Окно отчета может находиться в одном из четырех режимов- отчета конструктора макета и предварительного п
Работа добавлена на сайт samzan.net:
MS Access Отчеты
отчеты
Отчет – объект базы данных, предназначенный для создания печатного документа.
Окно отчета может находиться в одном из четырех режимов: отчета, конструктора, макета и предварительного просмотра.
Режимы Конструктора и Макета предназначены для создания новых и изменения существующих отчетов.
Режим Отчета является средством проверки макета создаваемого отчета.
Режим Предварительного просмотра позволяет увидеть, как отчет будет выглядеть в напечатанном виде.
Отчеты и формы имеют много общих конструктивных черт, и методы работы с отчетами во многом совпадают с методами работы с формами. Разделы отчета подобны разделам формы. Режимы Конструктора и Макета форм и отчетов почти идентичны.
Однако в отличие от форм, отчеты не предназначены для ввода и редактирования данных.
Отчеты предоставляют более широкие возможности для группировки записей и вычисления промежуточных итогов, чем формы.
Разделы отчета
Область данных предназначена для отображения записей источника данных отчета. Элементы управления, расположенные в этом разделе, повторяются для каждой записи.
Заголовок отчета печатается один раз, в начале первой страницы отчета.
Примечание отчета печатается один раз в конце последней страницы отчета.
Статистические функции, содержащиеся в вычисляемых полях, помещенных в разделы Заголовок отчета и Примечание отчета, используют данные всего отчета.
С группировкой записей связано появление дополнительных разделов отчета: Заголовок группы и Примечание группы. В отчете может быть несколько таких разделов: по числу уровней группировки. Заголовок группы печатается в начале каждой группы записей, Примечание группы – в конце каждой группы записей.
Статистические функции, содержащиеся в вычисляемых полях, помещенных в разделы Заголовок группы и Примечание группы, используют данные группы записей.
Содержимое разделов Верхний колонтитул и Нижний колонтитул печатается соответственно вверху и внизу каждой страницы.
Microsoft Access предоставляет следующие способы создания отчетов:
- автоматическое создание простого отчета;
- создание отчета с помощью Мастера отчетов;
- создание отчета в режиме Макета;
- создание отчета в режиме Конструктора.
Группировка данных
Новым для отчета, по сравнению с формой, является возможность группировки данных.
Группа – это набор записей, отобранных по некоторому критерию (чаще всего – по одинаковому значению в заданном поле). Группа состоит из заголовка группы, включенных в нее записей и примечания группы. Группировка позволяет разбить записи на логические группы и напечатать вводную и итоговую информацию для каждой группы.
Для группировки можно использовать любое поле или выражение. Если для группировки используется несколько полей или выражений, то одни группы вкладываются в другие, образуя несколько уровней группировки (допускается до десяти уровней).
Создание отчетов
Автоматическое создание простого отчета
- В области переходов выделить таблицу или запрос для создания отчета.
- На вкладке Создание в группе Отчеты щелкнуть по кнопке Отчет.
Будет создан отчет, включающий все поля выбранной таблицы или запроса. Созданный отчет будет отображен в режиме Макета.
Создание отчета с помощью Мастера
Этот способ позволяет использовать поля из нескольких таблиц или запросов без предварительного создания запроса, включающего все нужные поля.
- На вкладке Создание в группе Отчеты щелкнуть по кнопке Мастер отчетов.
- В первом окне Мастера в списке поля Таблицы и запросы выбрать таблицу (или запрос), из которой надо взять поля для отчета, затем из списка Доступные поля выбрать нужные поля. Если в отчете необходимо использовать поля из нескольких таблиц или запросов, повторить эти действия для других таблиц (или запросов).
- Во втором окне Мастера отчетов определяются уровни группировки: чтобы задать группировку по некоторому полю, надо выделить его в списке и щелкнуть по кнопке .
Щелчок по кнопке отменяет группировку по выбранному полю.
Можно задать несколько уровней группировки.
Для изменения порядка уровней группировки предназначены кнопки и
В этом же окне можно задать интервалы группировки. Для этого надо щелкнуть по кнопке Группировка. Для числовых полей можно задать группировку по десяткам, сотням и т. д. Для текстовых полей возможна группировка по первой букве, двум первым буквам и т. д.
- В следующем окне выбирается порядок сортировки. В том случае, если задана группировка данных, можно задать вычисление итоговых значений. Для этого щелкнуть по кнопке Итоги и в открывшемся окне выбрать нужную статистическую функцию.
- В следующем окне выбрать вид отчета.
- Далее выбрать стиль оформления.
- В последнем окне ввести имя отчета и выбрать дальнейшие действия.
Создание отчета в режиме Макета
На вкладке Создание в группе Отчеты щелкнуть по кнопке Пустой отчет. Откроется пустой отчет в режиме Макета.
Добавление в отчет полей и других элементов управления выполняется теми же способами, что и при создании формы.
Для организации группировки данных надо:
- На вкладке Работа с макетами отчетов – Формат в группе Группировка и итоги щелкнуть по кнопке Группировка.
В макете отчета появится область Группировка, сортировка и итоги.
- Щелкнуть по кнопке Добавить сортировку и задать сортировку данных по тому же полю, по которому их надо сгруппировать.
- Щелкнуть по кнопке Добавить группировку.
- В открывшемся списке полей выбрать поле, по которому надо сгруппировать данные.
- Для добавления других уровней группировки повторить пункты 2-4.
- Для добавления итоговой функции выделить поле, по которому надо подвести итоги, затем на вкладке Работа с макетами отчетов – Формат в группе Группировка и итоги щелкнуть по кнопке Итоги и выбрать нужную функцию.
- Для установки дополнительных параметров группировки надо в области Группировка, сортировка и итоги выделить строку группы, щелкнуть по ссылке Больше и установить нужные параметры.
Данные можно сгруппировать по интервалу значений. Для этого в области Группировка, сортировка и итоги щелкнуть по ссылке Больше, раскрыть список по всему значению и выбрать нужный интервал значений.
Для группировки данных по вычисляемому критерию в списке полей для группировки выбрать строку выражение и ввести критерий. В этом случае также надо предварительно задать сортировку по полю, входящему в выражение.
Создание отчета в режиме Конструктора
Для создания отчета в режиме Конструктора надо на вкладке Создание в группе Отчеты щелкнуть по кнопке Конструктор отчетов.
Добавление в отчет полей и других элементов управления выполняется теми же способами, что и при создании формы. Группировка данных в этом режиме организуется так же, как и в режиме Макета.
Почтовые наклейки
Почтовые наклейки являются разновидностью отчета.
- В области переходов выделить таблицу или запрос, данные из которых надо использовать для наклеек.
- На вкладке Создание в группе Отчеты щелкнуть по кнопке Наклейки. Откроется окно Мастера наклеек.
- В открывшемся диалоговом окне выбрать размер наклейки
- В следующем окне задать параметры шрифта
- Далее ввести текст наклеек и вставить нужные поля.
- В следующем окне выбрать поля для сортировки.
- В последнем окне ввести имя отчета.
Практическая работа 5
- На основе таблицы Заказы базы данных Торговый дом создать автоотчет Заказы.
- В базе данных Институт с помощью Мастера создать отчет Отделы с полями Название отдела, Фамилия, Имя, Отчество. Группировка – по отделам.
- В базе данных Институт с помощью Мастера создать отчет Список сотрудников с полями Название отдела, Должность, Фамилия, Имя, Отчество. Группировка – по отделам, внутри отделов – по должностям.
- В базе данных Институт с помощью Мастера создать отчет Расчет зарплаты на основе запроса Расчет зарплаты. Включить в отчет все поля запроса. Группировка – по отделам.
Подвести групповые и общие итоги по полям Оклад, Надбавка, Налог и К выдаче.
Перейти в режим Макета и оформить отчет: всем денежным величинам назначить денежный формат; провести линии, разделяющие отделы.
- В базе данных Торговый дом в режиме Макета создать отчет на основе таблицы Стоимость заказов с полями Номер заказа, Название фирмы, Наименование товара, Стоимость заказа. Макет – табличный.
Группировка – по фирмам. Поле Название фирмы с подписью. в разделе Заголовок группы.
Подвести общие и групповые итоги по полю Стоимость заказа.
Оформить отчет, используя средства режима Макет.
- В базе данных Торговый дом в режиме Макета создать отчет Заказы по фирмам.
В отчет включить поля Название фирмы из таблицы Производители, Наименование товара из таблицы Товары и Номер заказа, Клиент, Продавец из таблицы Заказы. Группировка – по полю Название фирмы.
Подсчитать суммарное количество заказов на товары каждой фирмы.
Оформить отчет, используя средства режима Макет.
- В базе данных Торговый дом в режиме Конструктора на основе таблицы Стоимость заказов создать отчет с двумя уровнями группировки.
В отчет включить поля: Название фирмы, Наименование товара, Номер заказа, Клиент, Продавец, Количество, Стоимость заказа. Макет – табличный.
Группировка – по полям Название фирмы и Наименование товара.
Подвести групповые итоги: рассчитать суммарное количество товаров каждого вида и суммарное количество заказов на товары каждой фирмы. Подвести общие итоги: рассчитать суммарное количество и суммарную стоимость заказов. Ввести поясняющие надписи для итоговых значений.
Оформить отчет, используя средства режимов Макет и Конструктор.
- В базе данных Торговый дом в режиме Конструктора на основе таблицы Стоимость заказов создать отчет с полями Номер заказа, Название фирмы, Наименование товара, Стоимость заказа. Макет – табличный.
Группировка – по интервалу значений поля Стоимость заказа (например, до 1000 р., от 1000 до 2000 р., от 2000 до 3000 р. и т. д.).
В раздел Заголовок группы ввести текст, указывающий минимальное и максимальное значение стоимости в данной группе. Использовать для этого встроенные функции min и max.
Подсчитать количество и суммарную стоимость заказов в каждой группе.
Оформить отчет, используя средства режимов Макет и Конструктор.
- В базе данных Институт на основе таблицы Служебные сведения создать отчет с группировкой по году найма. В отчет включить поля Номер отдела, Фамилия, Должность, Дата найма. Макет – табличный.
Группировка – по интервалу значений поля Дата найма, интервал – 1 год. В раздел Заголовок группы вставить номер года, используя встроенную функцию Year.
Подсчитать количество сотрудников в каждой группе и во всем институте.
Оформить отчет, используя средства режимов Макет и Конструктор.
- В базе данных Институт на основе таблицы Личные сведения создать отчет с интервальной группировкой по возрасту. В отчет включить поля Фамилия, Дата рождения, Образование, Семейное положение, Наличие детей. Макет – табличный.
Группировка – по интервалу значений выражения для вычисления возраста: =Int((Date()-[Дата рождения])\365), интервал – 5 лет. В раздел Заголовок группы ввести текст, указывающий минимальное и максимальное значение возраста в группе.
Подсчитать количество сотрудников в каждой группе и во всем институте.
Оформить отчет, используя средства режимов Макет и Конструктор.
- Создать почтовые наклейки на основе таблицы Личные сведения базы данных Институт. Включить в наклейки поля Фамилия и Домашний адрес клиента, а также произвольный текст.
2. регулирующей арматуры и контрольноизмерительных приборов соединенных в непрерывную линию
3. 65 ~ Экономика и управление на предприятии по отраслямДисциплина- Бухгалтерский учетВремя выполнения тест
4. юридическая академия украины имени ярослава мудрого ХАРЬКОВСКАЯ ЦЫВИЛИСТИЧЕСКАЯ ШКОЛА- В ДУХЕ ТРАДИЦ
5. Основы экологии
6. вербальносемантический 2 лингвокогнитивный и 3 мотивационный
7. Адаптация детей раннего возраста в детском образовательном учреждении
8. ТЕМА- ПОНЯТТЯ СИСТЕМА ТА ДЖЕРЕЛА ЗЕМЕЛЬНОГО ПРАВА УКРАЇНИ
9. Аборт и беременность молодых девушек
10. индивид употребляется прежде всего для обозначения всякого отдельно взятого представителя человеческого
11. О доходности партнёрских программ
12. . Книга одного автора Портер М
13. Лавров руководитель аналитической группы Центра анализа и прогнозирования г
14. Доклад- Реологические свойства сырья для производства слоеного теста.html
15. Art of nois
16. Методичні рекомендації до проведення семінарських занять з курсу ldquo;Новітня історія країн Західної Європи
17. От чего зависит ток первичной обмотки трансформатора 22
18. Метод скінчених різниць в обчислювальній математиці
19. Курсовая работа- Використання баз даних та інформаційно-пошукових систем для раціонального ведення діловодства
20. МГИМО а также для тех кто еще не принял окончательного решения но хочет проверить свои силы мы предлагаем