Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Федеральное агентство образования
Санкт-Петербургский государственный университет сервиса и экономики
Кафедра «Государственное и муниципальное управление»
Н.В. Соколова
Делопроизводство.
Документирование управленческой деятельности.
Документационное обеспечение управления.
Документационное обеспечение управления
социально-культурного сервиса и туризма
Методические указания
по выполнению контрольной работы
для студентов специальностей 100110.65 (230600) «Домоведение»,
080502.65 (060800) «Экономика и управление на предприятии в сфере сервиса», 080504.65 (061000) «Государственное и муниципальное управление», 10013.65 (230500) «Социально-культурный сервис и туризм»
Санкт - Петербург
2012
Делопроизводство. Документирование управленческой деятельности. Документационное обеспечение управления. Документационное обеспечение управления социально-культурного сервиса и туризма. Методические указания по выполнению контрольной работы для студентов специальностей 230600 – Домоведение; 060800 - Экономика и управление на предприятии; 061000 – Государственное и муниципальное управление; 230500 – Социально-культурный сервис и туризм. – СПб.: Изд-во СПбГУСЭ, 2012. – 43 с.
Методические указания знакомят студентов с организационной стороной выполнения контрольных работ, а также с требованиями, предъявляемыми к содержанию и оформлению контрольных работ.
Составитель: ст. преп. каф ГМУ Н.В. Соколова
Рецензент: ст.препод. каф ГМУ Н.Н. Пенкина
Одобрены на заседании кафедры ГМУ, протокол №
от г.
Утверждены Методическим Советом ИГМУ, протокол №
от г.
Ó Санкт-Петербургский государственный университет сервиса и экономики
2012 г.
Оглавление 3ВВЕДЕНИЕ 5указания по выполнению контрольной работы 7Варианты тем для теоретической части
контрольной работы 7список литературы 10Приложение № 1 12выписки из гост р 6.30 -2003 12Приложение № 2 26Формуляры — образцы (схемы расположения реквизитов) 26Приложение № 3 28Приложение № 4 29Правила оформления текста 29Приложение № 5 30Общероссийский классификатор управленческой
документации (ОКУД) 30Приложение № 6 33Примерный перечень документов, подлежащих
утверждению 33Приложение № 7 34Примерный перечень документов, на которых ставится печать 34Приложение № 8 35Приложение № 9 36Приложение № 10 37ПРОТОКОЛ 37Приложение № 11 38Приложение № 12 39Приложение № 13 40Приложение № 14 42Приложение № 15 43
Предлагаемые методические указания предназначены для студентов специальностей 100110.65 (230600) «Домоведение»,
080502.65 (060800) «Экономика и управление на предприятии в сфере сервиса», 080504.65 (061000) «Государственное и муниципальное управление», 10013.65 (230500) «Социально-культурный сервис и туризм».
Цель дисциплины - сформировать у студентов систематизированные знания об основах делопроизводства, развить способности, умения, навыки по составлению организационно-распорядительной документации и организации документооборота в органах государственной власти, местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, в коммерческих фирмах.
Для достижения указанных целей необходимо решить следующие задачи:
ознакомить слушателей с современным законодательством по делопроизводству и архивному делу;
дать представление о государственной системе делопроизводства в Российской Федерации, об основных этапах ее развития, о системах документации, о классификациях документов, о классификаторах технико-экономической и социальной информации;
дать представление о работе службы документационного обеспечения управления и организации документооборота в фирме;
научить правилам оформления организационно-распорядительных документов;
ознакомить с порядком обработки входящей, исходящей, внутренней документации;
Место дисциплины в учебном процессе и требования к знаниям и умениям специалиста.
Дисциплина «Основы делопроизводства» представляет собой дисциплину профессионального цикла базовой (общепрофессиональной) части.
В результате изучения дисциплины обучающийся студент должен:
- правила составления, учета, хранения, защиты, передачи служебной документации в соответствии с требованиями документооборота;
- нормативно-правые документы необходимые для подготовки нормативных и ненормативных правовых актов;
- нормативно-правовые документы связанные с работой служащих в государственных, муниципальных организациях и учреждениях;
- методы защиты информации;
- правила ведения делопроизводства и документооборота в органах государственной власти, местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях.
- составлять организационно-распорядительные документы в соответствии с требованиями ГОСТ; обрабатывать входящие, исходящие, внутренние документы в соответствии с правилами делопроизводства;
- разрабатывать проекты нормативных и ненормативных правовых актов, готовить заключения на нормативные правовые акты в соответствии с правилами юридической техники;
- разрабатывать методические и справочные материалы по вопросам деятельности лиц, на должностях государственной гражданской службы РФ;
- применять способы защиты информации при организации электронного и бумажного документооборота;
- вести делопроизводство и документооборот в органах государственной власти различных уровней.
- составления, учета, хранения, защиты, передачи служебной документации;
- разработки проектов нормативных и ненормативных правовых актов, готовить заключения на нормативные правовые акты;
- технологиями защиты информации;
- техникой составления документов, организации документооборота в органах государственной власти, местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях.
Контрольная работа должна включать две части: теоретическую и практическую.
Для написания теоретической части студенты выбирают из таблицы 1 свой вариант темы, соответствующий начальной букве фамилии студента.
В таблице 1 приводится 14 вариантов контрольных заданий по теоретической части, ответ на который позволит судить о подготовленности студента в основных вопросах изучаемой дисциплины.
Таблица 1
Номер варианта теоретической части контрольного задания
(Номер варианта соответствует начальной букве фамилии студента)
|
Номер варианта |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
|
Начальная буква фамилии студента |
А-Б |
В-Г |
Д-Е |
Ж-З |
И-К |
Л-М |
Н-О |
П-Р |
С-Т |
У-Ф |
Х-Ц |
Ч-Ш |
Щ-Э |
Ю-Я |
В практическую часть работы должны входить нижеследующие самостоятельно составленные документы для Вашей организации.
Количество документов может быть увеличено по желанию студента, но вышеперечисленный набор документов является необходимым минимумом, при отсутствии любого из них в контрольной работе, работа не зачитывается.
Все документы необходимо разработать для конкретной (своей) фирмы, название и организационно-правовую форму которой должна соответствовать Гражданскому кодексу.
Нельзя выполнять одну работу группой лиц или представлять документы для одинаковых юридических лиц.
В контрольной работе все документы должны соответствовать ГОСТу Р 6.30-2003. Нельзя вместо вышеперечисленных документов включать пустые бланки без текста документа.
Все виды документов разрабатываются самостоятельно на основании рекомендаций ГОСТ Р 6.30 - 2003 (см. приложение №1).
В приложении № 1 даны необходимые выписки из ГОСТ Р 6.30 -2003. Рекомендуется внимательно прочитать, обратить внимание на формуляры-образцы, представленные на рис 1 и 2. На формулярах – образцах показаны схемы расположения 30 реквизитов для организационно-распорядительной документации (далее – ОРД). Конкретные виды документов содержат всегда меньшее количество реквизитов.
При написании реквизитов необходимо соблюдать указанные линиями рабочие поля реквизитов и соблюдать ту последовательность расположения реквизитов, которая дана в формулярах-образцах.
На рис. 1 показан формуляр-образец с угловым расположением реквизитов, на рис. 2 показан формуляр-образец с продольным расположением реквизитов. Угловое расположение применяют на письме и на тех документах, где имеется гриф утверждения.
Прежде чем приступить к составлению документа, необходимо:
ГОСТ Р 6.30-2003. "Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов"
Постановление Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.
Дата введения 2003-07-01
1. Область применения
Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).
Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
2. Состав реквизитов документов
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
3. Требования к оформлению реквизитов документов
3.1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, часть I, ст. 5021).
3.2. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
3.3. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
3.4. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
3.5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
3.6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
3.7. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
3.8. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
3.9. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
3.10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
3.11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 5 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.
3.12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
3.13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
3.14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
3.15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):
Минюст России
Департамент информатизации
и научно-технического обеспечения
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
Генеральному директору
ОАО "Северные регионы"
В.А. Лагунину
или
АО "Электроцентромонтаж"
Главному бухгалтеру
В.М. Кочетову
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Администрации районов
Московской области
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:
Главному редактору
Издательского дома
"Медиадом"
Н.В. Семиной
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Образцову О.П.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264
3.16. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Президент ЗАО "Ростекстиль"
Личная подпись В.А. Степанов
Дата
Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
АО "Электронные технологии"
Личная подпись Л.В. Кузнецов
Дата
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:
УТВЕРЖДЕН
решением общего собрания
акционеров от 05.04.2003 № 14
или
УТВЕРЖДЕНО
приказом ВНИИДАД
от 05.04.2003 № 82
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
3.17. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:
Морозовой Н.В.
Федосеевой Н.А.
Прошу подготовить проект
договора с Консалтинговой группой
"ТЕРМИКА" к 05.10.2003
Личная подпись
Дата
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
3.18. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
- о чем (о ком)? Например:
Приказ о создании аттестационной комиссии;
- чего (кого)? Например:
Должностная инструкция ведущего эксперта.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
3.19. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".
3.20. Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").
В письмах используют следующие формы изложения:
3.21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Положение об Управлении регионального
кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов
Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 №02-6/172 и
приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение №" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение №2
к приказу Росархива
от 05.06.2003 № 319
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ №2
к приказу Минздрава России
от 05.06.2003 № 251
3.22. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Вице-президент Ассоциации
региональных предприятий Личная подпись А.А. Борисов
или на бланке:
Вице-президент Личная подпись А.А. Борисов
Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:
Исполнительный директор Личная подпись Н.А. Федоров
ЗАО "Партнер"
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Директор института Личная подпись М.В. Ларин
Главный бухгалтер Личная подпись З.В. Марьяш
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
Заместитель директора Заместитель директора
по научной работе по научной работе
Личная подпись Ю.Г. Демидов Личная подпись К.И. Игнатьев
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Личная подпись В.Д. Банасюкевич
Члены комиссии Личная подпись А.Н. Бокова
Личная подпись А.С. Красавин
Личная подпись О.И. Рысков
3.23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации
Личная подпись А.Г. Грязнова
Дата
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Российской академии
медицинских наук
от 05.06.2003 № 430-162
3.24. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
3.25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Документы заверяют печатью организации.
3.26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Верно
Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко
Дата
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
3.27. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
В.А. Жуков
924 45 67
3.28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
3.29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
3.30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
4. Требования к бланкам документов
4.1. Применяют два стандартных формата бланков документов - А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
4.4. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой (рис. 1) и продольный (рис. 2).
4.5. Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.
Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
4.6. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа;
- бланк руководителя
4.7. Общий бланк используют для изготовления любых видов внутренних документов, кроме письма.
4.8. Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.
4.9. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
20 73 88 10
│<----->│<---------------->│ │<----------------->│<->│
────┌────────────────────────────────────────────────────┐───
/\ │ │/\
3 │ │ │ │
\/ │ │ │
────│ ────┌──────────────────┐ ┌───────────────────┐ │ │
/\ │ /\ │01 02 │ │ 16 19 │ │ │
│ │ 17 │ │ 03 │ │ │ │ │
│ │ \/ │ │ │ │ │ │
│ │ ────├──────────────────┤ ├───────────────────┤ │ │
51 │ │ │08 09 10 │ │ 15 │ │ │
│ │ │04 05 06 07 │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
\/ │ │ │ │ │ │ │
────│ ├──────────────────┤ │ │ │ │
/\ │ │11 12 │ │ 17 │ │ │
│ │ │13 │ │ │ │ │
22 │ │ │14 │ │ │ │ │
\/ │ │ │ │ │ │ │
────│ ├──────────────────┤ │ │ │ │
/\ │ │18 │ │ │ │ │
18 │ │ │ │ │ │ │ │
\/ │ │ │ │ │ │ │
────│ ├──────────────────┴─┴───────────────────┤ │ │297
│ │ │ │ │
│ │20 │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
────│ ├────────────────────────────────────────┤ │ │
/\ │ │21 22 25 │ │ │
20 │ │ │ │ │ │
\/ │ │ │ │ │
────│ ├────────────────────────────────────────┤ │ │
/\ │ │23 24 26 │ │ │
│ │ │27 │ │ │
│ │ │ │ │ │
40 │ │ ────├────────────────────────────────────────┤ │ │
│ │ /\ │28 30 29 │ │ │
│ │ 16 │ │ │ │ │
\/ │ \/ │ │ │ │
────│ ────└────────────────────────────────────────┘ │ │
/\ │ │ │
20 │ │ │ │
\/ │ │\/
────└────────────────────────────────────────────────────┘───
│ 210 │
│<-------------------------------------------------->│
Рис. 1. Формуляр-образец 1. Расположение реквизитов
и границы зон на формате А4 углового бланка.
20 10
│<----->│ │<->│
────┌────────────────────────────────────────────────────┐───
/\ │ │/\
3 │ │ │ │
\/ │ │ │
────│ ────┌────────────────────────────────────────┐ │ │
/\ │ /\ │01 02 03 16 19 │ │ │
│ │ 17 │ │ │ │ │
│ │ \/ │ │ │ │
│ │ ────├────────────────────────────────────────┤ │ │
│ │ /\ │08 09 10 │ │ │
│ │ 20 │ │ │ │ │
73 │ │ │ │04 05 06 07 │ │ │
│ │ \/ │ │ │ │
│ │ ────├────────────────────────────────────────┤ │ │
│ │ /\ │11 12 15 │ │ │
│ │ 10 │ │ │ │ │
│ │ \/ │ │ │ │
│ │ ────├────────────────────────────────────────┤ │ │
│ │ │13 14 │ │ │
\/ │ │ │ │ │
────│ ├────────────────────────────────────────┤ │ │
/\ │ │18 17 │ │ │
18 │ │ │ │ │ │
\/ │ │ │ │ │297
────│ ├────────────────────────────────────────┤ │ │
│ │ │ │ │
│ │20 │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
────│ ├────────────────────────────────────────┤ │ │
/\ │ │21 22 25 │ │ │
20 │ │ │ │ │ │
\/ │ │ │ │ │
────│ ├────────────────────────────────────────┤ │ │
/\ │ │23 24 26 │ │ │
│ │ │ │ │ │
│ │ │27 │ │ │
40 │ │ --- ├────────────────────────────────────────┤ │ │
│ │ /\ │28 30 29 │ │ │
│ │ 16 │ │ │ │ │
\/ │ \/ │ │ │ │
────│ --- └────────────────────────────────────────┘ │ │
/\ │ │ │
20 │ │ │ │
\/ │ │\/
────└────────────────────────────────────────────────────┘───
│ 210 │
│<-------------------------------------------------->│
Рис. 2. Формуляр-образец 2. Расположение реквизитов
и границы зон на формате А4 продольного бланка.
ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ
┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ РОСАРХИВ │
│ Государственное учреждение │
│ Всероссийский │
│ научно-исследовательский │
│ институт документоведения │
│ и архивного дела │
│ (ВНИИДАД) │
│ Профсоюзная ул., д. 82, │
│ Москва, 117393 │
│ Тел./факс (095) 718-78-74 │
│ E-mail: mail@v№iidad.ru │
│ http://www.v№iidad.ru │
│ ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, │
│ ИНН/КПП 7708033140/771001001 │
│ ________________ № _______________ │
│ │
│ На № ___________ от ______________ │
│ │
│ │
│ │
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Рис. 3. Образец углового бланка письма организации.
┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ РОСАРХИВ │
│ Государственное учреждение │
│ Всероссийский научно-исследовательский │
│ институт документоведения и архивного дела │
│ (ВНИИДАД) │
│ Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 │
│ Тел./факс (095) 718-78-74. E-mail: mail@v№iidad.ru │
│ ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, │
│ ИНН/КПП 7708033140/771001001 │
│ │
│ ____________ № ___________ ┌─── ───┐ │
│ │ │ │
│ На № _______ от __________ │
│ │
│ │
│ │
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Рис. 4. Образец продольного бланка
письма организации.
Контрольная работа должна быть выполнена на одной стороне листа формата А 4 (210 х 297 мм).
Текст теоретической части контрольной работы следует писать (печатать) соблюдая следующие размеры полей: левое – 20 мм, правое – не менее 10, верхнее – не менее 20 мм, нижнее – не менее 20 мм. Текст теоретической части контрольной работы разделяют на разделы и подразделы.
Разделы должны иметь порядковые номера в пределах всей контрольной работы, обозначенные арабскими цифрами с точкой.
Переносы слов в заголовках не допускаются. Точку в конце заголовка не ставят. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой.
Заголовки отделяют от текста увеличенным интервалом (или одной пустой строчкой).
Подчеркивание заголовков, а также написание их чернилами (пастой) другого цвета не допускается. Каждый раздел следует начинать с нового листа (страницы).
В начале контрольной работы помещают оглавление, включающее номера и наименования разделов и подразделов, приложений с указанием номеров листов.
Слово «оглавление» печатают также как заголовок первого уровня. Если наименования разделов, подразделов в оглавлении написаны на нескольких строках, то номер страницы ставят на уровне последней строки.
Страницы контрольной работы нумеруются арабскими цифрами, с проставлением номера посередине верхнего поля, нумерация начинается со второго листа, на титульном листе номер не проставляется, но он включаются в общую нумерацию.
Список использованной литературы должен содержать перечень источников, используемых при написании контрольной работы. Источники следует располагать в алфавитном порядке, вначале идут официальные издания (законодательство).
При использовании в тексте цитаты иди утверждения того или иного автора (или сайта) следует делать ссылки на заимствованный источник путем заключения в квадратные скобки номера, под которым произведение значится в вашем списке использованной литературы.
(Приводится с сокращениями, только для класса
организационно-распорядительных документов)
Принят Постановлением Госстандарта России от 30.12.93 №299, внесено изменение №1-96, опубликованное в ИУС №3 1997 г., изменение № 4/99, опубликованное в ИУС № 7 1999 г.
В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации: первый и второй знаки (класс форм) – принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации; третий и четвертый знаки (подкласс форм) – общность содержания множества форм документов и направленность их использования; пятый, шестой и седьмой знаки регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса; восьмой знак – контрольное число.
0200000 2 УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
0211000 0 Документация по созданию организации, предприятия
0211031 3 Договор об аренде
0211071 5 Заявление на государственную регистрацию
0211072 1 Заявление в финансовые органы об открытии расчетного счета
0211073 8 Заявление об исключении из состава членов колхоза (совхоза)
0211101 1 Письмо об изготовлении печати, штампа
0211111 7 Положение о структурном подразделении
0211151 9 Приказ о создании предприятия
0211152 5 Приказ о выходе из совхоза
0211161 4 Протокол общего собрания (конферении) трудового коллектива предприятия о создании
0211162 0 Протокол общего собрания членов кооператива об утверждении устава
0211163 7 Протокол заседания правления колхоза
0211171 3 Распоряжение Главы администрации территории о предоставлении земельного участка
0211191 0 Свидетельство о регистрации
0211231 2 Устав
0211241 8 Учредительный договор
0212000 4 Документация по реорганизации организации, предприятия
0212151 2 Приказ о реорганизации
212161 8 Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о реорганизации
0212181 9 Решение Совета директоров (Правления) о реорганизации
0213000 8 Документация по ликвидации организации, предприятия
0213011 4 Акт о ликвидации
0213101 9 Письмо с сообщением о ликвидации
0213102 5 Письмо участника о выходе из совместного предприятия
0213151 6 Приказ о ликвидации и создании ликвидационной комиссии
0213181 2 Решение Совета директоров (Правления) о ликвидации
0213161 1 Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о ликвидации
0214000 1 Документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий
0214061 0 Заявка на участие в конкурсе
0214161 5 Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива предприятия
0214191 1 Свидетельство о регистрации
0251000 1 Документация по распорядительной деятельности организации, предприятия
0251121 3 Постановление коллегиального органа по вопросам основной деятельности
0251151 1 Приказ по вопросам основной деятельности
0251152 6 Приказ о распределении обязанностей между руководством
0251161 5 Протокол коллегиального органа по вопросам деятельности
0251221 8 Указание по вопросам основной деятельности
0252000 5 Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия
0252031 8 Договор на производство работ (оказание услуг)
0252051 9 Должностная инструкция
0252111 1 Положение о структурном подразделении
0252131 2 Правила внутреннего трудового распорядка
0252211 6 Структура и штатная численность
0252251 8 Штатное расписание
0253000 9 Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия
0253011 0 Акт по вопросам основной деятельности
0253101 2 Письмо по вопросам основной деятельности
0253201 4 Справка по вопросам основной и кадровой деятельности
0281000 0 Документация по приему на работу
0281071 4 Заявление о приеме на работу
0281081 6 Контракт о назначении на должность
0281151 8 Приказ о приеме на работу
0281161 3 Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу
0282000 3 Документация по переводу на другую работу
0282071 8 Заявление о переводе на другую работу
0282141 6 Представление о переводе на другую работу
0282151 1 Приказ о переводе на другую работу
0283000 7 Документация по увольнению с работы
0283071 1 Заявление об увольнении
0283151 5 Приказ об увольнении
0283161 0 Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении
0284000 0 Документация по оформлению отпусков
0284021 8 График отпусков
0284071 5 Заявление о предоставлении отпуска
0284151 9 Приказ о предоставлении отпуска
0285000 4 Документация по оформлению поощрений
0285141 7 Представление о поощрении
0285151 2 Приказ о поощрении
0285161 8 Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении
0286000 8 Документация по оформлению дисциплинарных взысканий
0286041 6 Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины
0286091 3 Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины
0286151 6 Приказ о наложении дисциплинарного взыскания
0286161 1 Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания
|
Вышестоящая организация Организационно-правовая форма организации Название организации окпо 33189662 огрн 1234567890123 инн/кпп 1234567890 / 123456789 ОКУД 0222153 ПОЛОЖЕНИЕ ____________№_____________ Санкт — Петербург Об отделе экономики |
УТВЕРЖДАЮ Директор, д.э.н., профессор ______________В.Н. Сакуров ______________ |
1.Общие положения
2.Цели и задачи
3.Функции
4.Права
5.Обязанности
6.Ответственность. Контроль. Отчетность
7.Организация работы
8.Взаимоотношения (служебные связи) с другими подразделениями
9.Ликвидация, реструктуризация
Начальник отдела менеджмента И.О. Фамилия
СОГЛАСОВАНО
Название организации
Должность
_________ И.О. Фамилия
_________
|
Должность _________ И.О. Фамилия _________ |
Должность _________ И.О. Фамилия _________ |
С положением ознакомлены:
|
Вышестоящая организация Организационно-правовая форма организации Название организации окпо 33189662 огрн 1234567890123 инн/кпп 1234567890 / 123456789 ОКУД 0222153 ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ____________№_____________ Санкт — Петербург Менеджера |
УТВЕРЖДАЮ Директор, д.э.н., профессор ______________В.Н. Сакуров ______________ |
Начальник отдела экономики И.О. Фамилия
СОГЛАСОВАНО
Название организации
Должность
_________ И.О. Фамилия
_________
|
Должность _________ И.О. Фамилия _________ |
Должность _________ И.О. Фамилия _________ |
С должностной инструкций ознакомлены:
1. роспись, дата И.О. Фамилия
Вышестоящая организация
Организационно-правовая форма организации
Название организации
окпо 33189662 огрн 1234567890123 инн/кпп 1234567890 / 123456789 ОКУД 0222153
_______________ №_____________
Санкт - Петербург
Заголовок
Председатель -
Секретарь -
Присутствовали: (по алфавиту, без указания должности или отдельным приложением).
Приглашенные: (с указанием организации, должности, ФИО)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1.
2.
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ:
1. 1.
1. 2.
2.СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ:
2.1.
Председатель И.О. Фамилия
Секретарь И.О. Фамилия
В дело№______
Должность
___________И.О. Фамилия
___________
Вышестоящая организация
Организационно-правовая форма организации
Название организации
окпо 33189662 огрн 1234567890123 инн/кпп 1234567890 / 123456789 ОКУД 0222153
ПРОТОКОЛ
_______________ №_____________
Санкт - Петербург
Заголовок
Председатель -
Секретарь -
Присутствовали:
Приглашенные:
Рассмотренные вопросы:
1.
2.
Принятые решения:
1. 1.
1. 2.
2. 1.
2. 2.
председатель И.О. Фамилия
Секретарь И.О. Фамилия
В дело №______
Должность
___________И.О. Фамилия
___________
|
Вышестоящая организация Организационно-правовая форма организации Название организации окпо 33189662 огрн 1234567890123 инн/кпп 1234567890 / 123456789 ОКУД 0222153 АКТ ____________№_____________ Санкт — Петербург Заголовок |
УТВЕРЖДАЮ Директор, д.э.н., профессор ______________В.Н. Соколов ______________ |
Основание:
Составлен комиссией:
Председатель: И.О. Фамилия
Члены комиссии: 1. И.О. Фамилия (по алфавиту)
2. И.О. Фамилия
Присутствовали: должность И.О. Фамилия
Изложение фактов (текст акта)
Председатель И.О. Фамилия
Члены комиссии:
1. (по алфавиту) роспись И.О. Фамилия
2. роспись И.О. Фамилия
Акт составлен в двух экземплярах:
1- в бухгалтерию;
2 - в отдел кадров.
В дело №______
Должность
___________И.О. Фамилия
___________
Вышестоящая организация
Организационно-правовая форма и название организации
(сокращенное название)
окпо 33189662 огрн 1234567890123 инн/кпп 1234567890 / 123456789 ОКУД 0215312
ПРИКАЗ
____________________г. №_______________
Санкт - Петербург
Об утверждении инструкции
по делопроизводству
С целью совершенствования работы с документами в Санкт-Петербургском политехническом институте
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить инструкцию по делопроизводству и ввести в действие с 01 сентября 2005 г.
2. Деканам факультетов и начальникам отделов совместно с лицами, ответственными за делопроизводство в подразделениях, обеспечить введение делопроизводства в соответствии с требованиями данной инструкции.
4. Инструкцию по делопроизводству от 13.02.1991 № 2 считать утратившей силу с 01.09.2005.
5. Контроль за исполнением приказа возложить на проректора по административно – финансовой работе Кузнецова З.П.
Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 52 л. в 1 экз.
2. Список рассылки на 2 л. в 1 экз.
Ректор, д.э.н., проф. В.Н. Соакров
В дело №____
Секретарь
__________И.О. Фам
___________
Проект вносит:
Зав. канцелярией Л.В. Шарапова
Проректор по УВР Проректор по АФР
____________Д.В. Карпов ___________З.П. Кузнецова
____________ ____________
Гл. бухгалтер Начальник отдела кадров
____________В.В. Новак ___________Н.И. Жарова
____________ ____________
С приказом ознакомлены:
К.В. Попова
568 18 71
Вышестоящая организация
Организационно-правовая форма организации
Название организации
(сокращенное название)
Садовая ул., д. 55 / 1,оф.301, Санкт – Петербург, 198171,
Тел: 560-39-41, факс: 560-44-41 E-mail: rector@tis.spb.ru,
окпо 33189662 огрн 1234567890123 инн/кпп 1234567890 / 123456789
|
_______________№_____________
На №__________от_____________ Заголовок |
Адресат |
Текст документа
К.В. Попова
568 18 71
|
Вышестоящая организация Организационно-правовая форма и название организации (сокращенное название) Адрес, тел: 560-39-41, факс: 560-44-41 E-mail: rector@tis.spb.ru, окпо 33189662 огрн 1234567890123 инн/кпп 1234567890 / 123456789 ___________№________________ На №_________от_____________ Заголовок |
Адресат |
К.В. Попова
568 18 71