Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
3.2. Форматирование данных и ячеек. Представление данных в графическом виде
Цель занятия: 1) научиться форматировать данные и ячейки; 2) научиться вставлять графические объекты; 3) научиться создавать диаграммы; 4) научиться настраивать параметры; 5) научиться редактировать и форматировать диаграммы.
ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ. Форматирование данных и ячеек. Вставка графических объектов. Вставка диаграммы
Правильная организация ячеек помогает представить важную деловую информацию наилучшим образом. Форматирование ячейки не меняет внутреннего представления данных, однако влияет на то, как данные выглядят на экране или в напечатанном документе.
Форматирование данных:
Форматирование ячеек:
Стили ячеек. Для ускорения оформления таблиц, особенно в тех случаях, когда требуется одинаково оформить большое количество таблиц (или ячеек), можно использовать встроенные стили ячеек. Стили ячеек содержат уже готовое форматирование данных и ячеек: формат данных, шрифт, границы, заливку, автоматический подбор ширины столбцов и высоты строк под размер шрифта.
Выбранный рисунок автоматически повторяется для заполнения всего листа. Установка подложки никак не отражается ни на возможности цветовой заливки ячеек, ни на добавлении на лист других графических объектов.
Диаграмма - это особый графический объект. Диаграмма служит для представления данных в графическом виде. Диаграмма помогает быстро передать суть рассматриваемой задачи. С помощью диаграммы вы превращаете данные электронной таблицы в картинку, которая дает возможность легко сравнить данные или сразу увидеть тенденцию развития.
Диаграммы создаются на основе данных, расположенных на рабочем листе. Это могут быть данные диапазонов как смежных, так и не смежных ячеек. Несмежные ячейки должны образовывать прямоугольник. Диаграмма постоянно связана с данными, на основе которых она создана, и обновляется автоматически при изменении исходных данных.
Диаграмма, расположенная на отдельном листе, печатается как отдельная страница. Диаграмма, расположенная на листе с данными, может быть напечатана вместе с данными листа или на отдельной странице. На одном листе с данными может находиться несколько диаграмм.
Данные должны быть упорядочены по столбцам или строкам.
При создании круговой диаграммы нельзя использовать более одного столбца (строки) данных, не считая столбца (строки) подписей категорий.
Как правило, данные, используемые для создания диаграммы, не должны существенно различаться по величине.
Диаграмму можно сначала создать, а затем изменить и необходимым образом оформить. Для изменения и оформления созданной диаграммы необходимо выделить область диаграммы и использовать команды на вкладке Конструктор. В группе Тип можно выбрать другой тип диаграммы, в группе Данные можно изменить диапазон данных, с помощью коллекций Макеты диаграмм и Стили диаграмм выбрать оформление диаграммы.
1) область диаграммы.
2) область построения диаграммы.
3) название диаграммы.
4) название оси Х.
5) ось категорий (ось Х).
6) название оси Y.
7) ось значений (ось Y). Метки оси Y проставляются автоматически.
8) основные линии сетки оси значений.
9) ряды данных (столбцы).
10) подписи данных.
11) легенда (соответствие цветов и названий рядов данных).
Рис. 3.3. Элементы диаграммы.
При выделении диаграммы к постоянным вкладкам на ленте добавляются новые вкладки Конструктор, Макет и Формат, которые содержат все необходимые команды для редактирования и оформления диаграммы.
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ. Форматирование данных и ячеек. Построение, редактирование и форматирование диаграмм
I Основные приемы форматирования данных
1-й способ) <выделите ячейку> → на вкладке Главная в группе Выравнивание нажмите кнопку со стрелкой в нижней части группы → в диалоговом окне Формат ячеек выберите закладку Выравнивание → из списка по вертикали выберите нужное значение→ ОК.
2-й способ) щелкните по ячейке правой кнопкой мыши → выберите команду Формат ячейки→ в диалоговом окне Формат ячеек выберите закладку Выравнивание → из списка по вертикали выберите нужное значение→ ОК.
Форматирование ячеек:
Стили ячеек: <выделите таблицу> → на вкладке Главная в группе Стили откройте список Стили ячеек и выберите подходящий стиль.
Форматирование таблицы: <выделите таблицу> → на вкладке Главная в группе Стили откройте список Форматировать как таблицу и выберите подходящий формат.
Построение диаграммы:
Выделение элементов диаграммы
От того, какой элемент диаграммы выделен (рис. 3.3), зависит содержимое контекстного меню, что важно при редактировании.
Выделение области диаграммы (то же самое, что выделение диаграммы): <щелкните по белой незаполненной части окна диаграммы>;
Выделение области построения диаграммы: <щелкните по оси Х>;
Выделение элемента диаграммы (подписи, оси, линии сетки, столбцы гистограмм и т.п.): <щелкните по элементу диаграммы>.
Если дважды щелкнуть по элементу диаграммы, то откроется вкладка Конструктор.
Изменение типа диаграммы:
1-й способ) <щелчком выделите диаграмму> → на вкладке Конструктор в разделе Тип выберите команду Изменить тип диаграммы;
2-й способ) <щелкните правой кнопкой мыши в области диаграммы> → Изменить тип диаграммы.
После этого в обоих случаях: в открывшемся диалоговом окне выберите нужный тип и нажмите ОК.
Изменение исходных данных
Значения электронной таблицы, используемые в диаграмме, образует ряд данных. Ряд данных берется из выделенного столбца или выделенной строки.
Переход от значений в строках к значениям в столбцах: на вкладке Конструктор в разделе Данные нажмите переключатель Строка/столбец. При использовании переключателя подумайте, не исказился ли смысл диаграммы!
Удаление ряда данных: <щелкните правой кнопкой мыши по ряду данных, например, по одному из столбцов> → Удалить.
Добавление нового значения для диаграммы: <щелкните правой кнопкой мыши в области диаграммы> → Выбрать данные → откроется диалоговое окно Выбор источника данных (если оно закрывает таблицу по которой строится диаграмма, то отодвиньте окно за его заголовок) → <левой кнопкой мыши выделите ячейки с нужными данными, выбранный диапазон ячеек будет указан в поле Диапазон данных для диаграммы> → ОК.
Обратите внимание, как во время выделения ячеек таблицы автоматически перестраивается диаграмма.
Добавление нового ряда данных в диаграмму: <щелкните правой кнопкой мыши в области диаграммы> → Выбрать данные → <в поле Элементы легенды (ряды) нажмите кнопку Добавить> → откроется диалог Изменение ряда, курсор стоит в поле Имя ряда, здесь можно напечатать имя ряда или вставить его из таблицы, для этого просто щелкните по нужной ячейке в таблице> → ОК.
Добавление имени для ряда данных: <щелкните правой кнопкой мыши в области диаграммы> → Выбрать данные → <в поле Элементы легенды (Ряды) нажмите кнопку Добавить> → откроется диалог Изменение ряда, курсор стоит в поле Имя ряда, здесь можно напечатать имя ряда или вставить его из таблицы, для этого просто щелкните по нужной ячейке в таблице → ОК.
Добавление подписей на оси Х для ряда данных: <щелкните правой кнопкой мыши в области диаграммы> → Выбрать данные → <в поле Подписи горизонтальной оси (категории) нажмите кнопку Изменить> → <выделите в таблице ячейки с подписями строк> → ОК.
Изменение макета диаграммы:
Форматирование элементов диаграммы
Изменение стиля диаграммы: <выделите область диаграммы> → вкладка Конструктор группа Стили диаграмм → <выберите подходящий стиль>.
Изменение стиля ряда данных (столбца): <выделите ряд данных> → <на вкладке Формат выберите подходящий стиль в группе Стили фигур>.
Изменение цвета ряда данных (столбца): <выделите ряд данных> → <на вкладке Формат в группе Стили фигур откройте список Заливка фигуры и выберите подходящий цвет>.
Изменение шрифта всех надписей на диаграмме: <выделите область диаграммы> → <на вкладке Главная в группе Шрифт выберите нужный шрифт, размер, начертание, цвет >.
Изменение шрифта одной надписи: <выделите надпись на диаграмме> → < на вкладке Главная в группе Шрифт выберите нужный шрифт, размер, начертание, цвет>.
Изменение стиля надписи на диаграмме: <выделите надпись на диаграмме> → <на вкладке Формат выберите подходящий стиль в группе Стили фигур, либо в группе Стили WordArt>.
Форматирование области диаграммы: <щелкните по области диаграммы правой кнопкой мыши> → Формат области диаграммы. В открывшемся диалоговом окне можно изменить заливку, цвет границы, стиль границы, задать тень и даже установить объемную границу.
II Задания
1. Создайте и отформатируйте таблицу по образцу (рис.3.4). (Шрифт – Times New Roman, 12 пт, для текста полужирный, выравнивание по горизонтали - по центру, выравнивание по вертикали – по нижнему краю, выберите любой цвет заливки для первой строки и столбца А, задайте произвольным образом стили границ ячеек и всей таблицы). Вставьте любую картинку из коллекции Microsoft Office. Образец таблицы можно посмотреть в файле Торты из папки Глава 3 с компакт-диска, прилагаемого к книге.
|
A |
B |
C |
D |
||
|
1 |
ТОРТЫ |
Январь |
Февраль |
Март |
|
|
2 |
Каприз |
70 |
160 |
300 |
|
|
3 |
Утконос |
175 |
420 |
290 |
|
|
4 |
Копейка |
150 |
180 |
195 |
|
|
5 |
Рис. 3.4. Образец таблицы для задания 1.
2. Постройте диаграмму по всем данным таблицы: <щелкните в ячейку A1, удерживая левую кнопку мыши перетащите курсор в ячейку D4, чтобы выбрать данные, содержащиеся в этих четырех строках и столбцах> → на вкладке Вставка в группе Диаграммы нажмите кнопку Гистограмма, выберите первый вариант – гистограмму с группировкой.
7. Удалите диаграмму: <щелкните по области диаграммы > → <нажмите клавишу Delete>;
Задание 2. Форматирование данных, построение гистограммы
1. Создайте новую книгу. Введите данные как в таблице на образце (рис.3.5). Для ввода текста «ООО «Природа» и «Рекламный бюджет» объединять ячейки не нужно.
Рис. 3.5. Образец таблицы для задания 2.
2. В строке Итого подсчитайте сумму по кварталам.
3. В столбце Всего подсчитайте сумму по всем направлениям деятельности.
4. Для результатов в строке «Итого» и столбце «Всего» задайте денежный формат (вкладка Главная → группа Число → Нажмите на стрелку справа от списка Числовой формат → Другие числовые форматы → на вкладке Число в списке Числовые форматы выберите Денежный → число десятичных знаков задайте 0 → в списке Обозначение выберите $Английский (США)).
5. Отформатируйте таблицу по образцу. Образец таблицы можно посмотреть в файле Бюджет из папки Глава 3 с компакт-диска, прилагаемого к книге.
6. Постройте гистограмму по строке Итого:
7. Переместите диаграмму под таблицу: укажите на любое место области диаграммы (белое поле) и левой кнопкой мышки перетащите диаграмму
8. Увеличьте высоту столбцов: выделите область построения диаграммы, захватите мышью нижний средний маркер выделения (квадратик) и переместите его вниз.
9. Отформатируйте диаграмму по образцу (рис.3.6). Образец таблицы можно посмотреть в файле Бюджет из папки Глава 3 с компакт-диска, прилагаемого к книге.
Рис. 3.6. Образец гистограммы
- измените цвет каждого столбца диаграммы – <щелкните по любому столбцу диаграммы (выделятся все столбцы), еще раз щелкните по нужному столбцу (выделится только этот столбец)> → <на вкладке Главная в группе Шрифт нажмите кнопку Цвет заливки и выберите нужный цвет (или на вкладке Формат в группе Стили фигур нажмите кнопку Заливка фигуры и выберите нужный цвет)>;
- измените заливку области диаграммы:
Задание 3. Построение круговой диаграммы
Постройте круговую диаграмму Участие в выставках по четырем кварталам (рис. 3.7).
Рис. 3.7. Образец круговой диаграммы.
Задание 4. Построение графика
Рис. 3.8. Образец графика.
2. Сохраните книгу в своей рабочей папке в файле Разные типы диаграмм.
PAGE 1
Ось значений (ось Y)
азвание оси Y
Область построения диаграммы
Ось категорий (ось X)
Ряды данных (столбцы)
Подписи данных
Динамика прибыли
годы
млн.руб.
100
200
300
400
500
2003
2004
2005
2003
2004
2005
320
240
430
Название диаграммы
Легенда
Область диаграммы
Название оси X
Основные линии сетки оси значений