережіть запит для наступного використання.
Для виконання запиту натисніть кнопку зі знаком оклику Запуск панелі інструментів чи скористайтеся командою Запрос, Запуск.
Сортування блоків даних у запиті
Блоки даних у запиті можуть бути розсортовані алфавітним чи числовим способом у зростаючій (А-Я, 0—9) чи убутній (Я-А, 9—0) послідовності за вмістом окремих полів. Можна одночасно робити сортування за вмістом декількох полів (до десяти):
Укажіть спосіб сортування.
Запит з параметром (параметричний запит)
Як правило, запити з параметром створюються в тих випадках, коли передбачається виконувати цей запит багаторазово, змінюючи лише умови добору. На відміну від запиту на вибірку, де для кожної умови добору створюється свій запит і всі ці запити зберігаються в БД, параметричний запит дозволяє створити і зберігати один єдиний запит і вводити умову добору (значення параметра) при запуску цього запиту, щоразу одержуючи новий результат. Як параметр може бути будь-який текст, зміст якого визначає значення даних, що будуть виведені в запиті. Значення параметра задається в спеціальному діалоговому вікні. У випадку, коли значення виведених даних повинне бути більше чи менше значення параметра, що вказується у полі «Условие отбора» бланка запиту перед параметром, поміщеним у квадратні дужки ставиться відповідний знак. Можна також створювати запит з декількома параметрами, що зв'язуються один з одним логічними операціями И та ЧИ. У момент запуску запиту на виконання MS Access відобразить на екрані діалогове вікно для кожного з параметрів. Крім визначення параметра в бланку запиту, необхідно вказати за допомогою команди Запрос, Параметры відповідний йому тип даних:
Як умову введіть параметр, поміщений в квадратні дужки (наприклад, [Введіть назву] чи >[Вище якого росту?]).
Виберіть команду Запрос, Параметры.
У вікні Параметры запроса, що з'явилося, введіть без квадратних дужок параметр (для точності введення скористайтеся «швидкими» клавішами копіювання і вставки з буфера обміну) і укажіть відповідний йому тип даних. Натисніть ОК.
Натисніть кнопку Запуск панелі інструментів.
У вікні, що з'явилося, укажіть значення параметра.
Результат запиту буде містити тільки ті записи, що задовольняють заданому значенню параметра.
Поля в запитах, що обчислюються
Запит можна використовувати для виконання розрахунків і підведення підсумків з вихідних таблиць. Для створення полів, що обчислюються, використовуються математичні і строкові оператори. При цьому Access перевіряє синтаксис вираження й автоматично вставляє наступні символи:
квадратні дужки ([...]), у них полягають імена елементів керування;
знаки номерів (#), у них полягають розпізнані дати;
лапки (""), у них полягає текст, що не містить пробілів чи знаків пунктуації.
Поле, вміст якого, є результатом розрахунку по змісту інших полів, називається полем, що обчислюється. Поле, що обчислюється, існує тільки в результуючій таблиці. Загальний формат полю, що обчислюється, виглядає так: Ім'я полю, що обчислюється, Вираження для створення полю, що обчислюється.
Наприклад: Прибуток:[Доход]-[Витрата].
Створення полю, що обчислюється, здійснюється шляхом простого уведення вираження для обчислення в комірку «Поле» порожнього стовпця бланка запиту. Після виконання запиту поле, що обчислюється, засноване на цьому вираженні, виводить на екран результат обчислень, а не саме вираження.
3. У режимі конструктора запиту зміните ім'я «Виражение1» на більш значиме.
Для того, щоб ввести складні обчислення, використовуйте вікно Построитель выражений, що викликається натисканням кнопки Построить панелі інструментів, або відповідною командою контекстного меню. Построитель выражений полегшує створення виражень, дозволяючи вибирати його складові елементи (арифметичні операції, вбудовані функції, назви полів, що є у БД таблиць і запитів і т.п.) за допомогою кнопок і списків.
Інші види запитів розглядаються в методичних вказівках до лабораторної роботи №4.
В Access є майстри запитів, які використовуються для швидкого створення спеціалізованих запитів різного призначення. Серед них - майстри перехресних запитів, пошуку записів, які повторюються, а також пошуку записів, які не мають підпорядкованих. Потрібний тип запиту вибирається в діалоговому вікні Новый запрос.
Створення звіту
Розташовуючи базою даних, можна роздрукувати будь-яку таблицю, чи запит форму. Однак результати друкування не будуть виглядати професійно, тому що ці інструменти не призначені для друкування. За допомогою звіту можна одержати результати у високоякісному варіанті. У Access звіт являє собою форму спеціального типу, призначену для виводу на друк. Але на відміну від форм звіти не призначені для виводу у вікні, а призначені тільки для друку, тобто створюють не екранні, а друковані документи.
При створенні звіту Access завжди оперує тільки з однією єдиною таблицею чи запитом. Якщо необхідно об'єднати інформацію з декількох таблиць і (чи) запитів в одному звіті, то колись варто зібрати бажані дані в новому запиті.
Для створення звіту за допомогою Майстра звітів:
Майстер звітів дозволяє підготувати наступні типи звітів:
звіт, що містить інформацію, розташовану в один стовпець чи у вигляді таблиці;
звіт з угрупованням і обчисленням підсумкових величин;
поштові наклейки.
Для створення звіту самостійно без допомоги Майстра звітів:
MS Access відкриває вікно звіту в режимі Конструктора. Вікно Конструктора розділене на кілька областей у відповідності зі стандартною структурою звіту. У ці області при необхідності можна ввести керуючі й інші елементи, рівні угруповання.
Заголовок звіту — друкується тільки на початку звіту, використовується на титульній сторінці.
Верхній колонтитул — друкується вгорі кожної сторінки.
Заголовок групи — друкується перед обробкою першого запису групи.
Область даних — друкується кожен запис таблиці чи динамічного набору даних запиту.
Примітка групи — друкується після обробки останнього запису групи.
Нижній колонтитул — друкується внизу кожної сторінки.
Примітка звіту — друкується наприкінці звіту після обробки всіх записів.
Проектування звіту складається в створенні структури його розділів і в розміщенні елементів керування усередині цих розділів, а також у завданні зв'язків між цими елементами і полями таблиць чи запитів бази даних.
Звіти призначені для виводу інформації на принтер, тому для розрахунку розташування даних на друкованій сторінці програма Access повинна «знати» усе необхідне про особливості принтера. Ці дані Access одержує від операційної системи. Відповідно, принтер у системі повинен бути встановлений.
При відсутності принтера звіти також можна створювати. Досить виконати програмну установку за допомогою команди операційної системи Пуск, Настройка, Принтери, Установка принтера, після чого установити драйвер будь-якого принтера, доступного операційній системі.
Зміна розмірів звіту і його розділів
Щоб змінити горизонтальний розмір, тобто ширину звіту, за допомогою миші перетягніть праву границю звіту вліво чи вправо. При цьому горизонтальна лінійка, розташована у верхній частині вікна Конструктора звітів, допоможе установити точну ширину звіту.
Щоб змінити вертикальні розміри області якого-небудь розділу звіту, помістите покажчик миші на нижню границю області так, щоб він прийняв форму риси з двома вертикальними стрільцями, і перетягніть його нагору чи вниз. В. цьому випадку вертикальна лінійка, розташована в лівій частині вікна Конструктора звітів, допоможе установити точну висоту області роздягнула.
Вертикальний розмір звіту визначається вертикальними розмірами всіх розділів звіту.
Створення звіту за допомогою Майстра звітів
Ще одним простим і швидким способом створення звітів є використання Майстра звітів. З його допомогою можна створювати звіти (від найпростіших до тих, що включають підлеглі звіти), що містять поля з однієї чи більш таблиць чи запитів.
Щоб створити простий звіт:
Мал. 4. Перше діалогове вікно Мастера отчетов
Зауваження
Якщо на якому-небудь кроці створення звіту за допомогою Майстра звітів була допущена помилка чи виникла необхідність зміни яких-небудь параметрів, то для повернення до попереднього кроку натисніть кнопку Назад. Крім того, у будь-який момент можна натиснути кнопку Отмена для відмовлення від створення звіту і повернення до вікна бази даних.
Зауваження
Можна таким способом додавати в створюваний звіт поля з різних таблиць, що зв'язані між собою в схемі даних.
Мал. 5. Друге діалогове вікно Майстра звітів
Зауваження
Якщо буде потрібно скасувати додавання полю угруповання, натисніть кнопку "<" чи двічі клацніть за назвою цього поля (виділеному жирним шрифтом) в області діалогового вікна з ескізом звіту.
Мал. 6. Діалогове вікно Интервалы группировки
Мал. 7. Четверте діалогове вікно Майстра звітів
Зауваження
У шостому вікні Майстра звітів відображається список усіх доступних у даний момент стилів. Крім шести заздалегідь визначених стандартних стилів, Access дозволяє настроїти будь-який стандартний стиль чи створити свій власний для використання при оформленні форм і звітів, у тому числі за допомогою майстра. Набір варіантів оформлення для звітів можна поповнити і застосувати аналогічно тому, як це робиться для форм.
Додавання виражень, що обчислюються, у форми і звіти
Для виконання додавання виражень, що обчислюються, у форми й звіти:
Виберіть мишею порожнє місце в будь-якій області чи форми звіту (наприклад, область чи приміток колонтитулів).
Для нового полю вкажіть необхідні властивості:
• відкрийте вікно властивостей полю (команда Вид, Свойства);
для властивості «Данные» введіть починаючи зі знака "=" потрібне вираження, уклавши імена полів БД у квадратні дужки. Як вираження може бути використана як вбудована функція (наприклад, "=DATE()" — системна дата), так і будь-яка дія над значеннями полів з використанням арифметичних чи інших операцій;
для властивості «Формат поля» виберіть зі списку тип даних, що обчислюються.
У разі потреби вставте поруч з полем елемент Надпись і заповните його потрібним текстом.
6. Перейдіть у режим форми (звіту).
ЗАВДАННЯ 1
Формування запитів на вибірку.
ТЕХНОЛОГІЯ РОБОТИ
Примітка. Вищеописаним способом запит виконується тільки в режимі конструктора. Для того щоб виконати запит з іншого режиму, треба відкрити вкладку Запросы, виділити необхідний запит і клацнути по кнопці <Открыть>.
ЗАВДАННЯ 2
На основі таблиці Викладачі створіть звіт із групуванням даних по посадах.
ТЕХНОЛОГІЯ РОБОТИ
Для створення звіту:
САМОСТІЙНО