Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Каналы распространения информации внутри фирмы
Действенным средством повышения эффективности работы фирм и даже отдельным направление в ПР является работа с внутренней общественностью, представленной служащими организации. Это часть организации, человеческий ресурс, фактор конкурентоспособности. Мнения и поведение сотрудников в отношении организации в значительной степени определяют успех ее начинаний и стабильность, ее жизнеспособность. Тенденции изменения деловой среды изменяют концепции коммуникаций со служащими.
Ориентирами в построении внутрифирменных коммуникаций могут служить следующие правила:
После установки целей/стратегий таких коммуникаций, необходимо разработать программу, для этого необходимо провести внутренний аудит коммуникаций. Построение внутрифирменных коммуникаций зависит от типа организации. Средства:
Теперь перейдем к каналам распространения информации на фирме - это собрания и совещания, письма и статьи в газетах, бюллетени, выставки, ежегодные доклады, реклама, книги, фильмы, опросы, внутреннее телевидение и др.
Рассмотрим подробнее внутренние газеты и доски объявлений, личные встречи главы фирмы с сотрудниками, собрания, записки благодарности и ежегодные отчеты.
Внутренние газеты Одним из наиболее распространенных средств связи с широкой общественностью являются внутренние газеты. Сэм Блэк (Паблик рилейшнз "Что это такое") указывает на то, что предпочтительнее использовать этот термин, а не принятый ранее "внутренних журнал", учитывая то обстоятельство, что выходят они с периодичностью журналов. "О значении внутренней газеты в установлении хороших связей с широкой общественностью как внутри компании так и вне ее свидетельствует постоянно и быстро растущий тираж. В Великобритании издается свыше 1800 внутренних газет общим тиражом более 23 млн. экз. и общей стоимостью около 15 млн. ф. ст. В США, как полагают, десять тысяч внутренних газет с тиражом 300 млн. экз., в Японии 3000 таких газет, во Франции - 700.
Обычно внутреннюю газету определяют как некоммерческое издание, выпускаемое организацией для поддержания контакта с сотрудниками и с широкой общественностью за пределами организации. Многотиражки настолько сильно различаются размерами, стилем, шрифтами, что их легче классифицировать по составу читателей. Они издаются для внутреннего пользования, для распространения за пределами организации или для этих двух групп читателей одновременно". Поэтому в нашем случае было принято решение издавать два издания: для сотрудников и внешней общественности.
"Главной задачей многотиражки для внутреннего пользования является создание в коллективе чувства единой семьи, укрепление доверия к руководству, разъяснение политики организации, привлечение работников к сотрудничеству с администрацией, пробуждение у них интереса к делам организации. Но если газета будет заниматься только этим, она будет скучной, как бы оригинально ни подавались материалы. Поэтому в газете должны быть статьи и на более общие темы, она должна более полно освещать деятельность сотрудников".
Доска объявлений придает приказам, распоряжениям и другим видам управленческой документации оттенок неформального обращения: во всяком случае уровень официального "указания свыше" снижается уже тем обстоятельством, что на той же самой доске, радом с последним приказом, вполне может разместиться объявление клуба по интересам. Доска объявлений точно моделирует специфику корпоративного общения данного коллектива: сам набор объявлений, их тематика, периодичность, дизайн четко определяют круг вопросов, выносимых руководством для спешного информирования. С другой стороны, ответственные объявления показывают, насколько эффективна обратная связь взаимодействия управленцев и управляемых. Достоинство доски объявлений - оперативность воздействия на мнение и поведение малых групп, высокая степень персонализации обращения. Дух корпоративного единства особенно поддерживают и (создают!) поздравления от имени руководства, соболезнования, объявления о благотворительных акциях (сбор пожертвований, учреждение стипендии и фондов фирмы или компании и пр.) Доски объявлений – визуально экспрессивные, графически впечатляющие, они могут быть центром текущих новостей. Должны располагаться в местах интенсивного потока сотрудников. Ее читаемость обеспечит регулярность обновления материалов. Соединяет потоки официальной и неофициальной информации.
Личные встречи главы фирмы с сотрудниками Оно высоко ценится служащими среди всех источников получения управленческой информации, что и подтвердило наше анкетирование (о результатах - см. ниже). Высокая должность, принадлежность собеседника к "вершителям судеб" прибавляют авторитетность их суждениям. Служащий чувствует свою приобщенность к выработке корпоративной политики, важных управленческих решений.
Кроме того, Барбара Джи отмечает важность эмоциональной связи таких встреч, которая помогает руководителю расположить к себе сотрудника, а значит, в будущем не так остро воспринимать непопулярные меры:
"Многие руководители отвергают саму идею о том, что эмоции составляют неотъемлемую часть деловой жизни. "Бобби, не говори ты мне этой ерунды насчет чувств, - однажды сказал мне один менеджер, - принимая решения, я полагаюсь только на свой разум и способность логически мыслить, а не на эмоции". Последние исследования, проведенные учеными-медиками из Сан-Франциско, дали нам новое поразительное доказательство тому, что наш разут, особенно способность принимать решения, управляется скорее эмоциями, нежели логикой. Доктор Дэвид Собель и Роберт Орнштейн, преподаватели неврологии в Университете Калифорнийского медицинского центра, установили существование "командного центра", от которого зависят функции мозга, процесс принятия решений и способности человека. На чем основана его работа -на логике или эмоциях? Собель и Орнштейн так отвечают на этот вопрос: "Конечно, мы можем думать, что нашими способностями и талантами управляется рациональная компонента мозга. Однако нам придется огорчить апологетов логики. К счастью для человека, система контроля за мыслительными операциями... в большей степени связана с эмоциями и системой автоматической самозащиты организма, чем с сознательным процессом мышления... Нами управляют скорее эмоции, а не рассудок".
Непосредственные коммуникации с руководителями – наиболее предпочитаемый источник информации. Проводятся в виде конференций, собраний на регулярной основе. Также важны встречи с руководством в неформальной обстановке. Необходимы специальные «дни приема» руководством для сотрудников.
Записки благодарности В качестве примера использования таких записок процитируем еще один отрывок из книги Б. Джи "Имидж фирмы":
"Когда моя подруга Джулия приступила к работе на новом месте, я посоветовала ей попробовать наладить обмен записками со своими сотрудниками. Она была принята на должность с годовым окладом в 25 тысяч долларов, но хотела добиться большего. И Джулия последовала моему совету, подкрепив эпистолярную деятельность энтузиазмом по отношению к делу и безупречным внешним видом. Вскоре моральный настрой ее подчиненных заметно укрепился, а позитивный вклад Джулии в создание командного духа не остался без внимания руководства компании. Через полтора года после прихода Джулии в компанию ей предложили должность с годовым окладом в 50 тысяч долларов, хотя она не заканчивала университетов, да и опыт работы у нее был небольшой. Но Джулия сумела использовать поразительную силу комплиментарных записок, на которые тратила всего несколько минут в день".
Собрания и брифинги могут проводиться по различным поводам и с различной регулярностью. Они должны быть четко спланированы и организованы. Задачей подразделения по связям с общественностью является создание возможностей для непосредственных коммуникаций менеджером и других сотрудников фирмы. Главное значение такого приема в неформальном общении присутствующих, позволяющем познакомиться и обменяться информацией десяткам присутствующих.
На годовых собраниях главы фирм благодарят своих сотрудников, подчеркивая их значимость и вклад в общее дело. Нередко промышленным рабочим, занятым монотонной деятельностью рассказывают о том, какую роль играет их труд в получении конечного продукта, где будут использованы те приспособления, над которыми они работают. Никто не любит работать вслепую. Ознакомление с конечным этапом работы особенно облегчено в так называемых подразделениях с замкнутым циклом, т.е. в таких, где происходят все этапы создания данного продукта.
По мнению председателя правления фирмы "Болдуин локомотив Уоркс" Самюэля Воклейна, "рядовым человеком легко руководить, если вы пользуетесь у него уважением и покажете ему, что уважаете его за какую-либо способность".
Ежегодные отчеты, как отмечает И. Алешина являются относительно новым и менее распространенным средством донесения организационной информации до сотрудников, в то время как зарубежные фирмы давно их используют. "Такие отчеты могут печататься параллельно с ежегодными отчетами для акционеров или распространяться с как единые годовые отчеты... Ежегодный, или годовой отчет несет информационную функцию, отражая деятельность и значительные события компании в течение года. При этом он должен носить и мотивационную функцию, неявно обращаясь к чувству корпоративной причастности, гордости и патриотизма".
Действенным средством повышения эффективности работы фирм и даже отдельным направление в ПР является работа с внутренней общественностью, представленной служащими организации. Это часть организации, человеческий ресурс, фактор конкурентоспособности. Мнения и поведение сотрудников в отношении организации в значительной степени определяют успех ее начинаний и стабильность, ее жизнеспособность. Тенденции изменения деловой среды изменяют концепции коммуникаций со служащими.
Ориентирами в построении внутрифирменных коммуникаций могут служить следующие правила:
После установки целей/стратегий таких коммуникаций, необходимо разработать программу, для этого необходимо провести внутренний аудит коммуникаций. Построение внутрифирменных коммуникаций зависит от типа организации. Средства:
Листки новостей – внутренние газеты, достаточно доступное и дешевое средство коммуникации. Они могут быть тематическими. Распространяться должны в местах открытого доступа или по подписке. Важна регулярность его выхода. Листок должен служить важным средством для объяснения менеджментом философии и политики компании.
Управленческие публикации – один из путей подробного информирования менеджеров-занятых о происходящем в организации. В них могут быть сведения о персональных изменениях, перемещениях офисов, новых телефонных номерах, пересмотренной политике компании, а также информация в виде цифр. Они должны использоваться топ-менеджментом для создания и поддержки корпоративного духа.
Ежегодные отчеты для занятых –это средство признания достижений занятых, которого они ждут. Они несут информационную функцию, отражая деятельность и значительные события компании в течение года. При этом он должен носить и мотивационную функцию, неявно обращаясь к чувству корпоративной причастности, гордости занятых.
Фирменный журнал – ориентирован на решение стратегических задач и публикует аналитические материалы.
Многотиражная газета распространяет оперативную информацию, в том числе для разрешения конфликтной ситуации.
Листовки – несут сверхоперативную информацию и адресуются конкретной группе.
Внутреннее видео – эффективность объясняется высокой информативностью видеоленты, например, с записью выступления руководителя, объясняющего корпоративную политику. Это сокращает дистанцию между аудиторией и менеджером, персонализирует политику компании. Помимо решения сугубо информационной задачи они создают благоприятную социально-психологическую настроенность.
Горячий телефон – активизирует прямое взаимодействие руководителя и подчиненных, позволяет быстро проходить сигналам обратной связи.
Интернет – с помощью эл.почты проводится информирование занятых, опросы и сбор их мнений методом мозгового штурма, а также обучение(корпоративная эл.доска объявлений, если сотрудники имеют прямой, удобный доступ к И-нету ).
Слухи (неформ. комм-я) – наиболее сильные средства коммуникации. Нередко распространяются быстрее, чем официальная информация, поэтому могут быть разрушительными. Их нужно корректировать, опровергать прямыми официальными заявлениями. Иногда они могут быть более ценным средством внутрифирменной коммуникации, так как им больше доверяют.
Особый спектр средств налаживания коммуникации в фирме составляет межличностное общение. Деловое общение – люди выступают как исполнители профессиональной роли. Основная информация – предметная и рациональная. Неофициальное общение – эмоциональная информация. Характер межличностного общения в корпорации состоит в сочетании делового и неофициального общения. В систему коммуникаций входит и передача информации от высших руководителей подчиненным. Это создает чувство доверия, помогает трезво относится к экономическим реальностям и формируют убежденность в перспективности общей стратегии, ответственность за конечные результаты. Одним из самых простых средств здесь может быть регулярное знакомство с состояние дел. С этой целью каждому служащему можно представить подборку материалов из газет с оценками деятельности компании, отчеты, публичные выступления, в которых намечены цели и стратегии.
Тренинг – коммуникация, которая снижает конфликтность, формирует чувство единства, развивает творческий потенциал.