Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Положение
о Секторе документационного обеспечения
Управления документационного обеспечения
и обращений граждан
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Сектор документационного обеспечения является структурным подразделением Управления документационного обеспечения и обращений граждан Администрации города (далее - Сектор, Управление, Администрация города соответственно).
1.2. Сектор создан для организации документационного обеспечения и осуществления делопроизводства в Администрации города и ее территориальных, отраслевых (функциональных) органах; структурных подразделений Администрации города (далее - структурные подразделения).
1.3. Сектор в своей деятельности руководствуется Конституциями Российской Федерации и Удмуртской Республики, действующим законодательством Российской Федерации и Удмуртской Республики, Уставом города Ижевска, муниципальными правовыми актами органов и должностных лиц местного самоуправления муниципального образования “город Ижевск”, Положением об Управлении, настоящим Положением.
2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ
Основными задачами Сектора являются:
2.1. Постоянное совершенствование форм и методов работы с документами в Администрации города и ее структурных подразделениях.
2.2. Обеспечение единого порядка документирования управленческой деятельности; построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами.
2.3. Сокращение документооборота, унификация форм документов.
2.4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управленческой деятельности Администрации города и ее структурных подразделений.
2.5. Осуществление контроля исполнения документов структурными подразделениями Администрации города, в части исполнения сроков и ежемесячное представление сводных данных о исполнении сроков на комиссию по подведению итогов работы Администрации города;
2.6. Материально-техническое обеспечение технологических процессов документооборота.
3. ФУНКЦИИ
В соответствии с возложенными задачами Сектор выполняет следующие функции:
3.1. Ведёт приём, регистрацию и рассылку поступающей в Администрацию города корреспонденции, а также внутренних документов, образующихся в процессах выработки управленческих решений.
3.2. Контролирует и организует прохождение поступившей в адрес Администрации корреспонденции, а также внутренних документов, образующихся в процессах выработки управленческих решений от руководителей Администрации города до исполнителей и корреспондентов в установленные сроки.
3.3. Применяет современные средства телекоммуникаций в организации документооборота.
3.4. Выполняет рассылку документов всеми доступными средствами связи.
3.5. Производит выпуск муниципальных правовых актов, формируемых Отделом правовых актов Правового управления Администрации города, документов по основной переписке, инициативных документов, исходящих от Главы Администрации города, Первого заместителя Главы Администрации города, заместителей Главы Администрации города и Руководителя аппарата Администрации города.
3.6. Производит копирование, тиражирование документов и перевод их в электронный вид с помощью имеющихся в наличии технических средств.
3.7. Производит техническое архивирование документации.
3.8. Осуществляет материально-техническое и организационное обеспечение печатных, копировально-множительных и телекоммуникационных работ.
3.9. Осуществляет технический учет, хранение и контроль исполнения документов.
3.10. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Администрации города, обеспечивает надлежащее хранение законченных дел в течение установленных сроков.
3.11. Участвует в проведении экспертизы ценности документов, выделяет часть из них к уничтожению. Обеспечивает своевременность и полноту передачи документов с постоянным сроком хранения в Архивный отдел Управления по делам архивов Администрации города.
3.12. Ведет делопроизводство в установленном порядке.
3.13. Координирует деятельность Администрации города и ее структурных подразделений по вопросам своей компетенции.
4. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ
4.1. Сектор в процессе осуществления своих функций имеет право:
4.1.1. участвовать в разработке и организовывать исполнение установленных правил работы с документами в Администрации города и ее структурных подразделениях;
4.1.2. запрашивать, получать от структурных подразделений Администрации города информацию по вопросам своей компетенции;
4.1.3. направлять в структурные подразделения Администрации города корреспонденцию, а также внутренние документы, образующиеся в процессах выработки управленческих решений от руководителей Администрации города до исполнителей и корреспондентов в установленные сроки, согласно резолюции;
4.1.4. вносить предложения по совершенствованию процессов документационного обеспечения управленческой деятельности Администрации города и ее структурных подразделений.
4.2. Сотрудники Сектора обязаны:
4.2.1. выполнять возложенные на Сектор функции и задачи;
4.2.2. отчитываться о результатах своей деятельности перед начальником Управления;
4.2.3. своевременно и качественно выполнять распоряжения начальника Управления;
4.2.4. соблюдать Правила внутреннего трудового распорядка.
5. РУКОВОДСТВО СЕКТОРОМ
5.1. Сектор возглавляет начальник, который назначается на должность и освобождается от должности в установленном порядке приказом Руководителя аппарата Администрации города по представлению начальника Управления.
5.2. Начальник Сектора подчиняется начальнику Управления и несет персональную ответственность за деятельность Сектора.
5.3. Начальник Сектора:
5.3.1. организует, регулирует и контролирует деятельность сотрудников Сектора, обеспечивая решение возложенных на Сектор задач и функций;
5.3.2. несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Сектор задач и функций;
5.3.3. распределяет между сотрудниками Сектора обязанности, входящие в компетенцию Сектора, разрабатывает и вносит на утверждение в установленном порядке их должностные инструкции;
5.3.4. обеспечивает соблюдение Правил внутреннего трудового распорядка;
5.3.5. участвует в подготовке предложений по вопросам изменения, отмене и признании утративших силу действующих муниципальных правовых актов органов и должностных лиц местного самоуправления муниципального образования “город Ижевск”, положений, инструкций по вопросам, входящим в компетенцию Сектора;
5.3.6. осуществляет мероприятия, направленные на совершенствование процессов делопроизводства в Администрации города и ее структурных подразделениях;
5.3.7. вносит предложения по повышению квалификации сотрудников Сектора;
5.3.8. обеспечивает соблюдение порядка использования и хранения документов и материальных ценностей Сектора;
5.3.9. вносит в установленном порядке предложения о внесении изменений и дополнений в настоящее Положение;
5.3.10. вносит в установленном порядке предложения о поощрении и привлечении к дисциплинарной ответственности сотрудников Сектора.
6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ
Сектор взаимодействует по вопросам своей компетенции с должностными лицами и сотрудниками Администрации города и ее структурных подразделений, организациями всех форм собственности независимо от их организационно-правовой формы.
Сектор документационного обеспечения является структурным подразделением Управления документационного обеспечения и обращений граждан Администрации города. Создан для организации документационного обеспечения и осуществления делопроизводства в Администрации города и ее территориальных, отраслевых (функциональных) органах – структурных подразделений Администрации города.
Задачи Сектора документационного обеспечения:
Для выполнения возложенных задач, Сектор документационного обеспечения функционально разделен на следующие группы:
канцелярия;
группа выпуска и тиражирования документов;
группа телекоммуникационных систем.
КАНЦЕЛЯРИЯ
Каб.120, тел.: (3412) 72-66-93, тел. вн.: 313, 136, 164
Производит прием, регистрацию и рассылку поступающей в Администрацию города корреспонденции от юридических лиц, а также внутренних документов, образующихся в процессах выработки управленческих решений.
Ведет учет движения и контроль исполнения документов, поступивших из вышестоящих органов власти и управления; деловых писем, инициативных и иных документов предприятий, организаций, учреждений, общественных организаций и частных предпринимателей.
Контролирует и организует прохождение поступившей в адрес Администрации корреспонденции, а также внутренних документов, образующихся в процессах выработки управленческих решений от руководителей Администрации города до исполнителей и корреспондентов в установленные сроки.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:
Для документов, поступивших из Городской думы и внутренних документов - с даты подписания (утверждения) документа.
Для документов, поступивших из других органов власти и организаций - с даты их поступления.
Сроки исполнения определяются автором резолюции, или сроком, установленным законодательством.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения:
имеющие в тексте пометку "срочно" - исполняются в 3-дневный срок;
имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок,
остальные - в срок не более месяца. Допускается продление срока исполнения, при рассмотрении сложных вопросов.
ГРУППА ВЫПУСКА И ТИРАЖИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Каб. 320, тел.: (3412).72-88-76, тел. вн.: 314
Производит выпуск муниципальных правовых актов, формируемых Отделом правовых актов Правового управления Администрации города, документов по основной переписке, инициативных документов, исходящих от Главы Администрации города, Первого заместителя Главы Администрации города, заместителей Главы Администрации города и Руководителя аппарата Администрации города.
Производит тиражирование документов, перевод в электронный вид с помощью имеющихся в наличии технических средств.
ГРУППА ТЕЛЕКОММУНИКАЦИОННЫХ СИСТЕМ
Каб. 320, тел.: (3412) 72-88-76, тел. вн.: 266, факс: (3412) 72-84-94, E-mail: main@izh.ru
Производит прием и отправку корреспонденции с применением современных средств телекоммуникаций (факс, электронная почта). Выполняет рассылку документов специальными средствами связи.
Производит техническое архивирование документации, формируемой в группе выпуска и тиражирования документов, а также рассылку документов по каналам компьютерной сети.
В соответствии с Регламентом формирования и обновления разделов и страниц официального Интернет-сайта муниципального образования «город Ижевск», пополняет и обновляет страницы сайта, закрепленные за Управлением.