Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
ВСТУП
Після утворення староруської держави писемність стала необхідного для ведення листування з іншими країнами, а також для укладення міждержавних договорів. В умовах формування класового суспільства виникла необхідність в складанні заповітів, записах про борги, висновку торгівельних контрактів, в написах на вазах про їх призначення і тому подібне Важливі документи староруські князі зберігали краще, ніж коштовності.
Відомо, що за часів Ярослава Мудрого збори найбільш давніх грамот і договорів Русі зберігалися в Михайлівській прибудові Софіївського собору. Учені допускають, що саме тут були зосереджені і документи до володимирських часів. Одним з найбільш відомих сховищ є також Києво-печерський монастир, заснований вихідцем з Чернігівщини преподобним Антонієм ще при Ярославі Мудрому.
Із-за пожеж, князевих між усобиць і монголо-татарської навали велика частина пам'яток староруських часів погибла. До нашого часу дійшли лише окремі пам'ятки, доля яких виявилася вдалішою.
Серед цих документів найбільш древні рукописні книги "гостро-світовий Євангеліє" 1056-1057 рр. і "Збірка Святослава" 1073 і 1076 рр. твору оригінальної староруської літератури "Повчання до братії" єпископа Луки, "Слово про закон і благодать" першого нашого митрополита Іларіона, "Житіє Бориса і Гліба" і тому подібне Всі вони на сьогоднішній день є не лише пам'ятниками писемності і літератури, але і документами тієї епохи.
Одним з древніх і важливих документів норм права є "Правда Російська" або, по прийнятій в науці назві, "Російська правда" (термін "правда" тут означає закон). Цей документ не зберігся. До нашого часу дійшли лише багаточисельні (близько 300) списки, тобто копії, з яких найбільш старовинні датуються XIII ст.
Важливими документами тієї епохи були "князеві статути" і "уроки", а також церковні статути. Князеві статути були направлені на доповнення або зміцнення внутрішніх державних норм і порядків, як, наприклад, "Статут Володимира Мономаха", який став доповненням і своєрідною частиною "Руської правди". Під "уроками" маються на увазі постанови князів переважно фінансового характеру про податки. Церковні статути мали мету упорядкувати правове положення церкви в державі, а також церковні суди і забезпечити церкву матеріально. Збереглися церковні статути князів Володимира і Ярослава. Перший відомий в копії XIII ст, друге, — XIV ст.
Найбільш важливим історичним документом є "Повість минулих літ", який дійшов до нас не в оригіналові, а в пізніших списках. Одним з них є Лаврентієвський список, названий по імені ченця Лаврентія, який склав його в 1377 р., і Іпатьевський список (від Іпатьевського монастиря в Костромі, де він був знайдений), датований початком XV в, Саме в цьому літописі містяться відомості про перші міжнародні акти — договори Русі з іноземними державами. Зокрема, тут є відомостей про чотири договори Русі з могутньою державою того часу — Візантією (угоди 907 і 911 рр. князя Олега, 947 р. — князя Ігоря і 971 р. — князя Святослава).
Вже в ті давні часи документ служив гарантією виконання обов'язків і йому надавалося велике значення. У договорі з Візантією (947 р.) читаний: "Віднині ж хай приходять до князя російському з грамотою, в якій свідчитимуть про свої мирні наміри... Якщо ж прийдуть без грамоти, то хай містяться під вартою, поки не сповістимо про них князя Ігоря.
Якою ж тоді була мова документів? Адже Київська і Переяславська землі вже в XII ст іменуються Україною. Ще М. Максимовіч довів, що мова селян Київщини XIX ст — це і мова київських князів. Мова документів Київської Русі — старослов'янський. Як свідчить "Повість минулих років", велика частина українських слів кількісно змішувалася з масивом старослов'янських слів.
ЕТАПИ РОЗВИТКУ ДІЛОВОДСТВА
Актове діловодство Як форму ведення діловодства актові книги почали застосовувати на території західних слов'янських земель вже в XIII столітті. На західно-українських землях, як відзначали в своїх роботах відомі українські історики О.І. Льовіцкий і В.О. Романовський", актові книги з'явилися в другій половині XIV століття. Я.Р. Дашкевіч" вважає, що при вивченні проблеми генезису цієї форми діловодства не можна ігнорувати наявність актових книг в італійських, західнонімецьких і чесько-моравських центрах, як можливих дорогах їх проникнення до України.
Великий масив актових книг з'явився в результаті діяльності гродських (польськ. grod — фортеця) і земських судів. Відомо, що на землях Правобережної України, які поступово входили до складу Великого Князівства Литовського, судова і адміністративна влада до середини XVI століття здійснювалася через старост і воєвод. Згідно з Першим Литовським Статутом 1529 р. гродський суд вів староста в кожній волості воєводства від імені князя Литовського.
У зв'язку з незадоволеністю дорожнечею цього суду в 1564 р. була проведена судова реформа, відповідно до якої вся територія Князівства була розділена на волості з чітко позначеними кордонами. У кожній волості діяли по три судові установи: гродський, земський і подкоморний суди.
Земський суд складався з судді, підсудка, писаря і обирався поміщиками. Поміщики мали право обирати по чотири "електа" (кандидата) на суддівство, подсудство і пісарство, з яких король стверджував по одному кандидатові на відповідну посаду. При судах існувала також посада "возного", обов'язком якого було вручати сповіщення про виклик до суду і виконувати його рішення.
У Статуті 1588 р. була введена посада "возного генерала" як старшого над "возним". Вибраний на цю посаду давав присягу королю.
Спочатку суди мали чітко виражений круг своєї діяльності. Земський суд розглядав цивільні справи, його канцелярія мала так зване "право вічності", тобто право додання юридичної сили різним документам (умовам операції, контрактам, тестаментам, купчим і тому подібне). У компетенцію градського суду входили кримінальні справи. Подкоморниє ж суди займалися вирішенням граничних суперечок землевласників.
Надалі в практичній діяльності судів сталося змішення їх функцій. Так, санкція майнових справ поступово перейшла до гродським судів, цьому сприяла і та обставина, що діяли вони постійно в той час, як земський засідав лише три рази в рік.
Все, що відбувалося в судах, заносилося в актові книги. Залежно від характеру даних справ вони ділилися на: декретні, записні і поточні. У декретні книги, які велися лише під час судових сесій, — "рочков", вносили виключно протоколи кримінальних і цивільних справ. Записні — мали деяку аналогію з нотаріальними книгами. У них вносили різні особово-правові документи: дарчі, купчі, боргові, підкупні, а також контракти, умови і тому подібне. У них же, крім того, вносилися королівські дарчі грамоти і "прівйлєї", сеймові конституції, люстрації і тому подібне Поточні книги призначалися для скарг, свідоцтв і "реляцій" возних, заяв, "протестаций" і інших сповіщень різнопланового характеру. Більшість книг велися по подвійній системі: спочатку акти записувалися в "чернетку" — "протокол", скорочено, без вступних і завершальних формул, а потім переписувалися в чистовик — "індукту". Акти, як правило, вписувалися в "секстерні" — зошити, складені з 4-6 листів папери, які за підсумками року зшивалися в актові книги. Якщо документів було багато, книги з їх тематики формувалися в томи.
Для полегшення пошуку і впорядкування листів останнє слово на кожному з них заносилося першим на подальшому. Якщо ж на сторінці залишалося вільне місце, на нім писалася буква "Z" або слово "Vacua".
Правильність написання актів перевірялася, про що говорять "маргиналії" — відмітки на полях, наприклад: "Той аркуш порядней треба б переписати". Нумерація актів (слов'янська і арабська) проводилася по місяцях; нумерація сторінок була введена значно пізніше.
Свій подальший розвиток актове діловодство в судах отримало згідно із Статутом 1566 р., який передбачав ведення всіх документів "слови росіянами". У документах тієї пори просліджується прагнення дотримуватися канцелярського стилю викладу, хоча і зустрічаються елементи живої розмовної мови, характерної для представників феодального суспільства.
Враховуючи значущість актових книг, завжди приймалися заходи для їх збереження. Статут зобов'язав поміщиків кожного повіту "збудовать таке місце, де б завжди книги земські безпечне від всякої прігоди були еаховани і зберігалися в "ськринях моцних за трьома-замками" .
На жаль, велика частина актових книг загинула. Нині загальну кількість актових книг складає 7,5 тис. томів, які вміщають близько 5 млн. "документов-запісей". Актове діловодство проіснувало на території Правобережної України до кінця XVIII століття.
НАКАЗОВЕ ДІЛОВОДСТВО
До XV століття в Московському князівстві система управління мала палацово-вотчинний характер. Органами управління держави були так звані дороги: сокольничий, ловецький, конюх, стольнічий, чашнічий. Само держава ділилася на повіти, стани і волості на чолі з намісниками і волосними, компетенція яких поширювалася і на панську вотчину. Діловодство вели дяки, а при намісниках — писарі і попи.
Створення Російської централізованої держави зажадало розвиненіших форм державного управління. У зв'язку з цим відбувалася поступова перебудова органів великокняжого управління. В кінці XV — початку XVI століть склалася система наказів — центральних органів державного правління, які відали окремими галузями в якості відомчих установ. Так, Посольський наказ відав зовнішніми стосунками, Разрядний— військовими, Поместний— земельними справами; існували Холопський, Ямщик, Розбійний і інші накази. Коли Україна в 1654 р. увійшла до складу Росії, при Посольському наказі спочатку була створена канцелярія малоруських справ, а в 1663 р. — Малоруський наказ.
Всього було близько 80 наказів, кожен з яких налічував від 3 до 400 "наказових людей". На чолі наказу стояв суддя, що керував разом з "товаришами" (заступниками і помічниками) дяками. Дяки з простих писарів ставали начальниками наказових канцелярій і займалися всіма повсякденними справами і діловодством. Для цього вони мали в своєму розпорядженні "пісьмовиє голови" різних рангів: череня-дяків (старших, середньої руки і молодших), писарів, переписувачів, а також перекладачів, сторожів.
Канцелярії функціонували при кожній державній, духовній або цивільній установі, документи в них оформлялися по певних загальних правилах, які успадковувалися традиційно.
Діяльність канцелярій, робота їх окремих службовців із створення офіційних текстів добре видні по реквізитах створюваних документів. Так, на кожному документі, який доставлявся в наказ, ставилася дата реєстрації. Дяк в необхідних випадках ставив відмітку "виписати", тобто навести довідку. Справу готували до доповіді і обговорювали, після чого виносили "прісуд" і розпорядження про підготовку листа-відповіді.
Проект документа складали по вказівці дяка старші поддьячие. Дяк редагував цей проект, роблячи відмітки на полях або зворотній стороні аркуша. Виправлений документ молодший піддяк переписував заново — "білив" і передавав поддьячему, який звіряв його з чернеткою і візував: ставив підпис на зворотному боці в нижній частині аркуша, підтверджуючи правильність написаного. Перевірений документ підписувався дяком розтягнуто по всій його ширині, наприклад: "А грамоту писав дяк Семен Грач'" .
Писали на вузьких (15-17 см) смугах папери, які у разі потреби склеювали, залишаючи зворотну сторону чистої. До першого документа підклеювали послідовно інші і довгу паперову смугу згортали в рулон. При читанні смуга волочилася; звідси і з'явився народний вислів — тяганина, що означає невчасне рішення того або іншого питання" .
У діяльності наказів XV-XVIII вв. виробився певний процес роботи з документами, який і отримав назву наказове діловодство. У практиці діяльності наказів з'явилися певні формули складових частин документів, порядок їх оформлення і переміщення як в самих наказах, так і між ними. Документи стали розділяти на законодавчих (царські укази, вирішення Боярської Думи) і розпорядливих (грамоти і вказівки органів державного правління). Від простих людей в накази поступали чолобитні.
Територія Лівобережної України, що на той час входила до складу Росії, була розділена на 16 військових округів або полків, в яких адміністративна, судова і військова влада належала полковникам. Територія кожного полку ділилася на сотні на чолі з сотниками. Очолювали державу гетьман і Старшинська Рада, а діловодством відав Генеральний Писар разом з Генеральним Суддею.
У травні 1710 р. гетьманом був вибраний Піліп Орлик, що був до того генеральним писарем і автором "Пактів", або так званої Конституції і вільностей Запорізького війська "Бендерськой". Цікаво, що вихідним положенням цього документа була теза про незалежність України.
КОЛЕГІАЛЬНЕ ДІЛОВОДСТВО
Як вже наголошувалося в попередніх статтях, діловодство в установах Російської держави до XVIII століття велося згідно з канцелярськими традиціями і законодавством не регулювалося.
У 1717-1718 рр. на зміну застарілій системі наказів було створено 12 колегій, кожна з яких вела певну галузь господарства або сферу управління і була підпорядкована сенату. Остаточно структуру колегій визначив Генеральний регламент державних колегій, підписаний 27 лютого 1720 р.
Генеральний регламент став основою організації діловодства в державних установах, і в законодавчому порядку була оформлена нова система документування.
Цікава історія створення Генерального регламенту. Ще в 1715 р. Петро I направив своїх представників до Швеції, Данії і Німеччини для вивчення колегіальної системи управління і можливості вживання її, що існувала у них, в Росії. Після вивчення матеріалів було прийнято рішення вибрати шведську модель і, враховуючи особливості російського державного ладу, поступово вводити се. Перший варіант Генерального регламенту був складений Генріхом Фіком, після чого він мав ще 12 редакцій.
У Генеральному регламенті були детально розкриті функції кожного підрозділу колегії, у тому числі був розділ про структуру і функції канцелярії і її секретаря.
Саме секретар складав найбільш важливі документи, всі інші оформлялися канцеляристами за його дорученням. Деякі документи (дипломи, патенти) складалися по "генеральних формулярах", тобто певним обов'язковим формам документів.
У 1722 р. виходить в світ "Табель про ранги". Саме цей документ поклав початок системі чинів, звань і титулів, які застосовувалися в діловодстві до 1917 р. У цей же період була створена практика офіційного діловодства, що існує до наших днів.
У остаточній формі питання документаційного забезпечення управління були сформовані в "Установах для управління губерніями" від 7 листопада 1775 р. Згідно з вищезазначеним документом, процеси діловодства між установами стали ритуалом. Щоб зайняти відповідне місце в бюрократичній системі управління, цей ритуал потрібно було добре знати.
Для стосунків між вищою владою і владою на місцях були встановлені відповідні місцю кожної установи види документів. Вищі установи давали вказівки, підлеглі — писали "доноси" про їх виконання. Була створена не лише ієрархія установі, але і ієрархія документів.
Весь процес проходження документів в установах обов'язково реєструвався в журналах, книгах або реєстрах. На вхідних документах у верхньому правому кутку ставили дату вступу і номер згідно з реєстром. Зареєстровані документи розглядалися відповідними виконавцями і заносилися в настільний реєстр. Аналогічно реєструвалися вихідні документи.
Для полегшення знаходження документа до реєстрів складали алфавітку установ і осіб, які мали до цього яке-небудь відношення. Про виконану роботу установи складали звіти, а про кількість і склад справ, що заслуховують, — термінові зведення.
Законодавчі і розпорядливі акти оформлялися указами, регламентами, інструкціями і протоколами. З'явилася безліч форм листування: листи, реляції, доноси, сповіщення.
Саме в період колегіального діловодства були встановлені початки організації обліку, проходження і збереження документів, тоді ж вперше з'явився термін "архів".
Росія все більше обмежувала самоврядність в Україні, хоча ще залишалася влада гетьмана. Гетьман безпосередньо управляв державою за допомогою генеральної старшини, зокрема генерального обозного (відповідав за артилерію і військові запаси), генерального судді (керував судочинством), генерального осавула, який був помічником у військових справах, і генерального писаря, що очолював гетьманську канцелярію.
Гетьман видавав універсали — письмові розпорядженні, які повинні були виконуватися всім народом України.
Своїх законний про державний лад, суд, право на землю, веденні діловодства в Україні розробити не встигли. Судили, і основному, за польськими законами. А в Січі жили по своїх, неписаним законам.
Символами гетьманської влади в державі були клейноди?" булава, корогви, бунчук і литаври. Особливе значення мала друк з гербом, на якому зображався козак з рушницею на плечі. Одночасно гетьман користувався особистим друком з фамільним гербом.
Після поразки гетьмана Мазепи російські правителі отримали право нагляду над судами і навіть канцелярією гетьмана, землі роздавалися російським дворянам. У 1722 р. в р. Глухонс була створена Малоруська колегія, яка поперемінно управляла Україною маєте з гетьманами до 1764 р. У 1783 р. IIMCCTO полкового діленні було створено три наміснитцтво (пізніше — губернії) е центрами в Києві, Чернігові і Сіверському для Новгорода, які разом складали Малоруське генерал-губернаторське. Україна остаточно втратила свої права, свою волю, закінчила своє існування вольної Української козацької держави.
ВИКОНАВЧЕ ДІЛОВОДСТВО
Чергові реформи російського центрального державного апарату були проведені в 1810-1811 рр. 'В 1810 р. затверджений найвищий державний орган — Державна Рада (Дума), а в 1811 р. створені центральні органи державного правління — міністерства. Міністерства мали багатоступінчасту структуру. Полягали вони з департаментів, які ділилися на відділи, а відділи — на столи.
Керівники структурних підрозділів мали право отримувати і підписувати документи відповідно посаді кожного. Документи поступали зверху вниз: від царя — маніфести, високі накази і рескрипти, від сенату — укази і розпорядження. Міністри і керівники департаментів підписували циркуляри і накази, губернські власті — вказівки і т.д.
Створення міністерств завершило процес чіткого розділення державного апарату. Це привело до швидкого зростання шаруючи чиновників-бюрократів, які повністю залежали від милості пануючи. Апарат все більше розростався чисельно і прагнув забезпечити свої права, а також матеріальні і моральні привілеї і почесті.
У 1812 р. було затверджено вже вісім міністерств, і їх кількість збільшувалася. Постановою "Загальна установа міністерств" передбачалася єдність створення документів по приведених зразках. Кожен важливий документ складався з трьох частин: введення з викладом суті справи, обгрунтування із засланнями на законодавство і нормативні акти, клопотання або прохання.
Порядок проходження - документів по інстанціях строго регламентувався правилами, які вимагали, щоб документи не відхилялися від своєї встановленої дороги. У кожній установі вхідні і витікаючи документи повинні були реєструватися в журналах, що складаються з трьох частин: для реєстрації документів вищої влади, для звичайних документів і для секретних. Поділа, які розглядалися в департаментах, розділяли такі на три категорії: термінові; невідкладні.
Багато уваги і зусиль приділяв цілісності діловодства і звітності відомий державний діяч того часу М.М. Сперанський, роботи якого внесли ваговитий вклад до уніфікації документів.
В цей же час виникла практика складання всіляких пісьмовников, що стали вітчизняною традицією. Потрібно підкреслити, що, хоча ці збірки і носили назву пісьмовников, вміщали вони всі види документів: розпорядження, вказівки, циркуляри і т.п.
Досить було знайти в пісьмовнике зразок потрібного документа або, ще краще, замінивши прізвище, дату і адресу, переписати документ заново. Завдяки пісьмовнику можна було також, використовуючи типові звернення або формуляр потрібного документа, скласти по ньому новий.
Режим Тимчасового уряду із-за нетривалості свого існування не вніс істотних змін до практики підготовки документів. У практиці документаційного забезпечення управління ще залишався мовний ритуал. Перед самою революцією в 1917 р. вийшла постанова "О удосконаленні форм офіційних відношенні і паперів", в якому були скасовані "тітулірованіє і завершальні формули ввічливості в ділових листах".
ПРОЦЕС СТВОРЕННЯ РОЗПОРЯДЧИХ ДОКУМЕНТІВ
Процедура видання розпорядчих документів в умовах одноосібного ухвалення рішень - наказів, вказівок, розпоряджень включає наступні стадії:
1. Ініціація рішення — обґрунтування необхідності видання розпорядливого документа.
2. Збір і аналіз інформації з питання.
3. Підготовка проекту розпорядливого документа.
4. Узгодження проекту документа.
5. Внесення проекту розпорядливого документа на розгляд керівництва.
6. Ухвалення рішення (підписання документа).
7. Доведення розпорядливого документа до виконавців.
Процедура документування виступає організуючим началом в підготовці і виданні розпорядливого документа і покликана забезпечити його відповідність чинному законодавству.
Проекти розпорядливих документів готуються на плановій основі (відповідно до раніше розробленого плану або програми), за дорученням керівництва організації, за ініціативою керівників структурних підрозділів або підвідомчих організацій, а також окремих фахівців. Обґрунтування необхідності видання розпорядливого документа може викладатися в доповідній записці, службовій записці, довідці аналітичного або інформаційного вмісту, пропозиції, висновку, акті, службовому листі. Ці документи виступають як ініціюють рішення.
Проекти розпорядливих документів готуються фахівцями структурних підрозділів. Якщо проект документа зачіпає інтереси різних підрозділів, за рішенням керівництва організації створюється тимчасова комісія або призначається група працівників я підготовки проекту розпорядливого документа.
На другій стадії здійснюється збір і аналіз інформації, необхідної для ухвалення якісного рішення. Найважливіша умова ефективності управлінського рішення - об'єктивність, достатність і своєчасність інформації, на основі якої готується проект документа. Для цього необхідно визначити джерела такої інформації. Це може бути: оперативна документація установи; документи, що поступають з вищестоящих і підвідомчих установ; законодавчі акти, нормативна документація, наукові дані і ін. Підсумком збору і аналізу інформації з питання є вироблення управлінського рішення, причому, як правило, в процесі аналізу інформації опрацьовуються різні варіанти рішень і після усесторонньої їх оцінки вибирається одне, найбільш прийнятне.
Третя стадія полягає в оформленні виробленого рішення у вигляді проекту розпорядливого документа. Оформлення проекту здійснюється по тих же правилах, які передбачені для оформлення документа, але не на бланку, а на стандартному аркуші паперу, з нанесенням всіх необхідних реквізитів і проставлянням на верхньому полі справа слова «Проект». Текст проекту розпорядливого документа повинен складатися так, як якби це був остаточний варіант документа.
Четверта стадія — узгодження проекту документа — складається з візування (якщо для видання документа досить внутрішнього узгодження) і зовнішнього узгодження, якщо необхідно провести експертизу рішення в інших установах. Звичайне зовнішнє узгодження проводиться при підготовці розпорядливих документів найвищими і федеральними органами виконавчої влади. Зовнішнє узгодження проекту розпорядливого документа проводиться на окремому аркуші — «Аркуші узгодження».
Внутрішнє узгодження (візування) проводиться з керівниками всіх зацікавлених підрозділів організації, головними і провідними фахівцями, якщо розпорядливий документ стосується питань їх діяльності; з профспілковою організацією, якщо в проекті документа зачіпаються питання праці і кадрів організації; з головним бухгалтером, якщо йдеться про фінансових питаннях; з юридичною службою — на предмет відповідності проекту документа чинному законодавству, а також із заступниками керівника організації.
В процесі узгодження можуть бути висловлені зауваження і доповнення до проекту документа. Вони можуть бути внесені безпосередньо до представленого проекту документа або оформлені на окремому аркуші як особлива думка або зауваження. У останньому випадку при візуванні на проекті документа проставляється відмітка: «Особлива думка додається» або «Зауваження додаються». Особлива думка, оформлена на окремому аркуші, прикладається до проекту документа і повертається розробникам проекту розпорядливого документа. Це особлива думка повинна поступити разом з остаточно оформленим проектом документа керівникові на підписання.
П'ята стадія - внесення проекту розпорядливого документа на розгляд керівництва - передбачає внесення зауважень до проекту документа за результатами узгодження, остаточне оформлення погодженого проекту документа на бланку організації і представлення його керівникові на підписання. Ця стадія має особливе значення, якщо проект розпорядливого документа готується за дорученням вищестоящої організації. В цьому випадку проект документа оформляється не на бланку організації, а на стандартних листах паперу і прямує у вищестоящу організацію з супровідним листом і запискою пояснення.
На шостій стадії приймається рішення, що виражається в підписанні розпорядливого документа керівником. Це вирішальна стадія підготовки розпорядливого документа. Підпис керівника перетворює проект документа в повноцінний, такий, що володіє юридичною силою документа.
Сьома стадія покликана забезпечити доведення розпорядливого документа до виконавців. На цій стадії проводиться тиражування документа, його розсилка або передача всім виконавцям. Розсилка розпорядливого документа повинна проводитися в можливо стислі терміни.
ОСНОВНІ СПОСОБИ ВЖИВАННЯ ШАБЛОНІВ ПРИ ОФОРМЛЕННІ ДОКУМЕНТІВ
Діловодство - галузь управлінської діяльності, пов'язана з роботою над документами. Завдання діловодства полягають в:
• фіксації інформації (створенні текстових документів у сфері управління),
• організації роботи з документами(створення умов, що забезпечують рух, пошук і зберігання документів в процесі діловодства).
Перші документи виникли на тому етапі розвитку, коли людина навчилася писати. Документ (від латів.doceo- «учу» або «сповіщаю») означає «доказ», «свідоцтво».
«Документ»
1. Діловий папір, підтверджуючий який-небудь факт або право на що-небудь.
2. Письмове свідоцтво яких або історичних подій.»
А Поль Отле в книзі «Керівництво до адміністрування», виданою в 1924 р. дає таке формулювання: «Документ - все те, що служить для реєстрації, передачі або збереження спогадів.» Так або інакше з появою документів почалася регламентація роботи з ними, яку зараз прийнято називати діловодством.
Класифікація документів відбувається по багатьом чинникам: по видах, формою, за змістом походженню, по соках зберігання і так далі. Кожен документ має певну форму і реквізити, причому для багатьох документів число реквізитів строге обмежено. Дуже поважно правильно оформити документ, оскільки відсутність або неправильну вказівку реквізитів робить документ недійсною. Правила складання і оформлення реквізитів викладені в Госте 6.38- 90, де в певній послідовності перераховуються реквізити, властиві всім видам документів.
Доповідна записка — документ, адресований керівникові даної або вищестоящої установи і що інформує його про ситуацію, що склалася, що мав місце явищі або факті, про виконану роботу, а також що містить виводи і пропозиції укладача. Доповідна записка готується як за ініціативою самого працівника, так і по вказівці керівництва. Мета ініціативної доповідної записки — спонукати керівника прийняти певне рішення. Тому текст її чітко ділиться на дві частини. У першій, констатуючій (описовою), викладаються факти, що мали місце, або описується ситуація, в другій викладаються пропозиції, прохання. Доповідними записками інформують керівника про хід робіт. Такі записки представляються регулярно.