Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Лекція №6
Розділ 2. Технологія роботи
Тема: Ділові зустрічі, збори, наради
Мета: Визначити основні закономірності ефективної роботи; навчитися вести спілкування згідно з діловим етикетом
План
1. Загальні правила проведення нарад
2. Організація харчування учасників нарад
3. Круглий стіл
Самостійне опрацювання
Організація проведення робочих зустрічей в ресторані
1. Загальні правила проведення нарад
Робочі наради можуть бути проведені одним із співробітників, робота якого пов’язана з діяльністю інших і залежить від обміну думками з колегами. Зазвичай наради організовуються з ініціативи керівника, хоча в деяких випадках їх можуть організувати і рядові співробітники, запросивши на зустріч когось із керівництва.
Існує ряд загальних правил проведення любих нарад, незалежно від того, з якого приводу скликається нарада. Якщо притримуватися цих правил, зустрічі проходять спокійно, з користю для всіх присутніх і закінчуються вчасно.
Отже, правила:
Хвилюватися про те, що не запізнитися на збори, повинні запрошені, а організатори зборів не зобов’язані чекати , поки зберуться всі учасники. Чекання тих, хто запізнюється не приносить задоволення тим, хто прийшов вчасно, тому вважається не ввічливим примушувати чекати людей, які прийшли вчасно.
2. Організація харчування учасників нарад
Якщо нарада проходить досить довго, то можна зробити перерву, дати можливість учасникам випити чашку чаю чи кави. Якщо в повістці денній не передбачена перерва, то її організаторам доведеться потурбуватися про те, щоб учасникам зустрічі були запропоновані закуски та напої в ході засідання.
Хтось із співробітників, який не приймає участі в нараді, повинен прослідкувати за доставкою харчування і обслуговування тих, хто сидить в залі засідання. В залежності від службових обов’язків тих співробітників, кому це доручено,вони можуть доставить закуски на напої в зал засідань і обслужити їх, або повідомити організатору зустрічі, що все готове для того, щоб оголосити перерву і запропонувати присутнім приступити до трапези. По завершенню ланча кожний із учасників наради повинен винести із конференц-зали свою тацю з одноразовим посудом та залишками їжі і викинути все в контейнер для сміття.
Проведення ділових зустрічей в домашній обстановці.
Якщо наради проводяться в вранішні часи, то можна подати каву, а в день – чай, каву або прохолоджувальні напої. Господар будинку, де проходить зустріч, може приготувати закуски, а дехто з присутніх зазвичай йому в цьому допомагають.
Атмосфера такої зустрічі, зазвичай, менш офіційна, ніж в конференц-залі, але проводиться вона відповідно регламенту,голова зазиває учасників до порядку, і один за одним обговорюються всі пункти повістки денної.
Завершення наради або зборів
Якщо на зборах присутній і головуючий і господар, то зустріч, як правило, завершує той, хто її скликав. Якщо дибати по даному питанню завершені і прийшли до згоди, потрібно підвести підсумки і закрити зустріч: «І так, ми обговорили наступні питання...” або “В результаті ми прийшли до висновку, що діяти треба так..»
Після цього варто повторити рішення , яке було прийняте, і якщо для його здійснення необхідна додаткова інформація, то нагадати тим, хто за неї відповідає. Зустріч закінчується оголошенням подяки тим співробітникам, які були присутні і допомагали в її організації.
3. Круглий стіл
Круглим столом ініціативних учасників, бажаючих взяти участь в обговоренні і аналізу даної теми, є творчий колектив організації, або представників цих організацій, фірм, підприємств, працюючих в одній сфері діяльності, маючи загальні цінності, готові до спільного обговорення найбільш важливих в даній сфері діяльності проблем, і вироблення на круглих столах погодженні рішення, запропонованих для реалізації як на власних підприємств, так і органам влади для розгляду.
У рамках круглих столів з їх учасниками по конкретним проблемам формуються секції, які повинні сформулювати теми своїх обговорень доволі ясно, поставивши в центр обговорення конкретну проблему, а також один або декілька варіантів їх вирішення, які повинні описуватися конкретними технологіями, випробуваних на практиці, які можна рекомендувати для застосування і поширення. Формування таких секцій може виконати секретар-референт. Для цього потрібно перед початком роботи за круглим столом розробити зразковий план розділення групи учасників на секції. Цей даний план не являється конфіденційним документом, тому секретар має право запропонувати для обговорення головним керівникам, для ознайомлення і внесення поправок.
Переговорний майданчик – це зустріч керівника круглого столу із представниками вищого рівня фірм і організацій. До моменту проведення такої зустрічі у керівників круглих столів повинні бути сформульовані проблеми і запропоновані механізми їх вирішень. Зустріч на переговорному майданчику повинна бути присвячена виробленню лідерами разом із керівниками секцій спільних рішень, проектів, пропозицій. Секретар-референт може виступати на круглому столі в якості співробітника, а також вести протокол. Це дві взаємо виключені функції.
За круглим столом може бути проведено обговорення у формі питання – відповідь. Питання можуть бути заздалегідь підготовленні секретарем-референтом, або виникнуть у процесі обговорення. У будь-якому випадку у секретаря-референта завжди повинні бути підготовленні базові заготовки відповідей і описів діяльності своєї організації.
Тема круглого столу і план проведення теж входить в обов’язки секретаря-референта. Тема повинна бути заявлена чітко і ясно. При складанні примірного плану обговорення необхідно робити key-points (ключові моменти обговорення) і в протоколі відмічати результат після обговорення кожного ключового моменту. Ключові моменти потрібні для того, щоб дискусія не відхилялася від обраного курсу.
Секретар повинен обов’язково вести список психологічних становищ учасників круглого столу, оскільки в таких ситуаціях люди часто схильні переходити на особисті інтереси, а він не повинен допускати таких переходів. У списку повинні бути дані оцінки і критичне осмислення ролі кожного учасника, це потрібно для того, щоб в подальшому було простіше уявляти дані рішення у проекті людям, виявивши зацікавленість в тій чи іншій сфері.
Секретар-референт складає список доповідачів, згідно з часом виступу, в ході заключної стадії обміну поглядів, також потрібно слідкувати за установленим порядком.
Перед початком круглого столу, секретар-референт зобов’язаний роздати учасникам програму, продивитись, щоб всі ознайомилися, і відповісти на всі питання, які виникають з приводу організаційних моментів. По правилам на початку круглого столу першому слово надається керівнику цієї організації. Це вступне слово керівника, в якому він вітає учасників круглого столу, оголошує мету його проведення, список присутніх, доводить інформацію по підсумками діяльності за певний період. Він також доводить присутніх до відома про порядок проведення переговорів за круглим столом. Написання промови для керівника входить в обов’язки секретаря-референта. У цій промові обов’язково повинні бути висловленні мета і завдання, а також умови обговорення. Далі може бути демонстраційна частина. Проведення демонстраційної частини – це цілком обов’язки секретаря-референта, і тут повинні були задіяні всі навички проведення презентацій. Саме від успішного проведення демонстраційної частини залежить успіх в обговоренні тих чи інших питань в рамках круглого столу. Для демонстрації може бути задіяне приміщення, де безпосередньо проходить засідання круглого столу. Секретар-референт повинен бути присутнім на цьому засіданні, бо від нього можуть потребувати додаткові матеріали. Перед самим круглим столом обов’язково повинна бути проведена репетиція демонстраційної частини.
У процесі роботи круглого столу учасникам роздаються «Регламенти», комплекти схем, інструкції і методичні вказівки, якщо вони необхідні.
Всі питання, запропоновані учасниками, а також відповіді повинні бути записані в протокол, який складається секретарем.
За бажанням учасників круглого столу на засіданні можуть бути присутні необхідні спеціалісти і аналітики.
У подальшому обговорення може бути продовжене в кафе чи ресторані, де як правило накриваються банкетні або фуршетні столи. В обов’язки секретаря-референта також входить контроль за банкетною службою і грамотною організацією самого банкета, фуршета.
Після закінчення роботи конференції за підсумком роботи «круглого столу» складається звіт, який являється частиною зведеного звіту за підсумками роботи круглого столу.