Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
icrosoft Word Лабораторная работа № 2
Разработана система делопроизводства в фирме, на предприятии описывается во внутренних организационно-распорядительных документах: инструкциях по делопроизводству, положениях о структурном подразделении, должностных инструкциях, правилах работы с документами и т. п. Тщательно разработанная система делопроизводства, освещающая все вопросы работы с документами, служит залогом успешного и эффективного функционирования как государственного учреждения, так и коммерческого предприятия.
На сегодняшний день в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативов и методик, регламентирующих наиболее общие правила организации работы с документами и устанавливающих требования к оформлению официальных документов. Разработка таких документов преследует ряд целей:
Обеспечение юридической силы документа;
Организацию длительного хранения документов и последующего их использования;
Рационализацию технологии обработки документов и ее дальнейшее совершенствование.
Основополагающими документами для современного делопроизводства являются Федеральный закон1 и Государственный стандарт2. Помимо федеральных законов и стандартов, существует еще и Альбом унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный Госкомстатом России.
Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения. Как правило, централизованный документооборот представлен организационоо-распорядительной документацией (ОРД), а документооборот уровня структурного подразделения – специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации.
В крупных организациях обычно существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Оно может называться по-разному: управление делами, общий отдел, канцелярия и т. п. В организациях, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию возлагаются, например, на секретаря руководителя организации. Для определенности далее структурное подразделение, ответственное за обеспечение централизованного документооборота, будет именоваться канцелярией.
С точки зрения работников канцелярии выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот:
Для обработки входящих документов регламентированы следующие основные процедуры (рис. 1):
Контроль исполнения осуществляется сотрудниками канцелярии или секретарем организации и включает:
Рисунок . Порядок обработки входящих документов
Поступающие в организацию документы попадают в структурное подразделение канцелярии – экспедицию. Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые.
Под регистрацией входящих документов понимается фиксация факта получения документов путем присвоения им порядковых номеров к записи установленных сведений о них в регистрационную форму. Регистрируется практически вся входящая корреспонденция, за исключением материалов информационно-справочного характера, присланных для ознакомления, а также газет, журналов, личных писем и поздравительных открыток, т. е. для многих документов регистрационный номер является обязательным реквизитом. Требования, которые должны всегда соблюдаться, это однократная регистрация документа и дальнейший учет его перемещения по структурным подразделениям.
|
[1] Регламентация современного делопроизводства в России [2] Типовая технология работы с документами [3] Обработка входящих документов [3.1] Регистрация документов |
1
Федеральный закон об информации, информатизации и защите информации от 20.02.95 № 24 ФЗ
2
ГОСТ Рб.30-97 Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
PAGE 4