Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Содержание
Введение
Раздел 1. Правовой аспект работы с конфиденциальными документами
1.1 Организация конфиденциального делопроизводства
1.2 Документирование конфиденциальных сведений
1.3 Гриф конфиденциальности документа
1.4 Носители конфиденциальной информации
1.5 Санкционирование изготовления и составление текста конфиденциального документа
1.6 Учет и изготовление конфиденциального документа
1.7 Издание конфиденциального документа
Раздел 2. Применение прикладных компьютерных программ к конфиденциальному делопроизводству
2.1 Прикладные программы конфиденциального документооборота
2.2. Корпоративное конфиденциальное электронное делопроизводство должно состоять из следующих взаимосвязанных систем
Заключение
Конфиденциальный (от латинского confidential - доверие) документ - доверительный, секретный. В статье 2 Федерального закона от 20 февраля 1995 года № 24 - ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" конфиденциальная информация определена как документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствие с законодательством РФ.
В достаточном бурном развитии экономики России и в условиях ужесточения конкурентной борьбы на рынке, все чаще организации подвергаются различным видам коммерческих шпионажей, в том числе и промышленным как правило, в большинстве случаев, организации и предприятии используют бумажные носители информации (в том числе и конфиденциальной) из-за их более удобного практичного и долговечного хранения. Однако бумажные носители не имеют ни каких специальных степеней безопасности, как электронный и другие виды носителей, поэтому вся ответственности за сохранности бумажных документов ложиться на правильную организацию конфиденциального документооборота в частности. В наше время происходят разглашение информации содержащийся в таких документах созданных во времена СССР, которые получили большую популярность у исследователей. Проблема поставленной темы заключается в том, что зачастую сотрудники халатно относятся к документам, которые несут важную информацию.
Проводя исследования по данной теме необходимо выяснить предмет и объект исследования. Предметом исследования будет являться непосредственно специфика работы с конфиденциальными документами и объектом изучения - сами документы, называемыми документами ограниченного доступа.
Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы, создаваемые для фиксации фактов, событий, распоряжений. Документы по степени доступности делятся на открытый и конфиденциальный. Оба вида документов имеют существенные отличия и вместе в системе делопроизводства находиться не могут. Движение документов или документооборот также подразделяется на открытый и конфиденциальный. Конфиденциальный документооборот не должен пересекаться с открытым, в целях сохранности конфиденциальной информации.
Система делопроизводства постоянно усложняется и современное делопроизводство представляет собой организацию, состоящею из множества структурных подразделений и их сотрудников. Обязанности каждого сотрудника четко регламентированы и находятся в рамках подразделения, в котором он задействован. В связи с этим усложняется задача защиты конфиденциальной информации, конфиденциальное делопроизводство имеет ни менее сложную организацию по сравнению с открытым делопроизводством.
Наиболее существенным, что отличает технологию обработки и хранения конфиденциальных документов от документов открытых и что лежит в основе процесса защиты этих документов от любого вида угроз по организационным и техническим каналам, является многоступенчатый учет всех процедур и операций, выполняемых с документом.
Цель данной работы: выявить особенности конфиденциального делопроизводства с использованием прикладных компьютерных программ.
Задачи:
1. Изучить правовой аспект работы с конфиденциальными документами.
конфиденциальное делопроизводство гриф санкционирование
2. Проанализировать применение прикладных компьютерных программ к конфиденциальному делопроизводству.
Практическая ценность применительно к документированию означает, что конфиденциальная деятельность должна обеспечиваться минимальным количеством документов при сохранении полноты и достоверности информации, применительно к организации документооборота - предоставление пользователям всех необходимых документов, но только тех, которые действительно требуются для выполнения должностных обязанностей. В работе использовались нормативные акты и литература по конфиденциальному делопроизводству.
В настоящее время регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления ведётся в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.
Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации.
Федеральный закон Российской Федерации "Об информации, информатизации и защите информации" закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (информация, информатизация, информационные ресурсы, документированная информация и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам.
Организация конфиденциального делопроизводства включает в себя создание подразделения, обеспечивающего изготовление, учет, хранение, обработку и использование конфиденциальных документов, установление его статуса, структуры, численного и должностного состава, разработку положения о подразделении и должностных инструкций сотрудников, выделение для подразделений служебных помещений, обеспечение необходимых условий труда, разработку или приобретение нормативных документов и методической литературы по организации и ведению конфиденциального делопроизводства, создание постоянно действующей экспертной комиссии, оформление допуска сотрудников к коммерческой тайне и обучение их правилам работы с конфиденциальными документами.
В основе санкционированной работы персонала с конфиденциальными документами, а также правомерности документирование сотрудниками конфиденциальных сведений лежит разрешительная система доступа к секретам фирмы. Разрешительная (разграничительная) система доступа в сфере коммерческой тайны представляет собой совокупность правовых норм и требований, устанавливаемых собственников информации с целью обеспечения регламентированного использования сотрудниками доверенных им ценных сведений, необходимых для выполнения служебных обязанностей.
Важно, что в отличие от открытых документов процесс документирования конфиденциальной информации насыщен специфическими технологическими этапами и процедурами. Выделяются следующие основные этапы:
получение разрешения полномочного руководителя на документирование конфиденциальной информации;
установления уровня грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению в будущий документ;
оформление и учет носителя для документирования выделенного комплекса конфиденциальной информации;
составление вариантов и черновика текстов документа;
получение разрешения полномочного руководителя на изготовления документа;
учет подготовленного черновика конфиденциального документа;
изготовление проекта конфиденциального документа;
издание конфиденциального документа;
Указанные этапы характеризуются не только регламентированной технологией, но и жестокими правилами работы с конфиденциальной информации. Сам факт запечатления ценной информации на носители предполагает наличие защитных мер в отношении информации и носителя от различных рисков.
Перед решение вопроса о присвоении будущему документу грифа конфиденциальности должно быть получено разрешении полномочного (обычно первого) руководителя фирмы на составлении этого документа. Как правило, для типовых категорий документов такое разрешение определяется наличием данного типа документа в утвержденном первым руководителем фирмы перечне ценных и конфиденциальных документов фирмы. При отсутствии предполагаемых документов в этом перечне вопрос издании решается индивидуально, о решения первого руководителя фиксируется им на носители, предназначенном для составления черновика данного документа.
Своевременное установление грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению будущих документов, является одним из основных элементов защиты документированной информации, позволяющих обеспечить относительно надежную безопасность секретов фирмы.
В основе присвоения документу грифа конфиденциальности должны лежать: перечень конфиденциальных сведений фирмы, требование партнеров, условий контрактов, а также перечень ценный и конфиденциальных документов фирмы. Руководители фирмы и структурных подразделений, филиалов фирмы имеют право присваивать гриф конфиденциальности любому разрешенному для издания, но не включенному в перечень документу, если это не противоречит действующему законодательству. Система грифования (маркирования) документов не гарантирует сохранность информации, однако позволяет четко организовать работу с документами и, в частности, сформировать систему доступа к документам персонала.
Гриф конфиденциальности или гриф ограничения доступа к традиционному, машиночитаемому или электронному документу представляют собой реквизит (элемент, служебную отметку, помету, пометку) формуляра документа, свидетельствующий о конфиденциальности содержащихся в документе сведений и проставляемых на самом документе или сопроводительном письме к нему. Грифы ставятся на всех экземплярах документа, учетных и отчетных формах, черновиках, вариантах и копиях, в которых содержаться хотя бы один из конфиденциальных показателей.
Информация и документы, отнесенные к коммерческой тайне, имеют несколько уровней грифа ограничения доступа, соответствующих различным степеням конфиденциальности информации.
Первый, массовый уровень - грифы "Конфиденциально", "Конфиденциальная информация".
Второй уровень, достаточно редкий - грифы "Строго конфиденциально", "Строго конфиденциальная информация", "Конфиденциально. Особый контроль". Этот гриф присваивается документу лично первым руководителем фирмы, им изменяется или отменяется.
На документах, содержащих сведения, отнесенные к служебной тайне, ставиться гриф "Для служебного пользования", "Служебная информация" или "Не для печати".
На ценных, но не конфиденциальных документах может проставляться помета (отметка, надпись, штамп), предполагающая особое внимание к сохранности таких документов. Например: "Собственная информация фирмы", "Информация особого внимания", "Копии не снимать", "Хранить в сейфе" и др.
Изменения или снятие грифа конфиденциальности документа производится при изменении степени ценности содержащихся в нем ценностей. Основаниями для этих действий являются: соответствующая корректировка перечней конфиденциальных сведений или документов фирмы; и стечением установленного срока действия грифа; наличия события, при котором гриф должен быть изменен или снят; установления факта неправильности присвоения грифа к документу.
Процедуры изменения и снятия грифа конфиденциальности с документов фирмы должны быть четко регламентированы.
При изменении или снятия грифа руководитель делает отметку на самом документе и в сопроводительном письме путем зачеркивания грифа или написания нового указания основания для выполнения этого действия и проставления подписи и даты. После снятия грифа документ передается в службу открытого делопроизводства фирмы.
Следующим принципиально важным вопросом, решаемым за благовременное руководство фирмы до начала составления текста документа, является определение необходимости предварительного учета носителя, на котором будут формироваться черновик и беловик документа. Назначение этапа учета носителя конфиденциальной информации состоит в том, что бы обеспечить безопасность информации, контроль за её сохранностью не только в подлиннике документа, но и во всех черновых материалов, вариантах и редакциях документа, отдельных записях и подготовительных материалов. На чистом носителе информации ставится избранный гриф конфиденциальности будущего документа.
Носителями документированной конфиденциальной информации могут быть:
) Для традиционных текстовых документов - блокнот с отрывными листами и корешком, выполняющие функцию учета листов, нанесения отметок о целевом их использовании; Рабочая и стенографическая тетради для больших по объему документов; отдельные пронумерованные листы бумаги, типографические формы и бланки документов;
2) Для чертежно-графических документов - пронумерованные листы ватмана, кальки, пленки, координатной бумаги и т.п.;
) Для машиночитаемых документов - маркированные и пронумерованные магнитные ленты, диски, дискеты, карты и т.п.;
) Для аудио- и видеодокументов - маркированные и пронумерованные кассеты с магнитной пленкой, лазерные диски, кассеты с кинопленкой и т.п.;
) Для фотодокументов - маркированные и пронумерованные кассеты с фотопленкой, фотобумага, микрофиши, слайды, кассеты с микрофотопленкой и т.п.
Основными задачами учета носителей конфиденциальной информации можно назвать следующие:
закрепление факта присвоения носителю категории конфиденциальности, ограниченного доступа;
присвоение носителю учетного номера и включение его в справочно-информационный банк для обеспечения контроля за использованием и проверки наличия;
документирование фактов перемещения носителя между руководителями и сотрудниками фирмы, закреплением персональной ответственности за его сохранность;
контроль работы исполнителя и своевременного уничтожения носителя или его частей, потерявших практическое значение.
Все типы носителя конфиденциальной документированной информации должны быть учтены до начало составления на них проекта черновика, вариантов и беловика будущего документа. Учет носителей целесообразен только на уровне руководства фирмы, так как именно здесь концентрируется вся действительно ценная информация.
Обязательному инвентарному учету и маркировке на всех уровнях управления и в любых структурах подлежать магнитные носители информации, для которых угрозы представляют значительно большую опасность, чем для бумажных, а обнаружение реализации этих угроз возможно только на основе сложных аналитических наблюдений.
Этап оформления и учета носителей конфиденциальной информации и выдачи их руководителям или сотрудникам фирмы выполняются - службой конфиденциальной документации, решающие следующие задачи обеспечении защиты информации:
) Предотвращение выдачи носителя лицу, несвязанному с составлением конкретного документа или исключенного из состава лиц, допускаемых данному носителю;
2) Выявление факта утраты носителя или его частей, организации поиска носителя и проведения совместно со службой безопасности фирмы служебного расследования;
) Предотвращения нарушения принципа персональной ответственности за сохранность носителя и фиксируемой в нем информации;
) Обнаружения фактов обмена носителя другим, фальсификации части носителя;
) Обнаружение фактов случайной или умышленной порчи носителя, изменение формата, нумерации листов, вырывания листов и их загрязнения, склеивания и т.п.;
) Предотвращения несанкционированной и не неоправданной деловой необходимостью передачи носителя между руководителями и сотрудниками;
) Предотвращение несанкционированного ознакомления посторонних лиц с содержанием информации, зафиксированной на носители, в процессе его выдачи руководителю, сотруднику и прием от них носителя.
Следовательно, до начало составления черновика конфиденциального документа должен быть выполнен ряд принципиально важных технологических этапов обеспечения сохранности секретов фирмы, которые дают возможность будущем свести к минимуму риск утраты ценной информации, документирование которой пока только предполагается.
Этап составление текста конфиденциального документа методически мало отличается от аналогичной творческой, формально-логической и технической работы, проводимой при формировании содержания открытого документа.
Составление текста в ценных конфиденциальных документах обычно централизуется на уровне руководства фирмы. На любых черновика, вариантах, редакциях конфиденциальных документов (в том числе электронных), относящихся к ним материалах, записях, записках и т.п. Обязательно и заблаговременно проставляется установленный гриф ограничения доступа.
Говоря о технологии подготовки к документированию и документировании конфиденциальной информации, необходимо отметить наличие трех специфических особенностей (дополнительных этапах), необходимых для обеспечения заблаговременного сохранения в тайне содержания создаваемого документа: получение разрешения на составление документа, присвоение будущему документу определенного уровня грифа конфиденциальности и предварительный учет того носителя, на котором этот документ будет составляться.
Следующая, специфическая особенность, состоит в том, что ни один проект конфиденциального документа не может быть изготовлен с черновика и обрести статус правомерно документированной информации без дополнительной санкции (письменного разрешения) полномочного должностного лица фирмы.
Причина появления этой особенности заключается в необходимости документирования такого правого события, как зарождение персональной ответственности данного должностного лица за издание конкретного документа, т.е. распространение конфиденциальных сведений и соответствующее увеличение состава источников, владеющих данной информацией. Сотрудник, если он не руководитель фирмы, таким правом обладать не может в силу того, что он лишь потребитель информации, а не ее собственник или владелец.
Если решение об издании открытого документа принимается руководителем при подписании готового беловика документа, то вопрос об издании конфиденциального документа решается полномочным руководителем еще до изготовления первого проекта документа на основании анализа сложившейся ситуации и ознакомления с черновиком будущего документа.
Решение фиксируется двумя способами: или аналогично указанным выше наличием данного документа в перечне ценных и конфиденциальных документов фирмы, или индивидуальным разрешением в виде соответствующей подписанной, как правило, первым руководителем фирмы записи на черновике документа.
Следующее и, пожалуй, наиболее существенное документирование конфиденциальной информации, касающееся уже непосредственно технологических процедур изготовления самого документа, состоит централизованном учете - присвоении учетного номера проекту будущего документу.
Учету подлежат черновики всех конфиденциальных документов, независимо от места их составления и последующего изготовления проекта документа. Обязательно учитываются черновики подготовленных конфиденциальных подготовленных документов, телетайпограмм, факсов и телеграмм. Ответным документам присваивается новый учетный номер.
В случаи, когда сотрудник фирмы имеет разрешение на самостоятельное изготовление конфиденциальных документов, перед выполнении этого этапа он обязан передать черновик для учета. После регистрации черновик возвращается исполнителю под роспись учетной карточки подготовленных документов.
Учетные карточки подготовленных документов отражается последовательный ход работы над проектом документов в процессе его изготовления, издания, последующего исполнения или отправки, хранения или уничтожения.
Как видно, черновик и проект будущего документа постоянно находиться под контролем. Этим в определенной мере обеспечивается сохранность информации, которую руководство фирмы решило зафиксировать на том или ином типе носителя. Если открытые документы регистрируются только после их подписания или утверждения руководителя, то конфиденциальные документы - до изготовления проекта документа с черновика.
Процесс превентивного, предупредительного контроля за документированием конфиденциальной информации и технологическая реализация этого процесса входят обязательной основной частью в структуру системы защиты информации от санкционированного доступа к информации постороннего лица и утраты носителя или конфиденциальности информации.
Целью этапа изготовления конфиденциального документа является перепечатывание черновика документа и создания оформленного в соответствии с государственным стандартом оригинала проекта документа, предназначенного по окончанию этапа издания стать подлинником документа.
Основная масса проекта типовых по содержанию конфиденциальных документов может с разрешением первого руководителя фирмы изготавливаться децентрализовано руководителями и сотрудниками фирмы непосредственно на рабочих местах при наличии специального защитного оборудования в их кабинетах и с соблюдением общего порядка учета этих документов.
При этом следует помнить, что этим лицам не разрешается передавать черновики документов для печатанья техническим сотрудникам подразделением и не имеющих разрешения выполнять подобную работу. Изготовление конфиденциальных документов осуществляется только на выделенных для этих целей пишущих машинах, компьютерах и принтерах. Эти средства должны находиться под контролем специалистов в службе безопасности.
Конфиденциальные документы могут копироваться и тиражироваться с помощью соответствующей организационной техники и с соблюдением действующих требований по защите информации и сохранности всех сопровождающих этот процесс промежуточных носителей. Копирование и тиражирование конфиденциальных документов всегда санкционируется первым руководителем фирмы с проставлением необходимых записей в учетной форме основного документа и основных документов.
При изготовлении документов на машиночитаемых носителях могут производиться следующие действия, затрудняющие несанкционированный доступ к этим документам: шифрование всего или части текста документа, внесение программных дополнений, не позволяющих посторонним лицам прочитать или копировать документ.
Этап издания конфиденциальных документов технологически не отличается от процесса придания открытому документу юридической силы. Однако при издании конфиденциальных документов должны быть решены следующие задачи обеспечения защиты информации:
предупреждения ознакомления с документов руководителей и сотрудников, не имеющих служебного отношения к данному документу;
предупреждения утраты документа и его частей, элементов текста в процессе передачи документов при издании;
перекрытия визуальных и акустических каналов в процессе обсуждения с руководителями и сотрудниками содержания документа.
Издание документа включает в себя следующие последовательно выполняемые процедуры:
заключительное корректирование текста и подготовка документа к изданию;
итоговое внутреннее согласование документа;
внешнее согласование документа;
подписание документа руководителем;
утверждение документа при необходимости.
Если в процессе визирования или подписания проекта документа принимаются решения об изменении уровня грифа конфиденциальности, то такое изменение должно быть срочно внесено во все экземпляры документа, черновик, редакции документа, учетные формы и описи.
Следовательно, документирование конфиденциальных сведений - изготовления конфиденциальных документов - сопровождается рядом специфических технологических этапов, необходимых для решения задач обеспечения сохранностей всех носителей и конфиденциальности документированной информации. Иной порядок изготовления конфиденциальных документов неминуемо приведет к утрате секретов фирмы.
Таким образом, организация конфиденциального делопроизводства означает создание необходимых условий для изготовления и получения конфиденциальных документов, организации работы с ними и предотвращения утраты и утечки документированной конфиденциальной информации, а также совокупность правовых норм и требований, устанавливаемых собственником информации с целью обеспечения регламентированного использования сотрудниками доверенных им ценных сведений, необходимых для выполнения служебных обязанностей.
В настоящие время в России используется небольшое количество отечественных информационных систем для автоматизации документооборота в организации. Изначально такое программное обеспечение было заимствовано у иностранных производителей, но его приходилось постоянно адаптировать под российскую действительность. Исходя из этого, и начали появляться программы, написанные специально для российского бизнеса. Основные информационные системы, использующиеся для автоматизации конфиденциального документооборота.
В конфиденциальном делопроизводстве чаще всего используются текстовые редакторы, табличные процессоры, базы данных. Экономисту, связанному с конфиденциальным делопроизводством, могут быть полезны программы экономического назначения, программы автоматизированного управления предприятием, статистические и математические программы и др.
Сумма всех достижений информационных технологий привела к возникновению корпоративных систем конфиденциального документооборота.
Для создания такой системы необходимо, чтобы сотрудники фирмы имели доступ к компьютерам, оснащенным средствами электронных коммуникаций и специальным программным обеспечением. Корпоративная система документооборота позволяет делать с документами все то, что с ними делают в любой системе делопроизводства и документооборота, и дополнительно включает в себя принципиально новые возможности, доступные только компьютерам.
Например, в такой системе конфиденциального документооборота можно поставить на документ электронную подпись, ограничить доступ к документу, направить его определенным сотрудникам в определенном порядке, в любой момент установить, где и в какой стадии отработки находится документ, и просмотреть связанные с документом заметки своих сотрудников. Можно создать типовой документ (входящий или исходящий) и описать порядок его обработки и права участников такого процесса, которые будут автоматически выдерживаться строго и точно. Документом в таких системах становится не только собственно документ, таблица, диаграмма, но и любое изображение (статическое или динамическое), звукозапись и вообще все, что способен обработать компьютер. Примером статического изображения может быть чертеж любой сложности или электронная модель узла, изделия, сооружения.
Domino. Doc имеет очень широкие возможности для создания и управления документами в распределенной вычислительной среде, обеспечивая характерную для современных промышленных решений надежность, и включает следующие функции:
· разработку документов при помощи любых программных продуктов Windows;
· поддержку коллективной работы над документами;
· регистрацию входящих и исходящих документов;
· поддержку в виде документов любых данных, которые могут быть сохранены в электронной форме;
· сохранение версий документов;
· полномасштабные средства текстового поиска и получения документов;
· создание типовых документов;
· поддержку промышленных средств защиты и шифрования документов;
системы электронного конфиденциального документооборота;
системы защиты информации, циркулирующей в системе электронного конфиденциального документооборота;
системы электронного конфиденциального информационного хранилища;
системы сопряжения конфиденциального электронного и бумажного документооборота.
Система электронного конфиденциального документооборота должна предусматривать следующие возможности:
возможность создания электронных документов с помощью текстовых редакторов, включая создание электронных документов по типовым формам;
возможность создания составных электронных документов, состоящих из нескольких разных по формату файлов;
возможность создания электронных документов с помощью сканирования документа на бумажном носителе;
возможность создания электронных документов с помощью иных электронных данных, полученных с помощью:
электронной почты;
корпоративной компьютерной сети;
устройств ввода компьютерной информации (дисководы и т.д.).
работу с электронными документами различных форматов (текстовых, графических и т.д.).
создание регистрационной карточки электронного документа, связки регистрационной карточки с электронным документом и присвоение необходимых реквизитов, среди которых:
дата создания, получения, исполнения;
регистрационный номер;
фамилия, имя, отчество исполнителя, адресата;
права доступа;
степень конфиденциальности;
количество листов и т.д.
разделения документов по степени конфиденциальности, присвоение каждому документу грифа конфиденциальности и разграничение права пользователей работы с конфиденциальными документами по мандатному принципу.
получения и отправления электронных документов (документооборот) по корпоративной компьютерной сети, а также по электронной почте.
работы с взаимосвязанными документами, поддержание возможности установления ссылок между учетными карточками или документами, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга (например, с помощью гиперссылок с возможностью просмотра цепочки взаимосвязанных документов).
контроля передвижения электронных документов по сети и контроля ознакомления с электронными документами, а также контроля за копированием, редактированием и размножением электронных документов.
осуществления контрольных функций (контроля исполнения резолюций, поручений, сроков исполнения и т.д.), а также возможность сигнального режима, как составной части контроля.
поиска электронных документов по:
реквизитам;
ключевым словам;
содержанию;
дате создания;
контрольным срокам;
исполнителю и т.д.
анализа электронных документов по:
тематике;
проблематике;
исполнителям;
резолюциям;
дате создания и т.д.
дублирования (архивирования) электронных документов с заданной периодичностью, а также ведение систематизированных электронных архивов документов, их образов, учетных карточек с возможностью поиска и анализа.
разделение конфиденциального и открытого электронного делопроизводства.
Система конфиденциального электронного информационного хранилища должна предусматривать возможность:
. систематизирования поступающих в хранилище документов различных видов и форм и упорядочения работы с ними;
. гарантированно сохранять документы в массивах хранилища, освободив от этой функции сотрудников;
. отслеживать движение документов, выдаваемых сотрудникам, контролировать и обеспечивать их возврат (физические документы) и уничтожение выданных электронных копий;
. обеспечивать эффективный поиск нужных документов в хранилище по идентификационным признакам;
. организовать малозатратную технологию выдачи документов сотрудникам и возврат документов в хранилище;
. уменьшить количество документов, одновременно находящихся у исполнителя за счет оперативного их получения из хранилища;
. упростить работу с документами, находящимися в хранилище, и сократить временные затраты на их подборку и анализ за счет дружественного интерфейса в интерактивном режиме;
. обеспечить режим безопасности документов в процессе их хранения, передачи в хранилище или получения из хранилища за счет использования современных технологий и средств информационной безопасности, а также разграничение доступа пользователей.
Система защиты конфиденциального электронного делопроизводства должна состоять из следующих взаимосвязанных блоков:
блок технических (программных) средств защиты электронного делопроизводства;
блок технических средств защиты электронного делопроизводства, связанных с нейтрализацией побочных электромагнитных излучений и наводок;
блок методов защиты электронного делопроизводства, связанных с человеческим фактором и решением кадровых вопросов;
блок организационных методов защиты электронного делопроизводства.
Блок технических (программных) средств защиты электронного делопроизводства должен быть многорубежный. Наиболее эффективной является система, состоящая из 3 рубежей:
рубеж - системы защиты информации, предусмотренные программным обеспечением, на которой работает компьютерная сеть (средства защиты Windows, Office и т.д.);
рубеж - системы защиты информации, встроенные в саму систему электронного делопроизводства;
рубеж - системы защиты информации, дополнительно установленные в компьютерной сети на сервере и на рабочих местах пользователя
Блок технических (программных) средств защиты электронного делопроизводства должен предусматривать:
защиту информации при пересылки по корпоративной компьютерной сети;
защиту информации при передаче по электронной почте;
защиту компьютерной информации от несанкционированного доступа;
защиту компьютерной сети при работе в глобальной информационной сети Интернет (в идеальном случае для работы с Интернетом, а также с электронной почтой необходим отдельный компьютер, работающий в автономном режиме);
мандатный принцип доступа пользователей к информационным ресурсам электронного делопроизводства, включающий в себя:
контроль и защиту электронного документа от просмотра;
контроль и защиту электронного документа от редактирования и отмена защиты от редактирования;
контроль и защиту электронного документа от копирования и распечатывания на принтерах;
разделение пользователей на группы и наделение каждой группы возможности работы только с электронными документами определенного грифа конфиденциальности
контроль целостности и достоверности электронного документа, а также подтверждение авторства исполнителя с помощью электронной цифровой подписи;
защиту от вредоносных программ (вирусов);
парольную защиту на включение машины, на обращение к жесткому диску и/или на открытие файлов прикладных программ с периодическим изменением используемых паролей.
Прикладные компьютерные программы конфиденциального документооборота как минимум, должны выполнять четыре основные функции: регистрацию (индексирование), хранение и поиск, контроль исполнения и подготовку документов. Также должны создать в организации единое документированное информационное пространство, дающее пользователям средства для повышения эффективности управления и совместной работы над документами сотрудниками организации на любом рабочем месте (в рамках их компетенции), в режиме реального времени.
Итак, деятельность любой организации невозможна без документирования, которое государственный стандарт определяет как "запись информации на различных носителях по установленным правилам". Другими словами, документирование представляет собой процесс создания и оформления документов. Часто документирование является обязательным, устанавливается законами или иными нормативными правовыми актами.
Информационно-документационное обслуживание выступает главной обеспечивающей функцией управления, выполнение которых требует специальных профессиональных знаний.
В данной работе были рассмотрена такая неотъемлемая и важная часть конфиденциального документационного обеспечения управления - документооборот, в ходе которого решается важнейшая задача обработки документов организации. И лишь только централизованная система учета документов, т.е. сосредоточение всех регистрируемых операций в одном месте, создает наибольшую экономическую эффективность. Необходимо не только грамотно производить все стадии обработки документов, но и механизировать эти систему, внедряя новые технологии, что значительно усовершенствует процесс делопроизводства.
В настоящее время в системе делопроизводства произошли значительные положительные изменения, связанные с использованием персональных компьютеров, что позволяет решить многие проблемы в системе делопроизводства.
В результате проведения анализа применения прикладных компьютерных программ конфиденциального электронного документооборота была применена программа, отвечающая основным заявленным требованиям, а именно: создание, регистрация, распределение, согласование и поиск документов. Эта система может успешно применяться как на малых предприятиях для централизованного хранения всего комплекса документов, так и в средних компаниях, используя весь функционал программы, необходимый для быстрого и качественного конфиденциального документооборота.
Одним из преимуществ этой системы является высокая экономическая эффективность и эффект, позволяя организации значительно снизить затраты на систему документооборота, а также быстрая окупаемость. Это достигается за счет значительного снижения времени выполнения трудоемких операций. Сотрудники компании смогут тратить меньше времени на рутинные операции и больше уделять внимания своим задачам.
К направлениям дальнейшего совершенствования можно отнести внедрение в созданную систему структуры детального разделения пользователей на группы по функциональному признаку или должностному, учёта и контроля исполнения. Но даже существующий вариант, прошедший тестирования, можно назвать завершенным продуктом и использовать для автоматизации конфиденциального документооборота.