Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Маркетинг архивных документов и архивной документной информации.
1.ПОНЯТИЕ МАРКЕТИНГА АРХИВНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
Маркетинг архивной информации — деятельность, направленная на изучение рынка информации и определение спроса на ретроспективную информацию, содержащуюся в архивных документах, а также на услуги архивистов.
В соответствии с Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, финансирование и материально-техническое обеспечение архивов осуществляется за счет бюджетных и внебюджетных средств.
В связи с этим архивы имеют право осуществлять деятельность по привлечению внебюджетных средств, оказывать платные услуги юридическим и физическим лицам, разрабатывать расценки на эти услуги, применять договорные цены. Дополнительно к устоявшейся системе хозрасчетных работ по обеспечению сохранности, упорядочению, использованию документов юридических и физических лиц архивы получили право проводить маркетинговые исследования и продавать информационные услуги по свободным ценам.
2. Содержание архивного маркетинга
Маркетинг архивной информации включает: *
изучение потребностей пользователей документной информации путем проведения маркетингового исследования, критериями которого являются интенсивность и эффективность использования тех или иных документов; *
прогноз потребности в архивных услугах, выявление потенциальных потребителей тех или иных архивных услуг.
*
разработка перечня платных услуг; *
расширение рекламной кампании с целью привлечения более широкого круга потребителей; *
установление системы постоянной обратной связи с потребителями для продажи архивных услуг.
Основой маркетинга является совпадение интересов продавца и покупателя, предложение редкой информации по высокой цене, определение места и времени продажи информации.
Оптимальным вариантом является взаимная заинтересованность архива и потребителя, обеспечивающая продажу архивных услуг не как разового, а постоянного явления.
Архивные услуги могут быть разнообразными — от копирования документов до выхода в Интернет, продажи микрофильмов и микрофиш документов, издания компьютерных версий документов и справочников.
Ограничения касаются лишь работ, являющихся бесплатными. К данным видам работ относятся: *
выполнение ряда социально-правовых запросов граждан, касающихся прежде всего их пенсионного обеспечения, установления трудового стажа, выявления оснований для различных льгот; *
обслуживание читателей читального зала архива в общем порядке; *
предоставление организациям-фондообразователям их документов во временное пользование для служебных целей; *
копирование или выявление документов для органов государственной власти и местного самоуправления для служебных целей; *
рассекречивание документов по запросам пользователей; *
организационно-методическое руководство организацией делопроизводства и работой ведомственных архивов учреждений — источников комплектования; *
научно-техническое информирование организаций архивной системы.
При необходимости архив может определять категории потребителей — льготных пользователей информации.
Особую роль в маркетинговой деятельности архива играют лицензионные договоры, заключаемые с потребителями, целью которых является получение дохода от использования архивных информации и документов. В них закрепляются права, обязательства, ответственность архива и потребителя. Лицензионные договоры обусловливают взимание архивом платы с потребителя за коммерческое использование его собственности.
Негосударственные образования (в том числе юридические лица) в процессе своей деятельности создают собственные архивы. В соответствии с Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах они относятся к негосударственной части Архивного фонда РФ. При аналогичности работ с государственный частью Архивного фонда РФ, они имеют свою специфику. Эта специфика определена в Положении об Архивном фонде РФ.
Негосударственная часть архивного фонда РФ комплектуется и функционирует при соблюдении следующих условий: *
негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности общественных объединений и организаций, религиозных объединений и организаций, негосударственных объединений, физических лиц; *
отнесение документов к составу Архивного фонда РФ осуществляется органами и учреждениями Федеральной архивной службы РФ совместно с собственниками этих документов на основании соглашения, договора, после экспертизы их ценности; *
собственники документов представляют сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета по запросам органов и учреждений Федеральной архивной службы РФ; *
при смене собственника или места хранения документов собственники информируют органы и учреждения Федеральной архивной службы РФ о новом владельце или месте хранения документов; *
собственники документов обеспечивают их постоянное хранение в создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях объединений, учреждений, организаций, предприятий, документы не могут быть уничтожены собственниками без согласования с органами и учреждениями Росархива; *
собственники документов могут передавать свои документы в собственность государства, на хранение в государственные архивы, музеи, библиотеки, при этом передача права собственности на документы оформляется соглашением, договором с уточнением в случае необходимости условий хранения и использования документов; *
документы поступают в собственность государства и передаются на постоянное хранение в госархивы в случае ликвидации негосударственных учреждений, объединений, организаций, предприятий или смерти владельца при отсутствии правопреемников и законных наследников; *
государственные архивы, музеи, библиотеки могут осуществлять временное, в том числе депозитарное, хранение документов, определяемое в соглашениях, договорах между собственниками документов и госархивами, музеями, библиотеками, при этом под депозитарным хранением документов понимается хранение в госархиве, музее, библиотеке архивных документов Архивного фонда РФ на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим госархивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы; *
в случае продажи документов государство имеет преимущественное право на их приобретение, собственники документов, организаторы аукционов, торгово-посреднические организации обязаны не позднее чем за 10 дней до предстоящей продажи сообщать о ней органам и учреждениям Федеральной архивной службы РФ с указанием точного времени и места продажи; *
по просьбе собственников документов органы и учреждения Росархива оказывают методическую помощь в сохранении, комплектовании, использовании их архивов, по договоренности с ними органы и учреждения Росархива могут оказывать другое содействие негосударственным архивам, осуществлять их финансовую поддержку.
2.ДОГОВОР МЕЖДУ СОБСТВЕННИКАМИ НЕГОСУДАРСТВЕННОЙ ЧАСТИ АРХИВНОГО ФОНДА РФ И ГОСУДАРСТВЕННОЙ АРХИВНОЙ СЛУЖБОЙ РФ.
Главным документом, определяющим взаимоотношения между собственниками негосударственной части Архивного фонда РФ и Государственной архивной службой РФ, является договор. В нем оговариваются следующие основные условия: *
предмет договора: •
собственник безвозмездно передает, а госархив принимает на постоянное государственное хранение документы, образовавшиеся в процессе деятельности собственника, имеющие историческое, научное, социально-культурное значение; •
собственник сохраняет за собой авторское право на переданные документы, учитываемое при публикации, экспонировании, копировании, выдаче документов исследователям; •
стороны договариваются не передавать своих прав и обязательств третьей стороне без их письменного согласия; *
порядок реализации договора: •
отбор на госхранение документов собственника осуществляется госархивом по согласованию с собственником; •
отбор и передача документов производятся ежегодно в согласованные с собственником сроки; •
подготовка документов собственника к передаче на госхранение, включая их отбор, научно-техническую обработку, описание, осуществляется госархивом на платных условиях в соответствии с заключаемым с собственником отдельным договором; •
описи документов постоянного хранения и по личному составу представляются на одобрение экспертной комиссии собственника, после чего направляются на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии госархива; •
документы, включенные в утвержденную госархивом опись, ставятся на государственный учет; •
передача документов собственника в госархив производится по описи, утвержденной экспертно-проверочной комиссией госархива, по истечении срока, указанного в договоре, и оформляется актом приема-передачи дел; *
собственник обязуется: •
в согласованные сроки представить госархиву для экспертизы ценности и отбора полный комплекс документов, образовавшихся в его деятельности за соответствующий период, кроме документов, составляющих коммерческую тайну, а в дальнейшем передавать в госархив все отобранные на постоянное хранение документы по описи в подлинниках или заверенных копиях не позднее оговоренного срока после утверждения описи; •
оплатить работу госархива по отбору, обработке, описанию документов; •
в случае самоликвидации или ликвидации собственника обеспечить концентрацию и передачу в госархив всех оставшихся документов; •
при проведении реорганизации, перерегистрации, изменении названия собственника преемственно продолжить передачу отобранных на постоянное хранение документов в соответствии с договором; •
разрешить госархиву организовать использование переданных на госхранение документов в научных, исследовательских, информационных и иных общественно значимых целях; *
госархив обязуется: •
принять в согласованные сторонами сроки документы собственника на постоянное госхранение по акту с приложением описи на основе договора, обеспечить полную их сохранность и организацию работы с ними в соответствии с правилами работы государственных архивов; •
проводить отбор, обработку, описание документов собственника на основании договора, по окончании обработки документов передать собственнику один экземпляр утвержденной описи дел постоянного хранения и акт о выделении документов к уничтожению; •
принять меры для организации Использования переданных документов в научных, информационных, иных общественно значимых целях через читальный зал госархива, публикацию, экспонирование документов; •
оказывать собственнику безвозмездные консультации по вопросам организации документов в делопроизводстве и подготовки их для архивного хранения; •
обеспечить приоритетное пользование собственником переданными им документами, включая право на первую публикацию; •
предоставлять собственнику по его просьбе ксерокопии переданных на госхранение документов с учетом технических и финансовых возможностей госархива; •
при ликвидации собственника, в случае отсутствия правопреемника, госархив берет на себя обязательство принять на госхранение образовавшиеся в его деятельности документы постоянного и долговременного срока хранения; *
ответственность сторон: •
невыполнение сторонами обязательств договора служит основанием для его расторжения, при этом документы, переданные собственником госархиву до момента расторжения договора, возврату не подлежат; •
за утрату документов Архивного фонда РФ, включенных в опись, утвержденную экспертно-проверочной комиссией госархива, собственник несет ответственность вплоть до уголовной; •
за утерю или утрату, нанесение физического ущерба переданным документам, нарушение установленных договором условий использования документов госархив несет ответственность вплоть до уголовной.
Сохранение архивов негосударственных учреждений, организаций, предприятий, архивов частных лиц, имеющих научное и практическое значение, является одной из глобальных задач Росархива. Поэтому работа с такими фондообразователями является одним из главных направлений работы архивов, всей архивной службы.
Сборник законодательных и нормативных правовых актов") об архивном деле. М., 2002. 2.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98. М., 1998. 3.
Основные правила, работы государственных архивов Российской Федерации. М., 2002. 4.
Основные правила работы архивов организаций. М., 2003. 5.
Основные правила работы государственных архивов с кинофотофонодокументами. М., 1980.
6.
Основные правила работы с кинофотофонодокументами и видеофонограммами в ведомственных архивах. М., 1989. 7.
Основные правила работы с научно-технической документацией в государственных архивах. М., 1985. 8.
Михайлов О.А. Электронные документы в архивах. М., 2000. 9.
Архив фирмы. М., 1997. 10.
Афанасьева Л.П. Примерная программа дисциплины "Архивоведение". М., 1999. 11.
Маяковский И.
Л. Очерки по истории архивного дела в СССР. М., 1960. 12.
Хорхордина Т.И. История Отечества и архивы. М., 1994. 13.
Крайская З.В. Челлини Э.В. Архивоведение. М., 1996. 14.
Алексеева Е.В. Афанасьева Л.П. Бурова Е.М. Архивоведение. М., 2002. 15.
Павлюк Л.В. Киселева Т.Н. Воробьев НИ. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. М.-СПб., 2001.