Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Лабораторна робота № 1
“Створення і заповнення бази даних
Створення форм”
ТЕОРЕТИЧНІ ВІДОМОСТІ
Створення і заповнення бази даних
Об'єкти бази даних
База даних - це сукупність структурованих взаємозалежних даних, призначена для забезпечення інформаційних запитів у визначеній предметній області.
СУБД Access дозволяє керувати всіма відомостями з одного файлу бази даних, що містить всі об'єкти бази даних. Об'єкти - це компоненти, що використовуються для збереження і представлення даних.
Таблиця - це об'єкт, що використовується для збереження даних. Кожна таблиця містить у собі інформацію про об'єкт визначеного типу.
Таблиця містить поля (стовпці), у яких зберігаються різного роду дані, і записи (рядки). Для зв'язування відомостей, що зберігаються в різних таблицях, кожна таблиця бази даних повинна містити поля чи набір полів, що однозначно визначають кожен запис. Таке поле чи набір полів називають первинним (головним) ключем. Первинний ключ не допускає невизначених значень і завжди повинен мати унікальний індекс. Первинний ключ використовується для зв'язування таблиці з зовнішніми (вторинними) ключами в інших таблицях. У Microsoft Access можна виділити три типи ключових полів: счетчик, простой ключ і составной.
Форма - це об'єкт, призначений в основному для введення даних, відображення їх на екрані чи керування роботою додатка.
Запит - це об'єкт, що дозволяє користувачу одержати потрібні дані з однієї чи декількох таблиць.
Звіт - це об'єкт, призначений для створення документа, що згодом може бути роздрукований чи включений у документ іншого додатка.
Запуск Microsoft Access 2000
Щоб запустити Microsoft Access треба:
У результаті виконання цих дій відкриється вікно додатка Microsoft Access, у якому з'явиться вступне діалогове вікно 'Microsoft Access', що містить три кнопки перемикача.
Для продовження роботи треба:
Створення бази даних без допомоги "Майстра"
При запуску Microsoft Access 2000 (далі Access) відкривається діалогове вікно, у якому пропонується створення бази даних за допомогою майстра і створення порожньої бази даних.
Для створення бази даних без допомоги "Майстра" треба:
Елементи додатка і вікна бази даних
Панель інструментів, рядок меню і контекстні меню додатка Access дозволяють організувати команди таким чином, щоб їх можна було швидко знайти і зручно використовувати.
Так само як і інші додатки Microsoft Office 2000, Access 2000 автоматично набудовує меню і панелі інструментів під конкретного користувача на основі того, як часто використовуються ті чи інші команди.
Для створення і настроювання панелей інструментів, рядків меню треба:
Вікно бази даних забезпечує широкі можливості перегляду і керування об'єктами бази даних.
Для зміни представлення об'єктів у вікні бази даних треба:
Режими роботи
В Access розрізняються наступні основні режими роботи:
У кожному з названих режимів є підрежими: 'Просмотр', 'Конструктор' і 'Создать'. Наприклад, у режимі 'Таблица - Просмотр' можна переглянути вміст таблиці, ввести і відредагувати дані. У режимі 'Таблица - Конструктор' можна переглянути і змінити структуру таблиці. У режимі 'Таблица - Создать' можна створити нову таблицю.
Для завдання основного режиму роботи треба:
Створення і видалення таблиць
Щоб включити в базу даних нові відомості, її варто розширити. В одних випадках досить додати запис чи поле в існуючу таблицю, в інших необхідно створити нову таблицю. У Access існує кілька способів створення таблиць. Можна виконати кроки 'Майстра', скористатися 'Конструктором' чи внести назви полів у порожній бланк таблиці.
Для створення таблиці за допомогою "Мастера таблиц" треба:
Нова таблиця відкриється в заданому режимі. Вона буде містити всі обрані поля й автоматично додане поле лічильника (якщо був обраний варіант автоматичного визначення ключа). Зв'язок між таблицями можна установити під час створення таблиці і пізніше.
Щоб відкрити таблицю в підрежимі "Просмотр" треба:
Для зміни режиму відображення таблиці треба:
Для видалення таблиць треба:
Заповнення і редагування таблиць у режимі "Таблица"
Після створення таблиць потрібно внести в них дані. Можна вводити дані безпосередньо в таблицю чи створити Автоформу (Вставка -> Автоформа).
Для введення даних у режимі "Таблица" треба:
Access завжди пропонує зберегти створені об'єкти чи зміни, зроблені в них перед їх закриттям.
Переміщатися по таблиці під час заповнення можна за допомогою клавіш зі стрільцями на клавіатурі ¬,, ®, ¯, клавіш Tab, Enter і клавіш миші. Під час редагування даних можна змінювати висоту рядків і ширину стовпців таблиці.
Щоб змінити висоту рядка таблиці треба:
Щоб змінити ширину стовпця треба:
Щоб зручно було переглядати великі таблиці в режимі 'Таблица' стовпці, що містять важливі дані можна закріпити, а стовпці, дані яких у даний момент не потрібні - сховати.
Щоб закріпити стовпець треба:
Щоб скасувати дію цієї команди, варто вибрати команду Освободить все столбцы в меню Формат.
Щоб сховати стовпець таблиці треба:
Щоб відобразити схований стовпець треба:
Створення форми
Access надає зручний спосіб уведення, перегляду і редагування даних за допомогою форм.
Для швидкого створення Автоформы треба:
Для створення "Автоформы" за допомогою кнопки "Создать" треба:
Щоб відкрити форму треба:
У результаті відкриється створена форма з виділеним полем лічильника й у ній відобразяться дані з відповідної таблиці. При введенні даних поле лічильника буде заповнюватися автоматично.
Наприклад:
Режим перегляду форми переключається кнопкою на панелі інструментів.
Для введення даних у режимі "Формы" треба:
- перехід до першого запису;
- перехід до попереднього запису;
- перехід до наступного запису;
- перехід до останнього запису;
- додавання нового запису;
- ввести номер потрібного запису в область індикатора запису і натиснути Enter;
Нові чи змінені дані у формах запам'ятовуються автоматично при переході до іншого запису, при закритті форми чи виході з програми.
Для створення форми за допомогою "Майстра" треба:
Щоб видалити "Автоформу" треба:
Завершення роботи
Для завершення роботи з базою даних її потрібно закрити.
Щоб закрити базу даних треба:
У результаті вікно бази даних буде закрито. У порожнім вікні додатка Access можна відкрити існуючу базу даних чи створити нову.
Щоб завершити роботу в Access треба:
Якщо в базі даних були зроблені який-небудь зміни, з'явиться питання про збереження. Варто підтвердити збереження змін.
ЗАВДАННЯ 1
Створення бази даних.
Таблиця 1. Таблиця даних Викладачі
|
Ім'я поля |
Тип даних |
Розмір поля |
|
Код викладача |
Счетчик |
|
|
Прізвище |
Текстовый |
15 |
|
Ім'я |
Текстовый |
15 |
|
По батькові |
Текстовый |
15 |
|
Дата народження |
Дата/время |
Краткий формат даты |
|
Посада |
Текстовый |
9 |
|
Дисципліна |
Текстовый |
11 |
|
Телефон |
Текстовый |
9 |
|
Зарплата |
Денежный |
ТЕХНОЛОГІЯ РОБОТИ
1. Для створення нової бази даних:
завантажте Access, у вікні, що з'явилося, виберіть пункт Новая база даних;
у вікні «Файл нової бази даних» задайте ім'я вашої бази (пункт Імя файла) і виберіть папку (пункт Папка), де ваша база даних буде знаходитися. За замовчуванням Access пропонує вам ім'я бази dbl, а тип файлу — Бази даних Access, Ім'я задайте Преподаватели, а тип файлу залишіть колишнім, тому що інші типи файлів потрібні в спеціальних випадках;
клацніть по кнопці <Создать>.
2. Для створення таблиці бази даних:
у вікні бази даних виберіть пункт Таблицы, а потім клацніть по кнопці <Создать>;
у вікні «Новая таблица» виберіть пункт Конструктор і клацніть по кнопці <ОК>. У результаті зроблених операцій відкривається вікно таблиці в режимі конструктора (мал. 1), у якому варто визначити поля таблиці.
Рис. 1. Вікно таблиці в режимі конструктора — у цьому режимі
вводяться імена і типи полів таблиці
введіть у рядок стовпця «Імя поля» ім'я першого полю Код викладача;
у рядку стовпця «Тип данных» клацніть по кнопці списку і виберіть тип даних Счетчик. Поля вкладки Общие залишіть такими, як пропонує Access.
Примітка. Заповнення рядка стовпця «Описание» необов'язкове і звичайно використовується для внесення додаткових відомостей про поле.
Для визначення всіх інших полів таблиці бази даних Викладачі відповідно до табл. 1 виконаєте дії, аналогічні наведеним вище.
Увага! Зверніть увагу на вкладку Общие в нижній частині екрана. Радимо змінити дані в пункті Размер поля, а інші пункти залишити за замовчуванням (їхні функції розглянемо далі). Наприклад, для текстового типу даних Access пропонує за замовчуванням довжину 50 символів. Але навряд чи поле «Прізвище» буде містити більш 15 символів, хоча краще точно підрахувати, скільки символів у самім довгому прізвищі. Не бійтеся помилитися — надалі можна скорегувати довжину поля. Для числового типу Access пропонує Длинное целое, але ваші дані можуть бути або невеликі цілі числа (у діапазоні від -32768 до 32767) — тоді треба вибрати Целое, або дробові числа — тоді треба вибрати плавающей точкой. Для вибору необхідного параметра треба клацнути по полю, а потім натиснути кнопку списку, що з'явилася, і вибрати необхідні дані. У результаті ваша таблиця буде мати більш компактний вид, а обсяг бази даних зменшиться.
4. Для збереження таблиці:
виберіть пункт меню Файл, Сохранить;
у діалоговому вікні «Сохранение» введіть ім'я таблиці Викладачі,
клацніть по кнопці <ОК>.
Примітка. У результаті натискання на кнопку <ОК> Access запропонує вам задати ключове поле (поле первинного ключа), тобто поле, що однозначно ідентифікує кожен запис. Для однотабличної бази даних це не настільки актуально, як для багатотабличної, тому клацніть по кнопці <Нет>.
Закрийте вікно таблиці.
ЗАВДАННЯ 2.
Заповнення бази даних.
Задайте значення за замовчуванням для поля «Посада» у виді слова Доцент.
Введіть обмеження на дані в поле <Код>; ці дані не повинні повторюватися.
Змініть ширину кожного полю таблиці відповідно до ширини даних.
Зробіть пошук у таблиці викладача Миронова.
Додайте в таблицю ще один запис.
Зробіть сортування даних у поле «Рік народження» за зменшенням.
Зробіть фільтрацію даних по полях «Посада» і «Дисципліна».
Таблиця 2
|
Код |
Прізвище |
Ім'я |
По батькові |
Дата народж. |
Посада |
Дисципліна |
Телефон |
Зарплата |
|
1 |
Істомін |
Ремир |
Євгенович |
23.10.54 |
Доцент |
Інформатика |
110-44-68 |
890 гр. |
|
2 |
Миронов |
Павло |
Юрійович |
25.07.40 |
Професор |
Економіка |
312-21-40 |
1200 гр. |
|
3 |
Гришин |
Євген |
Сергійович |
05.12.67 |
Доцент |
Математика |
260-23-65 |
760 гр. |
|
4 |
Сергєєва |
Ольга |
Іванівна |
12.02.72 |
Асистент |
Математика |
234-85-69 |
450 гр. |
|
5 |
Ємець |
Тетяна |
Іванівна |
16.02.51 |
Доцент |
Економіка |
166-75-33 |
890 гр. |
|
6 |
Игнатьева |
Тетяна |
Павлівна |
30.05.66 |
Доцент |
Інформатика |
210-36-98 |
890 гр. |
|
7 |
Миронов |
Олексій |
Миколайович |
30.07.48 |
Доцент |
Фізика |
166-75-33 |
890 гр. |
ТЕХНОЛОГІЯ РОБОТИ
ввійдіть у режим Конструктор для проектованої таблиці. Якщо ви знаходитеся у вікні бази даних, то виберіть вкладку Таблицы і клацніть по кнопці <Конструктор>. Якщо ви знаходитеся в режимі таблиці, то клацніть по кнопці на панелі інструментів чи виконайте команду Вид, Конструктор;
у верхній частині вікна клацніть по полю «Посада»;
у нижній частині вікна клацніть по рядку параметра Условие на значение;
клацніть по кнопці для визначення умов на значення за допомогою Построителя виражений;
у вікні, що з'явилося, напишіть слово Професор, потім клацніть по кнопці (ця кнопка виконує функцію ЧИ), напишіть Доцент, знову клацніть по цій же кнопці, напишіть Асистент і клацніть по кнопці <ОК>. У такий спосіб ви ввели умову, за якої в поле «Посада» можуть вводитися тільки зазначені значення.
у верхній частині вікна клацніть по полю „Код викладача”;
клацніть по рядку параметра Индексированное поле;
Примітка. Індекс — це засіб Access, що прискорює пошук і сортування даних у таблиці. Ключевое поле (поле первинного ключа) таблиці індексується автоматично. Не допускається створення індексів для полів типу MEMO і Гиперссилка чи полів об'єктів OLE. Властивість Индексированное поле визначає індекс, створюваний по одному полю. Індексоване поле може містити як унікальні, так і повторювані значення. Допускається створення довільної кількості індексів.
виберіть у списку пункт Да (совпадения не допускаются);
перейдіть у режим Таблица, клацнувши по кнопці на панелі інструментів чи виконавши команду Вид, Режим таблицы. На питання про збереження таблиці клацніть по кнопці <Да>.
клацніть у будь-якому рядку поля «Код викладача»;
виконайте команду Формат, Ширина столбца;
у вікні, що з'явилося, клацніть по кнопці <По ширине данных>. Ширина полю зміниться;
проробіть цю операцію з іншими полями.
переведіть курсор у перший рядок поля «Прізвище»;
виконайте команду Правка, Найти;
у рядку параметра Образец, що з'явився, введіть Миронов;
у рядку параметра Просмотр повинно бути слово ВСЕ (мається на увазі шукати по всіх записах);
у рядку параметра Совпадение виберіть зі списку С любой частью поля;
клацніть по кнопці <Найти>. Курсор перейде на другий запис і виділить слово Миронов;
клацніть по кнопці <Найти далее>. Курсор перейде на сьомий запис і також виділить слово Миронов;
клацніть по кнопці <Отмена> для виходу з режиму пошуку.
виконайте команду Вставка, Новая запись. Можна також скористатися кнопкою панелі інструментів Стандартная.
заповнити всі поля запису даними, наприклад Кулькина Ірина Олексіївна, 10.12.69, асистент, Фізика, 441-56-98, 450 грн.
переведіть курсор у перший рядок поля <3арплата>;
виконайте команду Правка, Заменить;
у вікні, що з'явилося, у рядку Образец введіть 450 р.;
у рядку Заменить на введіть 470. Зверніть увагу на інші опції – вам треба вести пошук по всіх записах даного полю;
клацніть по кнопці <Найти далее>. Курсор перейде на четвертий запис, але тут не потрібно змінювати дані, тому знову клацніть по кнопці <Найти далее>. Курсор перейде на восьмий запис — це те, що нам треба;
клацніть по кнопці <Заменить>. Дані будуть змінені;
Примітка. Щоб замінити відразу всі дані, треба скористатися кнопкою <3аменить все>.
клацніть по кнопці <Отмена>.
клацніть по будь-якому запису полю «Дата народження»;
клацніть по кнопці на панелі керування чи виконайте команду Записи, Сортировка, Сортировка по убыванию. Усі дані в таблиці будуть відсортовані відповідно до убування значень у поле «Рік народження».
клацніть по запису Доцент у полі «Посада»;
клацніть по кнопці чи виконайте команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному. У таблиці залишаться тільки записи про викладачів – доцентів;
клацніть по запису Інформатика у полі «Дисципліна»;
клацніть по кнопці чи виконайте команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному. У таблиці залишаться тільки записи про викладачів – доцентів кафедри інформатики;
для скасування фільтрації клацніть по кнопці на панелі інструментів чи виконайте команду Записи, Удалить фильтр. У таблиці з'являться всі дані.
клацніть по кнопці чи виконайте команду Файл, Предварительный просмотр. Ви побачите таблицю нібито на листі паперу;
закрийте вікно перегляду.
Примітка. Якщо ви захочете змінити поля чи орієнтацію таблиці на листі папера, виконайте команду Файл, Параметры страницы. У вікні, що відкрилося, можете змінювати зазначені параметри.
Якщо у вас є принтер, то створену сторінку можете роздрукувати.
ЗАВДАННЯ 3
Введення і перегляд даних за допомогою форми.
ТЕХНОЛОГІЯ РОБОТИ
Натисніть кнопку Форма у вікні бази даних;
у клацніть по кнопці <Создать>;
у вікні, що з'явилося, виберіть (підведіть курсор миші і клацніть лівою кнопкою) пункт Мастер форм;
клацніть по значку списку в нижній частині вікна;
виберіть зі списку, що з'явився, таблицю Викладачі;
клацніть по кнопці <ОК>;
у вікні, що з'явилося, виберіть поля, що будуть присутні у формі. У даному прикладі присутніми будуть усі поля, тому клацніть по кнопці ;
клацніть по кнопці <Далее>;
у вікні, що з'явилося, вже обраний вид Форма в один столбец, тому клацніть по кнопці <Далее>;
у вікні, що з'явилося, виберіть стиль оформлення. Для цього клацніть по словах, що позначають стилі, або переміщуйте виділення стрілками нагору чи вниз на клавіатурі. Після вибору стилю клацніть по кнопці <Далее>;
у вікні, що з'явилося, задайте ім'я форми, набравши на клавіатурі параметр Склад викладачів. Інші параметри у вікні залишіть без змін;
клацніть по кнопці <Готово>. Перед вами відкриється форма в один стовпець. Стовпець ліворуч — це назви полів, стовпець праворуч — дані першого запису (у нижній частині вікна в рядку параметра Запис стоїть цифра "1"). Для переміщення по записах треба клацнути по кнопці (до записів з більшими номерами) чи (до записів з меншими номерами). Кнопка – це перехід на перший запис, кнопка – перехід на останній запис.
переведіть курсор у перший рядок полю «Прізвище»;
виконайте команду Правка, Найти;
у вікні, що з'явилося, у рядку Образец введіть прізвище Миронов;
у рядку параметра Просмотр повинно бути слово ВСЕ (мається на увазі шукати по всіх записах);
у рядку параметра Совпадение виберіть зі списку параметр с любой частью поле;
клацніть по кнопці <Найти>. Курсор перейде на другий запис і виділить слово Миронов;
клацніть по кнопці <Найти далее>. Курсор перейде на сьомий запис і також виділить слово Миронов;
клацніть по кнопці <Отмена> для виходу з режиму пошуку.
переведіть курсор у перший рядок поля «Зарплата»;
виконайте команду Правка, Заменить;
у вікні, що з'явилося, у рядку параметра Образец введіть 890 р.;
у рядку параметра Заменить на введіть 900 р. Зверніть увагу на інші опції – вам треба вести пошук по всіх записах даного полю;
клацніть по кнопці <Найти далее>. Курсор перейде на перший запис, але тут не потрібно змінювати дані, тому знову клацніть по кнопці <Найти далее>. Курсор перейде на п'ятий запис – це те, що нам треба;
клацніть по кнопці <3аменить>. Дані будуть змінені;
клацніть по кнопці <Отмена>.
клацніть по будь-якому записі поля «Дата народження»;
клацніть по кнопці на панелі керування чи виконайте команду Записи, Сортировка, Сортировка по убыванию. Усі дані в таблиці будуть відсортовані відповідно до убування значень у поле «Дата народження».
клацніть по запису Доцент в полі «Посада»;
клацніть по кнопці чи виконайте команду Записи, Фильтр, Фильтр по виделенному. У формі залишаться тільки записи про викладачів – доцентів;
клацніть по записі Інформатика поля «Дисципліна»;
клацніть по кнопці чи виконайте команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному. У формі залишаться тільки записи про викладачів – доцентів кафедри інформатики;
для скасування фільтра клацніть по кнопці на панелі інструментів чи виконайте команду Записи, Удалить фильтр. У таблиці з'являться всі дані.
перейдіть у режим конструктора, клацнувши по кнопці на панелі інструментів чи виконавши команду Вид, Конструктор;
клацніть правою кнопкою миші в полі «Дисципліна» (на назві полю – воно ліворуч, а рядок праворуч з ім'ям Дисципліна – це комірка для даних, властивості яких ми не будемо змінювати). У меню, що з’явилося виберіть пункт Свойства. На екрані відкриється вікно властивостей для назви поля «Дисципліна»;
клацніть по рядку з ім'ям Подпись, тобто там, де знаходиться слово Дисципліна;
зітріть слово "Дисципліна" і введіть "Потрібна дисципліна";
для перегляду результату перейдіть у режим форми, виконавши команду Вид, Режим формы.
перейдіть у режим конструктор та зверніть увагу, з яких части складається тіло форми (заголовок, область даних, примітка).
клацніть по кнопці чи виконайте команду Файл, Предварительный просмотр. Ви побачите форму як би на листі папера;
закрийте вікно перегляду.
Примітка. Не дивуйтеся отриманому результату, тому що на листі помістилося кілька сторінок форми. Роздруковувати форму не будемо, тому що основне призначення подібної форми – зручне порядкове введення і перегляд даних, а не збереження даних у виді паперового документа.
САМОСТІЙНА РОБОТА
PAGE 23