Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
3
МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ
КИЇВСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ
БУДІВНИЦТВА І АРХІТЕКТУРИ
МЕДВЕДЄВА Олена Михайлівна
УДК 005.8:005.57
ІНТЕГРАЦІЙНИЙ МЕХАНІЗМ ЕФЕКТИВНОЇ КОМУНІКАЦІЇ
В ПРОЕКТАХ
Спеціальність 05.13.22 –Управління проектами та програмами
АВТОРЕФЕРАТ
дисертації на здобуття наукового ступеня
кандидата технічних наук
Київ - 2006
Дисертацією є рукопис
Роботу виконано на кафедрі управління проектами та економічної статистики в Східноукраїнському національному університеті імені Володимира Даля Міністерства освіти і науки України (м. Луганськ)
Науковий керівник доктор технічних наук, професор
Рач Валентин Анатолійович,
Східноукраїнський національний університет імені Володимира Даля, завідувач кафедри управління проектами та економічної статистики, заслужений діяч науки і техніки України (м. Луганськ)
Офіційні опоненти: доктор технічних наук, професор
Тесля Юрій Миколайович,
Черкаський національний університет імені Богдана Хмельницького Міністерства освіти і науки України, завідувач кафедри інтелектуальних та інформаційних систем (м. Черкаси)
кандидат технічних наук, професор
Малий Валентин Васильович,
Національна металургійна академія Міністерства освіти і науки України, завідувач кафедри управління проектами (м. Дніпропетровськ)
Провідна установа Національний аерокосмічний університет імені М.Є. Жуковського “Харківський авіаційний інститут”Міністерства освіти і науки України,
кафедра менеджменту (м. Харків)
Захист відбудеться 10 жовтня 2006 року о 13 годині на засіданні спеціалізованої вченої ради Д 26.056.01 у Київському національному університеті будівництва і архітектури Міністерства освіти і науки України за адресою: 03037, м. Київ, Повітрофлотський проспект, 31, ауд. 466.
З дисертацію можна ознайомитися у бібліотеці Київського національного університету будівництва і архітектури за адресою: 03037, м. Київ, Повітрофлотський проспект, 31.
Автореферат розіслано “___”___________ 2006 р.
Вчений секретар
спеціалізованої вченої ради,
кандидат технічних наук, доцент С.В.Цюцюра
ЗАГАЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА РОБОТИ
Актуальність теми дослідження. Сучасні тенденції розвитку світової та національної економіки, а саме, перехід до економіки знань та стійке зростання значимості інновацій, зумовлюють використання методології управління проектами як такої, що найбільшою мірою забезпечує підприємствам успішну та ефективну реалізацію їх комерційних та інших задумок.
Найвагомішим ресурсом в проекті є інформація за умов її поширення та належного використання учасниками проекту протягом його життєвого циклу. Це стає можливим завдяки комунікації –одному з пов’язуючих процесів управління проектом. Він, поряд з процесом прийняття рішень, забезпечує взаємодію основних функцій управління проектом, таким чином непрямо впливає на успішну реалізацію проекту. При цьому саме комунікація в проектах обіймає до 90% робочого часу.
Сьогодні під час реалізації різних типів проектів майже в кожному з них виникають помилки комунікації. Це спричиняє непорозуміння між його учасниками. Аналіз теоретичних положень та практики реалізації комунікацій в проектах дозволив виявити недосконалість механізму комунікації, завданням якого є забезпечення обміну інформацією в проектах. Вона полягає в однобічності детального урахування в ньому лише технічних закономірностей поширення даних та відповідних чинників на фоні необхідності урахування сукупності інших закономірностей та чинників за обумовленими психологічним, документознавчим аспектами, аспектом інформаційної взаємодії систем в умовах проектного середовища. Саме вони, нажаль, досі не отримали докладного вивчення в комунікаціях проектів. Це значно знижує можливість забезпечення показників результативності й ефективності комунікації в проектах.
Необхідність розробки теоретичних положень та практичних рекомендацій щодо інтеграції обумовлених закономірностей та чинників в механізмі комунікації в проектах для забезпечення її результативності й ефективності зумовила вибір теми дослідження, її актуальність та значення для практики реалізації проектів.
Зв’язок роботи з науковими програмами, планами, темами. Дисертаційна робота виконана в рамках науково-дослідної роботи за держбюджетною темою ДН 33-03 "Розробка механізму управління конкурентоспроможністю суб’єктів господарської діяльності в умовах глобалізації економіки" за розділом "Документаційне забезпечення процесів розвитку суб’єкта господарської діяльності" (№ держреєстрації 0103U000421, 2004-2005 рр.) на кафедрі управління проектами та економічної статистики Східноукраїнського національного університету імені Володимира Даля (м. Луганськ). Внесок автора полягає в розробці моделі інформаційної взаємодії учасників проекту, виявленні закономірностей динаміки інформаційного та емоційного стану учасників проекту протягом його життєвого циклу, розробці підходу до оцінки якості документу проекту як засобу комунікації.
Мета дослідження. Мета роботи полягає у розробці і реалізації підходів до удосконалення механізму комунікації в проектах для забезпечення її результативності та ефективності.
Для досягнення поставленої мети в дисертації обґрунтовано й вирішено наступні наукові та практичні задачі:
Об’єктом дослідження є процеси управління комунікаціями в проектах.
Предметом дослідження є теоретичні та практичні аспекти удосконалення механізму комунікації в проектах для забезпечення її результативності та ефективності.
Методи дослідження. Методологічною основою роботи є загальнонаукові принципи проведення досліджень, теоретичні і методичні основи системного, комплексного, процесного підходів до досліджуваних явищ. Теоретичну основу роботи складають фундаментальні положення теорії інформації, теорії інформаційної взаємодії систем, наукові праці вітчизняних і зарубіжних учених в галузях соціальної комунікації, когнітивної психології, документознавства, управління проектами. Інформаційною базою дослідження є статистичні дані щодо результатів інноваційної діяльності підприємств, управління комунікаціями в проектах, результати власних досліджень.
В дослідженні використано методи наукового аналізу та синтезу (для виявлення проблемних аспектів управління комунікаціями, механізму комунікації в проектах; при моделюванні інтеграційного механізму комунікації в проектах), процесний підхід (при розробці моделей проекту, комунікації в проекті); комплексний підхід (при розробці моделі комунікації в проектах), методи якісного аналізу, прийоми систематизації, структурування, угруповання (при визначенні впливу чинників проектного середовища на комунікації; у виявленні взаємного впливу чинників комунікації в проектах; в удосконаленні класифікації документації проекту; при визначенні показників якості документів проекту), метод нормування праці (при розробці підходу до оцінки ефективності процесу декодування в комунікаціях проекту), методи математичного моделювання (при формалізації оціночних критеріїв показників якості документа проекту), метод системних тріад дефініцій (при уточненні понять "механізм комунікації в проектах", "інфотип учасника проекту", "якість документа проекту"), методи кваліметрії (при моделюванні оцінки якості документа проекту).
Наукова новизна одержаних результатів. Основний науковий результат дисертації полягає в теоретичному обґрунтуванні удосконалення механізму комунікації в проектах на основі комплексного урахування закономірностей комунікації в проектах.
Наукова новизна найбільш суттєвих результатів дослідження полягає в наступному:
вперше:
удосконалено:
дістало подальшого розвитку уточнення термінології щодо понять "механізм комунікації в проекті", "інфотип учасника проекту", "якість документу проекту" шляхом їх узагальнення та адаптації до особливостей проектної діяльності.
Практичне значення одержаних результатів. Розроблені підходи, моделі й одержані результати являють собою сукупність інструментарію удосконалення механізму комунікації в проектах для забезпечення її результативності та ефективності.
До числа рекомендацій, що мають найбільше практичне значення, належать:
Одержані результати дослідження підготовлено до практичного використання у формі методичних рекомендацій і впроваджено під час реалізації проектів, що підтверджується відповідними документами, які містяться в додатку: Державна податкова інспекція у Артемівському районі м. Луганська, проект модернізації органів державної податкової служби (акт упровадження від 22.12.2004 р.); відділ економіки Сєвєродонецького міського виконавчого комітету, проект реінжинірингу документообігу (акт упровадження від 17.11.2005 р.).
Особистий внесок здобувача. Наукові положення, розробки та висновки дисертаційної роботи є результатом самостійно проведеного автором дослідження в області удосконалення механізму комунікації в проектах.
Апробація результатів дисертації. Основні результати дисертаційної роботи, висновки і пропозиції доповідалися, обговорювалися й отримали схвалення на науково-практичній конференції за міжнародною участю "Глобалізація та управління проектами у ХХІ столітті" (9–жовтня 2003 р., м. Львів), ІХ міжнародній науково-практичній конференції з проблем вищої школи "Університет і регіон": Науковці –підприємствам і установам регіону (10-12 грудня 2003 р., м. Луганськ), І міжнародній конференції "Інноваційний розвиток на основі технологічної зрілості в управлінні проектами" (24–червня 2004 р., м. Київ), ІІІ міжнародній конференції "Моделі та інформаційні технології в управління соціально-економічними, технічними та екологічними системами" (20-21 квітня 2005 р., м. Луганськ), ІІ міжнародній конференції "Управління проектами у розвитку суспільства. Управління проектами –від бачення до реальності" (02–червня 2005 р., м. Київ).
Публікації. Основні положення дисертаційної роботи викладено у 14 працях, з них наукових статей, опублікованих у фахових виданнях –, матеріалів конференцій –. Загальний обсяг публікацій –,24 д.а., з яких особисто автору належать 4,01 д.а.
Структура й обсяг роботи. Дисертація складається зі вступу, чотирьох розділів, висновків, викладених на 180 сторінках друкованого тексту. Матеріали дисертації містять 29 таблиць і 37 рисунків, які подано на 30 сторінках. Список використаних джерел із 162 найменувань уміщено на 14 сторінках, 5 додатків –на 35 сторінках.
ОСНОВНИЙ ЗМІСТ
У дисертаційній роботі на основі проведених автором досліджень захищаються такі основні положення.
Розділ 1. Аналіз проблеми комунікацій в проектах. Дослідження управління комунікаціями проектів показало, що в ній актуальні функції планування й організації виконуються неповністю, а функції мотивації та контролю не виконуються взагалі. Причиною цього є відсутність адаптованих до умов проектного середовища методів та практичного інструментарію визначення планових показників результативних параметрів комунікації в проектах та відповідних способів їх виміру й оцінки, урахування психологічних та інших чинників комунікації в проектах, які реалізуються за допомогою механізму комунікації в проектах.
В роботі механізм комунікації в проектах розглядається як сукупність методів та інструментарію для реалізації процесів комунікації в проектах, які забезпечують керовану передачу інформації між його учасниками.
Подання комунікації в проектах у вигляді структурної моделі дозволило виявити причинно-наслідковий зв'язок методів та інструментарію в механізмі комунікації в проектах із закономірностями й чинниками релевантних процесів комунікації з урахуванням впливу проектного середовища (рис.1).
На основі аналізу існуючого механізму комунікації в проектах за допомогою розробленої моделі комунікації доведено, що в ньому забезпечено тільки технічний аспект поширення інформації. Крім того, в механізмі не враховано вплив чинників проектного середовища на процеси комунікації і їх чинники, показники комунікації, не визначено можливі зв’язки між чинниками взаємопов’язаних процесів комунікації проекту, відсутній підхід та інструментарій для оцінки показників комунікації в проекті. Саме це спричиняє виникнення завад нетехнічної природи в комунікаціях проекту –інформаційних, семантичних, психологічних.
Рис. 1. Структурна модель комунікації в проектах
В якості показників комунікації в проектах розглядаються результативність та ефективність. Під результативністю комунікації в проектах розуміється міра досягнення порозуміння між учасниками проекту як результату передачі інформації між ними (розкодована реципієнтом інформація має повністю якісно відповідати інформації до кодування її автором). Під ефективністю комунікації в проектах розуміється показник, який характеризує співвідношення витрат на передачу інформації між учасниками проекту та її результату. Останній, в свою чергу, завжди виявляється у досягненні порозуміння між ними.
Підґрунтям удосконалення механізму комунікації в проектах є попереднє уточнення загальних закономірностей і чинників комунікації, їх дослідження в умовах проектного середовища. Для цього обґрунтовано необхідність комплексного вивчення комунікації в проектах на основі її структурної моделі за необхідними і достатніми аспектами: психологічним, документознавчим, теорії інформації, теорії інформаційної взаємодії систем.
Розділ 2. Теоретичні аспекти удосконалення механізму комунікацій в проектах. Процеси комунікації в проектах реалізуються під впливом таких чинників проектного середовища, як унікальність, обмеженість в часі й ресурсах, ризикованість, чіткі цілі. Вивчення характеру впливу цих чинників проведено із застосуванням методів якісного аналізу, класифікації, угруповання. Це дозволило виявити, що в цілому вони відрізняються негативним характером впливу, спричиняють виникнення інформаційних, семантичних і психологічних завад комунікації в проектах (табл. 1). Водночас, саме ці чинники створюють передумови для уникнення комунікаційних завад, окреслюючи певні вимоги до вхідних та вихідних потоків процесів комунікації, її показників в проектах.
Для чіткого визначення таких вимог було формалізовано чинники комунікації в проектах за релевантними процесами.
На основі аналізу психологічної структури інформації та процесів кодування і декодування виявлено сукупність відповідних чинників та додатковий результативний параметр комунікації, яким є емоційний. При їх подальшому аналізі в умовах проекту виявлено, що найбільш актуальними з них є параметри сенсорних особливостей, темпераменту, модальності й тезаурусу. Це дозволило поєднати їх поняттям "інфотип учасника проекту" - сукупність параметрів в структурі особистості учасника проекту, якісний склад яких формує його програму комунікаційних (інформаційно-емоційних) очікувань в проекті. Показано, що унікальність проекту зумовлює певні роль та управлінський рівень учасників проекту. Вони, в свою чергу, формують якісний склад важливих в комунікаціях проекту складових тезаурусу учасників –глибини та нуртезаурусу.
Показано, що в проектах створюються унікальні види документів, які відрізняються якісно та кількісно за інформаційною, формальною та фізичною складовими документу проекту. Для більш чіткого визначення вимог до цих складових запропоновано використовувати, в додаток до існуючих загальнодокументознавчих та притаманних проекту, класифікаційні ознаки приналежності до фаз проекту, а також управлінського рівня в проекті.
Для визначення взаємозв’язків уточнених чинників комунікації розроблено комплексну модель комунікації в проектах (рис. 2), що дозволило визначити вимоги до її показників. Виявлено, що можливими значеннями показників комунікації є: результативності - від 0 до 1, емоційного результату –від -2 (дуже негативний) до +2 (дуже позитивний), ефективності –від 0 до 100%. Доведено, що чинники проектного середовища (табл. 1) зумовлюють найбільш раціональні їх значення: показник результативності повинен дорівнювати 1, показник емоційного результату - коливатись в межах від 0 (нейтральний) до +2 (дуже позитивний); показник ефективності - дорівнювати 100%.
Характер впливу чинників проектного середовища на процеси комунікації
|
Процеси і показники комунікації |
Чинники проектного середовища |
|
Унікальність, U |
Обмеженість в часі, t’ |
Обмеженість в ресурсах, R’ |
Ризикованість, ri |
Чіткі цілі, g |
|
|
Кодування |
Унікальність необхідних інформаційних ресурсів |
Обмежений в часі в проекті |
Раціональний обсяг необхідних додаткових інформаційних ресурсів |
Загроза правильного вибору раціональних інформаційних ресурсів |
Певні вимоги до вибору інформаційних ресурсів |
|
Документування |
Раціональні для проекту методи, способи, засоби, методики |
Обмежений в часі в проекті |
Обмежені витрати всіх ресурсів |
Загроза підбору нераціонального складу реквізитів |
Чітке визначення мети, функцій документа |
|
Поширення |
Унікальні технології передачі даних |
Обмежений в часі в проекті |
Обмежені витрати всіх ресурсів |
Непередбачені завади в непередбачених місцях |
Певні вимоги до графіку поширення даних |
|
Декодування |
Унікальність інформаційних та емоційних очікувань учасника проекту |
Обмежений в часі в проекті |
Обмежені витрати енергетичних ресурсів реципієнта |
Непередбачені семантичні завади |
Передумови для позитивної установки |
|
Результативність |
Спілкуються учасники з різними тезаурусами |
Не впливає |
Не впливає |
Загроза неузгодження тезаурусів |
Певні передумови для узгодження тезаурусів |
|
Ефективність |
Ускладнюється досягнення результативності |
Нестача часу для досягнення результатив-ності |
Нестача інформаційних та інших ресурсів |
Непередбачені завади, які спричиняють зайві витрати часу та всіх ресурсів |
Певні обмеження якості та кількості необхідних ресурсів, що зменшує їх витрати на досягнення результативності |
Рис. 2. Комплексна модель комунікації в проектах
На основі якісного аналізу чинників комунікації в комплексній моделі комунікації в проектах встановлено їх взаємний вплив. Доведено, що параметри інфотипу учасників проекту враховуються в процесі документування, матеріалізуючись в певних показниках складових документу проекту.
З позицій теорії несилової взаємодії та з урахуванням попередніх результатів дослідження комунікацію між учасниками проекту умовно представлено як взаємодію їх інфотипів, в якій задоволення власних комунікаційних потреб обох сокомунікантів є умовою ефективного досягнення необхідних результативних параметрів комунікації в проектах (рис. 3).
Sa
Sr
S1
c0