Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Тема №3. Основные требования к оформлению управленческих (организационно-распорядительных) документов
Учебные вопросы:
Время: 4/2 часа
Цели занятия:
Изучить основные положения Государственной системы документационного обеспечения управления, стандарты и унифицированные системы документации, состав реквизитов организационно-распорядительных документов.
Литература:
Значение документа велико. В деловых документах закрепляется государственное устройство и взаимоотношения между государствами, документы служат средством общения предприятий и организаций между собой, предприятий и организаций с гражданами.
Опыт и практика показывают, что правильно организованное делопроизводство представляет возможность получения реальной картины деятельности любого предприятия и способствует более эффективному его управлению.
Данное утверждение в полной мере относится и к настоящему времени, приобретая ряд существенных особенностей. К наиболее важным из них относятся происходящие в последнее десятилетие революционные изменения в области средств общении между людьми и внедрение информационных технологий. В связи с этим, многократно возрастающий объем информации требует своего осмысления и сохранения для последующего использования, т.е. его документирования.
В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда и как его результат. Поэтому эффективная деятельность аппарата управления неразрывно связана с правильной организацией работы с документами. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с источниками информации, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования процесса разработки и оформления документов. В частности, переписка в объеме документации предприятия занимает до 80%.
С документированием связана деятельность всех работников аппарата управления – от исполнителей до руководителей всех уровней. Любые сколько-нибудь важные решения требуют документального оформления.
С каждым документом в аппарате управления проводится большая работа по составлению, перепечатке, считке, учету (регистрации), хранению, поиску, переработке содержащейся информации (различные виды вычисления и т.п.).
Кроме того, при необходимости производится копирование документов, их транспортировка как внутри, так и вне аппарата управления.
Приступая к изучению курса, прежде всего, следует ознакомиться с основными профессиональными терминами и определениями, постоянно встречающимися в работе с документами.
Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с социальными документами.
Современное делопроизводство включает в себя:
Параллельно с термином «делопроизводство» в последнее десятилетие используется термин «документационное обеспечение управления» - (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологически употребляемой в компьютерных программах и литературе.
В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности.
Документирование – это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как запись информации на различных носителях по установленным правилам.
- 1 –
Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действии на всех уровнях обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).
Унифицированные систему документации – это комплекс взаимосвязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.
Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДО, положениям (уставам) об организации, другим нормативным документам, содержащим правила документирования.
В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления создают следующие распорядительные документы: решения, постановления, приказы, распоряжения, указания, поручения, инструкции.
Решения, постановления и приказы издаются во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации.
Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.
Совместные распорядительные документ организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), оформляются как совместное решение, которое имеет правовую силу распорядительного документа в каждой организации, принявшей этот документ.
Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, на советах, совещаниях, фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей (текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановлений или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).
В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными организациями, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами. Письма должны составляться в том случае, когда не возможен или затруднен бездокументарный обмен информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и т.д. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы. В этом случае документ передается через модемную связь, по факсу или телефону.
Организации на основании положений (уставов) о них и других актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения, правила и др. Проект управленческого документ должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций.
Внутреннее согласование проекта документа должно проводиться в следующей очередности:
Внешнее согласование в зависимости от содержания осуществляется в следующей очередности:
Документы денежного, материального и кредитного характера, служащие основанием для прима и выдачи денег, товарно-материальных ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства с другими организациями, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер (или бухгалтер). Совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех организаций.
Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии. Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем. Распоряжения, издаваемы руководителем коллегиального органа в единоначальном порядке, имеют одну подпись.
Право подписи распорядительных документов в форме указаний или распоряжений может представляться заместителю руководителя, главному инженеру, руководителям структурных подразделений.
Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы и др.) подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку.
Протокол подписывают председательствующий на заседании коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь.
Доклады, докладные записки. Справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностной инструкцией.
Существуют также документы – приложения.
Они могут быть трех видов: утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом (приложения к правовым актам, имеющие самостоятельное значение); поясняющие или дополняющие содержание другого документа; направляемые с письмом в другие организации.
В целях сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники.
Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается.
-2-
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственный стандарт (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ).
Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.
- 3-
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы.
Первая – это документы, по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа – документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.
Документы классифицируются :
- наименованиям – служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть совершенно разными;
- по месту составления – внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);
- по содержанию – простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);
- по форме – индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий;
- по срокам исполнения – срочные. Требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;
- по происхождению – служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;
- по виду оформления – подлинные. Копии, выписки. Дубликаты;
- по средствам фиксации – письменные, графические, фото- кинодокументы и т.д.
- по срокам хранения документы делятся на документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения. Сроки хранения документов определяются уполномоченным органом государственной власти РФ в области архивного дела (Федеральным архивным агентством) и закрепляются в перечнях документов с указанием сроков хранения;
- по ограничению доступа документы подразделяются на секретные и несекретные. В соответствии со ст. 10 ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» часть информационных ресурсов РФ отнесена к категории ограниченного доступа. Документированная информация с ограниченном доступом по условиям ее правового режима подразделяется на информацию отнесенную к государственной тайне и конфиденциальную;
- по способу передачи документов различают письма, телеграммы, телефонограммы, телексы, факсограммы и др.
Более подробно остановимся на классификации по виду оформления (по степени подлинности).
Подлинник официального документа – это первый (или единственный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (сведения об авторе, времени, месте создания), считается подлинным. Синонимом подлинника является оригинал.
Составленные в нескольких экземплярах оригиналы называются умноженными. Например, договор составляется, как минимум, в двух экземплярах, каждый из которых обладает одинаковой юридической силой. Оформление умноженных оригиналов является распространенной практикой.
Черновой документ (может быть установлен рукописным, машинописным способом или распечатан с компьютера) отражает работу автора над содержанием документа, может содержать только текст документа и не обладает юридической силой.
Копия документа может быть факсимильной или свободной. Копии могут воспроизводить часть текста документа (выписки) или весь документ. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки – содержащиеся в подлиннике реквизиты (включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Все официально не заверенные виды копий не имеют юридической силы.
Дубликат – это копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «Дубликат».
Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, применяемой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.
Среди разнообразных систем управленческой документации, используемых для документирования различных управленческих действий, особое значение имеет система организационно-распорядительной документации. Документы, входящие в эту систему применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм собственности. В состав системы организационно-распорядительной документации включены распорядительные документы (постановления, распоряжения, решения, приказы), организационные (положения, уставы, должностные инструкции) и информационно-справочные документы (письма, докладные и объяснительные записки, заявления, акты, телеграммы, телефонограммы, протоколы).
Государственным стандартом РФ на систему организационно-распорядительной документации установлен набор реквизитов, свойственный этим документам (Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст принят и введен в действие с 1 июля 2003 г. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации».)
Все 30 реквизитов, включенных в государственный стандарт, не встречаются вместе ни в одном виде документов. Они характеризуют типовой формуляр документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации. Формуляр конкретного вида документа определяется его назначением и правилами составления, оформления, разработки и введения в действие.
Документ имеет юридическую силу при наличие реквизитов, обязательных для данного вида документа. Например, необходимые реквизиты для письма – наименование организации (автор документа), почтовый адрес, основной государственный номер (ОГРН), идентификационный номер налогоплательщика код причины постановки на учет (ИНН\КПП), адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона.
В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначения документа, его обработка т.д.
Реквизиты, включенные в государственный стандарт, можно разделить на три группы.
Следует отметит, что часто документы оформляются на бланках. Согласно терминологическому стандарту бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Бланк включает только постоянную информацию об организации – авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа.
Бланк придает информации официальный характер. Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документа (за счет наличия постоянной информации), сокращает трудозатраты на составление, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда.
Бланки бывают, как правило, трех видов: бланк служебного письма; бланк для конкретного вида документа; общий бланк для всех других документов. Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. Изготавливаются они, как правило, на бумаге двух форматов: А4 (210* 297 мм) и А5 (148*210 мм), меньший формат используется для документов небольшого (до семи строк) объема.
Документы, составленные от имени двух или более организаций, оформляются без бланков.
Оформление реквизитов документов.
1. Изображение Государственного герба Российской Федерации на бланках документов регламентировано на ФКЗ от 25.12. 2000 №2 – ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».
2. Изображение герба субъекта Российской федерации на бланках документов регламентируется соответствующими нормативными актами субъектов Российской Федерации (конституциями, законами, уставами и др.).
3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) размещается в левом верхнем углу или по центру верхней части документа. Эмблема организации помещается на бланке в соответствии с учредительными документами организации. Чаще всего в качестве эмблемы используется товарный знак или знак обслуживания. Использование товарных знаков на бланках организаций установлено Законом РФ от 23.09. 1992 №3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» (в ред. от 11.12.2002), который предусматривает их обязательную регистрацию. Рекомендуется эмблему фирмы делать размером не более 2,5* 2,5 см.
4. Код организации по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) проставляют в верхней части документа (включает восемь знаков).
5. Основной государственный регистрационный (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, вызываемыми налоговыми органами.
6. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
7. Код формы документа по общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) проставляют в верхней части документа. Общероссийский классификатор управленческой документации принят и введен в действие постановлением Государственного стандарта РФ от 30.12.1993 №299. Код унифицированной формы документа состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).
8. Наименование организации – автора документа печатается на бланке сначала полностью, а ниже сокращенно, но в точном соответствии с тем законодательным или нормативным актом, учредительными документами, на основе которых образована и действует данная организация. Сокращенное наименование печатают в скобках.
Наименования организаций субъектов РФ, где в качестве государственных языков используется и русский, и национальный, печатают на двух языках – русском и национальном.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если эта структура является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.
9. Справочные данные об организации – авторе документа включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительных документов и ОКУД (класс 0200000). В письме наименование вида документа не указывают.
11. Датой документа считается дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Если автором документа несколько организаций, то датой документа будет наиболее поздняя дата подписания.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца, месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точками, год – четырьмя арабскими цифрами. Например, 10 июня 2006 года следует оформлять: 10.06.2006. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например, 10 июня 2006г. Эту дату можно оформить в следующей последовательности: 2006.06.10.
12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присваиваемых документу каждой из этих организаций. Эти номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.
13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено их определение по реквизитам наименование организации и справочные данные об организации. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального отделения, и оно включает только общепринятые сокращения.
15. В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
Например: Администрация Тюменской области
контрольно-правовое управление
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией.
Например: Администрация Тюменской области
контрольно-правовое управление
Главному специалисту
А.С. Сидорову
или
Президенту
АОЗТ «Сиблитмаш»
И.И. Иванову
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.
Например: Администрации районов,
городов Тюменской области
В состав реквизита адресата при необходимости может включаться почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Почтовыми правилами.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа.
Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
Например: Редакция журнала «Новый мир»
Малый Путенковский переулок, ½,
ГСП, Москва, 103806
При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
Например: Гуляеву А.Н.
ул. Мира, д.11, кв. 12,
Новосибирск, 630102
Допускается центровать каждую строку реквизита адресата по отношению к самой длинной строке.
Например: Председателю ЗАО «Сиблитмаш»
В.А. Григорьеву
16. Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Например: Утверждаю
Зам. главы администрации
Личная подпись А.А. Иванов
12.02.2004
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу первой страницы документа.
17. Резолюция. В резолюции даются указания по исполнению решения, постановления и т.п., зафиксированного в документе. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом, и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.
Например: Зайцевой А.В.
Никитину П.С.
Прошу подготовить проект
Генерального соглашения с фирмой «Хитек»
к 21.04.2006
личная подпись
10.02.2006
При наличии в резолюции нескольких фамилий указывается ответственный исполнитель, а если таких указаний нет, лицо, названное в резолюции первым, является исполнителем. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, ставится подпись автора резолюции и дата.
18. Заголовок к тексту. Краткое изложение содержания документа указывают в заголовке к тексту. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа.
Например: Приказ (о чем?) «Об итогах работы за первое полугодие 2006 года»; Протокол (чего?) заседания педагогического совета.
Допускается не давать заголовок к тексту на документах формата А5.
19. Отметка о контроле. Срок исполнения документа указывается в резолюции руководителя. Если срок контрольного документа не указан, то он определяется в один месяц или как указано в документе. Отмечается буквой «К» или штампом «Контроль».
20. Текст документа пишут на русском языке при направлении его: а) в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации; б) на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.
Текст документа может оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их комбинации. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множительного числа настоящего либо прошедшего времени («имеете», «владеете», «были», «находились», и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывает причины, основания, цели составления документа, во второй, заключительной. – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только заключительную часть (например, приказы –распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организации, принято изложение текста от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю». «прошу»). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).
21. Отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о них делается в следующей форме:
Приложение на 10 л. в 3 экз.
Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.
Например: Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз.
2. Смета расходов на 3 л. в 3 экз.
На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует сделать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.
Например: Приложение №1
к постановлению главы
администрации области
от 10.01.2006 №30
22. Подпись. В состав этого реквизита входят наименование должностного лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном бланке), личную подпись и ее расшифровку.
Например: Директор Проектно-конструкторского
и технологического института
автоматизированных систем
управления личная подпись Н.А. Сергеев
или
Директор института личная подпись Н.А. Сергеев
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Например:
Директор завода личная подпись В.В. Волков
Главный бухгалтер личная подпись В.М. Семенова
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
В документах, составленных комиссией, указывают не на должностных лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.
23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровке и даты.
Например: СОГЛАСОВАНО
Начальник управления
профессионального образования
Министерства образования и науки РФ
Личная подпись Е.Я Бутко
12.03. 2006
Если согласование производится коллегиальным органом или посредством письма, гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
педагогического совета ПУ 45
от 10.02.2006 №5
Грифы согласования располагают ниже реквизита ПОДПИСЬ или на отдельном листе согласования.
Примечание: В реквизитах ПОДПИСЬ, ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ И ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ должна указываться фактическая должность лица, утвердившего или согласовавшего документ, его инициалы и фамилия. Не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.
24. Согласование документа оформляется визой, включающей должность и подпись визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания.
Например:
Начальник экономического отдела
Личная подпись А.И. Ващук
20.06.2006
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник экономического отдела
Личная подпись А.И. Ващук
20.06.2006
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
На копии отправляемого документа визы проставляются в нижней части лицевой стороны.
25.Оттиск печати. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью (гербовой, круглой). Оттиск печати рекомендуется проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.
Например: Начальник управления Печать Личная подпись Г.В. Сидоров
26. отметка о заверении копии документа. При заверении копии документа ниже реквизита ПОДПИСЬ проставляют заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения.
Например: Верно
Инспектор отдела кадров Личная подпись А.С. Смирнов
10.02.2006
При пересылке копии документов в другие организации или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.
27. Фамилия исполнителя (составителя) и номер его телефона располагаются на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Например: В.А. Аксенов
22-50-11
28. Отметка об исполнении документа и о направлении его в дело должна включать следующие данные: а) краткие сведения об исполнении или, при наличие соответствующего документа. Ссылку на его дату и номер; б) слово «в дело»; в) номер дела. В котором будут храниться документы.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
29. Отметка о поступлении документа в организацию располагается в нижней части первого листа документа и включает сокращенное наименование организации – получателя документа, дату поступления документа, его индекс.
30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла и машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Требования к бланкам
Состав постоянных реквизитов и порядок их расположения на бланке установлены ГОСТ Р 6.30-2003.
Бланки могут быть трех видов: бланк для писем, бланк конкретного вида документа и общий бланк. Установлено два формата бланков: А4 и А5.
Бланки каждого вида изготавливают на основе углового или продольного расположения реквизитов (см. приложение 1.1;1.2)
Реквизиты 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08. Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11,12,13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают либо центрированным способом (начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов), либо фланговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Реквизит 06 (наименование организации – полное, сокращенное или аббревиатура, вышестоящих органов, а также структурного подразделения) должен соответствовать наименованиям, установленным соответствующими правовыми актами. Общий бланк в зависимости от документа организации содержит следующие реквизиты: государственный герб РФ, наименование организации.
На бланке письма указывают также реквизиты: 01 (02 или 03), 04,05, 06, 08, 09. при необходимости на нем проставляются ограничительные отметки для зон расположения реквизитов, как дата документа, его регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату документа, адресат, заголовок к тексту.
Бланк конкретного вида документа включает следующие обязательные реквизиты: государственный герб РФ, код организации, место составления или издания документа. Можно сделать отметки для границ документа, проставления его регистрационного номера, указания места составления или издания документа, заголовка к тексту, отметки о контроле.
Бланки документов должны иметь поля не менее: левое, нижнее и верхнее – 20 мм , правое 10 мм.
При оформлении реквизитов документа необходимо знать:
Текст документов печатается на бланках формата А4 через полтора межстрочных интервала, а на бланках формата А5-через один межстрочный интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускаются печатать через два межстрочных интервала.
Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Остальные части реквизитов (адреса, гриф утверждения, отметки о наличии приложения, гриф согласования) отделяют друг от друга 1,5 – 2-мя межстрочными интервалами.
Например: СОГЛАСОВАНО
(1,5)
Руководитель организации
(1-2)
Л.И. Петров
Реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 – мя межстрочными интервалами.
Название вида документа печатают прописными буквами.
Расшифровку подписи в реквизите ЛИЧНАЯ ПОДПИСЬ печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
Максимальная длина строки многострочных реквизитов составляет 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (пять строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.
Сложившиеся правила размещения реквизитов на документе и оформления документа сводятся к следующему:
Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова Примечание и Основание печатают от левого поля документа, а относящийся к ним текст – через один межстрочный интервал.
При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие станицы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посредине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница (стр.) и знаков препинания.
Тема №2. Документирование организационно-распорядительной деятельности
Учебные вопросы:
Время: 2 часа
Цели занятия:
Изучить характеристики различных видов организационно-распорядительных документов, их значение в документационном обеспечении управления, требования к их оформлению в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.
Литература:
Деятельность всех учреждений фиксируется в различного вида документах. Попытка определения видов документов, в том числе и организационно-распорядительных, сделана в приложениях к Основным положениям Единой государственной системы делопроизводства, а виды распорядительных документов рассмотрены в Юридическом энциклопедическом словаре.
В своей деятельности учреждения руководствуются наряду с актами органов государственной власти и государственного управления положениями, уставами, правилами. Согласно действующему законодательству органы законодательной и исполнительной власти РФ издают следующие документы: решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции.
На территории краев и областей издаются: постановления, распоряжения главы администрации и его заместителей. Такие же документы издаются в районных (городских) администрациях. Органы представительной власти принимают решения.
- 1 –
1.1 Назначение и состав организационно-правовой документации.
Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, - организация системы и процессов управления, т.е.:
Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.
К организационно-правовым документам относятся устав организации или положение об организации, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления (руководства), штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по документационному обеспечению), должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.
Организационно-правовые документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Эти документы являются правовой основой деятельности организации.
Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения – в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом.
Разрабатывает организационно-правовые документы руководство учреждения иди подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения.
В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами юридической службы (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.
1.2. Составление и оформление отдельных видов организационно-правовых документов.
Учредительные документы – это документы, на основании которых действуют юридические лица (учреждения, организации, предприятия).
К учредительным документам относятся учредительный договор и устав.
Учредительный договор – правовой акт, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.
Устав – правовой акт, определяющий статус, организационную структуру, цели, характер и порядок деятельности созданного юридического лица.
Статья 52 Гражданского кодекса РФ определяет, что юридическое лицо действует на основании устава либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. Юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, в случаях, предусмотренных законом, может действовать на основании положения об организациях данного вида.
Учредительный договор юридического лица заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками).
Юридическое лицо, созданное одним учредителем, действует на основании устава, утвержденного этим учредителем.
Учредительный договор по способу совершения является консенсуальным, поскольку вступает в силу после достижения соглашения между сторонами, а по своему назначению в управленческой деятельности – организационно-правовым документом.
Прядок заключения, составления и оформления, вступления в силу, прекращения действия, а также другие юридические аспекты учредительного договора регламентируются законодательством Российской Федерации.
При необходимости учредительный договор утверждает устав, который дополняет договор и закрепляет организационно-правовой статус организации.
Учредительный договор вступает в силу с момента его подписания, если в самом договоре не оговорен другой срок.
Если в качестве учредителя выступает юридическое лицо, то договор от его имени подписывают руководитель учреждения или лицо, наделенное полномочиями, подтвержденными доверенностью.
Организация считается учрежденной и приобретает права юридического лица со дня государственной регистрации. В соответствующие государственные органы представляют учредительный договор и устав или только учредительный договор.
Учредительный договор оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 по соответствующей форме.
Порядок составления и оформление уставов для учреждений конкретных организационно-правовых форм регулируется законодательством.
Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами, и может содержать следующие разделы:
В устав могут включаться и другие разделы, отображающие специфику деятельности организации.
В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты: наименование министерства, наименование организации, вид документа, регистрационный номер, дата, место издания, гриф утверждения, текст, подпись руководителя, отметка о регистрации устава, печати организации и регистрирующего органа.
Устав утверждается общим собранием учредителей или участников.
Положение – это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов (таковы общие положения о министерствах РФ), одного органа (например, Положение о государственной автомобильной инспекции, Положение об общем отделе администрации области и т.д.) либо структурного подразделения (комиссии, группы).
В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу (например, Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях; наиболее многочисленны разновидности положений о проведении конкурсов, смотров и т.д.).
Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые разрабатываются для системы учреждений и предприятий. В текст положения необходимо включить такие разделы, как общая часть (преамбула), основные функции, права, порядок образования и организации работы и другие вопросы – в зависимости от характера положения.
В формуляр-образец положения входят следующие реквизиты: наименование министерства, ведомства, наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, регистрационный номер, наименование вида документа, место издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о согласовании.
Уставы и положения являются сложными документами. Их структура и содержание, как правило, определяются учреждениями – разработчиками.
Инструкция – это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).
Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются ее требования (например, «Инструкция о ведении делопроизводства в аппарате администрации Тюменской области», «Должностная инструкция инспектору по контролю…»).
Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты.
Как правило, инструкция начинается с раздела «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, область распространения, порядок ее применения и другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены ее новой).
Поскольку текст инструкции носит характер указания, в ней рекомендуются четкие формулировки со словами, имеющими распорядительное значение, типа «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т.д.
Текст инструкции излагается от третьего лица (например: «Руководители или по их поручению другие должностные лица государственных органов, предприятий, учреждений и организаций должны систематически анализировать, обобщать предложения, заявления, жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания…») или в безличной форме (например: «Повторным предложениям, заявлениям, жалобам граждан при их поступления присваивается очередной регистрационный номер, в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указываются регистрационные номера первого предложения, заявления, жалобы…»).
Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем.
На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документ. При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением и т.д.) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. Если в тексте распорядительного документа не указан срок введения инструкции, таковым считается день подписания и регистрации документа.
- 2 –
2.1. Назначение и состав распорядительной документации.
Независимо организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководства любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.
Основное назначение распорядительных документов – регулирование и координация деятельности, позволяющая органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации.
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.
В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления.
Конкретность таких предписаний проявляется в том, что:
С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:
Распорядительные документы, издаваемые органами федеральной исполнительной власти, относятся к категории ведомственных нормативных актов. Их можно разделить следующим образом:
- акты межведомственного характера;
- акты, регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями.
Основанием для издания распорядительного документа может быть:
Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.
С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятых решений) все распорядительные документы делятся на две группы:
- документы, издаваемые в условиях коллегиальности;
- документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решении.
В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации. На основе коллегиальности действуют федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.
В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятие решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов РФ и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм.
В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления и решения.
В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, распоряжения, указания.
Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений – приказов, указаний, распоряжений – включает следующие стадии:
Процедура документирования является организующим началом в подготовке и издании распорядительного документа и признана обеспечить его соответствие действующему законодательству.
Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой), по поручению руководства организации, по инициативе руководителей структурных подразделений или подведомственных организаций, а также отдельных специалистов. Обоснование необходимости издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решения.
Сбор и анализ информации для выработки управленческого решения предусматривает сбор объективной, достаточной и своевременной информации. Для этого необходимо прежде всего определить источник такой информации – это могут быть законодательные акты и нормативная документация, текущая документация организации, документы, поступающие из вышестоящих и подведомственных организаций, архивные документы, публикации в периодической печати, научные материалы и др. Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управленческого решения, причем, как правило, в процессе анализа информации прорабатываются различные варианты решений и после всесторонней их оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.
Оформление выработанного решения в виде проекта распорядительного документа осуществляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги по тем же правилам, что и окончательный документ. На верхнем поле справа проставляется слово «Проект». Текст документа оформляется так же, как если бы это был окончательный вариант документа.
Согласование проекта документа подразумевает визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях). Если согласующих инстанций много, внешнее согласование проекта распорядительного документа производится на отдельном листе – «Листе согласования».
Внутреннее согласование (визирование) проводится с руководителями заинтересованных подразделений организации, главными и ведущими специалистами (если распорядительный документ касается вопросов их деятельности), профсоюзной организацией (если в проекте документа затрагиваются вопросы организации труда и кадров), главным бухгалтером (если речь идет о финансовых вопросах), юридической службой (на предмет соответствия проекта документа действующему законодательству), а также с заместителями руководителя организации.
В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. Они могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечание. В последнем случае при визировании на проекте документа кроме подписи визирующего лица и даты проставляется отметка : «Особое мнение прилагается» или «замечания прилагаются».
Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательно оформление согласованного проекта документа на бланке организации и представление его руководителю на подписание.
Принятие решения, т.е. подписание распорядительного документа руководителем, - решающая стадия подготовки распорядительного документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, обладающий юридической силой.
Доведение распорядительного документа до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.
Подготовка распорядительных документов при коллегиальном принятии решений включает следующие стадии:
2.3. Составление и оформление распорядительных документов.
Постановление – это правовой акт, принимаемый внешними и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представителями и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.
Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным и принципиальным вопросам их деятельности.
Решение – это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой – на основе единоначалия.
Постановления и решения оформляются на бланках и имеют следующие реквизиты: Государственный герб РФ (герб субъекта Федерации или муниципального образования), если организация имеет право на гербовый бланк, наименование вышестоящего органа, наименование организации – автора, название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя коллегиального органа.
Текст постановления или решения состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной, разделенных в постановлении словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ», в решениях – «РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛО»), которое печатается прописными буквами. Распорядительная часть излагается пунктами, имеющими нумерацию (арабские цифры).
При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы, ранее изданные постановления и другие нормативные акты.
Если постановление или решение не нуждается в обоснованиях, текст начинается следующим образом:
Совет директоров РЕШИЛ:……….
Пункты распорядительной части содержат нормативные положения или поручения. Пункты, содержащие конкретное поручение, включают наименование организации, которой дается поручение, содержание поручения и (при необходимости) срок его выполнения.
Постановления (решения) могут содержать приложения, ссылка на которые дается в соответствующих пунктах распорядительной части: «(приложение 1)». На самом приложении в верхнем правом углу отмечается:
Приложение 1
к постановлению Правительства
Российской Федерации
от 27 января 2006 г. № 18
Проект постановления (решения) должен быть согласован со всеми заинтересованными органами исполнительной власти и подразделениями.
Обязательна процедура юридической экспертизы проектов постановлений (решений).
Постановления (решения) подписываются руководителями органа управления. Постановления Правительства РФ и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования.
Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией; в отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц.
Различаются приказы по основной деятельности и по личному составу.
Приказы оформляются на бланке приказа. Обязательными реквизитами приказа являются: наименование вышестоящей организации (если она имеется), наименовании организации – автора, название вида документа (ПРИКАЗ), дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту , подпись, визы.
Проекты приказов, подготовленных для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указания на верхнем поле документа справа – «Проект».
Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений.
Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, и должен отвечать на вопрос «О чем?», например:
«О создании филиала общества в г. Энск»
«Об изменении устава общества».
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее издаваемый данной организацией, в констатирующей части указываются его название, дата, номер.
Если приказ издается в инициативном порядке, т.е. во исполнение возложенных на организацию функций и задач, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа:
В связи с завершением строительства нового учебного корпуса института по ул. Металлистов, д. 37 а
ПРИКАЗЫВАЮ:
Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается с новой строки прописными буквами. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.
Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от 1-го лица единственного числа. Каждое поручение оформляется в виде отдельного пункта. Пункты нумеруются арабскими цифрами.
Пункт распорядительной части, содержащий поручение, включает наименование исполнителя или исполнителей, предписываемое действие, срок выполнения поручения. При разбивке предписываемого действия на отдельные задания они формулируются в виде подпунктов. Каждый пункт или подпункт распорядительной части приказа содержит только одно задание с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения в распорядительной части не указывается, если предписываемое действие или действия носят постоянный характер.
Последний пункт приказа – это пункт о контроле, в котором указывается наименование должностного лица. Ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.
Если пункт распорядительной части носит организационный характер, то исполнители и сроки исполнения не указываются, а только формируется действие:
ПРИКАЗЫВАЮ:
При составлении проекта приказа необходимо: увязывать содержащиеся в нем поручения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий;
излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования;
намечать конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;
обеспечивать юридически правильное (однозначное) написание упоминаемых в нем наименований организаций;
указывать структурные подразделения и должностных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением приказа;
указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу в какой-либо своей части.
Проект приказа должен быть написан ясно, доходчиво, с соблюдением всех грамматических правил. Следует избегать сложных придаточных предложений и большого числа причастных и деепричастных оборотов. Специальные термины нужно употреблять в пределах необходимости и только общепризнанные. В тексте проекте приказа нельзя употреблять произвольные сокращения и сокращенные наименования. Недопустимо применение разных, хотя и равнозначных терминов для обозначения одного и того же понятия. Неуместно употреблять в приказе всякого рода пожелания и выражения: «поднять уровень», «обратить внимание», «усилить контроль» и т.п.
До представления на подпись проект приказа визируется всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами.
В проектах приказов, имеющих одно или несколько приложений, должна быть единая нумерация страниц для основного текста и всех приложений.
Приказы подписывают руководитель организации и его заместитель, официально исполняющий обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь).
Распоряжение – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа управления в пределах предоставленной ему компетенции, а также руководителями организаций, действующими на основе единоначалия, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.
Распоряжение составляется и оформляется по тем же правилам, что и приказы, однако в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово разделяющее вводную и распорядительную части.
Указание – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно- методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других правовых актов данной или вышестоящей организации.
В целом указания составляются и оформляются аналогично приказом, но ключевыми словами в тексте указания могут быть «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ» - в зависимости от содержания указания.
Текст указания в большинстве случаев имеет две части: констатирующую, в которой раскрываются цели и причины его издания, и распорядительную. Последним пунктом распорядительной части является пункт о контроле за исполнением указания.