Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
План викладу
2.1. Поняття й призначення виставок.
2.2. Загальна організація виставок.
2.3. Виставкові стенди.
2.1. Поняття й призначення виставок
Виставка - це художньо оформлена добірка документів і/або інших експонатів для публічної демонстрації (експонування).
Виставки підрозділяються на певні різновиди як за часом функціонування, так і за місцем демонстрації.
За часом функціонування виставки можуть бути:
o постійно діючими (із використанням копій документів, оригінали використаються як виняток),
o тимчасовими (від 2-х тижнів),
o короткотерміновими (до 10 днів).
Постійні виставки багатопланові. Тимчасові виставки організуються на певний строк і можуть пристосовуватися до ювілейних і пам'ятних дат.
За місцем демонстрації виставки поділяються на:
стаціонарні, які розмішуються в спеціальних приміщеннях, обладнаних відповідними стендами, вітринами й іншими пристосуваннями;
пересувні, які можуть працювати в тимчасово пристосованих для цього приміщеннях (у навчальних закладах, бібліотеках, різних організаціях і ін.) й мають експонувати документи та матеріали лише у вигляді копій.
При наданні обумовленого договором авторського продукту складається Акт приймання-передачі. Він фіксує, зі сторони автора факт передачі продукту в обумовлені терміни, зі сторони організації - відсутності претензій щодо якості авторського інформаційного продукту.
Договір підписується завжди керівником організації, акт - співробітником, що безпосередньо працює з авторським продуктом. І договір, і акт складаються у двох примірниках, один з яких зберігається у автора, інший - в інформаційній організації.
Виставки також можуть бути загальнокультурними Й комерційними. Загальнокультурні виставки виконують просвітительські функції. Натомість комерційні виставки:
по-перше, є способом продажу своєї продукції;
по-друге, являють собою ефективний ресурс для організації маркетингових досліджень;
по-третє, є способом реклами власної фірми;
по-четверте, є площиною для ділових переговорів.
Можливий поділ виставок на персональні, де представлені витвори одного митця, а також тематичні, де добір експонатів орієнтується на висвітлення певної мистецької, науково-технічної, суспільно-політичної тощо теми.
2.2. Загальна організація виставок
Організація виставок у цілому, як персональних, так і тематичних, передбачає здійснення наступних етапів:
1. Вибір теми виставки.
2. Розробка плану підготовки й проведення виставки. Встановлення дати й часу проведення.
3. Створення тимчасового творчого колективу й розподіл робіт.
4. Складання тематичного плану виставки.
5. Попередня робота з обраним матеріалом.
6. Складання програми та визначення списку запрошених на відкриття виставки.
7. Підготовка інформаційних матеріалів виставки: запрошень, програм, прес-релізів. Обов'язково має бути книга відгуків для відвідувачів, бажано - анкети для їх опитування.
8. Організація виставки: визначення місця, відбір експонатів та їх перегляд, розробка макета виставки, складання бібліографічних описів документів, що експонуються; вибір заголовків стендів, цитат, уточнювальних написів; оформлення виставки; консультації з автором та фахівцями зі змісту виставлених матеріалів.
9. Створення каталогу виставки.
10. Аналіз результатів роботи виставки (анкетних опитувань, бесід із гостями, відгуків ЗМ1).
У документуванні виставкової діяльності головним документом є тематико-експозиційний план. Тематико-експозиційний план містить назву розділів (підрозділів) виставки, анотований перелік відібраних для експонування документів, ілюстративних і допоміжних матеріалів, систематизованих відповідно до розділів виставки. Документи перераховуються із вказівками їхніх розмірів і порядку розміщення на стендах або у вітринах. Назви експонатів даються повністю й точно.
З метою збереження досвіду всі основні документи з організації й проведення виставок можуть бути сформовані в спеціальну справу, що вноситься в номенклатуру справ архівної установи. До неї включають: тематичний і експозиційний плани, фотографії- загального вигляду виставки, негативи й копії документів, тексти лекцій, інформацію про відкриття виставки, рецензії й відгуки про виставку, довідку про місце експонування виставки, відомості про кількість відвідувачів та ін.
2.3. Виставкові стенди
Найпоширенішою формою сучасної виставкової діяльності є надання окремого стенда для участі в колективних виставочних заходах. Як правило, розміри місця для експозиції, виставкових стендів, порядок проведення й оформлення досить добре регламентовані.
Для попередньої підготовки до участі у виставці рекомендується здійснити наступні заходи:
1. Скласти докладний перелік речей і предметів, які мають бути взяті на виставку. Наявність даного документа впорядковує зберігання й облік речей, гарантує своєчасне поповнення "стратегічних запасів" фірми на стенді (їжі, листівок), полегшує їхній пошук.
2. Зробити інформаційне забезпечення стенда. Воно повинне містити в собі тексти, плакати, діаграми, фотографії. При цьому кількість візуальних експонатів, однак, неповинна бути надмірною. На виставковому стенді мають переважати діючі експонати або їх моделі.
3. Підготувати супутні інформаційні матеріали, серед них:
- рекламні буклети, проспекти й листівки;
- прайс-листи;
- технічна документація на найбільш важливі експонати;
- демо-версії експонованого продукту;
- роздаткові матеріали з логотипом фірми. ,
- анкети для обліку (опитування) відвідувачів стенда. До анкети доцільно внести такі пункти: ПІБ, ОРГАНІЗАЦІЯ - місце роботи відвідувачів або потенційних клієнтів (партнерів); АДРЕСА - юридична або домашня; ТЕЛЕФОН/ФАКС - робочий і домашній, ДОДАТКОВА ІНФОРМАЦІЯ - побажання, ступінь зацікавленості, пріоритет контакту.
Як правило, не пізніше ніж за місяць до початку виставки, заповнюється й надсилається на адресу оргкомітету заявка на участь у виставці. У ній вказуються всі реквізити фірми (країна, адреса/телефон, номер банківського рахунку). Суть заявки - попередня реєстрація й бронювання виставочної площі. Заявка підтверджує згоду фірми з положеннями даної виставки й правилами її проведення. Це у своєму роді договір між сторонами. Дедалі більше організацій, які спеціалізуються на виставковій діяльності, мають готовий зразок заявки, який надають своїм клієнтам. Такий зразок, зокрема, можна скачати з їх веб-сайтів. В іншому випадку можна оформлювати заявку за зразком службового листа (ініціативного, гарантійного) за підписом першого керівника організації.
Після одержання заявки має надійти підтвердження про реєстрацію фірми в каталозі учасників і виділення необхідної кількості місця. Підтвердження гарантує одержання базового набору послуг. Для одержання додаткових послуг їх перелік має бути вказано в попередній заявці або додатково після одержання підтвердження. Оплата участі у виставці робиться за 5-10 днів після одержання підтвердження.
Після закінчення виставки складається фінальний огляд, т. зв. SUM-UP. Він містить дві основні частини:
* інформаційну, в якій докладно вказується кількість відвідувачів взагалі, кількість відвідувачів на стенді, кількість розданих проспектів, кількість заповнених анкет.
* аналітичну, в якій розглядається загальний стан ринку на момент проведення виставкового заходу, перспективні напрями його розвитку, конкурентоспроможність власних експонованих продуктів порівняно з аналогічною продукцією інших виробників.
Зазвичай, підсумковий звіт оформлюють на листі паперу у довільній формі. Лише у великих організаціях можливе подання звіту у формі доповідної записки.
Як готуватись до виставки
|
Підготовка до виставки включає:
План повинен містити перелік робіт, дати виконання і перелік відповідальних осіб |
План досягнення цілей участі.
Всі заплановані заходи і витрати повинні відповідати поставленим цілям. Можливі цілі:
демонстрація нових товарів і послуг , підтримка іміджу торгової марки, вивчення ринків збуту, формування дилерської мережі, реклама підприємства, аналіз діяльності конкурентів, збільшення обсягів продажу, залучення нових агентів або дистриб’юторів.
Формулюючи конкретні цілі участі, підприємство повинно подбати про їх досягнення. Наприклад, для безпосереднього продажу продукції на стенді необхідно передбачити місця для проведення переговорів, а також місця для демонстрації товару. Якщо ціль – аналіз діяльності конкурентів, то необхідно, щоб один або декілька співробітників працювали на виставці, як відвідувачі.
Кожна ціль повинна уточнюватись і конкретизуватись, складені списки цілей сортуються за їх значимістю. Всі цілі участі у виставці відповідають єдиній головній меті – забезпечення ефективного розвитку діяльності підприємства в довгостроковій перспективі.
План виставкового стенду та вибір експонатів
Стенд — це орендована підприємством площа з елементами конструкції в виставковому залі чи на відкритому майданчику. Вибір стенду відноситься до числа найважливіших питань, від якого залежить успіх участі на виставці.
Важливо правильно вибрати місце розташування стенду в залі, а також визначитись з бажаною площею стенда. Як правило, найвигідніше розташовані стенди отримують ті підприємства, які серед перших присилають заявку на участь у виставці або ті, які орендують найбільші площі.
Щоб вигідно розташувати стенд, необхідно вивчити планування залу. Найбільш бажаним є розташування стенда на видному місці, навпроти або праворуч від головного входу, на кутах, на центральних і внутрішніх проходах, поблизу стендів відомих експонентів, а також недалеко від спеціалізованих приміщень для проведення різних заходів. Стенд має бути максимально відкритим і спрямованим до входу в зал.
Важливим є дизайн стенду – стенд привертає увагу і формує первинне уявлення відвідувача про експонента. Розташування стенда, конструкція і дизайн повинні допомагати фірмі ефективно представити свій товар чи послугу. Стенд повинен запам’ятовуватись відвідувачам, повинен полегшувати зорове сприйняття товарів, що демонструються, а також бути зручним для відвідувачів і працівників стенда.
Експонати є найважливішою складовою стенда. Кількість експонатів залежить від їх величини і розмірів стенда, а вибір експонатів для представлення на виставці, залежить від цілей участі у виставці. Якщо ціллю участі є збільшення обсягів продажів, тоді повинен бути широкий вибір експонатів.
Підготовка рекламно-інформаційних матеріалів
Приймаючи участь у виставці підприємство розраховує на розвиток своєї діяльності на довгострокову перспективу, тому необхідно максимально забезпечити відвідувачів інформацією про підприємство, товари та послуги, ціну, якість. У зацікавлених відвідувачів стенда завжди повинні залишатись інформаційні матеріали: візитки, каталоги, рекламні листівки, прайс-листи. Також потрібно подбати, щоб всі рекламні матеріали були написані грамотно без помилок, містили назву підприємства, логотип, адресу, телефон та ін.
Крім інформаційних матеріалів, експоненти можуть роздавати на виставці:
продукцію власного виробництва;
дрібні матеріальні цінності (сувеніри) для безкоштовної роздачі відвідувачам стенда (наприклад канцелярські товари з логотипом підприємства).
Важливо підготувати анкету для опитування відвідувачів стенда – перелік запитань, які цікавлять компанію-учасника. Ще існує хороша практика готувати листи особам відповідної тематичної галузі з запрошеннями відвідати стенд для більш детального ознайомлення з пропонованим видом продукції.
Підготовка персоналу.
Персонал стенда – працівники компанії, на яких покладено відповідальність за підготовку та проведення виставкового заходу. Найважливішою особою виставкового персоналу є його керівник, який може безпосередньо працювати на стенді, проводити презентації та зустрічі з перспективними відвідувачами, приймати замовлення, розв’язувати спірні питання та ін. Працівники на стенді можуть здійснювати, як основні, так і допоміжні функції. Стендисти – це обличчя компанії, і від них залежить, яке враження складеться у відвідувачів про компанію і про її стенд. Стендисти повинні бути проінструктовані щодо технік контакту, щодо ведення переговорів та методів пробудження зацікавленості покупця за допомогою можливих стендових засобів комунікації.
Вибір ефективних стендистів залежить від характеру виставки, розміру стенда, а також кількості вівідувачів. Потрібно також проаналізувати специфіку цілей участі у виставці, категорію її традиційних відвідувачів, а також методи налагодження контактів з відвідувачами. Працівники повинні досконало знати товар чи послуги та вміти ефективно презентувати підприємство та його продукцію: характерні риси, недоліки, можливості, специфіку, ціни й комерційні умови. Персонал біля стенду повинен випромінювати ентузіазм та бути справжніми професіоналами, що уміють донести до споживача потрібну інформацію.
План рекламної кампанії.
Рекламна кампанія участі у виставці здійснюється експонентом з метою популяризації іміджу компанії чи торгової марки, для залучення уваги відвідувачів, для повідомлення потенційних клієнтів про місце розташування стенду на виставці та ознайомлення з різноманітністю його експонатів.
Рекламні заходи проводяться на всіх етапах виставкової діяльності компанії:
- попередня реклама на стадії підготовки до участі у виставці;
- реклама під час виставки;
- реклама після закінчення роботи виставки.
План рекламної кампанії передбачає:
1) визначення особи, відповідальної за складання плану та проведення рекламної кампанії;
2) визначення категорії відвідувачів (цільової аудиторії), що є бажаною для залучення на стенд;
3) вибір найбільш ефективних місцевих засобів масової інформації, що є популярними серед цільової аудиторії;
4) підготовка та розміщення рекламного повідомлення, макету чи рекламного ролика;
5) вибір необхідних носіїв реклами біля стенда, рекламних матеріалів для роздачі відвідувачам;
6) визначення переліку рекламних заходів, які будуть здійснюватись безпосередньо на виставці: презентація чи семінар, аудіо чи відео-реклама на виставці, послуги промоутера для розповсюдження рекламної продукції у виставковому залі, візуальна реклама у виставковому залі та ін.
7) доцільність приєднання до рекламної кампанії організатора – роздача запрошень організатора серед своїх клієнтів, написання власних прес-релізів з метою приєднатись до підготовки загального прес-релізу, друк реклами в каталозі виставки та ін. по домовленості з організаторм;
8) розміщення інформації про участь у виставці на сайті, пряма поштова розсилка, розсилка електронних повідомлень-запрошень на виставку.
9) визначення шляхів розповсюдження та підготовка інформації про результати участі у виставці.
Складання кошторису.
Основні статті кошторису: – оренда стенда стандартної забудови; – оренда додаткового виставкового обладнання; – вартість експонатів; – витрати на оплату праці персоналу, що працюватиме на стенді; – транспортні та страхові витрати; – витрати на підготовку рекламної продукції (буклети, прайси, візитки) та інших заходів, що проводяться з метою залучення відвідувачів до стенда (реклама, PR, прямі поштові розсилки, організація супутніх заходів, частування відвідувачів стенда); – поточні витрати по виставці.
Як правило, приблизно половину сумарних виставкових витрат становить орендна плата.
Передвиставкова перевірка наявності потрібних матеріалів та устаткування:
- необхідно скласти список потрібних інформаційних матеріалів та устаткування;
- перевірити наявність і звірити кількість інформаційних матеріалів та сувенірів, запланованих для розповсюдження, а також необхідних канцелярських дрібниць;
- наявність устаткування – мобільних чи портативних конструкцій для монтажу стенду;
- наявність квитків і бронювання готелю, тощо.
Навіщо Вам брати участь у виставці?
Сьогодні виставки набувають абсолютно особливий статус, обумовлений нинішньою економічною ситуацією. Вони дають чітке уявлення, хто з компаній залишився «на плаву», а хто пішов з ринку, які ніші звільнилися, і як слід планувати свою тактику та стратегію в нових реаліях.
Статистика підтверджує:
Кого немає на виставці, того — немає на ринку: Маркетинг на користь виставок
Крім бізнесу участь у виставці дозволить Вам:
Участь у виставці дасть Вам можливість:
↑ до змісту
Як вибрати виставку
Вибір виставки повністю залежить від маркетингових завдань Вашої компанії. Щоб визначити доцільність участі в тій чи іншій виставці дайте оцінку виставці за наступними критеріями:
У будь-якому випадку виставки слід розглядати як складову частину Вашої комплексної маркетингової політики. Якщо Ваш бюджет дозволяє участь лише в одній профільній виставці, наведені вище рекомендації допоможуть Вам зробити правильний вибір. Якщо ж Ваша виставкова діяльність не обмежується одним заходом, Ви можете добитися від виставок максимального результату
Важливість наявності даних незалежного аудиту
Надаючи свідчення аудиторської перевірки статистичних показників, ми заявляємо:
↑ до змісту
Як за допомогою елементарних математичних дій порахувати ефективність Вашої участі у виставці.
Спробуйте порівняти виставку з іншими, альтернативними рекламними можливостями через визначення вартості потенційного контакту з одним фахівцем:
Знаючи вартість своїх витрат на участь у виставці і кількість фахівців, що відвідали виставку, можна легко вирахувати вартість одного потенційного виставкового контакту.
Приклад:
ПлощаВашого стенду = 40 кв. м.
Ціна одного кв. метра = 500 $.
Вартість стенду складе: 20.000 $.
Припустимо, з урахуванням інших витрат вартість Вашої участі у виставці склала 25.000 $, а тих фахівців, на виставці було 10.000 чоловік.
Підсумок:
Ціна одного потенційного контакту c фахівцем на цій виставці буде дорівнювати 2,5 $.
Підготовка до виставки
Підготовка до виставки повинна включати:
Дизайн стенду
Формуючи дизайн свого стенду, доцільно пам’ятати про головну мету участі у виставці, це допоможе зробити дизайн максимально ефективним:
↑ до змісту
Матеріали для розповсюдження
Формуючи список необхідних матеріалів, враховуйте, що Вам доведеться зустрітися з різними типами відвідувачів виставки:
Що можна зробити за місяць до виставки?
Оптимальний термін початку підготовки до участі у виставці — не менш ніж за три місяці до її відкриття. Почавши підготовку заздалегідь, ви можете обрати найкраще місце в павільйоні, ретельно продумати дизайн стенду та необхідні матеріали, рекламну кампанію. На жаль, це не завжди можливо. Що необхідно встигнути, якщо рішення про участь у виставці прийнято за місяць до її початку?
Проведення виставки
Проведення виставки включає:
↑ до змісту
Робота на стенді
Робота на стенді повинна бути організована таким чином, щоб ні один перспективний відвідувач не чекав спілкування більше 20-30 секунд. В іншому випадку він піде до конкурента — стендів багато, а часу, як завжди, мало.
Статистика стверджує: абсолютна більшість відвідувачів (62%) не готові чекати біля стенду навіть 1-2 хвилини.
Ніхто жодного миті не повинен відчувати, що його ігнорують.
Стендист «на передовій», першими зустрічають гостей, повинні негайно вступити з ним у контакт, зареєструвати і, далі:
↑ до змісту
Зустріч постійних клієнтів
Дослідження показують, що 95% всіх керівників підприємств зустрічаються зі своїми клієнтами на виставках. Тому зустріч ваших постійних клієнтів — важлива частина маркетингової стратегії на виставці. До того ж конкуренти розглядають ваших постійних клієнтів на виставці як своїх потенційних.
Виставка збирає багато компаній-конкурентів, і відвідувач за короткий час може легко порівняти їх товари та послуги. Тому стенд — це прекрасна можливість показати постійним клієнтам, наскільки вони для вас важливі. Ви повинні заздалегідь знати, хто з ваших клієнтів прийде, і заплануйте провести з ними час не тільки на стенді, але й ввечері після виставки. З’ясуйте, чи є в них якісь спеціальні побажання чи запитання, і завжди тримайте під рукою фахівця, готового відповісти. Не пропустіть, чим займається ваш клієнт на виставці, інакше його перехоплять конкуренти.
Це називається «продаж взаємин». Ось деякі причини, чому постійний клієнт відвідує ваш стенд:
↑ до змісту
Працювати на стенді з розумом
Дослідження показують, що ми знаходимося в піку форми максимум 4-6 годин на стенді. Після цього ми втомлюємося і психічно, і фізіологічно.
Варто це враховувати і складати розклад так, щоб персонал працював не більше чотирьох годин.
Зневоднення — інша реальна проблема. Необхідно пити багато рідини під час роботи на стенді. Зокрема, воду. Однак їжу або інших рідин на стенд приносити не можна, оскільки це відволікає від особистого спілкування з клієнтами. Тому краще з ранку добре поснідати, оскільки організму потрібна підживлення на весь день.
Ергономіка на виставці також вкрай важлива. Для максимальної ефективності дві людини повинні працювати на площі дев’ять квадратних метрів. Це важливо ще й для того, щоб зменшити безлад і дотримувати безпеку.
Персонал завжди повинен стояти, а не сидіти під час виставки. Тому потрібна зручне взуття. Корисні й фізичні вправи, щоб люди краще себе почували.
На стендах не можна користуватися мобільними телефонами, крім як для ділових розмов, оскільки кожна хвилина занадто цінна.
Не забудьте приготувати більше візитних карток, ручок, одноразових стаканчиків і батарей для електронної техніки.
Робота після закінчення виставки
Робота після закінчення виставки включає:
Оцінка ефективності участі у виставці
Для оцінки ефективності участі у виставці, необхідно до початку підготовки до участі визначити його цілі.
Немає мети — немає оцінки ефективності!
Звіт по кожному заходу відвідувача на стенд має оформлятися безпосередньо на стенді. Результати аналізу зібраних даних згодом порівнюються з поставленими цілями. Ці звіти використовуються і для поствиставочних заходів.
Іноді економічний ефект виставки може бути коректно оцінений через декілька місяців після виставки, або взагалі не може бути явно прив’язаний до участі у виставці.
Оцінка ефективності участі, відповідно до заздалегідь поставленими цілями, грунтується на двох типах критеріїв:
Участь у виставках має економічний і неекономічний ефект, які необхідно враховувати при оцінці ефективності участі.
Методи оцінки неекономічного (психографічного) ефекту:
Методи оцінки економічного ефекту:
Організаційно-технічна оцінка роботи
Звичайно потрібно оцінити правильність і ефективність:
Традиційно-болючим є питання щодо мінімізації виставкових витрат.
Говорячи про конкретні результати роботи — кількості та вартості контактів, отримані доходи і зміцнення іміджу, треба чітко розуміти: все це оцінюється не саме по собі, абстрактно, а в прив’язці до загальної системи маркетингових комунікацій.
Скільки буде коштувати вирішення тих же завдань при використанні інших маркетингових інструментів — телевізійної реклами, зовнішньої реклами, прямої поштової розсилки, корпоративних заходів? Не знаючи цього, адекватно оцінити підсумки участі у виставці просто неможливо.