Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Лабораторна робота №3
ПЛАНУВАННЯ РОБІТ ЗА ДОПОМОГОЮ EXCEL
Зміст
Для успішного виконання робіт ними потрібно управляти. Структурна схема управління, яка не залежить від кількості і змісту задач, що вирішуються, показана на рис.1.1.
Зворотній зв'язок Управлінський вплив
Рис.1.1 Структурна схема управління
Об’єкт управління виконує конкретні роботи, що необхідні для досягнення мети.
Орган управління приймає рішення і забезпечує контроль виконання прийнятих рішень.
Управлінський вплив – це заходи, що направлені на забезпечення прийнятого рішення.
Зворотній зв'язок потрібен для представлення в орган управління інформації про виконання прийнятого рішення.
Рис.1.2 Основні етапи управління
Основними етапами управління є (рис.1.2):
Результатом прийнятого рішення повинен бути документ, що визначає, кому, що, коли слід робити. Тому в подальшому результат прийняття рішення будемо називати планом.
Наступним етапом управління є контроль виконання робіт, який, на жаль, досить часто на практиці не виконується.
Якщо виявиться, що є відхилення фактичного стану робіт від плану, то відповідна інформація направляється в орган управління для прийняття необхідного рішення. Таким чином, процес управління є неперервним.
Основа управління роботами – планування, що визначає зміст робіт, виконавців і строки виконання.
Класифікація планування, яке доцільно застосовувати при управлінні роботами, показана на рис.1.3.
Рис.1.3. Класифікація планування
Складання Календарного плану виконується за схемою, яка наведена на рис.1.4.
Рис.1.4 Схема складання Календарного плану
Вхідними даними при плануванні є такі документи:
Для складання календарного плану необхідно виконати наступні дії.
2.1 Формування вхідних даних для Календарного плану
Рис 1.5
Рис 1.6
Рис. 1.7. Доручення керівника
Заповнити Журнал вхідної інформації (Вхідний журнал), опис внутрішніх документів та доручення керівника. Після формування початкових даних слід розпочати створення Узагальненого документа.
1. Викликати форму Узагальненого документа (рис. 1.9).
2. Виконати команду Файл Сохранить как ...
3. Увести ім’я папки і файла.
4. Заповнити форму Узагальнений документ.
5. Викликати на екран заповнений Вхідний журнал (рис. 1.5).
6. Скопіювати в Узагальнений документ необхідні дані із Вхідного журналу. На екрані появиться Узагальнений документ, заповнений даними із Вхідного журналу (рис. 1.9).
Рис. 1.9. Узагальнений документ
7. Аналогічно в Узагальнений документ скопіювати необхідні дані із джерел: Опис внутрішніх документів (рис. 1.6) і Доручення керівника (рис. 1.7). На екрані – повністю заповнений Узагальнений документ (рис. 1.10).
Рис. 1.10. Узагальнений документ
Наступним етапом роботи є впорядкування даних.
1. Викликати на екран форму Узагальнений документ (рис. 1.10).
2. Розмістити курсор в будь-яку заповнену клітинку.
3. Виконати команду Данные Þ Сортировка... На екрані появиться діалогове вікно Сортировка диапазона (рис. 1.11).
Рис 1.11. Діалогове вікно Сортировка диапазона
4. У списку Сортировать по вибрати Дата документа.
5. У списку Затем по... вибрати Відділ.
6. У списку В последнюю очередь по вибрати Виконавець. (Перемикач по возрастанию повинен бути встановлений).
7. Натиснути ОК. На екрані – Узагальнений документ, відсортований за введеними ознаками.
8. Виділити колонку А і виконати команду Вставка→ Столбец.
9. У клітинку А2 ввести назву колонки, яка вводиться.
10. У клітинку А3 ввести 1 і натиснути кнопку По центру.
11. Виділити клітинку колонки А для заповнених рядків (А3:А18).
12. Виконати команду Правка → Заполнить → Прогрессия...
13. Натиснути ОК і зняти виділення.
14. У рядку 1 назву документа Узагальнений документ замінити на Календарний план.
15. Виконати команду Файл → Сохранить как… Присвоїти ім’я файла. На екрані виводиться Календарний план (рис. 1.12).
Рис. 1.12. Календарний план
Документи, необхідні для практичної роботи, будемо називати робочими планами. Необхідні робочі плани формуються на основі отриманого календарного плану за правилами роботи з базами даних. Найбільш часто робочі плани формуються для:
- заданих періодів часу;
- підрозділів організації;
- конкретних виконавців.
Формування робочих планів проводиться в два етапи:
Виконати пошук за різними критеріями. Наприклад, для заданого періоду часу, для відділу маркетингу, для виконавця Петрова. Отримані робочі плани є основними документами, які необхідні для щоденної роботи.
2. Помістити курсор в будь-яку заповнену клітинку Календарного плану.
3. Виконати команду Данные → Фильтр → Автофильтр. На екрані в кожній назві поля появилась стрілка.
4. При виконанні пошуку встановіть курсор на стрілку того поля, по якому потрібно провести пошук. В прикладі для заданого періоду часу вибираємо поле Дата-план.
5. На екрані в списку Дата-план розміщується перелік значень всіх записів, які знаходяться в цьому полі. Для введення не однієї, яка є в переліку конкретної дати, а заданого періоду часу необхідно: 1) вибрати опцію Условие... На екрані появиться – діалогове вікно Пользовательский автофильтр (рис. 1.14); 2) увести початкову і кінцеву дати періоду часу, як це показано на рис. 1.14.
Рис. 1.14. Діалогове вікно Пользовательский автофильтр
Рис 1.15. Результат пошуку робочого плану
3.2 Відновлення вихідної бази даних
1. Виконати команду Данные → Фильтр → Показать все. На екрані появиться Календарний план зі стрілками біля назв полів.
2. Виконати команду Данные → Фильтр → Автофильтр. На екрані – відновлений Календарний план.
Після цього можна аналогічно складати робочі плани, виконуючи пошук за різними критеріями. Результати пошуку, виконані для відділу маркетингу і виконавця Петрова, наведені на рис. 1.16, 1.17.
Рис. 1.16. Результати пошуку для відділу маркетингу
Рис. 1.17. Результати пошуку для виконавця Петрова
Далі з отриманих звітів слід забрати ті графи, які при роботі з робочими планами не потрібні. У результаті такого редагування будуть отримані шукані робочі плани:
- для заданого періоду часу – на рис. 1.18;
-для відділу маркетингу – на рис. 1.19;
- для виконавця Петрова – на рис. 1.20.
Отримані робочі плани є основними документами, які необхідні для щоденної роботи.
На практиці, крім пошуку за критерієм, який включає одне поле, досить часто є необхідним пошук за критерієм, що включає декілька полів. Наприклад, для визначення робіт, що виконуються деяким виконавцем у заданий період часу. У таких випадках пошук проводитьсяза допомогою Расширенного фильтра. Критерій, що включає вимоги для декількох полів, повинен бути попередньо сформований з урахуванням таких правил:
- якщо вимоги до різних полів вводяться за умовою И, то значення критеріїв записуються в одному рядку;
- якщо вимоги до різних полів вводяться за умовою ИЛИ, то значення критеріїв записуються в різних рядках.
Рис. 1.18. Робочий план для заданого періоду часу
Рис. 1.19. Робочий план для відділу маркетингу
Рис. 1.20. Робочий план для виконавця Петрова
1. Викликати на екран Календарний план (рис. 1.12).
2. У навчальних цілях при виконанні пошуку доцільно скопіювати Календарний план у новий файл. У реальних задачах копіювання можна не проводити.
3. Сформувати критерій пошуку. Будемо виконувати пошук робіт, які виконуються відділом маркетингу в травні 2004 року, для чого введемо критерій, як це показано на рис. 1.21.
4. Визначити координати клітинок, в яких записаний критерій. У прикладі – В21:D22.
5. Назначити клітинки для представлення результатів пошуку – А25:К28.
6. Помістити курсор у будь-яку клітинку Календарного плану.
7. Виконати команду Данные Фильтр Расширенный фильтр. На екрані появиться діалогове вікно Расширенный фильтр.
Рис. 1.21. Робочий план для заданого періоду часу
8. Увести вибрані координати, як це показано на рис. 1.22.
Рис. 1.22. Діалогове вікно Расширенный фильтр
9. Натиснути кнопку ОК. На екрані в клітинках А25:К27 появиться наведений результат пошуку.
Щоб проілюструвати можливості пошуку за допомогою Расширенного фильтра, виконаємо пошук ще за одним критерієм. Визначимо роботи, виконані відділом маркетингу НЕ в травні 2004 року. Для цього сформуємо другий критерій, як це показано на рис. 1.21 у клітинках G21:I23. Результат пошуку за другим критерієм наведений на рис. 1.21 у клітинках А30:К33.
Наведені приклади показують, що для складання робочих планів за допомогою Расширенного фильтра можна виконувати пошук за будь-яким критерієм.
Плани робіт, що виконуються, можуть бути представлені у вигляді лінійних графіків у 3 етапи:
Побудувати лінійний графік на прикладі робіт, які повинні виконуватися з 05.05.2012 по 11.05.2004. відповідно до робочого плану.
Рис. 1.24
На цьому закінчується перший етап роботи. Перейдемо до на ступного етапу.
4.2 Побудова лінійного графіка
1. На робочому листі (рис. 1.23) виділити діапазони клітинок B10:B12; G10:H12.
2. Вибрати на панелі інструментів кнопку Мастер диаграмм.
3. Курсором вказати місце на робочому листі для побудови діаграми.
4. На екрані появиться діалогове вікно Мастер диаграмм.
- На кроці 1 натиснути кнопку Далее.
- На кроці 2 вибрати тип діаграми Линейчатая.
- На кроці 3 вибрати вид діаграми Вид 3.
- На кроці 4 встановити перемикачі в такі стани: ряд данных в столбцах; 1 столбец – метки оси X.
- На кроці 5 легенду не добавляти, ввести назву діаграми та осі Y у відповідних полях.
5. Натиснути кнопку ОК. На екрані появиться лінійний графік (рис. 1.27). Для більшої наочності лінійний графік можна відформатувати
До цього часу при плануванні враховувались тільки часові характеристики початку і кінця робіт. При цьому за початок роботи вважали дату отримання документів, а тривалість роботи визначалась як різниця між датою закінчення роботи і датою її початку. Трудомісткість виконаних робіт не розглядалась. Зазвичай трудомісткість вимірюється в людино-годинах. Далі трудомісткість робіт, що плануються для конкретного виконавця будемо призначати в годинах. Робота по обліку трудомісткості включає 3 етапи:
Рис. 1.27
5.1 Формування таблиці для обліку трудомісткості
1. Сформувати таблицю, показану на рис. 1.12, в новий файл.
2. Видалити непотрібні колонки.
3. Додати колонки D (Трудомісткість), H (Тиждень). На екрані появиться таблиця для обліку трудомісткості.
4. Ввести в колонку D заплановану трудомісткість кожної роботи.
Рис. 1.28
5. Увести номер тижня, на якому знаходиться запланована дата закінчення роботи (колонка G).
6. Встановити курсор у клітинку Н3. На панелі інструментів натиснути кнопку Мастер функции, вибрати категорію Дата и время, функцію НОМНЕДЕЛИ. На екрані появиться діалогове вікно Мастер функций шаг 2 из 2.
7. Увести дані. Слід мати на увазі, що при введенні 1 в поле Тип возвр. першим днем тижня буде вважатися неділя, 2 – понеділок.
8. Натиснути кнопку ОК. На екрані в клітинці H3 введений номер тижня.
9. Скопіювати вміст клітинки H3 в клітинки H4:H12. На екрані для всіх робіт визначений тиждень, на якому планується завершення кожної роботи.
На цьому формування таблиці закінчено і можна переходити до наступного етапу.
Сумарна трудомісткість визначається для всіх робіт, що виконуються виконавцем на відповідному тижні за допомогою функції бази даних БДСУММ(). Робота з цією функцією, як і пошук у базі даних, розглянутий в алгоритмі, включає заздалегідь:
- уведення критерію;
- визначення координат клітинок, в які введений критерій.
5.2 Визначення сумарної трудомісткості
1. У клітинки D22:E23 уведемо критерій: роботи, що виконуються виконавцем Козловим протягом 19-го тижня (рис. 1.30).
2. Перемістити курсор у клітинку G22 для розрахунку.
3. Вибрати на панелі інструментів Мастер функций, категорію Работа с базой данных, функцію БДСУММ.
4. Натиснути кнопку Далее. На екран виводиться діалогове вікно
(рис. 1.31).
5. Увести дані. В поле База данных A2:H18, в Поле D2, Критерий D22:E23.
Рис. 1.30
6. Натиснути кнопку ОК. На екрані в клітинці G22 – сумарний час у годинах, запланований Козлову на 19-й тиждень (рис. 1.30).
7. Скопіювати вміст клітинки G22 у буфер.
8. Встановити курсор у клітинку Е28.
9. Виконати команду Правка → Специальная вставка.
10. Вибрати перемикач Значения.
11. Натиснути ОК. На екрані – у зведеній таблиці в клітинці Е28 шукана величина сумарного часу, запланованого для Козлова на 19-й тиждень.
12. Увести в Е23 номер тижня 20. На екрані в клітинці G22 – шукана величина для 20-го тижня.
13. Встановити курсор у клітинку F28, після чого виконати п. 9-11.
14. Аналогічно ввести для виконавця Сидорова номери тижнів 19 і 20 і виконати п. 8-11, але в п.8 встановити курсор у клітинку Е29. На екрані в клітинках D28:F29 буде знаходитись Зведена таблиця, в якій показано сумарний час, необхідний для виконання всіх робіт, запланованих для кожного виконавця на даному тижні.
5.3 Перевірка реальності виконання запланованих робіт
1. Скопіювати Зведену таблицю в клітинки В3:D6 нового листка (рис. 1.32).
2. Увести дані для часу, що розглядається, як показано в клітинках F2:H4. Конкретні значення в клітинки G3:C4 вводить користувач.
3. Для перевірки відповідності запланованого часу фактичному скласти таблицю, що наводиться в клітинках Е9:I13.
4. У клітинки План скопіювати величини із зведеної таблиці.
5. У клітинку G12 ввести формулу, яка показана на рис. 1.32, нижче таблиці.
6. Вміст клітинки G12 скопіювати в G13.
7. Клітинки G12:G13 скопіювати в І12:I13. На екрані появиться результат порівняння запланованого часу з реальним.
Рис. 1.32
Якщо в клітинці “Оцінка” вказується, що план нереальний, необхідно забезпечити його виконання. Це можна зробити за допомогою таких заходів:
- зменшити заплановану трудомісткість;
- збільшити тривалість робочого дня;
- збільшити кількість робочих днів на тиждень;
- перенести дату закінчення роботи на інший тиждень;
- доручити роботу іншому виконавцю.
Досить часто при плануванні робіт призначають час, не завжди обгрунтований, що призводить до невиконання плану. У тих випадках, коли час, необхідний для виконання робіт, невідомий, можуть бути корисні експертні оцінки та їх наступна обробка із застосуванням деяких положень теорії ймовірностей. З точки зору теорії ймовірності час, необхідний для виконання роботи, є випадковою величиною, котра, як і будь-яка випадкова величина, оцінюється:
- математичним сподіванням, яке визначає її середнє значення:
- стандартним відхиленням, яке характеризує розсіювання значень випадкової величини відносно її середнього значення:
- дисперсією
Обчислення цих величин для оцінки необхідного часу виконання якої-небудь роботи, виконується за наступним правилом.
6.1. Визначення статистичних характеристик часу, необхідного для виконання роботи
1. Визначити за допомогою експертів оцінку часу, необхідного для виконання роботи, і ввести їх у клітинки A4:C14.
2. Встановити курсор у клітинку C15.
3. Вибрати на панелі інструментів Мастер функций, категорію Статистические, функцію СРЗНАЧ для визначення середнього значення.
4. Ввести дані, як показано на рис. 1.33, у клітинку C15. На екрані в клітинці С15 – середнє значення часу, необхідного для виконання роботи, яке дорівнює 0.42
5. Аналогічно в клітинці С16 визначити дисперсію.
Найбільш повною характеристикою випадкової величини є її закон розподілу. Запропоновано досить багато законів розподілу. На практиці найбільше поширення отримав нормальний закон розподілу.
Але при визначенні часу, необхідного для виконання робіт, прийнято вважати, що він є бета-розподільною випадковою величиною.
Як і всі закони розподілу, закон бета-розподілу має дві форми представлення:
- функцією розподілу F( x, a, b) ;
- щільністю розподілу f ( x, a, b) ,
де x – значення випадкової величини; a, b – параметри форми.
Параметри форми a, b, які визначають вид функції і щільність розподілу, обчислюються за формулами, що наведені на рис. 1.33 у клітинках А28:G29.
a, b для знайдених значень M( x) = 0,42 і D( x) = 0,09 наведені в клітинках H28:I29.
Рис. 1.33
За допомогою функції БЕТАРАСП() можна знайти значення функції розподілу F( x, a, b) , яка в Excel називається інтегральною функцією розподілу. Більш наочною характеристикою закону розподілу є графік щільності розподілу f ( x, a, b) . Для отримання такого графіка необхідно виконати додаткові обчислення, які будуть виконані далі.
6.2. Визначення функції і щільності бета-розподілу
1. Сформувати таблицю, зображену на рис. 1.34.
2. Встановити курсор у клітинку B5 та вибрати на панелі інструментів Мастер функций категорію Статистические, функцію БЕТАРАСП. На екрані появиться діалогове вікно рис. 1.35.
Рис. 1.35
3. Увести дані, як показано на рис. 1.35.
4. Натиснути кнопку OK. На екран виводиться значення B5 =0,000, що дорівнює значенню функції розподілення в точці t = 5.
5. Скопіювати клітинку В5 в С5 (рис. 1.34) та ввести значення В6 = 0.
6. Для обчислення щільності розподілення в С6 ввести формулу, наведену в клітинці С7.
7. Клітинки С5:С6 виділити і скопіювати в клітинки D5:P6. На екрані в клітинках B5:P6 – обчислення значень функцій і щільність розподілу.
6.3. Побудова графіків функції і щільності бета-розподілу
1. Виділити A4:P6.
2. Вибрати на панелі інструментів Мастер диаграмм.
3. Виділити місце на робочому листі Excel для побудови діаграми.
4. Натиснути кнопку Далее.
5. Вибрати тип діаграми – Смешанная, формат 3.
6. На 4-му кроці Мастера диаграмм: вибрати перемикач В строках; встановити 1 в поле Считать метками оси х; встановити 1 столбец у полі Считать метками легенды.
7. На 5-му кроці Мастера диаграмм ввести назву діаграми та осей. На екран виводяться графіки f (t) і F(t) (рис. 1.34). Графік щільності розподілу f (t) показує ймовірність появи кожного значення випадкової величини. Із побудованого графіка видно, що найбільш ймовірним значенням часу, необхідного для виконання роботи, є t = 6. Отже, при виконанні роботи у випадку, коли точне значення часу її виконання невідомо, цю величину, що базується на оцінках експертів, і потрібно приймати за час виконання роботи.
Лінійні графіки, побудовані на основі призначених дат закінчення робіт і часу, визначеного за наведеною методикою, показані на рис. 1.36.
Із даних таблиці та з лінійних графіків видно, що планування робіт, виходячи із часу, необхідного для виконання роботи, є більш переважаючим.
Завдання для самостійної роботи
Орган управління
Об’єкт управління
Представлена інформація
Прийняття рішень
План
Виконання плану
Робота виконана
онтроль
виконання:
відхилення
від плану
Місяць
Неділя
День
Календарний
З урахуванням
трудомісткості
Таблиця
Лінійний графік
Організація
Підрозділ
Виконавець
Об’єкт
Період
Вид
Представлення
результатів
Планування
Календарний план
Журнал вхідної інформації
Опис внутрішніх документів
Доручення керівника
Узагальнений документ