Название документа

Содержание документа

Документы, закрепляющие структуру и штат предприятия

Структура организации и штатная численность

Документ, в котором закрепляется список структурных подразделений организации. Внутри каждого структурного подразделения приводится список должностей с указанием в отдельной графе количества штатных единиц по каждой должности.

Штатное расписание (форма Т-3 в соответствии с Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты)

Документ, в котором закрепляется перечень структурных подразделений, должностей (в указанном выше порядке), а также количество штатных единиц по каждой должности, должностной оклад, надбавка, месячный фонд заработной платы, как по отдельным должностям, так и по организации в целом.

Замещение должностей / штатная расстановка

Рабочая форма штатного расписания, в которую внесены данные о работниках, занимающих должности, предусмотренные штатным расписанием.

Локальные правовые акты организации

Положение о структурном подразделении

Локальный нормативный акт, в котором регламентируются задачи, функции, права и обязанности, ответственность структурного подразделения, а также права и обязанности его руководителя.

Должностные инструкции работников

Локальный нормативный акт, в котором закреплены основные задачи и функции, права и обязанности, ответственность работника в соответствии с занимаемой им должностью. Составляется на основе "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих", утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37.

Правила внутреннего трудового распорядка

Согласно ч. 2 статьи 189 ТК РФ: «Правила внутреннего трудового распорядка организации – локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации».

Положение об обработке персональных данных работника

В соответствии со ст. 85 Трудового кодекса РФ: «Персональные данные работника – информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника». Данные локальный нормативный акт регламентирует требования при обработке персональных данных работника, гарантии их защиты, хранение и использование персональных данных, права работника по защите персональных данных и ответственность работодателя за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника.

Документы о приеме на работу, переводе, увольнении

Трудовой договор

Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные настоящим Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка. Сторонами трудового договора являются работодатель и работник (ст. 56 ТК РФ). При оформлении трудового договора предлагаем ознакомиться с Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 14.07.93 г. № 135 "Об утверждении рекомендаций по заключению трудового договора (контракта) в письменной форме и примерной формы трудового договора (контракта)".

Изменения к трудовому договору

Оформляются при изменении существенных условий трудового договора, поскольку согласно ст. 57 ТК РФ условия трудового договора изменяются только по согласованию между сторонами трудового договора. Например, перевод работника на другую постоянную работу (ст.72 ТК РФ).

Приказ о приеме работника на работу (форма Т-1, Т-1а в соответствии с Постановлением Госкомстата от 06.04.2001 № 26)

Издается на основании трудового договора. Содержание приказа должно соответствовать условиям трудового договора (ст.68 ТК РФ). В приказе указываются: фамилия, имя, отчество принимаемого на работу, наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).

Приказ о переводе работника на другую работу (форма Т-5, Т-5а)

Содержит фамилию, имя, отчество работника, вид перевода; наименование структурного подразделения и наименование профессии (должности) – на прежнем месте работы; причину перевода; наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), оклад (тарифную ставку), надбавку – на новом месте работы.

Приказ об увольнении работника и прекращении действия трудового договора (форма Т-8, Т-8а)

Содержит фамилию, имя, отчество работника, наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), основание увольнения

Личная карточка работника (форма Т-2)

Заполняется на сотрудников, принятых на работу, на основании приказа о приеме. Используются сведения из документов, предъявляемых работником (в соответствии со ст. 65 ТК РФ): паспорта, трудовой книжки, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, документов воинского учета (для военнообязанных), документа об образовании, а также дополнительной информации, которую сообщает о себе работник. Содержит общие сведения о работнике, включая общий и непрерывный стаж работы; сведения о воинском учете; приеме и переводах на другую работу; аттестации; повышении квалификации; профессиональной переподготовке; поощрениях и наградах; отпусках (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.); социальных льготах. Последняя запись делается при увольнении работника и содержит: основания увольнения, дату увольнения, дату и номер соответствующего приказа.

Трудовая книжка работника

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. В нее вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не включаются, кроме случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение (ст. 66 ТК РФ). В настоящее время действует Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003г. «О трудовых книжках», которым утверждены форма трудовой книжки, а также правила ведения и хранения трудовых книжек

Личное дело работника

Совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. В личное дело включаются: внутренняя опись документов дела, дополнение к личному листку по учету кадров, личный листок по учету кадров (анкета), автобиография, копия документа об образовании, трудовой договор, копия приказа о приеме на работу, копии приказов о переводе, документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных, аттестационные документы, копии приказов о переводах, поощрениях и налагаемых на работника взысканиях. В завершение личного дела подшивается заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения и копия приказа об увольнении.

Оформление командировок

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма Т-10а)

Содержит следующую информацию: фамилия, имя, отчество лица, направляемого в командировку, наименование структурного подразделения; профессия (должность), место назначения, дата начала и окончания, срок командировки; организация-плательщик, основание командировки, содержание задания (цель). Эти реквизиты заполняются перед убытием работника в командировку. По возвращении он заполняет раздел «Краткий отчет о выполнении задания» и сдает указанный документ вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом в бухгалтерию

Приказ о направлении работника в командировку (форма Т-9, Т-9а)

Содержит фамилию, имя, отчество работника, направляемого в командировку; наименование профессии (должности), наименование структурного подразделения; место назначения (страна, город, организация), срок командировка, даты ее начала и окончания. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку

Командировочное удостоверение (форма Т-10)

Является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия и пункт назначения и время убытия из него). В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. После возвращения из командировки сдается работником в бухгалтерию.

Оформление отпусков работников

График отпусков (форма Т-7)

Содержит сведения о времени предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. С учетом мнения выборного профсоюзного органа организации график утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года.

Документ содержит следующую информацию: наименование структурного подразделения; профессии (должности) по штатному расписанию; фамилию, имя, отчество работника; количество дней отпуска, запланированную и фактическую дату его начала, а также основание для перенесения отпуска и дату предполагаемого отпуска в случае его перенесения

Приказ о предоставлении отпуска работнику (форма Т-6, Т-6а)

Содержит фамилию, имя, отчество работника, наименование профессии (должности); наименование структурного подразделения; вид отпуска (ежегодный оплачиваемый, учебный, без сохранения заработной платы и другие); период работы, за который предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск; продолжительность отпуска, дату его начала и окончания.

Другие кадровые документы

Приказ о поощрении работника (форма Т-11, Т-11а)

Основания для издания подобного рода приказов – это различные заявления, справки, докладные и т.п.

Приказ об изменении анкетно-биографических данных

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания

Приказ о предоставлении неполной рабочей недели

Приказ о привлечении работника к сверхурочной работе