Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Содержание
Введение ……………………………………………………………………….2
1.Теоритическая часть. Понятие самоменеджмента………………………...4
Определение и сущность самоменеджмента………………………………..4
Цели и функции самоменеджмента…………………………………….........4
1.3 Основы и методики самоорганизации и планирования…………………5
2. Система самоменеджмента и ее основные элементы……………………..7
2.1 Основные составляющие самоменеджмента……………………………..7
2.2 Основные этапы самоорганизации………………………………………..15
2.3 Слагаемые эффективного самоменеджмента…………………………….17
3.Разработанная программа самоменеджмента……………………………...20
3.1Практические приемы самоменеджмента………………………………...20
3.2Практическое применение основных составляющих
самоменеджмента……………………………………………………………....23
Заключение..……………………………………………………………………25
Список использованных источников………………………………………....27
Приложение № 1……………………………………………………………….28
Приложение № 2……………………………………………………………….29
Приложение № 3……………………………………………………………….30
Приложение № 4……………………………………………………………….31
Приложение № 5……………………………………………………………….32
Приложение № 6……………………………………………………………….33
Приложение № 7……………………………………………………………….35
Приложение № 8……………………………………………………………….36
Введение
Быть организованным, независимо от того, относится ли это к окружающему пространству или к вашему времени, - означает быть подготовленным. Это означает чувствовать себя собранным, владеть ситуацией, быть готовым использовать все имеющиеся возможности и справиться с любыми сюрпризами и неожиданностями, которые жизнь создает на вашем пути. Мы живем в сложном, быстро развивающемся мире, который полон безграничных возможностей.
Актуальность темы «Сущность и оценка самоменеджмента» определяется тем, что многие руководители, управляя теми или иными субъектами, недостаточно проявляют организованность, обязательность, не умеют рационально использовать рабочее время и т.д. и т.п. Особенно это касается молодых менеджеров и управленцев. От того какая у них будет самоорганизованность, во многом будет зависеть и успех в карьере.
Самоменеджмент прежде всего это самоорганизация, умение управлять собой, руководить процессом управления в самом широком смысле слова – во времени, в пространстве, общении, деловом мире. Руководитель должен так уметь свой труд, чтобы эффективность была максимальной.
Овладеть данной наукой не так просто, и молодому руководителю надо начинать все-таки с самообразования, причем мало только приобретать знания, нужна ещё и практическая и реализация. Известно, что знаниями становится лишь та информация, которая структурирована, нужна своим владельцам, используется ими по определенным правилам и, главное, содержит в себе их отношение к этой информации.
Время управляет нашими действиями, когда мы непродуктивно расходуем его, выполняя работу, нерационально организуя собственную жизнь. Только применяя знания по самоменеджменту, возможно эффективно распоряжаться собственной жизнью, управляя временем. Надо учиться планировать свое рабочее время. Планирование призвано обеспечить хозяйское использование самого ценного достояния – времени, а именно:
- либо имеющееся время употребить для плодотворной и успешной
деятелньости (максимальный критерий);
- либо достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом
времени (минимальный критерий).
Цель работы заключается в исследовании самоменеджемента как саморазвитие и самоорганизация.
Исходя из поставленной цели, в работе рассматриваются следующие задачи:
1.Дать понятие самоменеджмента;
2.Сущность самоменеджмента;
3.Определить цели и функции самоменеджмента;
4.Изучить основы и методики самоорганизации и планирования;
5.Основные составляющие самоменеджмента.
6.Применение на практике управления временем, финансами, коммуникациями, рабочим пространством.
1.Теоретическая часть
Понятие самоменеджмента
1.1.Определение и сущность самоменеджмента
Самоменеджмент – это относительно новое понятие в управленческой науке. В настоящее время самоменеджмент определяют как управление собственными ресурсами, т.е. умение их приобретать, сохранять, развивать и рационально использовать и быть успешным и самодостаточным человеком.
Сущность самоменеджмента состоит в учете и применении задач, методов, особенностей и т.д. индивидуального самосовершенствования каждого менеджера. Сущность само менеджмента проявляется в работе с самоприватизацией ресурсов и с самоорганизацией результатов. Самоменеджмент в своей сущности произошел явно из множества теорий и методик социального управления и несет многие их достоинства и недостатки. До последнего времени его предметная область искусственно сужалась саморазвитием индивидов, занимающихся менеджментом. Однако работа в условиях рыночных потребовали углубленного анализа причин и обстоятельств неэффективности многих методов командного управления, выявления методов для деятельности в условиях неопределенности и т.д. Иначе – учета сущности само менеджмента.
Следовательно, возникновение самоменеджмента во многом связано с переосмыслением содержания деятельности личности и более глубоким пониманием процессов самодеятельности, протекающих внутри организации.
1.2 Цели и функции самоменеджмента
Основные цели самоменеджмента:
Рассматривая профессиональную компетентность как процесс и результат выбора руководителем собственных позиций, целей и средств самоосуществления, можно представить технологию самоменеджмента в аспекте последовательного выполнения конкретных функций в несколько этапов.
1. Постановка цели. Данная функция призвана осуществлять анализ и формулирование личных целей.
2. Планирование. Назначение планирование в разработке планов и альтернативных вариантов своей деятельности.
3. Принятие решений. Суть этой функции в принятии решений по предстоящим делам.
4. Реализация и организация подразумевает составление распорядка дня и организацию личного трудового процесса в целях реализации поставленных задач.
5. Контроль. Под контролем в самоменеджменте понимается самоконтроль и контроль итогов для корректировки целей.
6. Информация и коммуникация. Вокруг данной функции «вращаются» остальные, поскольку коммуникация как обмен информацией, необходима во всех фазах процесса самоменеджмента.
1.3 Основы и методики самоорганизации и планирования
Преимущества овладения искусства самоменеджмента состоят в следующем:
-выполнение работы с меньшими затратами времени, лучшая организация труда;
-меньше спешки и стрессов;
-больше удовлетворения от работы;
-активная мотивация труда;
-рост квалификации;
-снижение загруженности работой;
-сокращение ошибок при выполнении своих функций;
-достижение профессиональных и жизненных целей кратчайшим путем.
Существует несколько методик планирования времени и принятия решений.
Я рассмотрю два из них.
Планирование по методу «Альпы»
Метод планирования “Альпы” относительно прост, составление ежедневного плана занимает в среднем не более десяти минут. Процесс составления плана состоит из пяти стадий:
В ряде существующих в практике самоменеджмента методов планирования, использование метода “Альпы” дает следующие основные преимущества:
· Лучший настрой на предстоящий рабочий день.
· Планирование следующего дня.
· Четкое представление о задачах дня.
· Упорядочение течения дня.
· Преодоление забывчивости.
· Концентрация на наиболее существенном.
· Уменьшение объема “бумажной” работы.
· Принятие решений об установлении приоритетов и о перепоручении.
· Сокращение помех и нежелательных перерывов.
· Уменьшение стрессов и нервного напряжения.
· Улучшение самоконтроля.
· Повышение удовлетворенности и мотивации.
· Выигрыш во времени за счет методичной организации труда.
Практика показывает, что при успешном использовании техники планирования времени и методов научной организации труда появляется реальная возможность ежедневной экономии от 10 до 20% времени.
Планирование согласно принципу Эйзенхауэра
Принцип Эйзенхауэра следует применять при выполнении ежедневных планов, классифицируя все предстоящие дела по степени их важности по четырем категориям:
1) срочные/важные дела. За них нужно приниматься немедленно и самому
их выполнять.
2) Срочные/менее важные дела.
3) Менее срочные/ важные задачи. Их не надо выполнять срочно. Но нужно проконтролировать, чтобы они не перешли в разряд срочных дел.
4) Менее срочные/менее важные задачи.
Одним из основополагающих принципов самоменеджмента является
умение отделять главные дела от дел второстепенных, важные от неважных,
срочные от несрочных.
2.Система самоменеджмента и ее основные элементы
2.1 Основные составляющие самоменеджмента
Наглядно можно представить систему самоменеджмента в виде пирамиды (Приложение 1).
Управление временем
Время – это жизнь, нерационально потраченное время невозможно восполнить и невозможно вернуть.
В практике самоменеджмента существует два способа решить проблему дефицита времени:
1. Время можно «создать», работая более сосредоточено и эффективней: делать частые мини-перерывы, отталкиваться от естественных биоритмов, достаточное количество времени отдыхать, правильно питаться, бороться со стрессом и волнениями.
2. Время можно создать, если более практично планировать свои действия: составлять и использовать списки дел, учиться обходиться без «раскачки» и сразу браться за дело, научиться различать важные и срочные дела, использовать методы планирования времени, жить по своему распорядку дня.
Джулия Моргенстерн предлагает осуществить ряд шагов на пути к овладению искусством управления временем:
первый шаг –необходимо изменить свое восприятие времени, сделав его более осязаемым. Для этого надо научиться воспринимать время в более наглядных и измеряемых образах. Планирование и организация времени на самом деле ничем не отличается от планирования и организации пространства. Для подтверждения сравним беспорядок на рабочем столе с беспорядком в графике работы. (Приложение № 2)
Из данного сравнения, очевидно, что также как рабочий стол является ограниченным пространством, на котором необходимо разместить определенное количество предметов, график работы – это ограниченное пространство, в котором необходимо разместить определенное количество задач.
второй шаг– научиться управлять временем по принципу «изнутри наружу». Это значит строить индивидуальное расписание дня, график жизни, согласно личностным особенностям человека.
Известно, что нет одинаковых людей, каждый из нас личность. Пройдя процесс самопознания и раскрытия естественных склонностей, потребностей и желаний, возможно заложить фундамент личной системы управления временем (тайм – менеджмент).
третий шаг – диагностика проблем, связанных с организацией планирования.
Самые распространенные причины, заставляющие человека нерационально использовать свое время следующие:
1. Телефонные звонки.
2. Часто заглядывающие в кабинет люди.
3. Плохо организованный обмен информацией между подразделениями организации.
4. Проблемы с компьютерным оборудованием.
5. Изменение намеченной очередности выполнения задач, навязываемое коллегами или руководителями.
6. Недостаток организационного планирования.
7. Неумение слушать и слышать людей.
8. Неудовлетворительная организационная структура организации.
9. Неразбериха в почте.
10. Исправление ошибок, которых зачастую можно было бы избежать.
11. Нерешительность в деловых вопросах.
12. Плохо организованные совещания, собрания, планерки.
13. Отвлекающие факторы на рабочем месте.
14. Чрезмерная офисная бюрократия.
15. Бесполезные дискуссии о своей работе и работе других людей.
Огромное количество людей не умеют структурировать время и пространство. Соответственно одна из задач изучения самоменеджмента заключается в осознании данной потребности и формировании соответствующих навыков в рамках профессиональной деятельности.
Управление коммуникациями
Методические правила искусства общения:
Выполнение данных правил общения поможет человеку, как в профессиональной, так и личной жизни.
Общение по телефону – особый раздел коммуникации, так как говорящий с менеджером получает информацию о нем только посредством разговора, поэтому все недостатки речи заметны вдвойне. Кроме того, телефон – это обычно первый шаг к сотрудничеству, первый этап сложного экзамена под названием «общение».
При проведении телефонных переговоров следует учитывать следующие основные принципы:
Управление рабочим пространством
Функциональное планирование офиса
Рабочее пространство должно быть максимально удобным. Для правильной организации рабочего пространства необходимо определить функции, которые выполняет рабочее место. В случае, когда работа связана с большим количеством документации, надо организовать рабочее пространство таким образом, чтобы не было необходимости часто совершать ненужные движения для обращения к документам (все необходимые документы должны быть под рукой). В случае, когда рабочее место организовано нерационально происходит незаметное растрачивание времени попусту.
Офисное помещение должно быть правильно освещено, оборудование и материалы, которыми наиболее часто приходится пользоваться должны быть под рукой, что способствует комфортной и эффективной профессиональной деятельности. Комфортность и эстетичность являются неотъемлемыми составляющими рационально организованного пространства офисного помещения.
С целью рациональной организации труда необходимо также продумать планировку офисного помещения. Пространство кабинета, в котором проводятся совещания должно быть функционально организовано. Особое внимание следует уделить расстановке мебели, так как посетители должны иметь возможность свободного и удобного размещения. Следует хорошо продумать обстановку в офисе и расположить мебель так, чтобы всё имеющееся пространство было максимально задействовано. В идеальном варианте нагрузка должна быть распределена по всему помещению. Рабочий стол следует расположить таким образом, чтобы была видна входящая дверь, часы должны располагаться на видном месте (Приложение № 3).
На данной модели рабочего пространства представлена структура рациональной организации пространства.
В условиях отсутствия отдельного кабинета, когда приходится делить рабочее пространство с коллегами, человек также может рационально организовать своё рабочее место. Стол следует расположить так, чтобы была возможность видеть входящих в помещение людей. Не следует сидеть спиной к двери, такое расположение не способствует продуктивной работе, так как вызывает чувство уязвимости и беспокойства. Монитор компьютера может служить разделительным барьером относительно посетителей.
Искусство использования письменного стола
Улучшение эффективности труда, прежде всего, следует начинать с организации рабочего места. Качество профессиональной деятельности напрямую зависит от качества организации рабочего пространства. С целью рациональной организации профессиональной деятельности следует поддерживать порядок на рабочем столе. Это означает, что на письменном столе не должно быть никаких лишних предметов и документов за исключением тех, с которыми необходимо работать в данный момент, что позволяет сосредоточению именно на той работе, которая выполняется в существующий момент. А умение концентрироваться способствует значительной экономии времени. Хаос на рабочем столе мешает продуктивному выполнению задач и держит человека в напряжении, что не способствует самоорганизации.
Работа с документами в офисе
Управление потоком документов – это своего рода искусство, овладев которым можно экономить много времени. Один из самых надежных способов работы с документами заключается в том, чтобы брать каждый документ в руки только один раз. Это можно осуществить, если не откладывать на завтрашний день необходимую реакцию на полученный документ (сразу приступить к ответу на письмо или предпринять меры, согласно полученной информации). Практика показывает, что при использовании данного метода появляется возможность сохранять один час в день, что равно 220 часам в год. Однако случаются ситуации, при которых требуется время для обдумывания полученной информации прежде, чем на неё отреагировать.
Полученную информацию, оформленную в письменном виде, следует классифицировать согласно расставленных приоритетов следующим образом:
«К исполнению» – при возможности немедленного реагирования на полученную информацию следует сделать это сразу.
«Принять к сведению» – после прочтения информации необходимо принять решение о дальнейших действиях, которые могут выражаться в отсрочке работы с данной информацией или избавлении от неё с помощью корзины для мусора.
«Прочитать» – данную категорию документов не следует читать дважды, поэтому сохранять их следует в редких случаях.
«Для бумаг, тратящих попусту драгоценное время» – в эту категорию должна отправляться та информация, которая не попадает ни в одну из вышеперечисленных категорий.
Не менее важной задачей является не только правильное распределение, но и хранение документации. Вся деловая документация должна быть систематизирована, это дает возможность не только экономить время, но и улучшить условия хранения информации (Приложение № 4).
Однако существуют универсальные рекомендации, соблюдение которых значительно рационализирует труд:
-распределение документов по основным категориям, определяющим общие параметры задач;
-крупные категории разбиваются на более мелкие, а мелкие распределяются по персоналиям.
-файлы распределяются по степени востребованности, те с которыми приходится работать чаще, на первом плане, за ними следуют остальные.
-новую информацию следует сразу распределять, отдельную отправлять в архив, а ненужную – удалять.
Для усовершенствования работы с деловой информацией рекомендуется использовать цветовой код. Использование цветового кода также значительно сокращает время на поиск необходимой в данный момент информации, что, безусловно, увеличит эффективность работы. Цветовой код определяется индивидуально, согласно личным предпочтениям. При помощи цветового кода можно визуально определить тип каждого файла.
Значительным моментом при работе с документацией является правильность определения значимости и целесообразности хранения информации. Так как большая часть информации достаточно быстро устаревает и теряет свою актуальность, следует хорошо обдумать целесообразность хранения каждого документа. Обработка ненужных сведений занимает большое количество времени.
Рациональная обработка исходящей корреспонденции
Деловые письма, независимо от их типа, должны быть краткими и четко составленными, включающими только необходимую информацию в лаконичной форме.
Для рациональной работы с деловой информацией следует учитывать
следующие рекомендации:
-Постоянно поступающая новая информация не должна нарушать
рабочий ритм.
-При поступлении информации следует производить её первоначальную сортировку, ознакомившись с содержанием.
-При необходимости осуществления действий по итогам полученной
информации следует внести соответствующую запись в список дел.
-Отработанную документацию целесообразно удалять.
Форму общения с информацией определяет её тип:
1. Внутренние отчеты и служебные записки – работу с такого рода информацией можно частично делегировать, определив, кому она предназначена и какие действия необходимы для работы с ней.
2. Входящая почта и факсы – диапазон содержимого и степень важности данного типа информации довольно большой, также разнообразно и время её поступления. Определив степень важности и характер последующих действий, актуальную информацию следует сохранить, а ненужную, соответственно, ликвидировать.
3. Электронная почта, Интернет – форма общения для срочной передачи сообщений. Не следует открывать сообщения не представляющие заведомо интереса. Прочитанные сообщения необходимо оценить на предмет их важности, внести в список дел и удалить.
Существует большая разница между высокоэффективной работой слаженной группы и деятельностью неорганизованного коллектива. В первом случае показательно стремление каждого члена группы использовать свое время и время других сотрудников для достижения наилучшего общего результата. Таким образом, офис становится некой платформой для эффективных действий.
Управление финансами
Сущность управления финансами в самоменеджменте состоит в анализе входящих и выходящих личных финансовых потоков менеджера, поддержании положительного сальдо по денежным потокам в любой момент времени.
2.2 Этапы самоорганизации
Самоменеджмент является залогом успешной работы менеджера, а значит, обеспечивает личную эффективность менеджера. В работе руководителя особое внимание необходимо уделять самоорганизации, т.к. она является основой, на базе которой может быть сформировано умение организовывать других людей, управлять ими.
Самоорганизация – способность планировать и организовывать действия, ведущие к достижению поставленной цели. Самоорганизация предполагает:
Перечисленные этапы представляют собой алгоритм действий, направленных на достижение конкретной цели. Я предоставляю следующую схему самоорганизации. (Приложение 5).
Первым этапом является целеполагание, т.е. определение, чего конкретно необходимо достичь. Согласно этому принципу цель должна отвечать следующим требованиям: быть конкретной , измеримой , достижимой , уместной, относящейся к делу и ограниченной во времени .
Ключевым и отличительным элементом системы является визуализация успеха. Данный этап предполагает ответ на вопрос «зачем?», т.е. отвечает за выяснение смысла и причин постановки данной цели. Можно сказать, что данный этап предполагает следующие действия:
Следующим этапом является планирование действий по достижению цели. На данном этапе происходит максимальный набор идей. Для эффективного протекания данной стадии следует придерживаться некоторых правил:
Организация действий Данный этап включает в себя следующую последовательность действий:
Также на данном этапе следует заняться распределением ответственности, выделить команду специалистов, участвующую в реализации данного плана.
Выбор следующего действия – это переход от планирования к реализации плана. Данный этап предполагает распределение и перераспределение необходимых ресурсов: временных, человеческих, организационных и прочих.
Контроль. На данном этапе руководитель анализирует полученный план действий, проектирует результат, к которому его реализация приведет, и сверяет с видением желаемого результата, предшествовавшего процессу планирования. Выявленные отклонения требуют корректирующих действий.
Корректировка пронизывает весь процесс самоорганизации, направленный на достижение цели, так как при переходе к последующему этапу зачастую приходится подниматься на ступеньку выше, чтобы скоординировать и скорректировать собственные действия.
Мною была предложена схема процесса самоорганизации руководителя, включающая определенные этапы. Данные этапы подробно описаны.
2.3 Слагаемые эффективного самоменеджмента
Для того чтобы научиться эффективно управлять собой, необходимо приложить усилия и потратить немало сил и времени. Рассматриваются составляющие эффективного самоменеджмента, предложенные Кейт Кинан, дипломированным психологом .
1) Самооценка. Самооценка играет очень важную роль в самоменеджменте. Если человек сам себя не ценит, почему его должны ценить другие?
Только свои собственные достижения могут повысить самооценку. Кинан рекомендует начать с малого:
-приходить вовремя на работу;
-выполнять задания в срок;
-выполнять обещания;
-выполнить хотя бы одно задание, которое совсем не хотелось делать;
-закончить то, что когда-то начали и никак не могли закончить.
Уверенность в себе появится только с возникновением собственных стандартов. Необходимо придерживаться их.
2) Умение постоять за себя. Часто людям очень трудно сделать две вещи – настоять на своем и сказать «нет»
а) умение настоять на своем. Риск отказа всегда возможен, но нужно быть к этому готовыми, что потом не расстраиваться.
б) умение сказать «нет». Основная проблема большинства людей – это неумение отказывать.
Следует проанализировать, часто ли человек оказывает помощь другим. Выполняя дополнительное задание, человек тратит свое драгоценное время. Нужно попытаться объяснить людям, где можно найти необходимую информацию, и рассказать, как выполнить вызвавшую затруднение задачу. Эта стратегия имеет два преимущества:
- человеку не придется выполнять чужую задачу;
- другие научатся выполнять задание собственными силами и больше не будут надоедать с просьбами.
3) Умение быть настойчивым. Настойчивость – качество, которое необходимо постоянно развивать и воспитывать. Можно достичь потрясающих результатов, поверив в успех и продолжая начатое дело. Нужно помнить, что «вода камень точит».
4) Умение справляться со стрессом. Страх и гнев до сих пор неотъемлемые части человеческой сущности. Но человек устроен так, что может справиться с этими чувствами.
Панацея от стресса реально существует. Обычно вовлечение в какую-нибудь деятельность помогает избавиться от стресса. Есть три прекрасных способа избавления от стресса:
1) Физические нагрузки снимают напряжение и помогают вернуться к нормальному состоянию.
2) Общение с окружающими, дружеская беседа и смех дают выход негативной энергии.
3) Составление различных планов помогает отвлечься, заставляет задуматься и таким образом направить энергию в другое русло, хотя это и не самый эффективный способ избавиться от стресса.
Следовательно, выполняя основные составляющие эффективного самоменеджмента можно научиться управлять собой. Главное использовать данные составляющие и не бояться их комбинировать находя новые пути самосовершенствования.
3.Практическая часть
Разработка программы самоменеджмента
3.1 Практические приемы самоменеджмента
В настоящее время существует множество всевозможных методик, тестов, рекомендаций по саморазвитию и совершенствованию навыков, умений, развитию необходимых менеджеру качеств. Я остановлюсь на таких как :
Во-первых, самоменеджмент предполагает развитие у человека самомотивации. И один из приемов – это рефрейминг. Рефрейминг – это специальный прием, который позволяет увидеть ситуацию, факт, действие под иным, непривычным для человека углом зрения. В классическом примере оптимист видит стакан с водой наполовину заполненным, пессимист же считает его наполовину пустым. Зная, какая установка для сотрудника является приоритетной – позитивная (стремление) или негативная (избегание), – вполне возможно частично спрогнозировать его действия в той или иной ситуации. Руководители с помощью специальных приемов могут влиять на формирование положительного восприятия действительности у подчиненных, развивать у них умение видеть другую сторону событий.
Рефрейминг может строиться по нескольким принципам:
- позитивное переформулирование сообщений: «Мы даем Вам дополнительный проект, чтобы Вы могли проявить себя и доказать свою способность к дальнейшему росту» (вместо: «Вы получаете дополнительную нагрузку за те же деньги»);
- выявление преимуществ любой ситуации или каждого качества человека, использование в формулировках слова «зато»: «Он медлителен, зато тщательно все проверяет и не допускает ошибок»;
- постановка факта или ситуации в выгодный для сравнения ряд: «Наш отдел загружен гораздо меньше, чем бухгалтерия», «Вы сейчас делаете эту работу быстрее, чем три месяца назад»;
- использование контрастов со словом «или»: «Лучше, если я пообещаю Вам необходимые средства, или скажу о реальных ресурсах, которые могу гарантировать?»
Использование рефрейминга ни в коем случае не подразумевает обмана: все факты, характеризующие иную сторону события, явления или качества человека, обязательно должны соответствовать действительности. Желательно, чтобы руководители, рекомендуя этот прием сотрудникам, показывали также его преимущества для самомотивации.
Практика показывает, что люди, которые регулярно используют его, значительно более удовлетворены и счастливы, причем не только на работе, но и в личной жизни.
Следующая практическая составляющая самоменеджмента – это навыки решения проблем. Склонность человека к самостоятельному, активному и ответственному решению проблем – одно из важнейших качеств, необходимых в бизнесе, которое позволяет руководителю в высокой степени оказывать доверие подчиненному. Чтобы сформировать успешную модель поведения, руководитель в процессе управления и мотивации может предпринять следующие действия:
- делегировать подчиненным полномочия и ответственность и контролировать их дальнейшую деятельность;
- привить работникам необходимые навыки решения сложных и конфликтных ситуаций;
- зная мотивы каждого сотрудника, «привязать» самостоятельное решение возникающих проблем к одному или нескольким из них. Например, для человека стимулом является похвала, следовательно, руководителю нужно одобрять действия сотрудника больше всего именно тогда, когда он берет на себя инициативу в решении проблемы.
При решении тяжелых ситуаций главной установкой, руководством к действию, должна быть «обращенность к будущему». Нет смысла задаваться вопросом, касающимся прошлого: «Кто виноват?»; гораздо важнее и продуктивнее спрашивать себя: «Что делать?». Одна из типичных ошибок людей, находящихся в сложном положении, – длительный анализ прошлого. Прошлое должно интересовать ровно настолько, насколько оно может повлиять на будущее: важно не искать причину неправильных действий сотрудника и осуждать его за это, а все усилия направлять на анализ и улучшение ситуации, на формирование таких обстоятельств, при которых не возникнет оснований для плохого поступка и повторение ошибки будет невозможным.
Далее очень важный момент – как справляться с негативной информацией? Большинство из нас каждый день сталкиваются с негативом, сложностями, нерешенными проблемами. Как успешно справляться со всем этим потоком, избегая стресса? Есть несколько правил и приемов, которые позволяют повысить собственную мотивацию и эффективность.
1) В любой негативной ситуации находить как минимум три позитивных последствия для себя. Если недостаток мешает человеку достигать успехов, то, признавая его в себе, нужно искать возможности максимально нейтрализовать его. Например, если основной вид деятельности не требует от некоммуникабельного человека обязательной общительности (как в сфере продаж), то можно вести переписку по электронной почте, сводя к минимуму личное взаимодействие.
2) Развивать свои достоинства, а недостатки нейтрализовать, т.е. стараться моделировать ситуацию таким образом, чтобы они в ней не были значимы. Есть общепринятые представления о достоинствах и недостатках. Недостатки – это не те качества, которые принято считать таковыми, а только те, которые реально мешают человеку. Для развития достоинств, напротив, необходимо частое выстраивание ситуаций, в которых положительные качества проявляются особенно ярко и наглядно.
3) Определить круг людей, мнение которых важно для человека (референтную группу). К примеру, если человек расстроился из-за неприятного комментария незнакомца на улице в отношении своего внешнего вида, то ему необходимо работать над самомотивацией и четким определением референтной группы. Неразумно болезненно реагировать и обижаться на людей, оценка которых никак не влияет на нашу жизнь. Если же человек чувствует отрицательное отношение к себе того, кто входит в его референтную группу, возможно, он находится под воздействием манипулятора и не факт, что дальнейшее общение с ним пойдет на пользу.
4) Положительно настроиться, приступая к решению сложной задачи. Есть мнение о том, что мысли материальны, мы можем сами программировать себя на удачу или невезение. К примеру, успешный в продажах сотрудник рассуждает так: «Я могу предложить клиенту то, что даст ему возможность получить выгоду для себя (заработать, улучшить качество жизни и т. д.)». Слабый продавец думает так: «Приходиться отвлекать человека от дел, надоедать ему, пытаться заставить его купить то, что ему не особенно и нужно». Необходимо постоянно контролировать себя, поддерживать положительный настрой.
5) Моделировать успешное будущее. Один из важнейших факторов удачи в жизни и карьере – определение имеющихся ресурсов. Это означает не самообман, а честную оценку реальных внутренних и внешних возможностей для достижения успеха задуманного.
Рассматривая и анализируя теоретические основы самоменеджмента, следует признать, что теоретическая база неотделима от практической, ни в коем случае не стоит умалять практические приемы и методы.
3.2 Практическое применение основных этапов самоменеджмента
Примерное составление плана дня для менеджера по туризму (метод «Альпы»).
1.Составление заданий.
Употребление сокращений, соответствующие виду деятельности.
В—визиты, совещания;
К — контроль;
П — в процессе, в деле;
ПК — поездки, командировки;
ПР — письменная работа, деловые письма;
С — секретарша;
Т — телефонные разговоры;
Ч — процесс чтения (отчетов, циркуляров, газет и т.п.).
2.Оценка длительности акций.
3.Резервирование времени про запас.
Запланированное время составляет 5 часов, исходя из 8 часового рабочего дня.
4.Принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению.
Таким образом, благодаря поручению важных, но не требующих личного присутствия дел время на выполнение запланированных задач сократилось до 180 минут- 3 часов.
5.Контроль и перенос несделанного.
Как показывает опыт, не все задачи удается выполнить и не все телефонные разговоры могут состояться. Поэтому их приходится переносить на следующий день. Также необходим контроль порученных дел (Приложение № 6).
Практическое применение принципа Эйзенхауэра (Приложение 7)
Практическое применение управления рабочим пространством
Заключение.
Умение ладить с людьми - это менеджмент, умение ладить со временем это самоменеджмент. Причем качество последнего определяет эффективность первого.
Научиться управлять временем – задача не для слабого человека. Власть над временем дается только в непрерывной борьбе с «расточителями времени».
Современный менеджер обязан хорошо разбираться в том, какие приемы отношений с подчиненными являются этичными и неэтичными. Помимо знания законодательных основ, регламентирующих поведение менеджера, руководитель обязан соблюдать этические нормы, которые в законах не прописаны, но обязательны в целях установления нормальных человеческих взаимоотношений в рабочем коллективе. Человеческий фактор является наиважнейшим условием повышения качества принимаемых решений, эффективности и процветания организации, несмотря на ускоренные темпы развития научно-технического прогресса. Общественное и социокультурное развитие, а также экономическое развитие предъявляет к менеджеру все новые моральные, нравственные требования. В принципе, моральные требования, предъявляемые к менеджеру, обязан соблюдать любой культурный, гуманный и образованный человек. Кроме того, руководитель вправе приобщать своих подчиненных к этическому поведению. Для этого необходимо умение менеджера воспитывать коллектив, всецело его контролировать и являть собой живой пример для подражания.
О рациональном использовании рабочего времени. Рекомендовано составлять перечень дел в порядке их выполнения, браться сперва за наиболее важные и срочные дела, не отвлекаться на посторонние моменты в процессе выполнения срочного дела, не «перескакивать» с вопроса на вопрос, делегировать полномочия между подчиненными, оптимизировать систему контроля, не загромождать стол бумагами и документами, освоить технику скоростного чтения, экономить время на совещаниях.
При подготовке совещания необходимо определить его цель, разработать четкую последовательность вопросов, как можно раньше уведомить участников о предстоящем совещании и проводить его в комфортной обстановке.
Деловая беседа строится на привлечении внимания собеседника, на пробуждении в нем заинтересованности, концентрировании на сути проблемы и стремлении к взаимовыгодным решениям. И, конечно, не последнюю роль играет атмосфера взаимного понимания и доверия.
В практической части работы осуществлен анализ практических приемов самоменеджмента. В данной работе рассказано о методе рефрейминга, который включает установку работника на позитивное видение проблемы и тем самым облегчает ее решение. Метод «решения проблем» («Problem solver») мотивирует человека на активный поиск решения проблем самостоятельно и с возложением на себя ответственности за решение. Руководитель в этом случае обязан учитывать мотивационные установки человека, делегировать полномочия и, если возникает необходимость, направлять мысли подчиненного в нужное русло решения проблемы. Даны также правила и приемы, помогающие справиться с негативной ситуацией. Во-первых, это извлечение хотя бы минимальных положительных последствий ситуации; во-вторых, необходимо нейтрализовать свои недостатки и развивать достоинства; в-третьих, определить, чье именно мнение наиболее важное и ориентироваться на круг этих людей; в-четвертых, очень важен положительный настрой; и наконец, создание модели успешного будущего.
Список использованных источников
1. Дж. Моргенстерн Тайм менеджмент. Искусство планирования и
управления своим временем и своей жизнью. М., 2001.
2.http://www.finansy.ru
3.Кинан, К. Самоменеджмент / К. Кинан : пер. с англ. Л.В. Квасницкой; под ред. Н.В. Шульпиной.-М.:Эксмо,2006.
4. Зайверт Л. Ваше время – в Ваших руках. М.:ИНФРА-М, Интерэксперт,
2005.
5. Аллен Д. Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2011.
6.Друкер П. Эффективный руководитель. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2012.
7.Зайцева Н.А. Менеджмент в сервисе и туризме. – М.: Форум, 2009.
Приложение 1.
Пирамида самоменеджмента
Приложение 2.
Планирование и организация пространства и времени.
|
Беспорядок на рабочем столе . |
Беспорядок в графике работы. |
|
1. Ограниченный объем свободного места . |
1. Ограниченное рабочее время .
|
|
2. На столе лежат горы предметов, для размещения которых не хватает места . |
2. График перегружен задачами, на выполнение которых постоянно не хватает времени . |
|
3. Предметы неразборчиво и беспо- рядочно втискиваются в любое свободное место. |
3. Дела неразборчиво и беспорядоч- но выполняются в любой свободный промежуток времени . |
|
4. Беспорядочное расположение предметов мешает увидеть и оце- нить содержимое стола . |
4. Беспорядочное расположение за- дач мешает увидеть и оценить, то, что нужно сделать . |
|
5. Неэффективное использования стола как средства организации не- обходимых предметов для рабочего процесса. |
5. Неэффективное использование графика как средства для организа- ции рабочего времени. |
Приложение 3.
Функциональное планирование офиса
Приложение 4.
Пример хранения документации
Приложение 5.
Схема самоорганизации
Приложение 6.
Примерное составление плана дня для менеджера по туризму (метод «Альпы»)
|
В – утреннее совещание. |
|
|
ПР – целевая программа 2015. |
|
|
П – сортировка писем. |
|
|
Ч – специальный журнал по туризму. |
|
|
Т – подтверждение брони (г-ца Ривьера) |
Непродолжительные работы |
|
ПР – сайт( объявление) |
|
|
В– спонсор фотофестиваля ( Canon) |
|
|
Т – заказ меню ( кофе-брейк фестиваль) |
Телефонный блок |
|
Т – И.А.Гаврилов (рекламное агенство) |
2.Оценка длительности акций.
|
В – утреннее совещание. |
15мин. |
|
ПР – целевая программа 2015. |
2 часа. |
|
П – сортировка писем. |
25мин. |
|
Ч – специальный журнал по туризму. |
30мин. |
|
Т – подтверждение брони (г-ца Ривьера) |
5 мин. |
|
ПР – сайт( объявление) |
10мин. |
|
В– спонсор фотофестиваля ( Canon) |
1 час. |
|
Т – заказ меню ( кофе-брейк фестиваль) |
20мин. |
|
Т – И.А.Гаврилов (рекламное агенство) |
15мин. |
4.Принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению.
|
Приоритеты |
Часы |
Перепоручения |
|
|
В – утреннее совещание. |
А |
15 мин. |
|
|
ПР – целевая программа 2015. |
А |
2 часа. |
|
|
П – сортировка писем. |
Б |
Секретарь |
|
|
Ч – специальный журнал по туризму. |
В |
30 мин. |
|
|
Т – подтверждение брони (г-ца Ривьера) |
Б |
Секретарь |
|
|
ПР – сайт( объявление) |
В |
Секретарь |
|
|
В–спонсор фотофестиваля(Canon) |
А |
1 час. |
|
|
Т – заказ меню( кофе-брейк фестиваль) |
Б |
Секретарь |
|
|
Т – И.А.Гаврилов (рекламное агенство) |
В |
15 мин. |
5.Контроль.
Приложение № 7.
|
Проекты у которых проходят сроки сдачи. Разрешение кризисов (срочно и важно). |
Проекты у которых проходят сроки сдачи. Разрешение кризисов (срочно и важно). |
|
Рутинная работа. Некоторые письма (не срочно и не важно). |
Некоторые совещания, телефонные звонки. Общественная деятельность (срочно, но не важно). |
Практическое применение принципа Эйзенхауэра
Приложение 8.
Рабочее место «все под рукой»
PAGE 34
3
2
Отчеты
Контакты
Справка
Переписка