Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Лекция 06.14.00
ЭВОЛЮЦИЯ ПОНЯТИЙ «ИНФОРМАЦИЯ» И «ДОКУМЕНТ». ДЕВЯТЫЙ БАЗОВЫЙ ПРИНЦИП УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ
Здесь рассматриваются следующие основные вопросы:
Термин «информация» и производные от него термины «информационные потоки», «информационные технологии», «информационные системы» и т.д. без сомнения являются широко известными в современном обществе. Причины этого очевидны: сегодня в любой сфере деятельности требуются не только современные производственные, сервисные и иные технологии, предназначенные для производства продукции и услуг, но и информационные технологии, удовлетворяющие потребности в информации управленческих, производственных, сбытовых и других функциональных подразделений организации, а также дающие возможность рационально распоряжаться всеми видами доступных организации ресурсов.
Обращаясь к основным положениям технетики – науки о форме существования (движения) «технической материи» [7] – можно утверждать, что окружающий мир может быть классифицирован по наиболее общим классам систем, отличающимся по способу хранения и воспроизведения информации:
Исторически вначале возникли физические системы (неорганический мир, неживая природа). Их существование определяется физико-химическими законами, то есть объекты изменяются под влиянием окружающей среды, а развитие происходит при использовании имеющейся информации в направлении роста энтропии (отклонения реального процесса от идеального). Информация используется объектом неживой природы для перехода в более стабильное для данных условий состояние. При этом нет выделенного носителя информации и нет плана его использования.
В процессе развития неорганического мира природа сделала качественный скачок: нашла способ записывать информацию и сохранять ее путем многократного воспроизведения копий. Появились биологические системы. Природа создала функционально неделимую систему (участок молекул ДНК), материальный носитель информации – ген. Реализовалось совмещение материального носителя информации и аппарата воспроизведения. Появился план использования информации о свойствах организма, реализация которого определялась эволюционным отбором.
Следующим этапом явилось создание технических систем. В них также произошел качественный скачок в использовании и воспроизведении информации. Появился материальный объект, содержащий закрепленную информацию о техническом изделии – документ. На основании информации, тем или иным способом записанной в документе, осуществляется изготовление (воспроизводство) изделия. При этом документ может быть воспроизведен или изменен независимо от изделия. Произошло пространственно-временное разделение собственно документа, воспроизведение документа и процесса воспроизведения изделия на основе документа. Из факта пространственно-временного разделения информации и процесса воспроизведения изделия вытекает возможность самостоятельной жизни документа: его создание, воспроизведение, изменение, отмена и создание нового.
Новая сущность – документ – обладает совокупностью функций, придающих ему особую, уникальную значимость [52].
- Информационная функция.
Действительно, документ фиксирует информацию, что делает возможной её передачу в пространстве и во времени. Документ играет значительную роль, как инструмент управления: организация работы, разработка и доведение до исполнителей решений, обмен информацией о состоянии дел и т.д. Документ создаётся человеком и для человека, возникает как продукт определённых социальных отношений и превращается в активное средство воздействия, закрепляет социальные связи и процессы, происходящие в обществе. В завершение документ устанавливает и закрепляет правовые нормы, и является средством учета. Как следствие, документ стал основополагающей сущностью любой технической системы.
Технические системы создаются в рамках ведения того или иного бизнеса. Сам бизнес также является технической (искусственной) системой. Документ в бизнесе – аналог гена в биологических системах. Документация формирует банк наследственности организации [52].
Появление и дальнейшее развитие технических систем вызвало возникновение качественно новых систем – информационных. В этих системах тип носителя информации уже не имеет принципиального значения, информация приобрела самостоятельную ценность, и сегодня каждый является свидетелем активного формирования виртуальных информационных миров (систем).
Что касается самого понятия «информация», точного определения данного термина до сих пор нет. До середины XX века, т.е. в докибернетический период, информацию рассматривали в основном как сообщение (Р. Хартли, 1928; К. Шеннон, 1948, и др.). Затем, особенно в последние десятилетия, понятие информации углубилось.
Например, в своей работе «Современный рационализм» (1995) видный ученый академик Н.Н. Моисеев говорит, что, несмотря на важнейшее значение, которое имеет информация в описании общего развития материи, он не может согласиться с мнением тех ученых, которые считают информацию всеобщим свойством материального мира. Причин тому, по мнению Моисеева, несколько [17].
Во-первых, для этого нет достаточно убедительных экспериментальных оснований.
Во-вторых, строгого и достаточно универсального определения информации не только нет, но и быть не может; это понятие чересчур широко.
В-третьих, понятие информации в некотором смысле историческое. Необходимость его введения возникает лишь при описании поздних этапов развития материального мира, когда в нем зарождается жизнь. То есть тогда, когда мы начинаем изучать объекты, способные к целенаправленным действиям. Именно такие системы порождают необходимость в использовании термина «информация», без которого нельзя описать процедуры принятия решений.
Во всех остальных случаях, в том числе и при описании процессов в неживой природе, можно обойтись без термина «информация» - для этого достаточно языка физики и химии [1].
Полвека назад основатель кибернетики Н. Винер в книге «Кибернетика и общество» дал весьма своеобразное толкование: информация - это не материя и не энергия, а именно информация. Тем самым Винер поставил информацию в один ряд с энергией и материей, предопределив ее фундаментальность как мировоззренческой категории. Винер полагал, что «информация – это обозначение содержания, полученного из внешнего мира в процессе нашего приспособления к нему и приспосабливания к нему наших чувств. Процесс получения и использования информации является процессом нашего приспособления к случайностям внешней среды и нашей жизнедеятельности в этой среде. Действенно жить – это значит жить, располагая правильной информацией. Таким образом, сообщение и управление точно так же связаны с самой сущностью человеческого существования, как и с жизнью человека в обществе» [2].
В зависимости от области знания появлялись разные определения: информации - это коммуникация и связь, устраняющие неопределенность (К. Шеннон), информация - отрицательная энтропия (Л. Бриллюэн, 1960); информация - мера структурного разнообразия (Р. Эшби, 1959). Имеются и другие определения: информация как оригинальность, новизна, мера сложности, вероятность выбора, обоснование решения.
Отметим установившееся в современной литературе определение, предложенное А.Д. Урсулом в книге «Природа информации» (1968), а затем подтвержденное Н.Т. Петровичем (см.: Люди и биты..., 1986) и другими авторами: информация - это отраженное разнообразие мира. Последнее опре деление является в основном гносеологическим (связанным с процессом познания), без акцента внимания на онтологической (объективно сущей) характеристике информации как таковой.
В.Н. Волченко предлагает следующее определение термина «информация»: это структурно-смысловое разнообразие и свобода его выбора. Автор полагает данное определение доста точно содержательным и полным, поскольку оно включает основные функциональные элементы понятия информации [1]. В частности, понятие разнообразия (различия) является фи лософской категорией, отражающей эволюционные свойства материи; понятие смысла связано с интеллектуальной и ду ховной ценностью информации. Структурность соответству ет уровню организации, а также степени упорядоченности систем.
Однако, по отношению к характеру реализации информации, позиция автора является спорной. В.Н. Волченко предлагает рассматривать понятия проявленной и не проявленной информации. Проявленной информацией он считает информацию, присущую всем формам материального существования - актуального Бытия, а не проявленной – информацию «в потенциале», в закодированном виде, как бы «до востребования», смысл которой скрыт от человеческого сознания. Одновременно с этим автор рассуждает на тему восприятия потребителем смысла документа, отмечает, что «в психологии важно учитывать роль ин формации как способа описания взаимодействия… информация рассматривается не как сообщение, а как соотношение между сообщением и потребителем, личностью» и, таким образом, противоречит сам себе.
По мнению автора, такое большое количество определений для понятий «информация» и «документ» происходит из-за того, что эти категории являются основой и смыслом любой науки. И все попытки найти универсальные определения для этих понятий будут терпеть неудачу, поскольку совершенно не просто примирить философов, психологов, лингвистов, специалистов информационных технологий, бизнесменов и т.д. Примирить их невозможно, поскольку каждая наука имеет свой предмет исследования.
Среди рассмотренных определений понятия «информация» автору ближе всего то определение, которое предложил Н. Винер: информация - это не материя и не энергия, а именно информация. Н. Винер полвека тому назад выделил эту категорию и определил ее самостоятельность наряду с материей и энергией. Гениальный мыслитель интуитивно чувствовал различие между материей (например, автомобиль) и информацией (например, конструкторско-технологическая документация, содержащая информацию о том, как изготовить этот автомобиль). Однако в то время, любая документация делалась на бумажном носителе – материальной субстанции. Тогда не было интернета, виртуального пространства, информационных технологий и ничего такого (в смысле информации), что мы наблюдаем сейчас.
По мнению автора в настоящее время в современном мире сложились условия, позволяющие идентифицировать такую специфическую техническую (искусственную) систему, как «документ» и выделить документ среди других объектов технического (искусственного) мира. Документ в отличие от других объектов технического мира (не документы) обладает свойством прямого и обратного преобразований в виртуальное состояние без изменения своей сущности [5-7]. Действительно, конструкторско-технологическая документация, содержащая информацию о том, как изготовить этот автомобиль, может быть отправлена по электронной почте практически мгновенно огромному количеству адресатов. Эта документация может быть «выложена» на сайте, т.е. она может быть преобразована в виртуальное состояние и обратно без изменения ее сути. Претерпевший указанные преобразования документ будет по-прежнему сохранять информацию о том, как сделать изготовить автомобиль. Аналогичным свойством обладает и огромный транспарант с рекламой об этом автомобиле. Транспарант с рекламой может быть сфотографирован, отправлен в виртуальную сеть интернет и пройти преобразование в виртуальное состояние и обратно. Приэтом сужность этого документа не изменится. Призыв к тому, чтобы люди покупали этот автомобиль, будет услышан теми, к кому попадет эта информация. Напротив, автомобиль(материя) в виртуальное состояние преобразован быть не может.
Теперь рассмотри понятия «информация» и «документ» применительно к управленческой науке. Понятия «информация» и «документ» приняты международным сообществом (см. МС ISO 9000) и определены как «информация – значимые данные» и «документ - совокупность информации и носителя». Не смотря на это, до сих пор продолжаются споры вокруг этих определений. Действительно, что такое «значимые данные»? Для кого эти данные значимы? Как отличить значимые данные от незначимых, или менее значимых?
По нашему мнению, определение для понятия «информация», как «значимые данные» слишком общо и неопределенно. Этот же недостаток присущ и определению понятия «документ», которое основывается на слишком общем определении понятия «информация». Поскольку содержание МС 9000:2006 распространяется на организации бизнес-сообщества, то было бы логичнее уточнить понятие «информация» и считать, что информация – это значимые данные для ведения бизнеса (принятия управленческих решений и их исполнения). При таком определении понятия «информация» понятие «документ» также становится более определенным. Однако оно страдает неполнотой. Носитель действительно необходим, но не достаточен для определения понятия «документ». Поскольку документ служит средством общения между людьми, то кроме носителя информации необходимы еще и средства для ее восприятия. Примеров тому, когда имеется носитель информации, но из-за отсутствия средств ее восприятия она не может быть воспринята, очень много. Мелкий шрифт инструкции по применению лекарства для человека с ослабленным зрением, напечатанный текст на бумажном носителе для слепого человека и, наоборот, книга, изготовленная по методу Луи Брайля, для людей с нормальным зрением, дискета с информацией без компьютера и т.д.
Автор считает, что применительно к рассматриваемому вопросу понятие документ следует определить как документ – это носитель для хранения и передачи информации и средства для восприятия потребителем ее смысла [5].
2. Информация и документация организации
Вне всякого сомнения, Международную организацию по стандартизации ISO можно считать законодательницей мод в области менеджмента.
Эволюционно изменяющиеся международные стандарты (МС) менеджмента качества (СМК) (серия 9000) и окружающей среды (серия 14000), по существу, оказались интегрированы в мировую экономику. Сотни тысяч компаний (в первую очередь, успешных компаний) считают своим долгом спроектировать систему менеджмента и внедрить в практику управления требования МС с тем, чтобы повысить эффективность функционирования своих компаний. Успешная сертификация построенных систем менеджмента на соответствие требованиям МС является фактом признания достижений организации в этой области и наглядной демонстрацией этих достижений стейкхолдерам организации.
Выделяет два вида документации:
Задача управления документацией 1. и 2. на предприятии заключается в обеспечении оперативного доступа к нужной документации и постоянной ее актуализации для того, чтобы обеспечивать рождение конкурентоспособных искусственных объектов, услуг и документов. Решение поставленной задачи в полной мере будет зависеть от того, каков уровень документационной культуры организации. Документационная культура организации – это отношение сотрудников к документу и тем, кто их создает[38].
В настоящее время роль документа в деятельности любой организации крайне высока. Именно документ становится основным способом управления и представления информации: руководители современных организаций постепенно отказываются от управления по устным распоряжениям, понимая преимущества управления по документам. Таким образом, документы выступают универсальным инструментом управления, обеспечивают взаимодействие между структурными подразделениями и отдельными сотрудниками, являются посредником между организацией и ее клиентами, партнерами и вышестоящими инстанциями [10].
В процессе исторического времени количество людей, результатом деятельности которых является документ, будет возрастать за счет сокращения количества людей, результатом деятельности которых являются те искусственные продукты, которые не обладают свойством прямого и обратного преобразований в виртуальное состояние.
Обоснуем это утверждение. Все технические системы (не документы) условно могут быть разделены на четыре больших класса:
Рассмотрим технические системы «обрабатывающие машины» и «транспортные средства». На риc. 1 представлена обобщенная функциональная структура обрабатывающих машин и транспортных средств.
поток вещества,
поток энергии,
поток управляющих сигналов и воздействий.
Риc. 1. Обобщенная функциональная структура обрабатывающих машин.
Функциональные строения этих технических систем подобны. Указанные технические системы состоят из четырех подсистем (элементов) S1, S2, S3, S4, реализующих соответственно четыре фундаментальных функции:
Ф1- технологическая функция, обеспечивает превращение исходного состояния предмета труда А0 конечную продукций Ак (или перемещение груза из точки А0 в конечную точку Ак).
Ф2- энергетическая функция превращает вещество или извне полученную энергию W0 в конечный вид энергии Wк, необходимый для реализации функции Ф1.
Ф3- функция управления осуществляет управляющие воздействия U1, U2 на подсистемы S1, S2 в соответствии с заданной программой Q и полученной информацией U10, U20 о количестве исходной А0 и конечной продукции АК (о исходной и конечной точках перемещения груза) и конечной энергии WK..
Ф4- функция планирования собирает (получает) информацию о потребном количестве конечной продукции АК и определяет потребные количества и качество А0 и Ак (или потребное количество перемещений из точки А0 в конечную точку Ак).
На рис. 2 представлена обобщенная функциональная структура источников энергии.
Рис. 2. Обобщенная функциональная структура источников питания, энергии и информационных приборов и систем.
Функциональная структура источников энергии также состоит из четырех подсистем (элементов) S1, S2, S3, S4, реализующих соответственно четыре функции:
Ф1 - функция получения первичной энергии превращает вещество или извне полученную энергию WB в исходный (первичный) вид энергии W0 , удобный для дальнейшей обработки (преобразования).
Ф2 - функция преобразования превращает исходный вид энергии Wo в конечный вид энергии WК, необходимый для использования.
Ф3 - функция управления осуществляет управляющие воздействия U1, U2 на подсистемы, S1, S2 в соответствии с заданной программой Q и получаемой информацией U20 о количестве и качестве произведенного конечного вида энергии WК.
Ф4 - функция планирования собирает (получает) информацию U20 о выработанной энергии WК и определяет потребные количественные и качественные характеристики конечной энергии WК.
Функциональные строения информационных приборов и систем и источников энергии подобны, только вместо обрабатываемой энергии следует иметь в виду обрабатываемые сигналы.
Указанные четыре функции позволяют четко выделить четыре исторических стадии развития любой технической системы, на которых происходит перераспределение основных функций между человеком и технической системой:
1. Первая стадия развития связана с эпохой становления и развития ручных орудий, когда технические средства выполняли только технологическую функцию и состояли только из рабочего органа.
2. Вторая стадия соответствует эпохе возникновения и развития машин, которые выполняют наиболее трудоемкие технологические и энергетические функции. Переход ко второй стадии на основе тепловых и электрических двигателей связывают с наступлением эпохи механизации производства, освободившей человека от утомительного физического труда.
3. Третья стадия развития связана с возникновением и использованием машин - автоматов, которые, наряду с технологической и энергетической функциями, взяли на себя функцию управления технологическим процессом. Третья стадия связана с наступлением эпохи автоматизации отдельных производственных процессов.
4. Четвертая стадия развития связана с передачей техническим средствам функции планирования работы машин - автоматов и автоматизированных производств.
Главная причина перехода к очередной стадии развития чаще всего заключается в том, что в процессе развития техники наступают моменты, когда природные физические и умственные возможности человека при выполнении какой-либо фундаментальной функции начинают ограничивать дальнейшее повышение производительности труда или улучшение другого актуального критерия эффективности. Это необходимое условие. К числу достаточных условий, при которых происходит переход к очередной стадии развития, относятся следующие факторы:
В таблице №1 представлены стадии развития технической системы, предназначенной для получения муки из зерна, структуры технических систем, разделение функций, выполняемых человеком и технической системой, документация, необходимая для производства технической системы и примерное количество людей, занятых проектированием документации.
Таблица №1. Стадии развития технической системы (ТС) для получения муки и эволюция документационного обеспечения
|
Стадии развития/ ТС, разделение функций, док. обеспечение |
Стадия 1 |
Стадия 2 |
Стадия 3 |
Стадия 4 |
|
ТС |
Каменные жернова с ручным приводом |
Каменные жернова с приводом от асинхронного двигателя (АД) |
Мельница с АД, полупроводниковым преобразователе частоты (ППЧ) и системой автоматического регулирования (САУ) |
Мельница по п.3 с САУ, получающей задания от компьютерной системы планирования работ |
|
Распределение функций между человеком и ТС |
ТС= Ф1 Человек = Ф2 + Ф3 + Ф4 |
ТС= Ф1 + Ф2 Человек = Ф3 + Ф4 |
ТС= Ф1 + Ф2 + Ф3 Человек = Ф4 |
ТС= Ф1 + Ф2 + Ф3+ Ф4 Человек - контроль и ремонт |
|
Документационное обеспечение для производства ТС |
Не требуется |
Нужна док. на производство АД и на компоновку жерновов с АД |
Нужна док. на производство АД, ППЧ, компонентов ППЧ, САУ, компонентов САУ и на компоновку жерновов, АД, ППЧ и САУ |
Нужна док. по п.3, на производство компьютера (компоненты и программное обеспечение) и СПР |
|
Примерное кол-во людей для разработки документации (конструкторско-технологическая и управленческая) |
- |
НИИ и КБ электромех. завода и НИИ и КБ заводов-поставщиков электротехнической стали, обмоточного провода, изоляции, подшипников, стальных заготовок и т.д. ~ 100. |
НИИ и КБ по п.2, а также НИИ и КБ заводов ППЧ и САУ, НИИ и КБ заводов компонентов ППЧ и САУ, НИИ и КБ заводов материалов для компонентов ППЧ и САУ. ~ 1000 мин. |
НИИ и КБ по п.3, а также НИИ и КБ по производству компьютера (компоненты и программное обеспечение), НИИ и КБ заводов материалов компонентов компьютера. ~ 10000 мин. |
Из таблицы №1 видно, что количество людей, занятых проектированием документов, все время увеличивается по мере усложнения технической системы и по мере передачи фундаментальных функций от человека к системе. Чем сложнее техническая система, тем большее количество поставщиков принимают участие в ее создании. В частности, отечественный автосборочный завод АВТОВАЗ имеет свыше 3000 только прямых поставщиков. Каждый поставщик узла, агрегата и т.д. имеет своих поставщиков элементов, материалов и т.д. На все перечисленные технические системы проектируется как конструкторско-технологическая, так и нормативно-управленческая документация. Известно, что документация на бумажном носителе, по которой изготавливается самолет фирмы «Боиг» весит больше, чем сам самолет [53].
Возникновение и интенсивное развитие транснациональных корпораций стало возможным исключительно благодаря документу, поскольку стало возможным управлять территориально разнесенными компаниями, обеспечивая единство толкования данных на всех уровнях.
Одновременно с ростом количества людей, результатом деятельности которых является документ, уменьшается количество людей, результатом деятельности которых являются те технические системы, которые не обладают свойством перехода в виртуальное состояние и обратно. Это объясняется непрерывным ростом производительности труда, определяемым комплексной автоматизацией технологических процессов производства.
Результатом деятельности любого менеджера в современных условиях становится именно документ, с помощью которого он намеревается воплотить в жизнь то или иное свое решение [44]. Устно произнесенные тексты, в том числе на совещаниях или по телефону, очень громко, а также с использованием ненормативной лексики (для большей убедительности), но не зафиксированные на том или ином носителе, к документам не относятся. В предельно упрощенном виде деятельность сотрудника организации, результатом работы которого является документ, может быть представлена в следующем виде. Сотрудник по тем или иным каналам получает те или иные документы, в том числе и информацию, например, устные распоряжения (не документы). Сотрудник, обладающий необходимыми знаниями и компетенциями, имеет в своем распоряжении документально оформленные цели его деятельности (операционные, тактические и стратегические) и нормативные документы (законы, постановления, стандарты организации, должностную инструкцию, регламенты деятельности, формы и т.д.), регламентирующие его деятельность. С учетом осознанных целей деятельности и используя свои знания и компетенции, сотрудник осуществляет преобразование полученных документов и информации в тот вид документа, который определен целями его деятельности. К числу таких документов относятся письма, распоряжения, инструкции, регламенты, планы, стандарты организации, конструкторско-технологическая документация и т.д. Т.е., все сотрудники, которые делают документы, по существу, непрерывно строят один из краеугольных камней организации по Масааки Имаи [16] который утверждает, что «любая организация состоит из людей, бумаги (мы считаем, что автор в оригинале книге имел ввиду «документов») и железа».
Международная организация по стандартизации ISO за все время своей деятельности выпустила свыше 19 тыс. стандартов, регламентов, инструкций и разъяснений, к которым каждый год добавляются свыше тысячи новых.
Идеология этих стандартов покоится на известных восьми базовых принципах СМК, изложенных в ГОСТ Р ИСО 9000:2005 [19]:
Естественно, что список вышеперечисленных принципов управления не является исчерпывающим. Вместе с тем, именно эти принципы управления не только в России, но и во всем мире стали теми базовыми постулатами управления, которые вошли в повседневную практику всех организаций, которые приступили к совершенствованию своих систем менеджмента в соответствие с требованиями МС ISO серии 9000 [112].
В процессе внедрения в практику управления требований МС ISO серии 9000 сотрудники всех, без исключения организаций неукоснительно руководствовались еще одним, необъявленным в МС ISO серии 9000, но очень важным принципом – «Документационное обеспечение деятельности». Действительно, каждое требование в МС ISO 9001 зафиксировано практически в одной и той же форме: «Организация должна разработать, задокументировать и внедрить…».
Для доказательства этого нового выдвинутого научного положения оценим как часто термин «документ», а также другие аналогичные по смыслу термины (слова, однозначно понимаемые как документ или предполагающие наличие или создание документа), встречаются в стандартах ГОСТ Р ИСО 9000:2005 (ИСО 9000) и ГОСТ Р ИСО 9001:2008 (ИСО 9001). Для этого проведем морфологический анализ текстов указанных стандартов. В качестве таких слов были приняты: документ, информация, запись, данные, проект, стандарт и требование, использованное в текстах стандартов в смысле документа.
В соответствие с теорией морфологического анализа Зипфа [28] любой осмысленный текст содержит две группы часто (предлоги, союзы и т.д.) и редко встречающихся слов и группу слов, передающих основной смысл текста. Первые две группы слов смысл текста не передают, а служат для обеспечения связности текста. Для проведения морфологического анализа текста по Зипфу и выявления соответствующих групп слов необходимо выполнить следующие действия:
1. Выбрать любое слово и посчитать, сколько раз оно встречается в тексте.
2. Расположить слова по мере убывания их количества в тексте и пронумеровать. Порядковый номер слова называется рангом. Так, наиболее часто встречающиеся слова будут иметь ранг 1, следующие за ними - 2 и т.д.
3. Измерить частоту каждого слова текста. Для этого необходимо количество слова в тексте поделить на ранг.
4. Некоторые слова будут входить в текст равное количество раз. Такие слова необходимо сгруппировать, взяв только одно значение из каждой группы.
Вероятность встретить в тексте любое из этих слов будет равна отношению частоты вхождения этого слова к общему числу слов в тексте.
Вероятность = Частота вхождения слова / Число слов
Зипф обнаружил интересную закономерность: если умножить вероятность обнаружения слова в тексте на ранг частоты, то получившаяся величина (С) приблизительно постоянна.
С = (Частота вхождения слова х Ранг частоты) / Число слов
Если преобразовать формулу, то обнаружится, что это функция типа y=k/x и ее график – равносторонняя гипербола. Следовательно, по первому закону Зипфа, если самое распространенное слово встречается в тексте, например, 100 раз, то следующее по частоте слово вряд ли встретится 99 раз. Частота вхождения второго по популярности слова, с высокой долей вероятности, окажется на уровне 50.
Значение константы в разных языках различно, но внутри одной языковой группы остается неизменно, какой бы текст мы ни взяли. Так, например, для английских текстов константа Зипфа равна приблизительно 0,1, для русского языка – 0,06-0,07. Хотя эти исследования не претендуют на полноту, универсальность законов Зипфа позволяет предположить, что полученные данные вполне достоверны [28].
Теперь с помощью полученных значений можно извлечь слова, отражающие смысл текста. Для этого нужно построить график зависимости частоты от ранга. Исследования показывают, что наиболее значимые слова лежат в средней части диаграммы (рис. 3), так как слова, которые попадаются слишком часто, в основном оказываются предлогами, местоимениями, в английском – артиклями и т.п., а редко встречающиеся слова тоже, в большинстве случаев, не имеют решающего смыслового значения.
Рис. 3. Иллюстрация к закону Зипфа
С использованием рассмотренного выше метода Зипфа, был проведен морфологический анализ текстов стандартов ГОСТ Р ИСО 9000 :2005 и ТОСТ Р ИСО 9001:2008. Результаты анализа текстов стандартов приведены в приложениях №1 и №2.
Комментарий к слову «требование». Согласно ИСО 9000-2005 «требование» - «потребность или ожидание, которое установлено, обычно предполагается или является… Для обозначения конкретного вида требования могут применяться определители, например, требование к продукции, требование к менеджменту качества, требование потребителя. Заданным требованием является требование, которое установлено, например, в документе».
Слова «требование» и «потребитель» являются однокоренными, но имеют различный смысл, поэтому при проведении морфологического анализа рассматриваются как два отдельных слова. Потребитель – это физическое или юридическое лицо, а слово «требование» встречается в стандартах в двух значениях: как документ (в таблицах обозначено (д)) и как потребность (в таблицах обозначено (не д)) и рассматриваются при проведении морфологического анализа тоже как два отдельных слова.
В стандарте ИСО 9000:2005 всего 5895слов, а с учетом днокоренных – 259 слов. Общее количество рангов – 70. График зависимости частоты вхождения слова в функции его ранга представлен на рис. 4.
Рис. 4. График зависимости частоты от ранга (ИСО 9000-2005)
Рис. 4. График зависимости частоты от ранга (ИСО 9000-2005)
Примем, что центр зоны смысловых слов находится в ранге, равном половине общего числа рангов (это ранг №35) и что зона смысловых слов симметрична, а ее размер равен половине числа рангов. Это означает, что слова, представленные рангами с 17 по 53 являются смысловыми словами. В табл. №2 и на рис. 5 представлены результаты морфологического анализа ИСО 9000 для слов, понимаемых как документ. Из таблицы видно, что все такие слова входят в зону значимых слов ИСО 9000 [112].
Таблица 2. Анализ слов, однозначно понимаемых как документ ( ИСО 9000-2005)
|
№ |
Ранг слова |
Слово |
Количество |
|
1 |
18 |
Требование (д) |
73 |
|
2 |
22 |
документ |
60 |
|
3 |
28 |
стандарт |
46 |
|
4 |
39 |
данные |
33 |
|
5 |
44 |
записи |
27 |
|
6 |
47 |
информация |
24 |
|
7 |
49 |
проект |
22 |
Рис. 5. Зона значимых слов (ИСО 9000-2005)
В стандарте ИСО 9001:2008 всего 6113 слов, а с учетом однокоренных – 276 слов. Общее количество рангов – 71. График зависимости частоты вхождения слова в функции его ранга представлен на рис. 6.
Рис. 6. График зависимости частоты от ранга (ИСО 9001-2008)
Примем, что центр зоны смысловых слов находится в ранге, равном половине общего числа рангов, т.е. это ранги №35 и №36. Примем также, что зона смысловых слов симметрична, а ее размер равен половине числа рангов. Это означает, что слова, представленные рангами с номерами с 18 по 53, являются смысловыми словами текста. В таблице №3 и рис. 7 представлены результаты морфологического анализа текста ИСО 9001 для слов, понимаемых как документ. Из таблицы видно, что все слова, однозначно понимаемые как документ, являются словами, определяющими смысл стандарта ИСО 9001.
Таблица 3. Анализ слов, однозначно понимаемых как документ, в стандарте ИСО 9001-2008
|
№ |
Ранг слова |
Слово |
Количество |
|
1 |
41 |
Требование (д) |
31 |
|
2 |
30 |
проект |
49 |
|
3 |
22 |
документ |
67 |
|
4 |
29 |
данные |
50 |
|
5 |
18 |
стандарт |
71 |
|
6 |
31 |
информация |
48 |
|
7 |
31 |
записи |
48 |
Рис. 7. Зона значимых слов (ИСО 9001-2008)
В таблице №4 сведены результаты морфологического анализа текстов стандартов ИСО 9001 и ИСО 9000.
Таблица 4. Результаты морфологического анализа текстов стандартов ИСО 9001 и ИСО 9000
|
ИСО 9000 Зона смысловых слов – ранги 18-54 |
ИСО 9001 Зона смысловых слов – ранги 16-49 |
||||
|
Ранг слова |
Слово |
Количество |
Ранг слова |
Слово |
Количество |
|
41 |
Требование (д) |
31 |
18 |
Требование (д) |
73 |
|
30 |
проект |
49 |
22 |
проект |
60 |
|
22 |
документ |
67 |
28 |
документ |
46 |
|
29 |
данные |
50 |
39 |
данные |
33 |
|
18 |
стандарт |
71 |
44 |
стандарт |
27 |
|
31 |
информация |
48 |
47 |
информация |
24 |
|
31 |
записи |
48 |
49 |
записи |
22 |
Итак, из таблицы №4 и рис. 5 и 7 видно, что слова, которые однозначно понимаются как документ, находятся в зоне значимых слов рассмотренных текстов стандартов, что подтверждает объективное существование формально не объявленного базового принципа «Документационное обеспечение деятельности».
Еще одним доказательством справедливости выдвинутого положения является то внимание, которое уделяет вопросам документационного обеспечения деятельности организации Международный комитет по стандартизации. В настоящее время в Комитете разработаны технические регламенты, которые должны составить основу семейства международных стандартов «Система менеджмента документов»:
Краткое описание перечисленных выше документов приведено в Приложении №3.
Сформулированный выше базовый принцип управления «Документационное обеспечение деятельности» устанавливает требования к основным характеристикам, которым должны соответствовать все используемые в организации документы. К таким характеристикам относятся следующие:
1) аутентичность;
2) достоверность;
3) целостность;
4) эксплуатационная готовность;
5) соответствие;
6) своевременность.
Аутентичный документ – это документ, который:
- является тем, чем он имеет целью быть,
- создан или послан лицом, о котором заявлено, что оно создало или послало его,
- создан или послан в заявленное время.
Для того чтобы обеспечить аутентичность документа, организации должны вводить в действие и документировать политику и процедуры, которые контролируют создание, получение, передачу, хранение документов и распоряжение ими с целью гарантировать, что создатели документов уполномочены и идентифицированы, и что документы защищены от несанкционированного добавления, стирания, переделки, использования и утаивания.
Достоверный документ – это документ, к содержанию которого можно относиться как к полному и точному представлению операций, деятельности или фактов, о которых он свидетельствует, и на который можно рассчитывать в ходе последующих операций или деятельности. Документы должны быть созданы во время операции или случая, к которому они относятся, или вскоре после этого, лицами, которые обладают достоверными сведениями о фактах, или средствами, регулярно используемыми в делах для проведения операции. Кроме того, вся используемая документация должна отражать изменения, происходящие как в самой организации, так и во внешней среде.
Целостность документа означает, что он является полным и неизмененным. Необходимо, чтобы документ был защищен от несанкционированного изменения. Политика и процедуры управления документами должны точно определять, какие добавления или аннотации могут быть добавлены к документу после того, как он создан, при каких обстоятельствах добавления или аннотации могут быть санкционированы, и кто уполномочен делать их. Любая санкционированная аннотация, любое санкционированное добавление к документу или стирание в документе должны быть явно указаны и прослеживаемы. Для предотвращения несанкционированного доступа, уничтожения, изменения или удаления документов должны быть введены в действие меры контроля, такие как наблюдение за доступом, верификация пользователя, санкционированное уничтожение и охрана. В случае электронных документов, организации может потребоваться доказать, что любое нарушение функционирования системы, замена программного обеспечения на новую версию или регулярное поддержание не влияют на целостность документа.
Пригодный для эксплуатации документ – это такой документ, местонахождение которого может быть определено, который может быть найден, представлен и проинтерпретирован. Он должен годиться для последующего представления как непосредственно связанный с деловыми операциями или сделками, которые его произвели. Контекстуальные взаимосвязи документов должны нести в себе информацию, необходимую для понимания операций, которые создали и использовали их. Должна иметься возможность определить документ в контексте более широких деловых операций и функций. Связи между документами, регламентирующими последовательность действий, должны быть сохранены.
Соответствие документа – свойство документа, состоящее в том, что содержание и форма конкретного документа должны соответствовать требованиям, предъявляемым к данному типу документов. При документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства, компетенцию автора и соблюдать действующие на момент создания документа общегосударственные правила его составления и оформления. Для обеспечения соответствия необходимо определить, как текущие дела, регулятивное окружение и ожидания общества, в котором функционирует организация, могут влиять на организацию, а также какие требования могут быть предъявлены в связи с этим к используемой в организации документации.
Своевременность – свойство документа, состоящее в том, что каждый конкретный документ имеет свою скорость создания и актуален в течение определенного периода. Нормы времени, затрачиваемого на создание, регистрацию, обработку, контроль исполнения и другую работу с документами, определены Постановлением Министерства труда РФ от 25 ноября 1994 г. № 72 «Об утверждении межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления». Сроки исполнения документов также нормированы, а именно:
1) документы с конкретной датой исполнения подлежат исполнению в указанный срок;
2) документы без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно», исполняются в 3-дневный срок;
3) документы, имеющие пометку «оперативно», исполняются в 10-дневный срок;
4) остальные документы подлежат исполнению в срок не более месяца.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. Обеспечение своевременности документации требует соблюдения данных временных норм, а также того, чтобы все документы в процессе работы анализировались и актуализировались по мере необходимости, обеспечивалась идентификация изменений, было налажено структурированное архивное хранение и своевременное удаление устаревших документов, а также предотвращалось непреднамеренное использование устаревших документов.
Все перечисленные выше требования обязательны к исполнению.В частности, несоблюдение требования однозначного понимания и толкования смысла документа может привести к очень серьезным отрицательным последствиям. На примере ГОСТ Р ИСО 9000-2005 [19] покажем, что двусмысленное содержание фрагмента текста стандарта может свеcти на нет усилия сотрудников организации при внедрении требований стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2008.
В соответствие с требованиями ГОСТ Р ИСО 9001-2008 высшее руководство должно назначить представителя руководства по качеству (ПРК) для внедрения и поддержания в рабочем состоянии процессов, требуемых СМК. Внедрение требований этого стандарта в организации определяется, по существу, целями и личными качествами высшего руководителя и ПРК.
В ГОСТ Р ИСО 9000-2005 [19] в разделе «2.7. Документация», говорится о важности документации и ее видах, необходимых при проектировании и внедрении СМК. Смысл этого текста назовем «Конструктивный». Одновременно в этом разделе сказано, что «Разработка документации не должна быть самоцелью…» и «Каждая организация самостоятельно определяет объем необходимой документации …». Смысл этого текста назовем «Неконструктивный».
Известно, что восприятие содержания (сути) одного и того же документа (фрагмента документа) у различных специалистов примерно одного уровня образования и квалификации различно. Это зависит, в первую очередь, от целей этих людей. Примем, что цели высшего руководителя отражают цели организации, а цели ПРК являются его личными целями.
Рассмотрим два варианта постановки целей организации, связанных с сертификацией СМК. Первый вариант предполагает проведение сертификации спроектированной, построенной и результативно функционирующей СМК, а второй – проведение «сертификции» или, в пределе, просто покупку сертификата (интернет пестрит подобными предложениями). У ПРК также могут быть аналогичные личные цели, не обязательно совпадающие с целями организации.
В таблице №5 представлены возможные варианты восприятия содержания перечисленных выше текстов в зависимости от целей, которыми руководствуются высший руководитель и ПРК при внедрении СМК.
Таблица №5. Варианты восприятия смысла фрагмента текста ГОСТ Р ИСО 9000-2005
|
Цели организации/цели ПРК |
Сертификация |
Сертификция |
|
Сертификация |
Конструктивный |
Неконструктивный |
|
Сертификация |
Неконструктивный |
Неконструктивный |
Из таблицы видно, что только в том случае, когда цели организации и ПРК совпадают и направлены на построение результативной СМК, только в этом случае и руководитель и ПРК, изучая содержание ГОСТ Р ИСО 9000-2005, будут воспринимать его «конструктивный» смысл. Во всех остальных случаях (расхождение целей руководителя и ПРК, а также совпадение целей при ориентации на «сертификцию») руководитель и ПРК, в конечном счете, станут воспринимать «неконструктивный» смысл содержания указанного стандарта и будут руководствоваться именно этим смыслом текста стандарта.
В действительности, разработка документации СМК должно являться самоцелью организации при внедрении требований ГОСТ Р ИСО 9001-2008, поскольку без документации или с плохо спроектированной документацией ни о каком построении результативной СМК в организации не может идти речи. Именно поэтому в следующей редакции ГОСТ Р ИСО 9000 было бы крайне желательно убрать фразу «Разработка документации не должна быть самоцелью…», которая не правильно ориентирует некоторых разработчиков СМК [6].
Литература
S4
S3
S1
S2
S4(Ф4)
S3(Ф3)
S1(Ф1)
S2(Ф2)
Q
U20
U20
K
Wо
WB
Зона значимых слов
Центр зоны значимых слов
Зона значимых слов
Центр зоны значимых слов
Зона значимых слов
Центр зоны значимых слов
Зона значимых слов