Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
PAGE 22
СОДЕРЖАНИЕ
|
ВВЕДЕНИЕ |
4 |
|
1 КРАТКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ХОХОЛЬСКОГО ПОЧТАМТА УФПС ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ – ФИЛИАЛА ФЕДЕРАЛЬНОГО УНИТАРНОГО ПРЕДПРИЯТИЯ «ПОЧТА РОССИИ» |
7 |
|
1.1 Организационно-экономические и учетные аспекты работы организации |
7 |
|
1.2 Стратегия развития хозяйственной деятельности объекта исследования |
11 |
|
2 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ АУДИТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ |
17 |
|
2.1 Общие сведения о ведении операций с подотчетными лицами |
17 |
|
2.2 Информационная база аудиторской проверки |
23 |
|
2.3 Приемы и способы работы с подотчетными лицами |
26 |
|
3 ОРГАНИЗАЦИЯ АУДИТОРСКОЙ ПРОВЕРКИ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ НА ОБЪЕКТЕ ИССЛЕДОВАНИЯ |
31 |
|
3.1 Этап планирования аудита |
31 |
|
3.2 Аудит операционно-хозяйственных расходов в исследуемой организации |
41 |
|
3.3 Аудиторская проверка представительских расходов по существу |
45 |
|
3.4 Критические области аудита командировочных расходов |
55 |
|
ЗАКЛЮЧЕНИЕ |
66 |
|
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ |
70 |
|
ПРИЛОЖЕНИЯ |
73 |
Введение
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организации возникает потребность в использовании наличных денежных средств для осуществления расчетов с работниками по командировкам, по выдаче им средств для представительских целей, для покупки товаров в других организациях или у физических лиц, а также иные хозяйственно-операционные цели. Работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами (лицами, взявшими под отчет денежные средства).
Поскольку в основном средства выплачиваются в наличной форме, то при данных операциях возможность злоупотреблений максимальна. Зная об этом, аудиторы особое внимание при проверке деятельности предприятия уделяют данному аспекту. Поэтому руководитель и другие заинтересованные лица должны следить за порядком выдачи средств под отчет, целесообразностью расходов, направлением их списания, а также своевременностью сдачи в кассу неиспользованных авансов сотрудниками, не допускать неотрегулированных сумм по данным расчетам.
Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.
Многие работники бухгалтерии не успевают отслеживать все изменения, которые возникают в связи с реформированием бухгалтерского и налогового учета. Практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.
Актуальность данной темы заключается в необходимости изучения аудита расчетов с подотчетными лицами, с целью выяснения типичных ошибок при учете таких расчетов. Изучение выбранной темы также дает возможность оценить способы избегания ошибок, допускаемых при учете расчетов с подотчетными лицами.
Цель работы - изучить теоретические основы аудита расчетов с подотчетными лицами, смоделировать аудиторскую проверку данного участка учета и сформировать рекомендации по его совершенствованию в исследуемой организации.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующий круг задач:
-проанализировать хозяйственную деятельность ОСП Хохольского почтамта УФПС Воронежской области - филиала ФГУП "Почта России";
-изучить теоретические основы аудита расчетов с подотчетными лицами;
-осветить вопросы аудита расчетов с подотчетными лицами на базовом предприятии;
-сформулировать рекомендации по совершенствованию учета и внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами в исследуемой организации.
Предметом исследования являются организация и методика аудита учета расчетов с подотчетными лицами.
Объектом исследования является ОСП Хохольский почтамт УФПС Воронежской области - филиал ФГУП "Почта России". Место нахождения: Воронежская область, р.п. Хохольский, ул. Ленина, д. 5.
Основной вид деятельности объекта исследования: предоставление почтовых, финансовых и инфокоммуникационных услуг.
Работа состоит из введения, основной части, заключения, списка использованных источников и приложений. Во введении отражены цель, задачи, предмет и объект исследования, актуальность темы исследования, а также структура дипломной работы. Основная часть состоит из трех глав. Финансовое состояние Хохольского почтамта анализировалось за период с 2010 по 2012 годы.
Методологической и теоретической базой данного исследования послужили труды таких ученых - экономистов, как Кондраков Н.П., Подольский В. И. и др. Основными методами исследования послужили экономико-математический, сравнительный, расчетно-конструктивный, метод отдельного случая и др.
При написании работы использовались законодательные, инструктивные и нормативные акты, монографическая и периодическая литература, практический материал исследуемого предприятия ОСП Хохольского почтамта УФПС Воронежской области - филиала ФГУП "Почта России".
Теоретическая значимость работы заключается в исследовании нормативных и законодательных актов в части расчетных операций с подотчетными лицами и отражении их в бухгалтерском учете.
Практическая значимость выпускной квалификационной работы обусловлена тем, что проведенный аудит учета расчетов с подотчетными лицами является основой для рекомендаций в области совершенствования данного участка учета в исследуемой организации.
1 КРАТКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОСП ХОХОЛЬСКОГО ПОЧТАМТА УФПС ВОРОНЕСКОЙ ОБЛАСТИ – ФИЛИАЛА ФГУП «ПОЧТА РОСИИ»
1.1 Организационно-экономические и учетные аспекты работы организации
Правление федеральной почтовой связи (УФПС) Воронежской области с 2003 года является филиалом Федерального государственного унитарного предприятия (ФГУП) «Почта России».
В состав УФПС Воронежской области входят 22 почтамта, из которых четыре относятся к 1 категории, четыре ко 2-ой, десять к 3-й и четыре к 4-ой. В области функционирует 985 отделений почтовой связи, из которых 808 находятся в сельской местности.
Филиал предоставляет своим клиентам более 80 видов почтовых, финансовых, инфокоммуникационных и прочих услуг. Воронежский филиал - это крупнейшее инфраструктурное предприятие области, обеспечивающее работой 7137 человек, из которых 3197 - почтальоны и 1357 - операторы.
14 февраля 2006 г. между ФГУП «Почта России» и областной администрацией Воронежской области было подписано Соглашение о взаимодействии в сфере совершенствования и развития почтовой связи на территории Воронежской области.
Организация ОСП Хохольский почтамт УФПС Воронежской области зарегистрирована 17 марта 1993 года. Регистратор – Инспекция Министерства Российской Федерации по налогам и сборам № 24 по Южному административному округу г. Москвы.
Фирменное наименование подразделения: полное - Обособленное структурное подразделение Хохольский почтамт Управления федеральной почтовой связи Воронежской области филиала федерального государственного унитарного предприятия «Почта России»; сокращенное: ОСП Хохольский почтамт УФПС Воронежской области - филиала ФГУП «Почта России».
Место нахождения подразделения: р.п. Хохольский, Воронежской области, ул. Ленина, д.5. Почтовый адрес: 396840, р.п. Хохольский, Воронежской области, ул. Ленина, д.5.
Подразделение является структурным подразделением Филиала ФГУП «Почта России» осуществляет часть его функций на территории Хохольского района Воронежской области.
Подразделение не является юридическим лицом и действует на основании собственного устава.
Подразделение осуществляет свою деятельность от имени филиала. Ответственность за деятельность подразделения несет филиал.
Руководство и контроль за деятельностью подразделения осуществляет директор УФПС Воронежской области - филиала предприятия.
Для осуществления своей деятельности подразделение имеет круглую печать, бланки с изображение эмблемы «Почта России» и штампы с указанием на принадлежность подразделения к филиалу и предприятию.
Основными задачами подразделения являются оказание услуг почтовой связи и осуществление других видов деятельности, предусмотренных уставом, с целью получения прибыли (Приложение 1).
Для достижения возложенных задач подразделение осуществляет в установленном законом порядке следующие виды деятельности:
- оказание всех видов услуг почтовой связи;
- оказание универсальных услуг почтовой связи по удовлетворению нужд пользователей услуг почтовой связи в обмене письменной корреспонденцией в пределах территории Российской Федерации и по доступным ценам.
- осуществление деятельности по приему, обработке, перевозке и доставке (вручению) экспресс-почты;
- оказание услуг международной почтовой связи, обмен международными почтовыми отправлениями с иностранными почтовыми операторами (иностранными почтовыми администрациями) по поручению филиала. Для наглядности основные виды деятельности исследуемого предприятия представлены на рисунке (рис.1).
Рисунок 1- Услуги Хохольского почтамта УФПС Воронежской области
Почта России активно работает не только над расширением спектра услуг, оказываемых населению, но и над повышением их качества. С 2005 года на предприятии реализуется проект по разработке и внедрению системы менеджмента качества. В настоящее время уже почти половина всех филиалов Почты России получили сертификаты о соответствии требованиям международного стандарта ИСО 9001:2000 в отношении оказания почтовых (письменная корреспонденция, посылки, экспресс-почта) и финансовых (почтовые переводы, доставка пенсий, прием платежей) услуг.
Подразделение осуществляет свою финансовую, производственно-хозяйственную и коммерческую деятельность в соответствии с законодательством Российской Федерации, уставом и локальными нормативными актами предприятия и филиала, регламентирующими деятельность по управлению имуществом. Рассмотрим аппарат управления в виде рисунка (рис. 2).
Рисунок 2 - Аппарат управления Хохольского почтамта УФПС Воронежской области
Подразделение осуществляет заключение сделок (договоров) в соответствии с локальными нормативными актами предприятия и филиала, регламентирующими деятельность по управлению имуществом.
Подразделение не имеет собственного отдельного баланса. Подразделение самостоятельно осуществляет бухгалтерский учет всех хозяйственных операций подразделения, документооборот на основе законодательства РФ, положения по учетной политике и прочих распорядительных документов филиала и предприятия. Налоговый учет всех хозяйственных операций подразделения осуществляет филиал.
Ответственность за организацию учета, а так же за организацию и обеспечение документооборота в подразделении несет начальник подразделения.
Результаты деятельности подразделения отражаются в регулярной отчетности, которая представляется филиалу в форме, объеме и в сроки, установленные филиалом.
Ответственность за ведение бухгалтерского учета, своевременное предоставление полной и достоверной бухгалтерской отчетности несет начальник подразделения и главный бухгалтер подразделения.
Проверка финансово-хозяйственной деятельности подразделения может осуществляться контрольно-ревизионным подразделением филиала и должностными лицами филиала.
Основные приемы и способы бухгалтерского учета, принятые в Хохольском почтамте УФПС Воронежской области, представлены в учетной политике (Приложение 2).
1.2 Стратегия развития хозяйственной деятельности объекта исследования
Первичным звеном бухгалтерского учета является бухгалтерия организации. Бухгалтерия самостоятельная структурная единица организации и не может входить в состав какого-либо другого организационного подразделения. Возглавляет ее главный бухгалтер, который обеспечивает правильность постановки учета, его достоверность, осуществляет контроль за сохранностью, рациональным и экономным использованием всех средств предприятия.
Основные источники информации для анализа: данные аналитического бухгалтерского учета по счетам результатов, «Бухгалтерский баланс», «Отчет о прибылях и убытках» Хохольского почтамта УФПС Воронежской области за 2010 - 2012 годы (Приложение 3).
Рассмотрим основные финансово-экономические показатели хозяйственной деятельности исследуемого предприятия и представим в виде таблицы (табл. 1).
Таблица 1 - Основные финансово-экономические показатели хозяйственной деятельности ОСП Хохольский почтамт УФПС Воронежской области - филиала ФГУП «Почта России» за 2010-2012 годы
|
Показатель |
Годы |
Отклонение(+/-) |
Темп роста, % |
||||
|
2010 тыс. руб. |
2011 тыс. руб. |
2012 тыс. руб. |
2011 г. от 2010 г. тыс. руб. |
2012 г. от 2011 г. тыс. руб. |
2011 г. от 2010 г. |
2012 г. от 2011 г. |
|
|
Выручка от реализации товаров, работ, услуг |
6104 |
6860 |
6371 |
756 |
-489 |
112,38 |
92,87 |
|
Себестоимость проданных товаров, продукции, работ, услуг |
4470 |
4169 |
4677 |
-301 |
508 |
93,26 |
112,18 |
|
Прибыль от продаж |
1613 |
2205 |
1466 |
592 |
-739 |
136,70 |
66,48 |
|
Рентабельность продаж |
25,69 |
32,85 |
13,27 |
7,16 |
-19,58 |
127,87 |
40,39 |
|
Прибыль до налогообложения |
1568 |
2253 |
941 |
685 |
-1312 |
143,86 |
41,76 |
|
Чистая прибыль |
1568 |
2253 |
845 |
685 |
-1408 |
143,86 |
37,50 |
Выручка на анализируемом предприятии в 2012 г. уменьшилась на 489 тыс. руб. или 7,13 %. Наблюдается незначительное повышение показателя себестоимости по сравнению с предыдущим годом на 508 тыс. руб. или на 12,18 %, что повлияло на величину валовой прибыли и вызвало ухудшение финансового положения.
Наблюдается резкое снижение показателя рентабельности продаж (в 2012 г. данный показатель составил 13,27, а в 2011 г. значение этого показателя было равно 32,85). Анализируя динамику Хохольского почтамта УФПС Воронежской области видно, что финансовый результат в 2012 г. представлен виде прибыли (845 тыс. руб.), по сравнению с предыдущим годом прибыль сократилась на 1408 тыс. руб.
Представим основные экономические показатели для наглядности в виде рисунка (рис 3).
Рисунок 3 - Основные показатели экономической деятельности
ОСП Хохольский почтамт УФПС Воронежской области за 2010-2012 годы
Больше всего доходов в 2012 г. Хохольский почтамт получил от оказания услуг почтовой связи – на их долю приходится 3586 тыс. руб., выручка от торговой деятельности 2324 тыс. руб. Уменьшение доходности произошло одновременно в регулируемом и нерегулируемом сегментах.
В 2012 году удалось на 21% увеличить объем среднемесячной выработки на одного работника – до 29,5 тыс. рублей. Среднемесячные продажи в расчете на одно отделение почтовой связи увеличились на 14% – с 193 тыс. рублей до 221 тыс. рублей, а в расчете на одного жителя – с 57 до 65 рублей. Произошло увеличение объемов оказываемых услуг:
- простой и заказной письменной корреспонденции – на 2,8% ;
- отправлений 1-го класса – на 81,1;
- посылок – на 9,5% ;
- экспресс-почты (EMS) – на 24,3% .
В соответствии с приказом Федеральной службы по тарифам среднее повышение тарифов на услуги по пересылке внутренней корреспонденции (почтовые карточки, письма, бандероли) составило 10,6% с 1 февраля 2012 года. В частности, тарифы по простой корреспонденции выросли на 11,8%, по заказной корреспонденции – на 7,1%, а по корреспонденции с объявленной ценностью – на 10,1%. С начала 2011 года тарифы на доставку пенсий и пособий увеличились с 0,97 до 1,17%, а с 10 января 2012-го на 7% подорожали услуги по пересылке. Рассмотрим влияние отдельных статей на суммарный прирост доходов Почты России за 2012 год и представим в виде рисунка (рис. 4).
Рисунок 4 - Влияние отдельных статей на суммарный прирост доходов
ОСП Хохольский почтамт за 2012 год
За последние несколько лет ФГУП «Почта России» удалось укрепить свои рыночные позиции за счет расширения спектра предоставляемых услуг и повышения их качества. Помимо традиционных почтовых сервисов предприятие активно развивает сегменты финансовых и инфокоммуникационных услуг, розничную и дистанционную торговлю через сеть почтовых отделений, обеспечивает подписку и доставку периодической печати. Устойчивое положение предприятия подкрепляется наличием широкой сети филиалов.
В 2011 году по заказу ФГУП «Почта России» независимая компания Boston Consulting Group разработала Стратегию развития национального почтового оператора на период до 2016 года, при этом ряд предлагаемых проектов выходят за этот горизонт. Реализация документа позволит максимально полно использовать имеющиеся конкурентные преимущества Почты России, провести масштабную модернизацию основных фондов, значительно улучшить финансовые показатели предприятия и обеспечить развитие информационной и логистической среды на всей территории РФ.
Проект Стратегии направлен для согласования в Правительство РФ. Разработанный документ учитывает все основные макроэкономические факторы, в том числе мировой финансовый кризис, вступление России во Всемирную торговую организацию (ВТО) и присоединение к Генеральному соглашению по торговле услугами (ГАТС).
Новая стратегия ориентирована, в частности, на рост на всех ключевых рынках за счет повышения качества услуг и сервиса. Ее реализация окажет значимое влияние не только на деятельность предприятия, но также будет иметь высокую социальную и экономическую значимость для государства в целом. Частные потребители выиграют от роста качества базовых почтовых услуг, расширения их ассортимента и дополнительных сервисов, обеспечения доступа к максимально широкому спектру финансовых услуг в небольших населенных пунктах.
С ростом объема и количества предоставляемых услуг в перспективе возникнет дополнительная потребность в персонале, появится необходимость в узкоспециализированных специалистах. Повышение доходов Почты России позволит увеличить зарплаты. Рост качества работы предприятия создаст возможность ускоренного развития других сфер экономической деятельности, в частности, дистанционной торговли. При этом Почта России сможет произвести технологическое обновление, обеспечить долгосрочную стабильность и устойчивое развитие, а улучшение финансового состояния предприятия снизит совокупный объем субсидий со стороны государства.
Проведенный экспертный анализ показал, что наиболее предпочтительной для Почты России является модель интенсивного роста, предусматривающая увеличение объемов на ключевых направлениях, а также перестройку логистических и сетевых процессов.
2 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ АУДИТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
2.1 Общие сведения о ведении операций с подотчетными лицами
Расчеты с подотчетными лицами предполагают соблюдение определенных норм и правил, которые регламентированы такими нормативными актами, как:
-Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П);
-Гражданский кодекс Российской Федерации: части первая, вторая: с изм. и доп. от 28.12.2013г.;
-План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденный приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н (ред. от 08.11.2010);
-Постановление Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 "Авансовый отчет";
-Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 №1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты";
-Указание ЦБ РФ № 1843-У (ред. от 28.04.2008) "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя";
-Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
Законодательство не содержит определений понятий "подотчетное лицо" и "подотчетные суммы". Однако из норм Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово- хозяйственной деятельности организаций, утвержденной приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94 (ред. от 08.11.2010) следует, что подотчетные лица - это лица, с которыми у работодателя есть трудовые отношения, то есть сотрудники организации, которые получают денежные средства под отчет для последующих расходов на определенные цели в интересах выдавшей организации. Соответственно, денежные средства, выданные подотчетным лицам, называются подотчетными суммами.
Выдача денег любому другому физическому лицу, не состоящему с работодателем в трудовых или гражданско-правовых отношениях, не придает выданной сумме статуса подотчетных сумм. Эта выплата регулируется гражданским законодательством, поскольку совершается не в рамках трудовых отношений [16, c. 256].
Стандартный вариант, когда денежные средства выдаются под отчет из кассы организации, при этом работодатель сам решает, какая сумма необходима для выдачи, и снимает ее с расчетного счета. Однако существуют и другие способы выдачи работодателем денежных средств под отчет.
Выдача денег из кассы путем использования остатка денежных средств от наличной выручки. Предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на оплату труда, а также на закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения. То есть расходы на хозяйственные и командировочные нужды в названном пункте не предусмотрены. Однако п. 2 Указания ЦБ РФ N 1843-У дополнил этот перечень. В соответствии с нормой абз. 1 п. 2 Указания ЦБ РФ N 1843-У юридические лица и индивидуальные предприниматели могут расходовать наличные деньги, поступившие в их кассы за проданные ими товары, выполненные ими работы и оказанные ими услуги, а также страховые премии:
-на выплату заработной платы;
-на иные выплаты работникам (в том числе социального характера);
-на стипендии;
-на командировочные расходы;
-на оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
-на возврат наличных денег за возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги, оплаченные ранее за наличный расчет;
-на выплату страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физических лиц.
Выдача денег по "безналу" на карточный счет или корпоративные карты. Если организация откроет карточный счет для совершения операций с корпоративными картами, то перечисление подотчетных сумм будет происходить с одного счета организации на другой счет этой же организации, то есть не происходит смены владельца счета и руководитель организации может контролировать расходование и остаток на счете. Кроме этого, он несет административную и налоговую ответственность за возможные правонарушения [12].
То есть обычная платежная карта, открываемая к карточному счету работодателя, может считаться корпоративной, если она предназначена для совершения физическими лицами операций с деньгами, находящимися на корпоративном банковском счете. Кроме этого, сотрудник имеет право на распоряжение деньгами на карточном счете работодателя только в пределах лимита, установленного договором банковского счета.
Таким образом, данный способ выдачи подотчетных сумм является хорошей альтернативой наличной выдаче.
Помимо российских рублей под отчет выдается иностранная валюта.
Денежные средства в наличной иностранной валюте работодатель может выдать через кассу подотчетному лицу, направленному в загранкомандировку.
Однако, прежде чем выдать подотчетные суммы, необходимо определить правила расчетов с подотчетными лицами в организации, а также оформления хозяйственных операций.
До начала любых операций с подотчетными суммами работодателю следует установить:
-список подотчетных лиц, которым могут быть выданы подотчетные суммы;
-порядок определения срока, на который выдаются подотчетные суммы;
-список лиц, уполномоченных поручать производить траты в интересах работодателя и давать распоряжения бухгалтерии о выдаче подотчетных сумм.
Лица, которым выдаются подотчетные суммы на хозяйственные, представительские или иные текущие нужды организации, отбираются из числа ее сотрудников - в большинстве случаев по такому критерию, как должностные обязанности, в перечень которых входит в том числе выдача заработной платы. Кроме этого, желательно, чтобы лицо было материально ответственное.
Отметим, что для удобства список лучше составить с указанием только штатных должностей; в этом случае при увольнении сотрудника не будет необходимости вносить в него корректировки, а новый сотрудник автоматически станет подотчетным лицом.
Подотчетные суммы всегда выдаются на определенный срок, который устанавливает и срок представления работником авансового отчета. Сотруднику дается только три рабочих дня после истечения срока, на который выдан аванс, для подтверждения расходования подотчетных сумм. Руководитель организации может установить срок использования подотчетных сумм, то есть срок, по истечении которого необходимо представить авансовый отчет, равным календарному месяцу или неделе, но единый для всех подотчетных сумм срок может и не устанавливаться в зависимости от того, на что они выдаются.
Выбранный вариант установления срока необходимо прописать в нормативном акте организации.
Размер подотчетного аванса определяется целью его выдачи.
Аванс на командировку. Сумма командировочного аванса формируется исходя из расходов на приобретение проездных документов, на проживание, норм суточных. Кроме этого, в суммы командировочного аванса могут быть включены дополнительные расходы, связанные с выполнением командировочного задания [29, c. 256].
Работодатели часто ограничивают сумму подотчетного аванса, руководствуясь нормой п. 1 Указания ЦБ РФ № 1843-У. Напомним, что согласно данной норме расчеты наличными деньгами в РФ между юридическими лицами в рамках одного договора могут производиться в размере, не превышающем 100 000 руб. Однако работодатели не учитывают, что это ограничение не распространяется на размер подотчетного аванса.
Сумма аванса должна соответствовать расценкам на приобретаемые товары, работы, услуги.
Выданные под отчет денежные средства признаются задолженностью работника перед работодателем, если он не представил авансовый отчет в установленный срок. При этом ст. 137 ТК РФ предусмотрено право работодателя принимать решение об удержании задолженности по подотчетным суммам из заработной платы работника не позднее 1-го месяца со дня окончания срока, на который выдан аванс, при условии, что работник не оспаривает основания и размер возмещения. Кроме этого, работодатель обязан получить письменное согласие работника на удержание из заработной платы указанных сумм (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0). Размер удержаний не может превышать 20% от заработной платы работника.
Учет расчетов с сотрудником, которому выданы денежные средства под отчет, осуществляется с использованием счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами". По дебету счета 71 отражаются суммы, выданные под отчет, а по кредиту - израсходованные подотчетным лицом суммы либо возвращенные им. Сумма задолженности работника по возврату неизрасходованного аванса, удерживаемая из заработной платы работника на основании решения руководителя организации, списывается со счета 71 в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" [21, c. 253].
Дебиторская задолженность сотрудника организации списывается после утверждения авансового отчета.
Налог на доходы физических лиц. В доход работника, облагаемый НДФЛ, можно включить выданные под отчет денежные средства только в случае невозможности их возврата, так как по смыслу ст. ст. 208 и 209 НК РФ выданные подотчетному лицу средства на приобретение товаров (работ, услуг) не являются доходом физического лица.
Следует помнить, что для целей обложения НДФЛ сохраняется нормирование суточных. То есть при направлении сотрудника в командировку НДФЛ облагаются суммы, превышающие 700 руб. за каждый день командировки в пределах РФ и 2500 руб. за каждый день загранкомандировки (п. 3 ст. 217 НК РФ).
При невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму НДФЛ работодатель обязан письменно сообщить в налоговый орган по месту своего учета о невозможности удержать налог и, соответственно, сумме задолженности по налогу.
Налог на добавленную стоимость. Согласно п. 1 ст. 172 НК РФ вычеты сумм НДС производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), имущественных прав, либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных п. п. 3, 6 - 8 ст. 171 НК РФ. Следовательно, из норм гл. 21 НК РФ не следует, что наличие счета-фактуры является обязательным условием для принятия к вычету НДС, а также не установлено, какие именно документы могут служить основанием для вычета. Указанными пунктами ст. 171 НК РФ предусмотрены особенности вычета сумм НДС, уплаченных налогоплательщиком непосредственно в бюджет, а также сумм налога, уплаченных сотрудниками организации в составе командировочных расходов.
Однако уплаченные суммы НДС, если счет-фактура отсутствует и они не поименованы в п. п. 3, 6 - 8 ст. 171 НК РФ, подлежат вычетам за счет собственных источников организации. В этом случае сумма НДС должна быть выделена отдельной строкой в оправдательных документах, например в чеке электронного терминала, в чеке ККТ и др. Данная операция отражается по дебету счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 91/2 "Прочие расходы", и кредиту счета 19.
Если при направлении в командировку куплены электронные билеты, то суммы НДС подлежат вычетам на основании ч. 7 ст. 171, ч. 1 ст. 172 НК РФ. Однако в данном случае сумма НДС должна быть выделена в чеке электронного терминала и в электронных билетах.
Налог на прибыль организаций. Материальные запасы принимаются по стоимости их приобретения без учета НДС (ст. 254 НК РФ).
Расходы на командировку признаются после утверждения авансового отчета и относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией (п. 12 ч. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252, п. 5 ч. 7 ст. 272 НК РФ, Письмо Минфина России от 01.07.2010 № 03-03-07/23, Информационное письмо Минфина России от 26.08.2008 "Об учете расходов на приобретение электронного билета в целях налогообложения налогом на прибыль организаций") [19, c. 23].
2.2 Информационная база аудиторской проверки
При аудите расчетов с подотчетными лицами проверке подлежит:
-правильность оформления и своевременность предоставления авансовых отчетов, наличие документов для обоснования произведенных расходов;
-правильность оформления командировочных документов и соответствие произведенных расходов установленным нормам;
-соответствие выдачи под отчет денежных сумм установленным внутренним правилам организации.
Типичными ошибками и нарушениями являются:
-превышение установленного срока предоставления авансового отчета по денежным средствам, полученным при направлении работника организации в командировку;
-отсутствие приказа или заявления о выдаче подотчетных денежных сумм с резолюцией руководителя;
-выдача подотчетных сумм работникам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам;
-выдача подотчетных денежных средств лицам, с которыми не заключены трудовые договоры;
-наличие авансовых отчетов лиц, работающих по договорам гражданско-правового характера;
-систематическая выдача под отчет денежных средств с последующим их возвратом в кассу организации, что предполагает отсутствие производственной необходимости.
Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок - это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен.
Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:
-авансовые отчеты;
-журнал регистрации авансовых отчетов;
-приказы о направлении сотрудников в командировку;
-список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;
-сметы представительских расходов;
-приказы об утверждении смет представительских расходов.
Многочисленные и разнообразные операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:
-баланс предприятия;
-отчет о движении денежных средств;
-главная книга по счету 71;
-журнал-ордер по счету 71 (№ 7), объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства. Для наглядности представим информационную базу аудита подотчетных средств в виде рисунка (рис. 5).
Рисунок 5 - Схема движения бухгалтерской информации по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" по журнально-ордерной (автоматизированной) форме бухгалтерского учета
Основные нарушения злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:
-выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;
-выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия;
-выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам;
-несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;
-списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия [17, c. 14].
2.3 Приемы и способы работы с подотчетными лицами
Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с рабочими по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.
На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуются в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуются в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету 94 «Недостачи и потери от ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника) [30, с. 26].
Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет (Приложение 4). Рассмотрим основные бухгалтерские проводки по учету расчетов с подотчетными лицами и представим их в виде таблицы (табл. 2).
Таблица 2 - Бухгалтерские проводки учета расчетов с подотчетными лицами
|
Дебет |
Кредит |
Содержание хозяйственных операций |
Первичные документы |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
71 |
50, 50-3 |
Выданы под отчет: - денежные средства, - денежные документы. |
№ КО-2 "Расходный кассовый ордер" |
|
08, 10 |
71 |
Произведены подотчетными лицами расходы по приобретению: - внеоборотных активов, - материалов и их доставкой. |
№ АО-1 "Авансовый отчет", № М-7 "Акт о приемке материалов" |
|
19-3 |
71 |
Отражен на основании счетов-фактур поставщиков НДС по приобретенным производственным запасам, предназначенным для производства продукции (работ, услуг), облагаемой налогом на добавочную стоимость, и расходам по их заготовлению и доставке. |
Счет-фактура |
|
20, 23, 25, 26, 29, 44 |
71 |
Произведены подотчетными лицами расходы, относящиеся к: |
№ АО-1 "Авансовый отчет" |
|
50 |
71 |
Возвращены подотчетные суммы в кассу организации. |
№ КО-1 "Приходный кассовый ордер" |
|
70 |
71 |
Удержана задолженность по подотчетным суммам из оплаты труда. |
№ Т-49 "Расчетно-платежная ведомость", |
|
71 |
91-1 |
Начислены положительные курсовые разницы по расчетам с подотчетными лицами в иностранной валюте на дату совершения операции и отчетную дату (конец месяца). |
Бухгалтерская справка-расчет |
Продолжение таблицы 2
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
91-2 |
71 |
Начислены отрицательные курсовые разницы по расчетам с подотчетными лицами в иностранной валюте на дату совершения операции и отчетную дату (конец месяца). |
Бухгалтерская справка-расчет |
Аналитический учет в журнале-ордере по счету 71 ведется по отдельно выданным под отчет суммам и осуществляется позиционным способом. По каждой отдельной строке отражаются выданный аванс, суммы расхода на основе утвержденного авансового отчета, а также возвращенная сумма неиспользованного аванса или возмещенная сумма перерасхода (против выданного аванса). Таким образом, операции по одному авансовому отчету должны найти отражение только по одной строке. Для случаев, когда подотчетному лицу, находящемуся в длительной командировке, направляется дополнительный аванс, в разделе "Выдано под отчет" предусмотрены соответствующие графы.
Для получения синтетических данных по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» суммы расхода по авансовым отчетам и возврат неиспользованного аванса показываются в журнале-ордере в корреспонденции с дебетуемыми счетами.
Потратив деньги, сотрудник составляет авансовый отчет, его форма № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.
Эту форму должны применять все предприятия. Составляется он в 1 экземпляре и важно, чтобы он был правильно оформлен. Подписан он должен быть подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет. Сотрудник, который составляет авансовый отчет, должен подтвердить свои расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.).
Если же сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата.
Если из авансового отчета видно, что подотчетник истратил ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо будет нулевым и задолженность не образуется.
Если же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия. Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер. Если у работника выданных денег не хватило, и он еще потратил свои, то руководитель предприятия признает, что перерасход оправдан и работнику должны возместить разницу.
Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок, подлежат отражению по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетом 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» [29, c. 253].
Следует отметить, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» активно-пассивный и в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по дебету (когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не вернуло).
Из вышеизложенного следует, что наибольшее количество ошибок в отношениях с подотчетными лицами, как правило, происходит именно при оформлении документов.
Это ошибки в приказах, служебных заданиях и командировочных удостоверениях. Также часто встречаются недочеты в первичной документации.
Основным документом, регламентирующим взаимоотношения с подотчетниками, является приказ руководителя фирмы. В нем должен быть прописан перечень лиц, которые имеют право получать "наличку" под отчет. - В приказе обязательно следует уточнить сроки, на которые выдаются денежные суммы. Помимо этого необходимо указать предельный размер и порядок сдачи авансовых отчетов.
Авансовый отчет (форма № АО-1) используют для списания денег, выданных на приобретение административно-хозяйственных нужд. Этот документ должны заполнить бухгалтер и подотчетное лицо. К нему необходимо приложить кассовые или товарные чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам и другие необходимые документы. К авансовым отчетам необходимо прилагать первичные документы, на основании которых были истрачены подотчетные суммы. Это могут быть счета из гостиниц (если сотрудник отчитывается по расходам на служебную командировку), товарные чеки из магазинов розничной торговли и другие.
Если такая документация отсутствует, организация вправе решить, что денежные средства были истрачены на иные цели.
3 ОРГАНИЗАЦИЯ АУДИТОРСКОЙ ПРОВЕРКИ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ НА ОБЪЕКТЕ ИССЛЕДОВАНИЯ
3.1 Этап планирования аудита
Основными этапами проведения аудиторской проверки операций с подотчетными лицами являются:
-определение цели и основных задач аудита, подборка нормативных актов;
-составление аудиторской программы проверки расчетов с подотчетными лицами;
-тестирование системы внутреннего контроля и учета;
-установление соответствия данных бухгалтерской отчетности данным счетов бухгалтерского учета денежных средств и расчетов с подотчетными лицами;
-проверка организации материальной ответственности;
-документальное оформление аудита расчётов с подотчётными лицами;
-выражение мнения о достоверности отчетности в части учета расчётов с подотчётными лицами.
Планирование аудита расчетов с подотчетными лицами состоит в разработке аудиторской фирмой:
-общего плана аудита с указанием ожидаемого объема, графиков и сроков проведения аудита;
-аудиторской программы, которая определяет объем, виды и последовательность осуществления аудиторских процедур, необходимых для формирования аудитором объективного и обоснованного мнения о бухгалтерской отчетности организации [20, с. 15].
Разработка общего плана и программы аудита основывается на предварительных данных об экономическом субъекте, а также на результатах проведенных аналитических процедур. С помощью последних аудитор должен выявить области значимые для аудита. В общем плане необходимо предусмотреть сроки проведения аудита, составить график его проведения, предусмотреть сроки подготовки отчета и аудиторского заключения [29, c. 128].
Программа является развитием общего плана и представляет собой более детальный перечень аудиторских процедур, которые необходимы для практической реализации плана.
В процессе планирования аудитор должен также:
-оценить эффективность системы внутреннего контроля и учета клиента;
-установить приемлемый аудиторский риск и рассчитать уровень существенности, которые позволили бы считать бухгалтерскую отчетность достоверной;
-выявить значимые для аудитора области и спланировать необходимые аудиторские процедуры.
Программа тестов средств контроля представляет собой перечень совокупности действий, предназначенных для сбора информации о функционировании системы внутреннего контроля и учета.
Программы помогают выявить существенные недостатки, являясь составной частью рабочей документации аудита, способствуют документальному оформлению процесса аудита и его результатов.
План аудиторской проверки учета расчётов с подотчётными лицами должен содержать: название проверяемой организации, период в течении которого будет проводиться проверка данной организации на этом участке, число человеко-часов, фамилию, имя, отчество руководителя аудиторской проверки, состав аудиторской группы, планируемый аудиторский риск, а также планируемый уровень существенности. Аудиторская организация определяет в общем плане роль внутреннего аудита, а также необходимость привлечения экспертов в процессе проведения аудита.
Программа аудиторской проверки учета расчётов с подотчётными лицами составляется на основании плана аудиторской проверки данного участка. Программа аудиторской проверки также как и план содержит обязательные реквизиты: название проверяемой организации, период проверки, число человеко-часов, фамилию, имя, отчество руководителя аудиторской группы, состав аудиторской группы, планируемый аудиторский риск, планируемый уровень существенности [18, c. 13].
Она служит подробной инструкцией аудиторам и одновременно средством контроля сроков проведения работы для руководителя аудиторской организации и аудиторской группы.
Составляя программу проверки расчётов с подотчётными лицами, аудитор направляет свои усилия на проверку тех участков, которые не подвергались контролю или мало контролировались бухгалтерией.
Программа аудита учета расчётов с подотчётными лицами представляет собой детальный перечень содержания аудиторских процедур, необходимых для практической реализации плана аудита, для сбора аудиторских доказательств.
Аудиторская организация, если сочтет это целесообразным, может согласовать с руководством проверяемого экономического субъекта отдельные положения общего плана и программы аудита. При этом аудиторская организация является независимой в выборе приемов и методов аудита, отраженных в общем плане и программе, но несет полную ответственность за результаты своей работы в соответствии с данным общим планом и данной программой.
По окончании процесса планирования аудита общий план и программа аудита должны быть оформлены документально и завизированы в установленном порядке [12].
Проверка своевременности расчетов сотрудников предприятия по командировочным расходам и средствам, выданным на хозяйственные нужды, осуществляется в рамках аудита кассовых операций. Если при проведении проверки предприятия установлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время, следует провести проверку использования подотчетных сумм, получить письменное объяснение от соответствующих должностных лиц и подотчетного лица и с учетом этой проверки рассмотреть вопрос об отнесении выданной суммы к доходу этого подотчетного лица.
При установлении фактов списания задолженности подотчетных лиц без представления соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, подотчетные суммы, необоснованно списанные с работников без удержания из заработной платы, на основании гл. 23 НК РФ подлежат включению в облагаемый налогом доход этих работников того календарного года, в котором суммы были ими получены и подлежат обложению страховыми взносами [3].
Для составления программы проверки расчетов с подотчетными лицами для удобства рассмотрим классификацию возможных нарушений при ведении операций по расчетам с подотчетными лицами.
Итак, основные нарушения злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:
Нарушение порядка выдачи подотчетных сумм:
Нарушения при оформлении командировочных расходов:
1. Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работника в командировку;
2. Отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке;
3. Несоблюдение установленных норм командировочных расходов;
4. Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;
5. Отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.
Нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов:
Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами:
1. Выделение сумм НДС расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети;
2. Списание на затраты сумм НДС от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей в оптовой торговле.
Нарушения порядка учета представительских расходов:
1. Несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете;
2. Отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.
Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами:
1. Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами;
2. Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;
3. Несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере по счету 71 или других регистрах.
При составлении программы проверки расчетов с подотчетными лицами, признаками отсутствия или недостаточности внутреннего контроля при ведении расчетов с подотчетными лицами для аудитора являются:
-отсутствие на предприятии утвержденного приказом руководителя предприятия списка лиц, которым разрешено получать в кассе наличные деньги под отчет;
-несоблюдение приказа об ограничении числа лиц, получающих наличные деньги в кассе под отчет;
-отсутствие на предприятии системы подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг;
-несоблюдение установленных сроков отчета о полученных суммах;
-задолженность подотчетных лиц, которая не погашена в установленные сроки;
-списание просроченной задолженности подотчетных лиц по истечении срока исковой давности на финансовые результаты деятельности предприятия или за счет использования чистой прибыли;
-отсутствие утвержденных руководителем предприятия смет представительских расходов;
-отсутствие оправдательных документов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчетам;
-отсутствие визы руководителя предприятия или иного уполномоченного лица, утверждающего авансовые отчеты;
-выдача денег под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия, без соответствующего основания [17, c. 14].
Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера. Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами целесообразно использовать вопросник, который представлен в таблице 3.
Таблица 3 - Вопросник аудитора для оценки надежности СВК в
отношении расчетов с подотчетными лицами
|
№ |
Вопрос |
Вариант ответа |
Информация или документ, который следует запросить |
Назначаемая аудиторская процедура |
Номер следующего вопроса |
Номер вывода |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
1 |
Имеется ли на предприятии список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды, утвержденный приказом по предприятию |
Нет |
1 |
|||
|
Да |
Список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хознужды |
“Подотчет 1.1.1” |
||||
|
2 |
Выдаются ли новые авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет суммам |
нет |
2 |
|||
|
да |
Журнал-ордер по счету 71 |
“Подотчет 1.1.2” |
||||
|
3 |
Оформляются ли письменные распоряжения руководителя предприятия (приказы) при направлении работников в командировки |
Нет |
3 |
|||
|
да |
Письменные распоряжения руководителя |
“Подотчет 2.1.2” |
||||
Продолжение таблицы 3
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
4 |
Облагаются ли НДФЛ суточные сверх норм, возмещаемые по решению руководителя предприятия |
нет |
4 |
|||
|
да |
Приказ руководителя о возмещении |
“Подотчет 2.2.1” |
||||
|
5 |
Организован ли аналитический учет командировочных расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложения |
Нет |
5 |
|||
|
Да |
“Подотчет 2.1.5” |
|||||
|
6 |
Имеются ли утвержденные письменным распоряжением руководителя предприятия сметы представительских расходов |
Нет |
6 |
|||
|
Да |
Писменные распоряжения руководителя и сметы |
“Подотчет 4.1.1” |
||||
|
7 |
Организован ли аналитический учет представительских расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложения |
Нет |
7 |
|||
|
Да |
“Подотчет 4.1.2” |
|||||
|
8 |
Производится ли расчет сумм, причитающихся работнику на командировку |
Нет |
8 |
|||
|
Да |
“Подотчет 4.2.2” |
По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Представленный вопросник позволяет аудитору сделать целый ряд промежуточных выводов, на основании которых он может сделать основной вывод, что порядок расчетов с подотчетными лицами ведется неудовлетворительно.
Подобный вывод может быть основанием для следующих действий.
Если по результатам опроса сотрудников проверяемого предприятия и данным экспресс-анализа отчетности расчеты с подотчетными лицами составляют небольшой удельный вес в общем числе хозяйственных операций, то аудитор может планировать проверку этих расчетов в обычном порядке.
Если удельный вес расчетов с подотчетными лицами велик, например, приобретение производственных запасов на суммы, превышающие лимит расчетов наличными деньгами, оплата работ и услуг сторонних организаций осуществляется через подотчетных лиц, размер задолженности за подотчетными лицами превышает разумные границы, погашение задолженности не производится, то такие факты могут стать для аудитора основанием для отказа от выражения своего мнения о достоверности отчетности предприятия и соответствии бухгалтерского учета законодательству.
В общем случае по результатам опроса у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами и намечен состав процедур.
При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются практически все методы получения аудиторских доказательств, но к различным объектам контроля и для выявления одного или нескольких возможных нарушений.
Методы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами приведены в таблице 4.
Таблица 4 - Методы сбора аудиторских доказательств
|
№ |
Основные виды нарушений при учете расчетов с подотчетными лицами |
Методы сбора доказательств |
|||||||
|
А |
Б |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
1.1 |
Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия, могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы |
+ |
|||||||
|
1.2 |
Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимися работниками предприятия |
+ |
Продолжение таблицы 4
|
А |
Б |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
1.3 |
Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам. |
+ |
|||||||
|
1.4 |
Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы |
+ |
|||||||
|
2.1 |
Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работника в командировку |
+ |
+ |
||||||
|
2.2 |
Отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке |
+ |
|||||||
|
2.3 |
Несоблюдение установленных норм командировочных расходов |
+ |
|||||||
|
2.4 |
Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм |
+ |
+ |
||||||
|
2.5 |
Отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм |
+ |
+ |
||||||
|
3.2 |
Некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах командировочных расходов |
+ |
+ |
||||||
|
4.1 |
Выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети |
+ |
+ |
||||||
|
4.2 |
Списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей в оптовой торговле |
+ |
+ |
||||||
|
5.1 |
Несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете |
+ |
|||||||
|
5.2 |
Отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм |
+ |
+ |
||||||
|
6.1 |
Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами |
+ |
|||||||
|
6.2 |
Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода |
+ |
+ |
||||||
|
6.3 |
Несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере по счету 71 |
+ |
+ |
Примечание к таблице:
Методы сбора аудиторских доказательств (гр. 1-8) :
3.2 Аудит операционно-хозяйственных расходов в исследуемой организации
Под расходами на хозяйственные нужды понимаются затраты по приобретению канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, по оплате мелкого ремонта и др.
Руководитель организации должен утвердить своим приказом список работников, которым могут выдаваться денежные средства под отчет. Аудитору необходимо удостовериться в наличии такого приказа. Срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, не ограничен. Такой срок также может установить руководитель организации своим приказом. В результате проверки было выявлено, что на исследуемом предприятии список работников не утвержден.
В ОСП Хохольский почтамт УФПС Воронежской области - филиала ФГУП «Почта России» работники, получившие деньги под отчет, соблюдают предельный размер расчетов наличными - 100 000 руб. по одной сделке с одним юридическим лицом (Указание Банка России от 20.06.2007 № 1843-У).
При представлении авансового отчета предъявляются кассовые чеки и первичные оправдательные документы. Исключением могут быть только бланки строгой отчетности или выписки о трансакциях, подтверждающие расчеты кредиткой, если деньги под отчет были списаны или перечислены с использованием счета работника.
К кассовому чеку должны прикладываться товарные чеки с расшифровкой покупки. Документы, для которых не предусмотрены унифицированные бланки, должны иметь следующие реквизиты:
-наименование;
-дату составления;
-наименование организации, от имени которой составлен документ;
-содержание хозяйственной операции;
-измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
-наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
-личные подписи указанных лиц.
Стоит отметить, что печать в данном перечне не упоминается.
Работники, получивший денежные средства под отчет, должны за них отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет по форме № АО-1 (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику) (Приложение 5).
Однако в ходе проверки составления авансового отчета в исследуемой организации были выявлены серьезные нарушения, а именно, неуказан номер авансового отчета, дата утверждения отчета должностным лицом. Не отмечено, наименование структурного подразделения, несмотря на то, что Хохольский почтамт является филиалом ФГУП «Почта России». В графе назначение аванса указано «Подотчет». В данном случае необходимо указать на «Операционно-хозяйственные расходы». В графе «приложение» необходимо отметить количество документов (в данном случае 6 штук) и количество листов (6). На обратной стороне авансового отчета не заполнена графа 7 «принято к учету», а в графе 9 не указан дебет счета 10/10.
В дальнейшем проверка проводилась сплошным методом с заполнением рабочих документов аудитора. В ходе данной проверки отклонений выявлено не было.
Важным этапом аудита расчета с подотчетными лицами является проверка получения подотчетных сумм лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам, т.к. это очень распространенная ошибка. Вышеуказанная проверка проводилась с помощью специально разработанного рабочего документа, табличная часть которого представлена в виде таблицы 5.
Таблица 5 – Проверка наличия фактов получения подотчетных сумм лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам
|
№п/п |
ФИО работника, получающего сумму под отчет |
Отчитался ли по ранее полученному авансу |
|
|
Да |
Нет |
||
|
1 |
Бобков Р. Н. |
Х |
|
|
2 |
Ивнев И.И. |
Х |
|
|
3 |
Миронова И.А. |
Х |
|
|
4 |
Лаврова А.Е. |
Х |
|
|
5 |
Ледовская О.Е. |
Х |
|
|
6 |
Ситников Д.В. |
Х |
|
|
7 |
Самофалов К.А. |
Х |
|
|
8 |
Мироненко А.В. |
Х |
|
|
9 |
Крючина К.Е. |
Х |
|
|
10 |
Литвиненко О.А. |
Х |
В ходе данной проверки в ОСП Хохольский почтамт УФПС Воронежской области - филиала ФГУП «Почта России» нарушения не были выявлены.
Важной задачей аудита расчетов с подотчетными лицами является контроль за целесообразностью и законностью использования подотчетных сумм, поэтому необходимо осуществить проверку законности расходования подотчетных сумм и соответствия их целевому характеру использования. Для наглядности представим результаты проверки в виде таблицы 6. В ходе данной проверки отклонений на исследуемом предприятии выявлено не было.
Проверка наличия подотчетных лиц в штате предприятия. Данная проверка проводилась сплошным методом с использованием рабочего документа, табличная форма которого представлена в таблице 7.
Таблица 7 – Проверка наличия подотчетных лиц в штате ОСП Хохольский почтамт УФПС Воронежской области – филиала ФГУП «Почта России»
|
№ п / п |
ФИО работника, получавшего суммы под отчет в течении проверяемого периода |
Есть ли данный работник в штате предприятия |
Примечание |
|
|
Да |
Нет |
|||
|
1 |
Бобков Р. Н. |
Х |
||
|
2 |
Ивнев И.И. |
Х |
||
|
3 |
Миронова И.А. |
Х |
||
|
4 |
Лаврова А.Е. |
Х |
||
|
5 |
Ледовская О.Е. |
Х |
||
|
6 |
Ситников Д.В. |
Х |
||
|
7 |
Самофалов К.А. |
Х |
||
|
8 |
Мироненко А.В. |
Х |
||
|
9 |
Крючина К.Е. |
Х |
||
|
10 |
Литвиненко О.А. |
Х |
||
|
11 |
Карпов М.К. |
Х |
||
|
12 |
Пронина П.Р. |
Х |
||
|
13 |
Сергеева А.Л. |
Х |
||
|
14 |
Свиридова О.А. |
Х |
В ходе данной проверки отклонений выявлено не было, все подотчетные лица являются штатными сотрудниками исследуемой организации, и задолженности по подотчетным суммам нет.
3.3 Аудиторская проверка представительских расходов по существу
Несмотря на то, что нормы об учете представительских расходов давно не претерпевали изменений, они традиционно вызывают большой интерес. Руководство хочет как можно больше затрат отнести к представительским расходам, бухгалтеры же знают, что налоговики тщательно проверяют все позиции. Рассмотрим, какие затраты представительскими быть не могут, какие документы необходимы для обоснования и как их оформить.
Аудитор должен проверить произведенные представительские расходы, которыми считаются расходы фирмы по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации [26, c. 517].
Расходы, которые можно провести в учете как представительские, уменьшают налогооблагаемую прибыль. Аудитор должен выяснить, во-первых, какие расходы вообще реально провести как представительские и во-вторых, какой комплект документов в качестве доказательств позволит бухгалтерии подтвердить представительские расходы (речь идет о приказе, программе и смете расходов на представительское мероприятие, отчете о его проведении, а также о комплекте первичных бухгалтерских документов).
Прежде всего, необходимо определиться, что такое представительские расходы и в каких случаях организация сталкивается с такого рода затратами. Как правило, для расширения взаимного сотрудничества с партерами и клиентами, в целях заключения новых договоров компании проводят различного рода мероприятия, организуют встречи и переговоры. На проведение презентаций, официальных приемов для постоянных и потенциальных клиентов требуются значительные денежные затраты. Вот тут предприятие и сталкивается с так называемыми представительскими расходами, которые следует документально правильно оформить и отразить в бухгалтерском и налоговом учете. В противном случае не избежать претензий со стороны контролирующих органов.
Для отнесения тех или иных затрат к представительским расходам необходимо определиться с самим понятием. Если обратиться к положениям подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ, то станет ясно, что представительскими расходами являются расходы, связанные с официальным приемом и (или) обслуживанием лиц:
-представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
-участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.
Само понятие официального приема установлено в п. 2 ст. 264 НК РФ. Таковым признается завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие для представителей других организаций, а также официальных лиц вашей организации, участвующих в переговорах (либо на заседании руководящего органа компании). Под обслуживанием понимается:
-транспортное обеспечение доставки участвующих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
-буфетное обслуживание во время переговоров;
-оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Стоит обратить особое внимание, что указанный перечень является закрытым и расширительному толкованию не подлежит.
Аудиторская проверка требует документально доказать необходимость каждого конкретного мероприятия для целей получения прибыли, чтобы расходы на него можно было признать представительскими (т.е. не списывать их за счет чистой прибыли).
На первый взгляд, приведенные выше определения Налогового кодекса РФ кажутся ясными и понятными. Но когда на практике начинаешь их применять, возникают вопросы. Здесь важна позиция аудиторов о том, какие конкретные расходы они готовы признать представительскими, а на что ни при каких обстоятельствах не согласятся.
Для организации официального приема или заседания частенько арендуют помещение (например, переговорную комнату в бизнес-центре или зал покрупнее). Но в п. 2 ст. 264 НК РФ, где указан исчерпывающий перечень расходов аренды нет, поэтому аудиторы совершенно обоснованно не принимают их в качестве представительских.
К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний (абз. 2 п. 2 ст. 264 НК РФ). При этом к расходам на организацию развлечений, в частности, относятся расходы на фуршет, теплоход и артистов в рамках развлекательной программы, организованной после официальной части представительского мероприятия (письмо Минфина РФ от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796).
НК РФ в понятие обслуживания представителей других организаций включает их транспортное обеспечение – доставку участников мероприятия до места проведения и обратно (абз. 1 п. 2 ст. 264 НК РФ). И часто принимающая сторона берет на себя обязанность по оплате для приглашенных лиц авиационных и железнодорожных билетов, расходы по доставке их на мероприятие от вокзала до гостиницы, по оплате проживания и прочее.
Но при этом на практике аудиторы отказываются принимать в учете в составе представительских расходов затраты на визовую поддержку, а также оплату авиационных и железнодорожных билетов для представителей иностранных государств, расходы на доставку прибывших иностранцев на мероприятие от вокзала до гостиницы (или до специально арендованного помещения), а также расходы по их проживанию.
Проблема связана с тем, что затраты на оплату проезда и проживания признаются в качестве командировочных расходов у отправляющей стороны. Поэтому, во избежание проблем со стороны проверяющих органов, целесообразно распределить такого рода затраты между участниками переговоров.
В ходе переговоров стороны, как правило, обмениваются сувенирной продукцией с символикой своего предприятия. Таковыми могут быть блокноты, ручки, ежедневники и т.д. По мнению аудиторов, такого рода расходы не могут быть признаны в качестве рекламных, в то же время затраты на такого рода продукцию можно учесть в качестве представительских расходов. Но Минфин РФ подобного рода затраты включать в представительские расходы отказывается, т.к. они не поименованы в п. 2 ст. 264 НК РФ (письмо от 16.08.2006 № 03-03-04/4/136). В подобных ситуациях организация сама должна принимать решение, какими разъяснениями руководствоваться, и понимать, что, возможно, придется доказывать свою правоту.
Зачастую принимающая сторона несет расходы на проведение ужинов, например, в ресторане, которые могут проходить и в позднее время.
Аудитор должен проверить ряд документов, служащих для подтверждения представительских расходов. Таковыми могут являться:
-приказ руководителя для подтверждения расходов на указанные цели;
-смета и отчет по проведенному представительскому мероприятию с отражением цели, а также первичные подтверждающие документы.
Если проведенное мероприятие (ужин в ресторане) не носит официального характера либо отсутствуют документы, подтверждающие проведение на нем деловых переговоров, расходы по его проведению не могут быть учтены для целей налогообложения прибыли (письмо Минфина РФ от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675).
А если оформить все необходимые подтверждающие документы, то учесть расходы на завтраки, обеды и ужины участников деловых переговоров как представительские получится лишь в пределах установленного лимита, а именно– в пределах 4% от расходов организации на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период (письмо Минфина РФ от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26).
Аудитор должен проверить расходы на приобретение призов, изготовление дипломов, оформление зала, что в п. 2 ст. 264 НК РФ не предусматривается, следовательно, они не могут быть учтены в составе представительских расходов для целей налогообложения прибыли.
Значит, такого рода затраты полностью могут быть покрыты только из чистой прибыли предприятия даже при их правильном документальном оформлении, что в принципе не выгодно: придется заплатить с этих сумм 20% в бюджет.
Аудитор должен проверить, что для подтверждения официального статуса проводимого представительского мероприятия организации понадобится оформить дополнительные документы:
-программа (план) мероприятия (здесь важно указать цель, место и сроки его проведения);
-список официальных лиц, принимающих участие в мероприятии, как со стороны приглашенных партнеров, так и со стороны самой организации (такой список может быть включен в приказ о проведении мероприятия или и в программу этого мероприятия);
-отчет (акт) по результатам проведенного мероприятия, утвержденный руководителем организации (с указанием сумм фактически произведенных расходов).
Размер затрат на организацию представительского мероприятия может быть значителен. Поэтому важно правильно оформить документы на те расходы, которые реально провести в учете как представительские. Это поможет сэкономить на налогах и избежать проблем с контролирующими органами в виде нареканий, штрафов и пеней.
Исходить нужно из трех основных принципов учета представительских расходов:
-официальность проводимого мероприятия;
-экономическая обоснованность производимых расходов;
-документальное подтверждение понесенных расходов.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. С 1 января 2013 г. действует Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В ст. 9 Закона № 402-ФЗ указано, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, который должен содержать следующие обязательные реквизиты:
-наименование документа;
-дата составления документа;
-наименование экономического субъекта, составившего документ;
-содержание факта хозяйственной жизни;
-величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
-наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
-подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Из вышеизложенного, можно сделать вывод, что при аудите представительских расходов необходимо проверить наличие следующих документов:
-приказ (распоряжение) об осуществлении расходов на представительские цели;
-смета представительских расходов;
-первичные документы на приобретенные товары и оплату услуг, необходимых для организации представительского мероприятия;
-отчет о расходах по проведенному представительскому мероприятию (в одном документе можно отчитаться сразу за несколько мероприятий), в котором отражаются цель и результаты мероприятия, сумма расходов на представительские цели, а также иные необходимые данные.
При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.
Рассмотрим для подтверждения каких расходов какие первичные документы нужно собирать.
Если предприятие заказывало услуги такси для доставки приглашенных лиц до места официальной встречи, то целесообразнее всего заключить договор с транспортной компанией об оказании этих услуг. По окончании мероприятия от этой организации необходимо получить:
-оригинал подписанного двухстороннего договора;
-акт выполненных работ с отражением произведенных поездок по дням и времени;
-счет-фактуру;
-путевые листы автомобилей, оказывающих транспортные услуги;
-счета на оплату.
Если же заказывали услуги не в организации, а у простого таксиста, то нужно получить чек ККТ на оплату проезда.
Цветы целесообразно заказывать у конкретных фирм, чтобы получить:
-товарную накладную (форма № ТОРГ-12);
-счет-фактуру;
-счет на оплату (при безналичном расчете) или чек ККТ (при наличном расчете).
Если цветы приобретены в цветочном магазине, то необходимо иметь чек ККТ для подтверждения затрат.
Обычно сувенирную продукцию с нанесенной символикой заказывают не под конкретное представительское мероприятие, а сразу для разных целей оптом, поэтому к моменту подготовки представительского мероприятия такая продукция уже лежит на складе. Для ее получения (списания) необходимо требование-накладная (форма № М-11).
Продукты для кофе-брейка целесообразнее всего приобретать в больших супермаркетах, где оплата производится по карте. Такие магазины выдают:
-товарную накладную (форма № ТОРГ-12);
-счет-фактуру.
Эти документы не вызывают подозрений у аудиторов. Кроме того, на основании полученного счета-фактуры уменьшается сумма НДС, подлежащая перечислению в бюджет.
Если подобные товары приобретаются за наличный расчет подотчетным лицом, то ему необходимо сохранить полученный чек ККТ для оправдания произведенных расходов.
Для внутреннего перемещения товаров служит накладная унифицированной формы № ТОРГ-13.
Если завтраки, обеды, ужины в кафе, ресторане, буфетное обслуживание организуются силами сторонней организации, то данные расходы оформляются:
-счетами;
-договорами на оказание услуг;
-заказ-счетами (форма № ОП-20);
-актами на отпуск питания по безналичному расчету (форма № ОП-22).
Для отражения расходов на проживание в гостинице нужно взять чек ККТ или БСО – бланк строгой отчетности (письмо Минфина РФ от 07.08.2009 № 03-01-15/8-400).
Если переводчик был нанят путем подписания договора с фирмой, оказывающей подобные услуги, то подтверждающими документами будут:
-оригинал подписанного двухстороннего договора;
-акт выполненных работ;
-счет-фактура;
-счет на оплату.
Если переводчик нанимался лично по договору подряда, то необходимо иметь:
-этот договор подряда;
-акт выполненных работ с перечислением оказанных услуг (там должно фигурировать мероприятие, его время и дата);
-платежный документ за оказанную услугу (расходный кассовый ордер либо платежная ведомость, платежное поручение на перечисление денег по указанным переводчиком реквизитам) [30].
Аудит представительских расходов в исследуемой организации показал, что нормативная величина не превышена. Так в первом полугодии 2013 г. представительские расходы составили 2270 руб. В марте 2013 г. Хохольский почтамт принимал представителей УФПС Воронежской области с целью внедрить совместный сервис по печати фотографий. Расходы составили: буфетное обслуживание 1180 руб., включая НДС 180руб., транспортное обслуживание представителей 590 руб., включая НДС 90 руб., оформление зала 500 руб. Бухгалтер Хохольского почтамта составил акт об отнесении затрат к представительским расходам (таблица 8).
Таблица 8 - Акт об отнесении затрат к представительским расходам
|
Наименование расходов |
Дата осуществления |
Сумма, руб., (включая НДС) |
Перечень подтверждающих документов |
|
1. Транспортные расходы |
19.03.2013 |
413 |
Счет №67 от 19.07.2013 г. от транспортной компании ООО «Аэротранс» с приложением путевых листов на сумму 413 руб. |
|
2. Буфетное обслуживание |
22.03.2013 |
1180 |
Накладная № 0015 на сумму 1180 руб. от 22.07.2013 г. от ЗАО «Ланч-сервис» |
|
3. Транспортные расходы |
22.03.2013 |
177 |
Счет № 70 от 19.07.2013 г. от транспортной компании ООО «Аэротранс» с приложением путевых листов на сумму 177 руб. |
|
4. Оформление зала |
22.03.2013 |
500 |
Товарный чек от 22.07.13 |
|
Итого |
2270 |
Сумма представительских расходов в исследуемой организации незначительная. Отчет составлен по форме, однако отсутствует распоряжение, в котором дается задание на организацию представительского мероприятия, устанавливаются сроки проведения, а также назначается лицо, ответственное за проведение. Оптимизируя учет расходов, нужно помнить о трех обязательных составляющих это: официальность мероприятия, документальное подтверждение и экономическое обоснование представительских расходов.
3.4 Критические области аудита командировочных расходов
Для того чтобы отправить в командировку работника, необходимо оформить следующие документы:
-приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку (формы № Т-9, № Т-9а);
-командировочное удостоверение (форма № Т-10);
-служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а);
-авансовый отчет (форма № АО-1).
Следует обратить внимание на то, что согласно Письму Минфина России от 24.10.2006 N 03-03-04/2/226 одновременно оформлять документы по формам N Т-9, N Т-9а и N Т-10 необязательно, так как приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и командировочное удостоверение имеют одно и то же назначение. А если командированный работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он отбывал в командировку, командировочное удостоверение может не выписываться. Однако в Письме Минфина России от 23.05.2007 N 03-03-06/2/89 составление перечисленных документов обязательно.
Аудитору важно обратить внимание на то, что нет необходимости оформлять командировочное удостоверение при направлении работника в загранкомандировку, так как даты пересечения Государственной границы Российской Федерации определяются по отметкам в загранпаспорте работника.
Работник, вернувшийся из командировки, не позднее трех дней после возвращения должен составить авансовый отчет (форма N АО-1) и представить его в бухгалтерию. К авансовому отчету прилагаются все документы, подтверждающие расходы работника во время командировки.
Аудитору следует проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы (билеты на проезд, счета на оплату жилья и т.д.).
Командированному работнику по авансовому отчету оплачивают:
-расходы по найму жилого помещения;
-расходы по проезду к месту командировки и обратно;
-суточные;
-другие расходы (оплату услуг связи или почты).
На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдают аванс. Аванс выдается в рублях (при командировках по Российской Федерации) или в валюте страны, в которую он направляется (при зарубежных командировках). Валюта на оплату командировочных расходов может быть получена только с валютного счета, т.е. организации для получения валюты необходимо открыть валютный счет в банке [16, c. 253].
Такая операция не противоречит Федеральному закону от 10.12.2003 N 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» (Письмо Банка России от 30.07.2007 N 36-3/1381).
Валюта командированному работнику может быть выдана наличными из кассы, или может быть открыт карточный валютный счет и перечислены деньги на него. После возвращения работника из командировки сумма неизрасходованного аванса должна быть возвращена в кассу организации, а пластиковая (валютная) карта сдана.
Командировочные расходы включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), в момент утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Их перечень открыт, поэтому в организации должен быть утвержден перечень командировочных расходов, а их максимальный размер закреплен в локальном нормативном акте. Аудитору следует удостовериться в наличии такого локального нормативного акта.
Аудитору необходимо проверить возмещение суммы расходов по найму жилого помещения, расходов по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание. Исключение из этого порядка предусмотрено для услуг по обслуживанию работника в баре, ресторане или номере и расходов на пользование рекреационно-оздоровительными объектами (бассейном, сауной, тренажерным залом и т.п.). Такие расходы работнику не оплачивают. Если же решением руководителя организации такие расходы оплачиваются, то их сумму облагают НДФЛ и взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Эта сумма не уменьшает налогооблагаемую прибыль организации и, следовательно, не облагается страховыми взносами на основании п. 3 ст. 236 НК РФ. Расходы на проживание, возмещаемые командированному работнику, уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Сумма расходов на проживание командированного работника, оплаченная организацией, не облагается НДФЛ, страховыми взносами, а также взносами на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Аудитор должен удостовериться в том, что первичные документы установленной формы имеют все обязательные реквизиты, квитанции, счета на оплату выписаны на подотчетное лицо, так как документально не подтвержденные расходы налогооблагаемую прибыль организации не уменьшают.
Аудитору необходимо помнить, что согласно Письму Минфина России от 04.04.2005 N 03-03-01-04/1/148 затраты по бронированию номеров в гостиницах включаются в командировочные расходы .
Суммы НДС, уплаченные за наем жилого помещения и дополнительные услуги, оказанные в гостинице в период проживания (за исключением услуг баров и ресторанов, услуг по обслуживанию в номере, услуг по использованию рекреационно-оздоровительных объектов), принимаются к вычету. Для этого аудитору необходимо удостовериться, что расходы были произведены для ведения деятельности, облагаемой НДС. В этом случае данные расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль организации. Налоговый вычет производится на основании счета-фактуры гостиницы. Если в стоимость проживания включено питание, но его не выделили в счете-фактуре отдельно, то всю сумму НДС можно принять к вычету.
Расходы на проезд к месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику, включают:
-стоимость билета на транспортное средство общего пользования (самолет, поезд и т.д.);
-оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов;
-плату за пользование в поездах постельными принадлежностями;
-стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта;
-сумму страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.
Учет расходов, связанных с проездом к месту командировки и обратно, уменьшающих налогооблагаемую прибыль организации, регулируется пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Глава 25 НК РФ не ограничивает размер возмещения сумм оплаты проезда сотрудника к месту командирования и обратно.
Аудитору необходимо удостоверить факт наличия соответствующих оправдательных документов, служащих основанием для признания расходов по служебным командировкам (в частности, проездных билетов), а также соответствия размера возмещаемых сотруднику расходов по служебным командировкам размеру, установленному коллективным договором или приказом руководителя организации.
Сумма НДС по расходам, связанным с проездом, принимается к вычету при условии, что пункты отправления и назначения находятся на территории Российской Федерации. Также сумма НДС должна быть выделена в проездном документе (билете) отдельной строкой. Счет-фактура в этом случае не требуется, так как билет является бланком строгой отчетности.
Далее аудитору необходимо проверить обоснованность выплаты суточных за каждый день нахождения командированного работника в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда).
Аудитору необходимо удостовериться в наличии соответствующего документа.
Днем отъезда считается день отправления транспортного средства (самолета, поезда), на котором работник отправляется в командировку, а днем приезда - день прибытия транспортного средства. При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее - следующие. Такие же правила применяются для определения последнего дня командировки.
Если работник направлен в зарубежную командировку, то суточные за время передвижения по территории Российской Федерации выплачиваются по нормам, установленным для командировок в пределах нашей страны.
День пересечения границы оплачивается по принципу страны въезда.
За день пересечения границы Российской Федерации при выезде суточные оплачиваются в иностранной валюте по нормам той страны, куда въезжает работник. При возвращении в Российскую Федерацию день пересечения границы оплачивается по нормам, установленным для России.
В случае выезда за границу и возврата в Российскую Федерацию в течение одного дня суточные оплачиваются в размере 50% от установленной нормы для той страны, в которую командируется работник.
Если работника иностранной валютой обеспечивает принимающая сторона, то суточные не выплачиваются. Если принимающая сторона предоставляет работникам питание, то суточные выплачиваются в размере 30% от установленной нормы.
Также аудитору необходимо проверить нормирование суточных для целей налогообложения. Размер суточных, которые организация выплачивает своим работникам, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом [24, c. 215].
С 1 января 2008 г. согласно установлены предельные нормативы суточных, которые не будут включаться в доход командированного работника и облагаться НДФЛ, - до 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и до 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.
По результатам опроса аудиторов можно сделать вывод, что в большинстве случаев сотрудники постоянно создают проблемы с документами по командировкам. Это зачастую происходит из-за несерьезного отношения многих сотрудников к сбору подтверждающих документов, что нередко приводит решению этих проблем в суде.
В итоге, проблема-лидер - это доказательство экономической обоснованности командировочных расходов, чтобы учесть их при расчете налога на прибыль.
Вторая по значению проблема - это документальное подтверждение затрат. И хотя ни бухгалтеры, ни аудиторы не считают трудности с документами первостепенными, большинство арбитражных разбирательств возникает именно из-за бумажных конфликтов. Причин тут несколько. Во-первых, командированные сотрудники часто забывают представить в бухгалтерию те или иные оправдательные документы. А во-вторых, для инспекторов даже самый мелкий недочет в оформлении документов - это повод начислить недоимку и штрафы.
Третья важная проблема - удержание НДФЛ со сверхнормативных суточных.
И, наконец, замыкают список главных проблем сложности с вычетом НДС по билетам и услугам гостиниц, а также со списанием представительских расходов при командировках. Представим данные результатов проверок в виде рисунка 6 (рис. 6).
Рисунок 6 – Значимость проблем, выявляемых при аудите расчетов с подотчетными лицами
В ходе исследования предлагаются следующие пути решения данных проблем.
«Любимый» документ налоговиков при проверке расходов на служебные поездки — это командировочное удостоверение (Приложение 6). Сегодня аудиторы повсеместно не признают расходы по командировкам, которые не подтверждены удостоверениями.
Помимо командировочного удостоверения аудиторы во время проверок большое внимание уделяют бумагам, подтверждающим расходы на проезд, проживание, питание и услуги связи, а также документам, подтверждающим загранкомандировки.
Суточные в пределах законодательно установленных норм НДФЛ не облагаются.
Аудиторы с завидным упорством настаивают, что по НДФЛ надо применять норматив 700 руб. в день для командировок по России, для поездок за границу - 2500 руб. в день. И с тех сумм, которые данный лимит превышают, необходимо платить НДФЛ (ст. 217 НК РФ согласно редакции п. 3 ст. 217 НК РФ).
Аудиторы не разрешают вычет НДС по билетам и услугам гостиниц.
При отсутствии счета-фактуры разрешается принимать к вычету НДС по проезду и проживанию, только если сумма налога выделена в билетах и счетах гостиницы отдельной строкой.
Аудиторы не признают представительские расходы командированных сотрудников.
Для того чтобы идеально подтвердить расходы на командировку следует:
-закрепить размер суточных в кадровых документах;
-снабдить сотрудника командировочными документами по установленным формам;
-получить от сотрудника все возможные подтверждающие документы;
-отметить удостоверение, оформить отчет о выполнении задания;
-оформить авансовый отчет.
Если работник находится в командировке, выплачивать ему за эти дни обычную зарплату нельзя. На время командировки за работником сохраняется «средний заработок» - поэтому нужно разобраться с особенностями его расчета.
Конечно, выплачивать работнику за время командировки обычную заработную плату бухгалтеру Хохольского почтамта проще. Не нужно делать сложных вычислений, которыми богат расчет среднего заработка. Однако в своем письме от 5 февраля 2007 г. 275-6-О специалисты Роструда, апеллируя к нормам трудового законодательства, однозначно выступили против оплаты времени командировки исходя из оклада.
Действительно, согласно статье 167 Трудового кодекса РФ, при направлении работника в командировку за ним сохраняется именно средний заработок. Поэтому выплата работнику заработной платы за дни нахождения в командировке будет противоречить положениям Трудового кодекса.
Кроме того, средний заработок несколько выше текущей заработной платы, поскольку включает в себя в том числе и премии, выплаченные работнику в расчетном периоде. Так что такой порядок даже выгоднее работнику, который ездил в командировку.
Отметим, что оплату за время командировки можно учесть при расчете налога на прибыль. Ведь в расходы включаются все выплаты в пользу работников, предусмотренные системой оплаты труда на предприятии (ст. 255 Налогового кодекса РФ). Именно поэтому очень важно прописать эту доплату во внутренних документах Хохольского почтамта. Например, в положении об оплате труда или о премировании.
Алгоритм расчета среднего заработка для оплаты командировки:
1.Необходимо определить расчетный период. По общему правилу он составляет 12 полных календарных месяцев, предшествующих моменту выплаты. При этом, в частности, из него исключаются периоды, когда за работником сохранялся средний заработок или он получал пособие по временной нетрудоспособности (пособие по беременности и родам).
2.Исчислить общий заработок сотрудника за расчетный период. В него включаются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые в организации. Но не включаются суммы, начисленные за время, когда за работником сохранялся средний заработок или он получал пособие по временной нетрудоспособности (пособие по беременности и родам).
3.Определить среднедневной заработок. Для этого сумму заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, нужно разделить на количество фактически отработанных в этот период дней.
4.Подсчитать сумму, полагающуюся работнику за время командировки. Чтобы ее определить, величину среднедневного заработка нужно умножить на количество рабочих дней, приходящихся на время командировки.
Например, работник Хохольского почтамта Смирнов В.С. в период с 26 марта по 3 апреля 2012 года включительно (всего 7 рабочих дней) находился в командировке. Служебные поездки оплачиваются исходя из среднего заработка.
Смирнову установлен оклад в размере 10 000 руб. в месяц. Расчетный период - с 1 марта 2011 года по 28 февраля 2012 года. На него приходится 249 рабочих дней. При этом в период с 10 по 13 июля 2011 года (4 рабочих дня) включительно Смирнов уже был в командировке. А в период с 31 июля по 27 августа 2011 года (20 рабочих дней) он был в очередном ежегодном отпуске. Таким образом, в июле он отработал 16 дней из 21 (начислено 7619,05 руб.), а в августе 4 дня из 23 (начислено 1739,13 руб.).
В феврале 2012 года ему была начислена годовая премия по итогам работы за 2011 год в размере 12 000 руб. По общему правилу при расчете среднего заработка она должна быть учтена полностью. Однако в расчетном периоде Смирнов был в командировке и в отпуске, на эти периоды в общей сложности приходится 24 рабочих дня (4 + 20). Таким образом, всего он отработал 225 дней (249 - 24). Поэтому размер годовой премии, принимаемой в расчет, составит:
12 000 руб. : 249 дн. * 225 дн. = 10 843,37 руб.
Сумма среднедневного заработка, сохраняемая на время командировки, будет рассчитана так:
(10 000 руб. * 10 мес. + 7619,05 руб. + 1739,13 руб. + 10 843,37 руб.) / 225 дн. = 534,23 руб.
Всего работнику за время командировки должно быть начислено:
534,23 руб. * 7 дн. = 3739,61 руб.
Если командировка приходится на два соседних месяца, то при расчете налога на прибыль сумма сохраняемого среднего заработка включается в состав расходов пропорционально дням, приходящимся на каждый месяц в отдельности. Такой подход подтверждает письмо Минфина России от 4 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/315.
Руководитель Хохольского почтамта должен издать приказ форма № Т-9, в котором необходимо установить размер выдаваемых в подотчет денежных средств, а также сроки, на которые деньги выдаются подотчетным лицам. Кроме того, по мнению аудиторов, этим приказом также должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право получать денежные средства в подотчет, и порядок представления авансовых отчетов. В случае отсутствия приказа, устанавливающего сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, расчеты по выданным в подотчет суммам необходимо осуществить в пределах одного рабочего дня.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Проведенный в дипломной работе анализ действующей в настоящее время системы учета расчетов с подотчетными лицами показывает, что она, находится в постоянном развитии. Нами рассмотрены теоретические основы и методика аудита учета расчетов с подотчетными лицами.
Предприятия в процессе финансово-хозяйственной деятельности могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет.
Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на хозяйственные расходы, на расходы по командировкам для осуществления оперативной деятельности предприятия.
Учет расчетов с подотчетными лицами становится все более актуальным не только для работников бухгалтерии, но и для обычных сотрудников организации. Следовательно, важным становится и аудит данного участка учета.
В настоящей работе, которая была, посвящена аудиту учета расчетов с подотчетными лицами было сделано следующее:
В первой главе дана краткая характеристика хозяйственной деятельности ОСП Хохольского почтамта УФПС Воронежской области - филиала ФГУП «Почта России».
Подразделение является структурным подразделением Филиала ФГУП «Почта России» осуществляет часть его функций на территории Хохольского района Воронежской области.
Основными задачами подразделения являются оказание услуг почтовой связи и осуществление других видов деятельности.
Проанализировав динамику исследуемой организации видно, что финансовый результат в 2012 г. представлен виде прибыли 845 тыс. руб., по равнению с предыдущим годом прибыль сократилась на 1408 тыс. руб.
Больше всего доходов в 2012 г. Почта России получила от оказания услуг почтовой связи – на их долю приходится 3586 тыс. руб., выручка от торговой деятельности 2324 тыс. руб. Уменьшение доходности произошло одновременно в регулируемом и нерегулируемом сегментах.
В 2012 году удалось на 21% увеличить объем среднемесячной выработки на одного работника – до 29,5 тыс. рублей. Среднемесячные продажи в расчете на одно отделение почтовой связи увеличились на 14% – с 193 тыс. рублей до 221 тыс. рублей, а в расчете на одного жителя – с 57 до 65 рублей.
Новая стратегия ФГУП «Почта России» ориентирована, в частности, на рост на всех ключевых рынках за счет повышения качества услуг и сервиса. Ее реализация окажет значимое влияние не только на деятельность предприятия, но также будет иметь высокую социальную и экономическую значимость для государства в целом. Частные потребители выиграют от роста качества базовых почтовых услуг, расширения их ассортимента и дополнительных сервисов, обеспечения доступа к максимально широкому спектру финансовых услуг в небольших населенных пунктах.
Во второй главе рассмотрены теоретические основы аудита расчетов с подотчетными лицами. В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность в использовании наличных денежных средств для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки товаров в других организациях или у физических лиц, а также на иные хозяйственно-операционные нужды.
При выдаче денежных средств организация обязана:
-определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;
-получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который выданы средства;
-выдавать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета им по ранее выданным авансам;
-запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому.
Основные нарушения злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:
-нарушения порядка выдачи подотчетных сумм;
-выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;
-выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия;
-выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам;
-несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы.
Рассмотрено также документальное оформление учета расчетов с подотчетными лицами, синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами на исследуемом предприятии.
В третьей главе рассмотрен аудит расчетов с подотчетными лицами в ОСП Хохольский почтамт УФПС Воронежской области - филиала ФГУП «Почта России».
По результатам аудита расчетов с подотчетными лицами на исследуемом предприятии, можно сделать вывод, что в большинстве случаев сотрудники постоянно создают проблемы с документами по командировкам. Это зачастую происходит из-за несерьезного отношения многих сотрудников к сбору подтверждающих документов, что нередко приводит решению этих проблем в суде.
Для того, чтобы идеально подтвердить расходы на командировку следует:
-закрепить размер суточных в кадровых документах;
-снабдить сотрудника командировочными документами по установленным формам;
-получить от сотрудника все возможные подтверждающие документы;
-отметить удостоверение, оформить отчет о выполнении задания;
-оформить авансовый отчет.
Если работник находится в командировке, то необходимо рассчитать средний заработок. В дипломной работе предложен алгоритм расчета среднего заработка для оплаты командировки.
Из вышеизложенного следует, что основными источниками информации при аудите расчетов с подотчетными лицами служат авансовые отчеты; журнал регистрации авансовых отчетов; приказы о направлении сотрудников в командировку; командировочные удостоверения; список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов; оправдательные документы по произведенным расходам и др.
При проведении проверки аудитор во всех случаях должен обращать внимание на наличие в организации, правильность и законность оформления первичных оправдательных документов, относящихся к данному виду расчётов.
Надеемся, что предложенные мероприятия помогут усилить контроль состоянием расчетов с подотчетными лицами в исследуемой организации и оптимизировать труд работников бухгалтерии.
Первичные документы
Авансовый отчет
HYPERLINK consultantplus://offline/ref=5FBD3CADDDA58423B810602A0BAF718B4019AC639D59B02B1E155344162B83ECFF6D5244F43698C4wCJ (ф. № АО-1) с оправдательными документами (квитанции к ПКО, чеки контрольно-кассовой техники, товарные чеки, накладные, счета-фактуры, HYPERLINK consultantplus://offline/ref=5FBD3CADDDA58423B810602A0BAF718B471BAF639059B02B1E155344162B83ECFF6D5244F5319FC4wFJ акт о приемке материалов)
асходный кассовый ордер
(ф. № КО-2)
Приходный
кассовый ордер
(ф. № КО-1)
Бухгалтерская
справка - расчет
Регистр аналитического и синтетического учета:
журнал-ордер (№ 7) по счету 71
Главная книга по счету 71
Бухгалтерская отчетность
Документы-основания:
- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (HYPERLINK consultantplus://offline/ref=5FBD3CADDDA58423B810602A0BAF718B471DAC629C59B02B1E155344162B83ECFF6D5244F4349EC4wAJ ф. № № Т-9, HYPERLINK consultantplus://offline/ref=5FBD3CADDDA58423B810602A0BAF718B471DAC629C59B02B1E155344162B83ECFF6D5244F4349FC4wFJ Т-9а);
- командировочное удостоверение HYPERLINK consultantplus://offline/ref=5FBD3CADDDA58423B810602A0BAF718B471DAC629C59B02B1E155344162B83ECFF6D5244F4349CC4wDJ (ф. № Т-10);
- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении HYPERLINK consultantplus://offline/ref=5FBD3CADDDA58423B810602A0BAF718B471DAC629C59B02B1E155344162B83ECFF6D5244F4349CC4w5J (ф. № Т-10а)
Чистая прибыль
Валовая прибыль
Себестоимость
Выручка
тыс. руб.
2012
2011
2010
7000
6000
5000
4000
3000
2000
1000
0