лекцияПонятие о современном делопроизводстве
Работа добавлена на сайт samzan.net:
Делопроизводство 5 лекция
Понятие о современном делопроизводстве.
Любая организация, предприятие, учреждение имеет определенную структуру управления. Свой управленческий аппарат, куда входят руководители разного уровня. Для того чтобы организация, предприятия, учреждения эффективно функцианировало управленческий аппарат( руководители) выдают властные указания или решения, а решение принимается на основе какой-либо определенной информации. Эта информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. таким образом от объективности, достоверности и полноту информации зависит своевременность и правильность принятого решения, то есть любое управленческое решение обязательно сопровождается составлением документов, при этом создается огромное количество различных видов управленческих документов без которых невозможно решать задачи:
- планирования
- финансирования
- кредитования
- кадрового обеспечения деятельности организации
Таким образом аппарат управления реализует свои главные функции посредством создания универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов, создаваемых и циркулирующих в не зависимости от специфики деятельности во всех отраслях и в сфере гос управления. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, а также обеспечивают юридической силой. Документ выступает результатом от обращения фактов, событий, предметов и явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека.
Процесс управления включает основные типовые документируемые операции:
1. Сбор и обработка документыой информации
2. Подготовка, принятие и документирование решения
3. Доведение решения до исполнителей
4. Исполнение решения
5. Контроль исполнения
6. Сбор информации об исполнении
7. Передача информации по вертикальным и горизонтальным связям
8. Хранение и поиск информации
Ежегодный документооборот составляет 60 миллиардов листов. В этой связи нормативные эффективное регулирование данного процесса имеет большое значение.
Сегодня в наш век- век информации документированная информация составляет основу управления. Эффективность организации в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация является полноценный ресурсом производства, важным элементом в социально-политической жизни общества. Таким образом организация работы с документами влияет на качество работы в управлении организации, учреждений и предприятий, организацию и культуру труда управленческих работников. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления следует уделять внимание совершенствования работы с документами ( всякое управленческое решение всегда базируется на информации). Деловая информация представляется в виде разного рода документов. Около 75% рабочего времени сотрудники организаций тратят на
-подготовку
- сопровождение
- заполнение
- копирование
- передачу документов
Поэтому управление документами становятся одним из главных факторов конкурентоспособностей любой организации. Управление документами означает особую организацию работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения, распространения и так далее. В результате правильно организованные управление делами снижает время необходимое для поисков документов, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.
Управленческий труд связан с созданием документов, определяющих и организующих деятельность отраслей народного хозяйства и сферы отраслей ГиМУ. работы с документами их составление, изготовление, анализ и обобщение является предметом труда работников управленческого аппарата.
Делопроизводство и документационное обеспечение управление: сущность, понятие.
Традиционно сфера деятельность, связанная с обработкой документов называется ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. По данным словарей термин делопроизводство возникло во второй половине 18 века. С этого момента наблюдается письменная фиксация этого термина, в речевой практике он возник раньше. ПРОИЗВОДСТВО+ДЕЛО в то время термин " дело" обозначал вопрос административный или судебный, который нужно было решить органам управления. Именно это значение легло в основу термина делопроизводство. Значение " дело" как собрание документов, относящихся к какому-либо вопросу- более позднее значение по сравнению с первым. => при возникновении термина " делопроизводство" прежде всего обозначал деятельность связанную с принятием решение- производством дел. В наше время термин делопроизводство определяется как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами ( то есть делопроизводство как бы отвечает за документационное обеспечение управления и деловые процедуры отвечают за выполнение целевой функции и я вялятся способом осуществления практического управления). В последнее время параллельность термина делопроизводства начали использовать синонимичный термин " документационно обеспечение управления". Возникновение нового термина связано с изменением организационно-технической основой делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию, что стало возможным благодаря активно мы внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий:
1) создание
2) сбора
3) обработки
4) накопления
5) хранения
6) поиска
7) использования информации в управлении
Таким образом появление нового термина связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением дя приближения к терминологии употребляемых в компьютерных программах и литературе.
Документационное обеспечение управления охватывает вопросы
- документирования
- организации
- работы с документами в процессе осуществления управления
- систематизацию из архивного хранения
Термин " документационное обеспечение и управление" подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства. Однако тождество понятий формально. Документационное обеспечение управления рассматривается прежде всего как: упорядочивание документирования и управление всеми системами документации в целях:
- повышения качества документов
- своевременного обеспечения актуальной информацией руководителей и управленцев необходимой для принятия решений в условиях применения современной техники новых информационных технологий. Все вышесказанное позволяет нам выявить 2 существенных отличия делопроизводства от документационного обеспечения управления:
1. Доу охватывает всю документацию организации, а делопроизводство в основном распространяется лишь на организационно-распорядительную документацию.
2. Доу в значительно большей степени позволяет использовать информационно- технологическую составляющую вработе с документами.
Однако выявленные нами отличия не значительны, что позволяют использовать данный термин в рамках нашего курса в качестве синонимичного. Тем не менее определим делопроизводство как техническую функцию управления, а документационное обеспечение управления как обеспечивающую. Ибо суть отличия заключается не столько в объеме документации, которое регулирует делопроизводство или документационное обеспечение управления, а в том, что при переходе от делопроизводства в документационное обеспечение управления усиливается информационная составляющая. Таким образом доя улучшает информационное обеспечение управленческого процесса не только за счет включения в информационное поле всей документации организации, но и за счет более эффективных технологий ее обработки. Более того нельзя понимать делопроизводство и доу как взаимно исключающее друг друга понятия. Делопроизводство в большей степени формальный понятие, жестко определяющие порядок работы с документами.
Доу- термин характеризующий переход ную стадию от традиционного делопроизводства к управлению документацией.
Таким образом доу- виды обеспечения управления организацией, который включает фиксацию, передачу и хранение информации по состоянию организации и управляющих воздействиях по изменению ее состояния.
Доу включает следующие основные процессы:
1. Фиксация управляющих воздействий или данных о состоянии делоорганизации на официальных носителях ( документирования или производства документов)
2. Своевременной представление информации в официальном порядке( передача документов или документооборот)
3. Оперативное и долговременное хранение документов ( делопроизводство и архивное хранение)
Цели доу обеспечение руководства информацией о состоянии дел в организации для принятия обоснованных управленческих решений и контроля их выполнения. Каждая из трех процессов является составные частью управления в организациях, предприятия, учреждениях в целом.
Доу охватывает:
И вопросы документирования в процессе управления организации, предприятия и систематизации архивного хранения документов. Традиционно выделяют три источника и три составные части доу ( см выше организация работы с документами является важной частью процессов управления и процессов принятия управленческих решений в существенно влияющей на оперативности и качество управления).
Процесс принятия управленческого решения включает в себя:
1. Получение информации
2. Ее переработку
3. Анализ, подготовка и принятие решения
Эти составные части связаны с доу. Для получения экономического эффекта важно качество информации, которое определяется не только количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если в организации, учреждении налажена четкая работа с документами, то как результат улучшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, от оперативности и приема и передачи информации, от правильной постановки в справочную информационную службу, от четкой организации поиска, хранения и использования документов. Традиционно выделяются три основные задачи, решаемые и в делопроизводстве и доу:
1. Документирование, то есть составление, оформление, согласование и изготовление документов
2. Организация работы с документами в процессе осуществления управления( обеспечение движения, контроля исполнение, хранения, использование документов)
3. Систематизация архива документов
При построении системы документирования административной деятельности организации, учреждений, предприятий следует учитывать,
1)что быстрота, аккуратность, четкость и качество работы администрации зависит
от организации документирования ее деятельности
2) в организации должен был уставлен единый порядок составления документов и работы с ними ( правило работы с документами в организации составляет систему доу)
Система доу формируется под влиянием ряда факторов:
- используемая нормативно-методическая база доу
- сложившаяся национальная традиция работы с документацией
- установленное руководством организации привила работы с документами
- квалификация работников делопроизводственной службы организации
3) большое значение предается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. В этой связи большое внимание уделяется рационализации доу, поскольку за счет более совершённой системы доу достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на гос хранение.
4) работы любого управленческого аппарата сегодня держится на основах научной организации труда и действие службы доу не является исключением
5) процесс документационно- информационного обеспечения управления состоит из следующих этапов:
- создание документов и из оформление
- прием и передача документов
- организация движения документов внутри организации, учреждения, предприятия
- регистрации и контроль исполнения
- информационно-справочные работы
- хранение документов
6) для решения этих задач с помощью компьютера используются различные типы программного обеспечения:
- ОС
- текстовый редактор
- электронная таблица
- система управления базами данных
- коммуникационные программы для работы с факсами для обмена сообщения, для доступа в интернет
- вспомогательные программы, предотвращающие сбои
- программы оптического распознавания текстов для вводов документа в компьютер с использованием сканера
- словари, переводчики
2. О Владико Христе Боже Ми приносим що хто може В дар Тобі в дар Тобі
3. Для простых инженерных расчетов возможно применение упрощенных методик
4. модуль 2 Основи діагностики лікування та профілактики основних хвороб органів травлення Практичне з
5. Удосконалення процесу очищення соняшникової олії (електромагнімним способом)
6. Задание ’ 3. Используя тексты Конституций и материалы дополнительной литературы заполните сравнительную та.html
7. выбор судьбы Субъективный взгляд на питание голодание и здоровье Автор работы Валентин Николаев сын.
8. Тема- Измерение углов
9. Контрольная работа- Саудівська Аравія
10. Тема- Инвестиционная политика России- современное состояние и перспектива развития Руководит
11. КОНСПЕКТ ЛЕКЦИЙ 3
12. sin t если t~
13. Облік витрат Питання до тесту
14. Образ Девы Марии в искусстве
15. Лабораторна робота 3 Побудувати дерево рішень для однії з моделей Dt Mining Педставити результати граф
16. экономического развития Задачи Основные задачи менеджмента формируются в свою очередь в рамках целе
17. ВосточноСибирский Государственный технологический университет ГОУ ВПО ВСГТУ РАСЧЕТ ОБ
18. Издательство ДИЛЯ 2010 ВВЕДЕНИЕ Современные научные исследования показывают что очень многие заболева
19. тематическое бытие
20. Программа фильтрации шумов