Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Занятие 9.1.Общие сведения о Microsoft Access
MS Access входит в состав общепризнанного лидера в области офисного ПО пакетa Microsoft Office
MS Access – это система управления реляционными (представленными в виде двухмерных таблиц) базами данных.
Что такое база данных (БД)? В широком смысле этого слова можно сказать, что БД – совокупность сведений (большие массивы данных) о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области. Например, база данных по металлам и сплавам (металлургия), база данных по видеофильмам (видеотека) и т.п. Такие массивы данных вместе с программно-аппаратными средствами для их обработки называют информационными системами (ИС).
Средствами MS Access вы проводите следующие операции:
1.Проектирование базовых объектов ИС – двумерных таблиц, с разными типами данных.
2.Установление связей между таблицами.
3.Ввод, хранение, просмотр, сортировка и выборка данных из таблиц.
4.Создание модификация и использование производных объектов информационных систем, форм, запросов и отчётов.
Запуск программы
Запустите Access либо через главное меню Windows, либо через пиктограмму панели Microsoft Office.
После запуска Access вы увидите окно диалога. Вы можете создать пустую базу данных самостоятельно или воспользоваться мастером, или же открыть ранее созданную базу (рис. 9.1).
Окно Access, как и любое окно Windows имеет заголовок, строку меню, панель инструментов, строку состояния
Создание структуры базы данных, ввод и редактирование данных вывод данных.
Формирование структуры таблицы; ввод и редактирование данных в режиме таблицы; разработка однотабличных пользовательских форм; вывод на печать таблиц и форм; разработка отдельного отчета.
Формирование структуры таблицы
База данных в Access представляет собой единый большой объект, который объединяет такие составляющие, как таблицы, отчеты, запросы, формы и т.д., и позволяет хранить их в едином дисковом файле.
Рис. 9.1
Основным структурным компонентом базы данных является таблица. Каждая таблицак содержит записи определённого вида, например о студентах, обучающихся в высшем учебном заведении.
Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных. Например, запись о студенте может содержать номер его личного дела, фамилию, имя, отчество, пол, дату рождения, номер учебной группы. Такие отдельные структурные элементы записи таблицы называются полями.
Первым этапом при создании таблицы является определение перечня полей, из которых она должна состоять, их типов и размеров.
Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов, не разрешается использовать символы: точку(.), восклицательный знак(!), надстрочный символ(‘) и прямые скобки([]). Отметим, что имя не должно начинаться с пробела и содержать управляющие символы (с кодами ASCII 00 - 31). Старайтесь не включать в имена объектов пробелы. Избегайте слишком длинных имён: такие имена трудно запоминать и на них не удобно ссылаться.
Тип данных указывает Access, как обрабатывать эти данные. Можно использовать следующие типы:
Текстовый – для текстовой информации и чисел при невыполнении математических расчётов (до 255 символов).
Поле МЕМО – для хранения произвольного текста, комментариев (до 64000 символов).
Числовой – при выполнении над данными математических операций.
Денежный – специальное числовое поле используется для операции с деньгами.
Дата/время – предназначено для хранения информации о дате и времени.
Счетчик – специальное числовое поле, в котором Access автоматически присваивает уникальный порядковый номер каждой записи.
Логический – может иметь только одно из двух возможных значений “Да” или “Нет”.
Поле объекта OLE – объект (например, электронная таблица Microsoft Excel или картинка), созданный другим приложением.
Ввод и редактирование данных в режиме таблицы
В режиме таблица показ записей в формате строк и столбцов обеспечивает возможность одновременного просмотра нескольких записей. Допускается также добавление и изменение данных в режиме таблицы.
Вдоль верхнего края окна расположены имена полей таблицы. Каждое поле соответствует определённому столбцу в таблице. Каждая запись соответствует строке таблицы. Ввод в определённую ячейку таблицы (выделенную курсором) осуществляется путём набора информации на клавиатуре и последующим нажатием клавиши <Enter> или <Tab>. При окончании ввода данных в последнее поле записи Access сам переходит на первое поле новой записи и ожидает ввода данных.
ВНИМАНИЕ! Заполнения с клавиатуры требуют все поля кроме тех, тип которых определён как Счетчик.
Перемещение в таблице
Для быстрого просмотра данных, введённых в таблицу, а также необходимого позиционирования в таблице нужно обратить внимание на возможности быстрого перемещения в таблице.
Первая запись – Щелчок мышью по кнопке <Первая запись>
Последняя запись – Щелчок мышью по кнопке < Последняя запись >
Первый столбец таблицы – Клавиша<Home>
Последний столбец таблицы – Клавиша <End>
Следующий столбец справа – Одна из клавиш <Right> <Tab>
Следующий столбец слева – Клавиша <Left> или <Shift> + <Tab>
На строку вверх – <Up>
На строку вниз – <Down>
Вверх на 26 строк –<PgUp>
Вниз на 26 строк –<PgDn>
В левый верхний угол таблицы – <Ctrl> + <Home>
В правый нижний угол таблицы – <Ctrl> +<End>
Редактирование данных
Редактировать данные ячейки таблицы можно как с полной, так и с частичной их заменой.
Для полной замены данных необходимо подвести курсор к редактируемой ячейки так, чтобы все её содержимое было высвечено в реверсивном виде, а затем - набрать заменяемую информацию.
Частичную замену данных можно осуществить двумя способами:
- щелкнуть в нужной ячейке, и она автоматически откроется для редактирования;
- переместиться в нужную ячейку, а затем нажать функциональную клавишу <F2>.
Удаление записи
Для удаления записи необходимо выделить (щелкнуть по области маркировки записи) либо нажать клавишу <Del>, либо выполнить команду меню ПРАВКА, Удалить. В выводимом на экран запросе подтвердить удаление.
Разработка однотабличных пользовательских форм
Данные в таблицу БД вводить и редактировать намного удобнее, если воспользоваться экраном в виде некоторого бланка, формы. Такой способ ввода позволяет видеть на экране данные одной записи и вводить дополнительный текст, поясняющий значение каждого поля. Можно создать форму, напоминающую печатную форму, расположить в ней окна списков, фотографии, графики и др.
Access располагает мастером по разработке форм пяти видов:
В один столбец – поля выводятся на экран в виде последовательности строк.
Табличная форма – поля выводятся в виде строк и столбцов.
Диаграмма – для её создания выбирается таблица, содержащая числовые значения, которые можно представить в графическом виде.
Составная форма – объединяет в себе данные более одной таблицы БД. Позволяет просмотреть и изменить данные в нескольких таблицах одновременно.
Простая форма – единственная форма, которую Access создаёт автоматически, включает каждое поле таблицы и использует стандартный шаблон.
Ввод данных с использованием формы
При вызове на экран окна формы, в которое можно вводить новые записи щелкните пункт меню ЗАПИСИ, Перейти, а затем в появившемся подменю позицию «Новая».
Access создаёт новую незаполненную запись после последней записи таблицы.
Новая запись выводится в виде формы с пустыми полями, с курсором в новом поле. Данные вводятся в каждое поле, не определённое с типом Счетчик. Переход от одного поля к другому осуществляется нажатием клавиши <Tab>
Перемещение в режиме формы
Основные способы перемещения:
- переход к первой записи – щелкнуть по кнопке <Первая запись>
- переход к последней записи – щелкнуть по кнопке <Последняя запись>
- переход к следующей записи – щелкнуть по кнопке <Следующая запись> или нажать <PgUp>
- переход к предыдущей записи – щелкнуть по кнопке <Предыдущая запись> или нажать <PgDn>
переход к определённой записи по её номеру – щелкнуть в строке Запись и удалить, находящийся в ней номер, затем ввести с клавиатуры номер нужной записи.
Вывод на печать таблиц и форм
Access выводит информацию из базы данных в виде отчёта (распечатки содержимого базы данных). Все отчёты подразделяются на три категории:
- простая распечатка содержимого базы данных из режимов таблицы или формы;
- детальные отчёты – хорошо подготовленные отчёты, представленные в любом удобном для пользователя виде и включающие в себя ряд дополнительных элементов;
- специальные отчёты – позволяющие подготавливать почтовые наклейки и формы писем.
Способ вывода на печать таблиц и форм удобен для построения быстрого чернового варианта отчета.
Преимущество таких отчётов – быстрота и простата их получения. Недостатком является вывод данных точно в током же виде, в каком они содержатся в таблице или форме.
При выводе на печать данных из табличного режима с целью улучшения вида распечатки можно использовать следующие возможности изменения внешнего вида таблицы:
При распечатке данных с использованием формы Access выводит на странице столько записей сколько на ней может поместиться. Возможен вариант, когда часть одной записи разместиться в конце одной страницы, а другая – в конце следующей.
Разработка детального отчета
Для получения отчета улучшенного внешнего вида необходимо подготовить детальный ответ. Он должен иметь наглядную форму и содержать большие информации, чем простая распечатка таблицы. Целесообразно для создания обычного детального отчета использовать Мастер отчетов, Автоотчеты: столбец или ленточный, Мастер диаграмм и Почтовые наклейки.
Если созданный мастером отчет не полностью вас удовлетворяет, измените его в режиме конструктора или создайте специальные стили, которые мастер будет использовать при создании следующих отчетов
Задание 9.1
Сформируйте структуру таблицы студент для хранения в ней справочных сведений о студентах, обучающихся в вузе. Имена, типы и размеры полей таблицы приведены в табл.9.1.
Введите данные, представленные на рис.9.3, в таблицу СТУДЕНТ. Ознакомьтесь с возможностями редактирования данных в табличном режиме.
Создайте однотабличную пользовательскую форму для ввода и редактирования, данных таблицы СТУДЕНТ, как это показано на рис.4. Ознакомьтесь с возможностями ввода данных в форму.
С помощью мастера создайте детальный отчет для вывода данных таблицы СТУДЕНТ. Вид отчета представлен на рис.9.2.
Технология работы
Таблица 9.1.
Структура таблицы СТУДЕНТ
|
Имя поля |
Тип поля |
Размер поля |
|
Номер |
Счетчик |
|
|
Фамилия |
Текстовое |
20 |
|
Имя |
Текстовое |
15 |
|
Отчество |
Текстовое |
20 |
|
Пол |
Текстовое |
1 |
|
Дата рождения |
Дата |
Краткий Формат |
|
Группа |
Текстовое |
6 |
Рис. 9. 2 Пример таблицы в режиме конструктора
Примечание. Заполнение ячейки столбца «Описание» является необязательным и включает сведения о содержащихся в поле данных.
Рис.9.3. Пример таблицы для ввода данных в табличном режиме
Рис.9.4. Диалоговое окно Новая форма
Рис.9.5. Пример формы
В списке таблицы БД должна присутствовать и быть выделена только одна таблица СТУДЕНТ. Access переходит в табличный режим и открывает окно «СТУДЕНТ: Таблица».
Выведите данные таблицы СТУДЕНТ на экран из табличного режима, для чего необходимо выбрать команду ФАЙЛ, Предварительный просмотр. Если вид выведенных на экран данных вас не устраивает, используйте рекомендации из теории и улучшите его. Для получения распечатки данных из таблицы выполните команду меню ФАЙЛ, Печать. Закройте таблицу.
Занятие 9.2 Поиск и отбор данных
Команды поиска, фильтрации и сортировки
Access предоставляет довольно широкий спектр возможностей для поиска и отбора информации в базе данных. К таким средствам можно отнести использование команды «Поиск», фильтрацию, сортировку, создание и использование запросов.
Простейшим способом поиска информации в базе данных является использование директории «Поиск». Этот писк может проводиться как в одном из указанных полей, так и во всех полях таблицы БД. Возможно изменение порядка просмотра записей в таблице.
Для того чтобы записи в таблице выстраивались при выводе в удобном для пользователя порядке, используется сортировка. Access может проводить сортировку по одному полю, по нескольким полям, по возрастанию или по убыванию значений ключевого признака.
Для вывода только определённых записей таблицы (отбора) используется фильтрация.
Формирование запросов
Виды запросов. В Access поиск и отбор любой нужной информации можно производить с использованием запросов, имеющих большие возможности, чем рассмотренные раннее средства. Запросы используются примерно так же, как и таблицы.
Запрос представляет собой вопрос о данных, хранящихся в таблицах, или инструкцию на отбор записей, подлежащих изменению.
С помощью Access могут быть созданы следующие типы запросов:
Запрос-выборка задаёт вопросы о данных, хранящихся в таблицах, и представляет полученный динамический набор в режиме формы или таблицы без изменения данных. Изменения данных, внесенные в динамический набор, отражаются в базовых таблицах.
Запрос-изменение изменяет или перемещает данные. К этому типу относятся: запрос на добавление записей, запрос на удаление записей, запрос на создание таблицы, запрос на обновление.
Перекрестные запросы предназначены для группирования данных и представления их в компактном виде.
Запрос с параметром позволяет определить одно или несколько условий выбора во время выполнения запроса.
Запросы SQL – запросы, которые могут быть созданы только с помощью инструкций SQL в режиме SQL: запрос – объединение, запрос к серверу и управляющий запрос.
В Access имеется возможность самостоятельно создать запрос или воспользоваться мастером по разработке запросов. Чаще всего запрос разрабатывается самостоятельно. Однако для создания специальных запросов возможно применение мастера, например для создания перекрестного запроса, запроса на поиск повторяющихся записей или записей, не имеющих подчиненных, запросов на архивирование записей.
Самым распространенным типом запроса является запрос на выборку.
Для подготовки запроса необходимо определить:
Выражения в запросах
Для указания условий отбора данных и для создания вычисляемых полей в запросах используются выражения.
Выражения представляют собой формулы, по которым вычисляются необходимые значения. Различают арифметические и логические выражения.
Выражения могут состоять из следующих элементов:
Литерал – это точное значение, которое Access использует именно в том же виде, как оно вводится. При записи литерала используются специальные символы – ограничители, которые указывают на тип данных литерала.
Если литерал – число, то он вводится без ограничителей. Например, 465.8.
Текстовый литерал должен иметь в качестве ограничителя “ или‘. Например, #12/11/96#.
В случае литерала типа поле или элемента управления вводятся ограничители [ ]. Например, [Фамилия].
Оператор указывает действие, которое должно быть выполнено с элементами выражения.
Выделяются следующие группы операторов:
Константа – это неизменяемая величина. К наиболее часто используемым константам относятся Null(соответствует полю, не содержащему значений или символов), Истина, Ложь.
Идентификатор – это имя, введённое в выражение для резервирования места под значение, которое хранится в поле или элементе управления. На основе использования идентификаторов можно создавать выражения, которые используют информацию, хранящуюся в таблицах, формах, отчетах. Идентификаторы обычно заключаются в [ ]. Например, [Дата] относится к значению поля «Дата» таблица СТУДЕНТ.
Функция – специальное имя, которое используется для выполнения какой-либо операции и может применяться в выражениях. В Access встроено несколько десятков функций. Аргументы функции должны заключаться в (). Скобки могут быть опущены только при нулевом аргументе. Примерами функций, используемых при построении выражений в запросах , могут служить Avg( ) – среднее арифметическое значение, Count( ) – количество записей, Sum( ) – сумма всех значений и тд.
Задание 9.2.
Для данных, содержащихся в таблице СТУДЕНТ, в режиме формы осуществите поиск одной из записей, в режиме таблицы отсортировать записи по возрастанию значений одного из полей отфильтровать данные в соответствии с критерием отбора.
Сформируйте запрос-выборку, позволяющей получить из таблицы СТУДЕНТ данные о студентах женского пола, родившихся после 1976 г.
Технология выполнения
Рис.9.6. Диалоговое окно «Поиск»
Рис. 9.7.
Рис. 9.8 Диалоговое окно 1 «Создание простых запросов»
Примечание: В этом диалоговом окне вы можете добавить поля для запроса с помощью перетаскивания из верхней части окна в нижнюю часть в строку ПОЛЕ:.
Рис. 9.9. Диалоговое окно 2. «Создание простых запросов»
Рис. 9.10. Диалоговое окно «Запрос на выборку»
Занятие 9.3. Разработка схемы и создание структуры реляционной базы данных. Технология работы с реляционной базой данных.
Разработка информационно-логической модели и создание многотабличной базы данных
Общие сведения. База данных состоит из элементов данных и связей между ними. В базе данных много различных типов элементов данных, и поэтому необходима специальная схема, позволяющая изобразить связи между типами элементов данных. Такую схему называют моделью данных.
Схема представляет собой таблицу типов используемых данных, она содержит имена объектов и их атрибуты и определяет существующую между ними связь.
Access является реляционной СУБД. Как известно, основными понятиями реляционной БД являются: отношение (таблица, файл БД), кортеж (строка таблицы, запись файла БД), домен (столбец таблицы, поле файла БД).
Все обрабатываемые данные в Бд организованы в таблицы, обладающие свойствами реляционных таблиц, и результатом любого манипулирования является таблица или совокупность таблиц. Реляционная структура базируется на аппарате реляционной алгебры.
Постановка задачи. Рассмотрим задачу, связанную с назначением на стипендию студентов по результатам экзаменационной сессии. С целью упрощения решения задачи рассмотрим данные по некоторым студентам двух учебных групп, сдающих в сессию четыре экзамена. Стипендия назначается студентам, получившим на экзаменах хорошие и отличные оценки. Если хороших оценок получено более одной, назначается стипендия в размере 100%. За одну хорошую и за все остальные отличные оценки устанавливается стипендия в размере 150%, а за отличные – 200%.
Данные организованы в три таблицы: СТУДЕНТ, СЕССИЯ, СТИПЕНДИЯ.
Таблица СТУДЕНТ содержит необходимые данные о каждом студенте, обучающемся в вузе: номер личного дела, фамилия, имя, отчество, пол, дата рождения, номер учебной группы.
Таблица СУССИЯ содержит сведения о результатах сдачи студентами четырёх экзаменов: номер личного дела (совпадает с номером зачётной книжки и студентческого билета), оценка1, оценка2, оценка3, оценка4, результат сдачи сессии может принимать одно из следующих значений: «отл» - за все отличные оценки, «хр» - за одну четвёрку и все остальные пятёрки, «хор» - за две четвёрки и более, «нхр» - за удовлетворительные и неудовлетворительные оценки.
Таблица СТИПЕНДИЯ содержит информацию об условиях назначения студентов на стипендию: результат сдачи сессии (см. табл. СЕССИЯ) и процент стипендии.
В результате обработки информации, содержащейся в этих таблицах, подготавливается проект приказа о назначении студентов на стипендию.
Информационно-логическую модель (ИЛМ) представим в графическом виде (рис.9.11)
Рис. 9.11. Пример графического представления ИЛМ
При проектировании БД целесообразно строить информационно-логическую модель (ИЛМ) предметной области, которая определяет совокупность информационных объектов их атрибутов, их структурных связей.
Информационный объект – формализованное отображение объекта реального мира. В качестве объектов могут выступать реально существующие объекты, процессы, понятия.
Информационный объект должен обладать следующими свойствами: иметь имя, уникальный идентификатор, состав атрибутов, количество атрибутов, количество экземпляров. В качестве идентификатора используется один или несколько атрибутов.
Для решения поставленной задачи выделяются следующие информационные объекты и их ключи (ключ – это подчеркнутый атрибут):
СТУДЕНТ (Номер , Фамилия, Имя, Отчество, Пол, Дата рождения, Группа)
СУССИЯ (Номер, Оценка1, Оценка2, Оценка3, Оценка4, Результат)
СТИПЕНДИЯ (Результат, Процент)
Связи между информационными объектами отображаются реальными отношениями.
Определены следующие типы реальных отношений:
1) 1:1 (Один-к-одному), при которых одному экземпляру первого информационного объекта соответствует один экземпляр второго информационного объекта. Примером такого отношения может служить связь между информационными объектами поставленной здесь задачи
СТУДЕНТ<–––> СЕССИЯ
2) 1:M (Один-ко-многим), при которых одному экземпляру первого объекта соответствует множество экземпляров второго объекта, а каждому экземпляру второго объекта соответствует один экземпляр первого объекта. Примером данного отношения служит связь между информационными объектами поставленной здесь задачи
СТИПЕНДИЯ <–––> СЕССИЯ
3) М:М (Многие-ко-многим), при которых каждому экземпляру первого объекта соответствует множество экземпляров второго объекта, и каждому экземпляру второго объекта соответствует множество экземпляров первого объекта, например связь между информационными объектами
СТУДЕНТ и ПРЕПОДАВАТЕЛЬ.
Реляционный подход к проектированию ИЛМ базируется на понятии нормализации. Теория нормализации основана на том, что определённые наборы таблиц (отношений) в наилучшей степени отражают свойства предметной области и в то же время обнаруживают лучшие качества по отношению к другим наборам таблиц в процессе манипулирования. Спроектированные в данной задаче таблицы содержат только простые, далее неделимые данные (находятся в первой нормальной форме), выполняется условие функционально-полной зависимости неключевых атрибутов от ключа (находятся во второй нормальной форме), отсутствует транзитивная зависимость неключевых атрибутов от ключевых или зависимости между неключевыми атрибутами (находятся в третьей нормальной форме).
Связи между атрибутами реализуются объединением атрибутов в таблицу.
Связи между объектами в реляционной базе не хранятся, а образуются в процессе манипулирования.
Создание многотабличной базы данных. СУБД Aceess может обрабатывать данные различных таблиц базы данных. Для этого пользователю необходимо формирование каждой из этих таблиц БД установить ключ (определить ключевое поле), а затем создать связи между таблицами.
В случае если БД содержит несколько табли, необходимо также определение ключа для каждой таблицы.
Access создаёт индекс для ключевого поля таблицы и использует его для поиска записей и объединения таблиц в запросе. Ключевое поле не может содержать пустых и повторяющихся значений. Таблицу, в которой не определён ключ, нельзя использовать при установке связей, кроме того, поиск и сортировка в такой таблице выполняются медленнее.
Установление связей между таблицами
Для сформированных таблиц с установленным ключевым полем в каждой из них возможно создание определённых взаимоотношений. Access использует эти взаимоотношения для связывания данных в каждом новом запросе, форме или отчёте, включающем связанные таблицы.
В Access возможно создание между таблицами можно, если в них есть совпадающие поля. Ключевое поле первой таблицы должно соответствовать аналогичному полю связанной таблицы. Если связанная таблица не содержит такого поля, то его необходимо добавить.
Для установления отношения многие-ко-многим (М:М) необходимо создать связующую таблицу, содержащую ключевые поля обеих связываемых таблиц.
Разработка многотабличной пользовательской формы ввода данных
Главным преимуществом в работе с базами данных можно назвать удобство представления и эффективность организации данных. Access позволяет сконструировать форму наиболее удобным для пользователя способом, включив в нее записи различных связанных таблиц.
Для отображения информации сразу из двух таблиц или из таблицы и запроса создаётся составная (многотабличная) форма, которая состоит из основной и находящейся внутри нее подчиненной формы. Это позволяет объединять информацию, не переключаясь на другие таблицы или формы. Как правило, подчиненная форма связана с основной. Сохраняется подчиненная форма в базе данных как отдельная форма.
Основным способом создания формы является использование Мастера составной формы. Мастер может создавать и связывать обе формы в случае, если основная форма базируется на таблице, а подчиненная форма базируется на связанной с ней другой таблице или создана на базе таблицы и запроса, содержащего поле с тем же именем и типом данных, что и ключевое поле таблицы основной формы.
Формирование запросов для многотабличной базы данных
Для получения определённых данных из базы данных пользователь может построить запрос. Результатом выполнения запроса является таблица с временным набором данных (динамический набор). Записи динамического набора могут включать поля из одной или нескольких таблиц. Запросы используются аналогично таблицам. Соответствующий динамический набор можно просмотреть в табличном представлении. На основе запроса можно построить отчет или форму. При обновлении данных в динамическом наборе возможно включение этих изменений в таблицы. Использование запросов позволяет осуществить различные формы доступа к одной и той же информации.
Access обеспечивает корректную связь между таблицами базы данных в окне «Запрос-выборка» между ними автоматически возникает соединительная линия.
Если между таблицами, включенными в запрос, нет связи и она не возникает автоматисески, можно соединить таблицы в окне «Запрос-выборка». Для этого необходимо наличие в них полей с совпадающими данными. Однако надо учесть, что такое соединение сохраняется лишь для данного запроса и при использовании этих же таблиц в новом запросе требуется соединять их заново.
Разработка многотабличной формы отчета вывода данных
В данном разделе рассмотрим возможности создания детального отчета, в котором используется информация из различных таблиц базы данных.
Для создания отчета, включающего информацию на разных таблицах, используют предварительно сформированный запрос для многотабличной базы данных.
Задание 9. 3
В разделе 9.2 была описана технология создания таблицы СТУДЕНТ базы данных SESS. Структура этой таблицы полностью соответствует информации, приведенной в таблице 1. В соответствии с постановкой задачи пополнить базу данных SESS ещё двумя таблицами СЕССИЯ и СТИПЕНДИЯ.
Создайте структуры таблиц СЕССИЯ и СТИПЕНДИЯ, а в раннее созданной таблице СТУДЕНТ установите ключевое поле в соответствии с таблицами 9.2, 9.3, 9.4. Заполните вновь созданные таблицы СЕССИЯ и СТИПЕНДИЯ данными, как это показано на рис. 9.12.
Используя возможности Access, установите связи между созданными таблицами СТУДЕНТ, СЕССИЯ и СТИПЕНДИЯ базы данных SESS.
В рамках поставленной в данной главе задачи рассмотрите возможности ввода информации в таблицы на основе использования составной формы. Допустим, что студент Куклин с номером личного дела 5 вовремя не сдала сессию по уважительной причине, и запись с результатами сдачи экзаменов в таблице СЕССИЯ отсутствует. Постройте составную форму и доведите недостающую информацию в базу данных.
Постройте запрос, позволяющий выводить фамилию, имя, отчество и номер группы студентов, которым может быть назначена стипендия, а также размер назначаемой стипендии. Эти данные могут быть использованы при создании проекта приказа назначения студентов на стипендию по результатам экзаменационной сессии. Информация для получения таких данных содержится в трех связанных таблицах СТУДЕНТ, СЕССИЯ и СТИПЕНДИЯ базы данных SESS.
Постройте отчет «ПРОЕКТ ПРИКАЗА», основанный на сформированном раннее запросе «ЗАПРОС НА ПОУЧЕНИЕ СТИПЕНДИИ», выбирающем из таблиц базы данных СТУДЕНТ, СЕССИЯ и СТИПЕНДИЯ информацию о студентах, которым по результатам экзаменационной сессии назначается стипендия, и о размере стипендии.
Технология выполнения
Таблица 9.2.
Структура таблицы СТУДЕНТ
|
Признак ключа |
Имя поля |
Тип поля |
Размер поля |
|
ключ |
Номер |
Числовое |
Байт |
|
Фамилия |
Текстовое |
20 |
|
|
Имя |
Текстовое |
15 |
|
|
Отчество |
Текстовое |
20 |
|
|
Пол |
Текстовое |
1 |
|
|
Дата рождения |
Дата |
Краткий формат |
|
|
Группа |
Текстовое |
6 |
Таблица 9.3.
Структура таблицы СЕССИЯ
|
Признак ключа |
Имя поля |
Тип поля |
Размер поля |
|
Ключ |
Номер |
Числовое |
Байт |
|
Оценка 1 |
Числовое |
Байт |
|
|
Оценка 2 |
Числовое |
Байт |
|
|
Оценка3 |
Числовое |
Байт |
|
|
Оценка 4 |
Числовое |
Байт |
|
|
Результат |
Текстовое |
3 |
Таблица 9.4.
Структура таблицы СТИПЕНДИЯ.
|
Признак ключа |
Имя поля |
Тип поля |
Размер поля |
|
Ключ |
Результат |
Текстовое |
3 |
|
Процент |
Числовое |
Байт |
Рис. 9.12. Данные таблиц СЕССИЯ и СТИПЕНДИЯ
Примечание: Если вы хотите добавить ещё какую-нибудь таблицу, то выполните команду меню СВЯЗИ, Добавить таблицу…;
Рис. 9.13 Расположение таблиц в окне схемы данных
Рис. 9.14 Установленные связи между таблицами
Рис. 9.15 Пример составной формы.
Для того, чтобы построить запрос, позволяющий выводить фамилию, имя, отчество и номер группы студентов, которым может быть назначена стипендия, а также размер назначаемой стипендии. Необходимо:
Рис. 9.16. Окно конструктора запроса
Рис. 9.17 Просмотр результатов запроса
Для того, чтобы построить отчет «ПРОЕКТ ПРИКАЗА», основанный на сформированном раннее запросе «ЗАПРОС НА ПОЛЕЧЕНИЕ СТИПЕНДИИ», выбирающем из таблиц базы данных СТУДЕНТ, СЕССИЯ и СТИПЕНДИЯ информацию о студентах, которым по результатам экзаменационной сессии назначается стипендия, и о размере стипендии, необходимо:
Рис.9.18. Вид отчёта. «Проект приказа»
Главная кнопочная форма
Главная кнопочная форма выполняет функции титульного листа и меню. Она как бы является лицом базы данных и заметно облегчает работу с ней. Главная кнопочная форма должна открываться при обращении к базе данных. Из нее пользователь может обращаться к основным элементам базы данных. Разработка главной кнопочной формы выполняется в результате Конструктора. При её создании разработчик может использовать большое разнообразие вариантов оформления по своему усмотрению. Форме целесообразно присваивать имя Б.Д., но не обязательно.
Задание 9.4.
Создать Главную кнопочную форму.
в окне Новая форма выбрать способ создания формы – Конструктор. Щелкнуть по кнопке OK. Раскроется окно Конструктора с разделом Область данных. Форма может содержать до пяти разделов: Заголовок формы, Верхний колонтитул, Область данных, Нижний колонтитул и Примечание формы.
Серая панель с именем раздела называется областью выделения раздела. Чтобы выделить весь раздел достаточно щелкнуть мышью в его области выделения. Окно Конструктора также имеет горизонтальную и вертикальную линейки, помогающие располагать и выравнивать элементы управления.
Рядом находится Панель элементов, где собраны кнопки, с помощью которых создаются формы в режиме Конструктора.
Прежде чем приступить к созданию элементов управления в области данных, следует определить цвет её фона. Эту операцию можно проделать в любое время. Однако для облегчения работы по определению дизайна элементов управления выполним ее сейчас. Цвет области данных устанавливается так же, как цвет заголовка формы.
Создание элементов управления с помощью мастера
Главная кнопочная форма должна иметь командные кнопки, которые обеспечивают запуск других элементов Б.Д.
Создадим командные кнопки для перехода к разработанным раннее формам. Создать командные кнопки можно двумя способами - при помощи Мастера кнопок или Конструктора кнопок.
Мастер позволяет создавать кнопки управления легко и быстро. Процесс создания заключается в последовательном переходе от одного диалогового окна к другому, в каждом из которых определяются те или иные свойства кнопки. Определение свойств осуществляется путём выбора подходящих из перечня свойств, предлагаемых мастером.
Рассмотрим работу мастера на примере создания кнопки для открывания формы «Форма №1».
Открывается первое диалоговое окно Мастера кнопок (рис. 9.19):
Рис. 9.19. Окно выбора действия кнопки
Это окно служит для выбора действия, которое будет закреплено за кнопкой. Поле Образец служит для предоставления образца создаваемой кнопки. В поле Категории перечислены категории возможных действий с элементами базы данных. Поле Действия содержит перечень действий, относящихся к выборочной категории.
В следующем окне (рис. 9.20) следует выбрать форму, которая должна открываться при нажатии создаваемой кнопки. Окно содержит соответствующий список объектов базы данных.
Рис. 9.20. Окно выбора формы для открывания
В очередном окне (рис. 9.21) следует уточнить характер действий, которые будут выполняться при нажатии кнопки. Access предлагает два варианта: Открыть форму для отобранных записей и Открыть форму и показать все записи. Первый вариант служит для решения очень специальных задач, и рассматривать не будем.
Рис. 9.21. Окно выбора действия. Рис. 9.22. Окно выбора оформления кнопки
Создание элементов управления с помощью мастера
Рассмотрим вариант создания элемента управления в режиме Конструктора кнопок. Создадим кнопку для открывания формы Оклад. Для решения поставленной задачи нужно выполнить следующее:
Рис. 9.23. Окно Построителя
Окно состоит из трёх полей. Поле Макрокоманда является обязательным и служит для размещения комментариев. В поле Макрокоманда находится кнопка со стрелкой (если кнопка скрыта, для ее появления достаточно щелкнуть мышью в области поля) после нажатия на которую раскрывается список существующих макрокоманд. Определить действия кнопки можно выбрав необходимую макрокоманду из списка или введя её с клавиатуры. При этом в поле Аргументы макрокоманды появится список соответствующих аргументов.
- в поле Макрокоманда щелкнуть по кнопке со стрелкой. В раскрывшемся списке выбрать пункт Открыть Отчет. В поле Аргументы макрокоманды в списке Имя формы указать имя отчета . в списке Режим установить значение Отчет. Закрыть окно.
Раскрывается окно Конструктора форм с вновь созданной кнопкой.
- Создать.
Рис. 9.24. Окно Макроса
Непременным условием для Главной кнопочной формы является её раскрытие при начальном обращении к базе данных. Для этого следует произвести настройку параметров запуска формы. Выполнить настройку можно следующим образом:
Рис.9.25. Окно задания параметров запуска.
Рис. 9.26 Вид главной кнопочной формы
Самостоятельная работа по варианту.
Создайте БД, выполнив следующие условия:
1. Создайте таблицу. 2.Внесите не менее 4-х записей. 3.Отсортируйте записи.
4. Создайте форму. 5. Внесите ещё 2 записи в форму. 6. Организуйте поиск, задав критерий поиска. 7. Представьте форму в режиме Таблицы. 8. Примените фильтр, задав условие отбора данных. 9.Подготовьте отчет. 10.Создайте главную кнопочную форму
СТУДЕНТ
СТИПЕНДИЯ
СЕССИЯ