Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
|
ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ Барчан Николай Николаевич, к.в.н. профессор
Перечень применяемых сокращений Предисловие Глава 1. Документационное обеспечение - основа информационного обеспечения управления 1.1. Эволюция делопроизводства 1.2. Сущность и структура документационного обеспечения управления 1.3. Организация документационного обеспечения управления 1.4. Современная правовая и нормативно-методическая база делопроизводства 1.5. Системы документации и классификация документов Тестовые задания Глава 2. Организация службы документационного обеспечения управления 2.1. Сущность и содержание службы документационного обеспечения управления 2.2. Организация службы ДОУ 2.3. Типовые структуры службы ДОУ 2.4. Организация канцелярской (секретарской) работы 2.5. Численный состав службы ДОУ 2.5.1. Регламентация деятельности службы ДОУ Тестовые задания Глава 3. Основы документирования 3.1. Нормативная база, определяющая правила оформления документов 3.2 Правила оформления документов 3.2.1. Состав реквизитов документов 3.2.2. Назначение, содержание и оформление реквизитов документов 3.2.3. Оформление документов на бланках 3.3. Содержание и порядок разработки документов 3.3.1. Содержание и формы документов 3.3.2. Компьютерные технологии подготовки документов Тестовые задания Глава 4. Организация документооборота 4.1. Сущность и содержание документооборота 4.2. Порядок движения документов в организации 4.2.1. Движение входящих документов 4.2.2. Движение исходящих документов 4.2.3. Движение внутренних документов 4.3. Совершенствование документооборота в организации Тестовые задания Глава 5. Информационно-поисковая система по документам организации. Регистрация документов 5.1. Регистрация документов 5.2. Формирование информационно-справочных массивов 5.3. Компьютерные технологии поиска документов Тестовые задания Глава 6. Контроль исполнения документов 6.1. Общие положения 6.2. Контроль за исполнением документов Тестовые задания Глава 7. Организация делопроизводства по обращениями граждан 7.1. Общие положения 7.2. Классификация обращений граждан 7.3. Делопроизводство по обращениям граждан 7.4 Организация приема граждан Тестовые задания Глава 8. Организация хранения документов. Формирование и хранение дел в делопроизводстве 8.1. Номенклатура дел 8.2. Правила составления номенклатуры дел 8.3 Формирование дел Тестовые задания Глава 9. Подготовка документов к последующему хранению и использованию 9.1. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве 9.1.1. Общие положения 9.1.2. Принципы и критерии экспертизы ценности документов 9.1.3. Организация проведения экспертизы ценности документов 9.1.4. Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов 9.2. Подготовка документов к передаче в архив организации 9.3. Составление и оформление описей дел Тестовые задания Заключение Список использованной литературы Приложения 1. Примерное положение о службе документационного обеспечения управления (структура текста) 2. Пример должностной инструкции работника службы ДОУ 3. Требования к написанию различных элементов связного текста документов |
|
ПЕречень применяемых сокращений
|
АРМ |
- автоматизированное рабочее место |
|
БИК |
- банковский идентификационный код |
|
ГОСТ Р |
- национальный (государственный) стандарт России |
|
ГСС |
- Государственная система стандартизации |
|
ДОУ |
- документационное обеспечение управления |
|
ЕГСД |
- Единая государственная система документации |
|
ЕНСД |
- Единая номенклатура должностей служащих |
|
ИТУ |
- Институт техники управления |
|
ИНН |
- идентификационный номер налогоплательщика |
|
ИПС |
- информационно-поисковая система |
|
КПП |
- код причины постановки на учёт |
|
ЛВС |
- локальная вычислительная сеть |
|
МФО |
- межфилиальный оборот |
|
НОТ (НОУД) |
- научная организация труда (управленческой деятельности) |
|
ОГРН |
- основной государственный регистрационный номер юридического лица |
|
ОКПО |
- Общероссийский классификатор предприятий и организаций |
|
ОКПДТР |
- Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов |
|
ОКУД |
- Общероссийский классификатор управленческой документации |
|
ОУ |
- орган управления |
|
РКК |
- регистрационно-контрольная карточка |
|
СДОУ |
- служба документационного обеспечения управления |
|
ЦЭК |
- Центральная экспертная комиссия |
|
СУ |
- система управления |
|
ТЛГ |
- телеграф |
|
ТЛФ |
- телефон |
|
УСД |
- унифицированная система документации |
|
УСОРД |
- Унифицированная система организационно-распорядительной документации |
|
УФД |
- унифицированная форма документов |
|
ЭВТ |
- электронно-вычислительная техника |
ПРЕДИСЛОВИЕ
Документационное обеспечение управления, получившее название делопроизводства, как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, неразрывно связана с принятой системой управления организациями на различных уровнях и в полной мере определяется этой системой. В силу этого, при изменении самой системы управления организациями соответственно изменяется и присущее ей делопроизводство. Система государственного делопроизводства призвана обеспечить эффективное управление, а также правовую защиту деятельности структур этой системы.
В настоящем учебном пособии раскрываются основы документационного обеспечения управления, организация и технологии разработки документов и требования к их стилю и языку, а также организация и осуществление службы документационного обеспечения управления.
Основы документационного обеспечения управления раскрыты в части, касающейся его сущности и организации, современной правовой и нормативно-методической базы делопроизводства, систем документов и их стандартизации.
Необходимость выделения вопросов разработки документов в самостоятельную главу учебного пособия вызвана большим разнообразием документов, разрабатываемых в органах управления, а также современными требованиями к качеству документов как по содержанию, так и по их оформлению.
При изложении материала, касающегося документационного обеспечения управления, основное внимание уделено службе документационного обеспечения управления, а также организации и рационализации документооборота в органах управления.
Помещенные в учебном пособии приложения призваны дать обучаемым информацию об основных документах законодательного и служебного характера, а также оказать практическую помощь при разработке документов, связанных с их деятельностью.
Глава 1.
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ - ОСНОВА
ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
1.1. Эволюция делопроизводства
С исторической точки зрения, в развитии системы государственного делопроизводства в России можно выделить следующие этапы.
Делопроизводство Древнерусского государства (до конца XV века) в условиях отсутствия каких-либо государственных учреждений отличалось отсутствием всякой системности; письменные документы носили эпизодический характер.
Система государственного делопроизводства начинает складываться в период формирования централизованного государства (конец XV века); она приобрела качества приказного делопроизводства (XVI – XVII века) – по названию первых государственных учреждений, именуемых приказами. Делопроизводство этого периода отличается значительным увеличением количества письменных документов и их разнообразием; более того, сложился определенный порядок прохождения документа, включающий последовательно поступление документа на рассмотрение, подготовку дела к «докладу», рассмотрение и решение дела и, наконец, оформление документа, содержащего решение. Однако лишь с середины XVII века принимаются некоторые меры для закрепления порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления частных актов.
Особенности приказного делопроизводства заключались в следующем. Во-первых, в связи с отсутствием какой–либо закрепленной нормативной базы делопроизводство основывалось на нормах обычного права, т.е. на традициях и обычаях, что, конечно же, не свидетельствовало об его организованности. Во-вторых, само существование приказов предполагало необходимость выделения категории служилых людей, в том числе так или иначе занимавшихся делопроизводством, с закреплением за ними определенных обязанностей. В-третьих, собственно производство дел, в первую очередь систематизация, накопление и учет документов осуществлялись по столбцовой системе, когда документы, относящиеся к производству по конкретному вопросу, склеивались в столбцы в хронологическом порядке, начиная от инициативного документа, например челобитной, вплоть до заключительного документа. Наряду со столбцовой техникой делопроизводства в приказах постепенно зародилась и применялась книжная форма делопроизводства, например боярские и писцовые книги.
В годы петровских преобразований Российского государства и в последующий период (нач. XVIII – нач. XIX вв.) возникла и сформировалась система коллежского делопроизводства, по названию учреждений нового типа – коллегий. Петром I был утвержден Генеральный регламент, определявший основы государственного управления и, в частности, порядок ведения делопроизводства; в Регламенте весьма подробно были расписаны все вопросы деятельности канцелярии (размещение канцеляристов, их рабочий день, требования к служебной дисциплине), в том числе подробно проработаны вопросы документирования и движения дел (документооборота). Существенным было введение на документе подписи руководителя присутственного места и членов коллегии, принимавших участие в решении вопроса. Для многих документов разрабатывались «генеральные формуляры», т.е. образцы для их составления.
Дальнейшее развитие система государственного управления в России получила во второй половине XVIII века при Екатерине II, когда на основании закона 1775 года «Учреждения для управления губерний Всероссийской империи» была осуществлена административная реформа, в корне изменившая систему местного управления. В основу реформы было положено разделение административных, финансовых, судебных функций управления. Были созданы губернские правления, казенные палаты, нижние земские суды, уездные казначейства, палаты уголовного и гражданского суда, сословные суды. Все коллегии (за исключением Военной, Морской и Иностранных дел) были ликвидированы, а их функции переданы местным учреждениям. Коллегиальный принцип принятия управленческих решений не изменился, поэтому во вновь созданных учреждениях сохранились и структура коллегий, и состав чиновников, и организация работы с документами. Все решения принимались в общем присутствии, а технологический процесс обработки документов осуществлялся в канцелярии. Этот закон четко установил определенный порядок "для сообщения властей и мест". От вышестоящих органов управления подчиненным направлялись указы; в свою очередь подчиненные направляли в вышестоящие инстанции рапорты и доношения; равные инстанции посылали друг другу предложения и сообщения. Однако, несмотря на реформу, характер делопроизводства оставался коллежским, особенности которого заключались в следующем.
В отличие от приказного коллежское делопроизводство регламентировалось законодательством, была разработана и введена в практику работы технология регистрации документов, контроля их исполнения, текущего и архивного хранения документов, что стало возможно в связи с отменой столбцов и введением листовой формы документов. В условиях коллежского делопроизводства начался процесс формирования штата чиновников как государственных служащих, профессионально работающих с документами. И наконец, делопроизводство (канцелярия) было отделено от органа, принимавшего решение (присутствие), а связующим звеном между ними был секретарь коллегии.
Система министерского делопроизводства (XIX – нач. XX века) сформировалась как логическое следствие реформ Екатерины II в последней четверти XVIII века, завершивших формирование системы центральных и местных учреждений, и в связи с новой реформой государственного управления и делопроизводства, затронувшей, главным образом, верхний уровень управления (высшие и центральные учреждения). Эта система, основанная на принципе единоначалия, зародилась в недрах старой коллежской системы. Создание министерств с единолично управляющими министрами было необходимо для более гибкой и оперативной системы управления, однако коллегиальный принцип принятия решений не был исключен вовсе из новой системы. Окончательно единоличное министерское начало победило лишь с изданием 28 января 1811 года «Общего учреждения министерств» – законодательного акта, определившего всю систему министерского устройства, включая делопроизводство и систему взаимоотношений с другими учреждениями и лицами. Этим актом вводилось единообразие в систему делопроизводства министерств – от создания документов до их архивного хранения. Особое внимание было уделено порядку «сношений» (переписке) министерств с другими учреждениями.
Согласно «Общему учреждению министерств» достаточно четко различались два аспекта делопроизводственной деятельности: формы документов, по которым совершалось делопроизводство (для обозначения этой деятельности в XIX веке широко употреблялся самостоятельный термин – письмоводство), и движение документов и дел («порядок течения дел»), однако не исключалось, что в практической деятельности канцелярии они тесно взаимодействуют.
Существенные изменения в системе управления и соответствующая перестройка системы документирования деятельности новых учреждений привели к совершенствованию форм документов. В делопроизводстве министерств появились бланки учреждений с угловым расположением реквизитов, которые печатались типографским способом или писались от руки; в состав реквизитов бланка включались: наименование учреждения, наименование структурных подразделений, отражающие место подразделения – автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол), дата документа и регистрационный индекс документа. Занял свое обособленное место заголовок к тексту документа, располагаясь непосредственно под реквизитами бланка (практически так же, как и в современных документах). Появилась и ссылка на поступивший документ (прототип современного реквизита «Ссылка на дату и номер входящего документа»), которая поначалу не имела унифицированного вида и могла выглядеть по-разному: «Ответ на №...» или: «От такого-то...» и т.п. Приобрел устойчивый вид и реквизит «Адресат», появившийся еще в XVIII веке в коллежском делопроизводстве и указывающий должность лица в дательном падеже или наименование присутственного места. Получило определенную форму удостоверение документа: подписи и «скрепы» на документе включали наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ, и его личную подпись.
На протяжении XIX – начала XX века осуществляется законодательная регламентация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений, в результате чего сложилась система кодификации законодательства в Сводах законов Российской империи, с помощью которой достаточно легко было получить подробные сведения о законодательной регламентации делопроизводства учреждений любого уровня.
К концу XIX века система министерского делопроизводства стала чрезмерно громоздкой и неповоротливой. Необходимо было совершенствовать систему делопроизводства, что стало возможным с появлением технических средств разработки документов и документооборота (пишущие машинки, телеграф).
В 1911 году издается «Положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве», закрепившее в качестве самостоятельного понятия военное делопроизводство. Введенная этим Положением система упрощенного делопроизводства сокращала количество служебных документов, упрощала технику переписки. Для письменных взаимоотношений чиновников военного ведомства устанавливались три вида документов – рапорт, предписание, отношение. Регламентировались случаи обмена телеграфными сообщениями, были установлены четкие значения надписей, ограничивающих доступ к документам: «секретно», «не подлежит оглашению» и др. Положением устанавливался порядок применения пишущих машинок для изготовления документов, гектографов для копирования и других технических приспособлений, ускоряющих делопроизводственную обработку документов.
Однако работа по совершенствованию делопроизводства в военном ведомстве из-за начавшейся вскоре Первой мировой войны не была заимствована другими министерствами и ведомствами царской России, а произошедшие в 1917 году социально-политические события (сначала Февральская буржуазно-демократическая, а затем Октябрьская социалистическая революция) привели к полному слому государственного аппарата и созданию нового, который, хотя и усвоил многие старые традиции, но зарождался на принципиально новых основах. Потребовалось создание новой системы государственного управления и вместе с тем соответствующего делопроизводства.
Делопроизводство довоенного периода Советского государства сложилось на основе законодательных актов, принятых в 1917-1918-х годах: Декрет СНК от 30 октября 1917 года «О порядке утверждения и опубликования законов», Постановление СНК от 2 марта 1918 года «О форме бланков государственных учреждений», Постановление Совета рабочей и крестьянской обороны от 8 декабря 1918 года «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты» и др.
В последующем и особенно в 1930-е годы формируется и укрепляется жесткая централизованная административно-командная система управления. Делопроизводство этого периода во многом вобрало в себя черты министерского делопроизводства, явив тем самым определенную преемственность.
Делопроизводство Советского государства в послевоенный период (1945-1990 гг.) начало складываться в начале 1960-х годов после состоявшегося в 1960 году Всесоюзного совещания по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. В 1965 году были подготовлены «Материалы к Единой государственной системе делопроизводства», а в 1988 году была утверждена Государственная система документационного обеспечения управления.
Заметным явлением в эволюции делопроизводства 1970-1980-х годов стало издание ГОСТов на управленческие документы, общероссийских классификаторов (ОКУД, ОКПО и др.) технико-экономической (а позднее и социальной) информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы.
Характеризуя период советского делопроизводства в целом, следует отметить:
формирование системы советского делопроизводства начинается в первые годы советской власти. Преобразования затрагивают в основном вопросы документирования;
в 1920-х – начале 1930-х годов в рамках движения за научную организацию труда делаются попытки поставить делопроизводство на научную основу. Однако общегосударственные правила работы с документами так и не были приняты;
в 1960-е годы прослеживается стремление придать делопроизводству общегосударственный характер путем разработки единых правил и норм в работе с документами, подготовки специалистов в области делопроизводства, оптимизации делопроизводственных процессов через внедрение средств механизации;
качественный перелом в развитии советского делопроизводства начинается в 1970-е годы с созданием ЕГСД, государственных стандартов, УСД, разработкой целого ряда документов по упорядочению делопроизводственных процессов. Этот процесс активно развивается и в 1980-е годы. Делопроизводство в этот период носит общегосударственный характер и представляет систему, охватывающую как документирование, так и организацию работы с документами в государственных учреждениях, организациях, предприятиях, а также вопросы организации службы документационного обеспечения управления, их механизацию и автоматизацию.
Современное делопроизводство Российской Федерации базируется на сложившемся еще в доперестроечные годы делопроизводстве в СССР и в большей мере следует установленным в нем порядку и правилам. Вместе с тем за период, прошедший с 1990 года, современное делопроизводство совершенствовалось и, в частности, в 1993 году были изданы Общероссийский классификатор управленческой документации, в который включены наименования форм документов унифицированных систем, адаптированных к современным условиям, и Основные положения по ведению системы классификаторов и УСД, а также соответствующие государственные стандарты и ведомственные инструкции.
Наряду с термином «делопроизводство» в последние годы употребляется и его синоним «документационное обеспечение управления». Возникновение его связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию.
Не вызывает сомнения то, что в современных условиях делопроизводство как документационное обеспечение управления должно основываться, во-первых, на строгой нормативной правовой базе, определяющей правовую основу документов и работающих с ними должностных лиц; во-вторых, на нормативно-методической базе, регламентирующей нормы и нормативы ведения делопроизводства, с одной стороны, а с другой стороны, закрепляющей методы, способы и технологию разработки, движения, учета и хранения документов.
1.2. Сущность и структура документационного обеспечения управления
Успешное управление организацией предполагает наличие необходимой информации о целях, задачах, состоянии и обеспеченности этой организации ресурсами, а также об условиях, влияющих на возможность выполнения задач и достижение целей. Однако эта информация, как правило, имеет очень широкий спектр как по важности, объему, так и по необходимости ее документирования, т.е. закрепления информации на материальном носителе (бумаге, магнитном носителе и т.п.). Поэтому документационное обеспечение как наиболее важный вид информационного обеспечения управления имеет двоякую цель, а именно документальное закрепление соответствующей информации, а также своевременное и полное обеспечение работы органов управления необходимой документацией.
Содержание документационного обеспечения управленческой деятельности определяется, с одной стороны, решаемыми при его организации и осуществлении задачами и, с другой стороны, соответствующими мероприятиями в процессе деятельности органов управления.
Основными задачами документационного обеспечения управления, согласно его предназначению и целям, являются:
документальное закрепление управленческой информации, подлежащей учету и хранению;
предоставление органам управления необходимой документации согласно их функциям и задачам;
организация и осуществление движения документов (документооборота) в управленческом процессе.
Применительно к этим основным задачам, а также к другим задачам, возникающим при осуществлении документационного обеспечения управления, выполняется комплекс последовательных мероприятий, а именно:
разработка документов, закрепляющих управленческую информацию;
рассылка документов в организации и их учет;
доведение документов до органов управления и должностных лиц;
продвижение документов по инстанциям и исполнителям;
контроль исполнения документов;
хранение документов как текущее (оперативное) в течение их производства, так и архивное.
Несомненно, что документационное обеспечение управления должно организовываться и осуществляться на основе принципов управленческой деятельности, трансформируемых с учетом целей, задач и специфики документационного обеспечения этой деятельности. Оно должно строиться на общих принципах, т.е. на принципе обеспечения его оперативности и своевременности при одновременном соблюдении принципа адекватности и достоверности документируемой информации; принципе оптимальности (рациональности) документированной информации, подкрепляющем и дополняющем два вышеназванных. Все вместе они определяют основу документационного обеспечения управленческой деятельности в той ее части, которая и является синонимом управления.
Несколько другую область управленческой деятельности, а именно работу с документами, определяют принцип стандартизации и унификации документированной информации и принцип ее учета и сохранности.
Перечисленные принципы документационного обеспечения управленческой деятельности не исчерпывают всей их совокупности, кроме них выделяют и другие, специальные принципы документационного обеспечения управленческой деятельности, например, принципы построения информационно-справочной работы в организации, организации регистрации документов и другие, которые рассматриваются в соответствующих параграфах данного пособия. В своей совокупности эти принципы определяют, как, каким образом осуществлять документационное обеспечение управленческой деятельности, чтобы достигались его цели и выполнялись его задачи; их выполнение на практике позволяет судить о качественной стороне документационного обеспечения. На основе этих принципов сформулированы основные требования к организации и осуществлению документационного обеспечения управления.
Из принципа оперативности и своевременности документационного обеспечения управления вытекает требование оперативности разработки соответствующих документов и своевременности обеспечения ими органов управления. Однако этого явно недостаточно, так как принцип адекватности и достоверности документированной информации определяет такое требование к документационному обеспечению, согласно которому документы должны содержать только ту информацию, для закрепления которой предназначен тот или иной документ, и эта информация в достаточной мере должна отвечать действительности, т.е. быть достоверной.
На принципе оптимальности (рациональности) документирования информации основывается требование того, что документированию должна подлежать информация, необходимая и достаточная для обеспечения управления в конкретных условиях, отвечающих характеру деятельности организации и ее органов управления.
И, наконец, не вызывает сомнения такое требование к документационному обеспечению управления деятельности, как создание условий для организации работы с документами, их текущего учета и хранения, а также архивирования, что в достаточной мере должно обеспечиваться унификацией и стандартизацией документов в системе документационного обеспечения управления.
Структура документационного обеспечения управления
Документационное обеспечение управления неоднородно, что обусловлено, с одной стороны, спецификой деятельности по созданию документов и работе с ними, а с другой стороны, неоднородностью и спецификой элементов содержания объекта обеспечения – управления и управленческой деятельности. Неоднородность документационного обеспечения управления находит свое выражение в его структуре, в частности, в его взаимосвязанных друг с другом направлениях и видах. Собственная неоднородность и специфика элементов документационного обеспечения управления обусловливают выделение в нем двух направлений:
документирование управленческой деятельности;
организация работы с управленческими документами.
Документирование управленческой деятельности предназначено для создания документов и представляет собой деятельность по записи информации на определенных носителях по установленным правилам. Оно всегда осуществляется на основе правил, установленных правовыми актами, общегосударственными и локальными нормативно-методическими документами или выработанных традицией, и поэтому является регламентированным.
Организация работы с управленческими документами имеет своей целью упорядочение этих документов и работы с ними. В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 она определяется как организация документооборота, хранения и использования управленческих документов в текущей деятельности государственного органа, учреждения. В более широком плане она рассматривается как управление документацией и персоналом, несущим ответственность за работу с документами. Основанием для такой трактовки организации работы с документами является то, что делопроизводственная деятельность является составной частью управленческой деятельности. С этих позиций документационное обеспечение управления представляет собой единство следующих двух направлений (рис. 1.1):
документирование управленческой деятельности;
управление делопроизводственной деятельностью.
Данный подход к документационному обеспечению управления позволяет более глубоко проникнуть в сущность и содержание управления делопроизводственной деятельностью и выделить в нем применительно к его объектам следующие два вида:
управление документацией;
управление персоналом – субъектом делопроизводственных отношений.
Рис. 1.1. Структура документационного обеспечения управления
Другими словами, деятельность государственного органа, организации, учреждения по документированию и организации работы с документами объективно делится на общую, характерную для всех органов, организаций и учреждений, и специальную (отраслевую и локальную), характерную только для той или иной отрасли (ведомства) и отличающуюся еще и локальной спецификой, обусловленной особенностями локальных условий их деятельности.
Ключевую роль в документационном обеспечении управления играют правила и нормы, на основе которых осуществляется документирование и организуется работа с документами.
1.3. Организация документационного обеспечения управления
Неуклонное возрастание потребности управления в документационном обеспечении привело к созданию единой в масштабе государства системы документационного обеспечения, в рамках которой должно быть организовано и документационное обеспечение деятельности органов управления в различных организациях. При этом организацию документационного обеспечения управления необходимо рассматривать в двух аспектах – функциональном и структурном.
Организация документационного обеспечения управления как функции строится в рамках Государственной системы документационного обеспечения управления и на основе её положений, устанавливающих цель, правовую и нормативно-методическую базу документационного обеспечения управления и требования, с учётом которых оно должно осуществляться, состав управленческих документов, правила унификации и стандартизации документов и их оформления, а также организацию работы с документами при их разработке, в процессе их движения и заканчивая подготовкой к передаче в архив.
Рассматривая организацию документационного обеспечения управления в функциональном аспекте, необходимо выделить следующие её составляющие, являющиеся прерогативой соответствующих высших или вышестоящих организаций:
упорядочение создания документов с установлением соответствующих полномочий организаций различного уровня;
систематизацию документов и их унификацию;
установление и закрепление единых форм документов и единых требований к их реквизитам;
организацию экспедиции документов с целью своевременной их доставки по назначению.
Кроме того, организация документационного обеспечения управления в каждой организации, независимо от её уровня, предполагает:
упорядочение обработки поступающих или создаваемых в организации документов и их движения до завершения исполнения или сдачи в дело;
создание информационно-поисковой системы по документам организации;
организацию контроля исполнения документов;
организацию подготовки документов к передаче в архив;
совершенствование работы с документами, в том числе путём применения средств механизации и автоматизации.
Структурную организацию документационного обеспечения управления отражает так называемая служба документационного обеспечения управления, представляемая в различных организациях соответствующими структурами, выполняющими функции этого вида информационного обеспечения, которые будут рассмотрены в отдельной главе.
Такова функциональная и структурная организация документационного обеспечения управленческой деятельности. Вместе с тем немаловажный интерес представляет изучение процесса его осуществления.
1.4. Современная правовая и нормативно-методическая база
делопроизводства
Нормативную правовую базу делопроизводства создает и закрепляет совокупность нормативных правовых актов, регламентирующих порядок и правила создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации, а также структуру, функции, штаты, техническое обеспечение службы делопроизводства и некоторые аспекты ее работы. Нормативная правовая база делопроизводства включает в себя:
законодательные акты Российской Федерации, указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, а также правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие вопросы документационного обеспечения;
государственные стандарты на документацию, определяющие унифицированные системы документации;
общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
Государственную систему документационного обеспечения управления, определяющую основные требования к документам и службам документационного обеспечения;
правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, а также правовые акты нормативного и инструктивного характера, регламентирующие вопросы делопроизводства;
нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;
нормативные документы по организации архивного хранения документов.
Законодательство Российской Федерации, правовые акты Президента, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти в области документационного обеспечения регламентируют общие принципы организации документационного обеспечения управленческой деятельности физических и юридических лиц. Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс Российской Федерации; регулируя гражданские правоотношения, он устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правовых отношений и др.
Наряду с Гражданским кодексом Российской Федерации отдельные стороны работы с информацией и документацией регламентируются специальными федеральными законами, правовыми актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, основные из которых приведены в перечне нормативных актов (см. практикум). Базовым законом является Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", в котором устанавливаются порядок документирования информации, право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, а также на документы и массивы документов в информационных системах, категории информации по уровню доступа к ней.
Государственные стандарты на документацию в соответствии с Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании» устанавливают нормы, правила и характеристики в целях обеспечения:
безопасности деятельности, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;
технической и информационной совместимости;
качества деятельности, работ, услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологии; единства измерений;
экономии всех видов ресурсов;
обороноспособности и мобилизационной готовности страны.
Вместе с тем следует отметить, что вышеназванные нормативные правовые документы, составляющие правовую базу делопроизводства, в определенной мере формируют и его нормативно-методическую базу, о чем речь пойдет ниже.
Нормативно-методическую базу делопроизводства составляют, с одной стороны, документы, определяющие методы, способы, порядок и правила осуществления документационного обеспечения управленческой деятельности и деятельности организации в целом. С другой стороны, эту базу составляют нормативные документы по труду и охране труда, являющиеся основанием для определения затрат времени на выполнение конкретных работ по делопроизводству, расчета численности персонала, объемов выполняемых ими работ, создания благоприятных условий деятельности; к этим документам относятся нормативы времени, выработки, обслуживания и их единые типовые нормы.
Нормативно-методическая база делопроизводства отчасти закладывается в рассмотренных выше нормативных правовых актах (стандартах, классификаторах, нормативных документах по организации архивного хранения документов и др.), а, кроме того, в наставлениях, инструкциях по делопроизводству (документационному обеспечению управления), методических рекомендациях и т.п.
К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны, относятся: государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТы), применяемые в установленном порядке международные (региональные) стандарты, правила, нормы и рекомендации по стандартизации, общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, стандарты отраслей. Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в единую Государственную систему стандартизации (ГСС).
Самостоятельные комплексы составляют стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации. Унифицированные системы документации создаются в целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных; при этом предполагаются унификация документов и создание унифицированных систем документации как совокупности взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по разработке и применению. В основе создания УСД лежит установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.
Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации являются важными средствами информационного обеспечения. В настоящее время разработаны и действуют 37 общероссийских классификаторов. Все классификаторы, с точки зрения содержания, подразделяются на три группы – классификаторы информации об управленческих документах, организационных структурах, о населении и кадрах. Основой для систематизации унифицированных форм документов в информационно-поисковых системах служит ОКУД.
Государственная система документационного обеспечения управления закреплена межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления и представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах управления, учреждениях и организациях.
Основная цель ГСДОУ – упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. Основные положения охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами, организации службы ДОУ. Раздел «Документирование управленческой деятельности» содержит положения, определяющие состав управленческих документов, основные направления и порядок проведения унификации и стандартизации документов, оформления реквизитов, а также общие требования к составлению текстов документов. Раздел «Организация работы с документами» устанавливает принципы и порядок организации документооборота учреждения, построения информационно-поисковой системы по документам учреждения, контроля исполнения документов и подготовки документов к передаче в архив на хранение.
1.5. Системы документации и классификация документов
Документ ( документированная информация) зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (определено ГОСТом Р 51141-98). Кроме того, документ как продукт документирования, согласно ГОСТу 16387-70, является средством закрепления различными способами на специальном материале (носителе) различной информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Документ является и средством, и способом информационного обмена в системе управления. При этом следует подчеркнуть, что форма документа играет существенную роль в качестве обеспечения органов управления информацией, причем нельзя не учитывать многообразие форм и видов документов.
Под документированием понимается запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам. Юридическая сила документов обеспечивается действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления (комплексом реквизитов).
В обществе документы являются основными носителями управленческой, научной, технической и иной социально-значимой информации. Они могут быть официальными или вне служебной деятельности носить личный характер. Документы являются носителями первичной информации; именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отделять документы от источников вторичной информации, каковыми являются книги, газеты, журналы и др.
В социальном плане любой официальный документ полифункционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций, что и позволяет ему удовлетворять различные общественные и личные потребности. Среди функций документа выделяются общие и специальные. К общим функциям документа относятся:
информационная, определяемая тем, что любой документ создается для фиксации, сохранения и распространения информации;
социальная, так как документ является социально значимым объектом, поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью;
коммуникативная, ибо документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности, между учреждениями;
культурная, так как документ является средством закрепления и передачи культурных традиций, что лучше всего прослеживается на больших комплексах документов, например, в научно-технической документации находит отражение уровень научного и технического развития общества.
К специальным функциям документа относятся:
управленческая, определяемая тем, что документ является средством управления; этой функцией наделены так называемые управленческие документы (плановые документы, отчетные, организационно-распорядительные и др.), специально создаваемые для реализации целей управления;
правовая, так как документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе; этой функцией наделены законодательные нормативные акты, изначально создаваемые для фиксации правовых норм и правоотношений, а также документы, приобретающие правовую функцию на время (например, для использования в качестве судебного доказательства это может быть любой документ);
функция исторического источника, ибо документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества; эту функцию приобретает только часть создаваемых документов (примерно 12-14%) и только после того, как документы выполнят свои задачи и поступят на хранение.
В настоящее время в документоведении не существует четкой научной классификации видов и разновидностей документов, поэтому зачастую используется эмпирически сложившееся разделение документов на системы документации. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по функциональному и видовому признакам, а также по происхождению, сфере деятельности, единым требованиям к оформлению и др. Вместе с тем предполагается, что любой документ, создаваемый в низовом учреждении, входит в соответствующую систему документации более высокого уровня в качестве ее элемента.
Поскольку нас в первую очередь интересуют управленческие документы, обеспечивающие управление объектами в организации и составляющие, по сути, объект делопроизводства, то более подробно рассмотрим системы управленческих документов. В соответствии с установленной в Российской Федерации единой систематизацией управленческой документации различают несколько систем, основными из которых являются системы организационно-распорядительной, плановой, отчетной, справочной документации (рис. 1.2).
Система организационно-распорядительной документации служит для обеспечения реализации организационно-распорядительных функций в управлении, для чего в этой системе документации выделяются, во-первых, собственно организационная документация, т.е. документы как учредительного, так и регулирующего характера, и, во-вторых, документы сугубо распорядительного характера.
Учредительные документы разрабатываются и принимаются при создании (реформировании) организации; они определяют и закрепляют назначение, структуру, функции и правовой статус.
Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (службы); они могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. Различают положения об организациях и положения о структурных подразделениях.
Положение об организации – правовой акт, на основании которого действуют государственные бюджетные организации, каковыми являются высшие органы государственной власти и управления, федеральные органы исполнительной власти и некоторые другие.
Устав организации – правовой акт, определяющий структуру, функции и права организации, учреждения. Общие положения о порядке составления и оформления устава организации содержатся в части I Гражданского кодекса Российской Федерации. Порядок составления и оформления уставов конкретных организаций (учреждений) регулируется отдельными правовыми актами.
Регулирующие документы, как правило, разрабатываются в самой организации; они регламентируют деятельность органов управления организации, ее структурных подразделений и должностных лиц; основными видами документов являются положения о структурных подразделениях, инструкции по видам деятельности, должностные инструкции, правила и др.
В распорядительных документах, основное назначение которых состоит в обеспечении целенаправленного руководства действиями подчиненных подразделений и персонала, фиксируются управленческие решения и указания по их выполнению. Состав распорядительных документов определяется правовым статусом и компетенцией организации. Правом издания соответствующих распорядительных документов наделяется руководство любой организации независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов.
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления от вышестоящего органа управления к нижестоящему, от руководителя организации к структурным подразделениям и должностным лицам. Именно эти документы являются средством доведения задач до подчиненных и реализуют управление объектами по вертикали.
В условиях коллегиального управления видами распорядительных документов являются постановления, решения и другие (например, рекомендации), а в условиях управления на принципе единоначалия – приказы, распоряжения и другие (например, указания).
Система плановой документации обеспечивает планирование деятельности организации как важнейшей функции управления, позволяющей сделать работу организации максимально эффективной.
Результаты планирования фиксируются в плановых документах, различных по содержанию и форме. Плановые документы организации разрабатываются на основе соответствующих решений руководителей этих организаций; в определенных случаях сами решения можно отнести к плановым документам. Обычно к плановым документам относят программу, перспективный план, план, календарный план, график и др. Программа, в отличие от других плановых документов, как правило, разрабатывается на перспективу для определения и закрепления целей и основных направлений развития.
Особенность плановых документов состоит в том, что они всегда составляются на какой-либо определенный срок (управленческий цикл), например на год, полгода, квартал, месяц или период выполнения конкретной задачи, установленный распорядительным документом. Плановые документы разрабатываются как при необходимости решения сложных комплексных проблем, так и для правильной организации текущей деятельности.
Следует подчеркнуть, что плановые документы после их утверждения и рассылки исполнителям становятся распорядительными документами, из-за чего нельзя устанавливать строгого разграничения между организационно-распорядительной и плановой документацией.
В систему отчетной документации входят документы, содержащие сведения о результатах деятельности учреждения, организации, предприятия за определенный период, а именно доклады, сводки, отчеты и др. Отчетная документация в деятельности организации и государства в целом выполняет функцию обратной связи, позволяя сопоставлять полученные результаты с показателями, намеченными планом или программой. Анализ отчетных документов дает возможность руководству корректировать деятельность как организации в целом, так и отдельных видов деятельности, совершенствовать организационную структуру, характер и содержание выполняемых работ, кадровый состав организации, обеспечение ее финансами, материальными и иными ресурсами.
Государственная статистическая и ведомственная отчетность представляется в установленные сроки соответствующим территориальным органам. По срокам представления она может быть декадной, месячной, квартальной, полугодовой, годовой. В заинтересованные органы представляется первый экземпляр подготовленного отчета и электронная копия документа.
Кроме государственной статистической и ведомственной отчетности в каждом учреждении составляется внутренняя отчетность о выполнении планов, заданий, разовых поручений руководства или поручений вышестоящих организаций. Такого рода отчетные документы составляются специалистами структурных подразделений и представляются на рассмотрение руководства данной или вышестоящей организации.
Отчетная документация учреждения состоит из нескольких комплексов документов: государственная статистическая отчетность, ведомственная и внутриучрежденческая отчетность.
Основным отчетным документом является отчет; он содержит сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий и представляется руководителю структурного подразделения, организации или вышестоящему органу. Отчеты составляются на общем бланке или стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами отчета или справки отчетного характера являются: наименование организации, наименование подразделения (если это отчет или справка о работе подразделения), название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения (на отчетах) или резолюция руководителя (на справке отчетного характера). К отчету могут прилагаться пояснительная записка и другие справочные материалы.
Система справочной документации призвана обеспечить принятие обоснованных управленческих решений на основе объективной и достоверной информации. В нее входит справочно-информационная и справочно-аналитическая документация, документы которых выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Документы этой группы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.
Особенность этих документов состоит в том, что, как правило, они идут снизу вверх по системе управления от подчиненного к начальнику, от руководителя структурного подразделения к руководителю организации.
Следует иметь в виду, что приведенные на рис.1.2 виды документов хоть отражают основную разновидность документов, в той или иной мере присущую всем организациям независимо от специфики их деятельности, однако не исчерпывают всей типологии управленческих документов, которая предполагает дальнейшее разделение документов с учетом специфики области деятельности организаций, по способу документирования (оформления, фиксации информации), по срочности доведения и другим признакам.
Вместе с тем типология управленческих документов, используемых в различных областях деятельности (ведомствах), приобретает специфические черты.
Документы организации могут классифицироваться по различным признакам (рис. 1.3), а именно:
по содержанию – по НИОКР, маркетингу, производству, персоналу и др.;
по способу отображения информации – текстовые (например, приказы, инструкции и др.); графические (карты, графики, схемы, таблицы и др.), изобразительные (фото-, кинодокументы);
по материальному носителю – на бумаге, магнитном носителе, фото- и кинопленке и т.п.;
по месту разработки и использования – исходящие, входящие и внутренние;
по срочности исполнения (представления) – срочные и внесрочные;
по способу передачи – письма, телеграммы, телефонограммы, телексы, факсограммы и др.;
по ограничению доступа – секретные и несекретные;
по степени подлинности – подлинники (первый или единичный экземпляр документа), копии (факсимильные или свободные) и дубликаты (копия официального документа);
по срокам хранения – документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения;
Кроме того, по назначению документы можно классифицировать на распорядительные, регламентирующие, планирующие, учетные и др., а также по способу изложения текста, в соответствии с чем документы могут быть индивидуальными (содержание излагается в виде связанного текста, пишутся традиционным литературным текстом), трафаретными (структура изложения текста формализована, используются заранее подготовленные стандартные фразы) и типовыми (используется при разработке типовых форм документов и типовых текстов).
На основании вышеизложенного и в соответствии ГОСТом Р 51141-98, определяющим вид документа как принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения, классификация видов документов представляется следующим образом. В системе организационно-распорядительной документации выделяются положения (об организации), уставы, наставления, руководства, директивы (постановления), приказы, распоряжения, указания и другие; в системе плановой документации выделяются программы, планы, графики и другие. Система отчетной документации предполагает наличие таких документов, как отчет, донесение, доклад, анкета, личная карточка, баланс и другие, а система справочной документации – наличие нижеперечисленных документов.
|
Справочно-информационные документы |
Справочно-аналитические документы |
|
Протокол Докладная записка Предложение Объяснительная записка Заявление Представление Переписка (служебное письмо, телеграмма, телефонограмма, телекс, факсограмма, электронное сообщение) |
Акт Справка Сводка Заключение Пояснительная записка Отзыв Список Перечень Доклад |
ТЕСТОВЫЕ ЗАДАНИЯ
Тема 1. Документационное обеспечение - основа информационного
обеспечения управления
Задание 1. Документационное обеспечение управления (делопроизводство) как отрасль деятельности обеспечивает …
Задание 2. Перечислите цели делопроизводства
Задание 3. Определите последовательность этапов в развитии системы государственного делопроизводства:
1. приказное
2. коллежское
3. министерское
4. довоенного периода
5. советское
Задание 4. Под документированием понимается …
Задание 5. Перечислите элементы организации работы с документами в соответствии с ГОСТ Р 51141-98
Задание 6. Перечислите вопросы, определяемые и закрепляемые в учредительных документах организации:
Задание 7. Перечислите основные виды регулирующих документов:
Задание 8. В распорядительных документах организации фиксируются …
Задание 9. Состав распорядительных документов организации определяется её…
Задание 10. Система справочной документации призвана обеспечить …
Задание 11. Перечислите общие функции документа:
Задание 12. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по …
Задание 13. Отчетная документация в организации выполняет функцию …
Задание 14. Документ представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию с …
Глава 2. СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
УПРАВЛЕНИЯ
2.1. Сущность и содержание службы документационного
обеспечения управления
Понятие службы документационного обеспечения управления (СДОУ) отличается определенным дуализмом, так как, с одной стороны, она представляет собой некоторую структурную организацию документационного обеспечения управления, наименование и структура которой устанавливаются в соответствии с принадлежностью к определенной группе организаций, с другой стороны, служба документационного обеспечения управления выступает как управленческая деятельность, заключающаяся в осуществлении документооборота в процессе управления организацией.
Назначение службы ДОУ как структуры определяется ее целями, задачами и функциями. Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, реализация работы по документационному обеспечению управления, его координация и контроль, исходя из чего служба ДОУ решает следующие задачи:
совершенствование форм и методов работы с документами;
обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив;
сокращение документооборота, количества документов и их форм;
разработка и внедрение нормативов и методических рекомендаций по документационному обеспечению в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации.
В соответствии с возлагаемыми задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции (группы функций) организационного, технологического, контрольного и методического характера:
разработку, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, а также внесение в них изменений;
осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы с ними;
организацию своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;
регулирование хода исполнения документов, контроль прохождения, оформления и исполнения документов; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов и систематическое информирование руководства по этим вопросам;
организацию машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработку и проектирование бланков документов;
разработку номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;
организацию работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
организацию контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
разработку мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;
осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;
организацию работы архива;
повышение квалификации работников службы ДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ;
организацию рабочих мест и условий труда сотрудников службы ДОУ.
От перечисленных задач и функций зависит состав подразделений службы ДОУ, компетенция которых определяется предоставленными им правами и возлагаемой на них ответственностью в зависимости от их принадлежности к той или иной группе организаций. В общем случае подразделения службы ДОУ в пределах их компетенции наделяются правом:
принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации;
контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации;
запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы службы ДОУ;
проводить проверку организации ДОУ в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер;
привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства;
возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;
подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;
разрабатывать положение о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работникам;
вносить предложения руководству организации о применении административных мер во всех случаях нарушения правил работы с документами;
участвовать в обсуждении руководством организации вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними;
вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.
Предоставляемые службе ДОУ права обеспечивают возлагаемую на нее ответственность за обеспечение установленного порядка работы с документами в организации и за выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников службы ДОУ.
Свои задачи и функции служба ДОУ выполняет не в отрыве, а во взаимодействии с другими подразделениями и службами организации, а именно:
со структурными подразделениями организации – по вопросам документационного обеспечения управления;
с юридической службой – по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;
с кадровой и финансовой службами – по вопросам подбора и расстановки кадров службы ДОУ и повышения их квалификации;
со службами материально-технического снабжения и хозяйственного обслуживания – по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытового обслуживания работников службы;
с вычислительным центром – по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств ЭВТ.
Содержание службы ДОУ как разновидности управленческой деятельности, в свою очередь, также определяется ее целями, функциями, задачами и соответствующими им мероприятиями по документационному обеспечению управления деятельностью организации. В этом аспекте целью ДОУ является обеспечение требуемой эффективности работы органов управления организации путем осуществления организованного документооборота. В соответствии с этой целью задачами ДОУ являются разработка (получение), своевременная обработка и передача управленческой документации в соответствующие органы управления, контроль за ходом исполнения документов и хранение документов.
2.2. Организация службы ДОУ
В силу отмеченного ранее дуализма службы ДОУ ее организация также должна рассматриваться в двух аспектах, а именно с точки зрения разновидности управленческой деятельности и с точки зрения организационной структуры.
Организация службы ДОУ как разновидности управленческой деятельности предполагает ее упорядочение, т.е. создание в учреждении, организации системы документационного обеспечения определенной структуры с соответствующими связями между ее звеньями, а также регламентацию порядка и создание условий для его осуществления. При этом предполагается, что СДОУ представляет собой законченный технологический цикл работы с документами, который включает контроль за соблюдением стандартов на документы; экспедиционную обработку и доставку документов исполнителям; регистрацию документов и учетно-справочную работу; контроль за исполнением документов; формирование, оформление, хранение и использование дел; оформление и выпуск распорядительной документации организации; машинописное изготовление, копирование и размножение служебных документов. Факторами, определяющими структуру службы ДОУ, являются основные ее функции и объем работ по каждой из них, а также масштаб учреждения, организации, т.е. количество структурных подразделений, их территориальное размещение, общая численность работников, число уровней принятия решений, нормы управляемости, принятая система документирования и организации работ с документами, уровень механизации и автоматизации документационных процессов и др.
Организационные формы работы с документами
Практикой выработаны три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате - централизованная, децентрализованная и смешанная.
При централизованной форме все технологические операции по работе с документами сосредоточены в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярия, общий отдел) или одного сотрудника (секретарь учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания и до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, отправка исходящих документов, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, обработка документов для их передачи в архив. Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, т. к. позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать компьютерную технику и оргтехнику, предусмотреть единство организационного и методического руководства документационным обеспечением. Полная централизация работы с документами возможно только в небольших учреждениях с объемом документооборота 50 тыс. документов в год.
Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. В этом случае каждое структурное подразделение организации имеет работника, отвечающего за делопроизводство, или создает свою собственную службу работы с документами, в которой автономно выполняется цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. При этом единства способов и методов ведения делопроизводства добиться сложно, т. к. каждое подразделение использует свои методы и правила работы с документами. Эта форма характерна для организаций и учрежденческий аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).
Смешанная форма организации работы с документами является самой распространенной. Она предусматривает создание центральной службы делопроизводства организации и наличие в каждом структурном подразделении ответственного за делопроизводство (секретарь отдела, делопроизводитель). При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, регистрация входящих документов, поступивших в адрес руководства, контроль за сроками исполнения, изготовления тиражирование, архивное хранение) выполняются центральной службой делопроизводства. Документы, поступающие в адрес подразделения или переданные на исполнение по резолюции руководителя, проходят регистрацию и контроль, формируются в дела, хранятся и проходят экспертизу ценности и предархивную обработку непосредственно в структурном подразделении. При смешанной форме возможно выполнение одной и той же технологической операции (например, регистрация документов, контроль за их исполнением) для одних массивов документов централизованно (в службе ДОУ), а для других децентрализовано (в структурных подразделениях). Попытки возложить делопроизводственные функции на специалистов управленческого аппарата никогда не были эффективны. Во-первых, при этом возрастает стоимость делопроизводственных работ, во-вторых, резко снижается качество документационного обеспечения.
Вопрос создания и организации службы ДОУ, выбор организационной формы является одним из самых сложных. В каждом конкретном случае он решается самой службой ДОУ и руководством учреждения. Вопрос обычно связан с первоначальной организацией службы ДОУ или ее коренной реорганизацией. В зависимости от изменений, которые происходят в связи с преобразованиями самой организации (фирмы), модернизацией технологии обработки документов, изменяется и степень централизации и децентрализации работы с документами.
Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.
2.3. Типовые структуры службы ДОУ
В нормативно-методических документах межотраслевые действия названия служб ДОУ регламентированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления.
Управление делами создается в министерствах и ведомств как структура, в которой выполняется работа с документами, или орган контроля и координации документационного обеспечен в центральном аппарате и в сети подчиненных организаций.
Канцелярия создается на предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях как структурное подразделение, выполняется документационное обеспечение всей организации.
Общий отдел чаще всего является службой по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. В общих отделах обычно организуют те же участники, что и в канцелярии, но, кроме того, в структуру общего отдела входят такие подразделения, как протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структурных подразделений объясняется спецификой деятельности, управленческих процедур порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.
Секретарь учреждения (структурного подразделения) выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.
По характеру труда должностные лица службы документационного обеспечения управления, как и все должностные лица, занимающиеся управленческой деятельностью, делятся на руководителей, специалистов и технических исполнителей. В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов. Эти же наименования включены в Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.
Руководителями являются: начальник управления делами; заведующий (начальник) канцелярией; заведующие архивом, машинописным бюро, копировально-множительным бюро, стенографическим бюро, общим отделом, секретариатом; начальники отдела писем, инспекции, протокольного отдела, сектора, части.
Специалистами являются архивист, методист, инспектор, оператор электронных средств (электронной почты, ТЛГ), секретарь руководителя.
К техническим исполнителям относятся корректоры, экспедиторы, делопроизводители, машинистки и стенографистки, секретари-машинистки и секретари-стенографистки, машинистки диктофонной группы и т.п.
К основным структурным элементам СДОУ, входящим, как правило, в состав управления делами, общего отдела, (отдела ДОУ), канцелярии, делопроизводства, а также имеющим определенный самостоятельный статус, относятся экспедиция, группа учета и регистрации документов, группа контроля исполнения, отдел писем, машинописное и копировально-множительное бюро, архив, протокольная служба, отдел рационализации делопроизводства и помощники (секретари) руководителя. Каждому структурному элементу СДОУ присущи определенные функции.
Экспедиция осуществляет прием поступающей корреспонденции, сортировку на регистрируемую и нерегистрируемую и распределение по структурным подразделениям организации; количественный учет документов; отправку исходящей корреспонденции; доставку корреспонденции в подразделения и адресатам.
Группа учета и регистрации корреспонденции производит учет и регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов, ведет справочно-информационную работу и поиск информации; проверяет правильность составления и оформления исходящих и внутренних документов.
Группа контроля исполнения осуществляет контроль за своевременным исполнением документов, проверку сроков выполнения структурными подразделениями устных поручений руководства организации, информирование руководства о ходе исполнения документов и поручений, анализ исполнительской дисциплины в структурных подразделениях организации и подготовку соответствующих данных для доклада руководству.
Отдел писем принимает и учитывает обращения граждан (предложения, заявления и жалобы граждан), готовит и передает их на рассмотрение руководству организации, а также на последующее исполнение в соответствующие структурные подразделения, контролирует их исполнение и извещает заявителей о результатах рассмотрения обращений, формирует дела с обращениями граждан и передает их в архив, анализирует и обобщает результаты исполнения обращений граждан, организует прием посетителей.
Машинописное бюро выполняет работу по печатанию и перепечатыванию документов для всех структурных подразделений, считывает и правит напечатанные документы.
Функциями копировально-множительного бюро являются механизированное копирование и размножение документов.
Архив осуществляет прием, учет, хранение и использование дел, оказание методической помощи в оформлении дел, подлежащих сдаче в архив, контроль за правильностью формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях, подготовку дел к передаче на хранение.
Протокольная группа готовит по указанию руководства нормативно-распорядительные документы, письма, справки и согласует их с юридической службой и структурными подразделениями, анализирует справки и доклады структурных подразделений и готовит заключения по ним.
Функциями отдела рационализации делопроизводства являются: разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию службы документационного обеспечения в аппарате, разработка индивидуальных, типовых (для круга подведомственных организаций) организационно-методических документов (инструкций о ведении делопроизводства, положений о службе документационного обеспечения, должностных инструкций работникам службы, правил по различным вопросам работы с документами); разработка сборников типовых (трафаретных) текстов документов; подготовка номенклатурных дел; подготовка сводной номенклатуры дел и типовой (примерной) номенклатуры дел для подведомственных организаций; оказание методической помощи подразделениям учреждения в организации работы с документами; повышение квалификации работников службы документационного обеспечения, а также руководящих работников и специалистов (в области работы с документами). Основой разработки должностных инструкций делопроизводственного персонала являются Квалификационный справочник должностей служащих и Типовые должностные инструкции для основных категорий работников СДОУ. Конкретные наименования должностей работников делопроизводства устанавливаются штатными расписаниями, схемами должностных окладов, утверждаемыми для учреждений.
Функциями помощников и секретарей руководителей являются: предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководству поступающей корреспонденции по наиболее важным, принципиальным вопросам; организация документационного обслуживания совещаний, проводимых руководством; бездокументационное обслуживание работы руководства (организационно-техническое обеспечение работы руководства, организация совещаний, переговоров по телефону, подготовка служебных командировок руководства и др.).
2.4. Организация канцелярской (секретарской) работы
Деятельность помощников и секретарей руководителей по сути своей является канцелярской (секретарской), в задачи которой входят не только документационное обеспечение деятельности организации и ее руководителя, но и «бездокументное» обслуживание работы руководителя, как-то: ведение телефонных переговоров, прием посетителей, организация проведения совещаний и т.п. Главное значение последнего состоит в том, чтобы освободить руководителя от рутинной работы и обеспечить благоприятные условия для повышения эффективности его руководящей деятельности.
В зависимости от масштабов организации и ее деятельности специфики решаемых организацией задач объем и виды канцелярской (секретарской) деятельности могут существенно различаться. Поэтому в организациях малого и среднего масштаба эту деятельность осуществляет секретарь руководителя, а в организациях крупного масштаба – как секретарь, так и специализированные подразделения службы ДОУ, например канцелярия, экспедиция, архив и др.
Организация канцелярской (секретарской) деятельности осуществляется путем разработки и внедрения соответствующих инструкций, отвечающих в полной мере нормативно-методическим основам этой деятельности. Независимо от организационно-правовой формы организации (государственной, производственной и др.) существуют нормативно-методические документы, определяющие содержание и порядок видов канцелярской (секретарской) деятельности, например делопроизводства, архивного дела и т.п. Важным элементом нормативно-методической базы этой деятельности являются должностные инструкции. Конкретная должностная инструкция любого служащего, и секретаря в том числе, разрабатывается на основе глубокого анализа и учета требований документов, составляющих упомянутую выше нормативную правовую основу; инструкция должна отражать не только типовые операции, но и специфические виды работ.
Основой для должностной инструкции может служить также личностная спецификация, в которой перечисляются требования к работнику, его знаниям, опыту, навыкам. Требования составляются на основе анализа процессов, выполняемых работником. Исходные «типовые» данные берутся из квалификационных характеристик, состоящих из трех разделов: «Должностные обязанности», «Должен знать», «Квалификационные требования».
Все обязанности подразделяются на две группы: организационные и документационные. Такая классификация весьма условна, так как организационные операции также документируются, например, при проведении совещаний принимается решение, зафиксированное в протоколе. Но объективные основания разделения функций имеются. Первые (организационные) подразумевают при их выполнении постоянное общение с людьми, вторые (документационные) – прежде всего с документальной информацией, ее поиском, учетом, хранением и т.п.
Конечным результатом четкого выполнения канцелярией (секретарем) указанных обязанностей являются: решение вопросов оптимизации документооборота организации; эффективное документационное обслуживание руководителя и подразделений.
В целях эффективного выполнения руководителем административных функций (организации, распорядительства, контроля, координации и др.) и четкого проведения таких мероприятий, как переговоры, совещания, прием посетителей, командировки, секретарь обязан решать вопросы подготовки и проведения плановых совещаний, организации приема посетителей, подготовки командировок руководителя. Самостоятельный и относительно обособленный вид деятельности секретаря – выполнение им обязанностей по работе с информацией для руководителя.
2.5. Численный состав службы ДОУ
Должностной и численный состав службы ДОУ устанавливается штатным расписанием. При этом количество штатных единиц зачастую определяется исходя из возможностей организации. Чаще всего формирование штата делопроизводственных работников проводится без учета их реальной загруженности.
Реальный объем работы службы ДОУ зависит, прежде всего, от объема документооборота и, конечно, от затрат времени на выполнение делопроизводственных операций, а также от степени автоматизации процессов обработки документов. Исходя из этого были разработаны методики расчета оптимальной численности работников службы ДОУ.
А. Расчет численности службы ДОУ на основе данных
документооборота
Учет объема документооборота должен вестись в каждой организации. На основе этих данных и с учетом сведений об общей численности работников организации можно определить численность персонала службы ДОУ.
Ч=0,00016 *Д0,98*Р0,1,
где Ч- численность работников службы ДОУ;
0,00016 - постоянный коэффициент среднего уровня производительности труда работников службы ДОУ (рассчитан НИИ Труда опытным путем);
Д- объем документооборота организации;
Р - общая численность работников организации.
Б. Расчет численности службы ДОУ на основе норм времени
Расчет численности службы ДОУ можно провести на основе данных по трудозатратам на выполнение отдельных операций. При этом пользуются как межотраслевыми документами по нормированию труда, так и отраслевыми нормативами1.
В этом случае расчет численности проводится по формуле
Ч=( Тн+Тнн)/ Фрв
где Тн- трудоемкость работ по нормативам на отдельные операции с учетом коэффициента =1,1 (учитывающего затраты временам личные нужды, обслуживание рабочего места, отдых и т. п.);
Тнн - трудоемкость работ, не предусмотренных нормативе (рассчитана НИИ Труда экспертным путем = 96,8 чел. часа);
Фрв - годовой фонд рабочего времени = 2006 часов.
В. Расчет численности службы ДОУна основе общей численности
работников организации
Согласно одной из разработок НИИ Труда оптимальная численность делопроизводственных работников по отношению к общему количеству работающих в данном учреждении должна составлять: для министерств и ведомств 12-15%, для промышленных предприятий - 0,5% от общего числа работающих2.
Этой методикой следует пользоваться в тех случаях, когда служба ДОУ только создается и данных о трудоемкости и объеме документооборота пока нет.
2.5.1. Регламентация деятельности службы ДОУ
В числе организационных задач, решаемых в процессе создания службы ДОУ, стоит и задача нормативной регламентации работы самой службы. Структура, функции, задачи службы закрепляются в целом ряде локальных организационных и распорядительных документов - положении, инструкциях, правилах, структуре и штатной численности, штатном расписании, приказах о распределении обязанностей.
К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус работников службы ДОУ, относятся положение о службе и должностные инструкции. Эти документы должны разрабатываться на основе действующего законодательства, нормативно-методических документов межотраслевого действия и организационных документов, определяющих деятельность самой организации (устав, учредительный договор). Разработка положения и должностных инструкций обеспечивает закрепление за службой общего объема функций, устанавливает внутреннее построение службы ДОУ, а также распределение функций и обязанностей работников.
ТЕСТОВЫЕ ЗАДАНИЯ
Тема 2. Организация службы документационного обеспечения управления
Задание 1. Перечислите факторы, определяющие структуру службы ДОУ в организации:
Задание 2. Задача по совершенствованию форм и методов работы с документами в организации возложена на …
Задание 3. Основным документом, регламентирующим разграничение обязанностей и прав между сотрудниками является …
Задание 4. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в …
Задание 5. Задачи и функции служба ДОУ выполняет …
Задание 6. Полная централизация работы с документами возможна в организациях …
Задание 7. Вопрос о выборе организационной формы работы с документами решается …
Задание 8. Службой по работе с документами в мэрии, префектуре, муниципалитете, как правило, является …
Задание 9. Прием, сортировку и отправку корреспонденции выполняет …
Задание 10. В нормативных документах названия служб ДОУ организаций (учреждений) регламентированы в зависимости от …
Задание 11. Перечислите формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате:
Задание 12. Перечислите основные задачи секретаря руководителя:
Глава 3. ОСНОВЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ
3.1. Нормативная база, определяющая правила оформления документов
Неизбежное расширение состава документов в обеспечении деятельности организаций различного масштаба, вплоть до государственного, объективно вызывает необходимость приведения документов, особенно документов межорганизационного назначения, к определенному стандарту, который обеспечивал бы единство назначения, формы и содержания, а также порядок использования различных групп документов. Эволюция развития документационного обеспечения привела к тому, что в масштабе государства в соответствии с требованиями Государственной системы стандартизации были разработаны и введены в действие Государственные стандарты (ГОСТы), в том числе и стандарты на документацию и делопроизводство (ГОСТы серии 6).
К числу государственных стандартов, непосредственно определяющих нормативно-правовую основу государственного делопроизводства, следует отнести стандарты унифицированных систем документации, а именно:
ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;
ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники;
ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированная система документации. Требования к построению формуляра-образца;
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Этот ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, фиксирующие решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.
К этой же группе стандартов по содержанию необходимо отнести ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Государственные стандарты на документы закрепляют требования к форме документа и бланкам документов, к составу реквизитов и их оформлению, правила унификации и стандартизации документов и применения унифицированных систем документов (УСД), терминологию, используемую в документационном обеспечении, и требования к техническим средствам обработки информации. Стандартизация документационного обеспечения осуществляется в ходе унификации систем документации в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их формы, снижения затрат на их подготовку и обработку, обеспечения информационной совместимости. Одновременно с формированием УСД разрабатываются соответствующие классификаторы информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных.
На основании ГОСТ и УСД в министерствах и ведомствах разрабатываются и вводятся в действие инструкции по делопроизводству (ДОУ).
Под правилами оформления документов подразумевается совокупность требований к форме и содержанию, а также способов и средств, применяемых при создании документа; с другой стороны, это – документ, содержащий свод обязательных для выполнения требований, норм, положений.
Правила оформления документов (далее – Правила) разрабатываются для конкретизации положений Инструкции по делопроизводству, касающихся вопросов создания документации, и тесно увязываются с изложенными в ней нормами. Нормы раскрываются в Правилах в более детальном виде, сопровождаются примерами и дополнительной справочной информацией. При разработке Правил следует учитывать также наличие в организации других нормативных актов по вопросам оформления документации: Альбома бланков, Альбома унифицированных форм документов, Табеля унифицированных форм документов.
Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, изданные в виде Правил, утверждаются приказом. Этот порядок должен соблюдаться и в отношении Правил оформления документов.
Состав и содержание Правил, названия и количество основных разделов и приложений в них не определены; поэтому структуру Правил определяют разработчики с учетом статуса организации и состава ее документации. Правила могут включать следующие основные разделы:
1. Общие положения.
2. Общие требования к оформлению документа.
3. Особенности оформления отдельных видов документов.
4. Требования к редактированию и изготовлению документов.
5. Написание отдельных наименований, слов и словосочетаний.
Раздел «Общие положения» по своему направлению схож с соответствующим разделом Инструкции по делопроизводству. В нем указываются:
назначение Правил;
виды документации и процессы документирования, на которые распространяется действие Правил;
нормативные акты, на основании которых разработаны Правила;
нормативные акты, которые применяются наряду с Правилами.
Раздел «Общие требования к оформлению документов» содержит описание состава документации организации и требования к бланкам и порядку оформления реквизитов документов. Например, в положениях, касающихся бланков документов, могут освещаться следующие вопросы:
порядок применения бланков;
виды бланков;
требования к полиграфическому исполнению бланков;
поля бланков;
размещение реквизитов и ограничительных отметок на бланках (центрованный и флаговый способы размещения реквизитов);
состав реквизитов бланков, которые разрабатываются для организации, ее структурных подразделений и должностных лиц;
проектирование бланков для документов.
Раздел «Особенности оформления отдельных видов документов» в большей мере связан с составом документации организации. В разделе должны содержаться требования к оформлению организационно-распорядительной, плановой, отчетной документации, а также документов информационно-справочного характера и документов, используемых в деловой переписке.
Раздел «Требования к редактированию и изготовлению документов» содержит описание методики правки текста при работе с проектами документов. Может быть изложен порядок использования при редактировании специальных условных обозначений, установленных ГОСТ 7.62-90 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Знаки для разметки оригиналов и исправления корректурных и пробных оттисков. Общие требования». В разделе также освещаются следующие вопросы:
правила изготовления документов при помощи средств вычислительной техники;
межстрочные интервалы и отступы при оформлении различных реквизитов и документов;
требования к шрифтам при изготовлении документов;
порядок нумерации страниц;
особенности оформления таблиц.
Раздел «Написание отдельных наименований, слов и словосочетаний» может включать справочную информацию, связанную с основными видами деятельности организации, а также набор данных, которые бывают необходимы при подготовке документов практически в любой организации. К таким данным можно отнести: сведения по написанию наименований органов власти, организаций, партий и общественных движений, должностей, званий, титулов, документов, наград, знаков отличия, премий, географические названия и др. В разделе также приводятся правила написания дат, чисел, раскрываются некоторые правила орфографии и пунктуации.
Для упрощения применения Правил разрабатываются Табель форм документов, т.е. перечень форм документов, разрешенных к применению в организации, и на его основе – Альбом унифицированных форм документов.
Табель содержит перечень форм документов организации, необходимых и достаточных для реализации ее функции и задач, характеристику каждого документа с точки зрения его юридического статуса, этапов подготовки и прохождения. Он разрабатывается в целях сокращения количества применяемых форм документов и упорядочения технологии их подготовки и применения. Во-первых, применение Табеля позволяет установить границы документной базы организации; во-вторых, в Табеле дается описание последовательности действий с формой документов, а именно указывается, кто готовит документ, с кем проводится согласование этого документа, кто его подписывает, какая печать проставляется на документе и т.д. Ни в Инструкции по делопроизводству, ни в Правилах оформления документов нет такой подробной информации о работе с каждой формой документов. По своему назначению Табель близок к справочникам и классификаторам; он дает возможность оперативного поиска (по различным показателям) необходимых форм документов, устанавливает четкую последовательность составления и обработки документов. Табель вводится в действие нормативным актом организации, и его положения носят обязательный характер.
Включение документа в Табель не связано с характером используемых при их подготовке носителей и способов записи. В Табеле могут быть указаны как традиционные (бумажные), так и электронные документы. Он может включать все формы документации, например, в организации может быть подготовлен Табель унифицированных форм документов по личному составу.
В процессе создания Табеля проводится выявление всех форм документов, используемых в организации; далее проводится функциональный анализ деятельности структурных подразделений организации. По каждой группе функций выявляется состав применяемых документов. Формы документов систематизируются по различным признакам: функциям, задачам, структурным подразделениям, правовым основаниям издания и т.д. Устанавливаются формы документов, введенные в действие нормативными актами органов государственной власти, формы, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации и отраслевые классификаторы, а также формы документов, разработанные в самой организации. Одновременно с выявлением состава документов определяется круг должностных лиц, имеющих право согласовывать, подписывать, утверждать документы. Для каждой формы документа устанавливается подразделение, ответственное за ее подготовку, адресат, периодичность создания, особенности контроля за исполнением и т.д.
Табель оформляется в табличной форме. При большом количестве показателей в Табеле могут использоваться листы формата А3. В нормативных актах по делопроизводству не установлены ни единый набор показателей и схема их систематизации, ни единая форма самого Табеля. Состав показателей, порядок расположения разделов и оформления Табеля определяются его разработчиками с учетом характера задач, для которых создается Табель.
Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ (1992) включает следующую примерную форму Табеля.
|
Наименование формы документа |
Дата утверждения, наименование органа, утвердившего форму документа |
Периодичность издания |
Подразделение, ответственное за подготовку |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Документы могут быть систематизированы в Табеле по структурным подразделениям или по функциям и задачам управления (организация системы управления, руководство, планирование, учет и т.п.).
Разработка и ведение Табеля – достаточно трудоемкое дело. Этим можно объяснить тот факт, что далеко не в каждой организации он есть. Задача по разработке Табеля часто возникает при проведении работ по автоматизации делопроизводства. Представленная в Табеле формализованная и систематизированная информация о документах организации значительно облегчает автоматизацию процессов документирования.
В Альбом унифицированных форм документов включаются прошедшие унификацию формы наиболее часто создаваемых документов, в которых установлено стабильное расположение реквизитов, а тексты представлены в виде трафарета, анкеты или таблицы.
Для удобства формы документов в Альбоме могут группироваться по разделам, соответствующим направлениям деятельности организации или функциональным задачам.
Существенный эффект дает использование Альбома в автоматизированной системе подготовки документов, позволяющей оперативно создавать новые документы на основе хранящихся в памяти машины образцов. Унифицированная форма документов (УФД) – это унифицированный текст документа и совокупность остальных реквизитов, определяемых в соответствии с назначением документа и расположенных в определенном порядке на носителе информации. Унификация формы документов предполагает выполнение последовательности работ:
определение набора реквизитов, необходимых и достаточных для подготовки документов;
установление последовательности их расположения на носителе информации и правил их оформления;
унификацию текстов документов.
Унификация текстов заключается в установлении единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций и действий; унификация осуществляется методом выделения постоянной и переменной информации. Постоянной является информация, повторяющаяся во всех документах, создаваемых в аналогичных управленческих ситуациях, переменной – информация, позволяющая отличать повторяющиеся управленческие ситуации одну от другой.
Для того чтобы обеспечить правильное применение УФД, включенных в Альбом, целесообразно разрабатывать инструкцию по применению форм документов. В нее целесообразно включить положения, касающиеся правил заполнения и оформления документа, составленного по унифицированной форме, о характере информации, вносимой в форму, о количестве экземпляров создаваемых документов, порядке их визирования, подписания, утверждения, удостоверения печатью, местонахождении различных экземпляров документа и др.
Альбом утверждается руководителем организации и является обязательным для работников организации. Для работы в структурных подразделениях используются электронный вариант Альбома и электронные шаблоны унифицированных форм документов, при этом должна быть обеспечена невозможность произвольного изменения работниками формы документа. Все изменения в формы документов должны вноситься централизованно разработчиками Альбома или работником, отвечающим за его использование. Изменение форм документов, включение в Альбом форм новых документов, исключение форм из Альбома оформляются приказом (распоряжением) руководителя организации.
Независимо от наличия Табеля и Альбома разработка проекта служебного документа должна начинаться с изучения существа вопроса, подлежащего урегулированию действующих по этому вопросу законодательства, приказов, директив и справочного материала, а также установленных правил оформления документов.
Проекты служебных документов разрабатываются в рабочих тетрадях или на отдельных листах. При разработке служебных документов на отдельных листах для их оформления применяется бумага форматов (мм) А3 (297420), А4 (210297), А5 (148210). Служебные документы, подлежащие сдаче в архивы, исполняются на бумаге первого сорта.
В служебных документах, изготавливаемых машинописным способом или с помощью других технических средств, реквизиты должны располагаться в пределах установленных границ и соответствовать утвержденной форме, если таковая предусмотрена.
Служебный документ должен быть написан служебно-деловым стилем с соблюдением правил русской орфографии и пунктуации, кратко и четко, без употребления формулировок, порождающих различные толкования. Применяемые термины должны соответствовать принятой терминологии и употребляться в одном и том же значении.
При составлении служебных документов рекомендуется пользоваться простыми предложениями, не употреблять лишних слов, не вносящих ничего нового в смысл фразы, предложения.
Если служебный документ готовится взамен ранее изданных, то в разрабатываемом документе необходимо предусматривать отмену ранее изданных служебных документов. Изменения в служебные документы вносятся путем объявления новой редакции частей, пунктов, подпунктов, абзацев, статей, исключения их, а также путем замены предложений (слов) другими предложениями (словами) или исключения их.
В необходимых случаях к представляемому на подпись проекту служебного документа прилагается доклад, в котором указываются основания для составления проекта служебного документа, с кем согласован проект, а также излагаются разногласия, возникшие при подготовке проекта, мотивы непринятия поступивших предложений. Доклад должен быть предельно кратким.
3.2. Правила оформления документов
3.2.1. Состав реквизитов документов
Идентификация информации осуществляется с помощью реквизитов. Под реквизитом документа в ГОСТ Р 51141-98 понимается «обязательный информационный элемент оформления официального документа».
Некоторые исследователи, подчеркивая значение реквизитов документов, указывают, что под документированной информацией понимается такая организационная форма, которая определяется как единая совокупность содержания информации, реквизитов, позволяющих установить источник, полноту информации, степень ее достоверности, принадлежность и другие параметры материального носителя информации, на котором ее содержание и реквизиты закреплены. При этом следует иметь в виду, что вся зафиксированная на материальном носителе информация относится к тем или иным реквизитам и содержание информации складывается из отдельных реквизитов, таких как «дата», «номер», «текст документа», несущий основную содержательную нагрузку, «подпись», «оттиск печати» и др.
В разделе 2 ГОСТ Р 6.30-2003 установлен перечень реквизитов, используемых при подготовке и оформлении документов:
01 – Государственный герб Российской Федерации;
02 – герб субъекта Российской Федерации;
03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 – код организации;
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 – код формы документа;
08 – наименование организации;
09 – справочные данные об организации;
10 – наименование вида документа;
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 – место составления или издания документа;
15 – адресат;
16 – гриф утверждения документа;
17 – резолюция;
18 – заголовок к тексту;
19 – отметка о контроле;
20 – текст документа;
21 – отметка о наличии приложения;
22 – подпись;
23 – гриф согласования документа;
24 – визы согласования документа;
25 – оттиск печати;
26 – отметка о заверении копии;
27 – отметка об исполнителе;
28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 – отметка о поступлении документа в организацию;
30 –идентификатор электронной копии документа.
Перечисленные реквизиты выполняют различные роли. Реквизиты 01-15 и 18 используются в качестве реквизитов бланка и ограничительных отметок; реквизиты 08, 10, 11, 12, 16, 20, 22, 23, 25 определяют юридическую силу документа; реквизиты 13, 15, 17, 18, 19, 21, 24, 26-30 отражают обработку и движение документов, т.е. являются делопроизводственными отметками.
Расположение реквизитов и границы зон их расположения на листе бумаги формата А4 углового и продольного бланков представлены на рис. 3.1 и рис. 3.2.
Рис. 3.1. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка (размеры указаны в мм)
Помимо установленных стандартом реквизитов при оформлении документов используются и другие устойчивые отметки, официально реквизитами не являющиеся, но близкие по назначению к реквизитам, например, отметки: «Подлежит возврату», «Экземпляр №», «Взамен разосланного», «Разослать» «Категория срочности» и др.
Рис. 3.2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4
продольного бланка (размеры указаны в мм)
Очевидно, что при составлении одного конкретного документа применяется не весь набор реквизитов, а лишь те, которые необходимы. Так на бланке нельзя одновременно поместить изображение государственного герба и товарного знака, а также реквизиты, характерные для отправляемого и поступающего документа:
«адресат» (реквизит отправляемого документа) и «отметка о поступлении документа в организацию» (реквизит поступающего документа). Указанные в стандарте реквизиты используются в зависимости от вида организационно-распорядительного документа.
Закрепленный в ГОСТ Р 6.30-2003 перечень реквизитов относится только к организационно-распорядительным документам (хотя с помощью этих реквизитов оформляются и документы других систем документации).
В законодательстве нет единого перечня реквизитов для всех систем документации. Например, реквизиты бухгалтерских, отчетно-статистических и других документов определяются правилами, установленными для этих систем документации («О бухгалтерском учете»).
Классификация реквизитов по другим признакам в стандарте не приводится. В некоторых нормативных актах, устанавливающих требования к оформлению документов, разделяются обязательные и дополнительные реквизиты, либо указывается перечень реквизитов, которые должен иметь документ определенного вида. Например, в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации приведен перечень обязательных реквизитов, которые должен иметь документ: наименование министерства – автора документа, название вида документа или унифицированной формы документа, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, визы, подпись, отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Остальные реквизиты отнесены к дополнительным.
ГОСТ Р 6.30-2003 не разграничивает реквизиты традиционных бумажных и машиночитаемых (электронных) документов. Такой подход характерен и для нормативных актов, определяющих правила оформления документов других систем.
3.2.2. Назначение, содержание и оформление реквизитов
документов
Государственный герб Российской Федерации (01)
Государственный герб Российской Федерации представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья; над орлом – три исторические короны Петра Великого (над головами – две малые и над ними – одна большого размера, соединенные лентой); в лапах орла – скипетр и держава; на груди орла на красном щите – всадник, поражающий копьем дракона. Допускается воспроизведение Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте, а также в виде главной фигуры – двуглавого орла. В соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации он помещается на бланках федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, решений Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации и Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.
Государственный герб Российской Федерации
Положение о Государственном гербе Российской Федерации устанавливает перечень органов власти, имеющих право изображать Государственный герб на своих бланках, однако на практике круг организаций, использующих изображение Государственного герба на своих бланках, намного шире. Бланки с изображением Государственного герба нередко используются органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, а также органами местного самоуправления.
Герб субъекта Российской Федерации (02)
Порядок использования герба субъекта Российской Федерации на бланках документов определяется нормативными актами, принимаемыми органами государственной власти республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов.
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (03)
Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Ряд федеральных ведомств имеет свои геральдические знаки – эмблемы. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта РФ.
Аналогом эмблемы организации для отличия товаров и услуг различных юридических и физических лиц является товарный знак (знак обслуживания), который изображается на бланке с соблюдением требований Закона Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров». Право на товарный знак охраняется законом. Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность.
Код организации (04)
Коды организаций присваиваются в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций и взаимосвязанными с ним классификаторами Госкомстата России, Госстандарта России, Минэкономики России. Код организации по ОКПО включает 8 знаков.
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (05)
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами, и представляет собой тринадцатизначный цифровой код. В соответствии с Федеральным законом от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц» налоговыми органами ведется Единый государственный реестр юридических лиц; внесение записи в него подтверждается свидетельством, выдаваемым юридическому лицу.
Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (06)
Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) – единый по всем видам налоговых сборов номер, присваиваемый каждому налогоплательщику (Налоговый кодекс Российской Федерации, ст. 84), свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика; для организаций формируется как десятизначный код, а для физических лиц – как двенадцатизначный код. Дополнительно к коду ИНН для налогоплательщиков организаций введен код причины постановки их на учет (КПП), который имеет девять знаков.
Код формы документа (07)
Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), принятому и введенному в действие постановлением Госстандарта России 30 декабря 1993 г. № 299.
ОКУД предназначен для решения следующих задач: регистрации форм документов; упорядочения информационных потоков; сокращения количества применяемых форм; исключения из обращения неунифицированных форм документов; обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации; контроля за составом документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления; рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.
Код унифицированной формы документа состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа; код используется при передаче документированной информации по каналам электронной связи в целях сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации документа.
Наименование организации (08)
Реквизит «Наименование организации» обозначает автора документа. Им может быть организация (юридическое лицо), структурное подразделение, должностное лицо, создавшее документ.
Этот реквизит предполагает также указание наименования вышестоящей организации. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.
Справочные данные об организации (09)
Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). ГОСТ Р 6.30-2003 не содержит подробного описания требований к элементам реквизита «Справочные данные об организации». В соответствии с приведенными образцами бланков в справочных данных об организации указывается индекс предприятия связи и почтовый адрес с указанием единиц административно-территориального деления (в последовательности от большего к меньшему). Группы цифр в номерах телефонов, факсов разделяются черточкой (341-45-74). Номер счета в банке указывается в соответствии с правилами, установленными Банком России. При этом указываются наименование кредитной организации, номер расчетного счета, банковский идентификационный код (БИК), корреспондентский счет (корр. счет), номер участника расчетов по межфилиальным оборотам (МФО). Адрес электронной почты служит идентификатором организации или конкретного автоматизированного рабочего места в локальной или глобальной компьютерной сети. Стандарт не лимитирует состав и объем сведений, включаемых в справочные данные об организации.
Наименование вида документа (10)
Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (Положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД.
Виды документов, издаваемых организациями, устанавливаются в законодательных актах и принимаемых на их основе учредительных документах. Вид документа определяется его названием и содержанием. Наименование вида документа проставляется на документах всех видов, за исключением письма.
Дата документа (11)
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например: 6 января 2008 г. следует оформлять 06.01.2008 (цифровой способ). Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца.
В соответствии с ГОСТ 7.64-90 (ИСО 8601-88) полное представление даты записывается в следующей последовательности:
год – четырьмя цифрами;
месяц – цифрами от 01 до 12;
день месяца – двумя цифрами от 01 до 31.
Например, дата 17 июня 2008 года оформляется следующим образом: 2008.06.17 (основной формат) или 2008-06-17 (расширенный формат). Указанный стандарт предусматривает также сокращенное представление даты: 080617 или 08-06-17.
При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например, 17 июня 2008 г. В некоторых ответственных ситуациях (чрезвычайные ситуации и т.д.) на документе указывается не только дата, но и время его издания.
Регистрационный номер документа (12)
Регистрации подлежат официальные документы всех видов. Различают государственную и внутриорганизационную регистрацию.
Государственной регистрации подлежат нормативные правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций, имеющие межведомственный характер, независимо от срока их действия, в том числе акты, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера. Государственная регистрация осуществляется Министерством юстиции РФ с указанием даты регистрации и регистрационного номера. Порядок регистрации и структура регистрационных номеров документов организации устанавливается в инструкции по делопроизводству, номенклатуре дел и распорядительных документах этой организации.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять, по усмотрению организации, индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа (13)
Реквизит оформляется только в письмах-ответах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Сведения о номере и дате переносятся с поступившего документа.
Место составления или издания документа (14)
Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. Место составления документа не указывается: если оно включено в состав наименования организации; на письмах, так как на бланке письма эта информация содержится в реквизите «Справочные данные об организации». Местом составления или издания организационно-распорядительных документов, как правило, считается место нахождения органа, издавшего документ.
Адресат (15)
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно в именительном падеже. В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Последовательность написания адреса установлена Правилами оказания услуг почтовой связи (утверждены Постановлением Правительства РФ от 26 сентября 2000 г. №725). К почтовым отправлениям относятся письма и почтовые карточки, бандероли и мелкие пакеты, посылки, почтовые контейнеры, печатные издания в соответствующей упаковке. На почтовых отправлениях адрес корреспондента пишется в следующей последовательности:
наименование адресата (фамилия, имя, отчество для физических лиц);
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название области, края, автономного округа (области), республики;
страна (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.
В таком же порядке производится написание адреса отправителя.
Адрес корреспондента пишется в правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя – в левом верхнем углу.
Гриф утверждения документа (16)
Уставы, положения, регламенты, штатные расписания, инструкции, должностные инструкции, правила, а также некоторые виды актов, протоколов приобретают юридическую силу только после их утверждения. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
или
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
Документ может быть утвержден коллегиальным органом (например, ученым советом). Решение об утверждении документа заносится в протокол заседания. Утверждение документов может осуществляться распорядительными документами. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования акта, утверждающего документ, в именительном падеже, его даты и номера, например:
Резолюция (17)
Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:
Чернову А.В.
Лебедеву А.В.
Прошу подготовить проект приказа
к 15.11.2008
личная подпись
09.11.2008
Обычно на документе располагается не более четырех резолюций. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
Заголовок к тексту (18)
Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок состоит из одной фразы и должен быть максимально кратким и точным. Например: «Об утверждении Инструкции по делопроизводству». Кроме того, он согласуется с наименованием вида документа: «Приказ о создании аттестационной комиссии», «Должностная инструкция начальника отдела кадров». В конце заголовка точка не ставится. Заголовки печатаются без кавычек и не подчеркиваются. Заголовок составляется исполнителем к любому документу формата А4, кроме телефонограмм, телеграмм, извещений. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не указывать. Заголовок к тексту печатается строчными буквами (с прописной буквы) на расстоянии 2-3 интервалов от наименования вида документа. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал. Заголовок к тексту не пишется на телеграммах, справках и других служебных документах, текст которых печатается на бумаге формата А5.
Отметка о контроле (19)
Отметка о контроле – это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».
Текст документа (20)
Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Структура текста документа должна быть дана в виде унифицированной формы или определяться нормативными актами, регламентирующими создание отдельных видов документов. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовком. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы).
Требования к написанию различных элементов связного текста документов приведены в приложении 3.
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»); в совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «предлагает»).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («штаб осуществляет функции», «в состав управления дивизии входят», «комиссия установила»).
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
от третьего лица единственного числа («Управление делами Министерства ……. не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).
Текст печатается на расстоянии 2-3 интервалов от заголовка в установленных границах полей. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Отметка о наличии приложения (21)
Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Положение о Главном управлении кадров 35 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов кадровых органов на 17 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение №2
к приказу Генерального директора ООО "СИГМА"
от 15.06.2008 № 319.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Генерального директора ООО "СИГМА от 14.06.2008 № 02-4/15 и приложение к нему, всего на 30 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3л. в 5 экз. в первый адрес.
Подпись (22)
В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Генеральный директор ООО "СИГМА"
личная подпись Н.А. Федоров
или
Генеральный директор личная подпись Н.А. Федоров
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Генеральный директор ООО "СИГМА
личная подпись Н.А. Федоров
Главный бухгалтер ООО "СИГМА
личная подпись Н.В. Веселов
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии личная подпись Н.В. Куликов
Члены комиссии личная подпись К.М. Дубовик
личная подпись С.П. Матвеев
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог за, надпись от руки зам. или косую черту перед наименованием должности.
Служебные документы подписывают должностные лица в пределах своих полномочий. При подписании служебного документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне вертикальными рядами.
В случае временной нетрудоспособности, отпуска или временного отсутствия по другой причине руководителя, имеющего право подписывать служебные документы, это право принадлежит тому лицу, на которое возложено временное исполнение обязанностей по должности отсутствующего. О возложении на должностное лицо временного исполнения обязанностей объявляется приказом убывающего или вышестоящего руководителя. В этом случае на служебных документах перед наименованием должности пишется врио (временно исполняющий обязанности). Если на должностное лицо возложено временное исполнение обязанностей по должности, которая вакантна, то на служебных документах перед наименованием должности пишется врид (временно исполняющий должность).
Гриф согласования документа (23)
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель директора школы №5
личная подпись Н.И. Савушкин
23.04.2008
или
СОГЛАСОВАНО
Заместитель директора школы №5
личная подпись Н.И. Савушкин
23.04.2008
В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 зона для реквизита «Гриф согласования документа» размещается в нижней части листа (под реквизитами «Отметка о наличии приложения», «Подпись», «Оттиск печати») или на отдельном листе согласования, при этом делается отметка на документе: «Лист согласования прилагается».
Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большем количестве их размещают двумя вертикальными рядами.
Визы согласования документа (24)
Согласование документа оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости – должность визирующего, например:
Начальник юридического отдела
личная подпись В.А. Сидоров
25.11.2008
Визирование документа является его согласованием внутри организации (или внутри нескольких организаций при издании совместного документа). Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с документом и выразило свое отношение к нему.
При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
личная подпись А.С. Орлов
25.08.2008
Отказ от визирования документа не допускается. В случае несогласия с документом в целом делается отметка:
С проектом не согласен,
замечания прилагаются.
Начальник отдела кадров
личная подпись С.В. Новиков
08.07.2008
Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письмо). Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе, который может иметь различную форму.
Оттиск печати (25)
Оттиск печати проставляется на подлинных документах, подтверждающих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на некоторых организационных документах (положениях, уставах, учредительных договорах, штатных расписаниях и др.).
Законодательство РФ устанавливает обязанность юридических лиц различных организационно-правовых форм иметь свою печать. Заверение документов печатью организации - дополнительный способ удостоверения их подлинности, подтверждения их юридической силы.
Оттиск печати удостоверяет:
правовой статус организации, т. е. то, что она является определенной организационно-правовой формой юридического лица;
подлинность документа и его принадлежность данной организации;
право должностного лица подписывать документ и подлинность его подписи.
Печати, которые используют организации, подразделяются на гербовые, печати юридических лиц и простые. Гербовая печать и печать юридического лица, приравненная к гербовой печати, могут иметь только круглую форму.
В центре гербовой печати помещается изображение Государственного герба РФ (или герба субъекта РФ). По окружности воспроизводится наименование организации, которое должно точно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Если в учредительных документах предусмотрено сокращенное наименование организации или ее наименование на иностранном языке (или языке субъекта РФ), они размещаются в печати после полного наименования. Печать должна также содержать данные о местонахождении организации и ее государственной регистрации (ОГРН).
Использование герба в печатях органов власти и управления, учреждений и организаций регламентируется федеральными законами, правовыми актами субъектов РФ, муниципальных образований. Форма, размеры и технические требования к гербовым печатям установлены стандартом ГОСТ Р 51511-20013.
Право на воспроизведение в печатях Государственного герба Российской Федерации закреплено Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации".
Негосударственные организации (юридические лица) должны иметь круглую фирменную печать, которая приравнивается к гербовой. В ее центре размещается эмблема организации или аббревиатура ее наименования, по окружности полное наименование организации с указанием ее организационно-правовой формы и номера ее государственной регистрации (ОГРН). Требования к печатям устанавливаются в законодательных актах, регламентирующих порядок создания и деятельность негосударственных организаций различных организационно-правовых форм. Например, в п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ "Об акционерных обществах", далее - Закон № 208-ФЗ, определено: "Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации". Подобная норма включена и в Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью".
Простые печати могут иметь разную форму: квадратную, круглую, прямоугольную, треугольную, овальную. На них воспроизводится название организации или структурного подразделения, которое использует печать в своей деятельности, а также может содержаться надпись, указывающая на то, для чего данная печать применяется: "для пакетов", "для справок", "отдел кадров", "канцелярия" и др.
Таких печатей в организации может быть несколько. Их оттиски используются для заверения справок, копий документов, направляемых за пределы организации, при рассылке копий распорядительных документов, при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов и т. д.
Термин «Печать» имеет различные значения. Обычно в толковых словарях этим термином обозначается как средство для нанесения оттиска (матрица), так и сам оттиск-отпечаток, оставляемый на бумаге или другом материале печатью. В Правилах изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов, утверждаемых в министерствах и ведомствах, под печатью понимается вырезанная на твердом предмете матрица для проставления оттисков круглой или треугольной формы в целях засвидетельствования, удостоверения чего-либо. Диаметр печати должен составлять 38-42 мм. Треугольная печать представляет собой равносторонний треугольник с длиной стороны 38-42 мм. Штамп определяется в Правилах как вид печати прямоугольной формы. Его размер: от 3550 мм до 70100 мм. Для внутреннего документооборота могут изготавливаться штампы иных форм и размеров.
Для регламентации использования печатей в организации утверждаются списки документов, на которых проставляется гербовая и другие печати.
ГОСТ Р 6.30-2003 определяет зону расположения реквизита «Оттиск печати» и не содержит каких-либо дополнительных требований к проставлению печати.
Форма документа может иметь пометки «Место для печати» или «МП».
Место для печати может быть обозначено кругом (с пометкой «ставить точно в круг»). На финансовых документах (например, на чеках) оттиск печати должен располагаться строго в границах установленной для неё зоны и не затрагивать других реквизитов (подписи, наименования должности и др.).
Наложение печати на другие реквизиты, например подпись, затрудняет проверку подлинности документа.
Печати хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах) и должны использоваться только специально назначенными должностными лицами.
В ряде нормативно-методических документов общего действия приведен примерный список документов, которые должны заверяться печатью организации. Удостоверение документов оттиском печати предусмотрено и специальными нормативными актами (например, инструкцией о порядке ведения трудовых книжек). В делопроизводственной практике принято составлять индивидуальный для каждой организации перечень документов, на которых проставляется печать, он вводится в действие приказом руководителя или является приложением к инструкции по работе с документами. Инструкция должна закреплять и порядок пользования печатями, установленный в конкретной организации.
Отметка о заверении копии (26)
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Верно:
Начальник отдела кадров личная подпись С.Н. Окунь
07.06.2008
Гербовая печать
организации
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
Копия документа воспроизводится рукописным, машинописным способами или средствами оперативной полиграфии. При изготовлении копии рукописным и машинописным способами текст документа воспроизводится полностью, включая элементы бланка. Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами (заместителями руководителя, руководителями службы кадров, службы делопроизводства и др.). Отметка о заверении копии используется также для удостоверения верности выписок из документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов и др.).
В установленных законом случаях копии некоторых документов (устав, свидетельство о регистрации, лицензия и др.) при представлении в другие организации могут требовать нотариального заверения. Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного лица и оттиском печати. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данной организации.
Руководитель организации по письменному заявлению заинтересованных лиц обязан выдавать копии служебных документов, исходящих от организации, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся сотрудников. Копии таких служебных документов выдаются на бланке с угловым штампом организации. В случаях, когда служебные документы были исполнены на бланках с угловыми штампами, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков. Запрещается свидетельствование верности копий паспорта, заменяющих его документов, профсоюзного, военного билетов, служебных удостоверений, а также других документов, снятие копий с которых не допускается. Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.
Отметка об исполнителе (27)
Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
И.В. Петров или Петров Иван Васильевич
924-45-67 924-45-67
Знание имени и отчества значительно облегчает общение и делает его более вежливым и приятным.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28)
Данный реквизит проставляется на исполненных документах на первой странице документа и включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» проставляется на первом листе документа ниже отметки об исполнителе.
Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом:
«Направлен ответ, дата, № »,
«Дан устный ответ»,
«Учтено при составлении заявки»,
«Вопрос решен по телефону» и т.п.
Отметка о поступлении документа в организацию (29)
Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
Отметка о поступлении документа проставляется в нижнем правом углу первого листа документа. В организациях с большим объемом документооборота при обработке поступающих документов могут использоваться другие штампы.
Идентификатор электронной копии документа (30)
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
В реквизите «Идентификатор электронной копии документа» рекомендуется указывать полный путь к файлу – электронной копии документа, включая имя файла и расширение. Основным поисковым признаком электронного документа в автоматизированной информационной системе является имя файла. Нормативные акты не устанавливают требований к его присвоению. Этот вопрос регламентируется в организации в инструкциях и методических документах по делопроизводству и применению автоматизированных информационных систем. Обычно в имени файла отражаются его содержание, а также имена и даты. Длина имени файла (количество знаков) определяется характеристиками операционной компьютерной системы (в MS-DOS – это 8 символов, включая пробелы). Имя файла может включать буквы, цифры и любые символы, за исключением: \ / * ? I : ;.
Ранее действующим ГОСТом Р 6.30-97 предусматривался реквизит «Гриф ограничения доступа к документу». ГОСТом Р 6.30-2003 данный гриф не предусмотрен, так как существует государственный стандарт, устанавливающий гриф ограничения доступа к документу.
Отнесение информации к государственной тайне осуществляется в соответствии с Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г. №5485-1 «О государственной тайне». Правительством Российской Федерации утверждены Правила отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности. Перечень сведений, отнесенных к государственной тайне, утвержден Указом Президента России от 1995 г. №1203 (в ред. Указа от 24 января 1998 г. №61).
Законом установлены три степени секретности сведений, составляющих государственную тайну («Особой важности», «Совершенно секретно» и «Секретно»). Гриф секретности – реквизит, свидетельствующий о степени секретности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемый на самом носителе и (или) в сопроводительной документации на него. Использование перечисленных грифов секретности для засекречивания сведений, не отнесенных к государственной тайне, не допускается. Гриф ограничения доступа к документу проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнить данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне.
Знание требований к оформлению реквизитов документа, закрепленных стандартом, обязательно для каждого должностного лица как разрабатывающего (составляющего) или оформляющего документ, так и работающего с ним.
3.2.3. Оформление документов на бланках
Разработка и оформление большинства документов, особенно исходящих, осуществляется на бланке, под которым понимается стандартный лист бумаги, содержащий набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Формы бланков документов устанавливаются соответствующими формулярами, а именно формуляром документа или формуляром-образцом документа. Формуляр документа представляет собой набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, а формуляр-образец документа – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
Документы изготавливают, как правило, на бланках форматов (мм) – А4 (210х297) и А5 (148х210); допускается использование бланков форматов А3 (297х420) и А6 (105х148) по ГОСТ 9327-60. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь, согласно ГОСТ Р 6.30-2003, поля не менее (мм) (20 – левое, 10 – правое, 20 – верхнее, 20 – нижнее); максимальные размеры полей не оговариваются.
Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа (исключение составляют бланки с изображением реквизитов 01 и 02).
Расположение реквизитов на бланках всех видов предусмотрено государственным стандартом в двух вариантах: продольном и угловом. В первом случае все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизитов они размещаются в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги, так как правый угол документа остается свободным для размещения грифа утверждения в таких документах, как положения, акты, инструкции, адресования в письмах и докладных записках, а также для написания резолюции. Бланки документов проектируют в соответствии с расположением реквизитов, показанным на рис. 2.18 и 2.19. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
Реквизиты 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.
Реквизиты 08, 09, 10, 14 и ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованным способом (начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым способом (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк, бланк конкретного вида документа, кроме письма, бланк письма.
Общий бланк используют для изготовления любых документов, кроме письма. В зависимости от учредительных документов организации он включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14 (рис. 3.3). Бланки структурного подразделения или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи (переписки).
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01 (02 или 03), 08,10,14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 18, 19 (рис. 3.4).
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 15, 17, 18, 19, 20 (рис. 3.5).
Требования к бланкам документов конкретизируются в распорядительных документах организации, Инструкции по делопроизводству и правилах оформления документов.
Оформление документа заключается в проставлении необходимых реквизитов, установленных правилами документирования. Требования к оформлению документов изложены в ГОСТ Р 6.30-2003, Типовой инструкции по делопроизводству, Инструкции по делопроизводству министерства (ведомства) и конкретизируются в Инструкции по делопроизводству организации. При этом в числе основных требований выделяются:
проставление обязательных реквизитов документов с соблюдением их содержания и правил размещения;
изложения текста с обязательным соблюдением установленного языка, лексических и грамматических правил, в официальном деловом стиле.
Рис. 3.3. Расположение реквизитов общего бланка
(угловой и продольный варианты)
Рис. 3.4. Расположение реквизитов бланка конкретного
документа (угловой и продольный варианты)
Рис. 3.5. Расположение реквизитов бланка письма
(угловой и продольный варианты)
3.3. Содержание и порядок разработки документов
3.3.1. Содержание и формы документов
В целях обеспечения результативности деятельности любой организации, учреждении, соответствующего масштаба, предусматривается комплекс организационных (учредительных, регулирующих) документов и разрабатываются соответствующие плановые, распорядительные документы, а также информационно- справочные документы. В числе организационных документов организации следует выделить Устав, штатное расписание, Положение об организации, Положение о структурном подразделении, определяющие их статус и очерчивающие области ответственности и прав. Структура вышеупомянутых положений нормативно не закреплена, однако на практике, как правило, они включают разделы: общие положения, основные задачи, функции, права и обязанности, ответственность, взаимоотношения.
Для регулирования деятельности структурных подразделений организации разрабатываются Положения о структурных подразделениях и коллегиальных органах. Примерная структура положения и вариант его оформления на примере Положения о службе ДОУ организации (текст документа) представлен в приложении 1.
Кроме того, разрабатываются и вводятся в действие необходимые инструкции, регламентирующие содержание и порядок работы с документами, например, Инструкция по делопроизводству, должностная инструкция.
Инструкция по делопроизводству традиционно является основным нормативным актом, устанавливающим требования к созданию и движению документов в организации. Как правило, в ней освещаются все этапы работы с документами от создания (получения) документов в организации до их передачи в архив или уничтожения. Основными разделами Инструкции являются: общие положения, подготовка и оформление документов, организация документооборота и исполнения документов, контроль исполнения документов, формирование дел и хранение документов.
На практике используются два основных подхода к разработке Инструкции. Первый связан с концентрацией в ней всех положений, касающихся подготовки и оформления документов (правил документирования, форм документов, примеров и т.д.). Наличие такого единого акта не требует обращения при составлении документов к другим источникам, но при этом возрастает объем Инструкции, а при необходимости внесения изменений в ее отдельные положения может потребоваться переиздание всей Инструкции. Второй подход основывается на включении в Инструкцию только основных требований к составлению документов и их детализации в других разработках (Правилах оформления документов, Альбоме форм и др.), что вызывает необходимость согласования их положений, отслеживания изменений во всем комплексе этих разработок.
Состав и содержание Инструкции, выделение в ней разделов и подразделов зависят от целого ряда факторов (структуры и численности органа управления, порядка прохождения документов, наличия обособленных участков работы, применяемых технических средств). Так при использовании в организации соответствующих технологий в Инструкцию могут быть включены такие разделы (подразделы), как «Передача информации по каналам факсимильной и телексной связи», «Звукозапись мероприятий», «Использование электронной почты» и др.
Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый организацией в целях закрепления организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. Должностные инструкции разрабатываются для всех должностей, предусмотренных штатным расписанием. Текст инструкции состоит из разделов: общие положения, должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения.
Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись, грифы согласования и утверждения. Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем (заместителем руководителя – куратором данного подразделения) организации или руководителем структурного подразделения, если ему предоставлено это право. Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений и юридической службой (юристом), а также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения. Пример должностной инструкции работника службы ДОУ приведён в приложении 2.
К плановым документам, разрабатываемым в организации относятся различные программы, планы (перспективные, календарные и т.п.), графики и др.
Программа – документ, содержащий обоснование и основные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности. Текст программы, как правило, излагается в виде разделов, соответствующих направлениям деятельности или этапам работы и имеющих соответствующие заголовки. Состав разделов программ определяется ее содержанием. Разделы и подразделы нумеруются арабскими цифрами.
Обязательными реквизитами программы являются наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования (или визы) документа.
Программа подписывается руководителем подразделения, ответственного за разработку программы. Утверждаются программы руководителем вышестоящей или данной организации. До утверждения программы проходят стадию согласования со всеми заинтересованными организациями и должностными лицами (оформляется на титульном листе или на листе согласований).
План – документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), сроки, ответственных исполнителей. Форма планов, как правило, табличная. Графами таблицы являются наименование (содержание) работы или мероприятия с указанием номера или индекса, исполнитель, срок исполнения, примечание или отметка об исполнении. Каждый из перечисленных элементов, в свою очередь, может иметь составные части.
Планы организаций оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Некоторые виды работ требуют составления плана-календаря или графика работы.
Состав распорядительных документов, разрабатываемых в организациях, и требования к ним должны соответствовать положениям Инструкции по делопроизводству. Основными распорядительными документами являются решения, приказы, распоряжения, указания и постановления.
Решение – правовой акт, принимаемый в целях разрешения наиболее важных вопросов деятельности.
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях решения задач, стоящих перед организацией, а также по организационным вопросам, основной деятельности и личному составу. Нумерация приказов в организации ежегодно начинается с первого номера.
Распоряжение – служебный, посредством которого ставятся (уточняются) задачи по видам (направлениям) деятельности. Формуляр распоряжения представлен на рис. 3.6.
Указание — распорядительный документ, по вопросам информационно-методического характера, связанным с исполнением нормативно-правовых актов, инструкций, методик и других актов вышестоящих органов управления (власти). Указание в целом по оформлению не отличается от оформления приказа и распоряжения, но вместо слова «ПРИКАЗЫВАЮ», могут быть использованы слова «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ» и т.п.
Формуляр указания и пример его оформления представлены на рис. 3.7 и 3.8. соответственно.
Рис. 3.6. Формуляр распоряжения (продольный бланк)
Рис. 3.7. Формуляр указания (угловой бланк)
Рис. 3.8. Пример оформления указания
Постановление является правовым актом, принимаемым некоторыми органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями, советами и др.) и властными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными руководящими структурами. Постановления также принимаются руководителями коллегиальных органов общественных организаций по важнейшим вопросам их деятельности.
Оформление бланков и реквизитов постановлений органов исполнительной власти всех уровней управления должно отвечать требованиям Типовой инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Кроме организационных, распорядительных и плановых документов существенная роль в организации и осуществлении управления принадлежит информационно-справочным документам, к числу которых относят записки, предложения, справки, акты, письма, сводки, заключения, отзывы, телеграммы (телетайпограммы), телефонограммы, факсограммы и др. Все эти документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации той или иной информации. Как правило, в общем документообороте они составляют восходящий поток документов от исполнителя к руководителю.
Записки (докладные, служебные и объяснительные), справки, акты являются основным средством реализации внутренних коммуникационных связей организации.
Докладная записка – документ, адресованный руководителю подразделения своей или вышестоящей организации и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Она составляется как по личной инициативе должностного лица, так и по указанию (письменному или устному) руководителя. По содержанию докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные.
Докладные записки составляются на стандартном листе бумаги формата А4. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения, в третьей — выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит описание сложившейся ситуации, выводы и предложения составителя. Докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю организации. Формуляр докладной записки и вариант её оформления представлены на рис. 3.9 и 3.10 соответственно.
Служебная записка — документ, по назначению близкий докладной записке, составляется по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и другим вопросам. Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется руководителю другого структурного подразделения или иному должностному лицу.
Обязательными реквизитами служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись. Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей – мотивационной (изложение причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п. Служебная записка подписывается составителем или руководителем подразделения. Вариант её оформления представлен на рис. 3.11.
Рис. 3.9. Формуляр докладной записки
УПРАВЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО- Управляющему делами
МЕТОДИЧЕСКОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ администрации города
РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ А.В. Кучерявому
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
10 марта 2008 г. № 43
Об увеличении штатной
численности подразделения
В связи со значительным увеличением объемов обрабатываемой корреспонденции, поступающей в период подготовки к предстоящим выборам главы городской администрации, прошу Вас изыскать возможность увеличить штатную численность отдела на две должности: инспектора и старшего инспектора.
Начальник управления Касьянова М.С. Касьянова
Рис. 3.10. Вариант оформления докладной записки
Рис. 3.11. Вариант оформления служебной записки
Объяснительная записка – 1) документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки) и называемый в этом случае «пояснительной запиской»; 2) документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу. Разновидностью объяснительных записок являются документы, составляемые должностными лицами организации по указанию прямых или вышестоящих руководителей по отношениям, возникающим в процессе деятельности. По своему оформлению объяснительные записки отличаются от докладной записки тем, что, как правило, не содержат выводов и предложений.
Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и адресуется конкретному должностному лицу. Реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.
Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая — причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.
Объяснительная записка подписывается составителем. Вариант оформления объяснительной записки представлен на рис. 3.12.
Предложение - служебный документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Предложения представляются в вышестоящие органы по вопросам, решение которых находится в их компетенции.
На основе предложений могут готовиться планы, программы, распорядительные документы и др. Обязательными реквизитами предложения являются: наименование структурного подразделения (наименование организации), наименование вида документа (предложение), дата и регистрационный номер документа, заголовок к тексту, адресат (должностное лицо), текст, подпись. Пример предложения представлен на рис. 3.13.
Рис. 3.12. Вариант оформления объяснительной записки
Справка – документ, содержащий описание или подтверждение фактов и событий. Справки бывают двух разновидностей: служебного и личного характера. Справки служебного характера представляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.). Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их работы, заработной платы, трудового стажа и др.
Справки оформляются, как правило, на специальных унифицированные бланках с трафаретным текстом. При отсутствии таковых – аналогично докладной записке. Текст справки служебного характера, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившиe основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные, отражающие существо вопроса. Если информация, представленная в справке, может быть разбита на тематические блоки, в тексте справки выделяют разделы, нумеруемые арабскими цифрами и имеющие собственные заголовки. Если справка содержит однородную систематизированную формацию, ее текст оформляется в виде таблицы.
Рис. 3.13. Вариант оформления предложения
Справки, представляемые из организации, подписываются руководителем организации или его заместителем. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом – составителем. Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, оформляются на бланках формата А5, подписываются, как правило, руководителем организации и/или руководителем кадрового (финансового и др.) органа. Подписи заверяются соответствующей печатью.
Акт – это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события. Акты составляются при ревизиях и обследованиях, проверках, инвентаризации, передаче материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т. д. Акты документируют деятельность как постоянно действующих комиссий, так и специально созданных. Во всех случаях в акте отражают только те факты, которые были обнаружены в ходе работы комиссии.
Независимо от разновидности акт оформляется по одной схеме, как правило, содержит реквизиты, которые присутствуют в бланке организации: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа (акт), дата, индекс (номер), место составления, заголовок к тексту, текст, подписи членов комиссии, указание на количество экземпляров и их местонахождение. Если акт предназначен для передачи в другие организации, в состав реквизитов включаются справочные данные об организации - автора акта.
Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления. Заголовок соотносится с наименованием вида документа и формулируется в родительном падеже. Например: Акт (чего?) работы комиссии по проверке общежития. Возможна формулировка заголовка с помощью отглагольного существительного. Например: О приеме-передаче оборудования, Об уничтожении дел.
Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы.
Во введении текста акта должна быть ссылка на документ, послуживший основанием для проведения проверки (работы комиссии). Таким документом может быть приказ руководителя, договор о совместной деятельности, случившееся событие и др. Далее во вводной части указывают список фамилий с указанием должностей лиц, составивших акт (их перечисляют в последовательности: председатель комиссии, члены комиссии, присутствующие). В тех случаях, когда должностные лица, составившие акт, работают в других учреждениях, то должны быть указаны и названия этих учреждений.
Констатирующая часть текста акта печатается с абзаца и включает сроки работы комиссии, её цели и задачи, сущность установленных фактов, методы, которыми велась проверка, ее результат. Текст констатирующей части при необходимости может быть разбит на пункты.
Выводы, предложения, заключения комиссии печатаются с абзаца; они также могут состоять из нескольких пунктов. В случае несогласия одного из членов комиссии с содержанием акта в качестве приложения оформляется особое мнение члена комиссии.
В конце текста указывают данные о количестве экземпляров акта и их местонахождении или адресатах, которым он направлен. Количество экземпляров акта определяется практической необходимостью (если в нормативных документах не предусмотрено иное).
Подписи располагаются в той же последовательности, как и фамилии во вводной части, но без указания должности. Акт подписывают все члены комиссии. Член комиссии, имеющий замечания к содержанию акта и не согласный с выводами комиссии, также обязан поставить свою подпись. В этом случае рядом с подписью делается примечание. Например: Особое мнение (фамилия, имя, отчество) прилагается или Замечания к выводу 2 (фамилия, имя, отчество) прилагаются.
Ряд разновидностей акта обретает юридическую силу после утверждения. Например, акт о ликвидации организации становится официальным документом после утверждения руководителем вышестоящей организации. Акт о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения утверждается руководителем данной организации. В некоторых актах (по материальным, финансовым вопросам) гриф утверждения заверяется печатью. Все лица, упомянутые в акте, особенно те, к работе которых высказаны замечания, должны быть ознакомлены с его содержанием под роспись.
Письма, телеграммы и телефонограммы являются главной формой осуществления внешних коммуникационных связей.
Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями в процессе осуществления их деятельности. Письмо – самый распространенный вид документа, используемый для обмена информацией. Письма имеют множество разновидностей.
Текст излагается от третьего лица единственного числа, например: "институт не предполагает...", "организация изучила...". Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа, например: "настоятельно рекомендую...", "категорически настаиваю..."4.
В последнее время в практику деловой переписки прочно вошло обращение к адресату. Обычно используется либо обращение "господа", либо добавление к имени и отчеству определения "уважаемый". При этом следует соблюдать такое требование этикета, как соответствие формулы вежливого обращения и заключения. Например, в начале письма обращение "Уважаемый Николай Егорович!.." предполагает заключительную формулу вежливости, которая размещается перед подписью: "С уважением, начальник управления...". Заключительная формула вежливости отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами и печатается с абзаца.
Право подписи служебных писем устанавливается внутренними нормативными документами организации по ДОУ, как правило, оно принадлежит руководителю и его заместителям. В крупных организациях письма могут подписывать также руководители структурных подразделений. Подпись отделяется от текста 2-3 интервалами.
Письма в настоящее время пересылают не только по почте, но и с использованием аппаратов факсимильной связи, компьютерных сетей (электронная почта). Независимо от способа передачи документа используют единые требования к его составлению и оформлению.
Перечень основных разновидностей писем с вариантом основных фраз, применяемых в их текстах, формуляр и варианты оформления письма представлены в табл. 3.1 и на рис. 3.14 и 3.15 соответственно.
Сводка - документ, содержащий обобщенные сведения по вопросу (виду деятельности) за период времени. Как правило, в сводке концентрируются данные из различных источников, но связанных одной темой. Сводка может содержать данные только из одного источника в случае их логической переработки, обобщения.
В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка. Реквизитами сводки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа (сводка), дата документа, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Сводка подписывается руководителем подразделения или составителем, при ее направлении в другую организацию - руководителем организации. Пример оформления сводки данных о результатах исполнения документов представлен на рис. 3.16.
Заключение - документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу. Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты), проекты стандартов, по результатам анализа представленных данных и др. Реквизитами заключения являются: наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись.
Текст заключения состоит из двух частей: в первой части даются краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения.
Таблица 3.1
Виды писем и основные фразы, применяемые в их текстах
|
Вид письма |
Основные фразы текста письма |
|
1 |
2 |
|
Письмо- запрос (просьба), инициативное |
1-й абз. В связи…, или Для…, или В соответствии с …(обоснования может и не быть). Например, «В соответствии с предварительной договоренностью..., В связи с проведением совместных работ...» 2-й абз. Обращаемся к Вам с просьбой о…, или Просим Вас провести…, или предоставить данные о…, или сообщить информацию о… и т.п. Если в одном письме содержатся несколько просьб, то используют следующие языковые обороты: Также просим Вас…, или Одновременно просим Вас… |
|
Письмо- ответ (согласие) Извещение Извещение об отправке |
1-й абз. В связи…, или Для…, или В соответствии с …(обоснования может и не быть). 2-й абз. Сообщаем Вам, что…, или Доводим до Вашего сведении, что..., или Согласны рассмотреть (предоставить, оказать…)... и т.п. Извещаем Вас, что ... Ставим Вас в известность, что ... Высылаем Вам ... Для подчеркивания внимания к рассматриваемым вопросам используют следующие фразы :"тщательно рассмотрев ваше предложение", "детально ознакомившись с вашим проектом", "внимательно изучив ваши замечания". Для формулировки причин принятия решений следует начинать фразу: "учитывая высказанные замечания...", "считая принципиальным положение...", "рассматривая предложенный проект...". |
|
Письмо- ответ (отказ) Гарантийное письмо |
К сожалению, или Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам ..., или удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы не можем из-за ..., или мы не можем принять Ваше предложение из-за ... 1-й абз. Просим Вас или предусмотреть участие…, или в срок до 01 октября изготовить…, или выполнить услуги в виде …, или выслать наложенным платежом…, или отгрузить… и т.п. 2-й абз. Оплату гарантируем или с расчетного счета №…., или Наш расчетный счет №…, или Наши банковские реквизиты: … |
|
1 |
2 |
|
Сопроводительное письмо |
1-й абз. Представляем Вам… (в вышестоящую организацию); Направляем Вам … (в подчиненную организацию); Высылаем Вам … (во взаимодействующую организацию) |
|
Письмо- рекламация (претензионное письмо) |
Рекламация (претензия) должна иметь заголовок к тексту, например, О претензии по договору купли продажи от №…, или О возмещении убытков по договору от №… 1-й абз. Предъявляем рекламацию (претензию) в связи с …, или Направляем Вам рекламацию (претензию) на …, или Заявляем Вам претензию в отношении ..., или В партии товара, отгруженной…, обнаружена недостача…, или При приемке товара, поступившего… по накладной №…, была установлена недостача и т.п. 2-й абз. Просим Вас или заменить дефектный товар новым… или отправить нам новую партию товара…, или допоставить недостающий товар…, или возместить стоимость поврежденного товара…, или возместить понесенные нами убытки…, или перечислить на наш расчетный счет сумму в…, или компенсировать расходы в сумме и т.п. |
|
Приглашения |
Адресуются конкретному лицу с применением формулы личного обращения: Уважаемый … !, или Будем рады видеть Вас… |
При отсутствии замечаний и предложений в заключении указывается: «С проектом ... согласны» или «По содержанию ... замечаний нет». При направлении заключения, составленного не на бланке организации, в другое учреждение составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя.
|
Герб (эмблема, товарный знак) НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Почтовый и телеграфный адреса, Индекс предприятия связи, № телефона, факса и т. д. ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, ОКУД 00.00.0000 № 00/00-000 на № 00 от 00.00.0000 Заголовок к тексту (отвечает на вопрос «О чем?», начинается с предлога «О») |
Адресат: Наименование должности И. О. Фамилия (все в дательном падеже) ул. Название, № дома, г. Город, почтовый индекс |
|
Если текст письма состоит из двух и более абзацев, то письмо начинается с 5-го знака, считая от границы левого поля. Текст без абзацев может печататься непосредственно от границы левого поля. Текст письма должен включать три структурных элемента: вводную часть, излагающую повод для написания письма; доказательную часть; заключительную часть, в которой излагается просьба, согласие, отказ и пр. Возможен обратный порядок построения письма: заключительная часть приводится перед доказательной. Этот порядок характерен для писем вышестоящих организаций. Приложение: на ... л., в ... экз. Наименование должности руководителя (личная подпись) И. О. Фамилия Визы (должность, подпись, И. О. Фамилия, дата) Исполнитель (И.О. Фамилия,телефон) |
|
|
Дан ответ Идентификатор В дело 00-00 электронной 00.00.0000 копии документа |
Рис. 3.14. Формуляр служебного письма
|
Министерство образования и науки Российской Федерации УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЪЕДИНЕНИЕ по экономике и социологии труда Стремянной пер., 36, г. Москва, 113054 тел./факс. (495) 719-87-72 E-MAIL: mail@metoda.ru ОКПО 02531011, ОГРН 1016700830784 ИНН/КПП 7107022130/717002002 16/12/2007 № 99/97-15 на № ___ __от |
Члену Совета УМО по специальности 06.02.00 Н. М. Шумину ул. Б. Садовая, 69 г. Ростов-на-Дону, 344007 |
|
О выпуске учебных пособий Кафедра управления персоналом РЭА им. Г. В. Плеханова в соответствии с учебным планом специальности 06.02.00 «Экономика и социология труда» выпускает в свет в 2008 г. следующие работы: 1. Одегов Ю.Г., Журавлев П.В. Управление персоналом. — 30 п. л.; 2. Руденко Г.Г., Кулапов М.Н. Рынок труда. — 30 п. л. Эти работы рекомендованы Министерством общего и профессионального образования РФ в качестве учебников для студентов экономических специальностей, а также работникам кадровых служб предприятий и организаций. По вопросам их приобретения обращаться по адресу: 113054, Москва-54, Стремянной пер., д. 36, РЭА им. Г. В. Плеханова, кафедра «Управление персоналом». Председатель Совета УМО по специальности 06.02.00 зав. кафедрой управления персоналом д. э. н., профессор Одегов Ю.Г. Одегов И. П. Иванова (495) 232 64 15 |
|
|
В дело 0102 Запрос сделан 11.01.2007 05.01.2007 Батрак doc/11-Ql.doc |
Рис. 3.15. Вариант оформления входящего письма
«Техническая библиотека»
СВОДКА
13.04.2008 № 3
данных о результатах исполнения
документов в I квартале 2008 г.
по подразделениям управления
|
Наименование подразделения |
Всего |
Январь |
Февраль |
Март |
||||||
|
исполнено |
просрочено |
на исполнении |
исполнено |
просрочено |
на исполнении |
исполнено |
просрочено |
на исполнении |
||
|
Управление планирования |
63 |
15 |
2 |
3 |
15 |
1 |
5 |
17 |
3 |
6 |
|
Информационно-аналитическое управление |
56 |
11 |
3 |
2 |
13 |
1 |
4 |
15 |
4 |
3 |
|
Финансовое управление |
76 |
22 |
3 |
3 |
18 |
1 |
3 |
21 |
1 |
4 |
|
Отдел кадров |
26 |
5 |
- |
2 |
4 |
- |
1 |
10 |
2 |
2 |
|
Юридический отдел |
24 |
6 |
- |
2 |
5 |
- |
2 |
8 |
- |
1 |
|
Административно-хозяйственный отдел |
49 |
10 |
2 |
2 |
10 |
- |
4 |
13 |
2 |
4 |
|
ИТОГО: |
581 |
136 |
136 |
25 |
136 |
136 |
39 |
161 |
19 |
37 |
Зав. технической библиотекой Туманова А.Ю. Туманова
Рис. 3.16. Пример оформления сводки
Отзыв — документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение. В целом порядок составления и оформления отзыва соответствует порядку подготовки и оформления заключения.
Телеграмма (телетайпограмма) – обобщенное название различных документов, выделяемых в одну категорию по особому способу передачи текста: по телеграфу или телетайпу. Согласно определению, включенному в Правила оказания услуг телеграфной связи, телеграмма – текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи. Этот вид документов используют в тех случаях, когда необходима более быстрая (по сравнению с почтой) доставка документа получателю. Текст телеграммы должен излагаться без союзов, предлогов, знаков препинания, если при этом не искажается его содержание. В телеграмме не допускаются переносы слов и исправления, подпись пишется с новой строки. Исходящие телеграммы пишутся (печатаются) на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге и заверяются оттиском печати «Для телеграмм».
Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по телефону для повышения оперативности их доставки исполнителям (пользователям).
Реквизитами телефонограммы являются: регистрационный номер телефонограммы; наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; подпись лица, принявшего телефонограмму; входящий регистрационный номер полученной телефонограммы, дата и время. Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные бланки. В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.
Вариант телефонограммы с использованием специального бланка представлен на рис. 3.17.
Если специальные бланки не предусмотрены, телефонограмма записывается в журнал по форме, представленной на рис. 3.18. В журнале, кроме того, могут быть данные о доведении, резолюции и др.
|
Техническая инспекция ОАТИ |
Адресат: СПФ «Строймонолит» |
|
|
Передал: инспектор Афанасьев Т.Т. |
Принял: секретарь Кристинская А.Т. |
|
|
№ телефона 248-34-12 |
№ телефона 943-56-18 |
|
|
ТЕЛЕФОНОГРАММА |
||
|
Дата 10.04.2008 Per. № 01/25 |
Время передачи: 15.20 |
|
|
Просим направить своего представителя 11 апреля 2008 г. к 16 час. по адресу: Таганская ул., 30/6, каб. 18 для рассмотрения спорных вопросов по объекту: Пролетарский просп., влад. 145. При себе иметь разрешительную документацию. Начальник инспекции Р.А. Алексеев |
Рис. 3.17. Образец бланка для телефонограммы
Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, с помощью звукозаписывающей аппаратуры или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.
Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.
Факсограмма (факс) – получаемая на бумажном носителе копия любого вида документа (рукописного, печатного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи. В отличие от телеграммы или телекса эта связь позволяет получать изображение отправляемого документа в виде факсимиле, воспроизводящего все особенности документа-подлинника. Факс является копией переданного документа, поэтому особенности в оформлении документов, предназначенных для передачи по факсимильной связи, идентичны требованиям к оформлению соответствующих видов документов. Чаще всего факсимильные сообщения заменяют письма или телефонограммы.
|
№ п/п |
Должность, фамилия передавшего телефонограмму и номер его телефона |
Должность, фамилия принявшего телефонограмму и номер его телефона |
Дата, номер телефонограммы |
Время передачи (приема) |
Текст телефоно-граммы |
Должность и фамилия лица, от имени которого передается |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
Рис. 3.18. Форма журнала для записи телефонограммы
3.3.2. Компьютерные технологии подготовки документов
Для подготовки текстов документов используются текстовые редакторы, текстовые процессоры, настольные издательские системы.
Текстовые редакторы – это простейшие программы для подготовки текстовых файлов. Они позволяют осуществлять ввод текста, основные операции редактирования: вставку, удаление, перемещение, копирование, поиск и замену фрагментов текста. Эти программы ориентированы на работу с небольшими документами (несколько сот кбайт), не требующими специального оформления в соответствии с установленными требованиями (черновые или рабочие варианты, личные заметки и т.п.).
Текстовые процессоры обладают всеми возможностями текстовых редакторов, но дополнительно позволяют выполнять операции форматирования текста, включающие в себя использование большого количества разнообразных шрифтов, оформление заголовков и абзацев, страниц, разделов, подготовку списков и индексов, проверку орфографии и другие вспомогательные функции. Это позволяет готовить текстовые документы в соответствии с установленными требованиями.
Настольные издательские системы ко всем возможностям текстовых процессоров добавляют реализацию функций произвольной верстки текста на странице и обработки графических иллюстраций; они ориентированы на подготовку, главным образом, многостраничных документов (изданий) хорошего полиграфического качества, к которым относятся различные проектные, отчетные и другие материалы.
Из сравнения приведенных кратких характеристик программных систем очевидно следует, что основным средством подготовки текстовых компонентов документов являются текстовые процессоры. Наиболее распространенными текстовыми процессорами являются Microsoft Word, Word Perfect и StarOffice Writer.
Табличные компоненты документов включают в себя числовые данные, представленные в упорядоченной форме (таблицах). Для их подготовки могут быть использованы различные программы: текстовые процессоры, универсальные табличные процессоры, специализированные программы.
Современные текстовые процессоры обладают возможностями подготовки таблиц, не требующими сложных расчетов при наличии связей между различными элементами. Они ориентированы в основном на простые по структуре и содержащие, наряду с числовыми значениями, большие по объему текстовые фрагменты таблицы.
Универсальные табличные процессоры обладают практически полным набором функций по подготовке любых по форме, содержанию и объему таблиц с возможностью выполнения широкого диапазона вычислений (от простейших арифметических операций до решения задач поиска оптимальных значений) и реализации многих функций управления базами данных.
Специализированные программы подготовки таблиц ориентированы на определенные конкретные области подготовки документов, связанные с обработкой большого количества таблиц и форм (бухгалтерские и финансовые расчеты, отчеты перед различными государственными органами и т.п.).
Наибольшее распространение при подготовке табличных компонентов документов получили уже упомянутые текстовые процессоры, а также табличные процессоры Microsoft Excel, Quattro Pro, Lotus 1-2-3 и StarOffice Calc.
Графические компоненты документов представляются рисунками, чертежами, схемами, диаграммами и предназначены для иллюстрации и облегчения восприятия изложенных в текстах и таблицах компонентов положений. Для их подготовки могут быть использованы как текстовые и табличные процессоры, так и графические процессоры.
Современные текстовые и табличные процессоры обладают возможностями подготовки несложных схем и различных диаграмм соответственно. Полный набор функций для подготовки графических компонентов документов характерен для графических процессоров, подразделяющихся на системы научной, иллюстративной и коммерческой графики.
Системы научной графики предназначены для подготовки документов картографии, оформления научных расчетов, содержащих химические, математические и прочие формулы. К ним относят геоинформационные системы и такие программные модули, как Microsoft Equation и StarOffice Math.
Системы иллюстративной графики дают возможность квалифицированной подготовки графических и текстовых материалов, используемых в документах и в целях демонстрации на презентациях, деловых переговорах, конференциях. Эти системы реализуются в виде программ подготовки иллюстраций (Microsoft Photo Draw, Corel Draw) и презентаций (Microsoft Power Point, Corel Presentation, Lotus Freelance Graphics, StarOffice Impress).
Системы коммерческой графики обеспечивают отображение информации об экономических, финансовых и социальных объектах и процессах, хранящейся в электронных таблицах, базах данных, отдельных локальных файлах, в виде двух- и трехмерных графиков различного типа. Они представлены программами Microsoft Graph и StarOffice Chart.
Различные компоненты документов могут готовиться разными программами, что ставит проблему их интеграции при подготовке сложных (составных) документов. Эта проблема эффективно решается в рамках офисных программных систем, объединяющих в своем составе основные программы подготовки документов и информационного обслуживания управленческой деятельности.
При создании управленческой документации используется последовательность этапов, представленных на рис. 3.19.
В существующих системах подготовки управленческой документации документы создаются в виде файлов. Файлом называется поименованная совокупность данных, имеющая уникальное имя. Имя файла состоит из его наименования и расширения, разделённого точкой. В качестве примера рассмотрим имя файла пример.doc где пример- имя, а doc расширение, используемое в программе MS Word. Часто используемые формы документов могут создаваться по заранее подготовленному образцу, называемому шаблоном.
После создания в документ вводятся данные. Существует несколько способов ввода данных, к которым относятся:
непосредственный ввод данных с клавиатуры;
создание рисунков с помощью манипуляторов типа мышь и специальных панелей;
вставка отсканированных данных;
вставка данных, скопированных в другом документе.
После ввода данных осуществляется их редактирование – переработка автором или другим лицом.
Рис. 3.19. Структурная схема этапов создания документации
Окончательному варианту документа придаётся установленная в организации форма. Этот процесс называется форматированием документа и включает в себя форматирование символов (выбор шрифта и его параметров), форматирование абзаца (выбор параметров отступов, интервала, заливки и др.) и документа в целом (параметры и количество страниц документа).
Предварительно сохранённый документ в случае необходимости отправляют на печать. Операции печати осуществляет специальное устройство - принтер, а копирования – копир, часто называемый по имени наиболее известного производителя таких устройств – ксерокс.
ТЕСТОВЫЕ ЗАДАНИЯ
Тема 3. Основы документирования
Задание 1. Перечислите цели разработки Табеля форм документов организации:
Задание 2. Бланком документа называют набор реквизитов, позволяющих определить …
Задание 3. Автором документа является физическое или юридическое лицо, …
Задание 4. Унификация формы документов предполагает выполнение последовательности работ:
1.определение набора необходимых реквизитов
2.установление порядка расположения реквизитов
3. установление правил оформления реквизитов
4.унификация текстов документов
Задание 5. Перечислите способы расположения реквизитов в границах зон их размещения:
Задание 6. Наименование вида документа проставляется на документах всех видов, за исключением …
Задание 7. Под правилами оформления документов подразумевается совокупность …
Задание 8. При временном отсутствии руководителя реквизит подпись оформляется следующим образом:
Задание 9. Перечислите элементы, устанавливаемые в формуляре-образце документа (модели построения документа):
Задание 10. Под реквизитом документа в ГОСТ Р 51141-98 понимается …
Задание 11. Датой документа является:
1.приказа – 1. дата его подписания
2. плана – 2. дата его утверждения
3. протокола – 3.дата заседания
4.решения – 4. дата принятия решения
5. акта – 5. дата события
6. дата согласования
7.дата визирования
Задание 12. Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется в …
Задание 13. В документах, составленных комиссией, в реквизите подпись указывают …
Задание 14. Обязательным элементом связного текста распорядительного документа является …
Задание 15. Перечислите последовательность создания документа на компьютере:
Глава 4.
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
4.1. Сущность и содержание документооборота
По определению, документооборот организации – это движение документов в ней с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело (архив). Справедливо будет заметить, исходя из приведенного определения, что для организаций различного масштаба цикл документооборота и его продолжительность будут различны; различными будут также цикл и продолжительность движения в организации документов конкретного вида и конкретного назначения.
Действительно, в организациях более или менее крупномасштабных, разветвленных, отличающихся иерархической структурой значительное количество документов имеет движение как сверху вниз (приказы, распоряжения и т.д.), так и снизу вверх (доклады, отчеты и т.д.). Очевидно, что в разветвленной организации цикл документооборота будет включать в себя и этапы движения документов по инстанциям, а его продолжительность возрастает по сравнению с продолжительностью документооборота в организации менее сложной структуры. С другой стороны, с учетом того, что конкретные документы различного назначения могут отличаться продолжительностью их действия, т.е. могут быть краткосрочными или долгосрочными, следует принимать во внимание различную продолжительность цикла их движения.
Однако как бы ни различались документы по назначению, срокам действия и, следовательно по продолжительности цикла движения, содержание документооборота в обязательном порядке включает получение и регистрацию документов, представление документов руководителю и направление их исполнителям, хранение документов в процессе исполнения, отправку или сдачу документов в дело (архив).
Необходимость постоянного совершенствования организации документооборота вызвана рядом причин. В числе основных можно назвать проблему постоянного роста объемов документации в сфере управления, которая характерна для учреждений всего мира, и наша страна не является исключением. Закономерностью документообразования является то, что в связи с научно-техническим прогрессом объемы управленческой документации увеличиваются пропорционально росту объемов информации. Объективными причинами увеличения объемов документов являются также влияние научно-технического прогресса, расширение и усложнение решаемых организациями задач и, как результат, усложнение процессов управления. Растет количество документируемых действий и количество адресатов, которым эти действия направлены, а значит, увеличиваются объемы создаваемых документов. Следовательно, возрастание или сокращение объемов документов зависит, главным образом, от процессов управления и их документирования.
Однако существуют и субъективные причины роста объема документооборота. К ним можно отнести:
увеличение количества проверяющих инстанций, контролирующих органов, ущемление и игнорирование законных прав граждан, т.е. бюрократизацию аппарата управления. Это приводит к созданию документов, которые не обусловлены деловой необходимостью;
неквалифицированное документирование управленческой деятельности, приводящее к составлению дополнительных документов, разъясняющих и дополняющих ранее изданные;
незнание или несоблюдение работниками управленческих структур законодательства, нормативных актов, устанавливающих юридические требования к оформлению документов, в результате чего создаются документы, не обладающие юридической силой или вызывающие недоверие, что приводит к необходимости составления новых документов;
несвоевременное, некачественное выполнение заданий, поручений, договорных обязательств или срыв сроков их исполнения, что порождает потоки документов с просьбами переноса сроков, объяснениями, претензиями и т. д.;
отсутствие у подчиненных организаций или структурных подразделений права решать задачи, входящие в их компетенцию, что требует постоянного обращения в вышестоящие учреждения или к руководству организации за разъяснениями или разрешениями спорных вопросов;
некомпетентность управленческого персонала при решении управленческих задач, отражающаяся на документировании его действий, в результате чего выбираются неверные варианты решений, затем исправляются допущенные ошибки и т. д.; это ведет к появлению новых документов, посвященных одному и тому же вопросу;
отсутствие в аппарате управления регламентации документирования, что приводит к использованию значительного количества разнообразных видов и форм документов, предназначенных для реализации одинаковых функций и содержащих идентичную информацию, которая, однако, различается формой представления или составом данных;
широкое распространение копировальной техники и ее бесконтрольное использование в учреждениях, что приводит к созданию огромного количества копий документов, многие из которых не находят применения, т. е. создаются "на всякий случай";
использование при подготовке документов компьютерных технологий параллельно с традиционными, что привело к значительному увеличению количества документов, так как один и тот же документ может создаваться и в бумажной, и в электронной форме.
Таким образом, субъективные причины, влияющие на увеличение документооборота, могут быть связаны как с нарушениями нормативных требований по организации документационного обеспечения управления, так и с деятельностью конкретных работников. Кроме того, новые технологии подготовки документов, сократив время на создание текста, его распечатку и копирование, увеличили видовое разнообразие документов и их потоки, но не решили проблему управления этими потоками. Все это свидетельствует о том, что организация документооборота представляет собой как серьезную организационную проблему, так и проблему технологии документационных процессов.
В настоящее время при решении вопросов оптимизации документооборота важно учитывать:
происходящие изменения в организационной структуре управления;
возможные сочетания традиционной и автоматизированной технологий обработки документной информации;
обеспечение организационно-методического руководства и контроля за соблюдением установленных процедур работы;
развитие системы документационного обеспечения управления и доработки ее отдельных функций с учетом появляющихся новых программно-технических возможностей.
Как основное звено любой системы делопроизводства документооборот является сложным технологическим процессом, который характеризуется множеством параметров, требующих изучения. Анализ документооборота позволяет, в частности, регламентировать создание и прохождение документов, определять возможности сокращения количества управленческих документов. Кроме того, результаты анализа могут использоваться для оптимизации процедур работы, обоснования использования электронных технологий обмена конкретными видами информации, решения иных вопросов исходя из информационных потребностей как руководителей, так и специалистов организации или предприятия.
Объективные данные о состоянии документооборота можно получить, изучая качественные и количественные характеристики его параметров.
К качественным характеристикам относятся:
характеристики документооборота в зависимости от используемой системы документационного обеспечения управления: автоматизированной, традиционной или смешанной (классификация носителей информации и способов передачи документов);
разделение документооборота на документопотоки, т.е. движение документов внутри организации по различным направлениям и маршрутам, и характеристики состава и содержания документов, включенных в документопотоки;
направленность движения документов и их периодичность;
характеристики документооборота как организованного движения документов: маршруты движения, этапы и инстанции прохождения маршрута и т. д.
Для того чтобы выполнить главное правило организации документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени, необходимо соблюдать ряд требований, в числе которых:
нахождение кратчайшего пути для каждого документа за счет исключения тех инстанций прохождения и технологических операций по обработке документов, которые не обусловлены деловой необходимостью, в том числе дублирующих и повторных операций;
максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным;
исключение или максимальное ограничение возвратных перемещений документов (при их обработке – регистрация и доставка, при их подготовке – визирование и согласование и т. д.).
Соблюдение этих правил позволяет достичь точности направления документопотоков, сократить время и трудозатраты на обработку документов, добиться равномерного поступления документов и пропорциональной загруженности как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства, что влияет на улучшение документационного обеспечения аппарата управления в целом. Анализ направленности движения документов, связанный с выявлением основных информационных потоков внутри организации, а также маршрутов движения отдельных категорий документов, является основой для оптимизации документооборота в условиях внедрения автоматизированных технологий.
Документооборот как технологический процесс делится на несколько составляющих его частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Каждый из документопотоков отличается определенным направлением движения документной информации. Поэтому документопотоки различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.
По направлению выделяют горизонтальные и вертикальные (восходящие и нисходящие) потоки. Горизонтальные потоки связывают организации одного уровня управления, вертикальные – организации различных уровней, например руководящий орган управления и подчиненные ему учреждения и организации. Восходящие потоки – это документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции (документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций). Нисходящие потоки – это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям. По отношению к управленческой системе выделяют:
входящий документопоток (документы, поступающие в организацию);
исходящий документопоток (документы, отправляемые из организации);
внутренний документопоток (документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации).
Основными характеристиками документопотока являются его содержание, функциональная принадлежность, объем, режим, структура, направление, а также наличие в системе документооборота постоянной и переменной части.
По содержанию и функциональной принадлежности совокупный документопоток в организации разделяется по соответствующим направлениям, обеспечивающим адресность документов.
Объем документопотока измеряется фактическим количеством документов (подлинников и копий); он может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в них информации, выраженным в листах (рукописных, машинописных, печатных), знаках, количестве поручений, исполнителей и др.
Режим документопотока определяется во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой деятельности (активности), внутренним ритмом работы органа управления. Он характеризуется такими факторами, как интенсивность (объем в единицу времени), пропускная способность различных каналов связи, средств создания и тиражирования документов, допустимая (нормативная) загрузка сотрудников и потребителей информации.
Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может осуществляться классификация документов и их индексация, а также создаваться система научно-справочного аппарата по документам организации. Структура документопотока в значительной степени соответствует функционально-целевому назначению составляющих ее документов. По функционально-целевому назначению – это информационные документы о состоянии объектов управления, например плановая, распорядительная, финансовая документация, состав который зависит от специфики деятельности конкретного органа управления.
Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения, и т.д. Направление документопотока влияет также на способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и др.
Поток постоянной (периодической) документации имеет, как правило, устойчивое содержание, внутреннюю структуру, объем в течение заданного периода. Документы этого потока (плановые, финансовые, статистические и др.) движутся в организации (органе управления) по строго определенным направлениям, и при четком разграничении границ этого потока их доведение до исполнителей может проводиться без участия руководства. Для постоянной части исходящего документопотока целесообразно широкое делегирование полномочий подписания документов – оно не ограничено законодательством и находится в компетенции руководителя организации (органа управления).
Переменная (несистематизированная) документация обусловлена вероятностным характером поступления документов в организацию (орган управления). Эта часть документопотока определяет специфику адресности движения документов и режим их обработки. Именно с этой целью часть поступающих документов направляется на рассмотрение руководителя и дополняется его резолюцией, содержащей в обязательном порядке информацию об адресах исполнителей и, как правило, режиме исполнения.
Из рассмотрения характеристик документопотока видно, что основными управляемыми параметрами его являются: содержание или функциональная принадлежность; структура потока; направление потока и его режим.
Необходимость изучения документопотока, его характеристик, определение целей его исследований обусловливают повышение эффективности управленческой деятельности; ускорение движения документов в организации (органе управления); уменьшение трудоемкости обработки документов.
Хотя порядок движения документов и их состав в конкретной организации вторичны по отношению к ее целям и задачам, внутренней структуре и распределению обязанностей среди исполнителей, тем не менее, организация документопотока поддается самостоятельному регулированию и нормированию в органах управления с учетом рекомендаций ГСДОУ, закрепляющих порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимается соответствующая служба ДОУ. В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документированной информации, сроки обработки и исполнения документов. Поэтому органы управления при проектировании рациональной системы документооборота должны учитывать вышеуказанные рекомендации ГСДОУ и положения, выработанные практикой делопроизводства и НОТ, а именно:
исключение или крайнее ограничение возвратного движения документов;
однократность пребывания документа в одном структурном подразделении (у исполнителя);
обусловленность пребывания документа в той или иной инстанции только необходимостью его обработки;
параллельность осуществления различных операций для сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения;
передача в службу ДОУ учетно-информационных сведений в ходе движения и исполнения документов, а также результатов контроля и других сведений с помощью регистрационных карточек (РКК), бездокументальными способами, исключающими возвратное движение самих документов.
Наиболее эффективными современными методами совершенствования документооборота являются:
создание государственных, локальных систем унифицированных документов;
унификация текстов документов;
построение эффективных поисково-информационных систем;
регламентирование документообразования и прохождения документов;
введение компьютерных технологий обработки информации.
Одним из главных требований к документообороту является то, что ни один официальный документ не может остаться бесследным, он должен быть зарегистрирован, и его движение должно установленным порядком, оперативно, по наиболее короткому пути от момента его постановки на учет после его получения (создания) до завершения его исполнения и сдачи в архив.
4.2. Порядок движения документов в организации
Главным правилом организации документооборота является оперативное движение документа по кратчайшему пути с меньшими затратами времени и труда, поэтому его организация в воинском формировании предполагает, в первую очередь, установление и закрепление порядка движения документов на всех его этапах, начиная с получения или создания документов и заканчивая обработкой исполненных или отправляемых документов.
К настоящему времени многолетней практикой организации и осуществления делопроизводства в различных по назначению, масштабу и структуре организациях выработан вполне определенный порядок движения в них документов; более того, его общие черты закреплены в действующих нормативных актах (например, в ГСДОУ и ЕГСД) и различных методических пособиях. Согласно этому установился общий порядок движения документов в организации, включающий в последовательности, соответствующей характеру документопотока (входящего, внутреннего или исходящего) такие этапы, как:
прием и первичная обработка документов;
предварительное рассмотрение и распределение документов;
регистрация документов;
направление на исполнение и исполнение документов;
оформление и удостоверение документов;
отправка документов.
Приведенная последовательность этапов в полной мере соответствует порядку движения входящих документов. Для внутренних и исходящих документов присуща другая последовательность этапов в порядке их движения, однако для всех подобных категорий документов упомянутые этапы их движения имеют место быть.
4.2.1.Движение входящих документов
В своей совокупности прием и первичная обработка входящих документов, их предварительное рассмотрение, распределение и, наконец, регистрация составляют содержание экспедиционной обработки документов. В организации, имеющей подразделение службы ДОУ, прием и первичная обработка документов осуществляются экспедицией или специально выделенным сотрудником; в организации, не имеющей такого подразделения, прием и обработка документов осуществляется секретарем. Централизация приема и обработки документов позволяет быстрее доставлять их исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить её сроки, вести учет затрат на обработку документов и учет объема документооборота.
Входящие документы могут поступать по почте, телеграфу, электронной почте, через факсимильную связь или фельдъегерскую доставку. Задача службы делопроизводства – организовать учет поступления документов, их первичную обработку и в последующем координировать их движение.
Правила первичной обработки документов сводятся к следующему.
Документы, поступающие в организацию, независимо от способа их доставки (по почте, факсом, телеграфом и т.п.), должны приниматься и обрабатываться работником подразделения службы ДОУ (например, участка входящих документов делопроизводства). Ему должны передаваться все документы, независимо от адресата, в том числе и документы, полученные сотрудниками за пределами организации в командировках или иным путем. Заказная корреспонденция также передается для экспедиционной обработки. При необходимости сотрудник, принимающий ее, расписывается в разносной книге, журнале или квитанции в приеме документов и отмечает дату их получения. Если на конверте имеются надписи «Срочно» и другие, отмечается, как и в документах, полученных по проводной связи, точное время их получения.
При получении документов прежде всего должна быть проверена правильность их доставки и целостность упаковки. Ошибочно доставленные документы работниками экспедиции без задержки должны быть возвращены отправителю. При поврежденной упаковке особенно тщательно проверяется полнота вложения материалов, отсутствие механических повреждений. При необходимости к документам следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудником, производящим их прием, составляется акт, который присоединяется к документам и вместе с ними передается для его утверждения и принятия решения по данному факту, но в любом случае инцидент не должен вызывать прекращения или замедления обработки поступающих документов. О всех недостатках и нарушениях, выявленных при первичной обработке документов, сообщается отправителю. Не вскрываются в экспедиции и передаются адресату документы, имеющие гриф «Лично», документы на машинных носителях, а также адресованные общественным организациям.
После вскрытия упаковка уничтожается, исключение делается в следующих случаях:
в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя (но они есть на упаковке);
в документе не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;
при получении доплатной корреспонденции;
если полученный документ по смыслу носит личный характер, а на упаковке (конверте) грифа «Лично» (К) не было.
Информация обо всех полученных сообщениях и документах фиксируется в специальных журналах. Этот процесс получил название первичного учета (регистрации) документов. В связи с тем, что регистрация осуществляется не только входящих, но исходящих и внутренних документов и к тому же она играет важную роль в информационно-поисковой системе по документам организации, контроле исполнения и др., детально она рассматривается в соответствующем параграфе учебного пособия.
Обработка поступающих документов может считаться удовлетворительной, если документ поступает на исполнение в течение дня или на следующий день после его получения организацией. Обработка телеграфных и телефонных сообщений (телеграмм и телефонограмм), не требующих, исходя из их содержания, срочного исполнения, осуществляется вместе с остальной корреспонденцией.
При необходимости срочного исполнения поступившего документа целесообразно ознакомить предполагаемого исполнителя с его содержанием до прохождения документом всех стадий обработки.
Подготовка документов на доклад осуществляется в процессе предварительного их рассмотрения в службе ДОУ. В результате должно быть определено, куда и кому должен быть направлен документ. ГСДОУ устанавливает на этой стадии распределение документов на потоки, а именно документы, направляемые для обязательного рассмотрения руководителями в соответствии с их обязанностями, и документы, направляемые сразу в подразделения исполнителям как не требующие резолюции руководителя.
Предварительное рассмотрение поручается самому опытному сотруднику службы ДОУ, хорошо знающему структуру организации и должностные обязанности сотрудников. Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов: примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством; перечня должностных лиц и их обязанностей; технологических графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.д.
При оценке поступившего документа учитываются:
важность его содержания;
сложность и новизна поставленных вопросов;
авторство, т.е. служебное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления;
реальная срочность исполнения документа;
вид документа: приказ, письмо, отчет и т. д.
При нечетком разделении функций между отдельными органами управления, нарушении сложившихся правил ведения переписки и по другим причинам значительную часть корреспонденции могут составлять документы по вопросам, не входящим в компетенцию их получателя. На стадии предварительного рассмотрения эти документы отбираются и с типовым сопроводительным письмом направляются по назначению.
После установления компетенции и ответственности, необходимых для решения поставленных в документе вопросов, отбираются те, которые для рассмотрения и определения порядка их исполнения следует направить руководству. Руководству, как правило, направляются документы, полученные от правительственных органов и органов представительной и исполнительной власти, а также документы вышестоящих органов управления и жалобы на действия подчиненных должностных лиц.
Собственно движение входящего документа внутри организации начинается с его рассмотрения руководителем и наложения резолюции, определяющей дальнейшее его движение и порядок исполнения; для документов, не требующих резолюции руководителя, это движение начинается с направления его исполнителю (в подразделение или конкретному должностному лицу). После рассмотрения документа руководителем и наложения резолюции документ возвращается в службу ДОУ, где регистрируется резолюция руководителя, документ ставится на контроль исполнения и организуется оперативное доведение его до исполнителя. Если исполнителей несколько, то ознакомление ряда должностных лиц с одним экземпляром документа целесообразно поручать специально выделенному сотруднику, а если документ требует значительного времени для работы по его изучению, то следует составить график сроков и последовательности прохождения документа в организации.
Поручение по исполнению документа дается, как правило, одному должностному лицу. Должностные лица, которые исполняют документ, обязаны сделать это исходя из срока исполнения, установленного резолюцией (или иным поручением руководителя).
Доведение адресованных документов до сведения непосредственных исполнителей организуется в кратчайшие сроки. Ответственный за исполнение всецело отвечает за организацию исполнения поручения (документа). Соисполнители в соответствии с указаниями ответственного исполнителя обязаны в установленные сроки отработать необходимые документы и несут ответственность за исполнение резолюции в пределах полученных указаний.
После исполнения и соответствующего оформления документ возвращается на место постоянного хранения. Вместе с исполненным документом подшивается и второй его экземпляр.
Документы, с течением времени утратившие практическое значение и не имеющие исторической и научной ценности, а также документы с истекшими сроками хранения подлежат уничтожению и списанию.
Таким образом, подводя итог вышесказанному, следует подчеркнуть, что действия службы ДОУ по обеспечению порядка движения входящих документов включают:
первичную обработку документов, полученных по различным каналам, и их регистрацию;
подготовку документов на доклад;
рассмотрение документа и оформление резолюции, ее регистрацию;
постановку документа на контроль;
отправку документа на исполнение или доведение до сведения соответствующих должностных лиц;
контроль исполнения документа;
прием исполненного документа и снятие его с контроля;
направление документа на хранение или сдачу его в архив.
Пример движения входящего документа в организации показан на рис. 4.1.
4.2.2. Движение исходящих документов
Исходящие документы – это документы, разрабатываемые в организации и отправляемые за ее пределы нижестоящим органам управления для руководства, либо вышестоящим органам управления во исполнение полученных от них указаний, либо в другие организации в порядке взаимного информирования и т.п. Движение исходящих документов в организации начинается с момента поступления разработанного, утвержденного, а при необходимости, и размноженного документа в службу ДОУ.
Работа с исходящими документами как инициативными, так и ответными, заключается в подготовке проекта документа, его оформлении, согласовании (визировании) и удостоверении, регистрации и отправке из организации.
Разработка документа начинается со сбора информации. Проводится изучение норм и положений соответствующих правовых актов и нормативных документов, анализ ранее изданных документов и т. д. На этом этапе исполнитель использует информационно-поисковую систему по документам организации и сами документы. После этого готовится проект будущего документа. Проект документа проходит этап согласования с руководителями структурных подразделений и специалистами. Их согласие с содержанием документа выражается визированием. Если вопрос касается деятельности сторонней организации, документ требует внешнего согласования.
В этом случае проект документа направляется соответствующим организациям или конкретным должностным лицам этих организаций. Для предварительного ознакомления и согласования с несколькими должностными лицами проект документа может быть размножен и передан одновременно всем участвующим в его подготовке организациям и лицам (параллельное согласование). Однако иногда требуется последовательное согласование, в соответствии с функциями сторонних организаций или структурных подразделений данной организации.
После получения на проекте документа всех виз документ передают на подпись руководителю вместе с приложениями к нему. Исходящие документы подписываются руководством организации или руководителями структурных подразделений. Уровень подписания документов оказывает непосредственное влияние на движение исходящих документов: чем он выше, тем больше инстанций должен пройти документ. Поэтому целесообразно там, где возможно, предоставлять право подписи руководителям структурных подразделений в соответствии с их функциями.
После подписания исходящий документ передается в службу ДОУ или секретарю для регистрации, затем на отправку.
Поступивший документ и копия отправленного документа с визами согласования подшиваются в дело. На документе и в регистрационной форме проставляются соответствующие отметки об исполнении.
Обработка и отправка из организации документов осуществляются централизованно экспедицией, должностным лицом службы ДОУ или секретарем. Для отправки исходящие документы принимаются полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с отметкой о категории отправления.
Работник службы делопроизводства проверяет правильность оформления документов (наличие подписи, даты, регистрационного индекса), наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, правильность адресования, соответствие даты подписания дате отправки.
Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются в структурные подразделения исполнителям на доработку.
На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, на которой в экспедиции проставляется фамилия сотрудника и дата отправки. Документы на машинных носителях принимаются к отправке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленном порядке. Вопрос об отправке документа по почте или курьером, решается службой ДОУ в зависимости от сложившейся конкретной ситуации.
Написание адреса на конверте должно соответствовать действующим почтовым правилам. Документы, поступившие на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня. Пример разработки и движения исходящего из организации документа показан на рис. 4.2.
4.2.3. Движение внутренних документов
В процессе движения внутренних документов последовательно выделяют подготовку и оформление документа, его регистрацию и доведение до сведения лиц, которым он предназначен, исполнение документа и его контроль, а также обработку исполненного документа в службе ДОУ.
Работа по подготовке и оформлению внутренних документов организуется так же, как работа с исходящей документацией, порядок исполнения и маршруты движения документов по своему характеру аналогичны порядку исполнения и маршрутам движения во входящем документопотоке.
Отличия имеются в подготовке распорядительных документов. Так приказы по основной деятельности должны согласовываться в юридическом отделе или с юристом, приказы по личному составу готовятся кадровой службой с соблюдением трудового законодательства, решения коллегиального органа – специальным аппаратом, например секретариатом коллегии или секретарем совета директоров.
4.3. Совершенствование документооборота в организации
Присущая управленческому процессу тенденция к увеличению объема документооборота не только в количественном, но и в качественном отношении (по назначению, формам документов и т.д.), что подтверждается практикой управленческой деятельности, определяет объективную необходимость совершенствования документооборота в организациях, различных по масштабу и специфике деятельности. Не вызывает сомнения, что в современных условиях такое совершенствование должно осуществляться с соблюдением принципа системности как в организации движения документов, так и в деятельности персонала, участвующего в работе с документами.
В качестве основных направлений совершенствования документооборота в организации можно выделить следующие:
четкое распределение задач и обязанностей между структурными подразделениями и должностными лицами при работе с документами;
рационализация состава и форм документов посредством их унификации и стандартизации, а в секретном делопроизводстве, кроме того, строгая регламентация при определении грифа секретности документа;
совершенствование структуры информационных потоков, сокращение их объема, разработка оптимальных маршрутов движения документов;
совершенствование организации хранения информации;
механизация и автоматизация процессов обработки информации и ее документального оформления;
совершенствование контроля за исполнением документов.
Основу рациональной организации любого труда, в том числе и по документационному обеспечению, составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между конкретными исполнителями. Точное знание своих обязанностей повышает ответственность каждого должностного лица, позволяет правильно спланировать рабочий день и в то же время исключает дублирование операций. Разделение труда закрепляется штатным расписанием и должностными инструкциями, в которых определено организационно-правовое положение должностного лица (исполнителя) в организации.
Резервы повышения эффективности работы с документами должностных лиц органов управления заложены, во-первых, в сокращении временных затрат (трудозатрат) на выполнение основных приемов работы с документами, которые могут быть достигнуты, с одной стороны, обоснованием видов документов и их объемов, необходимых и достаточных на каждом уровне управления, а также повышением мастерства выполнения основных приемов работы с документами (овладение скорочтением, скорописью, навыками в овладении оргтехникой), с другой стороны, организацией рабочих мест должностных лиц органов управления с учетом эргономических требований, предъявляемых работой с информацией. Во-вторых, такие резервы заложены в повышении качества выполнения работ с документами за счет психофизического отбора кандидатов на замещение должностных лиц и специального обучения отобранных кандидатов работе с информацией.
Рационализация документооборота необходима на всех его этапах, однако наиболее существенное влияние на качество документообеспечения оказывает рационализация документооборота на этапе движения документов в ходе их исполнения, так как именно на этом этапе проявляются как творческая, так и организационная стороны процесса работы с документами.
Немаловажное значение, с точки зрения рационализации документооборота как основы документообеспечения, имеет сокращение количества создаваемых (разрабатываемых) документов. Оно достигается путем упорядочения документообразования за счет унификации как отдельных групп документов, так и всей их системы при документационном обеспечении управления. На практике это выражается в создании систем документации, строго устанавливающих состав разрешенных к применению форм и регламент пользования ими.
Реальным путем сокращения неоправданного документопотока является повышение качества самих документов как носителей нормативной и иной управленческой информации. Текст документа, отражающий управленческое действие, поручения, решения, должен быть составлен таким образом, чтобы он содержал только необходимую информацию, четко трактовал сущность решения и определял реальные и обоснованные сроки исполнения. На практике, к сожалению, часты случаи, когда документ поступает на исполнение с уже просроченными сроками, когда суть вопроса так завуалирована, что неясно, положительно или отрицательно решен вопрос. Поэтому важно, чтобы при подготовке документов максимально широко использовались унифицированные формы, текст которых уже продуман и рационализирован.
Помимо сокращения количества документов рационализация документооборота достигается: путем введения практики предварительного рассмотрения документов высококвалифицированным специалистом и распределения их по исполнителям, минуя руководителей; сведения к минимуму ручных операций и переписки данных; применения средств механизации и компьютерных технологий на всех этапах движения документов и, наконец, ведения строгого контроля исполнения документов.
Совершенствование структуры информационных потоков, сокращение их объема достигаются путем оптимизации количества и протяженности маршрутов движения документов и состава документов на выделенных маршрутах. Практически дает хорошие результаты использование графических оперограмм и табличных маршрутно-технологических карт.
Оперограмма представляет собой документ, регламентирующий последовательность и состав исполнителей операций при документационном обеспечении управления. Она является графической интерпретацией процесса составления документа (например, документальное оформление принятого решения) как по операциям формирования его содержания, так и по операциям обработки носителей информации. Оперограмма позволяет систематизировать содержание и исключать пропуски и дублирование отдельных операций, рационализировать маршруты движения документов, определять виды работ по документированию управленческих процессов, особенно при разработке сложных и трудоемких документов. Оперограмма разрабатывается в виде графической таблицы, содержащей в себе перечень проводимых операций, исполнителей и графическое представление этих операций (рис. 4.3).
Маршрутно-технологическая карта представляет собой табличную интерпретацию процесса составления документа или его движения, позволяющую, в отличие от оперограммы, отражать не только последовательность и исполнителей, но и другие необходимые параметры, например время, затраты и т.п. Маршрутно-технологическая карта имеет прикладное значение; она позволяет простым и наглядным способом анализировать и определять движение документов, временные рамки и «загрузку» исполнителей (табл. 4.1).
Ранее описанная организация хранения документов в конкретных условиях деятельности органов управления, в первую очередь подразделений службы ДОУ (делопроизводства), совершенствуется за счет создания информационно-поисковой системы по документам организации как минимум на основе ручной
|
Технологическая операция |
Делопроизводство (секретное и несекретное) |
Руководитель организации |
Начальник делопроизводства |
Заместитель руководителя |
Исполнитель |
Группа контроля за исполнением документов |
|
Получение документа, рассмотрение адресации, регистрация и передача документа на рассмотрение |
||||||
|
Рассмотрение документа, принятие решения, наложение резолюции |
||||||
|
Передача документа лицу, ответственному, в соответствии с резолюцией, за исполнение документа в целом |
||||||
|
Рассмотрение документа и поручений руководителя, определение конкретных исполнителей |
||||||
|
Доведение документа до исполнителя |
||||||
|
Ознакомление с документом (роспись, фамилия, дата ознакомления) |
||||||
|
Постановка документа на контроль (при необходимости), занесение требований документа и поручений ДЛ в РКК |
||||||
|
Исполнение документа, оформление на нем записи об исполнении |
||||||
|
Сообщение лицу, осуществляющему контроль за исполнением документа, результатов исполнения для снятия его с контроля |
||||||
|
Внесение в РКК сведений об исполнении документа |
||||||
|
Снятие документа с контроля, представление доклада |
||||||
|
Подшивка документа в дело |
Рис. 4.3. Оперограмма движения входящего документа
обработки документов, но лучше – механизированной и, конечно, автоматизированной обработки документов с использованием компьютерных технологий. Последнее является наиболее эффективным и системе ДОУ крупномасштабных разветвленных организаций.
Для автоматизации хранения и поиска информации используются технологии информационно-поисковых систем. Применение компьютерной техники позволяет создать необходимую базу информационно-справочных массивов, обеспечивающую не только оперативное отыскание документов, но и быстрое получение содержащейся в них информации. Примерами документальной информации, для которой эффективно автоматизированное хранение и поиск, могут служить законы, постановления, комментарии к нормативным актам, тексты контрактов, переписка с клиентами и партнерами, проекты, стенограммы переговоров, приказы, распоряжения, письма, отчеты, планы, программы, записи судебных дел, постановления судов, научные статьи, доклады, конспекты, рефераты, периодические и специальные печатные издания, каталоги фирм, рекламные издания, справочники и другие документы.
При автоматизации поиска документальной информации важнейшими являются задачи формализации содержания документа и запроса; при их решении могут использоваться различные подходы. Первый подход состоит в том, что содержание документа, а также его характеристики (дата издания документа, автор и т.п.) отображаются в некую структурированную информацию.
Таблица 4.1
Маршрутно-технологическая карта подготовки документа
|
Наименование работ (операций) |
Исполнитель |
Норма времени на операцию, мин |
Среднемесячная зарплата |
Расчетная величина стоимости |
|
1. Выдача поручения |
Руководитель |
5 |
||
|
2. Получение поручения |
Специалист |
5 |
||
|
3. Подготовка проекта письма-сообщения |
Специалист |
90 |
||
|
4. Печатание проекта |
Делопроизводитель |
7,5 |
||
|
5. Согласование с проекта |
Специалист, руководитель |
10 |
||
|
6. Корректировка проекта |
Руководитель |
10 |
||
|
7. Перепечатывание текста |
Делопроизводитель |
5 |
||
|
8. Сверка отпечатанного текста |
Делопроизводитель |
3 |
||
|
9. Визирование проекта |
Специалист, юр. служба и др. |
5 |
||
|
10. Удостоверение документа руководителем организации |
Делопроизводитель, руководитель |
5 5 |
||
|
11. Передача документа на регистрацию |
Делопроизводитель |
10 |
||
|
12. Регистрация документа |
Инспектор, делопроизводитель |
5 5 |
||
|
13. Оформление заказа на размножение |
Специалист |
3 |
||
|
14. Передача документа на размножение |
Делопроизводитель |
10 |
||
|
15. Размножение письма |
Оператор |
120 |
||
|
16. Заверение копии письма |
Делопроизводитель |
120 |
||
|
17. Составление списка на рассылку |
Специалист |
40 |
||
|
18. Печатание списка на рассылку |
Делопроизводитель |
25 |
||
|
19. Удостоверение списка на рассылку |
Делопроизводитель |
25 |
||
|
20. Подбор экземпляров письма |
Делопроизводитель |
60 |
||
|
21. Обработка отправляемых документов |
Экспедитор |
120 |
||
|
22. Подшивка в дело экземпляра письма |
Инспектор |
5 |
В этом случае поиск документа сводится к поиску структурированной информации средствами системы управления базой данных или табличного процессора.
Второй подход состоит в том, что поиск происходит по всему тексту документа или по его поисковому образу. При этом в качестве запроса чаще всего выступают отдельные ключевые слова или их логические комбинации. Этому подходу, соответствующему традиционному пониманию документального поиска, и уделено особое внимание в настоящее время.
Эффективность документального поиска оценивают на основе показателей полноты и точности. Полнота поиска определяется как отношение числа выданных в ответ на запрос релевантных (способных служить для различения языковых единиц) документов к числу всех имеющихся в поисковом массиве релевантных документов. Точность поиска определяется как отношение числа релевантных документов в выдаче к общему числу выданных документов.
Автоматизированный документальный поиск может быть организован на основе различных технологий: поиска по поисковому образу документа; поиска по полному тексту документа; поиска документов по гипертекстовым ссылкам. Технология поиска по полному тексту является неотъемлемой составляющей таких современных и перспективных информационных технологий, как системы управления документами (Document management system, DSM), технологии групповой работы над документами, технологии поиска в Internet/intranet. На технологии гипертекста базируется самый известный сервис Internet.
ТЕСТОВЫЕ ЗАДАНИЯ
Тема 4. Организация документооборота
Задание 1. Документооборот это движение документов в организации с момента их создания или получения до …
Задание 2. Порядок движения документов в организации включает этапы …
Задание 3. Индекс дела, в которое должен быть подшит контрольный экземпляр документа, определяет …
Задание 4. Обработка поступивших документов считается оптимальной, если они доставлены к исполнителям …
Задание 5. Последовательность подготовки и оформления документа …
Задание 6. Если документ направляется более чем в четыре адреса, исполнитель …
Задание 7. Неправильно оформленные и некомплектные документы служба ДОУ должна …
Задание 8. Отправка корреспонденции почтой должна проводиться …
Задание 9. Отправлять служебные телеграммы после их регистрации в службе ДОУ следует …
Задание 10. Вопрос об отправке документа по почте или курьером, решается …
Задание 11. При предварительном рассмотрении и оценке поступившего документа учитываются:
Задание 12. Применение оперограмм и маршрутно-технологических карт при совершенствовании документооборота направлено на сокращение…
Глава 5.
Информационно-поисковая система по документам
организации. Регистрация документов
Организация документооборота в обязательном порядке предполагает создание определенной информационно-поисковой системы по документам организации (ИПС). Эта система, в зависимости от масштаба организации, широты и разносторонности области ее деятельности, а также от оснащенности современными средствами управления, может быть ручного типа, механизированной или автоматизированной. Целью создания ИПС является обеспечение оперативного получения информации о документах и содержащихся в них сведениях, а также отыскания необходимых документов.
ИПС предполагает осуществление в соответствии с ГОСТ 7.59-90 регистрации документов и их индексации, формирование картотек и информационно-поисковых массивов, организацию оперативного хранения документов путем формирования дел в соответствии с установленной в организации номенклатурой дел и размещения их в порядке, обеспечивающем быстрый поиск дел и документов.
5.1. Регистрация документов
Регистрация документа - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения5.
В обеспечении учета, контроля и поиска документов регистрации принадлежит ведущая роль. Именно регистрация является первым этапом при создании информационно-поисковых систем по документам организации. Она позволяет сформировать базу данных о документах, является основной для контроля исполнения документов и информационно-справочной работы. Для достижения целей регистрации осуществляется ввод в информационно-справочную систему сведений о документах.
Избранная система регистрации существенным образом влияет на всю систему документационного обеспечения управления: технологию контроля исполнения документов, организацию информационно-справочной работы, обеспечение сохранности документов. Для современных учреждений и организаций характерен постоянный рост объемов документооборота, и большая часть поступающих, внутренних и отправляемых документов регистрируется. Регистрация является одной из наиболее трудоемких делопроизводственных операций, поэтому при построении рациональной системы регистрации важно определить, какие документы должны регистрироваться, а какие нет.
Обязательной регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. При определении необходимости регистрации документов учитывают их содержание, авторство, вид, подлинность. Кроме того, нужно иметь в виду, что документы приобретают юридическую силу только после регистрации. Исходящим документам регистрация придает официальный характер, фиксирует факт их составления и отправки. При регистрации входящих документов происходит подтверждение не только их получения, но и ответственности получившей организации за использование заключенной в них информации.
Регистрируются документы, поступающие от органов государственной власти и управления, от вышестоящих органов управления или направляемые в их адрес; важнейшие внутренние документы: приказы, протоколы и т.д.; входящие документы, которые требуют решения или ответа, и соответствующие исходящие документы. Не подлежат регистрации документы, присланные для сведения и не требующие ответа, поздравительные письма, информационные и рекламные материалы, приглашения на различные мероприятия и т.п. Существенную помощь в определении такой категории документов может оказать перечень нерегистрируемых документов, который должен разрабатываться в каждой организации. Такой перечень является приложением к инструкции по делопроизводству, но может быть и самостоятельным документом. В этом случае он утверждается руководителем организации.
Форма организации регистрации может быть централизованной и децентрализованной. При централизованной форме все документы – входящие, исходящие и внутренние – регистрируются в одном месте. Такая форма характерна для сравнительно небольших организаций, в которых регистрацией занимается секретарь руководителя или должностное лицо в делопроизводстве.
В крупных организациях, а также в организациях с территориально разобщенными структурными подразделениями регистрация документов ведется децентрализовано. Децентрализованная форма регистрации предполагает наличие многих пунктов регистрации документов. В условиях использования автоматизированной системы ДОУ предпочтение отдается централизованной регистрации. В этом случае, во-первых, сокращается трудоемкость обработки документов в структурных подразделениях и, во-вторых, появляется возможность формирования единой автоматизированной информационно-поисковой системы по документам всей организации.
Специализированная документация (расчетно-денежная, плановая, статистическая отчетность, печатные издания и др.), как правило, не регистрируется службой делопроизводства. Ее регистрацией занимаются соответствующие функциональные структурные подразделения (финансовый отдел, библиотека и т.д.).
При любой форме регистрации должен соблюдаться ее основной принцип – однократность. Он предполагает, что информация о документе фиксируется в избранной регистрационной форме лишь один раз. Однако однократный ввод информации должен обеспечить ее многократное использование в ходе учета документов, справочной работы, контроля за исполнением документов.
Должны регистрироваться документы, поступающие в организацию или отправляемые из нее по любым каналам связи: по почте, электронной почте, факсу. Место регистрации документов определяется в инструкции по делопроизводству (ДОУ). Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания. При передаче зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое документ повторно не регистрируется. Телеграммы регистрируются немедленно после их получения и сразу передаются адресату.
При регистрации документов широко используют различные справочные материалы, которые разрабатываются организацией: список структурных подразделений с их условными обозначениями; перечень подведомственных организаций, перечень постоянных корреспондентов с аналогичными данными; классификатор вопросов (участков) деятельности организации и др. Использование таких справочников может значительно упростить регистрацию документов.
Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от их вида, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы по основной деятельности и по личному составу, служебная переписка, акты, обращения граждан и т.д. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам отдельно в пределах каждой группы. Данные на входящие, исходящие и внутренние документы заносятся в регистрационные формы.
При регистрации каждому документу присваивается индивидуальный регистрационный индекс, который означает принадлежность документа к конкретной классификационной группе и его порядковый номер внутри нее. Классификационные группы формируются в соответствии с наименованиями видов документов, их авторов и содержанием. Индексы необходимы для учета, поиска и систематизации документов и в традиционных, и в автоматизированных системах обработки документации. Это позволяет получить сведения о поступлении и отправке документов, количественные данные для подсчета объема документооборота за определенные промежутки времени, провести анализ причин роста или снижения количества документов. Кроме того, регистрация документов дает возможность изучить структуру документооборота, его распределение по структурным подразделениям организации и т.д.
В пределах одной организации должна быть разработана единообразная и стабильная система индексирования. Независимо от того, где регистрируются документы (в канцелярии или структурных подразделениях), индексы должны иметь постоянное расположение составных частей. В качестве условных обозначений рекомендуется использовать арабские цифры, в отдельных случаях к ним добавляются литеры.
Для систематизации документов, т.е. разделения их по группам, используется номенклатура дел. Индексы дел, включенных в номенклатуру, входят в состав регистрационных индексов входящих и исходящих документов. Так базовый индекс состоит из индекса дела по номенклатуре, обозначающего принадлежность документа к определенной группе документации, и его порядкового номера внутри данной группы. Например: 02-10/15, где 02-10 – это индекс дела по номенклатуре, 15 – порядковый номер документа.
В соответствии с поисковыми задачами в конкретной организации могут добавляться к базовому индексу иные классификационные обозначения: корреспондента, исполнителя и т. п. Части регистрационного индекса могут располагаться и в обратном порядке; при этом их значение не меняется. Порядковые номера возрастают в течение года и присваиваются отдельно поступающим и отправляемым документам.
Индексами внутренних организационно-распорядительных документов являются их порядковые номера, которые присваиваются в пределах каждого вида документов. Регистрационные индексы возрастают, как правило, в течение календарного года (в учебных заведениях – в пределах учебного года).
Документ, подготовленный несколькими организациями, должен иметь в составе индекса порядковые номера, присвоенные ему в каждой организации. Например, индекс 16/10 будет означать, что в одной организации документ зарегистрирован под номером 16, в другой – под номером 10.
При регистрации документ должен получить только один индекс, который одновременно проставляется и на документе, и в регистрационной форме. Регистрационные индексы проставляются на входящих документах (приложения к ним не индексируются); на исходящих документах и их копиях, остающихся в учреждении (приложения к ним также не индексируются); на внутренних документах.
Основными регистрационными формами в традиционной и автоматизированной системах документационного обеспечения управления в настоящее время являются журналы и регистрационные карточки.
В процессе регистрации в регистрационные формы вносят определенные сведения о документах.
Сведения о входящих документах включают:
автора (корреспондента);
название документа;
дату документа, проставленную организацией-автором;
индекс документа, присвоенный организацией-автором;
дату поступления;
индекс поступившего документа (входящий индекс);
заголовок документа или его краткое содержание;
резолюцию;
срок исполнения;
исполнителя (кому направляется документ на исполнение);
отметку об исполнении;
номер дела по номенклатуре, в которое документ помещается после исполнения.
Сведения об исходящих документах содержат:
исполнителя (должностное лицо, подготовившее документ);
дату документа;
регистрационный индекс;
корреспондента (кому адресован документ);
заголовок документа или его краткое содержание;
количество листов;
номер дела по номенклатуре, в которое копия документа помещается после отправки.
Кроме того, в регистрационной форме должен отражаться ход исполнения документов. Состав перечисленных реквизитов может быть дополнен другими сведениями о документе, которые необходимы конкретной организации для учета, контроля за ходом исполнения документа или задания и т. д. Например, могут использоваться такие сведения, как фамилия руководителя структурного подразделения, где исполняют документ, или данные о промежуточном решении вопроса и т. п.
На выбор формы регистрации влияют следующие обстоятельства:
количество входящих, исходящих и внутренних документов;
наличие документов, требующих строгого учета;
принятая в организации система делопроизводства (централизованная или децентрализованная);
возможность использования организацией компьютерных технологий обработки документов.
При использовании журнальной формы регистрации сведения о документах заносят в регистрационные журналы. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируют в разных журналах.
В последнее время получила развитие факсимильная связь, которая обеспечивает скорость доставки документов адресатам. Факсограммы обязательно должны регистрироваться сотрудниками, отвечающими за регистрацию остальных документов. Нужно отметить, что для этой категории документов имеет значение фиксация несколько иных сведений, например, времени отправки и приема документа, номера телефона исполнителя, данных об отправителе и др.
Журнальная форма регистрации используется тогда, когда необходимо регистрировать документы строгого учета, например конфиденциальную документацию, документы об образовании (аттестаты, дипломы), документы, фиксирующие акты гражданского состояния, удостоверяющие что-либо, и т. п. При использовании журнальной регистрации обеспечивается лучшая сохранность сведений о документах.
В современной управленческой практике журналы для регистрации документов целесообразно применять, если объем документооборота невелик (порядка 50 тыс. документов в год). При значительных объемах документооборота журнальная форма регистрации имеет ряд существенных недостатков:
1. Журнальная форма предполагает запись данных о документах по порядку, т. е. только в хронологической последовательности. Основным признаком для поиска документов становится дата их поступления или регистрационный номер. Поэтому поиск нужных сведений ведется путем постраничного просмотра всех записей, что требует значительного времени. Еще более затруднено наведение перекрестных справок, когда нужно получить информацию о нескольких документах или найти все документы, касающиеся решения одного вопроса.
2. Нарушается принцип однократности регистрации. При передаче документа из одного структурного подразделения (например, из канцелярии) в другое неизбежна повторная регистрация, так как сведения о документе нужны во всех структурных подразделениях, через которые проходит документ.
3. При большом количестве поступающих и отправляемых документов значительно увеличивается время регистрации, так как при журнальной форме регистрацией может заниматься только один работник. Это замедляет скорость обработки документов, приводит к увеличению трудозатрат.
4. Значительно затрудняется контроль за сроками исполнения документов. Для того чтобы выявить документы с истекающими сроками исполнения, порой нужно просмотреть многочисленные записи в журнале. Поэтому на контролируемые документы дополнительно заполняются контрольные карточки, из которых формируется контрольная картотека. Таким образом происходит дублирование процесса регистрации.
Карточная форма регистрации делает этот процесс более быстрым и удобным, поэтому она получила достаточно широкое применение в различных организациях и учреждениях.
Сведения о регистрируемом документе заносятся в регистрационно-контрольную карточку. Регистрационная карточка имеет лицевую и оборотную стороны. Лицевая сторона предназначена для регистрации входящих документов, оборотная – исходящих и внутренних. При регистрации писем-ответов сведения о них заносятся на оборотную сторону карточки, которая уже использовалась для регистрации входящего письма. Общая форма единой регистрационно-контрольной карточки (РКК) закреплена в Основных положениях ЕГСД. В настоящее время конкретная форма карточки, ее размер, необходимые реквизиты и их расположение определяются организацией самостоятельно. Пример регистрационно-контрольной карточки приведен ниже.
Лицевая сторона регистрационно-контрольной карточки
|
1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.11.12.13.14.15.16.17.18.19.20.21.22.23.24.25.26.27.28.29.30.31 |
|||
|
Корреспондент |
|||
|
Дата поступления |
Входящий № |
Дата документа |
№ документа |
|
Краткое содержание |
|||
|
Резолюция |
|||
|
Срок исполнения |
Исполнитель |
Оборотная сторона регистрационно-контрольной карточки
|
Исполнитель |
Дата |
Исходящий № |
|
Куда (кому) |
Кол-во листов |
|
|
Кем подписан |
№ дела |
|
|
Краткое содержание |
||
|
Ход исполнения |
Отметка об исполнении |
Количество экземпляров регистрационной карточки определяется организаций. Оно зависит от степени централизации делопроизводства, количества исполнителей документа, количества справочных картотек и т. д. Как правило, требуется три экземпляра карточек: два помещают в справочную и контрольную картотеки, один передают исполнителю вместе с документом. Если исполнителей документа больше или справочные картотеки формируются не только по месту регистрации, количество карточек увеличивают.
Карточная форма регистрации документов имеет несомненные преимущества перед журнальной:
1. Обеспечивается реализация принципа однократности регистрации документа. Можно одновременно изготовить необходимое количество карточек и передать их по назначению: исполнителям, для формирования справочных и контрольных картотек.
2. В отличие от неподвижно скрепленных листов журнала, карточки можно располагать в любой необходимой последовательности. "Подвижность" карточек позволяет использовать в справочных картотеках различные поисковые признаки, так как их можно расположить по корреспондентам, исполнителям, авторам, содержанию, хронологии и др.
3. Карточная система позволяет сразу передать один экземпляр карточки в сроковую контрольную картотеку. Таким образом, отпадает необходимость создания специального массива карточек, предназначенного исключительно для ведения контроля за исполнением документов.
Однако на сегодняшний день наибольшее распространение получают автоматизированные системы регистрации, позволяющие заполнять регистрационные формы на компьютере и одновременно создавать базу данных по документам организации.
5.2. Формирование информационно-справочных массивов
Важным условием функционирования информационно-поисковой системы по документам организации является формирование информационно-справочных массивов, содержащих полную информацию о документах.
Одна из функций службы делопроизводства заключается в обеспечении быстрого поиска данных о том, где находятся нужные документы, как продвигается ход исполнения конкретного документа или в каких документах можно найти те или иные необходимые для работы сведения. Этим целям служат информационно-справочные картотеки, как правило, ручные, сформированные из регистрационно-контрольных карточек, содержащих совокупность данных о документах.
Ручные справочные картотеки представляют собой ящик (или несколько ящиков), в котором в определенном порядке размещаются регистрационные карточки, накапливаемые в течение года. При организации картотек используются различные схемы их построения в зависимости от структуры учреждения или предприятия, степени централизации справочной работы, характера запросов, их частоты и других факторов. Справочный аппарат должен наиболее полно и разносторонне раскрывать содержащуюся в документах информацию, обеспечивать оперативный поиск документов и быстроту получения запрашиваемых сведений.
Карточки в картотеке располагаются по группам (рубрикам) в зависимости от целей поиска. Группы карточек отделяются друг от друга разделителями, на которых надписываются названия рубрик. Систематизация карточек производится по определенным принципам, выбор которых зависит от работы с документами конкретной организации.
Систематизация по структурному принципу предполагает, что рубрики картотеки соответствуют структуре организации. Названиями рубрик будут являться названия структурных подразделений. Систематизация может проводиться и по вопросам деятельности организации, которые в таком случае и будут названиями рубрик. Такая схема чаще всего используется в небольших организациях при централизации справочной работы.
Номинальный принцип предполагает расположение карточек в соответствии с видами и разновидностями документов. Рубрики в этом случае будут иметь названия: "Решения", "Распоряжения", "Приказы" и т. п.
По предметно-вопросному принципу карточки располагаются в соответствии с содержанием документов. В каждую рубрику группируются карточки по определенному вопросу деятельности организации или структурного подразделения.
Корреспондентский принцип предполагает расположение карточек по рубрикам, соответствующим определенным корреспондентам или группам корреспондентов.
В соответствии с хронологическим принципом карточки располагаются в картотеке по датам поступления, отправления или исполнения соответствующих документов.
Алфавитный принцип чаще всего используется при построении картотек по письмам и заявлениям граждан. Карточки в таких картотеках располагаются в алфавитном порядке по первым буквам фамилий заявителей.
Как правило, при разработке схемы построения информационно-справочных картотек используется не один, а несколько принципов. Рубрики картотек могут делиться на подрубрики.
Расположение карточек внутри рубрик может производиться по алфавиту, подчиненности, степени важности и т. д.; глубина детализации при этом может быть различной. Сочетание различных принципов формирования справочных картотек дает возможность глубже раскрывать состав и содержание зарегистрированных документов, что облегчает задачу их поиска или наведения справок.
Основой для построения картотек может служить номенклатура дел организации или структурного подразделения. Если рубрики соответствуют статьям номенклатуры, то сохраняется такая же последовательность их расположения.
Часто справочная картотека делится на две части: картотека на исполненные и картотека на неисполненные документы. Первая часть служит для поиска данных о документах в процессе их исполнения, вторая – используется для поиска неисполненных документов, например, по определенному вопросу.
Количество картотек и схемы их построения в разных организациях различны. Это зависит от объема документооборота, степени централизации работ по регистрации, контролю исполнения, справочной работы, территориального расположения структурных подразделений организации, содержания большинства справочных запросов потребителей информации. Например, при централизованной системе регистрации справочные картотеки формируются, как правило, в службе делопроизводства; при децентрализованной системе – в структурных подразделениях; при смешанной картотеки ведутся и в службе делопроизводства, и в структурных подразделениях.
Справочные картотеки передаются на хранение в архив организации вместе с документами за соответствующий год. Они являются важным информационным источником, который широко используется в управленческой практике любой организации. Однако ведение справочных картотек является трудоемкой работой, требующей выделения для этого участка специальных работников. Поэтому именно этот участок работы при использовании традиционных (ручных) технологий делопроизводства был наиболее слабым в службах ДОУ.
В настоящее время возможности ведения информационно-справочной работы по документам предприятия значительно расширяются за счет внедрения автоматизированных информационных систем.
5.3. Компьютерные технологии поиска документов
(документальной информации)
В настоящее время в связи с возрастанием объема документальной информации, необходимой для принятия эффективных управленческих решений, и возможностями, предоставляемыми новыми компьютерными технологиями, автоматизированные информационно-поисковые системы стали широко использоваться в различных сферах деятельности, в том числе и в управленческой. С одной стороны, современные компьютерные технологии позволяют создать автоматизированную информационно-поисковую систему (ИПС) по документам организации, не только отвечающую требованиям ГСДОУ, но и обладающую высочайшей оперативностью поиска необходимых документов. С другой стороны, эти технологии представляют возможность существенно модернизировать традиционную ИПС, придав ей функции не только поиска документов, но также хранения их текстов в соответствующей памяти (базе данных) и предоставление их пользователю по запросу. Спектр документов (документальной информации), для которых эффективно применение рассматриваемых технологий, весьма и весьма обширен; ограничение его определяется лишь условиями доступности (служебное пользование, секретность и др.).
Цель документального поиска — нахождение и выдача соответствующих запросу пользователя документов или их описаний.
При автоматизации поиска документальной информации важнейшими являются задачи формализации содержания документа и запроса. При решении этих задач могут использоваться различные подходы.
Первый подход состоит в том, что содержание документа, а также его характеристики (дата издания документа, автор и т. п.) отображаются в некую структурированную информацию, представляющую собой, например, запись реляционного файла. В этом случае поиск документа сводится к поиску структурированной информации средствами системы управления базой данных (СУБД).
Второй подход состоит в том, что поиск происходит по всему тексту документа или по его поисковому образу. При этом в качестве запроса чаще всего выступают отдельные ключевые слова или их логические комбинации.
Автоматизированный документальный поиск может быть организован на основе различных технологий: поиска по поисковому образу документа, поиска по полному тексту документа, поиска документов по гипертекстовым ссылкам.
В документальных информационно-поисковых системах, их также называют библиографическими, поиск документа происходит по краткому формализованному описанию его содержания - так называемому поисковому образу документа (ПОД).
Основная идея поиска по ПОД состоит в том, что центральная тема документа выражается в виде краткого текста. В простейшем случае функцию такого краткого текста выполняет заглавие документа, в качестве которого в самом начале используется первая фраза документа. Это освобождает пользователя (библиотекаря) от необходимости просматривать весь текст документа, что значительно повышает скорость поиска.
Важнейшей структурной составляющей документальной информационно-поисковой системы является информационно-поисковый язык (ИПЯ).
Информационно-поисковый язык – искусственный язык для выражения содержания документов или запросов с целью последующего поиска. Основное назначение ИПЯ – установить принадлежность того или иного документа к определенной группе понятий. Перевод текстов документов и запросов на ИПЯ называется индексированием. В результате индексирования содержание документа отображается в ПОД, а содержание запроса – в поисковое предписание (ПП). Индексирование может быть ручным (когда его производит человек) или автоматическим.
К настоящему времени разработан ряд ИПЯ, носящих как общеотраслевой, так и специальный характер, например, Универсальная десятичная классификация (УДК), классификаторы документов, отраслевые дескрипторные языки. Однако разработка документальных информационно-поисковых систем (ДИПС) для управленческих документов, как правило, требует разработки собственного ИПЯ, адекватного данной предметной области.
Для общения человека с компьютером разрабатываются специальные искусственные языки. Естественный язык в этом качестве пока не может быть использован без специального предварительного преобразования.
Искусственный язык, как правило, разрабатывается на основе естественного, при этом устраняется многозначность слов последнего. В ИПС для однозначного описания основного смысла содержания документа и информационного запроса используются специализированные языки, состоящие из алфавита, лексики и грамматики.
На практике наиболее часто применяются классификационные информационно-поисковые языки, включающие в себя информационно-поисковый язык иерархического типа, информационно-поисковый язык фасетного типа, алфавитно-предметную классификацию.
Иерархическая классификация – это перечислительная классификация; в ней все возможные классы заранее перечислены, и каждый класс делится на подклассы. Преимущество языков иерархического типа состоит в простоте индексирования и поиска. Классификация наиболее эффективна и том случае, когда классы в иерархической системе располагаются в естественном порядке и набор классов в течение времени не изменяется. Например, классификация документов в организации, имеющей стабильную структуру.
ИПЯ фасетного типа основаны на принципах многоаспектной классификации, в которой каждый конкретный класс строится при индексировании по определенным правилам из предварительно заданных категориальных классов – фасетов. В системах фасетной классификации не ставится задача перечислить все сложные классы. Такие системы предлагают составные элементы, из которых по фасетной формуле составляется индекс. Преимущество ИПЯ фасетного типа по сравнению с ИПЯ иерархического типа состоит в том, что допускается многоаспектное индексирование, так как существует возможность строить классы из разных сочетаний фокусов и получать любые сочетания заранее выбранных характеристик объектов классификации.
На практике иерархическая и фасетная классификации часто используются в сочетании.
Алфавитно-предметная классификация – система классов, каждый из которых соответствует определенной теме или одному виду предметов, причем классы расположены в алфавитном порядке имен этих классов.
Основной словарный состав (лексика) ИПЯ состоит из упорядоченных по алфавиту множества слов, словосочетаний и фраз естественного языка.
Алфавитно-предметная классификация содержит:
предметный заголовок – слово, словосочетание или фраза ЕЯ, используемые для обозначения предмета или темы, заголовок может подразделяться на подзаголовки;
предметный словник (лексический состав языка) — упорядоченное по алфавиту множество предметных заголовков, используемых для построения алфавитно-предметной классификации;
предметную рубрику – совокупность предметного заголовка с описанием адреса хранения документов, основная тема которых обозначается этим предметным заголовком.
Алфавитно-предметная классификация предназначена для построения каталогов для узкопредметного поиска. В таких каталогах под предметными заголовками даются сведения (шифр или библиографическое описание) документов, предмет которых обозначен данным заголовком.
Алфавитно-предметная классификация используется, главным образом, для информационного поиска по отдельным предметам и темам и применяется в качестве предметных указателей к каталогам документов.
Основной недостаток классификационных языков состоит в том, что они не обеспечивают возможности поиска документов по любому, заранее не заданному сочетанию признаков.
В настоящее время в современных автоматизированных системах поиска документальной информации реализуются технологии поиска по полному тексту документов. Такие системы получили название полнотекстовые базы данных или текстовые базы данных. Они используются прежде всего для хранения и поиска правовой информации, периодических изданий и управленческой документации.
При формировании запросов в полнотекстовых базах данных учитывается логическая взаимосвязь терминов и другие аспекты естественного языка. С этой целью используют различные средства (усечение терминов, запрос по образцу и др.).
Некоторые механизмы поиска позволяют выделить в выданном наборе документов особо полезный документ и задать операцию типа «Найти аналогичную информацию», «Найти подобные». При этом поиск выполняется на основе всех содержащихся в данном документе ключевых слов (запрос по образцу).
Центральной частью каждой ИПС является информационно-поисковый массив (ИПМ), который может быть организован различными способами. В ДИПС ИПМ подразделяется на две части: сами документы или их копии и ПОД с адресами — номерами документов в поисковом массиве. Поиск осуществляется по второй части ИПМ.
В полнотекстовых базах данных поиск может осуществляться как по самому тексту документа (при такой организации поиск будет очень медленным), так и в специальных поисковых файлах, содержащих информацию о тексте документа (индексах).
В ИПС используют две принципиальные схемы информационного массива – прямую и инверсную.
При прямой организации каждому документу соответствует перечень слов, составляющих текст или поисковый образ документа. Например, логическая структура поискового файла при прямой организации будет выглядеть следующим образом (рис. 5.3).
При этом отыскание нужных документов производится путем поочередного сравнения поисковых образов документов со словами, составляющими информационный запрос, т. е. реализуется принцип последовательного доступа к данным. Достоинства прямой схемы состоят в простоте организации и использования, например, для включения нового документа в массив достаточно добавить новую запись в файл. Недостатком прямой организации поиска является необходимость последовательного просмотра ПОД всех документов, что ведет к большим затратам времени, поэтому в современных текстовых базах данных применяют инверсный способ.
|
Адрес документа |
Ключевые слова |
|
D1, D2, D3, D4, D5 |
S2,S3 S1,S3,S5 S1,S3 S3,S6 S3,S4 S |
Рис. 5.3. Прямая схема организации информационного массива
Инверсный способ организации поискового массива предусматривает создание инвертированной матрицы, в которой и происходит поиск (инвертированный матричный индекс) (рис. 5.4).
|
Слова |
Адреса документов |
|
S1 S2 S3 S4 S5 S6 |
D2, D3, D7, D8, D1, D2, D3, D4, D5, D6, D8, D9 D1, D2, D3, D4, D5, D6, D8, D9 D5, D6, D7, D8, D9 D2, D5, D7, D9 D4 |
Рис. 5.4. Инверсная схема организации информационного массива
Простой индекс можно представить как бинарное отношение I(v, а), в котором «v» – слово, взятое из текста, а «а» – список адресов документов, содержащих это слово. Каждый кортеж инвертированного индекса называется инвертированным списком.
Инвертированная матрица напоминает предметный указатель в книге, где слова, размещенные в алфавитном порядке, сопровождаются перечислением номеров страниц, на которых они встречаются.
Документальный поиск сводится к просмотру соответствующих записей файла инвертированного матричного индекса. Таким образом, отпадает необходимость в последовательном просмотре всего информационного массива и значительно сокращается время поиска.
Индексирование (инвертировании) текста документа может быть частичным или полным.
В случае частичного инвертирования в индекс включаются все значимые слова текста документов, а незначимые удаляются. В качестве незначимых слов выступают союзы, предлоги и прочие служебные части речи.
При полном инвертировании всех значащих слов текста документов файлы инвертированных матричных индексов могут достигать гигантских размеров. Часто для них требуется более 50 % дискового пространства, необходимого для хранения самих документов. Однако увеличение инвертированного матричного индекса в размерах замедляется с ростом числа документов, так как с каждым новым документом вероятность того, что встречающиеся в нем значимые слова уже включены в индекс, увеличивается. В этом случае в матрицу добавляются лишь указатели на новые документы.
При решении задач организации эффективного доступа к данным индексы больших размеров преобразуют в иерархию индексов небольших размеров. Один из способов реализации таких индексных структур состоит в использовании В-деревьев, листьями которых являются ссылки на документы.
В дополнение к прямой и инвертированной схемам в ИПС используется атрибутный индекс. Он позволяет хранить данные о документе, не содержащиеся непосредственно в его тексте, например, имя автора, дату создания, наименование темы и другие фактические данные. Данные могут автоматически извлекаться из документа либо вноситься вручную при вводе документа в систему. Структура атрибутного индекса соответствует стандарту представления структурированной информации, т. е. это таблица с заранее заданными полями. На рис. 5.5 представлен пример организации поискового файла – атрибутного индекса, в котором все документы характеризуются одним и тем же набором реквизитов-полей: автор документа, вид документа и его номер, дата издания, название. Поиск по атрибутному индексу осуществляется средствами обработки запросов СУБД – выдаются только те документы, значения атрибутов которых удовлетворяют условиям запроса.
|
Автор |
Вид документа |
Дата издания |
Название |
|
Правительство РФ |
Постановление №1172 |
07.11.96 |
Об утверждении Положения о порядке контроля за вывозом из РФ товаров и технологий двойного назначения, экспорт которых контролируется |
|
ЦБ РФ |
Приказ № 02-368 |
27.09.97 |
О введении в действие Инструкции № 49 «О порядке регистрации кредитных организаций и лицензирования банковской деятельности» |
|
ГТК РФ |
Письмо №01-14/1104 |
01.10.96 |
О применении Положения о таможенном перевозчике |
Рис. 5.5. Пример атрибутного индекса
Поиск по атрибутному индексу выполняется быстрее, чем по инвертированному матричному индексу, но имеет значительно меньше поисковых возможностей. Однако атрибутный индекс позволяет находить информацию, не являющуюся составной частью текста документа. Кроме того, файлы атрибутных индексов значительно меньше по размеру файлов инвертированных матричных индексов с полным текстом, поскольку в этом случае с каждым документом связано гораздо меньше хранимой информации.
Реализация современных ИПС как атрибутного, так и инвертированного матричного индексирования позволяет, например, отыскать все документы, созданные за определенный период времени и при этом содержащие конкретную фразу. Первая часть поиска – по дате – выполняется с помощью атрибутного индекса, а вторая часть – по заданному набору слов – на основе инвертированного матричного индекса. Разрешается и обратная последовательность отбора. Так, если пользователь из всей базы предварительно получил список документов, содержащих сведения о льготах по уплате подоходного налога, он может сузить этот список, ограничившись документами, принятыми каким-либо органом или за определенный период (дату).
Поиск документов по гипертекстовым ссылкам базируется на гипертекстовых технологиях поиска документальной информации. Основная идея гипертекстовых технологий состоит в том, что поиск документальной информации происходит с учетом множества взаимосвязей, имеющихся между документами, а значит, более эффективно, чем при традиционных методах поиска.
Гипертекст (нелинейный текст) – это организация текстовой информации, при которой текст представляет собой множество фрагментов с явно указанными ассоциативными связями между этими фрагментами. Его можно рассматривать как своеобразную базу данных, которая организуется в виде открытой, свободно наращиваемой и изменяемой сети, узлы которой (линейные тексты) соединяются самим пользователем. От обычной базы данных гипертекст отличается прежде всего тем, что в нем отсутствуют априорно заданные ограничения на характер связей (как, например, в иерархических структурах).
В самом общем виде взаимодействие пользователя с гипертекстовой системой заключается в следующем. Пользователь читает на экране компьютера некоторый текст и имеет возможность выполнять ряд определенных в системе действий в зависимости от того, какие у него возникают ассоциации от чтения текста на экране.
Гипертекстовые технологии широко используются в различных прикладных системах:
в настольных издательских системах – для создания документов большого объема со свойствами гипертекста (т. е. с системой ссылок);
в системах управления документами (СУД) – например, для сведения в один итоговый документ информации, содержащейся в разнородных документах;
в системах подготовки электронных документов, позволяющих составлять гипертекстовые документы с возможностью осуществления навигации.
В настоящее время гипертекстовые технологии развиваются в нескольких направлениях.
Одно из них концентрируется на представлении в узлах гипертекста разнородной, но семантически связанной информации – текста, рисунков, графики, фотографий, видео, звука.
Важным направлением развития гипертекстовых технологий является аналитическая обработка информации. Например, смысловое упорядочивание документов, обеспечивающих решение многоэтапной задачи или разработку сложных проектов.
Наиболее перспективным направлением являются технологии организации информационных ресурсов, распределенных в сетях различных типов (локальных, корпоративных, глобальных и др.).
ТЕСТОВЫЕ ЗАДАНИЯ
Тема 5. Информационно-поисковая система по документам организации. Регистрация документов
Задание 1. Целью создания ИПС является обеспечение оперативного получения информации о …
Задание 2. Регистрация документов - это запись учётных данных на …
Задание 3. В соответствии с ГСДОУ регистрации подлежат документы, …
Задание 4. Перечень не регистрируемых документов утверждает …
Задание 5. Обязательным элементом индекса является …
Задание 6. Номинальный принцип расположения карточек предполагает их размещение в соответствии …
Задание 7. При регистрации обращений граждан регистрационный номер дополняется начальной буквой …
Задание 8. Справочные картотеки в конце года …
Задание 9. Место регистрации документов фиксируется в …
Задание 10. Определите срок регистрации документов:
1. входящие – 1. в день поступления
2. исходящие и внутренние – 2. в день подписания
3. телеграммы – 3. немедленно
4. обращения граждан – 4. в день обращения
5. в день отправления
Задание 11. На выбор формы регистрации влияют следующие факторы …
Задание 12. Преимуществами карточной формы регистрации документов по сравнению с журнальной являются …
Задание 13. В соответствии с ГОСТ 7.59-90 ИПС предполагает осуществление …
Глава 6. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
6.1. Общие положения
В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» в системе управления документами их движение и использование необходимо контролировать для того, чтобы обеспечивать поиск документов, предотвращать случаи их утраты, выявлять случаи невыполнения обязательных действий, вести мониторинг использования системы управления документами в целях сохранения и защиты содержащейся в ней информации, а также в целях сохранения записей о произведенных с документами операциях.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 выделяет два вида контроля: контроль действий и контроль местонахождения документа.
Контроль действий в системе управления документами применяется для процессов (операций), в которых действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми организацией или для организации. Контроль действий может эффективно применяться только в том случае, если документ зарегистрирован в системе управления документами прежде, чем он будет направлен исполнителям.
Контроль местонахождения документа осуществляется в случаях, когда документ выдается сотрудникам для использования в работе, изымается из системы для уничтожения или передачи на архивное хранение. В ходе контроля местонахождения отслеживаются факты выдачи документов сотрудникам, передачи их между работниками или подразделениями, даты перемещений документа и возврата документов на место их расположения или хранения.
В традиционно сложившейся у нас системе ДОУ применяются оба вида контроля. В процессе исполнения документа особое значение имеет контроль за исполнением документа, относящийся, в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, к контролю действий, поскольку основывается на отслеживании сроков исполнения, или, иначе говоря, действий, ограниченных временными параметрами.
Система контроля исполнения документов позволяет обеспечить своевременное и качественное выполнение поручений, содержащихся в документах, получить аналитическую информацию, необходимую для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей.
Основным нормативным документом, регламентирующим организацию контроля исполнения документов в организации, является инструкция по документационному обеспечению управления (ДОУ). В Инструкции, как правило, находят отражение следующие вопросы:
кем осуществляется контроль исполнения документов в организации;
какие документы ставятся на контроль;
этапы контроля исполнения документов;
сроки исполнения документов;
формирование и использование массива данных, необходимых для контроля;
отражение данных о контроле в регистрационно-контрольных формах;
ведение контроля исполнения документов (постановка на контроль, проверка хода исполнения документов, продление срока исполнения, снятие документа с контроля);
основные этапы работы с исполнителями (проверка хода исполнения, напоминания о приближении срока исполнения и др.);
обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов;
информирование руководства организации о результатах контроля и об исполнительской дисциплине.
От того, насколько детально и полно будет описана система контроля исполнения документов в инструкции по ДОУ, зависит организация этой работы и ее результаты, которые, несомненно, скажутся и на всей деятельности организации.
Нормативных документов, которые регламентировали бы порядок контроля исполнения документов и его технологию, в настоящее время нет. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры от 08.11.2005 № 536, содержит лишь общие положения о контроле исполнения документов.
На федеральном уровне вопросы организации исполнения принятых решений и контроля их исполнения, в т.ч. контроля исполнения обращений граждан, нашли отражение в следующих документах:
● Регламент Правительства Российской Федерации (утвержден постановлением Правительства РФ от 01.06.2004 № 260);
● Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти (утвержден постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30);
● Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти (утвержден постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 № 452).
Этими документами установлены организационные основы контроля исполнения поручений и в определенных случаях – типовые сроки исполнения поручений.
6.2. Контроль за исполнением документов
Своевременное исполнение документов не в последнюю очередь зависит от эффективности работы по осуществлению контроля за исполнением документа, представляющего собой комплекс мероприятий, проводимых руководителем и органами управления, направленных на качественное, своевременное и полное исполнение требований документов и данных по ним поручений. Контроль включает: контроль доведения документов и поручений по ним до исполнителей и организации исполнения; сбор и обобщение информации о состоянии и результатах исполнения документов и поручений по ним и доведение этой информации до должностных лиц, которыми давались поручения; принятие необходимых мер по своевременному и качественному исполнению документов.
Различают контроль по существу поставленных вопросов, осуществляемый руководителем организации или специалистом, занимающимся соответствующим вопросом, и контроль за сроками исполнения документов, являющийся важнейшей функцией службы ДОУ, закрепляемой в инструкции по делопроизводству (ДОУ).
Организация и осуществление контроля исполнения документов имеют целью обеспечение своевременного и качественного исполнения документов и предполагают постановку документов на контроль, контроль и регулирование хода исполнения документов, снятие исполненных документов с контроля и направление в соответствующие дела, а также учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов и информирование о об этом руководителей. Степень централизации контроля исполнения зависит от масштаба организации, структуры службы ДОУ и от объема документооборота.
Согласно ГСДОУ контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой или специально назначенным лицом из состава службы ДОУ, контроль исполнения документов иного характера (плановых, по материально-техническому снабжению и т.д.) осуществляется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях.
Сроки исполнения документов могут быть типовыми, устанавливаемыми нормативными правовыми актами, или индивидуальными, устанавливаемыми в тексте документа или в резолюции руководителя. Изменение срока исполнения возможно лишь установившей его инстанцией. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящая организация, организация – автор документа и органы госнадзора.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: для документов, поступивших из других организаций, – с момента поступления; для исходящих и внутренних документов – с даты их подписания или утверждения. Сроки подготовки (оформления), представления (отправки) и типовые сроки исполнения документов закрепляются в Табеле документов и в инструкции по делопроизводству (ДОУ).
Контроль исполнения документов должен быть организован таким образом, чтобы руководители, специалисты и работники службы ДОУ могли в любой момент времени получить необходимую, полную и достоверную информацию о ходе решения вопросов и исполнения документов в организации. Для этого в зависимости от масштаба организации создается так называемая служба контроля исполнения (штатная или нештатная) в составе группы или отдельного должностного лица.
Службой контроля осуществляются следующие операции: формирование картотеки контролируемых документов; направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение – исполнитель; выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя; напоминание подразделению – исполнителю о сроке исполнения; получение информации о ходе и результатах исполнения; запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа; регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения; сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов; снятие документов с контроля по указанию руководителей; формирование картотеки исполненных документов.
При проведении контроля исполнения используются как журналы контроля исполнения, так и регистрационно-контрольные карточки, заполняемые при регистрации документов. Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.
Для осуществления контроля исполнения документов в регистрационную форму (базу данных, журнал, РКК) вводятся сведения о документе. Минимальный перечень таких данных приведен ниже.
При ведении контроля с помощью РКК следует иметь в виду, что в этом случае потребуется два экземпляра карточки: один – для службы ДОУ, второй – для структурного подразделения – исполнителя. По второму экземпляру карточки будет вестись контроль исполнения документа в подразделении. Таким образом, в службе ДОУ формируется общая по организации контрольно-справочная картотека, в подразделении – контрольно-справочная картотека подразделения. При наличии в организации локальной сети электронный вариант карточки удобнее всего направлять по электронной почте непосредственно исполнителю и секретарю подразделения (для контроля).
(корреспондент) |
Наименование организации, структурного подразделения или должностного лица – автора документа. При контроле исполнения обращений граждан это: имя, отчество, фамилия гражданина и его адрес. Если на контроль ставится отправляемый документ, записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица – корреспондента. |
|
2. Наименование вида документа |
Заполняется в соответствии с наименованием вида контролируемого документа. |
|
3. Дата документа |
Записывается дата, присвоенная документу организацией – автором документа. |
|
4. Регистрационный номер документа |
Переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией – автором документа. |
|
5. Дата поступления |
Переносится в контрольную форму из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа). |
|
6. Регистрационный номер поступления |
Номер, присвоенный документу при поступлении в организацию, переносится в контрольную форму из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа). |
|
7. Заголовок к тексту (краткое содержание документа) |
Переносится из документа; при его отсутствии формулируется работником, ведущим контроль исполнения документа. Краткое содержание может записываться ключевыми словами. |
|
8. Резолюция |
Переносятся содержание поручения, исполнитель (исполнители), автор и дата резолюции. |
|
9. Срок исполнения |
Проставляется дата, содержащаяся в резолюции. При регистрации отправляемого документа может записываться дата ожидаемого ответа. |
|
10. Отметка об исполнении документа |
Переносятся регистрационный номер и дата созданного документа, ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа или краткая запись решения вопроса по существу. |
|
11. Номер дела |
Переносится номер дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ. |
Единой унифицированной формы РКК не установлено, но поскольку определен перечень сведений о документе, необходимых для ведения контроля документов, каждая организация может разработать собственную РКК.
Из РКК формируется контрольная картотека, которая имеет два раздела: «Контролируемый массив» и «Исполненные документы».
В первом разделе РКК расставляются по срокам исполнения с 1-го по 31-й день месяца. В дополнительную ячейку помещаются карточки документов, срок исполнения которых наступит в следующем месяце. В начале каждого месяца карточки документов этого месяца расставляются в соответствии с датой их исполнения.
Для контроля за инициативными исходящими документами, на которые ожидается ответ к определенному сроку, или особо важными документами можно применять отдельные карточки и, соответственно, формировать отдельную ячейку контрольного раздела. На исходящий документ заполняется отдельная карточка (когда, кому направлен, исходящий номер, краткое содержание, срок получения ответа). В этом разделе картотеки РКК на документы целесообразно расставлять по предполагаемым датам получения ответа.
Второй раздел картотеки «Исполненные документы» формируется по мере исполнения документов. В него помещаются РКК исполненных документов (т.е. после того, как документ исполнен и передан в дело). Этот раздел картотеки может формироваться по любому признаку, удобному для работы, с учетом специфики организации: по корреспондентам, видам документов, подразделениям-исполнителям и др.
При организации контроля важно, чтобы исполнитель получил документ вовремя, поскольку контроль исполнения документа начинается с момента его постановки на контроль. Для того, чтобы служба контроля была уверена в том, что документ передан исполнителю, последнему необходимо расписаться в получении документа на РКК, предназначенной для контрольной картотеки. Для этого работник, который несет ответственность за передачу документов исполнителям, направляет исполнителю документ с двумя экземплярами РКК; один экземпляр остается в подразделении, другой (экземпляр службы контроля) с росписью исполнителя возвращается в службу контроля и ставится в первый раздел контрольной картотеки. Если исполнителю документ передается в виде электронного файла по локальной корпоративной сети, должна быть предусмотрена отправка в службу ДОУ уведомления о прочтении. Получение такого уведомления будет означать, что исполнитель получил документ.
В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.
В подведомственную организацию вместе с документом на исполнение пересылаются два экземпляра РКК. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.
В течение всего срока исполнения служба ДОУ регулярно проверяет ход исполнения документа. При небольших сроках исполнения за 3–5 дней до исполнения служба ДОУ напоминает исполнителям о приближении срока исполнения документа. Для рассылки напоминаний можно использовать электронную почту. Напоминание может быть сделано по телефону или в виде письменного сообщения, например:
|
ООО «Рубин» Служба ДОУ |
|
Напоминание Ответственному исполнителю Жарову Н.Н. Напоминаем Вам, что до срока исполнения письма-запроса от 12.08.2008 № 01-15/818 «О заключении договора на поставку передвижных электростанций», поступившего из ОАО «Стройгаз», осталось 3 дня. Срок исполнения документа – 26.11.2008. В случае задержки исполнения поручения предлагаем Вам согласовать продление срока с Петровым В.В. (тел. 111-11-11).
|
|
23.11.2008 |
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает порядок проверки хода исполнения документов с длительными сроками исполнения (предварительного контроля):
задания последующих лет – не реже одного раза в год;
задания последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц;
задания текущего месяца – каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.
Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в регистрационно-контрольной форме.
При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее 3 дней до истечения этого срока обращается к руководителю, вынесшему резолюцию, с докладной запиской, содержащей обоснованную просьбу о продлении срока исполнения документа с указанием планируемого срока исполнения документа. В противном случае документ будет считаться неисполненным.
В общем случае контроль исполнения документов подразделяется на текущий, который может носить предупредительный характер, и итоговый контроль. Текущий контроль выполняет двоякую роль. С одной стороны, по срокам проведения он является оперативным контролем, с другой стороны, по степени завершенности исполнения документов он является предупредительным. Вместе с тем в военных организациях текущий контроль поручений по документам, срок исполнения которых более одного месяца, выделяется как долгосрочный. Итоговый контроль является завершающим.
Текущий контроль осуществляется по поручениям со сроком исполнения не более одного месяца; он включает постановку документов на контроль, формирование картотеки контролируемых документов, направление карточки контролируемого документа исполнителю и информирование исполнителя о сроке исполнения документа. Начало операций по контролю совпадает с моментом регистрации поступивших в организацию документов.
Если документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок. На верхнем поле документов, исполнение которых контролируется, проставляется отметка о контроле, например буква "К". Такая же отметка проставляется на регистрационной форме (на карточке или в журнале).
Контрольные картотеки формируются из соответствующих экземпляров регистрационно-контрольных карточек. Наиболее удобными являются ручные сроковые картотеки, представляющие собой ящик с 33-мя отделениями. 31 отделение соответствует числам месяца; в них расставляют РКК в соответствии со сроками исполнения документов. В дополнительное 32-е отделение ставят карточки на документы, срок исполнения которых переходит на следующий месяц; в конце текущего месяца их также расставляют по отделениям, соответствующим числам месяца. В 33-е отделение ставятся карточки на документы, исполнение которых запланировано на длительный срок.
Такие же картотеки формируются из карточек, на которых регистрируются внутренние документы, подлежащие контролю исполнения, например, приказы и распоряжения руководителей.
Ведение текущего контроля предполагает ежедневный просмотр карточек инспектором по контролю. Выявляются документы, которые должны быть исполнены на следующий день, а также документы, срок исполнения которых истекает через два-три дня. Обязательно проверяется ход их исполнения, выясняется, не срывается ли выполнение задания. Таким образом, текущий или предупредительный контроль – это постоянная проверка и регулирование хода исполнения документов.
На этом этапе инспектор по контролю составляет сводку предупредительного контроля и напоминает исполнителям о приближении или окончании срока исполнения документов.
В ходе исполнения документов по объективным причинам сроки могут изменяться, корректироваться. После согласования руководством нового срока исполнитель обязан известить об этом службу ДОУ, которая вносит изменения в регистрационно-контрольную карточку.
Решение о переносе срока исполнения документа принимается за два-три дня до истечения первоначально установленной даты. Не допускается исправление срока задним числом.
В процессе исполнения документ может передаваться в другие структурные подразделения. Кроме того, часто возникает необходимость дополнительного сбора информации по решаемым вопросам. Все перемещения документа, даты его передачи должны фиксироваться в регистрационной карточке в графе «Ход исполнения». В карточке отражаются и результаты контроля за сроками исполнения промежуточных этапов сложного задания, если оно требует длительного срока окончательного выполнения.
Исходящие документы также часто требуют внимания со стороны контрольной службы. Это может быть документация инструктивного и распорядительного характера, направленная в адрес подведомственных организаций, запросы в вышестоящие органы или предложения, запросы, просьбы, направленные организациям-партнерам.
Таким образом, в службе контроля фиксируется весь ход работы с документом. Поэтому руководители и специалисты могут всегда получить оперативную информацию о том, как выполняются задания или решаются вопросы.
Технические операции завершаются снятием документа с контроля после его фактического исполнения. Документ считается исполненным, если решены все содержащиеся в нем вопросы, поручения выполнены, корреспонденту направлен ответ по существу.
В регистрационно-контрольной карточке делается соответствующая отметка о том, что и когда сделано (например, «Проведены переговоры 12.06.2008»). Если нужно дать письменный ответ на письмо, отметка об исполнении будет содержать данные ответного документа, занесенные на оборотную сторону карточки.
Служба ДОУ имеет право самостоятельно снимать с контроля только те документы, которые имеют типовые сроки исполнения. Документы с индивидуальными сроками может снять только то должностное лицо, которое поставило их на контроль и определило сроки исполнения.
В отличие от текущего (предупредительного) итоговый контроль осуществляется не с целью фиксации факта окончания исполнения документов, а с целью сбора, анализа и обобщения данных об исполнительской дисциплине в организации.
Учет и обобщение результатов исполнения документов за определенный период характеризуют работу отдельных работников, структурных подразделений и организации в целом. Информация о результатах анализа исполнения документации должна поступать тем руководителям, которые устанавливают необходимость контроля и сроки исполнения документов.
Результаты итогового контроля находят отражение в сводках состояния исполнения документов. Они позволяют в обобщенной форме представить данные об исполнении контролируемых документов за определенный период времени.
Сведения об исполнении документов, поставленных на контроль, в том числе по документам, исполненным с превышением срока или срок исполнения которых был продлен, позволяют оценить уровень исполнительской дисциплины; для этого все исполненные документы сопоставляют с количеством документов, поставленных на контроль. Кроме того, данные, включенные в сводку, могут использоваться для выявления и анализа причин задержки в исполнении документов.
В настоящее время более рационально осуществлять контроль исполнения документов позволяют автоматизированные системы контроля. Они создаются в момент регистрации документов и легко позволяют вести сроковый контроль, а также готовить аналитические справки по исполнительной дисциплине любого структурного подразделения или должностного лица за определенный период времени.
Служебный документ считается исполненным и снятым с контроля при соблюдении следующих условий:
выполнены все данные по нему поручения;
результаты рассмотрения представленных документов должностным лицом, которое давало первоначальные поручения, не требуют повторных ему докладов, а все подписанные им документы отправлены адресатам;
результаты исполнения доложены в вышестоящий орган контроля исполнения, откуда получено подтверждение о снятии данного документа с контроля (лично, либо по телефону, либо с использованием локальной вычислительной сети). Задержка в представлении информации об исполнении считается задержкой в исполнении.
На исполненном служебном документе должна быть отметка исполнителя с указанием даты исполнения, учетного номера (входящего или инвентарного) отработанных во исполнение поручений документов и номера дела, в которое они подшиты. Отметка делается на обороте последнего листа исполненного служебного документа и заверяется подписью исполнителя.
Исполненный документ снимается с контроля. О снятии документа с контроля делается соответствующая отметка в Журнале контроля исполнения документов.
Документы, утратившие с течением времени практическое значение и не имеющие исторической и научной ценности, а также документы с истекшими сроками хранения подлежат уничтожению и списанию по предложению экспертной комиссии.
ТЕСТОВЫЕ ЗАДАНИЯ
Тема 6. Контроль исполнения документов
Задание 1. На контроль ставятся документы, …
Задание 2. Контроль за сроками исполнения документов является функцией …
Задание 3. Функция «контроль за сроками исполнения документов» закрепляется в …
Задание 4. Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией является …
Задание 5. Срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом является …
Задание 6. Ручные сроковые картотеки представляют собой ящик с …
Задание 7. Итоговый контроль исполнения представляет собой анализ и обобщение данных о …
Задание 8. Текущий контроль исполнения включает постоянную проверку и регулирование …
Задание 9. Контроль исполнения по существу поставленных вопросов осуществляет …
Задание 10. Документ считается исполненным, если …
Задание 11. Контроль исполнения документов - это совокупность действий, обеспечивающих …
Глава 7. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО
ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН
7.1. Общие положения
В общем делопроизводстве, объектом деятельности которого являются официальные документы, существует делопроизводство по обращениям граждан. Ведение этого делопроизводства имеет ряд особенностей, которые необходимо учитывать, устанавливая правила ведения делопроизводства в конкретной организации.
Работа с обращениями граждан и ее законодательное регулирование прошли эволюционный путь становления и развития, соответствующий этапам отечественного делопроизводства.
Обзор государственного регулирования работы с обращениями граждан в государственные организации свидетельствует о том, что государство прилагает значительные усилия для ее нормализации. Это направление законодательного регулирования нашло свое развитие в Российской Федерации. Каждый гражданин, живущий в Российской Федерации, может обратиться в государственные органы власти и управления, организацию любой формы собственности, партии и общественные организации, письменно или устно для того, чтобы выразить свое мнение о каких-либо сторонах жизнедеятельности государства и общества. Это могут быть критические замечания или предложения об их совершенствовании. Гражданин может также направить обращения по поводу своих личных проблем.
В статье 33 Конституции РФ говорится: "Граждане Российской Федерации имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы и органы местного самоуправления". Статья 46 гласит: "Решения или действия (или бездействие) органов государственной власти, органов местного самоуправления, общественных объединений и должностных лиц могут быть обжалованы в суд", а в ст. 53 указано на то, что "каждый имеет право на возмещение государством вреда, причиненного незаконными действиями (или бездействием) органов государственной власти или их должностных лиц".
В настоящее время законодательство Российской Федерации определило механизм работы с обращениями граждан. В ноябре.2006 г. вступил в силу Федеральный Закон от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
Необходимо иметь в виду, что существует ряд обращений граждан, которые рассматриваются в соответствии с другими законами, регулирующими жизнедеятельность граждан. Это касается обращений, связанных с творческой деятельностью, изобретениями, открытиями и т. д. Например, интересы прав патентообразователей защищает Патентный закон Российской Федерации от 23.09.1992 № 3517-1. Если гражданин обратится с жалобой по поводу нарушения его авторских прав на компьютерную программу, его действия в защиту интересов будет регулировать Закон РФ от 23.09.1992 № 3523-1 "О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных". Обращения граждан по судебным делам устанавливаются уголовно-процессуальным, гражданским процессуальным законодательством и т. д. Делопроизводство по этим обращениям ведется в соответствии с правилами, установленными законодательно. Прежде всего это касается процедур подачи обращения и сроков их исполнения. Вес организации Российской Федерации обязаны вести работу с обращениями граждан, соблюдая принципы защиты прав и свобод человека и гражданина, узаконенные Конституцией Российской Федерации.
7.2. Классификация обращений граждан
Обращение граждан в государственные и общественные органы — их неотъемлемое субъективное право, обеспеченное политическими, социально-экономическими и юридическими гарантиями. Последние выражаются в специальных нормативных актах, устанавливающих определенный порядок рассмотрения письменных и устных обращений граждан.
“Обращение” - обобщающий термин. Он содержит разноплановую информацию. Как отмечается в научной литературе, обращения граждан различаются по своей юридической направленности и влекут разные правовые последствия. Понятие "обращение граждан" включает в себя предложения, заявления, жалобы, ходатайства, которые могут быть поданы несколькими гражданами (коллективные обращения) и одним гражданином (индивидуальное обращение). Классификация обращений представлена на рис. 7.1.
Предложение - это обращение гражданина, направленное на совершенствование работы органов власти и управления, решение важных вопросов экономической, политической, социально-культурной и других сфер их деятельности, где предлагаются пути и способы решения затронутых проблем.
Заявление - это обращение гражданина по поводу реализации принадлежащих ему личных прав и законных интересов, закрепленных Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, не связанное с нарушением этих прав и интересов. То есть заявление гражданин пишет в том случае, когда он знает, что наделен конкретными правами и хочет эти права реализовать.
Жалоба - это обращение гражданина о нарушении его прав, свобод и законных интересов. Жалоба подается гражданином, когда он хочет восстановить свои права или законные интересы, нарушенные действиями (или бездействиями) органов государственной власти и местного самоуправления, их должностными и выборными лицами, руководителями организаций и общественных объединений.
В последние годы введен еще один термин в понятие "обращения граждан" - ходатайство. Ходатайство - это обращение гражданина, подаваемое в письменной форме, с просьбой о признании за ним определенного статуса, прав, гарантий и льгот с предоставлением документов, их подтверждающих. Этот вид обращения оформляется лишь в случаях и по вопросам, установленным законодательством РФ, например, при получении гражданства Российской Федерации иностранными гражданами и лицами без гражданства.
Коллективное обращение - обращение двух или нескольких лиц в письменном виде, содержащее частный интерес, либо обращение, принятое на митинге, собрании, подписанное организаторами или (и) участниками митинга или собрания, имеющее общественный характер.
Закон г. Москвы "Об обращениях граждан" ввел еще один вид обращения (разновидность коллективного обращения) и дал ему определение "петиция". Петиция - коллективное обращение граждан в органы власти города о необходимости проведения общественных реформ или частичного изменения городского законодательства.
Граждане имеют право обращаться в соответствующие инстанции как письменно, так и устно.
Письменные обращения граждан должны содержать наименование и адрес органа власти, организации или должностного лица, которым они адресованы, изложение существа предложения, заявления, жалобы или ходатайства, фамилию, имя, отчество обращающихся, их адреса, номера телефонов, дату и личную подпись. Если в обращении не указаны фамилия, адрес (места жительства, работы или учебы) и личная подпись, оно считается анонимным и может не рассматриваться.
Устные обращения граждан излагаются во время личного приема, который ведут руководители организации. Если изложенные факты и обстоятельства очевидны и не требуют дополнительной проверки, а личности обращающихся известны, на обращение дается устный ответ. В некоторых случаях, когда для квалифицированного ответа требуется время для наведения справок и пр., гражданину отвечают письменно.
При рассмотрении обращения государственным органом, органом местного самоуправления или должностным лицом гражданин имеет право:
1) представлять дополнительные документы и материалы либо обращаться с просьбой об их истребовании;
2) знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;
3) получать письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, уведомление о переадресации письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;
4) обращаться с жалобой на принятое по обращению решение или на действие (бездействие) в связи с рассмотрением обращения в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;
5) обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения обращения.
При направлении письменного обращения гражданин в обязательном порядке указывает либо наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату. В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.
Обращение гражданина, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу по информационным системам общего пользования (электронная почта), подлежит рассмотрению в порядке, установленном Законом. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.
Если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.
Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется. Если невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд. Законом определен порядок рассмотрения обращений граждан:
1. Если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.
2. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
3. Обращение, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, может быть оставлено без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.
4. Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
5. Если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель государственного органа вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.
7.3. Делопроизводство по обращениям граждан
Делопроизводство по обращениям граждан имеет ряд особенностей и поэтому ведется отдельно от общего делопроизводства. Правила ведения такого делопроизводства установлены Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях. Этот нормативный документ является основой для ведения делопроизводства по обращениям граждан.
За организацию и ведение делопроизводства по обращениям граждан лично отвечает руководитель организации, который обязан постоянно держать этот участок работы под контролем.
В зависимости от количества поступающих обращений в организации может быть создано специальное подразделение (бюро, отдел, сектор); выделен сотрудник, отвечающий за эту работу. При небольшом объеме таких документов работа с обращениями поручается одному из работников делопроизводственной службы как часть его должностных обязанностей.
Общая технология работы с обращениями граждан включает:
-прием и первичную обработку письменных обращений граждан;
-регистрацию обращений;
-рассмотрение обращений руководством;
-уведомление заявителя о направлении обращения в другую организацию;
-передачу обращений на исполнение;
-подготовку проекта ответа на обращение;
-контроль за исполнением обращений и выполнением принятых по ним решений;
-информационно-справочную работу по обращениям;
-текущее хранение обращений;
-анализ обращений граждан;
-подготовку и передачу обращений в архив.
Прием и первичная обработка письменных обращений граждан ведется так же, как и в общем делопроизводстве.
Регистрация обращений имеет ряд особенностей:
-регистрируют все без исключения обращения граждан;
-регистрационный индекс включает начальную букву фамилии автора и порядковый номер поступившего обращения. Например: Ж-111.
Регистрационный индекс может быть дополнен другими обозначениями, если они необходимы для обеспечения систематизации, поиска, анализа и сохранности обращений граждан. Иногда гражданин направляет обращение по одной проблеме в различные учреждения. Все они будут, в соответствии с законодательством, переданы в тот орган или организацию, которая компетентна в решении вопроса, поставленного в обращении. В этом случае все поступившие обращения будут учитываться под регистрационным индексом первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь. Например: Ж-111/1, Ж-111/2, Ж-111/3
В случае направления гражданином повторного обращения ему присваивается очередной регистрационный индекс, в правом верхнем углу первого листа текста обращения и в регистрационной форме ставится отметка "Повторно" и подбирается вся предшествующая переписка.
Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени первого обращения истек установленный срок рассмотрения или гражданин не удовлетворен данным ему ответом.
Регистрационной формой для обращений граждан является регистрационно-контрольная карточка, которая составляется на листе формата А5 (148 х 210 мм) и имеет следующую форму:
Лицевая сторона
|
0229140 |
Регистрационная карточка |
|
|
Корреспондент (Ф.И.О., адрес, телефон) |
||
|
Предыдущие обращения от ______________ № ____ от _____________ № ____ |
||
|
Вид документа на ____ л. |
||
|
Автор, дата, индекс сопроводительного письма |
||
|
Дата, индекс поступления |
||
|
Краткое содержание |
||
|
Отв. исполнитель |
||
|
Резолюция |
||
|
Автор резолюции |
||
|
Срок исполнения |
Оборотная сторона
|
Ход исполнения |
|||
|
Дата передачи на исполнение |
Исполнитель |
Отметка о промежуточном ответе или дополнительном запросе |
Контрольные отметки |
|
Дата, индекс исполнения (ответа) |
|||
|
Адресат |
|||
|
Содержание |
|||
|
С контроля снял Подпись контролера |
|||
|
Дело Том Листы |
Фонд, опись, дело |
Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек зависит от числа картотек, необходимых для справочной работы и контроля за исполнением обращений, и определяется самой организацией.
Рассмотрение обращений руководством осуществляется так же, как и другой корреспонденции, поступающей в организацию: руководитель знакомится с содержанием, пишет резолюцию. Особенность этого этапа работы с обращениями граждан состоит в том, что резолюция может содержать решение о пересылке полученного обращения в другую организацию или возврате заявителю. Такое решение руководитель принимает, если обращение не относится к компетенции данной организации. Заявителю обращение возвращают не позднее чем в пятидневный срок с разъяснением, куда он должен обратиться.
Обращение может содержать ряд вопросов, которые находятся в компетенции нескольких органов. Тогда руководитель дает в резолюции указание рассмотреть вопрос (вопросы), относящиеся к компетенции его организации, а копию обращения переадресует соответствующим органам.
Руководитель должен помнить, что нельзя привлекать к рассмотрению должностных лиц, на действия которых жалуется гражданин или если их участие в рассмотрении обращения может повлиять на объективное решение вопросов, поднятых в обращении.
В зависимости от характера обращения руководитель может сразу принять решение и отразить его в резолюции. В этом случае лицо, ответственное за работу с обращениями, составляет и оформляет ответ заявителю. Если требуется мнение специалистов, запросы в другие организации и т. д., руководитель называет в резолюции исполнителя (исполнителей) и документ передается на исполнение.
Подготовка проекта ответа на обращение осуществляется исполнителем на его рабочем месте в структурном подразделении. Проект ответа гражданину должен готовиться очень тщательно. Принимаемое решение должно опираться на законодательство Российской Федерации, всестороннее изучение всех обстоятельств и причин, побудивших гражданина послать обращение. При необходимости нужно послать письменные запросы в другие организации. Запросы составляют в трех экземплярах: один направляют по назначению, другой - автору обращения, третий помещают в дело.
Контроль за исполнением обращений граждан ведется по каждому полученному обращению. Его осуществляет структурное подразделение или должностное лицо, отвечающее за работу с обращениями граждан. Для того чтобы профессионально вести эту работу, надо знать сроки исполнения полученных обращений. Эти сроки - типовые, т. к. установлены законодательными актами.
Если ответ гражданину может быть дан безотлагательно, т. е. не требует дополнительной проверки, запросов в другие организации, максимальный срок подготовки ответа составляет 15 дней. Когда вопрос, поставленный гражданином, сложный и требует проведения специальных проверок, направления запросов, наведения справок - срок подготовки ответа - 30 дней. Если по каким-либо уважительным причинам подготовка ответа затягивается, закон разрешает, в исключительных случаях, продлить срок исполнения обращения гражданина еще на 30 дней. Таким образом, максимальный срок подготовки и направления ответа заявителю составляет 60 дней.
Для военнослужащих и членов их семей сроки исполнения обращений сокращены в два раза: безотлагательно - 7 дней, в случае проверок, наведения справок - 15 дней, в исключительных случаях - 30 дней.
Хотя все без исключения обращения граждан ставятся на контроль, среди них есть письма граждан в адрес нескольких организаций, которые в свою очередь направляют обращения для профессионального рассмотрения и принятия решения в компетентное учреждение, требуя, чтобы это учреждение сообщило результаты рассмотрения обращения. В этом случае в учреждении на всех экземплярах регистрационно-контрольных карточек и самом обращении проставляется штамп или пишется слово "Контроль" или буква "К". Это означает, что обращение поставлено на особый контроль и помимо ответа гражданину требуется направить письмо в организацию, откуда пришло обращение.
Если поступающих обращений много, без применения компьютерных технологий осуществить своевременный контроль за исполнением обращений граждан весьма сложно. В настоящее время разработаны и успешно применяются программы для ведения контроля за сроками обращений граждан. Их применение дает возможность контролировать неограниченное количество обращений, получать оперативные данные о ходе их исполнении, осуществлять предупредительный контроль. Напоминания можно запрограммировать с любой периодичностью. Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.
Все остальные технологические операции по контролю за исполнением обращений граждан не отличаются от технологии контроля общего делопроизводства (ответственность за обеспечение своевременного и полного рассмотрения обращений, формирование и использование контрольной картотеки, порядок снятия с контроля).
Информационно-справочная работа по обращениям граждан. Количество картотек, принципы систематизации в них карточек, необходимых для быстрого и точного поиска нужного обращения, как и в общем делопроизводстве, устанавливаются организацией. Систематизация справочной картотеки ведется, как правило, по алфавиту первой буквы фамилий заявителей. При наличии такой алфавитной картотеки по фамилии автора обращения легко ответить на любой запрос о состоянии рассмотрения любого обращения.
Главная особенность текущего (оперативного) хранения обращений заключается в том, что все документы, созданные в процессе подготовки ответа гражданину, и само обращение хранятся централизованно, в том структурном подразделении или у должностного лица, которые отвечают за работу с письмами граждан. Формирование и хранение дел у исполнителя запрещается. Поэтому после завершения работы и подготовки ответа гражданину исполнитель обязан все документы, включая экземпляр контрольно-регистрационной карточки, передать лицам, ответственным за работу с обращениями граждан, для централизованного формирования дела.
Сотрудник, ответственный за этот участок работы, формирует все документы, созданные в результате подготовки ответа гражданину, в дела отдельно от общей переписки. В деле сначала подшивается оригинал обращения, затем копия ответа и все документы, отражающие процесс рассмотрения письма гражданина, в хронологической последовательности, т. е. одно за другим по мере поступления. Таким образом, каждое обращение составляет отдельную группу документов. В дело подшивается несколько таких групп документов. Внутри дела их располагают по фамилиям заявителей в алфавитном порядке. В зависимости от количества поступающих обращений дела заводятся по одной или нескольким буквам фамилий заявителей.
Например:
Предложения, заявления, жалобы граждан на букву "А "
или
Предложения, заявления, жалобы граждан на буквы "А", "Б", "В", "Г"
Коллективные обращения граждан по вопросам работы организаций и обращения по личным вопросам должны группироваться в отдельные дела. Повторное обращение и все материалы к нему подшивают в дело, где хранятся документы по первому обращению. Например, если Карелов Петр Иванович прислал обращение 21.02.2003, ответ ему был дан 28.02.2003, а второе, т. е. повторное, обращение от него получено 17.04.2003 и ответ дан 26.04.2003, в этом случае надо взять дело, где хранятся обращения граждан, фамилии которых начинаются с буквы "К", найти фамилию Карелов П.И. и за группой документов первого обращения поместить группу документов повторного обращения.
При группировке документов в дела неукоснительно должно соблюдаться одно из основных правил формирования дел — в дело подшиваются только исполненные документы.
Анализ обращений граждан необходимо вести систематически в виде обзоров, справок, сводок. Они составляются периодически (по решению руководства или ежемесячно, ежеквартально и т. д.). Только один срок подачи аналитических справок руководству установлен Типовым положением6 - 15 января. В этот день делопроизводственная служба должна представить проанализированный и обобщенный материал по работе с обращениями граждан за предыдущий год.
Составление аналитических справок необходимо для анализа содержащихся в обращениях предложений, рекомендаций, практических советов, критических замечаний с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушение прав и охраняемых законом интересов граждан, а также совершенствования работы организации. Сводка анализа обращений граждан не имеет установленной формы.
В структурных подразделениях могут составляться сводки, отражающие причины задержки или неисполнения обращений граждан, которые передаются в делопроизводственную службу. Такая сводка отражает исполнительскую дисциплину. Например:
Сводка о нарушениях срока исполнения
и неисполненных обращениях граждан
|
Ф.И.О. гражданина, откуда поступило, дата, регистрационный номер |
Содержание обращения |
Резолюция |
Должность, имя, отчество, фамилия исполнителя |
Причина задержки исполнения |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Руководитель структурного подразделения _____________________________ |
Сводка может быть более подробной, отражающей состояние исполнения обращений.
Подготовка и передача обращений граждан в архив организации осуществляется в основном так же, как и в общем делопроизводстве: дела в зависимости от сроков хранения подлежат полному или частичному оформлению, проходят экспертизу научной и практической ценности документов, на них составляют опись и передают на хранение в архив.
В настоящее время в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения установлены сроки хранения обращений граждан в зависимости от их значимости:
-предложения, письма творческого характера, заявления, жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях, - постоянно;
-обращения граждан личного характера - 5 лет "ЭПК";
-второстепенного, оперативного характера - 5 лет.
Отметка "ЭПК" означает, что часть таких документов может
иметь научно-историческое значение и в установленном порядке передается в государственные, муниципальные архивы или хранится в организации, поэтому в процессе экспертизы необходимо еще раз внимательно рассмотреть срок хранения каждого обращения с точки зрения его значимости для общества, государства и т. д. Если в процессе справочно-аналитической работы обращение требовалось неоднократно, пятилетний срок его хранения устанавливают с даты последнего использования.
В тех случаях, когда ЭК организации принимает решение, увеличивающее срок хранения обращения, оно обязательно утверждается руководителем организации.
Порядок передачи дел в архив, их уничтожение не отличаются от технологии, используемой в общем делопроизводстве.
7.4. Организация приема граждан
Работу по обращениям граждан во время их приёма выделяют особо. Личный прием граждан могут вести руководитель организации, его заместители, ответственные работники. Его организация должна быть тщательно продумана, при этом надо учесть следующие моменты:
- информация о месте и времени приема включает дни, часы, номер помещения, где будет проходить прием. Главное условие - необходимо устанавливать часы приема в вечернее время, когда граждане свободны. Ежедневно принимать посетителей не рекомендуется, обычно личный прием осуществляется один-два раза в неделю;
- помещение, где ведется прием, должно иметь свободный доступ. Может быть организован выезд руководителя на место работы или жительства граждан;
- оборудование приемной должно включать достаточное количество столов, стульев, письменных принадлежностей.
Вести прием руководитель может с секретарем или один.
В первом случае секретарь регулирует очередность вхождения граждан в приемную. Хорошо, когда в организации существует журнал предварительной записи посетителей. Внимательное, доброжелательное, предупредительное поведение секретаря во многом способствует плодотворной работе в приемной. Секретарь также ведет регистрационно-контрольные карточки или журнал, где фиксирует как устные, так и письменные обращения граждан. Наиболее удобной является непрерывная валовая регистрация всех обращений, поступивших через почтовое отделение и во время личного приема. Например, 15 апреля в канцелярию поступило 10 обращений граждан. Последнее из них получило входящий регистрационный номер А-25. Во время личного приема первым вошел гражданин Степанов К.М. Секретарь заносит все сведения на него в РКК и присваивает входящий регистрационный номер С-26 и т. д. Такая система регистрации дает возможность иметь четкую и полную картину всей работы с обращениями граждан. Когда руководитель принимает посетителей один, он сам заполняет РКК или журнал.
Если в процессе личного приема гражданина удовлетворило решение руководителя, краткое содержание решения переносится в РКК и обращение гражданина считается исполненным. Если руководитель не может принять решение во время приема, гражданин составляет письменное обращение, которое рассматривается на общих основаниях.
Решение вопроса, поставленного в обращении гражданина, может относиться к компетенции иного органа, организации, в этом случае должностное лицо, ведущее прием, обязано помочь посетителю определить, где находится нужное учреждение, подсказать номера телефона, факса и т. д.
ТЕСТОВЫЕ ЗАДАНИЯ
Тема 7. Организация делопроизводства по обращениям граждан
Задание 1. К обращениям граждан относятся …
Задание 2. Делопроизводство по обращениям граждан ведется …
Задание 3. За организацию и ведение делопроизводства по обращениям граждан лично отвечает руководитель …
Задание 4. В регистрационный индекс обращения включают …
Задание 5. Сроки исполнения обращений составляют - …
1. без запросов и проверки (безотлагательно) – 1. 15 дней
2. с направлением запросов (справок) – 2. 30 дней
3. в исключительных случаях – 3. 60 дней
Задание 6. Для военнослужащих и членов их семей сроки исполнения обращений …
Задание 7. При повторном обращении гражданина регистрационный индекс документу …
Задание 8. При систематизации справочной работы по обращениям граждан применяются картотеки …
Задание 9. Нормативный (федеральный) срок подачи аналитических справок по обращениям граждан …
Задание 10. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица …
Задание 11. Обращение гражданина о нарушении его прав, свобод и законных интересов называют …
Глава 8. ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ.
ФОРМИРОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ДЕЛ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
Организация ИПС по документам предполагает в соответствии с ГОСТ 7.50-90 организацию их хранения как в процессе исполнения, так и в архиве организации вплоть до передачи их в ведомственный архив.
8.1. Номенклатура дел
Хранение документов в процессе их исполнения является текущим оперативным хранением; оно организуется с целью обеспечения систематизированного размещения документов, их быстрого поиска и осуществляется путем формирования дел в соответствии с установленной в организации номенклатурой дел.
Независимо от масштаба и структуры любой организации в её делопроизводстве создается индивидуальная (конкретная) номенклатура дел, оформляемая в установленном порядке. Она разрабатывается на календарный год с использованием типовой и примерной номенклатур дел.
Типовая номенклатура дел является нормативным документом, составляемым для однотипных организаций и устанавливающим для них типовой состав дел, их унифицированные заголовки и единую индексацию. Примерная номенклатура дел является рекомендательной и устанавливает примерный состав дел для организаций, на которые распространяется. Обе упомянутые номенклатуры разрабатываются службами ДОУ министерств и ведомств Российской Федерации и её субъектов.
Создаваемая в делопроизводстве организации номенклатура дел выполняет функции классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела, определения сроков хранения документов, формирования справочной картотеки исполненных документов; она служит учетным документом при сдаче дел в архив. Кроме того, номенклатура дел имеет справочное значение при изучении структуры организации.
Составление и оформление номенклатуры дел является одной из функций службы ДОУ организации. При составлении номенклатуры дел должны учитываться требования, закрепленные в действующих нормативно-методических документах, основным из которых являются Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.
8.2. Правила составления номенклатуры дел
Основные правила работы архивов организаций7 устанавливают порядок подготовки номенклатуры, закрепляют ее форму, правила заполнения граф, составления и систематизации заголовков дел и т. д. Кроме того, в разделе содержатся требования к оформлению номенклатуры дел.
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения является основным нормативным пособием при определении сроков хранения документов, включенных в номенклатуру дел.
Кроме того, архивными учреждениями разработаны и методические пособия по составлению номенклатуры дел8.
При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться не только перечисленными документами. Необходимо изучение состава и содержания документов, образующихся в процессе реализации учреждением или организацией своих задач. Изучаются устав и положения об учреждении и его структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки) и сами документы организации. Методическую помощь организациям могут оказать архивные учреждения. Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Номенклатура дел ежегодно пересматривается, уточняется и утверждается руководителем организации. Организации, сдающие документы в государственные архивы на постоянное хранение, обязаны не реже одного раза в пять лет согласовывать ее с архивным учреждением. В случае коренного изменения функций и структуры организации должна быть разработана новая номенклатура дел.
Основные требования, которым должна отвечать номенклатура дел организации, следующие:
номенклатура должна охватывать все документы организации;
формулировка заголовков дел должна быть конкретной и четкой, чтобы, во-первых, полностью отразить состав и содержание документов в них и, во-вторых, исключить возможность помещения в дела документов, не соответствующих их содержанию и сроку хранения;
дела внутри разделов номенклатуры систематизируются в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.
В номенклатуре должны быть учтены все документы, которые организация получает или создает в процессе своей деятельности в течение года. В номенклатуру включаются регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки, включая справочные.
В номенклатуру должны быть внесены документы временно действующих органов. Они служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, документы ликвидационной комиссии включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации)9.
Кроме того, номенклатура дел может дополняться делами, которые не были в нее включены при составлении. Такие дела могут формироваться после начала года вследствие появления в деятельности организации новых вопросов или направлений. Для таких случаев в конце разделов номенклатуры предусматриваются резервные номера. Не включают в номенклатуру печатные издания (справочники и т. д.).
Номенклатуры дел организации (сводная) и структурного подразделения составляются по унифицированным формам, которые разработаны архивными органами. Они закреплены в Основных правилах работы архивов организаций.
Форма содержательной части номенклатуры дел
|
Индекс дела |
Заголовок дела (тома, части) |
Кол-во ед. хр. |
Срок хранения и номера статей по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Название раздела |
||||
В первой графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные номера для заведения дополнительных, не предусмотренных заранее дел в случае их появления.
В графу вторую включаются заголовки дел (томов, частей). Каждое дело может составлять один или несколько томов. В третьей графе указывается количество единиц хранения, т. е. томов или частей каждого дела.
В графе "Срок хранения и номера статей по перечню" указывают срок хранения конкретного дела и делают ссылку на перечень (типовой или ведомственный).
В графе "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры дел своевременно проставляются отметки о заведении новых дел, о передаче дел в архив, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и т. п.
Разделами сводной номенклатуры дел могут служить названия структурных подразделений. В этом случае основой для определения структуры номенклатуры дел является утвержденная структура (штатное расписание) организации. Первый раздел номенклатуры - это всегда название службы делопроизводства (управление делами, канцелярия и т. д.). Последними разделами являются наименования общественных организаций или органов, которые действуют на общественных началах.
В небольших организациях, которые не имеют стабильной структуры, разделами номенклатуры являются управленческие функции или направления деятельности, например руководство, кадры, рекламная деятельность, документационное обеспечение и т. п.
В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел.
В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год, и дел с отметкой "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия).
Общим правилом для составления номенклатуры дел организации является её соответствие задачам, решаемым организацией и её структурными подразделениями, а также составу и содержанию документов, образующихся в процессе их деятельности. Очевидно при этом, что номенклатуры дел организации и её структурных подразделений должны соответствовать друг другу.
Номенклатура дел организации должна быть согласована с соответствующей экспертной комиссией организации и с экспертно-проверочной комиссией государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение; утверждается номенклатура руководителем организации. Организации, не сдающие документы на государственное хранение, согласовывают номенклатуру дел с экспертной комиссией вышестоящей организации.
Формулировка заголовков дел в номенклатуре должна быть конкретной и четкой, полностью отражающей состав и содержание документов и в то же время исключающей возможность помещения в дела документов, не соответствующих по содержанию и сроку хранения. Систематизация дел внутри номенклатуры должна осуществляться в соответствии со степенью важности и сроком хранения документов. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс, отражающий индекс структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах подразделения.
Независимо от того, претерпевает она или нет какие-либо изменения к указанному времени, она ежегодно оформляется заново и утверждается установленным порядком. Номенклатура дел в организации печатается в необходимом количестве экземпляров (три или четыре), обеспечивающем её учет в сводной номенклатуре дел службы ДОУ, использование в рабочем порядке, передачу в ведомственный архив, а при необходимости, и передачу в государственный архив.
В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. По окончании года в неё вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел. Итоговая запись номенклатуры дел организации составляется с учетом итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений.
8.3. Формирование дел
Формирование дел в организации и её структурных подразделениях, т.е. группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел, может осуществляться централизованно или децентрализовано. В первом случае это является функцией службы ДОУ, во втором случае – функцией лиц, ответственных за документацию.
При формировании дел необходимо соблюдать общие правила, а именно:
помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
помещать приложения вместе с основными документами. Если приложения имеют большой объем, то они группируются в самостоятельное дело, о чем в документах делается отметка;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения.
Кроме перечисленных общих правил при формировании дел руководствуются следующим. Личные дела формируются в течение всего периода работы (службы) данного лица в организации. Дела с документами учебных заведений, касающиеся организации учебного процесса, формируются не за календарный, а за учебный год.
Быстрота поиска необходимой документной информации зависит от правильной систематизации документов внутри дела. Поэтому документы дела должны располагаться в определенном порядке. На практике применяют хронологический, вопросный и нумерационный порядок; кроме того, используют группировку по номинальному признаку внутри одного вида документов, например, приказы, директивы и т.д.
Для группировки переписки используют алфавитный порядок по корреспондентскому признаку.
Различные группы документов имеют свою специфику систематизации. Распорядительные документы (приказы, распоряжения и т.п.) формируют в дела по видам и по хронологии с относящимися к ним приложениями. Так уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если они утверждаются в качестве самостоятельных документов, то их помещают в отдельные дела.
Группируют отдельно приказы по основной деятельности и по личному составу. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками хранения. При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности (прием на работу, увольнение и перемещение и т.п.), рекомендуется группировать в отдельные дела.
Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются по направлениям деятельности организации.
Протоколы подшивают в дела в хронологическом порядке и по номерам.
Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности. Документ-ответ помещается за документом-запросом. По хронологии располагают инициативные документы. Переписка может группироваться также за учебный год, период работы выборных органов и т.д. в зависимости от специфики деятельности организации.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и др. группируются отдельно от их проектов. Годовые планы и отчеты отделяют от квартальных и месячных. Плановая и отчетная документация хранится в делах того года, к которому она относится по своему содержанию, независимо от времени составления или даты поступления. Например, план на 2008 г., составленный в 2007 г., должен быть помещен в дело 2008 г.
В отдельные дела помещают обращения граждан, располагая их в алфавитном порядке. Предложения и заявления граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению группируют отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
В личных делах документы располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
Независимо от того, какой признак лежит в основе формирования дела, документы в пределах всех групп документов располагают по хронологии.
Собственно хранение исполненных документов в сформированных делах в течение определенного времени осуществляется по месту формирования дел до передачи их в архив организации. Дела хранятся в закрывающихся шкафах или сейфах. Чтобы обеспечить быстрый поиск нужных дел и документов, дела располагают вертикально в последовательности, соответствующей номенклатуре дел. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре, которая должна быть прикреплена на внутренней стороне дверцы шкафа или сейфа.
Завершенные дела с временными сроками хранения (до 10 лет) хранятся в течение срока, указанного в номенклатуре, после чего они уничтожаются. Дела временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения хранятся по месту их формирования в течение двух и более лет для справочной работы, после чего они передаются в архив организации; дела с меньшими сроками хранения также могут передаваться в архив организации по распоряжению руководителя.
В течение года документы из дела могут выдаваться для работы с обязательным вложением на их место листа-заместителя. После окончания календарного года допускается выдавать дело во временное пользование только целиком, с оформлением карты заместителя, помещаемой на место выданного дела. Выдача дел в другие организации осуществляется на основании письменного запроса и разрешения руководителя организации, где дело сформировано и находится на хранении.
По требованию компетентных органов документы могут выдаваться путем изъятия их из дела. В этом случае должно быть предъявлено письменное распоряжение этих органов и дано разрешение руководителя организации на изъятие документа; об изъятии подлинника документа составляется акт, а на место изъятого документа подшивается его заверенная копия.
Толщина дела не должна превышать 4 см, что примерно составляет 250 листов. Если количество листов документов, включенных в дело, превышает этот предел, дело делят на несколько частей - томов. Точное количество частей может стать известным только по окончании делопроизводственного (т. е. календарного) года, поэтому эта графа заполняется в конце текущего года.
Каждое дело должно иметь свой конкретный срок хранения. Сроки устанавливаются в зависимости от значимости документов, включенных в дело, и могут быть постоянными или временными (один год, три года, пять лет, десять лет, пятнадцать лет и т. д.).
Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных документов и определения возможности уничтожения документов, которые не имеют научной и практической ценности. Определение сроков хранения документов является основанием для их помещения в то или иное дело, т. к. документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут группироваться вместе. Нужно иметь в виду, что в деле с временным сроком хранения могут содержаться документы различной ценности, которые, следовательно, имеют разные сроки хранения. В этом случае срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т. е. больший.
Например, если в деле находятся документы со сроками хранения один год, три года и пять лет, то все дело хранится пять лет.
Сроки хранения устанавливаются, во-первых, по перечням документов с указанием сроков их хранения и, во-вторых, экспертным путем ведущими специалистами организации.
Перечни документов могут быть типовыми или ведомственными.
Типовые перечни устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий. Они включают документы, образующиеся при документировании общих для всех управленческих функций (руководство, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование, снабжение и сбыт продукции и т. п.), независимо от места предприятий в системе управления, видов их деятельности и форм собственности.
При определении сроков хранения документов могут использоваться несколько видов типовых перечней:
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения;
Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы;
Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, введенный в действие в 2000 г., является основным нормативным документом для определения сроков хранения и отбора на хранение и уничтожение документов, общих для большинства организаций, включая негосударственные10. Нормативный характер этого документа означает, что срок хранения соответствующих перечню документов (дел) переносится в номенклатуру дел без изменений. Запрещается уменьшать нормативные сроки хранения. Правда, в отдельных случаях сроки хранения могут быть увеличены самой организацией, если это вызвано спецификой ее деятельности.
Типовые перечни не могут охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней министерствами и ведомствами разрабатываются ведомственные перечни, включающие наиболее полное и систематическое перечисление документации организаций и предприятий соответствующей отрасли. При определении сроков хранения документации прежде всего пользуются ведомственным перечнем, а при его отсутствии - типовыми перечнями.
Кроме того, с августа 2003 г. в Российской Федерации действует Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ11. Действие этого нормативного акта распространяется на документы всех открытых и закрытых акционерных обществ на территории Российской Федерации.
Положение содержит список документов акционерных обществ с указанием сроков их хранения. В список включены документы, которые либо соответствуют закону "Об акционерных обществах", либо образуются в деятельности предприятий и организаций только данной организационно-правовой формы, например: проспекты эмиссии ценных бумаг, протоколы общих собраний акционеров, бюллетени для голосования на общих собраниях акционеров и т. п.
В ряде случаев Положение конкретизирует типовые сроки хранения документов акционерных обществ. Впервые установлен срок хранения списка акционеров, имеющих право на участие в общем собрании, как отдельного вида документа, а не как приложения к протоколу собрания. Кроме того, в Положении уточнены сроки хранения бюллетеней для голосования. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов бюллетени должны были храниться до прекращения деятельности акционерного общества. После прекращения деятельности вопрос должен был решаться ЭПК архивного учреждения. Положение установило постоянный срок хранения данного вида документа.
Что касается временных сроков, то акционерным обществам предоставлено право их изменять, но только в сторону увеличения.
Такие изменения обязательно должны быть зафиксированы либо в уставе, либо в иных внутренних документах общества. Срок временного хранения документов может быть также увеличен в случае проведения проверок, возникновения разногласий, следственных и судебных дел, если документы имеют к этому отношение. В этих случаях они хранятся до принятия окончательного решения, если решение принимается после истечения установленного срока хранения.
Сроки хранения документов (дел), которые не вошли в перечни, устанавливаются в процессе проведения экспертизы ценности документов самой организацией. Экспертные комиссии определяют конкретные сроки и в том случае, если в данной графе номенклатуры проставлена отметка "До минования надобности". Она означает, что документы, входящие в состав дела, имеют чисто практическое значение и нужно определить срок их уничтожения.
В графе "Срок хранения" могут быть проставлены и такие отметки, как "До замены новыми", "ЭК", "ЭПК". Отметка "ЭК", помимо прочего, может означать, что по окончании делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным отбором некоторых документов на постоянное хранение.
Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения дела, законченного делопроизводством в 2002 г., исчисляется с 1 января | 2003 г.
При указании в номенклатуре срока хранения дела нужно указывать и статью конкретного перечня, в соответствии с которой этот срок определен. Название типового или ведомственного перечня, который был использован при составлении номенклатуры, обязательно вносят в графу "Примечание".
ТЕСТОВЫЕ ЗАДАНИЯ
Тема 8. Организация хранения документов. Формирование и хранение дел в делопроизводстве
Задание 1. Номенклатура дел это систематизированный перечень наименований дел, с указанием сроков их хранения …
Задание 2. Индивидуальная номенклатура организации дел заводится …
Задание 3. Индивидуальная номенклатура дел, разрабатывается с использованием …
Задание 4. Ответственность за составление (корректировку) номенклатуры дел организации возложена на …
Задание 5. Номенклатура дел организации утверждается руководителем …
Задание 6. Дело представляет собой совокупность документов (документ), помещенных в отдельную обложку и относящихся к …
Задание 7. В дело могут включаться дубликаты, черновики и дополнительные экземпляры документов …
Задание 8. Дело не должно превышать …
Задание 9. Индекс дела составляется из порядкового номера дела по номенклатуре и …
Задание 10. Справочные картотеки, журналы и картотеки регистрации документов в номенклатуру дел …
Задание 11. Сроки хранения, указанные в Перечне типовых управленческих документов …
Глава 9.
ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К ПОСЛЕДУЮЩЕМУ
ХРАНЕНИЮ И ИСПОЛЬЗОВАНИЮ
Подготовка документов, законченных делопроизводством, к дальнейшему хранению и использованию является завершающим этапом работы с ними. Основные цели упорядочения и хранения исполненных документов - это, во-первых, создание условий для использования их самой организацией в справочных целях и, во-вторых, пополнение Архивного фонда Российской Федерации документами, имеющими важное научно-историческое значение.
Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает:
экспертизу ценности документов для определения возможности их практического и научного использования;
оформление дел;
составление описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения;
обеспечение их сохранности;
передачу дел в архив организации.
9.1. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве
9.1.1. Общие положения
Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение12.
Ценность различных документов как для организаций, так и для государства в целом, неравнозначна. Необходимость хранения документов и сроки хранения определяются прежде всего важностью информации, заключенной в них.
Поэтому назначение экспертизы ценности это отбор документов для постоянного и временного хранения и для уничтожения.
Для документов, отобранных для последующего хранения, важно определить, в течение какого времени может быть нужна содержащаяся в них информация. Поэтому определение сроков хранения - это важная задача экспертизы ценности документов.
По срокам хранения документы делятся на три группы:
документы с постоянным сроком хранения;
документы со сроком хранения свыше 10 лет;
документы со сроком хранения до 10 лет.
Экспертиза ценности проводится в делопроизводстве организаций и предприятий, архивах организаций и в государственных архивах.
В делопроизводстве экспертиза ценности проводится:
при составлении номенклатуры дел;
формировании дел;
подготовке дел для передачи в архив организации после завершения их делопроизводством.
На этапе составления номенклатуры дел определяются сроки хранения дел, т. е. производится предварительная оценка важности документов, входящих в то или иное дело. При формировании дел необходимо проверять правильность отнесения документов к определенным комплексам исходя из их назначения, содержания, сроков хранения.
В настоящее время экспертиза ценности документов проводится на основе:
действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления (Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Положение об Архивном фонде Российской Федерации, утв. Указом Президента РФ от 17.03.1994 № 552 (в ред. от 19.11.2003) и др.);
типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;
нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России13 и органов управления субъектов Российской Федерации в области архивного дела (Государственная система документационного обеспечения управления (1988), Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (1995), Основные правила работы архивов организаций (2002) и др.).
9.1.2. Принципы и критерии экспертизы ценности документов
В основе проведения экспертизы ценности документов лежат принципы историзма, всесторонности, комплексности.
Принцип историзма предполагает оценку каждого документа как продукта определенной исторической эпохи, рассмотрение общественных явлений в процессе их развития, учет определенных закономерностей такого развития.
Принцип всесторонности требует при проведении экспертизы ценности рассматривать различные аспекты каждого документа, учитывать как их содержание, так и внешние особенности.
На основании принципа комплексности документы оцениваются с учетом их места в общем документальном фонде организации, т. к. они связаны друг с другом, могут повторять, дополнять или поглощать другие документы.
На основе принципов экспертизы разработана система критериев, т. е. научно обоснованных признаков, позволяющих определять степень ценности документов. Систему составляют три группы критериев: происхождение документов, их содержание и внешние особенности.
К критериям происхождения документов относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документов.
Критерии содержания — это значимость события или явления, отраженного в документах; значение имеющейся в документах информации, ее повторение в других документах, вид документа, подлинность документа.
К критериям внешних особенностей документа относятся: форма удостоверения документа (наличие подписей, дат, резолюций, печатей), форма фиксирования и передачи содержания, особенности оформления документа, его физическое состояние. Рассмотрим некоторые из них.
Одним из основных критериев ценности документов является значение содержащейся в них информации. Ценность содержания напрямую зависит от значимости события, явления, факта, отраженных в документе, а также от полноты их освещения, новизны и уникальности информации.
Учет такого критерия, как повторение информации документа в других документах, в экспертизе ценности документов очень важен, т. к. в деятельности учреждений и организаций образуется значительное количество дублетных документов (размноженных экземпляров подлинника) или документов, в которых в той или иной мере информация повторяется. Дублетные документы чаще всего выделяются к уничтожению уже на стадии формирования дел. Однако очень важно правильно оценить документы, данные в которых повторяются в разных формах и объемах.
Важную роль при отборе документов на хранение или к уничтожению играет определение формы удостоверения документа. Речь идет о юридической силе документов. Все официальные документы, принимаемые на хранение в архив организации, должны быть правильно оформлены и иметь соответствующий состав удостоверения. Юридическую силу должны иметь и подлинники документов, и их копии. При проведении экспертизы ценности предпочтение отдается подлинным экземплярам документов, а при их отсутствии - заверенным копиям. При оценке документов следует очень внимательно относиться к делопроизводственным пометам, в т. ч. и на копиях документов, т. к. они часто дополняют содержание. Пометы могут быть интересны и своим авторством.
К критериям внешних особенностей документов относится их физическое состояние. В делопроизводстве этот критерий применяется в отдельных случаях. Например, когда подлинный экземпляр документа плохо сохранился, на хранение передается его копия. Копия может быть приложена к подлиннику. Экземпляры наиболее ценных документов в случае повреждений подлежат реставрации.
Как уже отмечалось, при проведении экспертизы ценности документов перечни документов со сроками хранения позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов. Однако ряд документов требует дополнительного изучения для определения необходимости и продолжительности хранения.
9.1.3. Организация проведения экспертизы ценности документов
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).
В министерствах и ведомствах, других крупных организациях, имеющих подведомственную сеть, помимо экспертных комиссий создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В этом случае экспертные комиссии работают в структурных подразделениях и подведомственных организациях, а центральная экспертная комиссия контролирует их деятельность. Одной из функций ЦЭК является оказание методической помощи в проведении экспертизы.
ЦЭК и ЭК работают в постоянном контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. ЭПК являются решающей инстанцией в вопросах экспертизы ценности документов, контролируют сохранность ценных документов, поэтому многие свои решения ЭК должны с ними согласовывать. Например, если в перечне сроки хранения дел обозначены отметкой "ЭПК", окончательное решение о продолжительности сроков и приеме дел на постоянное государственное хранение принимает ЭПК архива. Организации негосударственных форм собственности принимают решения по многим вопросам экспертизы ценности своих документов самостоятельно. Однако в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" для них является обязательным согласование с архивными органами решений, связанных с уничтожением документов.
Росархив разработал примерные положения об экспертной и центральной экспертной комиссиях. Эти документы служат основой для составления положений об экспертных комиссиях конкретных организаций и предприятий. Конкретное положение об экспертной комиссии утверждается руководителем организации.
Назначение ЭК заключается:
в организации и проведении экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;
организации и проведении экспертизы ценности документов при подготовке их к передаче в архив организации;
организации и проведении отбора и подготовке документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.
Функции экспертных служб организаций определены Основными правилами работы архивов организаций. В их состав входит:
организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
рассмотрение и принятие решения об одобрении (утверждении):
проектов номенклатур дел организации (сводной и по структурным подразделениям);
описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в т. ч. по личному составу, подлежащих передаче в архив организации;
описей на дела, подлежащие передаче на государственное хранение в соответствии с договором, заключаемым с учреждением Государственной архивной службы. Эти описи должны затем направляться на утверждение ЭПК соответствующего архивного учреждения;
актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;
участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документацией в организации.
Кроме того, ЭК совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом осуществляют контроль за формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов к передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т. п.
Экспертная комиссия создается по приказу руководителя организации. В неё обычно включается не менее трех наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, деятельность, делопроизводство и состав документации данной организации. Обязательно в состав комиссии входит руководитель архива или должностное лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК должен быть один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.
Решения ЭК принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях, которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК и по мере необходимости.
Заседания ЭК протоколируются. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения комиссии вступают в силу только после утверждения их руководителем организации.
Если протоколы ЭК содержат решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел и об изменении сроков хранения документов, которые установлены типовыми и ведомственными перечнями или типовыми и примерными номенклатурами дел, они должны вначале передаваться на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения и только после этого утверждаться руководителем организации.
9.1.4. Порядок проведения и оформления результатов экспертизы
ценности документов
Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. Ее осуществляют работники службы ДОУ совместно с ЭК под методическим руководством сотрудников архива организации.
В процессе экспертизы производится:
отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;
отбор дел, которые должны храниться временно в структурных подразделениях;
выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Одновременно проверяются качество номенклатуры дел, правильность установления сроков хранения документов.
Таким образом, в результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения:
документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;
документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве организации;
документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях;
документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
При отборе названных категорий дел анализируется фактическое содержание документов, находящихся в деле. Не допускается определение ценности документов и сроков их хранения только по заголовкам дел, включенных в номенклатуру.
Особенно внимательно следует подходить к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их отбор осуществляется путем полистного просмотра документов. Только так можно выявить ошибки, допущенные при формировании дел, и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения.
Полистно просматриваются и дела с отметкой "ЭПК". Это позволяет выявить документы, подлежащие постоянному хранению. Дела, содержащие такие документы, должны быть переформированы: документы с постоянным и временными сроками хранения формируют в самостоятельные дела либо присоединяют их к уже сформированным делам с однородными документами. Сроки документов временного хранения уточняют по перечням документов или по номенклатуре дел организации. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой "ЭПК" принимает экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения.
По результатам экспертизы ценности документов составляется ряд документов:
опись дел постоянного срока хранения;
опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;
опись дел по личному составу;
акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут в архив не передаваться. Они хранятся либо в службе документационного обеспечения организации, либо в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.
Описи рассматриваются на заседании ЭК и утверждаются руководителем организации. Описи дел постоянного срока хранения утверждаются ЭПК архивного учреждения, описи дел по личному составу согласовываются с ней.
Одновременно с описями дел на заседании ЭК рассматриваются и акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. Организация имеет право уничтожать дела, включенные в акт, только после того, как ЭПК утвердит опись дел постоянного срока хранения. В акт включают дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором акт составляется. Акт составляется на дела всей организации. Если в него входят дела нескольких структурных подразделений, то перед группой заголовков дел каждого подразделения указывается его название. Однородные дела вносятся в акт под одним общим заголовком с указанием количества дел. Акт о выделении к уничтожению дел составляется по унифицированной форме. Он подписывается должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и после утверждения ЭПК архивного учреждения описи дел постоянного срока хранения утверждается руководителем организации. Акт о выделении документов к уничтожению содержит отметку о сдаче документов на переработку в соответствующую организацию, занимающуюся утилизацией документации. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными, которые вместе с актами и описями подшиваются в дело и хранятся в архиве организации. Все эти документы имеют постоянный срок хранения.
9.2. Подготовка документов к передаче в архив организации
По действующим правилам дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения должны передаваться в архив организации. После окончания календарного года, в котором дела были заведены, производят их оформление и описание в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления и Основных правил работы архивов организаций.
Оформление дела - это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами14. Порядок оформления дел зависит от сроков их хранения. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения, которые не передаются в архив организации, оформляются частично. Частичное оформление производится работниками службы ДОУ при заведении дела.
Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу перед передачей в архив организации подлежат полному оформлению, которое предусматривает:
подшивку или переплет дела;
нумерацию листов в деле;
составление листа-заверителя;
составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, заголовка дела, крайних дат).
Для обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов все листы дела нумеруются валовой нумерацией арабскими цифрами в правом верхнем углу листа. Для этого используют простой графитный карандаш или нумератор. Нумерация производится в соответствии с определенными правилами.
Лист-заверитель не нумеруют, листы внутренней описи нумеруют отдельно. Если дело состоит из нескольких томов, листы каждого тома нумеруются отдельно. Фотографии, чертежи, другие иллюстративные материалы, которые являются самостоятельными листами дела, нумеруются на верхнем поле оборотной стороны листа. Листы любого формата, подшитые за один край, нумеруются как один лист. Если лист имеет формат A3 или А2 и он сложен, то он разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. Лист, сложенный и подшитый за середину, должен подшиваться заново за край и нумероваться как один лист. Но если к документу подклеены другие документы (переводы, вырезки и т. п.), каждый из них нумеруется отдельно. Если в дело подшит конверт с вложениями, вначале нумеруется конверт, затем следующими номерами каждое вложение.
В случае отдельных ошибок при нумерации листов (например, пропуска отдельных страниц) допускается употребление литерных номеров (За, 4а, 46). Если обнаруживается большое количество ошибок, листы дела нумеруются заново. При этом старый номер зачеркивается, рядом ставится новый номер листа. Составляется и новый лист-заверитель. Старый лист зачеркивается, но сохраняется в деле.
В форме листа-заверителя указываются сведения о количестве пронумерованных листов дела, количестве листов внутренней описи. Кроме того, указываются сведения, отражающие специфику документов и нумерации листов данного дела: наличие литерных номеров, пропущенных номеров, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов и т. п. Также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации. В листе-заверителе отмечаются и все изменения в составе и содержании дела, например замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и др. Для учета ряда категорий документов составляется внутренняя опись. Она подшивается в начале дела или подклеивается к внутренней стороне его лицевой обложки.
Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного сроков хранения. Это определяется спецификой данной документации: особо ценные документы, личные дела, документы ограниченного доступа и т. д. Кроме того, опись составляется для дел постоянного и временного сроков хранения, если их заголовки не раскрывают конкретное содержание документов.
Форма внутренней описи документов дела
|
Внутренняя опись документов дела № _________________________________ |
|||||
|
№ п/п |
Индекс документа |
Дата документа |
Заголовок документа |
Номера листов ед. хр. |
Приме чание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
Итого __________________________________________________документов (цифрами и прописью) Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела Подпись Расшифровка подписи Дата |
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме. В ней содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. Завершается опись итоговой записью с указанием цифрами и прописью количества включенных в нее документов и количества листов самой описи. Если в составе документов дела происходят изменения (например, документы включаются в дело, заменяются и т. д.), в графе "Примечание" делается запись со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи. После того как документы подшиты и листы пронумерованы, оформляют обложку дела.
9.3. Составление и оформление описей дел
Составление и оформление описи дел - это последний этап подготовки дел к последующему хранению. Описанию подлежат дела, завершенные в делопроизводстве и прошедшие экспертизу ценности. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Опись дел - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения (дел), предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной порядковой нумерацией. Таким образом, являясь учетным документом и архивным справочником по содержанию дел, опись обеспечивает учет и оперативный поиск документов.
Составление описи дел - это одна из функций работников службы ДОУ. Описи ежегодно составляются в каждом структурном подразделении. По ним документы передаются в архив организации. Описи на дела структурных подразделений служат основой для составления годового раздела сводной описи дел организации, которую готовит архив для передачи дел на постоянное государственное хранение. В небольших организациях с незначительным документооборотом составляется общая опись на дела, образовавшиеся за год в процессе деятельности. Опись составляется в трех экземплярах, и через год после завершения дел в делопроизводстве она представляется в архив организации.
Описи дел структурных подразделений составляются по форме, установленной Основными правилами работы архивов организаций.
На основе описей структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации. Подготовка годового раздела осуществляется в архиве организации. Годовой раздел также составляется отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу по установленным формам.
Годовой раздел описи дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах. Он подлежит рассмотрению ЦЭК (ЭК) организации. В случае одобрения в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Затем он передается на рассмотрение ЭПК архивного учреждения и после ее одобрения утверждается руководителем организации. Первый экземпляр в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в организации. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется в двух экземплярах, одобряется ЦЭК (ЭК) организации и после этого утверждается ее руководителем.
При подготовке дел подразделений к передаче в архив работник архива проверяет правильность их формирования и оформления. Проверяется также соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел.
Прием дел от структурных подразделений осуществляется заведующим архивом или должностным лицом, ответственным за архив. В конце описи указывается количество фактически принятых дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел. Под этим ставят подписи ответственный за архив, принявший дела, и сотрудник структурного подразделения, передавший их. При приеме на хранение дел с особо ценными документами проверяют количество листов каждого дела. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы организации. Наименование каждой картотеки должно быть включено в опись.
ТЕСТОВЫЕ ЗАДАНИЯ
Тема 9. Подготовка документов к последующему
хранению и использованию
Задание 1. Последовательность подготовка документов к последующему хранению и использованию включает:
Задание 2. В делопроизводстве экспертиза ценности проводится при:
Задание 3. По срокам хранения документы делятся на группы:
Задание 4. В основе проведения экспертизы ценности документов лежат принципы:
Задание 5. В группу критериев экспертизы ценности документов входят:
Задание 6. В экспертную комиссию включаются работники знающие:
Задание 7. Экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) назначается в …
Задание 8. Решения экспертной комиссии вступают в силу после …
Задание 9. Экспертизу ценности документов осуществляют работники …
Задание 10. В результате проведения экспертизы ценности выделяются группы документов подлежащие:
Задание 11. По результатам экспертизы ценности документов составляется:
Заключение
Учебное пособие подготовлено для студентов, изучающих дисциплину "Основы документационного обеспечения управления". Содержание пособия определилось составом знаний, которые в соответствии с ГОС ВПО необходимы для формирования профессиональных знаний и умений в области делопроизводства.
Учебное пособие обеспечивает получение теоретических знаний о современном состоянии вопросов ДОУ, истории зарождения и развития этой деятельности, роли документа и информации в управленческом процессе, его развитии, системах документации, организации службы делопроизводства, технологии работы с документами, хранении документов и подготовке их к сдаче в архив, а также формирование навыков составления и оформления основных управленческих документов.
Пособие содержит практические примеры оформления документов и приложения, призванные помочь сформировать у студента навыки, необходимые в профессиональной деятельности.
Необходимо признать, что нормативные правовые и нормативно-методические положения о документационном обеспечении управления в современной России оказались рассеянными по многочисленным правовым и нормативным актам. При этом действующие акты подчас дублируют, противоречат друг другу, а иногда содержат устаревшие требования. Существуют неоправданные параллельные «бумажные» и «электронные» системы документирования, наблюдается многообразие несовместимых между собой программных, технологических и технических средств.
Концепция дальнейшего пути развития делопроизводства в Российской Федерации исходит из того, что управленческие функции и документация, их обслуживающая, находятся во взаимной зависимости: речь идет об идее перехода от традиционного представления о роли делопроизводства в управлении к управлению массивами документации, понимая документацию как важнейшую составную часть информационных ресурсов организаций.
В настоящее время находится на рассмотрении проект закона о документационном обеспечении управленческой деятельности, который определяет основные направления государственного регулирования работы с документами в сфере управления.
Кроме предложенного закона в стране должны действовать различные подзаконные нормативные акты, устанавливающие единые требования к управленческой документации. Например, в их состав следует включить:
типовые инструкции по ДОУ в различных видах организаций и отраслях деятельности;
типовое положение о службе ДОУ;
типовые положения о порядке документирования информации;
типовые положения о порядке доступа к документам и использования документированной информации;
типовые перечни документов постоянного срока хранения;
перечни документов с указанием сроков хранения;
регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;
правила работы архивов организаций;
государственные национальные стандарты, общероссийские классификаторы документов и др.
Требования, устанавливаемые названными нормативными документами, должны основываться на современных достижениях науки, техники и информационных технологий, на международных стандартах, а также учитывать условия документирования и документооборота в Российской Федерации.
Список использованной литературы
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Примерное положение о службе документационного
обеспечения управления (структура текста)
1. Общие положения
1.1. Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.
1.2. Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях15 осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.
1.3. Наименование и структура службы ДОУ устанавливаются в соответствии с принадлежностью их к определенной группе организаций.
1.4. В зависимости от принадлежности к определенной группе организаций, типовых структур создаются следующие службы документационного обеспечения:
в министерствах и ведомствах - управления делами. В состав управления делами, как правило, включаются секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив;
на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях - отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;
в муниципальных органах управления и в аппарате управления общественных организаций - общий отдел. В состав общего отдела включаются: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;
в организациях, не имеющих службы документационного обеспечения управления, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.
1.5. Нормирование труда работников службы ДОУ, установление заданий, оценка напряженности труда и расчет численности по отдельным видам работ производятся в соответствии с установленными нормами времени.
1.6. Организация рабочего места и условия труда работников службы ДОУ регламентируются нормативно-методическими документами, государственными и отраслевыми стандартами.
1.7. Для определения количества работников службы документационного обеспечения управления применяются отраслевые нормативы численности, разрабатываемые на основании типовых межотраслевых нормативов численности служащих, занятых в экономических и административно-хозяйственных службах производственных предприятий, и укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию.
1.8. Работа службы ДОУ регламентируется Положением о службе ДОУ, которое разрабатывается на основе настоящего Примерного положения. Деятельность работников службы регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ на основании Квалификационного справочника должностей, Единой номенклатуры должностей служащих с учетом требований ГСДОУ и утверждаются руководителем организации или его заместителем. При изменении функций и задач работников службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.
Наименование должностей работников службы ДОУ устанавливается в соответствии с Общесоюзным классификатором профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих.
1.9. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется:
законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления;
распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организации, ГСДОУ, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений государственной архивной службы и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления и настоящими требованиями.
1.10. Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля.
1.11. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.
2. Цели и задачи службы ДОУ
2.1. Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Исходя из целей служба ДОУ решает следующие задачи.
2.1.1. Совершенствование форм и методов работы с документами.
2.1.2. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с ГСДОУ, ГОСТами и другими действующими нормативами.
2.1.3. Сокращение документооборота, количества форм документов и документов.
2.1.4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации.
3. Функции службы ДОУ
3.1. В соответствии с предназначением служба ДОУ осуществляет следующие функции.
3.1.1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений.
3.1.2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам.
3.1.3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.
3.1.4. Регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.
3.1.5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов.
3.1.6. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.
3.1.7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.
3.1.8. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.
3.1.9. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.
3.1.10. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив.
3.1.11. Организация работы архива в соответствии с Положением о государственном архивном фонде, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений государственной архивной службы.
3.1.12. Повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ.
3.1.13. Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы ДОУ.
4. Права и ответственность службы ДОУ
4.1. При решении задач документационного обеспечения служба ДОУ в лице её руководителя наделяется следующими правами:
4.1.1. Принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему).
4.1.2. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации.
4.1.3. Запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы службы ДОУ.
4.1.4. Проводить проверку организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер.
4.1.5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства.
4.1.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.
4.1.7. Совместно с ВЦ определять задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации.
4.1.8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.1.9. Разрабатывать положение о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работникам.
4.1.10. Вносить предложения руководству организации о применении административных мер во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.
4.1.11. Участвовать в обсуждении руководством организации вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними.
4.1.12. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.
4.2. При выполнении возложенных функций руководитель службы ДОУ несет ответственность:
4.2.1. За обеспечение установленного порядка работы с документами в организации.
4.2.2. За выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников службы ДОУ.
5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными
подразделениями
5.1. Служба ДОУ взаимодействует со структурными подразделениями и службами организации по следующим вопросам.
5.1.1. Со структурными подразделениями организации - по вопросам документационного обеспечения управления.
5.1.2. С юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.
5.1.3. Со службами кадров, труда и заработной платы - по вопросам подбора и расстановки кадров службы ДОУ и повышения их квалификации, совершенствования стиля и методов работы с документами.
5.1.4. Со службами материально-технического снабжения и хозяйственного обслуживания - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытового обслуживания работников службы.
5.1.5. С вычислительным центром - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств ЭВТ, оперативной обработки информации и соблюдению требований ГСДОУ и стандартов.
Приложение 2
Пример должностной инструкции
работника службы ДОУ
|
ЗАО «СТРЕЛА» ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ Москва |
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО ___________ ___________ (личная подпись) (инициалы, фамилия) ____________ (ДАТА) |
Секретарю структурного подразделения
1. Общая часть
2. Функции
Для выполнения своей основной задачи секретарь выполняет следующие функции:
3. Обязанности
Для выполнения изложенных в инструкции функций секретарь обязан:
4. Права
Секретарь имеет право:
5. Ответственность
Секретарь несет ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных на него должностной инструкцией обязанностей, а также за неиспользование, предоставленных прав и нарушение служебной субординации.
6. Взаимоотношения
Секретарь взаимодействует:
Заведующий Канцелярией Личная подпись Инициалы, фамилия
Ст. юрисконсульт
Личная подпись М.В. Альтов
Дата
С инструкцией ознакомлен(на)
Секретарь Личная подпись Инициалы, фамилия
Дата
Приложение 3
ТРЕБОВАНИЯ К НАПИСАНИЮ РАЗЛИЧНЫХ ЭЛЕМЕНТОВ
СВЯЗНОГО ТЕКСТА ДОКУМЕНТОВ
Написание названий документов органов власти
С прописной буквы пишутся: Конституция Российской Федерации, Федеральный конституционный закон (название), Федеральный закон (название), Закон Российской Федерации (название), Указ Президента Российской Федерации (название), Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях.
Названия документов без предшествующего, стоящего вне названия, родового слова (устав, инструкция и т. п.), пишутся с прописной буквы: Государственный бюджет Российской Федерации.
Со строчной буквы пишутся: проект федерального конституционного закона (название), проект федерального закона (название), распоряжение, постановление Государственной Думы Федерального Собрания, постановление Правительства Российской Федерации, распоряжение Правительства Российской Федерации.
Написание сокращенных слов и словосочетаний в тексте
В документах допускаются общепринятые сокращения слов, а также сокращения, оговоренные нормативными документами. В настоящее время широко применяются следующие виды сокращений:
1. Название единиц измерения (при цифрах):
метр – м; тонна – т;
сантиметр – см; центнер – ц;
миллиметр – мм; килограмм – кг;
гектар – га; грамм – г;
атмосфера – атм; час – ч;
минута – мин; секунда – с;
ампер – А.
Обозначение скорости:
сантиметр в секунду – см/с;
метр в секунду – м/с;
километр в час – км/ч.
2. Общепринятые сокращения:
то есть – т. е.; и другие – и др.;
и так далее – и т. д.; и прочие – и пр.;
и тому подобное – и т. п.; нашей эры – н. э.
3. Ссылки на иллюстрации, таблицы и части текста (с указанием номера):
глава – гл.; смотрите – см.;
пункт – п.; иллюстрация – ил.;
подпункт — подп.; книга – кн.;
пункты – пп.; лист – л.;
рисунок – рис.; раздел – разд.
4. Названия ученой степени, звания, должности (при фамилии):
академик – акад.;
действительный член – д. чл.;
профессор – проф.;
доцент – доц.;
кандидат экономических наук – к. э. н.;
кандидат технических наук – к. т. н.;
доктор экономических наук – д. э. н.;
доктор технических наук – д. т. н.;
заведующий – зав.;
заместитель – зам.;
инженер – инж.
5. Различные сокращения (при названиях):
область – обл.; железнодорожный – ж.-д.;
район – р-н; сельскохозяйственный – с.-х.;
город – г.; завод – з-д;
село – с.; имени – им.;
деревня – д.; институт – ин-т.
6. Различные сокращения (при цифрах):
миллиард – млрд; таблица – табл.; миллион – млн;
том – т.; тысяча – тыс.; часть – ч.;
рубль – р. (руб.); глава – гл.; копейка – к. (коп.);
страница – с. квартал – кв.; век, века – в., вв.;
год, годы – г., гг.
7. Буквенные аббревиатуры, например:
РФ – Российская Федерация;
ВЦ – вычислительный центр;
КБ – конструкторское бюро;
НТО – научно-техническое общество;
ПК – персональный компьютер;
ОАО – открытое акционерное общество;
ОРД – организационно-распорядительная документация.
8. Буквенно-звуковые аббревиатуры образуют, беря от одних слов исходного словосочетания алфавитные названия начальной буквы, а от других – начальный звук, например, ЦСКА – це-эс-ка (Центральный спортивный клуб армии).
9. Звуковые аббревиатуры образуют, беря от каждого слова исходного словосочетания начальный звук, например:
ИТАР – Информационное телеграфное агентство России.
РАН – Российская академия наук;
АСУ – автоматизированная система управления;
ВОЗ – Всемирная организация здравоохранения;
ГОСТ Р – национальный стандарт России;
НИИ – научно-исследовательский институт;
ПЭВМ – персональная электронно-вычислительная машина;
ОНТИ – отдел научно-технической информации;
ВНИИДАД – Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела и т. д.
10. Графические сокращения. В них опускаются буквы или слоги, обозначаемые графически:
а) точкой – при отсечении конечной части слова (русский – рус.);
б) дефисом – при высекании срединной части слова (производство – пр-во);
в) косой чертой – при отсечении конечной части слов словосочетания (Ростов-на-Дону – Ростов н/Д; по порядку – п/п).
11. Сложносокращенные. Они образуются из слов исходного сокращения, все или часть из которых усечены, например, авиационный завод – авиазавод, промышленная зона – промзона.
12. Смешанные сокращения. В них сочетаются несколько способов образования сокращения:
инициальная аббревиатура – со сложносокращенным словом, например, НИИполиграфмаш;
инициальная аббревиатура – с графическим сокращением, например, кинофильм – кф.;
высекаемое слово – с графическим сокращением, например, столбец – стб.
К сокращениям слов и словосочетаний предъявляются следующие требования: соответствие характеру и назначению текста; понятности читателю; исключение омонимии, т.е. совпадения по написанию с другими, имеющими иное значение; нейтральность формы; единообразие принципов и формы сокращения; соблюдение правил сокращения и написания сокращенных слов и словосочетаний.
Допускается использование сокращений, принятых непосредственно в данном документе. При этом в скобках указывают принятый вариант сокращения или аббревиатуры непосредственно после первого упоминания полного написания сокращенного слова или словосочетания. Однако сокращать одно и то же слово или словосочетание по-разному или писать их в одном месте полностью, а в другом сокращенно – крайне нежелательно.
Некоторые подходы к сокращению слов и словосочетаний применять нельзя. Нельзя сокращать: д/расчета (для расчета), хар-ка (характеристика), т. к. (так как), т. о. (таким образом), п. ч. (потому что), ур-ния (уравнения), ф-ла (формула), тр-р (трактор, трансформатор), мех. примеси (механические примеси).
Не допускаются также следующие сокращения: ед. изм. – единица измерения, напр. – например, п/упр. – под управлением, т. г. – текущего года, с. г. – сего года, т. н. – так называемый.
Сокращения слов, допускаемые в библиографических указателях, не могут применяться в обычном тексте.
Написание временных характеристик
Применяются два способа написания временных характеристик – цифровой и словесно-цифровой.
Цифровой способ является наиболее экономичным, поскольку сокращает длину написания даты и может одновременно служить кодом при обработке документов на ЭВМ. Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов, в такой последовательности: число, месяц, год. Например: 01.09.2007.
Словесно-цифровой способ имеет несколько разновидностей. На документах со сведениями финансового характера предыдущий пример выглядит следующим образом: 01 сентября 2007 года или 01 сентября 2007 г.
Если обозначение времени в тексте состоит только из года, слово год пишется полностью: смета на 2007 год.
Если дата состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то ее написание имеет следующие формы: в апреле 2007 г.; в октябре–ноябре 2007 г.; в I квартале 2007 г.; в III–IV кварталах 2007 г.; в первом полугодии 2007 г.
Слова год, годы сокращаются (г., гг.), если они приведены в датах с обозначением месяца, квартала, полугодия. Слово год опускается при его цифровом обозначении на титульном листе, обложке, а также в выходных данных библиографического описания.
Календарные сроки в тексте пишутся так: в октябре 2006 г., но: за 8 месяцев 2006 года, в 1999 году, с 1999 по 2007 год, в 1999-2007 годах.
Период, ограниченный пределами двух лет или года и десятилетия, указывается: в 2001 – 2002 гг.; в период 2002 – 2012 гг. (год и десятилетие).
Все виды некалендарных лет (учебный, бюджетный, отчетный год), т. е. начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишут через косую черту: в 2006/2007учебном году, отчетный 2005/2006 год. В остальных случаях между годами ставится тире. Например: освободить от взимания налога в 2002 – 2003 гг.
Квартал обозначается римской цифрой, но полугодие пишется полностью: I квартал 2007 г.; во втором полугодии 2006 г. При римских цифрах падежные окончания (наращения) не ставятся: в I квартале (но не в 1-м квартале).
В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, но: День Победы, Рождество Христово. Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 8 Марта, 4 Ноября.
Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца – 2006.06.05. Это особенно удобно для поиска документов в больших архивах.
Международной организацией по стандартизации (ISO) в связи с внедрением информационных технологий рекомендуется универсальное цифровое обозначение дат. В соответствии с ГОСТ 7.64–90 (ИСО 8601: 88 (ISO 8601: 1988. Форматы обмена элементами данных. Обмен информацией. Проставление дат и времени) пример написания даты 1 сентября 2007 года выглядит следующим образом: 20070901 (основной формат); 2007-09-01 (расширенный формат); 07-09-01 (сокращенный формат).
Написание чисел
В документах встречаются многозначные целые числа, простые и десятичные дробные числа, буквенно-цифровые и словесно-цифровые сочетания, используются порядковые числительные, приводятся обозначения диапазона величин и т. д.
При написании многозначных чисел производится группировка их справа налево по три цифры: 14 287 624; 12 841.
Точку в пробелах между группами цифр многозначного числа ставить не допускается.
Числа в обозначениях (марках) машин и других технических устройствах на группы не разделяются и пишутся слитно, если цифры предшествуют буквам (например, 1К62М), и пишутся через дефис, если буквы предшествуют цифрам (ЗИЛ-155, Ил-18). Не разбиваются на группы цифр числа в обозначениях нормативных документов, например: № 3241; Федеральный закон Российской Федерации «О техническом регулировании» от 1 июля 2003 г. № 184-ФЗ.
Что касается буквенной формы многозначных целых чисел, то эта форма рекомендуется при стечении двух чисел в цифровой форме и в случаях, когда предложение начинается числом. Если буквенная форма числа нежелательна, необходимо перестроить фразу так, чтобы развести два числа или чтобы не начинать фразу числом. Следует писать: 10 кранов грузоподъемностью 20 т, но не 10 20-тонных кранов.
Цифровая форма однозначных целых чисел используется, если однозначные целые числа, даже в косвенных падежах, стоят в ряду с дву- и многозначными, поскольку при восприятии ряда чисел не требуется мысленно переводить их в буквенную форму в нужном падеже. Рекомендуется писать: вслед за поставкой изделий из 5, 8, 12 наименований... Не рекомендуется: вслед за поставкой изделий из пяти, восьми, 12 наименований...
Когда однозначные целые числа образуют сочетание с единицами физических величин, денежными единицами и т. п., рекомендуется писать: при массе до 10 кг и не рекомендуется при массе до десяти кг.
Буквенная форма однозначных целых чисел используется, если однозначные числа стоят в косвенных падежах (не при единицах физических величин, денежных единицах). Рекомендуется писать: офис укомплектован тремя персональными компьютерами и не рекомендуется: укомплектован 3 персональными компьютерами.
Буквенно-цифровая форма чисел рекомендуется для обозначения крупных круглых чисел (тысяч, миллионов, миллиардов) в виде сочетания цифр с сокращением тыс., млн, млрд: 10 млрд, 12 млн. Это правило распространяется и на сочетание крупных круглых чисел с обозначениями единиц физических величин, денежных единиц: 20 млн км; 200 млрд кВт-ч.
При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова «штук», «человек»: 20 автомобилей, а не 20 штук автомобилей, 50 рабочих, а не 50 человек рабочих. Но пишется: 100 голов скота (птицы).
Простые дроби пишутся через косую черту: 1/2; 3/4. В десятичных дробях после запятой цифры группируются по три, начиная слева направо: 1,094 03; 5,530 021; 3,141 592 65 (число π).
После простых дробных чисел слова часть, доля, как правило, не употребляются. Рекомендуется писать: 1/8 площади; 1/2 квадрата. Не следует писать: 1/8 доля площади, 1/2 часть квадрата.
Существительное после дробного числа согласуется с его дробной частью и поэтому ставится в родительном падеже единственного числа: 1/3 метра; 0,75 литра; 0,5 тысячи.
Для обозначения диапазона значений ставят: многоточие, тире, знак «–», предлог от перед первым числом и до перед вторым. Например: длиной 5...10 м; длиной 5 – 10 м; длиной от 5 до 10 м.
Тире в качестве знака диапазона значений величин не рекомендуется ставить, если тире может быть принято за знак минус, когда одно из чисел – величина положительная, другое – отрицательная или если оба числа – величины отрицательные.
Числа в диапазоне значений располагаются по возрастанию. Исключения составляют взаимосвязанные числа (во второй паре большее число может идти первым): тара составляет 50 – 80 % всей массы груза. Остальные 50 – 20 %...
Номинальный размер и предельные отклонения от него должны быть даны в одних и тех же единицах величины. Примеры оформления предельных отклонений: мм; 100±0,3 мм; 100+0,2 мм.
Порядковые числительные в тексте могут иметь следующую форму написания:
буквенную (сто пятый);
буквенно-цифровую (арабскими цифрами с наращиванием падежного окончания, присоединенного через дефис: 35-й);
цифровую – римскими цифрами без наращивания падежного окончания (XI конгресс, XXI век).
Падежные окончания в порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, должны быть:
однобуквенными, если последней букве числительного предшествует гласный звук: 5-й (пятый, пятой), 5-я (пятая), но не 5-ый, 5-ой;
двухбуквенными, если последней букве числительного предшествует согласный: 5- го, 5-му, 30-ми, но не 5-ого, 5-ому, 30-ыми,
Написание порядковых числительных с наращиванием падежного окончания при нескольких порядковых числительных подряд различается в зависимости от их числа и формы разделения (соединения). Если одно за другим идут два порядковых числительных, разделенных запятой или соединенных союзом, падежное окончание наращивают у каждого из них: 1-й, 2-й ряды, 70-е и 80-е годы. Если одно за другим идут более двух порядковых числительных, разделенных запятой (точкой с запятой) или соединенных союзом, падежное окончание наращивают только у последнего числительного: 60, 70, 80-е годы.
Если подряд идут два числительных через тире, то падежное окончание наращивают:
только у второго, когда оно одинаковое у обоих числительных: 50 – 60-е годы;
у каждого числительного, когда падежные окончания у них разные или когда предшествующие первому числительному слова управляют только им и не связаны со вторым: в начале 80-х – 90-е годы.
Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся: 150-летие, 3-месячный срок, 1-, 2-, 3-секционный шкаф.
Сложные слова с числительным и прилагательным «процентный» пишутся: 10 %-ный сбор.
Написание денежных единиц, единиц измерения и знаков №, % при
числительных
Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, в тексте рекомендуется писать цифрами и словами: 5 тыс. рублей, 1 млн рублей.
Денежные выражения в рублях и копейках следует писать: 108 руб. 50 коп.
Названия единиц измерения в тексте указов, постановлений и распоряжений рекомендуется писать: 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 20 млн тонн, 60 куб. метров; в приложениях – сокращенно: 5 тыс. м, 16 т, 120 кв. м, 20 млн т, 60 куб. м.
Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5 метра, 28,5 кв. метра, но: 28,5 тыс. метров.
Знак «%» при нескольких числах ставится только один раз. Например:
Правильно Неправильно
50, 60 и 70% 50%, 60 % и 70%
Перед числами, обозначающими меру, не ставят предлога или тире.
Правильно Неправильно
Протяженностью 10 м Протяженностью в 10 м
Написание физических величин
Выше уже приводился ряд примеров написания физических величин. Наименования, обозначения и правила применения единиц физических величин строго оговорены в ГОСТ 8.417–2002 (ГОСТ 8.417–2002. Государственная система обеспечения единства измерений. Единицы величин), в основу которого положены единицы Международной системы СИ (Система Интернациональная). Обозначениями единиц предусмотрены русские буквенные обозначения, международные буквенные обозначения с применением букв латинского и греческого алфавитов и специальных знаков типа %, °С и др.
В одном и том же документе допускается применять лишь один вариант обозначения — русский или международный.
Приведем отдельные правила написания единиц измерения, встречающиеся в управленческих документах.
Все меры длины, площади и т. п. обязательно обозначаются цифрами; единицы счета и физических величин приводятся сокращенно. При этом в конце сокращенного обозначения единиц измерения точка как знак сокращения не ставится: 10 т; 15 м2; 50 см3.
Единицы измерения, которые не являются самостоятельными, но которые входят в наименование сложной единицы, имеют в обозначении точку как знак сокращения: 755 мм рт. ст.
Между последней цифрой численного значения величины и обозначением единицы измерения оставляется пробел: 90 %; 1000 кг; 32 м2; 300 см3. Знак градуса обозначается строчной буквой «о», которая ставится на пол-интервала выше соответствующего числа, без пробела между ними. Например: 36,6°С; – 10°С.
Знаки «+» и «–» также печатаются без пробела.
Обозначение единиц следует приводить без переноса на следующую строку. В единицах нежелательно применение сокращений тыс., млн и т. п. Вместо них следует использовать десятичные приставки или десятичные множители. Например: вместо тыс. кОм следует писать МОм, вместо 100 кВт • ч следует писать ГВт • ч.
Если значение величины приводится с допуском, с предельными отклонениями или перечисляются несколько значений одной величины, то обозначение единицы следует приводить один раз после последнего числового значения без применения скобок. Например: 20±5°С; 200...300 А; от 200 до 300 А; 12, 24 и 36 В; 30 х 40 м; 50, 60 и 70%. Перед числами, обозначающими меру, не ставят предлога или тире.
Обозначения единиц следует писать строчными буквами, за исключением единиц, образованных от фамилий ученых; их следует начинать с прописной буквы, независимо от наличия приставки. Обозначение приставки следует писать слитно с обозначением единицы, к которой она принадлежит.
Обозначение единиц, входящих в произведение, следует разделять точкой как знаком умножения. Для указания знака деления предпочтительно применять косую черту. При этом произведение обозначений в знаменателе следует обязательно заключать в скобки. Допускается замена косой черты дроби горизонтальной чертой и представление единиц, возведенных в положительные и отрицательные степени. Не допускается применение более одной косой или горизонтальной черты как знаков деления.
В случае написания сложных единиц, включающих несколько обозначений, указываются обозначения всех единиц. Например: 20 м/с или 20 метров в секунду, но не 20 м/в секунду.
Написание математических формул
Математические формулы в документах отделяются от текста сверху и снизу расстоянием в три интервала. В тех случаях, когда формула не помещается на одной строке, ее переносят на другую.
Перенос формулы осуществляется после указания математического знака (=, +,–,:, х) с его повторением на новой строке. Между знаками арифметических действий и стоящими рядом символами или числами делаются пропуски в один пробел (например: 6 х 9 = 54; А – С = Д).
Пояснения к значениям символов приводятся непосредственно под формулой, написание которой заканчивается запятой. Пояснения начинают после слова «где», двоеточие при этом не ставится. Слово «где» пишется на два интервала ниже формулы непосредственно от левого поля. Значение каждого символа, кроме первого, пишут с новой строки: один под другим. Значение первого символа пишется после одного пробела после слова «где». В конце каждого пояснения ставится точка с запятой. Последнее пояснение заканчивается точкой. Например:
, (1)
где Нс — норматив роста заработной платы при повышении производительности труда на 1 %;
Эз — экономия заработной платы в соответствии со снижением трудоемкости продукции при переходе на новую технику (технологию);
Пф — прирост фондовооруженности на данном участке производства (на предприятии, в отрасли) в стоимостном измерении.
Для более экономного представления экспликации формул, носящих пояснительный характер, допускается проводить расшифровку в строку. При этом последующие строки должны приводиться после точки с запятой. Например:
(2)
где — показатель уровня механизированного труда в общих трудозатратах; Т – соответственно машинное время и общая проектная трудоемкость изготовления всех изделий по данным расчета.
Применение одновременно машинописных и рукописных символов в одной формуле не допускается (в этом случае рекомендуется рукописный вариант написания символов).
Если формул в тексте несколько, их следует нумеровать. Нумерация осуществляется арабскими цифрами, которые проставляются на одном уровне с формулой у границы правого поля листа в круглых скобках. Нумерация может быть сквозной или связанной с номером раздела или главы текста, но не с номерами пунктов или подпунктов.
Примеры сквозной нумерации: (2), (9) (см. пример). Нумерация, связанная с разделами (главами), выглядит следующим образом: (1.3), (6.5) и т. д. Здесь 1 и 6 — номера разделов (глав), 3 и 5 — номера подразделов в них. При ссылке в тексте документа на формулу ее выполняют по образцу: согласно формуле (1); в соответствии с формулой (2).
Несложные и ненумерованные формулы типа S = 16 кв. м могут быть расположены внутри текста документа.
обеспечение управления
Управление
делопроизводственной
деятельностью
Документирование
управленческой
деятельности
Управление
документацией
Управление персоналом – субъектом
делопроизводственных
отношений
СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Система
организационно-распорядительной
документации
Система
плановой
документации
Система
отчетной
документации
Система
справочной
документации
Распоря-
дительные
документы
Организа-
ционные
Справочно-информационные
Учредительные
При коллегиальном управлении
В и д ы д о к у м е н т о в
Программа
Устав
организации
Постановление
Доклад
Протокол
Положение об организации и др.
План
Отчет
Докладная записка и др.
Решение и др.
Справочно-аналитические
Баланс
План-
календарь
Регулирующие
При единоличном управлении
Расписание
Анкета
Акт
Положение о структурном подразделении
Приказ
График
и др.
и др.
Справка
Распоряжение
Сводка и др.
Должностная
инструкция
и др.
Правила и др.
Рис. 1.2. Системы управленческой документации
и виды документов
В
И
Д
Ы
Д
О
К
У
М
Е
Н
Т
О
В
По содержанию документа
По персоналу
…
По маркетингу
По НИОКР
По способу отображения информации
Изобразительные
Графические
Текстовые
По материальному носителю
На
кинопленке
На
фотопленке
На
магнитном носителе
На
бумаге
По месту разработки и использования
Внутренние
Входящие
Исходящие
По срочности исполнения (представления)
Внесрочные
Срочные
По способу передачи
Факсограммы
Телексы
Телефонограммы
Телеграммы
Письма
По ограничению доступа
Рис. 1.3. Классификация служебных документов
Долговременного
хранения
Временного
хранения
По срокам хранения
Копии
Дубликаты
По степени подлинности
Секретные
Несекретные
Подлинники
Постоянного
хранения
10
210
29
26
25
07
15
297
19
16
17
88
73
20
73
88
17
01
17
02
03
16
19
3
51
22
18
297
15
08
09
10
06
05
07
04
11
13
14
12
18
20
21
22
25
26
24
23
27
28
30
29
20
40
20
16
210
10
20
17
01
17
02
03
16
19
3
72
18
297
15
08
09
10
06
05
07
04
11
13
14
12
18
20
21
22
25
26
24
23
27
28
30
29
20
40
20
16
210
10
20
10
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО "СИГМА"
личная подпись В.В. Пегов
03.02.2008
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО "СИГМА"
личная подпись В.В. Пегов
03.02.2008
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности Наименование должности
подпись инициалы, фамилия подпись инициалы, фамилия
дата дата
УТВЕРЖДЕНА
приказ Генерального директора ООО "СИГМА"
от 05.06.2008 №15дпись А.А.
Начальник финансового отдела
личная подпись Ю.Н. Горошко
Произведен перерасчет
В дело 09-11 за 2007 г.
личная подпись 20.01.2008
Канцелярия
Вход № 03-10-16
20. 01 2008
Отдел кадров
№ 4 – 19 – 5477/7 – 1
17.04.2008
Вх. № 03-10-16
10 ___02__2008
20
73
88
10
01
02
03
08
11
12
14
22
18
51
3
17
20
10
01
02
03
08
11
12
14
18
73
3
17
20
10
20
73
88
10
01
02
03
08
11
12
14
22
18
51
3
17
10
05
04
06
19
17
18
16
07
20
10
01
02
03
08
11
12
18
73
3
17
20
10
19
10
04
05
06
14
17
18
16
07
20
73
88
10
1
02
03
08
11
12
13
22
18
51
3
17
09
05
04
06
15
19
17
18
20
10
01
02
03
08
11
12
15
18
73
3
17
20
10
19
09
04
05
06
13
17
18
Отметка о
контроле
Наименование организации
Наименование вида документа –
РАСПОРЯЖЕНИЕ
Дата
документа
Регистрационный
номер документа
Место составления
или издания документа
Заголовок к тексту
Текст документа
Констатирующая часть:
причины, основания, цели издания распоряжения.
Распорядительная часть:
В целях…
1. Установить…
2. Провести…
(распоряжения о выполнении мероприятий, сроки выполнения, место, ответственный за исполнение, какие сведения и в какой форме представить)
Подпись
(наименование должности, личная подпись, расшифровка подписи)
Отметка об исполнителе
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Идентификатор электронной копии документа
Отметка о
контроле
Наименование
организации
Наименование вида
документа –
УКАЗАНИЕ
Дата
документа
Регистрационный
номер документа
Место составления
или издания документа
Заголовок к тексту
документа
Текст документа
Констатирующая часть:
причины, основания, цели составления документа.
Слово - «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ»
Распорядительная часть:
указания о выполнении необходимых мероприятий, сроки выполнения, какие сведения и в какой форме представить, ответственный за исполнение
Отметка о наличии приложения
Подпись
(наименование должность, личная подпись, расшифровка подписи)
Отметка об
исполнителе
Отметка об исполнении документа
и направлении его в дело
Негосударственное образовательное учреждение
Московский институт управления
(НОУ МИУ)
УКАЗАНИЕ
01.10.2008 № 28
Москва
О графике отпусков на 2009 год
Для составления графика отпусков на 2009 год ПРЕДЛАГАЮ:
1. Руководителям структурных подразделений представить в отдел кадров списки сотрудников с указанием планируемого срока очередного отпуска в 2009 году до 10 декабря 2008 года. При составлении списков руководствоваться формой документа, указанной в приложении.
2. Отделу кадров составить сводный график отпусков работников института на 2009 год и представить его на утверждение к 20 декабря 2008 года.
3. Контроль за исполнением указания возложить на начальника отдела кадров Рогожина В.В.
Приложение: 1. Форма документа - списка сотрудников с указанием планируемого срока очередного отпуска.
Проректор института Киселев С.И. Киселев
А.Н.Долгова
22-69-12
График
исполнен.
В дело 05-21
Адресат
(организации, структурные подразделения, должностные лица)
Наименование
организации
Наименование
вида документа -
ДОКЛАДНАЯ
ЗАПИСКА
Регистрационный номер документа
Дата
документа
Заголовок к тексту документа
Текст документа
Вводная часть: причины, факты или события, послужившие поводом для написания докладной записки.
Аналитическая часть: анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения.
(2-я часть текста может отсутствовать)
Заключительная часть: выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.
Подпись
(наименование должности, личная подпись расшифровка подписи
Отдел хранения Начальнику отдела
архива № 3 материально-технического
обеспечения
Васильеву Н.П.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
5 марта 2008 г. № 4
О замене датчика
температурного режима
В связи с выходом из строя датчика температурного режима в помещении № 4 архива № 3 прошу Вас распорядиться об установке нового датчика температурного режима.
Руководитель отдела Павлов Н.О. Павлов
Эксплутационно-ремонтная Начальнику отдела
служба эксплуатации
П.П. Гущину
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
09.04.2008 № 4/16
О причинах аварии при ремонте теплотрассы
При ремонте теплотрассы на территории научно-исследовательского института № 2 с 17 до 23 часов 08 апреля 2008 г. в результате выброса горячей воды произошли размыв почвы и обрушение трех железобетонных блоков, образующих кожух коллектора. В случившейся аварии моей вины как начальника смены нет, так как были соблюдены все предусмотренные технической документацией меры предосторожности.
Авария не вызвала серьезных разрушений, и ее последствия будут устранены в течение одного рабочего дня - 10 апреля 2008 г.
Начальник смены Колобов M.B. Колобов
Управление делами Зам. руководителя Агентства
по авторским правам
П.М. Прокопенко
ПРЕДЛОЖЕНИЕ
21.02.2008 № 3/17
О повышении исполнительской
дисциплины при работе с документами
Для совершенствования исполнительской дисциплины при работе с документами необходимо:
1. Во всех подразделениях агентства назначить лиц, ответственных за работу с документами в подразделении.
2. Переработать нормативные документы Агентства по документационному обеспечению и привести их в соответствие с действующими законодательными и иными нормативными правовыми актами, прежде всего это касается Инструкции по делопроизводству, Инструкции по работе с обращениями граждан, номенклатуры дел агентства и др.
3. В управлении делами агентства создать группу по совершенствованию работы с документами в количестве двух штатных единиц, которой поручить приведение нормативной базы по работе с документами в Агентстве в соответствие с требованиями современных нормативных актов.
4. Провести семинар по организации делопроизводства на базе отраслевого Учебного центра в целях повышения квалификации сотрудников агентства.
Управляющий делами Турчин Д.Ф. Турчин
РЕЗОЛЮЦИЯ:
Фамилия И.О. ответственного лица,
суть работы, срок исполнения
Подпись, дата
КОНТРОЛЬ
КАНЦЕЛЯРИЯ
Вх. №_________
«__»___200__
КОНТРОЛЬ
Батрак М.К.
Запросить 2 экз.
Н. Шумин
20.12.2007
РГЭУ
Вх.№72
20.12.2007
Создание документа
Ввод данных
Редактирование документа
Форматирование документа
Сохранение документа
Печать документа
Направление документа на хранение
Первичная отработка документа
Прием конвертов, проверка
правильности адресования
Вскрытие конвертов и проверка
правильности вложений
Простановка отметки о поступлении (входящего штампа) на документе
Регистрация документа
Передача конвертов с пометкой «лично» руководителю
Передача (доклад) документа
руководителю
Рассмотрение документа руководителем и принятие решения (резолюция)
Постановка на контроль.
Внесение сведений из резолюции в регистрационный журнал
Предварительное рассмотрение
документа
Передача документа исполнителю
Исполнение документа
Контроль исполнения документа
Прием исполненного документа
Передача документа зам. руководителя
(в структурные
подразделения или
исполнителям)
Рис. 4.1. Порядок движения входящего документа в организации
Подготовка проекта документа
Составление проекта исходящего документа
Согласование проекта документа
Проверка правильности оформления проекта документа
Подписание документа руководителем (удостоверение)
Регистрация документа
Регистрация документа в учетных формах
Постановка номера (индекса) на документе
Подготовка и отправка документа адресату
Подшивка второго экземпляра (копийного экземпляра) в дело
Рис. 4.2. Порядок разработки и движения исходящего
документа
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15