Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Самарский институт управления
Мурзаева В. Ю.
студентка 3 курса
группы ЭБ 58-09
Акты составляются для утверждения установленных фактов (по результатам ревизии, инвентаризации, по приему-передаче материальных ценностей, по деятельности предприятия и отдельных должностных лиц, по приему-сдаче работ и т.д.)
В вводной части акта указывается событие, послужившее основанием для составления акта, его дата и номер. Далее в тексте перечисляется состав комиссии, ФИО в алфавитном порядке, а также указываются лица, не явившиеся при проверке, но обязанные присутствовать.
В констатирующей части излагаются цели, задачи, сущность, характер проведенной работы, фиксируются установленные факты и указываются те документы, на основании которых проведена проверка. Констатирующая часть может быть оформлена в виде таблицы.
Справки бывают двух видов:
Цель такой справки – подтвердить информацию о фактах или событиях или сведения о работниках предприятия. Выдаются они заинтересованным гражданам и юридическим лицам. Они также могут быть затребованы органами государственной власти, сторонними организациями для подтверждения фактов. Выдаются по письменному заявлению работника не позднее трех дней со дня подачи этого заявления. Объем сведений, предоставляемых в справке, зависит от места ее предоставления, поэтому в заявлении на выдачу справки должен быть указан адрес и определен необходимый состав сведений. Сведения о предприятии, выдавшем справку, должны указываться полно.
По общему правилу эти справки подписываются руководителем и заверяется печатью. Если в ней прописаны сведения финансового характера, то обязательна подпись главного бухгалтера. Справка выдается безвозмездно и регистрируется в журнале регистрации справок.
Такие справки являются документами внутреннего пользования. В тексте содержатся сведения по определенному вопросу деятельности предприятия и конкретная информация.
Эти справки оформляются на бланке организации и подписываются исполнителем. При наличии в ней сведений финансового характера, она подписывается главным бухгалтером, руководителем организации/структурного подразделения и заверяется печатью.
|
Признак классификации |
Вид служебного письма |
|
Вид связи |
Деловое письмо (отправляемое по почте, факсу), телеграмма, телекс, телефонограмма, электронное письмо |
|
Территория |
Внутренние (внутри страны), международные письма |
|
Место в информационном обмене |
Инициативные письма, письма-ответы |
|
Завершенность информационного обмена |
Письма, требующие ответа; письма, не требующие ответа |
|
Положение в системе документооборота |
Поступающие, отправляемые письма |
|
Уровень типизации |
Типовые письма, письма в произвольной форме |
|
Композиция |
Простые, сложные письма |
|
Отношение к действиям партнеров |
Благодарность, поздравление, одобрение, требование, пожелание и др. |
|
Отношение к полноте и точности информации |
Запросы, подтверждения, опровержения и др. |
|
Тематика |
По вопросам материально-технического обеспечения, финансов, строительства, транспорта, культурного обмена и т.д. |
|
Отношения в иерархии управления |
Письма вышестоящих, подведомственных, сторонних организаций |
|
Правовой статус корреспондента |
Письма юридическим и физическим лицам, ряду организаций (информационные), одной организации, структурному подразделению, должностному лицу, письма граждан (индивидуальные, коллективные), парламентские, депутатские запросы |
|
Число адресатов |
Письмо в один адрес, письмо в несколько адресов |
|
Количество писем от одного автора |
Первичное, повторное письма |
|
Наличие информации об адресате |
Письма, содержащие сведения об авторе, анонимные обращения |
Письма, как правило, должны составляться в случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией (устные разъяснения, указания: личные или по телефону и др.). Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма.
Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.
Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным.
Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц, сложные письма могут содержать до пяти страниц текста.
Письма визируются составителем, руководителем подразделения-автора, при необходимости – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывает руководитель организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в организации.
Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя.
Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается.
Датой письма является дата его подписания.
Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.
Заголовок - краткая формулировка основного смысла документа. Польза заголовка в том, что он сразу определяет тему документа. Это особенно удобно при рассмотрении входящих документов. Заголовок пишется одной фразой и должен грамматически согласовываться с названием документа.
На документах формата А5, в телефонограммах, письмах, телеграммах, содержание которых не более 7 строк, заголовок не указывают.
Располагается заголовок в левом верхнем углу бланка ниже реквизитов "Дата", "Регистрационный номер документа".
Этот реквизит располагают от границы левого поля бланка между текстом и подписью. Если полное наименование приложения к документу упоминается в тексте, то отметка о приложении оформляется в сокращенной форме:
Приложение: на 2 л. в 3 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Положение об Учебном центре на 3 л. в 1 экз.
2. Смета работ на 4 л. в 2 экз.
Сами документы-приложения должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложении в правом верхнем углу делается отметка, указывающая на его связь с основным документом.
Заполняется реквизит при оформлении ответа на письмо, полученное от иной организации.
Дата и номер для ссылки берутся из полученного письма и оформляются следующим образом:
На N 28/6-5 от 25.12.2003.
Эта ссылка помогает адресату, получившему письмо-ответ, быстро найти копию своего письма. Реквизит "ссылка на индекс и дату входящего документа" размещается под реквизитами "дата" и "регистрационый номер".
Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах – оттиск печати.
Инициалы и фамилию исполнителя (составителя) документа и номер его служебного телефона располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Например:
А.Ф.Миронов 215 23 50
Этот реквизит очень важен для оперативной связи с тем, кто будет работать над вопросами, затронутыми в документе. Кроме того, подобные отметки воспитывают исполнительскую дисциплину у персонала.