Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
MS Access Отчеты
отчеты
Отчет – объект базы данных, предназначенный для создания печатного документа.
Окно отчета может находиться в одном из четырех режимов: отчета, конструктора, макета и предварительного просмотра.
Режимы Конструктора и Макета предназначены для создания новых и изменения существующих отчетов.
Режим Отчета является средством проверки макета создаваемого отчета.
Режим Предварительного просмотра позволяет увидеть, как отчет будет выглядеть в напечатанном виде.
Отчеты и формы имеют много общих конструктивных черт, и методы работы с отчетами во многом совпадают с методами работы с формами. Разделы отчета подобны разделам формы. Режимы Конструктора и Макета форм и отчетов почти идентичны.
Однако в отличие от форм, отчеты не предназначены для ввода и редактирования данных.
Отчеты предоставляют более широкие возможности для группировки записей и вычисления промежуточных итогов, чем формы.
Разделы отчета
Область данных предназначена для отображения записей источника данных отчета. Элементы управления, расположенные в этом разделе, повторяются для каждой записи.
Заголовок отчета печатается один раз, в начале первой страницы отчета.
Примечание отчета печатается один раз в конце последней страницы отчета.
Статистические функции, содержащиеся в вычисляемых полях, помещенных в разделы Заголовок отчета и Примечание отчета, используют данные всего отчета.
С группировкой записей связано появление дополнительных разделов отчета: Заголовок группы и Примечание группы. В отчете может быть несколько таких разделов: по числу уровней группировки. Заголовок группы печатается в начале каждой группы записей, Примечание группы – в конце каждой группы записей.
Статистические функции, содержащиеся в вычисляемых полях, помещенных в разделы Заголовок группы и Примечание группы, используют данные группы записей.
Содержимое разделов Верхний колонтитул и Нижний колонтитул печатается соответственно вверху и внизу каждой страницы.
Microsoft Access предоставляет следующие способы создания отчетов:
Группировка данных
Новым для отчета, по сравнению с формой, является возможность группировки данных.
Группа – это набор записей, отобранных по некоторому критерию (чаще всего – по одинаковому значению в заданном поле). Группа состоит из заголовка группы, включенных в нее записей и примечания группы. Группировка позволяет разбить записи на логические группы и напечатать вводную и итоговую информацию для каждой группы.
Для группировки можно использовать любое поле или выражение. Если для группировки используется несколько полей или выражений, то одни группы вкладываются в другие, образуя несколько уровней группировки (допускается до десяти уровней).
Создание отчетов
Автоматическое создание простого отчета
Будет создан отчет, включающий все поля выбранной таблицы или запроса. Созданный отчет будет отображен в режиме Макета.
Создание отчета с помощью Мастера
Этот способ позволяет использовать поля из нескольких таблиц или запросов без предварительного создания запроса, включающего все нужные поля.
Щелчок по кнопке отменяет группировку по выбранному полю.
Можно задать несколько уровней группировки.
Для изменения порядка уровней группировки предназначены кнопки и
В этом же окне можно задать интервалы группировки. Для этого надо щелкнуть по кнопке Группировка. Для числовых полей можно задать группировку по десяткам, сотням и т. д. Для текстовых полей возможна группировка по первой букве, двум первым буквам и т. д.
Создание отчета в режиме Макета
На вкладке Создание в группе Отчеты щелкнуть по кнопке Пустой отчет. Откроется пустой отчет в режиме Макета.
Добавление в отчет полей и других элементов управления выполняется теми же способами, что и при создании формы.
Для организации группировки данных надо:
В макете отчета появится область Группировка, сортировка и итоги.
Данные можно сгруппировать по интервалу значений. Для этого в области Группировка, сортировка и итоги щелкнуть по ссылке Больше, раскрыть список по всему значению и выбрать нужный интервал значений.
Для группировки данных по вычисляемому критерию в списке полей для группировки выбрать строку выражение и ввести критерий. В этом случае также надо предварительно задать сортировку по полю, входящему в выражение.
Создание отчета в режиме Конструктора
Для создания отчета в режиме Конструктора надо на вкладке Создание в группе Отчеты щелкнуть по кнопке Конструктор отчетов.
Добавление в отчет полей и других элементов управления выполняется теми же способами, что и при создании формы. Группировка данных в этом режиме организуется так же, как и в режиме Макета.
Почтовые наклейки
Почтовые наклейки являются разновидностью отчета.
Практическая работа 5
Подвести групповые и общие итоги по полям Оклад, Надбавка, Налог и К выдаче.
Перейти в режим Макета и оформить отчет: всем денежным величинам назначить денежный формат; провести линии, разделяющие отделы.
Группировка – по фирмам. Поле Название фирмы с подписью. в разделе Заголовок группы.
Подвести общие и групповые итоги по полю Стоимость заказа.
Оформить отчет, используя средства режима Макет.
В отчет включить поля Название фирмы из таблицы Производители, Наименование товара из таблицы Товары и Номер заказа, Клиент, Продавец из таблицы Заказы. Группировка – по полю Название фирмы.
Подсчитать суммарное количество заказов на товары каждой фирмы.
Оформить отчет, используя средства режима Макет.
В отчет включить поля: Название фирмы, Наименование товара, Номер заказа, Клиент, Продавец, Количество, Стоимость заказа. Макет – табличный.
Группировка – по полям Название фирмы и Наименование товара.
Подвести групповые итоги: рассчитать суммарное количество товаров каждого вида и суммарное количество заказов на товары каждой фирмы. Подвести общие итоги: рассчитать суммарное количество и суммарную стоимость заказов. Ввести поясняющие надписи для итоговых значений.
Оформить отчет, используя средства режимов Макет и Конструктор.
Группировка – по интервалу значений поля Стоимость заказа (например, до 1000 р., от 1000 до 2000 р., от 2000 до 3000 р. и т. д.).
В раздел Заголовок группы ввести текст, указывающий минимальное и максимальное значение стоимости в данной группе. Использовать для этого встроенные функции min и max.
Подсчитать количество и суммарную стоимость заказов в каждой группе.
Оформить отчет, используя средства режимов Макет и Конструктор.
Группировка – по интервалу значений поля Дата найма, интервал – 1 год. В раздел Заголовок группы вставить номер года, используя встроенную функцию Year.
Подсчитать количество сотрудников в каждой группе и во всем институте.
Оформить отчет, используя средства режимов Макет и Конструктор.
Группировка – по интервалу значений выражения для вычисления возраста: =Int((Date()-[Дата рождения])\365), интервал – 5 лет. В раздел Заголовок группы ввести текст, указывающий минимальное и максимальное значение возраста в группе.
Подсчитать количество сотрудников в каждой группе и во всем институте.
Оформить отчет, используя средства режимов Макет и Конструктор.