Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
«Организация online трансляции для регионов»
Этапы:
В данном случае мы имеется в виду просмотр трансляции любого мероприятия в режиме online («Дверь в БМ», «Интенсив», «Коучинг», «Клуб БМ», «Мастер группа», «Наставничество», «Миллион за сто», «Фабрика мысли», «Вебинар», «Неформальные мероприятия» и т.д.). Региональному представителю необходимо определиться с датой проведения, форматом мероприятия, временными рамками мероприятия. К примеру, Интенсив длиться 2 дня с 12 до 20 часов по московскому времени (регистрация с 11 часов), с возможностью задержки мероприятия по времени, Коучинг длиться с 16 до 20 часов по московскому времени (регистрация с 15 часов), с возможностью задержки мероприятия по времени. Информацию необходимо получать путем взаимодействия с отделом мероприятий московского офиса.
Региональному представителю необходимо получить данные по предполагаемому количеству участников, т.к. это неотъемлемое условие для поиска площадки, данная цифра будет примерной, поскольку точные данные будут известны только в момент закрытия продаж, но нужна некая цифра, на которую можно ориентироваться. Данную информацию нужно получить путем взаимодействия с московским офисом, исходя из прогнозов отдела маркетинга и данных отдела продаж непосредственно для нужного региона.
Исходя из данных п. 1.1 и 1.2. региональному представителю необходимо подобрать площадку для проведения мероприятия. Выбранная площадка должна отвечать следующим требованиям:
- Удобное месторасположение – индивидуально от региона, т.е. либо в шаговой доступности от метро, либо в центре города, либо в шаговой доступности от дороги, остановки или т.п.;
- Площадь зала из расчета 0,8 -1 м2 на 1 человека;
- Площадка с плоским полом, без амфитеатра;
- Наличие системы контроля за температурой воздуха;
- Наличие яркого освещения с возможность регулировки зон освещения;
- Наличие не связанных между собой стульев с возможностью их передвижения из расчета кол-ва людей + запасные (в случае общего кол-ва людей до 100 человек – 15-20 запасных, в случае общего кол-ва людей более 100 человек – 10-15% запасных);
- Во время проведения мероприятия в зале не должно быть не занятых стульев.
- Наличие зоны для регистрации участников (помимо зала) размером не менее 10-20 м2 в случае общего кол-ва людей до 100 человек, размером 20-40 м2 в случае общего кол-ва людей более 100 человек;
- Наличие зоны под кофе-брейк размером 20 м2 в случае общего кол-ва людей до 100 человек, размером 30-40 м2 в случае общего кол-ва людей более 100 человек; либо наличие точек питания в шаговой доступности от площадки;
- Наличие туалетов из расчета 8-10 кабинок в случае общего кол-ва людей до 100 человек, 10-20 кабинок в случае общего кол-ва людей более 100 человек;
- Наличие мебели для зоны регистрации (комплект стол + 2 стула из расчета 2-3 шт. в случае общего кол-ва людей до 100 человек, 3-6 шт. в случае общего кол-ва людей более 100 человек;
- Наличие технических требований (индивидуальный набор) – данный пункт будет рассмотрен подробно в п. 1.6.
- Наличие бесплатной парковки на территории рядом с площадкой, либо наличие свободной площади недалеко от площадки с возможностью припарковать автомобили;
Организация кофе-брейка индивидуальна для каждого мероприятия, все зависит от формата и от бюджета мероприятия. Обязательным условием является обеспечение участников мероприятия бесплатной водой, т.е. либо это установка кулеров и одноразовых стаканчиков (если мероприятие длиться до 5 часов, то расчет на 1 человека по 0,5л. воды, если мероприятие длиться более 5 часов, то расчет на 1 человека по 1 л. воды), либо это закупка персональных бутылок с водой (расчет на 1 человека - 1 бутылка).
Обсуждаются индивидуально
Региональный представитель должен обеспечить техническую составляющую для организации мероприятия, в нее входит:
- Компьютер или ноутбук, обладающий следующими параметрами: процессор intel core 2 duo 1,6 Ghz или AMD Athlon II 215 и выше; 2 Gb оперативной памяти и больше; браузер Internet Explorer 8 и выше или Google Chrome 10.0.648.204 и выше или Mozilla Firefox 4.0 и выше; Adobe Flash Player версии 11 и выше;
- Входящая скорость интернет-соединения 2 мб/сек или выше, желательно проводной;
- Комплект проектор + экран размером 1,7 – 2 м на 2,5 - 3 м в случае общего кол-ва людей до 40 – 50 человек, либо несколько таких комплектов, либо увеличение размера экрана прямо пропорционально увеличению количества участников;
- Колонки в кол-ве 2 штук по 10 ватт, переходник на компьютер;
- Ноутбуки для регистрации из расчета 2 - 3 шт. в случае общего количества людей до 100 человек, 3 – 6 шт. в случае общего количества человек более 100 человек;
- Розетки и удлинители.
Данный пункт должен быть выполнен не позднее, чем за 3-4 дня (в зависимости от масштаба мероприятия).
Иногда в рамках мероприятий возникает необходимость в подготовке информационных материалов (инструкции, презентации, схемы и т.д.) как в формате раздаточных материалов, так и в электронном виде. Для получения данных материалов региональному представителю необходимо связаться с отделом мероприятий московского офиса либо до мероприятия (за неделю, но не позднее, чем за 3 дня до мероприятия), либо, в случае если материалы возникают в ходе мероприятия, необходимо получить данные материалы и распространить среди участников после окончания мероприятия.
(ДАННЫЙ ПУНКТ ОГОВАРИВАЕТСЯ ИНДИВИДУАЛЬНО С КАЖДЫМ ОРГАНИЗАТОРОМ)
В начале мероприятия во время регистрации каждому участнику необходимо вручить «пакет участника мероприятия». Для формирования данного пакета необходимо подготовить:
- Ручки с символикой БМ, примером может послужить макет, по которому изготавливаются ручки для московских мероприятий (рис.1).
Рис. 1
- Блокноты с символикой БМ, примером может послужить макет, по которому изготавливаются блокноты для московских мероприятий (приложение 1.).
- Браслеты БМ (выполняют контрольно-пропускную функцию), примером могут послужить браслеты, которые используются на московских мероприятиях (рис. 2, 3).
Рис. 2 Рис. 3
По желанию регионального представителя может быть изготовлен пресс-волл с символикой БМ, который может быть использован и как рекламная стойка за зоной регистрации, и как фон для изготовления фотографий с участниками мероприятий, и как фон для проведения пресс-релизов и т.д. Размер пресс-релиза может быть выбран на усмотрение регионального представителя. Пример московского пресс-волла представлен на рисунке 4, его размер 3на 4 м.
Рис. 4
Данный пункт должен быть выполнен за 1-2 недели до проведения мероприятия, но не позднее, чем за 2-3 дня (в зависимости от масштаба мероприятия).
На мероприятии обязательно должен быть ведущий, в роли которого должен выступить региональный представитель или приглашенный участник или участники Мастер-группы (Участник Мастер-группы (МГ) – это человек, прошедший обучение в Бизнес-Молодости в формате Коучинг, обязательно прошедший аттестацию и таким образом прошедший в МГ). Ведущий выполняет функцию модератора мероприятия. В его обязанности входит объявление о начале мероприятия, объявление организационных правил мероприятия, курирование участников во время мероприятия, ответы на вопросы, возникающие в ходе мероприятия, а также оперативное реагирование в случае технических неполадок или т.п. ситуаций.
В некоторых случаях по желанию регионального представителя возможно привлечение следующих подрядчиков:
- Подрядчик для грузоперевозки инвентаря на мероприятие – данная услуга необходима в исключительных случаях, только если того требует объем инвентаря;
- Подрядчик для обеспечения технических требований (звук, интернет, видео) - данная услуга необходима в исключительных случаях, только если того требует объем работы, в обычных случаях с обеспечением технических требований способен справиться региональный представитель самостоятельно;
- Фотограф - данная услуга необходима в исключительных случаях, только если того требует масштаб мероприятия, в обычных случая достаточно использовать имеющийся фотоаппарат;
- Промоутеры - данная услуга необходима в исключительных случаях, только если того требует масштаб мероприятия, промоутеры выполняют функцию персонала для встречи гостей, регистрации участников, помощи во время мероприятия и т.д.
В случае, если мероприятие требует привлечения подрядчиков (п.1.10.) региональный представитель должен предоставить финансовой службе московского офиса смету и счета на оплату с обоснованием. Оплата должна производиться по безналу, в редких случаях, при наличии обоснования возможна оплата наличными.
Для организации мероприятия региональному представителю необходимо составить чек-лист с привязкой ко времени, с указанием зон ответственности и ответственных лиц за каждую зону. Образцы таких чек-листов на примерах Интенсива и Коучинга представлены ниже:
Интенсив
1 день
1 декабря 2012г.
План мероприятия:
06:00 -06:30 загрузка вещей из офиса в машину – отв. Самойлов Александр,
06:30 -08:00 транспортировка вещей из офиса до площадки – отв. Самойлов Александр,
08:00 -10:00 подготовка к мероприятию: организация зоны регистрации, зоны встречи гостей, зала, установки тех. оборудования, т.п. – отв. Дышко Юлия,
10:00 100% готовность к мероприятию – отв. Лебедева Алина,
11:00 – 12:00 регистрация – отв. Дышко Юлия,
12:00 – 13:30 1 часть коучинга – отв. Лебедева Алина,
13:30-14:00 кофе-брейк – отв. Дышко Юлия,
14:00 – 16:00 2 часть коучинга – отв. Лебедева Алина,
16:00 - 17:00 кофе-брейк – отв. Дышко Юлия,
17:00 – 18:30 3 часть коучинга – отв. Лебедева Алина,
18:30 - 19:00 кофе-брейк – отв. Дышко Юлия,
19:00 – 20:00 4 часть коучинга – отв. Лебедева Алина,
20:00 -20:30 сбор вещей, погрузка в машину – отв. Самойлов Александр,
20:30 -21:30 транспортировка вещей с площадки в офис – отв. Самойлов Александр.
Коучинг Бизнес-старт
3-е занятие
15 сентября 2012г.
План мероприятия:
10:30 -11:00 загрузка вещей из офиса в машину – отв. Самойлов Александр,
11:00 -12:00 транспортировка вещей из офиса до площадки – отв. Самойлов Александр,
12:00 -14:00 подготовка к мероприятию: организация зоны регистрации, зоны встречи гостей, зала, установки тех. оборудования, т.п. – отв. Дышко Юлия,
14:00 100% готовность к мероприятию – отв. Лебедева Алина,
15:00 – 16:00 регистрация – отв. Дышко Юлия,
16:00 – 17:30 1 часть коучинга – отв. Лебедева Алина,
17:30-17:50 кофе-брейк – отв. Дышко Юлия,
17:50 – 20:00 2 часть коучинга – отв. Лебедева Алина,
20:00 -20:30 сбор вещей, погрузка в машину – отв. Самойлов Александр,
20:30 -21:30 транспортировка вещей с площадки в офис – отв. Самойлов Александр.
Данный пункт должен быть выполнен за 1,5-2 недели до проведения мероприятия, но не позднее, чем за неделю (в зависимости от масштаба мероприятия).
Региональному представителю необходимо получить итоговые списки участников мероприятия у представителей финансовой службы московского офиса. Информация должна быть получена не позднее, чем за 3 дня (в зависимости от масштаба мероприятия). Исходя из полученных списков, участников необходимо оповестить о месте и времени проведения предстоящего мероприятия, а также указать телефон и контактное лицо. Для этого оптимальным вариантов является смс-рассылка. Примером такого сервиса является программа «SMSfeedback», для этого необходимо скачать данную программу на компьютер, положить деньги на счет и совершить рассылку. Данный пункт должен быть выполнен за 1 неделю до проведения мероприятия, но не позднее, чем за 2-3 дня (в зависимости от масштаба мероприятия).
Для оптимизации работы во время регистрации, региональному представителю необходимо перевести список участников в формат «гугл-док», это позволит регистрировать участников в онлайн режиме с нескольких компьютеров одновременно, что позволит избежать совпадений при регистрации. Данный пункт должен быть выполнен за 1 неделю до проведения мероприятия, но не позднее, чем за 1-2 день (в зависимости от масштаба мероприятия).
Региональному представителю необходимо связаться с отделом мероприятий или клиентским отделом московского офиса для получения ссылки на просмотр онлайн трансляции. Данный пункт должен быть выполнен за 2-3 дня до проведения мероприятия, но не позднее, чем за 1 день (в зависимости от масштаба мероприятия).
Для оперативной связи, решения возникающих проблем, вопросов региональному представителю необходимо контактировать с представителями отдела мероприятий, находящимися непосредственно на площадке проведения мероприятия в Москве. Общение можно установить по средствам социальных сетей (вконтакте.com), skape, icq и т.д. путем согласования регионального представителя и сотрудника отдела мероприятий московского офиса. Данный пункт должен быть выполнен за 3-4 дня до проведения мероприятия, но не позднее, чем за 1 день (в зависимости от масштаба мероприятия).
Согласно чек-листу (п. 1.12.) в день проведения мероприятия, либо за день (в случае масштабного мероприятия) региональный представитель должен организовать транспортировку всего необходимого инвентаря и оборудования на место проведения мероприятия. Также необходимо распределить инвентарь и оборудование по зонам, обустроить их: расставить мебель, технику, протестировать интернет и т.д.
2.1. Встреча гостей, регистрация участников
В соответствии с временным регламентом чек-листа (п. 1.12.) необходимо организовать встречу гостей и регистрацию участников. Для удобства работы необходимо изготовить таблички-указатели (Рис. 5), чтобы участникам было проще найти площадку, либо организовать человека, который будет встречать и направлять гостей. Параллельно с этим, необходимо начать регистрацию участников через гугл-док (п.1.14.), вручая каждому «пакет участника» (п.1.8.). В случае, если человека нет в списках, регистратору или региональному представителю необходимо оперативно связаться с финансовой службой московского офиса. После окончания регистрации необходимо просчитать количество участников, выявить причины отсутствия, если такие имеются.
В это время на площадке должна играть музыка, а на проекторе должны быть выведены фотографии или заставки БМ (группа БМ http://vk.com/molodost_bz, альбомы http://vk.com/albums-25276999).
Интенсив
Бизнес-Молодость
Рис. 5
2.2. Мероприятие
Перед началом мероприятия ведущий (п.1.9.) должен собрать всех участников на площадке, объявить о начале мероприятия. В случае каких-либо изменений или задержки мероприятия ведущий также обязан объявить участникам. Всю информацию он может получать в режиме online, связавшись с отделом мероприятий московского офиса (п. 1.16.). В ходе мероприятия ведущий должен следить за дисциплиной, внимательно слушать задания, вопросы. В случае любых технических неполадок необходимо оперативно связываться с отделом мероприятий московского офиса. В это время участников мероприятия необходимо занять разбором заданий, ответами на вопросы и т.п.
Если в ходе мероприятия у участников возникают вопросы, которые не были разобраны в рамках выступления спикерами, либо разобраны недостаточно, ведущий может связаться с отделом мероприятий московского офиса и направить им перечень вопросов. Полученные вопросы будут переданы спикерам и по возможности разобраны.
2.3. Организация перерыва и кофе-брейка
В ходе мероприятия возможны перерывы и кофе-брейки. В это время ведущий (п.1.9.) должен объявить о начале перерыва, его временных рамках и окончании. В этот момент на площадке должна играть музыка, а на проекторе должны быть выведены фотографии или заставки БМ (группа БМ http://vk.com/molodost_bz, альбомы http://vk.com/albums-25276999). Ведущему необходимо оставаться на площадке, т.к. в ходе перерыва у участников могут возникать вопросы.
2.4. Контроль за выполнением заданий
В ходе мероприятия спикеры могут давать задания для участников. В данном случае ведущий (п.1.9.) должен внимательно прослушать условия задания, в случае необходимости связаться с отделом мероприятий (п. 1.16.) для уточнения подробностей, чтобы быть достаточно квалифицированным для ответа на вопросы, возникающими при выполнении задания. В обязанности ведущего также входит проверка выполненного задания.
2.5. Окончание мероприятия
По окончанию мероприятия ведущий (п. 1.9.) должен оповестить об официальном окончании мероприятия, объявить организационные моменты, если того требует мероприятие (например, во сколько начнется второй день мероприятия, как участники могут получить задания и т.п.)
3.1. Сбор инвентаря и оборудования, сдача площадки, транспортировка инвентаря в офис
После окончания мероприятия, строго после того, как площадку покинет последний участник необходимо перейти к сбору привезенного инвентаря и оборудования и транспортировке его в офис.
Финансовые операции
В случае, если в ходе организации мероприятия возникли наличные платежи (п.1.11.), необходимо произвести расчет после окончания мероприятия, обязательно получить подтверждающие документы (чеки, расписки с указанием паспортных данных и т.д.)
По итогам мероприятия региональный представитель должен предоставить руководству московского офиса отчет о проведенном мероприятии. Данный документ может быть составлен в свободной форме, но обязан содержать в себе пояснения по п.п. 1.1., 1.3., 1.4., 1.6., 1.8., 1.10., 1.12, 2.1., 3.2., проблемы, выводы по прошедшему мероприятию, а также все закрывающие документы, чеки, расписки в виде приложений.
Отчет так же включает в себя фото или видео материалы с места проведения мероприятия.
Необходимо предоставить финальные списки прошедших обучение.