Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Лекція 2.
Тема: Основи письмовій комунікації.
План:
1. Поняття документа, реквізиту, бланка, формуляра.
2. Основні правила оформлення деяких змінних реквізитів.
3. Правила оформлення службових записок, доповідних записок, довідок.
1.Поняття документа, реквізиту, бланка, формуляра.
РЕКВІЗИТИ
У діловодстві існують єдині вимоги та правила оформлення ділових документів, що встановлюють державними нормативними актами - стандартами. У стандартах викладені правила, що встановлюють вимоги до змісту, побудови і оформлення ділових документів. Виконання правил оформлення документів забезпечує:
Представлення ділових паперів закріплені:
1. Державним стандартом ГОСТ Р 6.30-97 "Вимоги до оформлення документів".
Стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи, пов'язані з Уніфікованої системі організаційно-розпорядчої документації (УСОРД), - постанови, розпорядження, накази, рішення, протоколи, акти, листи та ін, включені до загальнодержавного класифікатора управлінської документації (ЗКУД) (клас 0200000 ) і використовуються в діяльності органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, організацій та їх об'єднань незалежно від форми власності та організаційно-правової форми.
2. Типовою інструкцією з діловодства у державних органах виконавчої влади.
Положення Типової інструкції поширюються на організацію роботи з документами незалежно від виду носія, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль виконання, здійснювані за допомогою автоматизованих технологій.
3. Постановою Державного комітету України за статистикою від 6 квітня 2001 р. N 26 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати".
Крім того, різними міністерствами, відомствами та іншими керівними організаціями стосовно до різних сфер діяльності визначена конкретизована типологія приватних документів.
Що таке реквізит? Будь-який документ складається з ряду складових його елементів оформлення (дати, підпису, і т.д.), які називаються реквізитами.
РЕКВІЗИТИ - обов'язкові елементи оформлення службового документа.
Склад реквізитів налічує 29 найменувань і наведений у державному стандарті (Повний список реквізитів по ГОСТ Р 6.30-97). Реквізити розташовуються на документі кожного виду в строго визначеному стандартом порядку. До найбільш важливим реквізитам документів, які використовуються в сучасній діловій практиці відносяться:
номери й назви реквізитів дані по ГОСТ Р 6.30-97
і Зміні N 1 ГОСТ Р 6.30-97.
|
Переглядаючи цей список, можна сказати наступне: деякі реквізити залишаються незмінними при оформленні різних документів одного підприємства - це емблема організації, назва організації та довідкові дані про організацію. Природно, підприємство не змінює свою назву або свою адресу кожен день або навіть кожен рік. Тому перші 3 реквізиту з таблиці називаються постійними реквізитами. Всі інші реквізити, що фіксуються при складанні конкретного документа, (німенованіе виду документа, дата документа і т.д.) на різних документах будуть відрізнятися - тому їх називають змінними реквізитами.
Кожен документ можна розділити на 3 основні частини:
Особливо важливим є правильне оформлення таких реквізитів, як дата, підпис, друк, реєстраційний номер документа, гриф затвердження, які додають документу юридичну силу.
ФОРМУЛЯР
Для оформлення документа якогось певного виду (наказу, ділового листа і т.д.) будуть потрібні не всі реквізити, перелічені в таблиці, а тільки певна частина з повного списку. Причому які саме реквізити слід оформляти на документі даного виду і в якій послідовності вони повинні бути розташовані на сторінках документа суворо визначено стандартом.
Формуляр документа називається набір реквізитів у документі, розташованих у встановленій послідовності стандартом.
Таким чином можна говорити про формулярі акту, формулярі протоколу, формулярі наказу і т.д. Напрмер формуляр акта включає в себе перелік та порядок реквізитів, оформлюваних в актах:
|
1. Акт оформляється на загальному бланку |
БЛАНКИ ДОКУМЕНТІВ
Бланком документа називається стандартний аркуш з відтвореними на ньому постійними реквізитами та місцем для змінних реквізитів.
Встановлюються два основні формати бланків документів:
А4 (210 * 297 мм) - основний формат.
А5 (210 * 148 мм) - допускається для оформлення коротких документів, наприклад довідок, посвідчень про відрядження.
Допускається використання бланків форматів:
А3 (420 * 297 мм) і А6.
Стандартом встановлюються такі види бланків:
На бланках для листів розміщують всі постійні реквізити, а на загальних бланках не розміщують довідкові дані про організацію.
Розташування постійних реквізитів на бланку може бути поздовжнім і кутовим.
2. Правила оформлення реквізитів
1. У документі реквізити відокремлюються один від одного 2-3 міжстроковими інтервалами.
2. При підготовці документів рекомендується застосовувати текстовий редактор Word for Windows версії від 6.0 і вище з використанням шрифтів Times New Roman Cyr розміром N 12 (для оформлення табличних матеріалів), 13, 14, 15, Times DL розміром N 12, 13, 14. (Рекомендація типової інструкції з діловодства у федеральних органах виконавчої влади).
3. При оформленні документів на двох і більше сторінках друга і наступні сторінки повинні бути пронумеровані. Номери сторінок повинні бути проставлені посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова сторінка та знаків пунктуації.
Приклади оформлення деяких змінних реквізитів:
Гриф затвердження розташовується у правому верхньому куті документа і друкується з лівим відступом 10 см від межі лівого поля.
Гриф затвердження повинен складатися:
- Зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ;
- Найменування посади особи, яка затвердила документ;
- Його особистого підпису з розшифровкою (ініціали та прізвище);
- Дати затвердження.
Якщо документ затверджується не посадовою особою а постановою, рішенням, наказом або протоколом повноважного приймати такі рішення органу, то гриф затвердження починається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО.
Реквізит адресат оформляється на листах, факсах і містить вказівку посадової особи - одержувача документа. До складу реквізиту адресат рекомендується включати поштову адресу. Оформляється в правій верхній частині документа з лівим відступом 8 см.
Реквізит назва виду документа друкують великими літерами і розташовують у центрі сторінки на поздовжніх бланках і від межі лівого поля на кутових бланках.
Дата - один з основних реквізитів, що забезпечують юрідічскую силу документа. Оформляється в лівій частині листа від межі лівого поля під реквізитом найменування виду документа. Датою документа є дата його підписання, затвердження. Відповідно до Зміною N 1 ГОСТ Р 6.30-97 при оформленні реквізиту дата рекомендується записувати дату в форматі: ДД.ММ.РРРР, тобто 2 цмфри число, дві цифри місяць і 4 цифри рік, наприклад 12.02.2002.
Якщо число або місяць складається з однієї цифри перед нею необхідно проставляти 0, наприклад 01.02.2002
Допускається словесно-цифровий спосіб оформлення дати, наприклад: 5 січня 2000 р., а також оформлення дати в такій послідовності: ГГГГ.ММ.ДД, наприклад:2000.01.05.
Цей реквізит оформлюється від межі лівого поля. Приклад: г.Переславль-Залеський.
Реквізит заголовок до тексту містить короткий виклад основного сенсу складається документа. Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назва виду документа, відповідаючи на питання "про що?" або "чого?".
Наприклад:
Наказ .... Про створення атестаційної комісії
Договір .... Про поставку вантажу за контрактом N 249 / 1
До тексту документів, оформлених на бланках формату А5, заголовок можна не складати.
Друкують з лівим відступом 0 см, тобто від межі лівого поля, в короткій рядку - завширшки не більше 7 см, крапку в кінці не ставлять. Щоб виконати вимоги щодо обмеження довжини рядка в текстовому редакторі для абзацу з заголовком до тексту рекомендується встановлювати відступ справа 10 см. У цьому випадку редактор сам виконає необхідну стандартом обмеження довжини рядка.
Текст - основний і найважливіший реквізит документа. Текст документів на бланках формату А5 друкують з міжрядковим інтевалом Одинарний, на бланках формату А4 - з міжрядковим інтервалом Полуторний. Всі інші реквізити оформляються з міжрядковим інтервалом Одинарний.
Реквізит відмітка про наявність додатку друкують під реквізитом Текст з 0-го знака (від межі лівого поля) у вигляді:
Додаток: на 3 л. в 2 екз.
Якщо вид документа, що є додатком, не названо в основному тексті документа, то необхідно вказати його найменування в реквізиті додаток. При наявності кількох додатків вони нумеруються, наприклад:
Додаток: 1. Контракт від 20.07.2001 N21 / 3 на 5 л. в 2 екз.
2. Акт прийому робіт от15.09.2001 N17 на 1 л. у 4 екз.
Реквізит підпис складається з 2-х елементів - найменування посади і розшифровки підпису. Найменування посади друкують під реквізитом Відмітка про наявність додатку або Текст, з 0-го знака (від межі лівого поля) а розшифровка підпису на рівні останнього рядка найменування посади на відстані 12 см від межі лівого поля.
Реквізит гриф узгодження Він складається зі слова ПОГОДЖЕНО, найменування посади особи, з яким погоджено документ (включаючи найменування організації), особистого підпису, її розшифровки та дати. Оформляється в нижній лівій частині сторінки від межі лівого поля під реквізитами Текст, Відмітка про наявність додатку і Підпис.
Реквізит друк проставляється на документах, що засвідчують права посадових осіб, фіксують факт витрати коштів і матеріальних цінностей, а також спеціально передбачених правовими актами. Підпис посадової особи повинна бути завірена гербовою печаткою.
Відбиток печатки слід проставляти так, щоб він захоплював частину особистого підпису реквізиті підпис особи, яка підписала документ.
Відмітка про виконавця включає прізвище (або прізвище, ім'я, по батькові) виконавця документа і номер його телефону. Позначку про виконавця розташовують на лицьовій або зворотному боці останнього аркуша документа у лівому нижньому куті, наприклад:
Петров
924 45 67
або
Петров Іван Васильович
924 45 67
Відповідно до Зміною N1 до ГОСТ Р 6.30-97, введеним в дію з 1 квітня 2000 року в лівому нижньому кутку каждойстраніци документа оформляється реквізит ідентифікатором електронної копії документа. Цей реквізит оформляється в нижньому колонтитулі сторінці, і містить:
- Найменування файлу на машинному носії,
- Дату,
- Інші пошукові дані, що встановлюються в організації.
Різниця між службовими записками та довідками.
Основний обсяг документів, що забезпечують інформаційний обмін між організаціями і структурними підрозділами, складають: довідки, доповідні і пояснювальні записки, зведення, звіти, акти, листи, телефонограми. Інформація, що міститься в цих документах, може спонукати до дії або може бути лише взята до відома. Розглянемо відмінності у складанні та оформленні доповідних записок, службових записок та довідок.
Доповідні і службові записки - це, як правило, внутрішні документи організації. Вони носять допоміжний характер по відношенню до організаційно-розпорядчих документів. У Короткому словнику видів і різновидів документів, розробленому Головархівом СРСР, ВНИИДАД, ЦДАДА в 1974 році, дано визначення цих документів, з яких слідують деякі відмінності в їх призначенні:
Доповідна записка
Доповідна записка (код уніфікованої форми 0286041 по ОКУД) складається з метою інформувати керівництво про ситуації, що склалася, мали місце факти і т.п. і спонукати до прийняття певного рішення.
Доповідні записки можуть носити і чисто інформаційний характер. Такі записки містять, як правило, інформацію про хід виконання будь-яких робіт. Звітні доповідні записки повідомляють про виконання завдань, планів, вказівок, робіт. Таким чином, доповідні записки забезпечують зв'язок об'єктів управління на вертикальному рівні - знизу вгору, тобто направляються від нижчестоящого посадової особи вищій посадовій особі.
У залежності від адресата доповідні записки можуть бути:
Внутрішня доповідна записка
Внутрішні доповідні записки складаються на стандартному аркуші паперу, але із зазначенням всіх необхідних реквізитів, розташованих у відповідності з ГОСТ 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до складання документів ». До таких реквізитів відносяться:
Текст будь-якого інформаційно-довідкового документа оформляється шрифтом Times New Roman, розмір 14, через 1,5 інтервалу.
Переважно при оформленні доповідної записки користуватися кутовим розташуванням реквізитів заголовної частини (проте ця вимога не є жорстким). Приклади розташування заголовної частини внутрішньої доповідної записки двома способами:
Текст будь-якого інформаційно-довідкового документа оформляється шрифтом Times New Roman, розмір 14, через 1,5 інтервалу.
Переважно при оформленні доповідної записки користуватися кутовим розташуванням реквізитів заголовної частини (проте ця вимога не є жорстким). Приклади розташування заголовної частини внутрішньої доповідної записки двома способами:
У внутрішній доповідній записці у верхньому лівому куті розташовується найменування структурного підрозділу - автора документа.
Найменування виду документа пишеться прописними літерами (ДОПОВІДНА ЗАПИСКА) і може розташовуватися по центру або від межі лівого поля (залежно від того, який обрано спосіб розташування заголовної частини документа) через 2 міжрядкових інтервалу.
Дата та індекс доповідної записки пишуться на одному рядку. Дата оформляється арабськими цифрами, наприклад 02.02.2006, або буквено-цифровим способом, наприклад 2 лютого 2006 У зовнішньої доповідної записки вона є датою підписання і, як правило, відправлення. Датою внутрішньої доповідної записки буде дата складання та підписання.
Реєстраційний номер на внутрішній доповідній записці проставляється або за місцем складання, або за місцем отримання, в залежності від постановки системи реєстрації, яка діє в організації. При розгляді доповідної записки зацікавленими особами, на ній проставляються візи узгодження, а після прийняття рішення - резолюція керівника.Винесення резолюції є кінцевим етапом розгляду доповідної записки.
Доповідна записка може мати заголовок, який коротко розкриває зміст документа.Тема доповідної записки формулюється за загальними правилами складання заголовків до документів: за допомогою прийменника «про» і віддієслівного іменника у місцевому відмінку. Наприклад: «про переведення Королевою О.В. в бухгалтерію ».
У тексті доповідної записки чітко виділяються дві частини. У першій частині повідомляються факти, які послужили приводом для складання документа, а в другій - викладаються конкретні висновки, прохання та пропозиції. Текст доповідної записки може складатися і з трьох частин. У цьому випадку в першій частині (констатуючому) будуть викладатися причини, факти або події, що послужили приводом для її написання, в другій частині - аналіз ситуації, що склалася, можливі варіанти рішення, а в третій - висновки та пропозиції про конкретні дії, які необхідно зробити, на думку укладача доповідної записки. Доповідна записка може бути представлена в текстовому і табличному варіанті або їх поєднанні.
Якщо є додаток, то позначка про нього робиться до оформлення підпису.
Зовнішня доповідна записка.
Зовнішня доповідна записка оформляється на загальному бланку і підписується керівником організації. При цьому повне або скорочене найменування вищестоящої організації використовується згідно зі статутом організації.Найменування організації-автора розміщується нижче.
Службова записка .
У Загальноросійському класифікаторі управлінських документів (ОКУД) відсутній такий вид документа як «Службова записка». Однак даний вид документа широко використовується в управлінській практиці. У зв'язку з чим пропонуємо оформляти «Службову записку» відповідно до вимог ГОСТ 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Вимоги до оформлення документів »з метою єдності оформлення управлінської документації.
Службові записки, на відміну від доповідних записок, забезпечують зв'язок об'єктів управління на горизонтальному рівні, тобто складаються працівником або керівником підрозділу на ім'я керівника чи фахівця іншого підрозділу. Слід пам'ятати, що службові записки направляються звичайно від одного керівника до іншого або від одного працівника до іншого тільки у разі їх рівнозначного посадового статусу, в іншому випадку це буде доповідна записка.
Як правило, службові записки складаються з питань матеріально-технічного, інформаційного, організаційного та господарського забезпечення. Службові записки - це свого роду листування між структурними підрозділами. Вони зазвичай містять певну прохання, пропозиція. Службові записки оформляються так само, як і доповідні.
Довідка
Інформаційні доповідні записки часто замінюють таким документом, як довідка, і навпаки, що є неправомірним. Довідка - це документ, що містить описи і підтвердження тих чи інших фактів або подій, в тому числі біографічного або службового характеру; на відміну від доповідних записок вона не вимагає ухвалення яких-небудь дій від керівника.
У залежності від цілей складання довідки можуть бути:
• аналітичні,
• звітні,
• інформаційні.
1) Аналітичні довідки містять інформацію з питання або проблеми, що вимагає рішення. Зазвичай аналітичні довідки мають значний обсяг тексту (до 3-х сторінок).Текст аналітичної довідки складається з трьох частин. У першій частині викладається підстава складання, у другій - аналіз ситуації або питання, в третій - висновки та пропозиції.
2) Звітні довідки містять узагальнюючі підсумкові відомості про результати діяльності, тому заголовок звітної довідки включає вказівка на період часу, до якого відносяться викладені в довідці відомості, наприклад: Довідка про обсяг документообігу підприємства в 2006 р.
3) Довідки інформаційного характеру складаються з метою інформувати керівництво про стан справ і можуть мати, наприклад, такий напис: Довідка про хід виконання робіт за договором з ВАТ «Місяць». Вони складаються за запитом та представляються у встановлені терміни.
Довідки, залежно від адресата, можуть бути:
• зовнішніми і
• внутрішніми.
Зовнішні довідки оформляються на загальному бланку організації, підписуються керівником організації і містять ті ж реквізити, що і доповідні записки.
Внутрішні довідки оформляються на стандартному аркуші паперу аналогічно внутрішньої доповідній записці і підписуються керівником структурного підрозділу та / або фахівцем-укладачем.