Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Эта глава, являющаяся приложением к книге, посвящена нововведениям в Microsoft Office XP - очередной версии этого популярного офисного пакета. Office XP стал во многом революционной версией данного набора программ от Microsoft, и в связи с этим представляется весьма полезным ознакомить читателей с его особенностями.
Казалось бы: так мало времени прошло с момента представления юбилейного, 2000-го выпуска популярнейшего пакета программ Microsoft Office, как уже вышла следующая его версия – OfficeXP. Может показаться, что Microsoft просто хочет каждые два года выпускать по новой версии своих программ, добавляя каждый раз в них лишь незначительные изменения – но это не так. OfficeXP разительно отличается от своих предшественников.
OfficeXP – первый офисный пакет, при создании которого Microsoft, похоже, провела огромную работу по изучению потребностей пользователей. "Удобство работающего" - вот главный принцип построения Office XP. В нем исправлены многие недочеты и неудобства предыдущих версий Office, которые так досаждали пользователям, а также добавлен ряд долгожданных функций и возможностей. Так, в новом Word теперь легко можно сделать брошюру, а в новом Excel больше нет нужды прокручивать документ вверх-вниз для отслеживания изменений в ячейках, связанных формулами. Впрочем – все по порядку.
1. Office XP - общее
Прежде всего придется огорчить любителей Windows95 – OfficeXP не работает в этой операционной системе. Коммерческие интересы Microsoft, ничего не поделаешь – Биллу Гейтсу хочется увеличить продажи Windows98 и Windows2000. Так что если вам нравился быстрый и удобный Проводник Windows95, то ради OfficeXP вам придется про него забыть. Жаль...
Процесс установки OfficeXP похож на аналогичный в более ранних версиях, однако в нем есть еще шаг, которого не было ранее – активация. Она сделана для "защиты от нелегального копирования", но на деле ничего, кроме неудобств пользователям, не доставляет. При инсталляции пакета, как и прежде, необходимо вводить регистрационный Ключ продукта (25-значное число), однако после завершения установки продукт не становится полнофункциональным. Необходима еще активация продукта - то есть обмен с Microsoft особыми ключами, один из которых, отправляемый пользователем (так называемый Код установки) создается на основе Ключа продукта и сведений о компонентном составе компьютера (без использования данных с жестких дисков пользователя, сведений о производителе ПК и т.д.), а другой (так называемый Код подтверждения), генерируется в Miсrosoft на основе Кода установки и должен быть сообщен программе активации OfficeXP. Отправка в Miсrosoft Кода установки и получение в ответ Кода подтверждения возможна как по сети Интернет, так и с помощью телефонной или почтовой связи (в последнем случае необходимо связаться с так называемыми Центрами активации, адреса которых можно найти в документации к продукту или на сайте Microsoft). Без активации OfficeXP допускает не более 50 запусков, а потом переходит в "режим ограниченной функциональности" - не позволяет создавать новые документы, сохранять данные, запускать макросы и выполнять некоторые другие функции, предоставляя возможность лишь получать доступ к файлам пользователя. Впрочем, данная проблема уже давно решена российскими продавцами программного обеспечения, и подавляющее большинство копий Microsoft Office XP в России продаются со снятыми активационными ограничениями.
При своей установке OfficeXP позволяет сохранить предыдущие версии Office, однако так регистрирует свои компоненты в системном реестре, что настроить Windows на открытие по умолчанию, скажем, .doc-файлов 97-м Word’ом уже очень непросто. Word из OfficeXP перехватит системный вызов и запустится сам. Чтобы этого не происходило, нужно удалить из меню папки "Вид"-"Параметры"-"Типы файлов" пункт "Документ Microsoft Word" и потом указать для открытия этому типу файлов именно ту версию Word, какая вам нужна. Кроме того, как и Word2000, новый Word при каждом своем запуске исследует системный реестр и регистрирует "под себя" все типы файлов, которые, по его мнению, должны принадлежать именно ему. Так, если вы в настройках папок установите красивые иконки для отображения файлов типа .doc, то, запустив новоустановленный Word, обнаружите, что тот снова автоматически назначил им ту иконку, которая определена для этих типов файлов именно им. Однако этого можно избежать, если в системном реестре, в разделе HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\10.0\Word\Options создать параметр NoRereg, имеющий формат Dword и равный 1, (чтобы сделать то же с Word2000, отредактируйте так же содержимое раздела HKEY_CURRENT_USER\Software\ Microsoft\Office\9.0\Word\Options).
В данной главе рассматриваются новые возможности в OfficeXP с точки зрения индивидуального пользователя, коими являются 90-95 процентов тех, кто работает с этим пакетом. Безусловно, в составе OfficeXP есть и средства коллективной работы с информацией (Team Services, интеграция OfficeXP с SharePoint Portal Server 2001 и др.), однако используются они в основном в крупных компаниях, где наверняка имеются специально выделенные специалисты для их установки и настройки. Несмотря на то, что новый пакет офисных приложений от Microsoft называется OfficeXP (от англ. eXPerience - "опыт", подразумевается, что освоить этот пакет можно будет без многотомных руководств, исключительно на основании собственного опыта работы с ним), каждый его компонент имеет свою версию - а именно "2002" или, если считать версии - "10.0". Поэтому не удивляйтесь, если во время работы с OfficeXP встретите названия программ "Word2002", "Excel 10.0". Для корректности в статье будут использоваться именно последние наименования.
Но почему в заголовке главы стоит такая странная фраза – неужели ранее Microsoft не удовлетворяла желания пользователей? Дело в том, что на этот раз в Office были включены такие возможности, о которых много раз говорилось как о крайне необходимых, и для реализации которых даже создавались специальные программные пакеты. Например, возможность одновременного выделения нескольких фрагментов текста в Word или ячеек в Excel. Или команда добавления любой папки на панель быстрого доступа в окнах открытия и сохранения файлов. В новый Office добавлено много мелочей, которые облегчают жизнь пользователя, а также позволяют сделать документ красивее и лучше – к примеру, в PowerPoint на панели навигации по презентации (появившейся в PowerPoint2000) теперь отображаются эскизы слайдов, а не их тексты. Причем особенно ценно то, что формат файлов Office не изменился – документ, созданный в Word2002, можно без проблем открыть и в Word2000, и даже в Word97, разве что некоторые новые обьекты при таком открытии будут разложены на более простые (например, таблица PowerPoint XP превратится в набор автофигур) или не будут отображаться.
12_01.bmp
Рис. 12.1. Панели инструментов OfficeXP
Бросается в глаза – новый вид панелей инструментов (рис. 12.1). Кнопки теперь плоские, так что напоминают иконки на полосе другого цвета, проведенной по окну приложения. Красоты окну это не прибавляет, но, может, кому и понравится. Также изменился принцип отображения открытых документов – теперь все они размещаются в одном окне, а на панели задач для каждого из них присутствует по кнопке (впрочем, можно настроить и привычное другое отображение – в стиле Word97 или Word2000: из Word2002 это можно сделать в пункте меню Сервис-Параметры-Показывать...). Наконец-то отпала необходимость использовать специальные макросы, отображающие "панель задач" для Word и Excel.
Многие диалоговые окна теперь переместились в специальную область окна приложений Office – как, например, на рис. 12.2 (именуется "Область задач" - не путайте с "Панелью задач" Windows). В каждом компоненте Office в такой области могут отображаться как общие для всех окна (Создание документа, Буфер обмена, Поиск и Вставка картинки), так и специфические для каждого приложения (к примеру, в Word – панель стилей). В какой-то степени работать с Областью задач удобнее, чем с отдельными окнами, тем более что при желании ее можно убрать.
12_02.bmp
Рис. 12.2. Область задач – окно "Открытие документа"
Одно из окон Области задач – это Буфер обмена, в котором могут помещаться до 24-х фрагментов текста или изображений, причем скопированных или вырезанных не только из Microsoft Office, но и из любого другого приложения. Для вставки нужного фрагмента достаточно лишь дважды кликнуть на нужном фрагменте. Что очень облегчает работу - в окне просмотра Буфера обмена отображаются первые строчки фрагментов текста или уменьшенные копии изображений (рис. 12.3).
12_03.bmp
Рис. 12.3. Буфер обмена Office
При установке OfficeXP в том случае, если в числе устанавливаемых компонентов был отмечен пункт "Альтернативные устройства ввода", исчезает стандартный указатель раскладки клавиатуры - маленький синенький квадратик в TaskBar. Но не пугайтесь - он просто заменяется на специальную Языковую панель (Language Bar, рис. 12.4, - предполагалось, что именно на ней будут размещены кнопки управления этими самыми альтернативными устройствами), которую, помимо всего прочего, можно расположить в любом месте экрана. В Настройках этой панели можно указать желаемые раскладки клавиатуры, параметры рукописного ввода (если возможность такового присутствует), а также настроить клавиши переключения раскладок клавиатур и языков ввода (левые или правые Ctrl, Alt + Shift).
12_04.bmp
Рис. 12.4. Language Bar
В OfficeXP наконец-то появилась весьма важная и долгожданная функция множественного выделения различных фрагментов текста для одновременного совершения над ними какого-либо действия. Как все помнят, в "Проводнике" Windows для выбора нескольких отдельно стоящих файлов из группы нужно отмечать их мышью, удерживая клавишу Ctrl. Точно так же происходит и выделение нескольких фрагментов текста в OfficeXP (рис. 12.5).
12_05.bmp
Рис. 12.5. Выделение сразу нескольких фрагментов текста.
С набором выделенных фрагментов можно совершить какие-нибудь необходимые действия - вырезать их из текста и вставить вместе друг за другом в другое место, или задать им всем определенный шрифт или размер букв, или выделить курсивом... Эта функция действительно оказалась весьма необходима пользователям - так, в Библиотеке Microsoft Office Extensions (www.microsoft.ru/offext) имеется специальный макрос MultiSelAction (автор - Михаил Гладченко), даже занявший призовое место, который обеспечивает множественное выделение фрагментов текста в Office97/2000 с помощью функции выделения текста цветом.
Изменились и диалоговые окна работы с файлами. Еще в Office2000 в окнах "Открыть", "Сохранить как" появилась Панель адресов - список папок "Рабочий стол", "Избранное", "Мои документы". В OfficeXP на эту панель можно легко добавлять новые компоненты (достаточно, выделив папку, выбрать из меню "Сервис" команду "Добавить на панель адресов".
Из окна "Открыть" документ можно одним нажатием мыши открыть для чтения или как копию, а в самом этом окне документы могут отображаться как угодно - хоть крупными иконками, хоть с окном просмотра (рис. 12.6). Система поиска, интегрированная в окно открытия файла, превосходит по своим возможностям аналогичную самой Windows (рис. 12.7).
12_06.bmp
Рис. 12.6. Окно открытия файлов OfficeXP.
12_07.bmp
Рис. 12.7. Система поиска OfficeXP.
Даже такая незначительная вещь, как кнопка возврата к предыдущей посещенной с помощью окна "Открыть файл" или "Сохранить как" папке улучшена - теперь при ее нажатии показывается список всех пройденных папок и для возвращения к какой-либо из них нет нужды проходить все промежуточные - можно сразу выбрать пункт назначения (рис. 12.8).
12_08.bmp
Рис. 12.8. Кнопка Back - как в Internet Explorer.
Диалоговое окно сохранения файла тоже содержит немало приятных сюрпризов. При сохранении файла с рисунками есть возможность их автоматически сжимать с помощью алгоритма Jpeg, оптимизировать для печати на бумаге или размещения в Сети, а также с целью уменьшения размера файла удалять фрагменты рисунков, удаленные с помощью функции "Обрезать" (при ее использовании части рисунка, не удаляясь из файла, просто скрываются от просмотра и печати) - рис. 12.9. Если документ необходимо сохранить с шифрованием, то на выбор пользователю предоставляется целых три способа (рис. 12.10), при этом можно даже указать длину ключа, используемого при шифровке.
12_09.bmp
Рис. 12.9. Управление сохраняемыми рисунками сделает файлы меньше, а рисунки лучше.
12_10.bmp
Рис. 12.10. Три способа шифрования - на выбор.
Одним из наиболее нашумевших нововедений OfficeXP являются так называемые "смарт-тэги". Смарт-тэг - это компонент Office, отслеживающий действия пользователя и при совершении им действия, удовлетворяющего определенному критерию, предоставляющий ему возможность корректировки этого действия или выполнения дополнительного. Смарт-тэг может быть разработан независимыми программистами с помощью специального SDK и внедрен в Office. Выглядят смарт-тэги как маленькие меню, появляющиеся в различных местах редактируемых документов и предоставляющие пользователю возможность выбора какого-либо действия, связанного с тем фрагментом данных, около которого они появляются. К примеру, после вставки в документ фрагмента текста около него появляется смарт-тэг, нажав на который, можно указать, сохранять ли форматирование вставляемого текста или сделать его таким же, как и в документе, в который он вставляется (рис. 12.11). Это значительно удобнее, чем приводить вставленные фрагменты текста к одному и тому же формату с помощью функции "Копировать формат"...
12_11.bmp
Рис. 12.11. Вставил текст - выбери формат... А все благодаря Smart-tag.
Смарт-тэги появляются не только после действий пользователя, но и для того, чтобы этим действиям помочь. Так, если в таблице Excel в ячейке, имеющей текстовый формат, находится число, то специальный смарт-тэг будет предлагать перевести ячейку в числовой формат (рис. 12.12). Поскольку смарт-тэг очень небольшой по площади, то места на экране он не занимает, а воспользоваться его услугами можно, просто на него нажав мышью.
12_12.bmp
Рис. 12.12. Подсказка всегда под рукой.
Нечто подобное тем возможностям, что предоставляют смарт-тэги, было еще в Office97. Помните, тогда при вводе текста, похожего на нумерованный или маркированный список, текст именно в такой список и конвертировался, а Помощник Office показывал диалоговое окно с предложением отменить действие или его принять? Так вот - смарт-тэг является таким же диалоговым окном, только реализованным гораздо удобнее: он не требует от пользователя лишних движений при согласии с преобразованием, а обратное превращение текста достигается одним нажатием мыши.
Но сопровождение действий пользователя и исправление малозаметных ошибок и неточностей - отнюдь не все возможности, предоставляемые смарт-тэгами. Эти маленькие панели являются средством интеграции приложений Office! К примеру, у вас в книге контактов программы Outlook есть запись о каком-либо из ваших коллег - его имя, адреса электронной почты, почтовый адрес, день рождения, то если вы наберете, к примеру, это имя в другой программе из пакета OfficeXP, то маленький смарт-тэг даст вам возможность выполнить те или иные функции программы Outlook по отношению к владельцу этого имени без необходимости запускать какие-либо иные приложения. Как это выглядит на практике, вы можете посмотреть на рис. 12.13: набрав имя адресата письма в его тексте в редакторе Word, можно сразу же отправить это письмо по назначению, - даже не открывая список контактов Outlook, в котором записан адрес электронной почты получателя. Можно, разумеется, и просто вывести на экран информацию о носителе того или иного имени (естественно, если она есть в Outlook'е).
12_13.bmp
Рис. 12.13. Печатаем в Word'е - а работаем как будто с Outlook.
В итоге благодаря смарт-тэгам, этим "невидимым помощникам", работа с Office еще упростилась. Если раньше для выполнения тех или иных действий над текстом приходилось путешествовать по меню - теперь нужные меню сами лезут под курсор мыши, избавляя пользователя даже от необходимости ее куда-то двигать. Если раньше для того, чтобы в Excel'е поместить информацию из адресной книги Outlook, приходилось открывать оба приложения и копировать тексты туда-сюда, теперь одним нажатием мыши можно получить нужные данные, даже не запуская программу - их источник.
При своей работе программы OfficeXP отслеживают, какие слова вводит пользователь, и на их основе вызывают тот или иной смарт-тэг. Так, в настоящее время отслеживаются вводимые имена, почтовые адреса и некоторые другие параметры, и при вводе тех или иных буквосочетаний происходит вызов требуемого смарт-тэга - к примеру, связывающего текст в Word'е с информацией из Контактов Outlook. Однако OfficeXP сделан так, что к нему можно присоединять отдельные модули, использующие технологию смарт-тэгов, которые, отслеживая пользовательский ввод, будут предоставлять пользователю те или иные возможности по обработке вводимого им текста. К примеру, отслеживать вводимые названия книг и собирать их в некую "картотеку". Или преобразовывать строковые записи химических реакций в графические химические формулы.
Попробовать создать такой модуль, обрабатывающий "на лету" вводимую пользователем информацию, может каждый - для этого достаточно загрузить специальный SDK ("инструментарий для разработчика") с адреса http://msdn.microsoft.com/office.
Во все приложения Office встроена функция аварийного сохранения результатов работы при их ошибках. Так, если какая-либо программа "вылетает", то все документы, с которыми пользователь работал в этой программе, автоматически сохраняются в текущем состоянии. Пользователю выводится диалоговое окно (рис. 12.14) с предложением отправить в Microsoft отчет о происшедшем, а также перезапустить программу, совершившую ошибку. При перезапуске программы все открытые в ней на момент "краха" документы восстанавливаются и их список предлагается пользователю в "Области задач" вместе с краткой информацией о каждом из них (рис. 12.15).
12_14.bmp
Рис. 12.14. Произошел "крах" программы...
12_15.bmp
Рис. 12.15. ...но то, что было в ней открыто, можно восстановить.
Одной из широко рекламируемых возможностей OfficeXP является система речевого ввода, но, к сожалению, в русской версии OfficeXP она присутствовать не будет вследствие трудности реализации. По словам тех, кто работал с английской версией, для того, чтобы иметь возможность диктовать программе хоть что-то элементарное, нужно иметь оксфордское произношение, мощный компьютер и очень много терпения. Да и у тех, кто хотя бы некоторое время поработал с традиционным устройством ввода - клавиатурой скорость ввода текста посредством нее превышала скорость диктовки.
К сожалению, приходится признавать, что новая версия офисного пакета работает медленнее Office2000 и значительно медленнее Office97. На компьютерах "среднего уровня" (к примеру, с процессором Celeron-500 и 256 мегабайтами оперативной памяти) эта разница видна "на глаз": строчки в открываемом в WordXP документе выводятся постепенно, хоть и быстро, а в Word97 страницы выводились сразу. Вот, к примеру, изображение графика "Системного монитора" (рис. 12.16), - после запуска этой программы на компьютере с процессором Celeron-500 и 128 мегабайтами оперативной памяти было выполнено последовательно два свертывания-развертывания окна Word2002, а затем - два свертывания-развертывания окна Word97.
12_16.bmp
Рис. 12.16. Три способа шифрования - на выбор.
Результаты налицо - Word2002 даже на прорисовку своего окна тратит значительно больше процессорных ресурсов, чем Word97. Однако уже вышеописанные возможности во многом оправдывают такую требовательность.
Word2002. Интеллектуальный. Иногда слишком.
Самой популярной программой из пакета Microsoft Office, бесспорно, является текстовый редактор Word. Он прошел долгий путь развития – первые версии этого редактора создавались еще для ранних версий операционной системы MS-DOS – около десятилетия тому назад. Что же появилось нового в новом Word'е, хотя бы по сравнению с предыдущей юбилейной двухтысячной версией? Что же можно было еще добавить в текстовый редактор, казалось бы, и так уже перегруженный возможностями?
Оказывается – немало! И, как ни странно, подавляющее большинство нововведений действительно будет весьма необходимо пользователям Word, так как наконец-то разработчики Microsoft обратили внимание на те неприятные мелочи, которые постоянно досаждали пользователям предыдущих версий Word. Некоторые шаги в направлении ликвидации таких "мелочей" были сделаны еще в Word2000, а разработчики XP немало продвинулись дальше на этом пути.
Выделить главные и второстепенные улучшения в новой версии Word трудно – то, что для одних пользователей будет долгожданной новой функцией, для других окажется бесполезным излишеством, и наоборот. Поэтому информацию об особенностях новой версии Word лучше будет представить в виде их простого перечисления по мере возможного обнаружения пользователем.
С помощью области "Создание документа" можно одним нажатием мыши открыть недавно использовавшийся или создать новый файл, а также автоматически скопировать в создаваемый файл содержимое другого файла (используя функции. "Создание из имеющегося документа"). Область "Стили и форматирование" позволит вам опять-таки одним нажатием начать вводить текст в нужном форматировании, оформленный нужным стилем или присвоить желаемое форматирование выделенному тексту. Область "Показать форматирование", напротив, отображает параметры форматирования текста, на котором находится курсор (аналог сочетания клавиш Shift+F1 в предыдущих версиях Word). Область задач "Слияние" поможет вам быстро создать однотипные документы с данными из какого-либо источника (например, одинаковые по содержанию письма с разными обращениями), а область "Вставка картинки" - соответственно вставить в документ графический обьект. На области "Буфер обмена" отображаются последние двадцать четыре скопированные в буфер обмена фрагменты текста или рисунки, которые можно вставлять в текст документа. Можно вставить все фрагменты сразу или удалить отдельные из них. Ну, а область "Поиск" предназначена для поиска фрагментов текста в файлах на жестком диске. Среди Областей задач есть еще Область с названием "Перевод" и полем для ввода текста, предназначенная, как нетрудно понять из названия, для перевода фрагментов текста с одного языка на другой, но для того, чтобы появилась возможность ею пользоваться, необходимы пока еще не созданные специальные модули-переводчики.
Область задач может быть перемещена в любое место экрана как обычное окно программы.
12_17.bmp
Рис. 12.17. Все доступные в Word типы Области задач.
12_18.bmp
Рис. 12.18. Смарт-тэг – маленький помощник.
12_19.bmp
Рис. 12.19. Панель "Статистика" - после пересчета и до него.
12_20.bmp
Рис. 12.20. Вот так можно в Word2002 отображать страницы.
12_21.bmp
Рис. 12.21. Полотно – способ группировки отдельных рисунков, позволяющий работать как с каждым по отдельности, так и со всеми как с единым целым.
Как и в Word2000, при перетаскивании мышью некоторых выпадающих меню они превращаются в панели инструментов.
Некоторые мелкие изменения, сделанные в средствах работы с графикой в среде Word, очень удобны и полезны. Так, к примеру, чтобы вставить рисунок в текстовый слой, не нужно путешествовать по диалоговым окнам и искать флажок "Поверх текста", чтобы убрать там отметку - достаточно попросту выбрать способ вставки графики "В тексте" из выпадающего меню, которое можно найти, в частности, на панели инструментов "Настройка изображения". На этой же панели размещена и кнопка "Сжатие рисунков", позволяющая задать разрешение рисунков, сохраняемых в документе (в самом деле, если вы вставили в текст рисунок в разрешении 600dpi, а печатать будете на принтере, не поддерживающем такое разрешение, то для уменьшения размера файла очень даже не помешает разрешение рисунка несколько уменьшить). Любой рисунок, фотографию или картинку, вставленный в документ, можно свободно вращать вокруг своей оси – еще одно отличие от Word2000, где такое поведение было доступно только автофигурам. Вкупе с обтеканием по контуру эта возможность позволяет получать весьма интересные результаты (рис. 12.22).
12_22.bmp
Рис. 12.22. Word2002. Не хуже иной издательской программы.
12_23.bmp
Рис. 12.23. И не скажешь, что сделано в Word’е...
12_24.bmp
Рис. 12.24. Записки на манжетах. Вернее, на полях.
12_25.bmp
Рис. 12.25. Последствия напряженного редактирования. Зато все ясно и понятно, не правда ли?
12_26.bmp
Рис. 12.26. Маленькое окошечко с большими возможностями.
12_27.bmp
Рис. 12.27. Word2002: "А почему это вы тут текст не так отформатировали?
Давайте я сделаю, как надо."
12_28.bmp
Рис. 12.28. Вызываем окно проверки правописания, находим грамматическую ошибку, жмем сюда....
12_29.bmp
Рис. 12.29. ...и слушаем лекцию по грамматике русского языка.
12_30.bmp
Рис. 12.30. Word "слетел". Но это не смертельно... Вот и наши файлы – целы и невредимы.
Кроме того, в случае "краха" программы есть возможность отправить по электронной почте в фирму Microsoft автоматически сгенерированный отчет о случившемся. Согласно ее обещаниям, ошибки, выявленные с помощью таких отчетов, будут исправляться в следующих версиях Office и с помощью Service-Pack’ов. О том, что произойдет с отчетами, отправленными нелегальными пользователями Word, Microsoft не сообщала.
12_31.bmp
Рис. 12.31. Если вы хотите копировать и удалять файлы с помощью VBA – выключите здесь "Службу индексирования".
К сожалению, по умолчанию компоненты OfficeXP, отвечающие за запуск макросов, на жесткий диск не ставятся – таким образом, похоже, Microsoft пытается защитить наиболее глупых пользователей от макровирусов. По большому счету, подобные ее действия обычно приносят больше вреда, чем пользы, для авторов же программ на Visual Basic for Applications из этого следует, что в справочных файлах к своим программам им следует упоминать о необходимости доустановки компонентов Office перед началом использования макросов.
Увы, имеются и недоработки. Так, при вводе гиперссылки типа http://site.ru//page.htm (двойной слэш в середине адреса встречается нечасто, но вполне допустим) гиперссылка будет выглядеть именно так, как она была введена, но вот в адресе, на который эта ссылка будет вести, окажется уже только один слэш, а не два (рис. 12.32). Возможно, разработчики функции автокорректировки вводимых адресов просто не знали о том, что в Интернет-адресах два слэша подряд могут встречаться. Так что новому Word'у следует "доверять, но проверять", внимательно отслеживая автозамену и другие автоматические преобразования.
12_32.bmp
Рис. 12.32. И почему Microsoft считает, что таких адресов в природе не бывает?
Если вас прельстили вышеописанные возможности Word, например, вставки в документ рисунка или текста в качестве подложки, шифрования документов, печати брошюр, если вам понравились смарт-тэги, область задач, новый вид примечаний, возможность выделения текста в определенном формате и т.д., а также если вы являетесь владельцем мощного современного компьютера (Celeron500 и выше, оснащенный не менее чем 128 мегабайтами оперативной памяти – на менее мощных конфигурациях с Word2002 работать будет можно, но значительно менее комфортно из-за медленного обновления экрана и длительного выполнения некоторых функций), то Word2002 – ваш выбор.
Не забудьте перед началом использования максимально внимательно изучить вкладки диалогового окна Сервис-Параметры, в частности, такие опции, как "Настройки параметров вырезания и вставки" на вкладке "Правка" или параметры вкладки "Совместимость", - чтобы потом не удивляться "странному" поведению редактора и иметь возможность это поведение настроить самостоятельно.
Excel
Представьте, что вы работаете с большой таблицей данных, многие ячейки которой связаны между собою формулами. А вам надо вводить в эту таблицу новые данные и одновременно отслеживать, как меняются некоторые значения формул (скажем, чтобы получить их нужный результат). Что приходилось делать раньше? Правильно, постоянно перемещаться между местами ввода и местом отображения результатов подсчета по формуле. Если так надо откорректировать одно-два значения, то это еще терпимо. А если пару десятков? На перемещения по листу уйдет больше времени, чем на саму работу. А если формулами связаны ячейки на разных листах или в разных книгах? Рука устанет переключаться…
Чтобы избавить пользователя от подобной перспективы, в Excel2002 появилось "окно контрольного значения" (рис. 12.33). Это - особая область экрана, окно, в котором может отображаться значение и характеристики определенных выбранных пользователем ячеек. А само это окно располагается, как обычная панель инструментов, там, где пожелает пользователь. В результате для того, чтобы следить за изменениями значения тех или иных ячеек, достаточно лишь добавить их в "окно контрольного значения" и иногда в него поглядывать, изменяя данные в листах.
12_33.bmp
Рис. 12.33. Окно контрольного значения в Excel2002.
Excel2002 отслеживает, не имеет ли какая-либо ячейка, содержащая число, текстовый формат, смотрит, не берет ли какая-нибудь формула данные из пустой ячейки (вследствие неправильного указания ее параметров), может проверять формат текстовых дат - не присутствует ли где в них двузначное обозначение года вместо четырехзначного. Все параметры отслеживания ошибок можно задать на особой вкладке диалогового окна "Сервис - Параметры", специально для того и предназначенной (рис. 12.35).
12_34.bmp
Рис. 12.34. Excel2002. Смарт-тэг - маленький помощник. Найдет любую ошибку....
12_35.bmp
Рис. 12.35. ...но лишь из тех, что перечислены здесь.
12_36.bmp
Рис. 12.36. Это не отсканированный органайзер. Это просто Excel2002.
12_37.bmp
Рис. 12.37. Excel2002. Окно вставки функции со встроенным консультативным центром.
12_38.bmp
Рис. 12.38. Если в ваших документах разделителями разрядов работают разные символы - то это окно Excel2002 предназначено для вас.
12_39.bmp
Рис. 12.39. Выделяй и властвуй - web-запрос в Excel2002.
Разумеется, есть и другие улучшения и изменения интерфейса и набора функций Excel2002. Остается пожелать вам обнаружить их самостоятельно.
PowerPoint
Казалось бы - совсем недавно программа создания слайдов PowerPoint претерпела революционные изменения: в ее 2000-й версии появилась Область навигации, позволяющая быстро и удобно перемещаться по слайдам, ориентируясь на выносимый в эту Область содержащийся в них текст, добавились мощные средства сохранения презентаций в формате HTML, расширились возможности анимации и оформления текста. Но к изменениям в новой версии PowerPoint из пакета OfficeXP, как ни странно, определение "революционных" тоже подходит. В каждой новой версии Office можно выделить определенное превалирующее направление – в Office97 таковым являлось добавление новых функций, а в Office2000 – интеграция с Web. Нововведения же в PowerPoint2002 доказывают вынесенный в название главы тезис "Microsoft прислушалась к пользователям".
12_40.bmp
Рис. 12.40. Окно новой PowerPoint.
12_41.bmp
Рис. 12.41. Возможные варианты Области задач PowerPoint2002.
12_42.bmp
Рис. 12.42. PowerPoint2002. Сделать слайды в серых тонах – дело пары секунд.
12_43.bmp
Рис. 12.43. PowerPoint2002. Окно предварительного просмотра. Не хуже Word’а.
О том, насколько эта возможность востребована пользователями, говорит тот факт, что в "Библиотеке Microsoft Office Extensions" (http://www.microsoft.ru/offext) есть Дополнение для Microsoft Office "Фотоальбом" (автор - Николай Иванович Костыря), которое выполняет то же самое действие, что и встроенная в PowerPoint2002 функция, хотя и предоставляет для настройки гораздо меньшее число параметров.
12_44.bmp
Рис. 12.44. PowerPoint2002, создание фотоальбома. Раньше для реализации этой функции приходилось писать макрокоманды.
В PowerPoint2002 есть немало и других улучшений. Так, любые графические обьекты, вставляемые в слайды PowerPoint, теперь, как и в Microsoft Word, можно свободно вращать вокруг своей оси. При сохранении презентации можно установить желаемое разрешение для вставленных в слайды рисунков или с целью уменьшения размера файла презентации удалить отрезанные с помощью функции "Обрезка" панели инструментов "Рисование" части изображений. Появилась возможность отображения координатной сетки на слайде во время его редактирования – это может помочь точно позиционировать обьекты, вставляемые на слайд. Появились новые способы анимации обьектов, а настройка анимации, вынесенная на специальную Область задач, стала легкой и наглядной. Набор Дизайнов презентаций тоже расширен, причем в одной презентации разные слайды могут иметь разные дизайны из этого набора. Так же, как и в WordXP, "маленькие помощники" - смарт-тэги сопровождают действия пользователя, позволяя ему быстро их корректировать. Файлы PowerPoint теперь можно защищать парольным шифрованием с алгоритмом RC4 от несанкционированного просмотра (однако помните, что в предыдущих версиях PowerPoint такой файл открыть будет уже нельзя, даже зная пароль). Так же, как и в других приложениях OfficeXP, поле ввода вопросов к Справке Office всегда к вашим услугам в верхнем правом углу. Предусмотрена даже, казалось бы, мелочь – при создании нового слайда на основании определенного шаблона разметки вставить на него обьект нужного типа можно без работы со списком обьектов – достаточно лишь нажать значок с соответствующей иконкой (рис. 12.45)
12_45.bmp
Рис. 12.45. PowerPoint2002. Пользователь избавлен от необходимости рыться в списке типов обьектов. Учтена даже такая мелочь.
Outlook
Нововведения не обошли стороной и Microsoft Outlook. Однако революционных изменений в новой версии этой программы не появилось - в основном улучшения коснулись элементов интерфейса. Хотя, скажем, многим понравится функция автоматической подстановки адресов электронной почты при вводе получателей сообщения (как, к примеру, происходит в Microsoft Internet Explorer 5.0 и старше при заполнении форм ввода). Скажем, вы вводите адрес, начинающийся с определенного буквосочетания. Outlook смотрит в адресной книге, есть ли там персоны с адресами электронной почты, начинающимися именно с этих букв, и в выпадающем списке предлагает их вам. Ввести нужный адрес можно одним движением мыши.
Outlook теперь может полноценно работать с аккаунтами на крупнейшем сервере бесплатных почтовых ящиков www.hotmail.com, не делая различий между этим сервером и другими почтовыми серверами.
В "Календаре" записи о намеченных делах можно окрашивать в разные цвета. Может помочь в ориентировке среди множества записей.
Если вы установите несколько напоминаний о событиях и делах на одно и то же время, то в заданную минуту вам будет показано диалоговое окно, в котором эти напоминания будут перечислены все вместе. Ни одно из них не будет проигнорировано.
Программа Microsoft Outlook всегда славилась очень слабой защищенностью от почтовых вирусов. Большинство известных вирусов совершало победное шествие по компьютерному миру именно благодаря вначале автоматическому, а потом просто очень легкому открытию вложений, зачастую содержащих опасные вирусы. Но Outlook2002 такого уже не допустит. Во-первых, по умолчанию возможность загрузки файлов вложений в нем просто отключена (включить можно в пункте "Сервис-Параметры-Безопасность-Настройки зоны-Другой-Загрузка файла"). А кроме того, даже при разрешении загружать вложения файлы с расширениями .bat, .exe, .vbs, and .js попасть на компьютер не смогут все равно. Не загрузятся с сервера. Да и в самом деле - что в таких файлов может быть, кроме вирусов? А если переслать такой файл пользователю Outlook будет все-таки очень нужно, то достаточно его заархивировать любым архиватором и отправить упакованным.
Поизучайте диалоговые окна настройки параметров этой программы повнимательнее - наверняка найдете немало приятных сюрпризов.
Дополнительные средства Office
"Дополнительных средства" Office тоже не остались без обновления. Так, среди них появилась даже программа сканирования и распознавания текста (рис. 12.46) – Microsoft Office Document Imaging. Теперь для того, чтобы ввести в компьютер текст со сканера, не нужно использовать какие-либо еще программы, кроме Microsoft Office. Возможности у Document Imaging вполне удовлетворительные и позволяют с определенным комфортом работать со сканером после непродолжительной настройки, проводимой автоматически при первом сканировании. Текст распознается тоже неплохо, хотя, безусловно, до уровня всемирно известного FineReader’а этой программе еще далеко. В программе имеются функции поворота отсканированных изображений, задания языка распознаваемого текста (увы, только одного на лист – к сожалению, с многоязычными документами творение Microsoft пока еще не справляется). Также программа не умеет работать с ручными сканерами. В общем, Document Imaging – самая первая попытка включения в состав Microsoft Office программы распознавания символов, и надо сказать, что неудачной ее все же назвать нельзя.
12_46.bmp
Рис. 12.46. FineReader, встроенный в Office. Послабее, конечно - зато всегда под рукой.
С целью облегчения поиска нужных файлов на жестких дисках в составе OfficeXP появилась Служба индексирования, которая составляет базу данных на основе содержащихся в документах пользователя слов и впоследствии ведет поиск именно в своей базе, а не путем сканирования содержимого винчестера. К сожалению, скорость ее работы нельзя назвать удовлетворительной, да и размер файлов базы данных по словам в документах пользователя получается очень даже немалым. Зато Служба индексирования при составлении своей поисковой базы данных использует возможности Document Imaging и включает в базу даже текст, размещающийся в файлах .tif – графических изображениях, распознавая его "на лету".
Серьезнейшие изменения претерпела и программа "Коллекция картинок". Теперь ее уже нельзя назвать простым приложением к Office – она стала полноценной и мощной системой администрирования графических файлов (рис. 12.47) и может использоваться даже вне связи с какими-либо другими компонентами Office. В "Коллекцию картинок" можно добавлять графические изображения, музыку, видеоклипы из разных папок, с разных дисков, даже из Интернета и впоследствии выбирать нужные на основе просмотра эскизов, не заботясь о реальном местонахождении того или иного файла. Возможность распределения эскизов обьектов по группам, в том числе вложенным, удобная навигация по ним (похожая на "Проводник" Windows), средства поиска по названиям и ключевым словам делают "Коллекцию картинок" весьма полезной программой. (Чтобы вставить в документ Word, лист Excel, слайд PowerPoint картинку из "Коллекции", требуется скопировать ее специальной командой в буфер обмена, а потом вставить из буфера в нужное место, - в интерфейсе самой "Коллекции" команда Вставить отсутствует, то есть она является именно самостоятельной программой, хоть и может вызываться из других приложений Office.)
12_47.bmp
Рис. 12.47. "Коллекция картинок" OfficeXP позволит вам работать из одного окна со всеми разбросанными по дискам изображениями...
В "Коллекцию картинок" обьекты могут добавляться даже автоматически! Программа сама просканирует жесткие диски, отыщет на них графические и музыкальные файлы, а затем самостоятельно создаст эскизы и поместит в Коллекцию. Безусловно, этот процесс можно регулировать – указать диски для сканирования (рис. 12.48, слева), а также папки с обьектами, которые желательно собрать в "Коллекцию" (рис. 12.48, справа).
12_48.bmp
Рис. 12.48. ...предварительно даже самостоятельно их отыскав.
В OfficeXP кардинально переработана и улучшена забытое и малоиспользуемое средство рисования схем из геометрических фигур – так называемая "Организационная диаграмма". Подождите пропускать этот абзац, думая, что все равно пользоваться этим компонентом вам не придется – "Организационная диаграмма" в OfficeXP отличается от своих предков в более ранних версиях Office как океанский пароход от весельной лодки. Можно сказать, это новый компонент Office, так как теперь с помощью этого средства можно рисовать очень красивые и весьма полезные графические структуры. Посмотрите на рис. 12.49 – думается, все сразу увидите. Теперь для того, чтобы изобразить цветную пирамиду, структуру из пересекающихся кругов или связанные между собою разноцветные графы, вам не потребуется прибегать к помощи MS Graph или нанизывать друг на дружку автофигуры – просто вставьте "Организационную диаграмму" и рисуйте красивые схемы парой нажатий мыши. Пусть вам завидуют пользователи предыдущих версий Office!
12_49.bmp
Рис. 12.49. Новый графический редактор в составе Office? Нет - просто обновленная Организационная диаграмма. Уж теперь-то вы будете ей пользоваться?
Если какая-нибудь программа из пакета OficeXP в процессе своей работы "зависает", то спасти введенные данные все равно возможно, даже если они не были сохранены. Стоит лишь запустить программу "Восстановление приложений Microsoft Office" (рис. 12.50), выбрать в отображаемом ею списке запущенных приложений Office "зависшее" и просто нажать на кнопку "Восстановить приложение". Независимо от характера ошибки в программе вся несохраненная информация пользователя из нее извлечется и сохранится. При последующем же новом запуске программы, допустившей ошибку, редактировавшиеся в момент краха файлы будут восстановлены и предложены пользователю для дальнейшей работы.
Безусловно, программа восстановления приложений не поможет, если произошла перезагрузка компьютера вследствие нарушения электропитания, случайного нажатия кнопки Reset или выпадения вилки сетевого шнура из розетки. Однако в случае возникновения проблем с программами она работает весьма неплохо.
Иногда приложения Office, допустившие ошибку, сами отображают окно с сообщение о ней и предложением отправить в Microsoft отчет о случившемся. В этом случае запускать "Восстановление приложений Microsoft Office" не надо.
12_50.bmp
Рис. 12.50. "Восстановление приложений" укрощает взбунтовавшиеся программы без потерь данных пользователя.
И напоследок стоит упомянуть о программе "Мастер сохранения настроек" (рис. 12.51), которая, как, наверное, ясно из названия, предназначена для сохранения и восстановления информации о настройках рабочей среды компонентов Office – тех "мелочей" вроде параметров вырезания и вставки, печати и проверки орфографии, сохранения и общего вида и других, которые каждый пользователь настраивает по своему вкусу. Каждый, кто интенсивно работает с приложениями Office, наверняка постоянно "подгоняет" их под свои требования, настраивает желаемое поведение программ при своих действиях. Ранее при каждой переустановке Office приходилось все эти настройки выполнять заново, что занимало немало времени и сил. Теперь же для этого достаточно пяти секунд – надо всего лишь открыть заблаговременно сохраненный файл с настройками.
С помощью "Мастер сохранения настроек" данные о созданной пользователем конфигурации Office можно сохранить даже на сервере Microsoft в сети Интернет. Если это сделать, то даже случайное форматирование жесткого диска компьютера не страшно – после загрузки файла настроек из Сети программы Office вновь предстанут перед пользователем в желанном обличье. Конфиденциальность сохранения настроек на своем сервере Microsoft гарантирует.
12_51.bmp
Рис. 12.51. Сохраните настройки Office в Сети - и даже после переустановки Office предстанет перед вами в желанном именно для вас обличье.
Итоги
Итак - вот мы познакомились с новым Офисом. Но что же делать дальше?
Если говорить, положа руку на сердце, то подавляющая часть возможностей, добавленных в OfficeXP, могла бы без проблем быть реализована и на базе Office97. Вряд ли программистов Microsoft затруднило бы добавление возможности множественного выделения текста в документе или усовершенствование диалоговых окон. Тем более что очень многие функции и улучшения, добавленные в OfficeXP, были ранее реализованы энтузиастами на встроенном макроязыке Visual Basic for Applications в предыдущих версиях Office, ну разве что за исключением смарт-тэгов. Если бы при создании OfficeXP Microsoft поменьше думала о своих коммерческих интересах и побольше - об оптимизации кода, аппаратных требованиях программ и пошла бы по пути простого улучшения Office97, а не тратила бы средства и время на разработку нового "ядра" Office, то тогда ее новый пакет стал бы просто шедевром.
А покамест OfficeXP можно рекомендовать всем владельцам компьютеров с процессорами PentiumIII/Celeron/Duron/Athlon и выше и операционной системой Windows2000/XP или 98/Me, которые ради полного удобства работы и новых возможностей пакета согласны потерпеть его некоторую медлительность.