Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Поиск данных
Макросы
Отчет
Или
Диаграмма
1. РАЗРАБОТКА ТАБЛИЦЫ МАГАЗИНЫ
Создание таблиц в режиме конструктора.
Выбор режима осуществляется щелчком на значке Создание таблицы в режиме конструктора, размещённом в окне базы данных, или режим Конструктор выбирается в окне Новая таблица, которое открывается после выполнения щелчка на кнопке Создать окна базы данных.
После выбора режима на экран выводится окно конструктора таблиц. Оно разделено на две части. Верхняя часть состоит из трёх колонок. В первую колонку вводятся имена создаваемых полей, во второй отображаются типы данных. Третья колонка Описание может содержать краткую информацию относительно поля таблицы. (после введения в него всех данных, необходимых для формирования структуры таблицы).
В нижней части окна отображаются свойства текущего поля. Некоторые из свойств уже заданы по умолчанию.
Имя поля является комбинацией из букв, цифр, пробелов и специальных символов, за исключением символов « . », « ! », « ` », « [ », « ] ». Имя не может начинаться с пробела, его максимальная длина составляет 64 символа.
Тип данных показывает, какая информация может быть внесена в поле, и определяет правила обработки этой информации. Тип для каждого поля выбирается из раскрывающегося списка с помощью кнопки выбора данных из списка. Она отображается только после щелчка на соответствующей ячейке. По умолчанию Access предлагает текстовый тип данных.
Определив имя поля и выбрав его тип, при необходимости можно задать его свойства. Некоторые из свойств уже определены по умолчанию. По желанию их можно изменить.
Поля таблицы «Магазины»
Рис.1 Вариант реализации таблицы «Магазины»
2. СОЗДАНИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ ФОРМ
Access предоставляет возможность вводить данные либо непосредственно в таблицу, как было рассмотрено ранее, либо с помощью форм. Формы рекомендуется использовать, если данные часто меняются или база постоянно пополняется новыми записями. Если данные вводятся непосредственно с бланков, то графическими средствами форму можно представить так, чтобы она повторяла оформление бланка, что заметно облегчает работу пользователя.
С помощью форм данные можно не только вводить, но и отображать в удобном для пользователя виде.
Формы можно создавать в режиме Конструктор или с помощью Мастера форм, или использовать автоформы. В отличие от таблиц и запросов, которые рекомендуется формировать с помощью Конструктора, формы удобнее создавать, используя автоформы или Мастер форм, а Конструктор применять при редактировании и форматировании форм.
Автоформы бывают трех видов: «в столбец», ленточные и табличные. Табличные формы имеют вид таблиц. Автоформа «в столбец» может отображать только одну запись.
Для создания автоформы в окне базы данных надо щелкнуть на значке элемента Формы и затем щелкнуть на кнопке Создать. В диалоговом окне Новая форма выбирается вид автоформы и источник данных: таблица или запрос. После щелчка на кнопке OK автоформа выводится на экран.
Использование Мастера форм позволяет отображать в форме не все поля источника данных, а выборочно, по желанию пользователя. Для выбора поля в окне Доступные поля маркируется имя требуемого поля, а затем выполняется щелчок на кнопке переноса . Для «переноса» всех полей источника данных в окно Выбранные поля используется кнопка .
Создавая форму с помощью Мастера, можно выбрать внешний вид формы: в один столбец (на экране отображается только одна запись), ленточный или табличный. Можно также задать требуемый стиль и имя формы.
Рис.2 Форма для обработки таблиц
8. ЗАПРОСЫ НА ВЫБОРКУ
Запросы служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции как отбор данных, сортировку и фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразование данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнение таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое.
Основной принцип состоит в том, что от базовых таблиц никакой упорядоченности не требуется. Все записи в основные таблицы вносятся только в естественном порядке по мере их поступления, то есть в неупорядоченном виде. Если же пользователю надо видеть данные, отсортированные или отфильтрованные по тому или иному принципу, он просто использует соответствующий запрос.
Формирование запросов на выборку
Как и при создании таблиц, пользователям, имеющим малый опыт работы с Access, рекомендуется форматировать запросы с помощью Конструктора. Для этого в окне базы данных необходимо выбрать объект Запросы и дважды щелкнуть на значке Создание запроса в режиме конструктора (или щелкнуть на кнопке Создать, а затем выбрать команду Конструктор). Эти действия вызовут открытие окна Запрос на выборку; чаще всего это окно называется бланком запроса по образцу.
Одновременно с бланком запроса по образцу открывается диалоговое окно Добавление таблицы, в котором в качестве источника данных для запроса выбирается таблица, а затем выполняется щелчок на кнопке Добавить. Имя таблицы с перечнем содержащихся в ней полей появится в верхней части бланка запроса. Выбрав источник данных, нужно щелкнуть на кнопке Закрыть, и окно Добавление таблицы закроется.
В тех случаях, когда запрос формируется на основании не одной, а нескольких таблиц, необходимо последовательно выбирать таблицы из списка и щелкать на кнопке Добавить, а по окончании процесса выбора таблиц из списка щелкнуть на кнопке Закрыть. Следует помнить, что формировать запросы с использованием нескольких таблиц можно только при наличии связей между выбранными таблицами. Эти связи отображаются в верхней части бланка запроса на выборку.
Нижняя часть бланка запроса разбита на столбцы, причем каждому столбцу соответствует определенное поле будущей результирующей таблицы. Для создания результирующей таблицы необходимо «перенести» имена полей таблицы (или таблиц) из верхней части бланка запроса в его нижнюю часть (в строку Поле), тем самым осуществив выбор полей, включаемых в результирующую таблицу. Это можно проделать несколькими способами:
Бланк запроса по образцу (диалоговое окно Запрос на выборку) представлен на рис. 9.
В нижней части бланка запроса имеется также строка Сортировка. При необходимости упорядочивания данных в результирующей таблице по какому-либо полю необходимо щелкнуть на ячейке этого поля, находящейся в строке Сортировка, затем выполнить щелчок на появившейся в этой ячейке кнопке выбора данных из списка и выбрать метод сортировки – по возрастанию или убыванию. Для многоуровневой сортировки, осуществляемой сразу по нескольким полям, предварительно требуется расположить поля в нижней части бланка запроса в определенном порядке. Данные сортируются сначала по полю, расположенному левее в бланке запроса, затем по другому полю, для которого включена сортировка, и так далее слева направо. Перемещать поля можно обычным перетаскиванием, предварительно выделив требуемый столбец щелчком над ячейкой с наименованием поля (указатель мыши при этом должен принять форму стрелки, направленной вниз).
В каждой ячейке строки Вывод на экран проставлен флажок, т. е. по умолчанию опция Вывод на экран активна для всех полей. При этом предполагается, что все поля, включенные в запрос, должны выводиться на экран, что не всегда необходимо.
При закрытии диалогового окна Запрос на выборку необходимо задать имя запроса, с которым он будет сохранен. Запрос можно сохранить и до закрытия диалогового окна с помощью команды Файл Сохранить.
Для просмотра результирующей таблицы сохраненного запроса его имя маркируют в окне базы данных и щелкают на кнопке Открыть. Запрос также открывается двойным щелчком на его значке, отображенном в окне базы данных.
9. СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ
Для создания отчёта пользуемся мастером создания отчётов. Получаем сводную таблицу.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ: