Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Электронная версия бератора "Практическая энциклопедия бухгалтера"
Том 2. Первичные документы
Раздел VIII. Подотчетные лица
Расходы на хозяйственные нужды
(в редакции обновления за март 2005 г.)
См. подраздел "Расходы на хозяйственные нужды" в предыдущей редакции
Закупочный акт (форма N ОП-5)
Документы по учету представительских расходов
Содержание Тома 2 "Первичные документы"
Поисковый регистр Тома 2 "Первичные документы"
Единый поисковый регистр электронных версий бераторов
Под расходами на хозяйственные нужды обычно понимают затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплату мелкого ремонта, представительских расходов и т.п.
Оплачивая те или иные расходы, подотчетное лицо действует от имени организации.
Следовательно, работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными (60 000 руб. по одной сделке).
Если работник нарушит установленный лимит расчетов, ваша организация может быть оштрафована. Сумма штрафа - от 40 000 до 50 000 рублей. Штраф налагается только на организацию, которая расплатилась наличными (то есть на покупателя).
За это же нарушение административный штраф может быть наложен и на руководителя организации - в размере от 4000 до 5000 рублей (п. 15.1 КоАП РФ).
Список подотчетных лиц, которым могут выдаваться наличные деньги под отчет для оплаты хозяйственных расходов, утверждает руководитель. Такой список руководитель может утвердить как в виде отдельного приказа (распоряжения), так и в качестве приложения к приказу об учетной политике.
Вот образец такого приказа:
—————————————————————————————————————————————————————————————————————————
| ЗАО "Актив" |
| |
| Приказ |
| |
|от 14 января 2002 года N 78 |
| |
| О порядке выдачи денежных средств под отчет |
| |
| Приказываю: |
| 1. В 2002 году выдавать наличные деньги под отчет следующим|
|сотрудникам: |
| - начальнику хозяйственного отдела А.Н. Оськину; |
| - секретарю М.В. Орловой; |
| - менеджеру А.Н. Иванову; |
| - начальнику отдела снабжения К.Б. Яковлеву; |
| - бухгалтеру А.Л. Симоновой. |
| 2. Денежные средства выдаются под отчет на срок, не превышающий 7|
|дней с момента их выдачи. |
| |
|Генеральный директор |
|ЗАО "Актив" Петров /С.С.Петров/|
—————————————————————————————————————————————————————————————————————————
Работник, получивший деньги под отчет, должен представить в бухгалтерию авансовый отчет и приложить к нему все документы, подтверждающие произведенные расходы (накладные, товарные чеки, чеки ККМ и т.д.).
На основании авансового отчета, утвержденного руководителем организации, бухгалтер должен отразить в учете расходы подотчетного лица:
———————————————————————————————————————————————————————————————————————
|На что потрачены деньги | Как учитываются расходы |
|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————————|
|Покупка имущества | Дебет 08 (10, 41) Кредит 71 |
| |- оприходовано имущество, приобретен-|
| |ное подотчетным лицом |
|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————————|
|Расходы, связанные с нуждами ос-|Дебет 20 (23, 29) Кредит 71 |
|новного (обслуживающего, вспомо-|- отражены расходы основного (обслу-|
|гательного) производства |живающего, вспомогательного) произ-|
| |водства |
|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————————|
|Общехозяйственные расходы |Дебет 26 Кредит 71 |
| |- отражены общехозяйственные расходы |
|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————————|
|Расходы непроизводственного ха-|Дебет 91-2 Кредит 71 |
|рактера |- отражены расходы непроизводственно-|
| |го характера |
———————————————————————————————————————————————————————————————————————
Сумму НДС, уплаченную подотчетным лицом, спишите проводками:
Дебет 19 Кредит 71
учтена сумма НДС по расходам подотчетного лица;
Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19
произведен налоговый вычет.
Налоговый вычет по НДС производится только при наличии счета-фактуры поставщика товаров (работ, услуг).
Сумма НДС по расходам непроизводственного характера к вычету не принимается. Такую сумму списывают проводкой:
Дебет 91-2 Кредит 19
списан НДС по расходам непроизводственного характера.
Если работник приобрел те или иные ценности у физического лица, необходимо составить и приложить к авансовому отчету закупочный акт.
Закупочный акт (форма N ОП-5)
Для закупочного акта предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132.
Этот бланк применяется при покупке у физических лиц продуктов питания. Однако вы можете использовать этот бланк в качестве образца для составления акта при покупке у физических лиц любых товарно-материальных ценностей.
Закупочный акт составляют в 2 экземплярах:
первый экземпляр передают в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом;
второй экземпляр - продавцу.
Оба экземпляра подписывают работник, купивший товары, и продавец.
В акте указывают следующие данные о продавце:
фамилию, имя и отчество;
паспортные данные;
домашний адрес.
Если продавец зарегистрирован как индивидуальный предприниматель, в акте указывают номер его свидетельства о государственной регистрации и ИНН.
Графу "Код" заполняют, если организация ведет автоматизированный учет и разработала для этого собственные кодировки. Для этого вы можете воспользоваться Общероссийским классификатором видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОК 004-93) или разработать собственные кодировки.
Однако заполнять эту графу не обязательно.
Заполняя графу "Единица измерения" ("Наименование"/"Код по ОКЕИ"), вы можете воспользоваться Общероссийским классификатором единиц измерения (ОК 015-94). В этом документе приведены коды всех единиц измерения, используемых в России.
В графе "Цена, руб. коп." указывают цену единицы товара. По графе "Сумма, руб. коп." указывают общую стоимость партии купленных товаров.
Если продавец не является индивидуальным предпринимателем, то ваша организация должна сообщить о выплаченных ему суммах в свою налоговую инспекцию.
Данные о сумме выплат указывают в справке о доходах физического лица, которая составляется по форме N 2-НДФЛ (утверждена приказом ФНС России от 20 декабря 2004 г. N САЭ-3-04/163).
Справку нужно сдать в налоговую инспекцию не позднее одного месяца после того, как деньги были выплачены физическому лицу.
Вот образец закупочного акта:
Унифицированная форма N ОП-5
Утверждена постановлением Госкомстата
России от 25.12.98 N 132
——————————
| Код |
|——————————|
Форма по ОКУД | 0330505 |
ЗАО "Актив", 115561 Москва, ул. Садовая, 151 |——————————|
———————————————————————————————————————————————————— по ОКПО |7715221040|
организация, адрес |——————————|
- ИНН | |
—————————————————————————————————————————————————————————————|——————————|
структурное подразделение Вид деятельности по ОКДП | 4523318 |
|——————————|
Вид операции | 17 |
——————————
Утверждаю
директор
————————————————————— —————————————————————
|Номер до-|Дата соста-| должность
|кумента |вления | Васильев А.И. Васильев
|—————————|———————————| ———————— ———————————————————
Закупочный акт| 4 |22.06.2006 | подпись расшифровка подписи
————————————————————— "22" июня 2006 г.
—— —————————————— ——
Хозяйственный рынок, ж/д платформа "Лось"
—————————————————————————————————————————————————————————————————————————
место закупки
Мною, начальник цеха Петров Сергей Сергеевич
————————————— —————————————————————————————————————————————————————
должность фамилия, имя, отчество
куплено у Романов Андрей Юрьевич
———————————————————————————————————————————————————————————————
фамилия, имя, отчество
———————————————————————————————————————————————————————————————————————
| Наименование |Единица измере-|Коли- |Цена, |Сумма, |
| |ния |чество|руб.коп|руб.коп |
|—————————————————————————————|———————————————| | | |
| продукции | код |наиме- |код | | | |
| | |нование|по ОКЕИ| | | |
|————————————————————|————————|———————|———————|——————|———————|——————————|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
|————————————————————|————————|———————|———————|——————|———————|——————————|
|Молоток | - | шт. | - | 2 | 50-00 | 100-00 |
|————————————————————|————————|———————|———————|——————|———————|——————————|
————————————————————————————————————————————————————————————|——————————|
Итого | 100-00 |
——————————
Итого на сумму Сто -----------------------------------------------------
———————————————————————————————————————————————————————————
прописью
____________________________________________ ________________
————————————————————————————————————————————— руб. ————————————————— коп.
Паспорт: серия VI-СБ N 716072 выдан 84 о/м г. Москвы
——————— —————— ————————————————————————————————————
наименование органа, выдавшего паспорт
" 2 " октября 1992 г.
———————————————————————————————————— ——— ————————————————————
Домашний адрес по паспорту: 115470 Москва, Кленовый бульвар, 6, кв.18
—————————————————————————————————————————————
Свидетельство государственной регистрации предпринимателя,
осуществляющего свою деятельность без образования юридического лица
N выдано
——————————————————— ————————————————————————————————————————————
наименование органа,
" " 199 г.
————————————————————————————————— ——— ———————————————————————— ——
выдавшего свидетельство
——————————————————————————————
на имя ————————————————————————————— ИНН | |
фамилия, имя, отчество ——————————————————————————————
——————————————————————————————
Код налоговой инспекции, присвоившей ИНН | |
——————————————————————————————
Удержан подоходный налог в сумме -
————————————————————————————————————————
прописью
-
———————————————————————————————————————————————————————————————————— руб.
Деньги в сумме Сто ----------------------------------------------------
———————————————————————————————————————————————————————————
прописью
----------------------------------------- -------------------
—————————————————————————————————————————— руб ————————————————————— коп.
Получил продавец Романов А.Ю. Романов
————————————————— ———————————————————————————————————————
подпись расшифровка подписи
Продукты получил Петров
————————————————————————————————————————————————————————
подпись лица, закупившего продукты и сырье
Документы по учету представительских расходов
Для контроля за правильным расходованием подотчетных сумм рекомендуется установить предельные размеры (нормативы) отдельных видов представительских расходов. Такие нормативы утверждают приказом руководителя.
Вот образец такого приказа:
———————————————————————————————————————————————————————————————————————
| ЗАО "Актив" |
| |
| Приказ |
| |
|от 3 января 2002 года N 6/ПР|
| |
| О представительских расходах |
| |
| Приказываю: |
| 1. Установить на 2002 год следующие нормы расходования средств на|
|представительские расходы: |
| |
| ————————————————————————————————————————————————————————————————————— |
|| Вид представительских расходов | Расходы на одного ||
|| | человека ||
||———————————————————————————————————————————————|—————————————————————||
||Затраты, связанные с проведением официального| до 300 руб. в день ||
||приема (завтрака, обеда или другого аналогично-| ||
||го мероприятия) | ||
||———————————————————————————————————————————————|—————————————————————||
||Транспортное обеспечение | до 600 руб. в день ||
||———————————————————————————————————————————————|—————————————————————||
||Буфетное обслуживание во время переговоров | до 125 руб. в день ||
||———————————————————————————————————————————————|—————————————————————||
||Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате| ||
||организации: | ||
||- для руководителя делегации |до 250 руб. в день до||
||- для членов делегации из расчета 1 переводчик| 200 руб. в день ||
||на 5 человек | ||
| ————————————————————————————————————————————————————————————————————— |
| |
| 2. Назначить ответственным за расходование средств и оформление|
|связанных с этим документов исполнительного директора С.С. Петрова. |
| |
|Генеральный директор |
|ЗАО "Актив" Иванов /А.Н.Иванов/|
———————————————————————————————————————————————————————————————————————
После каждого приема делегации работник, ответственный за оформление представительских расходов, должен составить отчет. В отчете указывают дату и место проведения приема, его программу, участников встречи и величину представительских расходов.
Вот образец отчета:
———————————————————————————————————————————————————————————————————————
| Утверждено|
| генеральным директором|
| ЗАО "Актив" А.Н. Ивановым|
| 22 марта 2002 года|
| |
| Отчет |
| о приеме делегации ООО "Пассив", |
| проведенном с 18 по 19 марта 2002 года |
| |
|Участники приема: |
| |
| от ЗАО "Актив": от ООО "Пассив": |
| А.Н. Иванов Б.Н. Кузнецов |
| С.И. Петров Ф.М. Смирнов |
| О.А. Зайцев Т.Л. Баранова |
| |
|Тема переговоров: |
| |
|Организация совместного производства и реализация деревообрабатывающих |
|станков |
| |
|Программа приема: |
| |
| 18 марта 2002 года |
| 9.00-12.00 Переговоры |
| 12.00-13.00 Обед |
| 13.00-17.00 Ознакомление делегации с процессом |
| производства станков |
| |
| 19 марта 2002 года |
| 10.00-14.00 Переговоры |
| 14.00-15.30 Обед и заключительный прием по поводу|
| состоявшихся деловых переговоров |
———————————————————————————————————————————————————————————————————————