Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Зміст
Вступ
1. Правила оформлення заголовків та підзаголовків
2. Прийоми виділення окремих частин тексту
3. Оформлення приміток, додатків, виносок до тексту
Висновки
Список використаної літератури
Вступ
Писемне регулювання ділових стосунків у державно-правовій і суспільно-виробничій сферах, обслуговування громадських потреб людей у побутових ситуаціях здійснюється за допомогою ділових паперів, документів.
Документи широко використовуються в повсякденній діяльності як джерела та носії інформації, сприяють удосконаленню внутрішньої організації та зовнішніх стосунків, поліпшенню роботи, функціонування закладів, підприємств чи організацій і одночасно є підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.
Оскільки документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів, що мають життєво важливі наслідки, кожний із них несе велике правове навантаження.
Кожний документ укладається згідно з узаконеними нормами та правилами, які є стабільними для конкретного виду.
Більшість документів повинна бути придатною до тривалого зберігання.
Дотримання цих вимог дає змогу оперативно отримати й опрацювати потрібну інформацію, вчасно вжити доцільних заходів, зробити процес управління стабільним, передбачуваним і результативним.
Головною складовою документа є текст, який визначається назвою та метою ділового папера. Укладаючи текст, слід дотримуватись певних технічних вимог.
В даному рефераті приділена увага деяким вимогам до оформлення документів.
1. Правила оформлення заголовків та підзаголовків
Заголовок завжди є структурним елементом тексту. Він дозволяє в короткій (стислій) формі відобразити тематику документа, а нерідко і його головну ідею. Заголовок повинен чітко відповідати тексту, бути логічно повноцінним і досить коротким.
Заголовок пишеться великими літерами. Він має бути не довшим ніж 40 знаків. Не бажано у заголовку переносити слова. Якщо заголовок великий, то його ділять (за змістом) на декілька рядків:
ТЕРМІНИ ТА ЇХ МІСЦЕ
В ДІЛОВОМУ МОВЛЕННІ
У документах заголовок пишеться з малої літери тоді, коли він розташований після назви виду документа, а з великої літери, якщо передує їй.
Текст від заголовка пишеться через 3—4 інтервали. Розміщується заголовок посередині рядка або на початку рядка від межі лівого поля. Крапка після заголовка не ставиться. Не слід писати заголовок у кінці сторінки, якщо немає місця для тексту, краще перенести його на наступну сторінку.
Короткі заголовки пишуться з проміжком в один знак між літерами в межах одного слова, наприклад:
З М І С Т
Підзаголовок використовується тільки тоді, коли текст складної будови і мусить не тільки членуватись з використанням чисел, а й вимагає інформативної прив'язки у вигляді речення. Підзаголовок доповнює заголовок, конкретизує, роз'яснює його при членуванні складного тексту. Так, під одним заголовком можуть бути два і більше підзаголовків. Кількість підзаголовків залежить від складності, обсягу тексту і питань, які в документі розглядаються.
Підзаголовки пишуть малими літерами без підкреслень. Відстань між заголовком і підзаголовком — два інтервали, від підзаголовка до тексту — три-чотири. Якщо підзаголовок містить декілька рядків, то вони відділяються один від одного одним інтервалом. Залежно від розташування підзаголовки пишуться ідентично.
В деяких видах документів зустрічаються доповнення до основного тексту. Доповнення можуть мати вигляд приміток, виносок, додатків.
Примітка — доповнююче пояснення до частини тексту. Примітка оформляється тільки на тій сторінці, де в тексті є вказівка про неї. В тексті може бути одна і більше приміток. Примітку розташовують після основного тексту з урахуванням нижнього поля. Переносити примітку на іншу сторінку не дозволяється.
Примітка пишеться одразу від краю лівого поля словом "Примітка". Якщо примітка в тексті одна, то в кінці даного слова ставиться крапка. Якщо ж приміток кілька, тоді слово "примітка" пишеться у множині і біля нього ставиться двокрапка. При певній кількості приміток їх нумерують і розташовують одна під одною в порядку послідовності їх появи в тексті документа.
Відступ від тексту до примітки становить 2 інтервали.
Текст примітки, яка оформляється на друкарській машинці, друкується через один інтервал, а коли приміток кілька, то відступ між ними — 1,5 інтервали.
Якщо примітку оформляють на комп'ютері, то в такому випадку текст примітки, якщо в ній є два і більше рядків, набирають шрифтом, меншим за основний текст документа.
Якщо примітку не вдається розташувати на тому ж аркуші, де є вказівка про неї, то в такому випадку слід утворити більш спрощену композиційну та смислову побудову тексту.
Інколи примітки мають тільки нумерацію біля тексту, що роз'яснюється, але слово "примітка" не пишеться. В такому випадку кількість приміток зростає по висхідній, в міру їх появи.
Заголовок завжди є структурним елементом тексту. Він дозволяє в короткій (стислій) формі відобразити тематику документа, а нерідко і його головну ідею. Заголовок повинен чітко відповідати тексту, бути логічно повноцінним і досить коротким.
Підзаголовок використовується тільки тоді, коли текст складної будови і мусить не тільки членуватись з використанням чисел, а й вимагає інформативної прив'язки у вигляді речення. Підзаголовок доповнює заголовок, конкретизує, роз'яснює його при членуванні складного тексту. Так, під одним заголовком можуть бути два і більше підзаголовків. Кількість підзаголовків залежить від складності, обсягу тексту і питань, які в документі розглядаються.
Для підсилення значення, для акцентування тієї чи іншої частини тексту в документах використовуються певні прийоми (способи) виділення інформаційного матеріалу:
— підкреслення частини тексту суцільною або пунктирною лінією;
— написання літер жирним шрифтом або курсивом;
— написання через розрядку (пробіл), яке виглядає як рівномірні пропуски між літерами тексту;
— виділення слів в текстах великими буквами;
— застосування в тексті іншого кольору шрифту.
Примітка — доповнююче пояснення до частини тексту.
Виноска — це доповнення до слова, фрази, речення.
Доповнення до тексту можуть мати вигляд додатка — самостійного реквізиту.
1. Блощинська В. А. Сучасне діловодство: Навч. посібник. — К.: Центр навчальної літератури, 2005. — 320 с.
2. Глущик С. В., Дияк О. В., Шевчук С. В. Сучасні ділові папери: Навч. посібник / 5-те вид., доп. і перероб. — К.: Атіка, 2005. — 544 с.
3. Головач А. С. Зразки оформлення документів: Для підприємств та громадян. — Донецьк: Сталкер, 1997. — 320 с.
4. Діденко А. Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник / 4-те вид. — К.: Либідь, 2004. — 384 с.
5. Зубенко Л. Г., Нємцов В. Д., Чупріна М. О. Ділові папери в менеджменті: Навч. посібник. — К.: ТОВ "УВПК "ЕксОб", 2002. — 272 с.
6. Мамрак А. В. Українське документування: мова та стиль: Навч. посібник / 3-тє вид. — К.: Центр навчальної літератури, 2004. — 364 с.
7. Токарська А. С. Ділове мовлення юристів у схемах і тестах: Навч. посібник. — К.: Центр навчальної літератури, 2005. — 272 с.
документ повинен:
— надходити від установи чи юридичної особи, які мають на це право;
— бути юридично правильно оформленим;
— подавати об’єктивні відомості про події, які висвітлює, базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки;
— бути максимально стислим, але не за рахунок зменшення інформації; без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістовне навантаження;
— бути грамотним і зрозумілим кожному, хто його читає;
— оформлятися за встановленою формою згідно з реквізитами;
— бути бездоганно відредагованим, мати копії та чернетки;
—- складатися на відповідних бланках або папері стандартного формату.
В управлінській діяльності використовуються головним чином текстові документи, інформацію в яких зафіксовано будь-яким письмовим способом — рукописним, машинописним, друкарським. Такі документи, оформлені за певними правилами, часто називають управлінськими, а сукупність їх — управлінською документацією.
Постановою Держкомітету стандартів з 01.01.91 в дію введено ГОСТ 6.38-90. Це науково обґрунтовані правила підготовки та оформлення документів. Введення таких правил створює необхідні передумови для детальнішої уніфікації документів, що у свою чергу сприятиме використанню їх в автоматизованих системах управління.
Стандарти встановлюють найзагальніші правила складання документів, а також регламентують машинописне оформлення їхніх окремих реквізитів.
Реквізитами називають структурні елементи, з яких складається документ.
Формуляр-зразок — це єдина модель побудови комплексу документів, яка встановлює сукупність реквізитів, властивих документам цього комплексу, розміщених в усталеній послідовності.
Кількість реквізитів у кожному документі не однакова.
Вона визначається видом документа та його змістом.
Діють такі єдині вимоги щодо оформлення ділової документації.
1. Для складання службових документів в установах належить використовувати папір форматів А4 (210×297 мм) та А5 (148×210 мм). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.
2. Як правило, усі службові документи мають оформлятися на бланках установи. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів з обов’язковим додержанням таких правил:
— встановлюється два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів;
— бланки кожного виду слід виготовляти на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;
— бланки належить виготовляти друкарським способом на білому папері або на папері світлих тонів;
— бланки документів повинні мати такі поля:
а) ліве — 20 міліметрів;
б) верхнє — не менш як 10 міліметрів;
в) праве й нижнє — не менш як 8 міліметрів. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох або більше організацій, оформляються на бланках.
ГОСТ 6.38-90 встановлює максимальний склад реквізитів і певний порядок розміщення їх в організаційно-розпорядчих документах.
1 — Державний Герб України (порядок використання визначається законом).
2 — Емблема організації, підприємства, установи.
3 — Зображення нагород.
4 — Код підприємства, установи, організації за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКП0).
5 — Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).
6 — Найменування міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади.
7 — Найменування організації, установи чи підприємства — автора документа.
8 — Найменування структурного підрозділу.
9 — Індекс підприємств зв’язку, поштова й телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпа (абонентського телеграфу), факсу, номер рахунка в банку.
10 — Назва виду документа.
11 — Дата.
12 — Індекс.
13 — Посилання на індекс та дату вхідного документа.
14 — Місце складання або видання.
15 — Гриф обмеження доступу до документа.
16 — Адресат.
17 — Гриф затвердження,
18 — Резолюція.
19 — Заголовок до тексту.
20 — Відмітка про контроль.
21 — Текст.
22 — Відмітка про наявність додатків.
23 — Підпис.
24 — Гриф погодження.
25 — Візи.
26 — Печатка.
27 — Відмітка про засвідчення копій.
28 — Прізвище виконавця і номер його телефону.
29 — Відмітка про виконання документа й направлення і до справи.
30— Відмітка про перенесення даних на машинний носій.
31 — Відмітка про надходження документа.
Закріплення за реквізитами постійних місць робить документи зручними для користування, спрощує їх обробку, дає можливість використати при цьому технічні засоби. Реквізити в документі розміщують з урахуванням послідовності операцій його підготовки, оформлення й виконання.