Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Лекция №2 Информационные системы управления учетного типа
1. Управление предприятием на базе учетных показателей
Пользователями бухгалтерской (учетной) информации могут быть следующие лица:
- внутренними пользователями информации являются: администрация (совет директоров, менеджеры, служащие), собственники;
- внешними пользователями информации являются: пользователи с прямыми финансовыми интересами (настоящие инвесторы, потенциальные инвесторы, кредитующие банки), пользователи с косвенными финансовыми интересами (финансовые органы, налоговые органы, обслуживающие банки, другие правительственные органы, профсоюзы, страховые компании, заказчики), без финансового интереса (органы статистики, арбитраж, аудиторские фирмы).
Учет финансового состояния и анализ динамики развития предприятия, базирующиеся на учетной информации, в настоящие время являются основами процесса управления. В целях получения информации, необходимой для управления производственной и хозяйственной деятельностью, предприятие на базе современных информационных технологий создает систему автоматизированной обработки учетной информации, или БУИС. Современные информационные технологии позволяют унифицировать и существенно облегчить трудоемкий процесс формирования учетной информации, обеспечить оперативность получения финансовой отчетности предприятия для принятия решений. В этой связи БУИС рассматривается как существенный инструмент управления деятельностью предприятия в условиях рынка. Такая система служит связующим звеном между хозяйственной деятельностью и людьми, принимающими решения. В ней осуществляются сбор, регистрация данных о хозяйственной деятельности на предприятии в первичных документах, их обработка, накопление, формирование финансово-экономических показателей отчетов, передача информации пользователям для анализа и принятия решений. Таким образом, данные о хозяйственной деятельности являются входом в БУИС, а полезная информация для лиц, принимающих решения, – выходом из нее. Главная цель функционирования БУИС на предприятии – обеспечить руководство предприятия финансовой информацией для принятия обоснованных решений при выборе альтернативных вариантов использования ограниченных ресурсов.
2. Классификация информационных систем учетного типа:
1) По масштабам производства предприятия:
2) По степени охвата функций бухгалтерий:
3) По уровню автоматизации всей системы управления предприятия: простая бухгалтерия, подсистема "бухучет" в комплексной системе автоматизации
4) По архитектуре технического обеспечения: локальные АРМ, ИС сетевой архитектуры и обработки информации
5) Степень настройки системы:
3. Информационные ресурсы офисных ИС
Офисные информационные системы используются как интерфейс для эффективной организации повседневной работы команды системного менеджера. Встроенная электронная почта позволяет хранить список контактов, расписание встреч и событий, календарь, список задач и т.д. Все инструменты, необходимые для организации системной и персональной деятельности менеджеров, собраны в едином комплексе для коллективной работы с документами анализа информации, для удобного и быстрого осуществления оригинальных эффективных организационных решений, ориентированных на потребности конкретного менеджера, для поддержки корпоративных технологий Intranet, что дает возможность создавать разветвленные менеджерские Интернет-сети, как внутренние, так и с выходом в Интернет.
Слагаемые эффективные организации работы менеджера. Все это обеспечивает согласованность, высокую производительность в работе менеджера и быстрое получение результатов.
При этом активно используются:
Встроенные в офис-пакеты языки программирования быстро создают приложения, ориентированные на выполнение специфических задач информационного менеджмента.
Средства для Web-запросов в офисных системах импортируют динамически изменяющиеся данные (например, курсы ценных бумаг, биржевые котировки в специальную форму, содержащую результаты запросов Web (Web Queries)). Данные могут непосредственно подставляться в формулы и диаграммы или автоматически записываться в дневник менеджера.
Средства публикации на Web - сервере данных менеджера публикуют любую информацию из баз данных (таблицы, выборки, формы, отчеты) на корпоративном Web-сервере или на других серверах сети Интернет, организуя живые интерактивные страницы, динамически отражающие самую свежую информацию о процессах менеджмента. Эти страницы позволяют менеджерам запрашивать нужные данные, редактировать отдельные строки таблиц или добавлять информацию в существующую базу с помощью средства просмотра ресурсов Интернет.
Средства презентации офисных систем (например, PowerPoint Animation Player for ActiveX) дают возможность менеджеру публиковать на страницах Web мультимедийные презентации, содержащие анимацию, звуковые эффекты, гипертекстовые ссылки и специальные эффекты.
В ряде программ используются функциональные комплексы, агенты-программы, гарантирующие выполнение сложной алгоритмически связанной операции менеджерской технологии.
Таким образом, современные офисные средства - это программное обеспечение системного менеджера, созданное с учетом особенностей применения на различных объектах управления для эффективного использования ресурсов компьютеров за счет общих элементов для всех приложений. Команды меню, панели инструментов, средства проверки орфографии и грамматики русского и английского языка, средства рисования представлены единым набором инструментов.
4. Процессы учета в ИС
Система «Галактика» является комплексной автоматизированной многопользовательской системой управления организацией или корпорацией. Функциональный состав системы составляют контуры автоматизации (функциональные подсистемы), объединяющие специализированные программные модули.
Контур логистики предназначен для управления материальными потоками как внутри предприятия, так и во внешней среде при взаимодействии с поставщиками и покупателями. В контур входят модули: Управление снабжением, Управление сбытом, Управление договорами, Складской учет, Расчеты с поставщиками и получателями.
Контур управления финансами предоставляет средства для решения задач финансового менеджмента и включает модули Управление бюджетом, Платежный календарь, Финансовый анализ.
Контур бухгалтерского учета обеспечивает комплексную автоматизацию бухгалтерского учета, включая расчет бухгалтерских фактических затрат, отражение проведенных операций в управленческом учете. Ядром контура является модуль ХозОперации. Для решения задач учета в нем реализованы механизмы типовых хозяйственных (ТХО) и финансовых операций (ТФО). Хозяйственные операции отражаются для бухгалтерского учета в бухгалтерских проводках, для управленческого учета – в финансовых операциях. Одна ТХО и ТФО позволяет сформировать сразу одну (или несколько) проводку по документу в одном (или нескольких) регистре учета одновременно. Модуль Финансово-расчетные операции (ФРО) формирует финансовые документы, сопровождающие движение денежных средств, связывая их с документами-основаниями, созданными в контуре логистики. К бухгалтерскому контуру относятся также следующие модули: Касса, Ведение налоговых расчетов, Векселя и кредиты, Основные средства, Бухгалтерская отчетность, Налоговые регистры, Фактические затраты.
Контур управления персоналом позволяет автоматизировать учет кадров на предприятии и выполнять расчеты, связанные с оплатой труда персонала. Он состоит из двух модулей: Управление персоналом и Заработная плата.
Контур управления производством позволяет автоматизировать задачи объемно-календарного планирования хозяйственной деятельности: технико-экономическое планирование; расчет затрат материальных и трудовых ресурсов; запуск заказов в производство, формирование производственных программ; управление ремонтами и др.
Контур управления взаимоотношениями с клиентами включает модули Клиент (CRM ) и Рекламные кампании. Пользователями модулей являются специалисты отделов маркетинга.
В контур отраслевых и специализированных решений входят модули: Розничная торговля, Управление автотранспортом, Управление капитальным строительством, Сервисное обслуживание, Учет спецодежды, Давальческое сырье.
Контур администрирования предоставляет ряд функций для администратора системы и позволяет осуществлять режим оперативного совместного использования базы данных, разграничивать права доступа к модулям системы и таблицам БД, оперативное наблюдение за действиями пользователей, электронный обмен документами с организациями и банками (модуль Клиент-Банк), адаптацию системы к отраслевым особенностям. Для администрирования системы «Галактика», обеспечения дополнительных сервисных возможностей, создания условий для развития системы силами пользователей предназначен инструментальный комплекс Support.
Контур «Средства разработки» предназначен для создания и доработки программных решений, поставляемых разработчиком. Все программные изделия корпорации «Галактика» разработаны на базе инструментального средства «Атлантис», предназначенного для разработки и ведения реляционных баз данных, проектирования пользовательского интерфейса с использованием языка VIP и отчетов.
Функциональные контуры имеют информационные связи, обусловленные спецификой реализуемых бизнес-функций. Модульная структура позволяет обеспечить поэтапное внедрение системы, адаптацию к специфике работы.
5. Содержание функциональных модулей
Подсистема "Основные средства" позволяет автоматизировать учет основных средств. В подсистеме реализована возможность установки фильтров для работы с основными средствами (ОС) по различным разрезам (например счету) и сохранения текущего состояния данных в архивах.
При переходе с месяца на месяц производится принудительная архивизация на гибкий диск. При необходимости можно создавать архивы на гибкие диски ежедневно. Это очень полезная возможность, т.к. при поломке машины всегда можно восстановить БД из архива.
Экспорт/импорт информации
Если у пользователя нет сети, то с помощью гибких дисков можно перенести информацию с разных машин на одну для получения сводных ведомостей по организации на одной машине. Также можно передать данные в "БАЛАНС".
Модуль Складской учет тесно связан с задачами управления снабжением и сбытом, а также учетом материалов в производстве. Складские ордера формируются по сопроводительным документам на прием и отпуск мат.ценностей (МЦ) во всех модулях, где создаются такие документы.
Основные возможности модуля Складской учет:
• ведение приходных и расходных складских ордеров, распределение МЦ по материально-ответственным лицам, партиям, ячейкам хранения;
• учет МЦ в нескольких валютах;
• учет операций с МЦ с помощью карточки складского учета;
• учет операций внутреннего перемещения: между складами; передача МЦ со склада в основные средства, нематериальные активы, подразделения розничной торговли; передача МЦ со склада в малоценные и быстроизнашивающиеся предметы и обратно; мастер формирования накладных на внутреннее перемещение;
• динамический пересчет складских остатков;
• учет партий МЦ, контроль сроков хранения партий, сроков действия сертификатов (лицензий);
•ведение учетных цен, поддержка методик списания по средневзвешенным ценам, LIFO, FIFO, средневзвешенным ценам по разрезу хранения "Склад - МОЛ - Партия";
• проведение инвентаризации, формирование ведомости фактического наличия, сличительной ведомости по итогам инвентаризации, ведомости по рассогласованным позициям, актов о недостаче и об излишке;
• проведение переоценки МЦ в связи с изменением курса валют, по цене последнего приобретения и т.д.;
• учет операций комплектования и разукомплектования МЦ на складах;
• учет пересортицы;
• формирование ведомостей наличия МЦ на любую дату в разрезах: склад, МОЛ, партия МЦ, инфраструктура склада;
• формирование ведомостей движения за период в разрезах: контрагент, склад, МОЛ, группа МЦ, партия МЦ;
• формирование оборотных ведомостей по складам, МЦ, партиям;
• формирование накопительных ведомостей по приходам и по расходам;
• контроль неликвидов, сверхнормативов, дефицитных позиций;
• контроль соответствия накладных и складских ордеров;
• просмотр бухгалтерских проводок по складским ордерам.
В расчете заработной платы можно выделить следующие этапы.
Эпизодически в информационную базу вводится «условно-постоянная» информация кадрового учета, которая в дальнейшем используется в расчетах начислений и удержаний
В течение месяца вводятся документы, характеризующие трудовые показатели каждого работника, а также другие документы и сведения, влияющие на начисления и удержания (больничные листы и т.п.).
После завершения периода производится собственно расчет зарплаты и связанных с ней налогов и взносов. По результатам этого расчета формируются данные о суммах, подлежащих выплате работникам.
Подсистема обеспечивает формирование необходимых бумажных документов, а также бумажной и электронной отчетности, связанной с начислением заработной платы.
Начисление и выплата зарплаты: В подсистеме расчета зарплаты автоматизированы практически все виды начислений оплаты труда и связанных с ней удержаний, налогов и взносов. Реализованы основные формы оплаты труда: повременная (с использованием месячных, дневных и почасовых тарифных ставок) и сдельная формы оплаты труда, а также их варианты — повременно-премиальная и сдельно-премиальная формы оплаты труда.
При сдельной оплате труда для расчета суммы заработка необходимо ежемесячно регистрировать фактическую выработку работника специальными документами — сдельными нарядами. Но график работы также требуется указывать, поскольку он используется в некоторых других расчетах.
Начисления и удержания: Все начисления организации объединены в две большие группы: Основные начисления — это начисления, характеризующиеся продолжительностью во времени, т.е. имеющие период действия (оплата по тарифным ставкам, оплата периодов отсутствия работника и пр.). Дополнительные начисления — это начисления, характеризующиеся одной датой начисления, например премии или дивиденды. Эти начисления, тем не менее, могут рассчитываться на основании сумм, ранее начисленных по основным начислениям.
Процедура расчета зарплаты: После ввода в информационную базу сведений о текущей выработке работников, об отклонениях от графика работы (в том числе почасовых невыходов), о разовых начислениях и удержаниях можно произвести собственно расчет заработной платы и связанных с ней начислений. Для расчета зарплаты используется документ "Начисление зарплаты работникам организаций".
Выплата заработной платы: Для подготовки выплаты зарплаты используется документ "Зарплата к выплате организаций".
6. Документооборот и управленческие системы
Наиболее полное определение Систем управления документами (EDMS - Electronic Document Management Systems) даёт аналитическая компания IDC:
"Системы управления документами (СУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы СУД включают, текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео- данные, и документы Web. Общими возможностями систем СУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность."
В современных распределенных предприятиях система распространения документов, требования по их доступности и необходимость совместной работы с ними растут экспоненциально. Имеющие высокую ценность информационные материалы создаются ежедневно, размещаются в глобальных сетях, распространяются в различных профессиональных коллективах. В эпоху Web формализованные документы, доступные только специалистам, не могут более служить хранилищем корпоративных знаний. В этом должны помочь Системы управления документами.
Таким образом, автоматизация делопроизводства (при помощи СУД) необходима для обеспечения мобильности руководства предприятием и работы самого предприятия.
Сегодняшние предприятия требуют истинно распределенной архитектуры управления документами, т.е. такой, которая удовлетворяет следующим требованиям:
· Функциональность и гибкость системы.
· Возможность дальнейшей модернизации и наращивания возможностей
системы (в том числе, самостоятельного).
· Интегрируемость с другими корпоративными системами – система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем, например, иногда необходимо интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой. Тогда система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами.
· Возможность распределенной удаленной работы и взаимодействия с другими филиалами - основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных мест.
· Масштабируемость - желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать, как пять, так и пять тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность определялось только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения.
· Модульность - вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота.
Тогда очевидно, что система документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.
· Открытость и Эффективность - обеспечение рационального соотношения между затратами на создание системы и целевыми эффектами, включая конечные результаты автоматизации документооборота; возможность внедрения широкого спектра дополнительных технологий для повышения уровня возврата от средств, затраченных на систему.
· Следует также обращать внимание на общую характеристику фирмы-разработчика (поставщика) системы (опыт комплексного решения подобных или более сложных задач, обеспечение всех этапов обследования предприятия, внедрения системы, обучения пользователей, сопровождения и развития системы, является ли фирма непосредственным разработчиком системы, есть ли у нее сервис-центр, квалификация специалистов, территориальное расположение и др.).