Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Мовлення – це сукупність мовленнєвих дій, мета яких випливає із загальної мети спілкування. Безпосереднім виявом мовлення є різноманітні акти в усній (звуковій) і писемній реалізації. Звуковою реалізацією мовлення є спілкування. Спілкування – це обмін інформацією, передача її однією людиною іншій. Формами спілкування є діалог, полілог, монолог. Однією з вимовних одиниць є фраза, тобто відрізок мовлення. Фраза – це одиниця фонетична, тому її не можна ототожнювати з реченням. Результатом говоріння є текст. Текст – це сукупність речень, послідовно об’єднаних змістом і побудованих за правилами певної мовної системи. Він є засобом відтворення зв’язного мовлення. До усного мовлення висуваються такі вимоги:
-точність у формулюванні думки, недвозначність;
-логічність;
-стислість;
-відповідність між змістом і мовними засобами;
-відповідність між мовними засобами та обставинами мовлення;
-відповідність між мовними засобами та стилем викладу;
-вживання сталих словосполучень;
-різноманітність мовних засобів;
-нешаблонність у побудові висловлювання;
-доречність;
-виразність дикції;
-відповідність інтонації мовленнєвій ситуації.
Усне ділове мовлення - це розмовно-літературне мовлення, що наближається до мовлення писемного.
Документ – зафіксована на матеріальному носієві інформація з реквізитами, які дозволяють її ідентифікувати. Вирізняють такі види документів:
– за найменуванням: заяви, інструкції, листи, телефонограми та ін.;
– за походженням: службові та приватні;
– за місцем укладання: внутрішні та зовнішні;
– за напрямом: вхідні та вихідні;
– за формою: стандартні (типові), нестандартні, індивідуальні;
– за призначенням: статутні, розпорядчі, виконавчі та інформаційні.
– за терміном виконання: звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові;
– за ступенем гласності: звичайні, секретні, цілком секретні;
– за стадіями створення: оригінали, дублікати, копії;
– за терміном зберігання: тимчасового (10 років), тривалого (понад 10 років), постійного зберігання.
Реквізити документів:
1. Державний Герб України (для державних організацій).
2. Емблема (логотип, фірмовий знак) організації.
3. Зображення нагород.
4. Код організації за класифікатором підприємств і організацій (УКПО).
5. Код форми документа (за УКУД).
6. Назва міністерства чи відомства (для державних організацій).
7. Назва організації автора документа.
8. Назва структурного підрозділу.
9. Індекс підприємства зв’язку, поштова адреса, номер телефону, факсу, вихідні дані електронних засобів зв’язку, номер рахунка та назва банку.
10. Назва документа. 11. Дата. 12. Індекс (вихідний номер документа).
13. Посилання на індекс та дату вхідного документа.
14. Місце укладання та видання. 15. Гриф обмеження доступу до документа. 16. Адресат. 17. Гриф затвердження. 18. Резолюція.
19. Заголовок до тексту. 20. Позначка про контроль. 21. Текст.
22. Позначка про наявність додатка. 23. Підпис. 24. Гриф погодження.
25. Віза. 26. Відбиток печатки. 27. Позначка про засвідчення копії.
28. Прізвище виконавця та номер його телефону.
29. Позначка про виконання документа та направлення його до справи.
30. Позначка про перенесення даних на машинний носій.
31. Позначка про надходження.
Наявність того чи іншого реквізиту документа зумовлена назвою його виду, призначенням, змістом та підпорядкуванням вищому органу. Реквізити бувають постійні (для виготовлення уніфікованих форм чи бланків) і змінні (які використовуються під час їх безпосереднього укладання). Текст є головним елементом документа, що містить сукупність речень, послідовно об’єднаних змістом і побудованих за правилами певної мовної системи.
Українська мова існує: у вищій формі загальнонародної мови – сучасній українській літературній мові; у нижчих формах загальнонародної мови – її територіальних діалектах.
Літературна мова – це оброблена, унормована форма нашого народу, яка забезпечує будь яку діяльність. Норма літературної мови – це сукупність загальноприйнятих правил реалізації мовної системи, закріплених у процесі суспільної комунікації. Розрізняють наступні норми:
- орфоепічні – регулюють правильну вимову звуків, звукосполучень та наголошення слів;
-графічні - правильна передача звуків на письмі;
-орфографічні - грамотне написання слів та їх частин;
-лексичні – встановлюють правила слововживання;
-граматичні – передбачають правильне вживання граматичних форм слів, усталену побудову словосполучень, речень;
-стилістичні - доречний відбір мовних елементів відповідно до умов спілкування;
-пунктуаційні – регулюють вживання розділових знаків.
Мовний діловий етикет – дотримання норм спілкування на виробництві. Елементи усного ділового етикету: привітання, прощання, подяка, представлення. Ділова тел. Розмова служить для обліку інформації. Композиція: 1. Момент встановлення зв’язку(привітання, установа, посада, ім’я) ; 2. Виклад справи; 3. Закінчення розмови. Не дозволяється: вітати з чим-небудь, не можна питати про стан здоров’я, не можна виказувати прохання, не можна постійно звертатися на «Ви».
Українська мова на сучасному етапі: укр. Мова розширила сфери свого використання, виникнення нестандартних словосполучень(гілки влади, споживчий кошик), поява великої к-ті англомовних термінів, поява великої к-ті іншомовних слів, звернення до застарілої лексики.
Мовний стиль – мовні засоби, які добираються відповідно до мети і обставин спілкування. Науковий стиль служить засобом оформлення результатів наукових досліджень, гіпотез, доведення теорій, систематизації знань. Використовується у науковій діяльності, освіті. Його характеризують наявність термінів, наукової фразеології, таблиць, схем, графіків. Найбільш поширені жанри наукового стилю: підручник, лекція, стаття, монографія, реферат, анотація, рецензія.
Публіцистичний стиль функціонує у громадсько-політичному, суспільно-виробничому житті, культурно-освітній діяльності, навчанні. Йому притаманна образна, емоційна лексика, вигуки, повтори, риторичні питання. Часто публіцистичний стиль вживається в усному мовленні. Його характеризує палкий, емоційний тон. Найбільш поширені жанри: виступ, репортаж, інтерв’ю, памфлет, дискусія, стаття, рецензія.
Художній стиль – це стиль передусім красного письменства, мистецтва, культури, освіти. Його характеризують надзвичайна образність, експансивність, різновиди стилістичних фігур тощо. До жанрів цього стилю належать: повість, роман, оповідання, поема, вірші, драма, комедія, трагедія та ін.
Розмовний стиль поширений у побуті, повсякденному спілкуванні з родиною, знайомими, на виробництві. Послуговується цей стиль побутовою лексикою, діалектизмами, фразеологізмами, скороченими словами. Виявляється у розмовно-побутовому та розмовно-офіційному підстилях. Бесіда, телефонна розмова, приватний лист – жанри цього стилю.
Офіційно-діловий стиль вживається в офіційно-діловому спілкуванні, яке включає в себе сферу державного, громадського, політичного, економічного життя, законодавство, адміністративні та господарчі відносини. Характерними для цього стилю мови є: лаконічність, чіткість, стандартизація мовних засобів, наявність безособових дієслів. До жанрів цього стилю належать усі різновиди ділових паперів та деякі види усного мовлення: розмова з відвідувачами, телефонна розмова тощо.
Заява – це документ, що містить прохання особи (особиста заява) або установи (службова заява) щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів. Реквізити:
1.Адресат (з великої літери праворуч) – назва установи, посада, прізвище та ініціали керівника, на ім’я якого подається заява, у Д. відмінку.
2.Адресант (без прийменника) – прізвище, ім’я та ім’я по батькові (ініціали), домашня адреса (посада) особи, яка звертається із заявою, у Р. відмінку (без крапки в кінці останнього слова).
3.Назва документа.
4.Текст (з великої букви, з абзацу).
5.Додаток (підстава): перелік інших документів, доданих до заяви на підтвердження її правомірності.
6.Дата написання (ліворуч).
7.Підпис адресанта (праворуч).
Заява пишеться власноручно в одному примірнику. Різновидами заяви є заява-зобов’язання (прохання про надання позики), заява про відкриття рахунка, про притягнення до відповідальності тощо.
Автобіографія – це документ, у якому особа власноручно у хронологічному порядку подає стислий опис свого життя та діяльності. Реквізити:
1. Назва документа.
2. Текст, в якому зазначається: ПІБ, Дата народження: число, місяць (буквами), рік., Місце народження: місто, село, селище, район, область, країна., Відомості про освіту: повне найменування всіх навчальних закладів, в яких довелося вчитися., Відомості про трудову діяльність (повне найменування місць роботи та посад).
Короткі відомості про склад сім’ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти).
3. Повна домашня адреса. 4.Дата написання (ліворуч).
5. Підпис (праворуч).
Кожне нове повідомлення слід починати з абзацу.
Резюме - це документ, у якому коротко викладаються особисті, освітні та професійні відомості про особу. Реквізити:
1.Назва виду документа.
2.Текст, що містить таку інформацію:
—домашня адреса, телефон (факс); —прізвище, ім'я, по батькові;
—мета, з якою написано документ; —особисті дані (дата народження; сімейний стан; націо¬нальність (якщо потрібно));
—відомості про освіту (повне найменування всіх навчаль¬них закладів, у яких довелося вчитися; ступінь володіння іноземними мовами (при потребі);
—відомості про професійний досвід (яку посаду обіймає зараз, попередні посади, із зазначенням стажу роботи);
—відомості про публікації (якщо потрібно); —інша інформація на вимогу роботодавця.
3.Дата (при потребі).
4.Підпис (при потребі).
Роботодавця не цікавить навчання в школі.
Характеристика - це документ, у якому в офіційній формі висловлено громадську думку про працівника як члена колективу і який складається на його вимогу або письмовий запит іншої установи для подання до цієї установи. Реквізити:
1.Назва виду документа.
2.Заголовок (прізвище, ім'я, по батькові особи, якій видається характеристика; рік або повна дата народження; посада; якщо треба — місце проживання).
3.Текст, який містить такі відомості:
—трудова діяльність працівника (з якого часу в цій установі, на якій посаді);
—ставлення до службових обов'язків та трудової дисципліни (вказуються найбільш значущі досягнення, заохочення та покарання);
—моральні якості (риси характеру, ставлення до інших членів колективу);
—висновки;
—призначення характеристики (при потребі).
4.Дата складання.
5.Підпис керівника установи (при потребі — інших відповідальних осіб).
6.Печатка.
Характеристика оформляється на стандартному аркуші паперу у двох примірниках: перший видають особі, а другий (копію) підшивають до особової справи.
Протокол - це документ, в якому фіксуються хід і результати роботи нарад, засідань. У протоколах відображаються всі виступи з питань, що розглядаються, а також рішення, прийняті в результаті обговорення. Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа. Протоколи загальних зборів (засідань, нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій — усі члени комісій. Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині вказується дата проведення зборів, зазначаються прізвища та ініціали всіх присутніх. При великій кількості присутніх на засіданні їх список складається окремо й додається, а в протоколі зазначається лише загальна кількість присутніх. У цій частині подається також порядок денний зборів з переліком питань, що розглядаються. Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожен розділ містить такі частини:слухали; виступили; ухвалили. Слово СЛУХАЛИ, як правило, друкується великими літерами, після нього ставиться двокрапка. У наступному рядку з абзацу вказуються ініціали й прізвище доповідача, тема доповіді. Далі викладається основний зміст доповіді або вказується, що текст додається. Так само оформляється розділ ВИСТУПИЛИ. У розділі УХВАЛИЛИ повністю записується прийнята рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або з констатуючої й резолюційної частин. Реквізити:
1. Назва виду документа.
2.Заголовок (вказується структурний підрозділ або колегіальний орган).
3.Дата засідання.
4.Номер.
5.Гриф затвердження (якщо потрібно).
6.Текст.
7.Підписи голови й секретаря.
Витяг з протоколу - це документ, який являє собою частину протоколу, потрібну для вирішення окремого питання. Його складають та надсилають (або передають) окремим особам чи підприємствам на їхню вимогу.
Реквізити:
1.Назва виду документа.
2.Заголовок протоколу.
3.Номер протоколу.
4.Дата протоколу.
5. Текст витягу.
6.Дата видачі витягу.
7.Підпис секретаря або голови засідання.
8.Печатка.
Наказ – розпорядчий документ, який видається директором. Вступає в дію після підписання. Кожний пункт наказу починається з дієсл. : ПРИЗНАЧИТИ, ПЕРЕВЕСТИ, ЗВІЛЬНИТИ, ОГОЛОСИТИ. Реквізити:
1. Назва установи, що видає наказ.
2. Назва виду документа.
3. Дата.
4. Місце видання.
5. Номер.
6. Заголовок.
7. Текст.
8. Підпис керівника.
Акт - це документ, який містить рішення щодо законів, указів, постанов і складається на підтвердження фактів, подій, вчинків, пов'язаних з діяльністю установ та окремих осіб. Як правило, це документація постійнодіючих експертних комісій, спеціально уповноважених осіб або представників перевіряючих організацій. Акт складається кількома особами з метою об'єктивного фіксування подій, фактів або певної ситуації. Виклад і форма тексту актів регламентовані. Текст акта має дві частини: вступну (вказуються підстави для складання акта, перелічуються особи, що складали акт, а також присутні при його складанні); констатуючу (викладаються мета й завдання акта, характер проведеної роботи, перелічуються виявлені факти, даються висновки). Після слова Підстава вказується документ чи усне розпорядження службової особи щодо необхідності та юридичної ваги певного акта. Після слова Складено перераховуються особи, які склали акт або були присутні при його складанні, і обов'язково зазначаються їхні посади, ініціали й прізвища. Якщо акт готувався комісією, то першим друкується прізвище голови, прізвища інших членів комісії розташовуються в алфавітному порядку. У кінці акта (перед підписами) повідомляється кількість примірників і вказується місце їх зберігання.
Реквізити:
1.Назва установи.
2.Гриф затвердження.
3.Назва виду документа.
4.Номер.
5.Місце складання.
6.Заголовок.
7.Текст.
8.Підписи.
9.Дата.
10. Печатка.
Доручення – це документ, яким організація чи окрема особа надає іншій особі права на певну діяльність від її імені. Доручення бувають: особисті (особа доручає особі); офіційні (установа доручає особі чи установі). Особисте доручення юридично правомірне лише у тому випадку, коли підпис особи, що склала доручення, завірив керівник установи печаткою і своїм підписом.
Реквізити особистого доручення:
1.Назва виду документа.
2.Текст.
3.Дата.
4.Підпис особи, яка склала доручення.
5.Завірення підпису.
Офіційні доручення друкуються на спеціальних бланках.
Накладна - це обліковий документ, який дає право на втримання, відправлення вантажів чи матеріальних цінностей. У накладній повинні бути такі реквізити:
1)назва: угорі посередині великими літерами: НАКЛАДНА № _ від___ (дата);
2)підстава, на основі якої видано накладну;
3)кому видано (назва установи або прізвище, ім'я, по батькові приватної особи);
4)від кого (назва установи або штамп установи, її адреса, телефон, поточний рахунок);
5)позначення кожної графи: а) назва предметів; б) сорт; в) розмір; г) одиниця виміру; д) номенклатурний номер; е) кількість (за вимогою, видано); є) вартість; ж) сума вартості;
6)підпис керівника установи й бухгалтера;
7)дата;
8)хто видав;
9)хто одержав;
10) печатка або штамп установи.
Розпорядження - це правовий акт, що видається керівником або колегіальним органом з метою вирішення оперативних питань.
Розпорядження відрізняється від наказу: на обмежений термін дії; може видаватися керівником підрозділу, колегіальним органом; пов’язане з виробничим процесом. Реквізити:
1. Назва організації, що видає документ.
2. Назва виду документа.
3. Дата, місто.
4. Заголовок до тексту.
5. Текст.
6. Підпис особи, яка видала документ.
Інструкція - це правовий акт, що видається органом державного управління (або затверджується його керівником) для встановлення правил урядових осіб і громадян. Інструкції бувають: посадові, з техніки безпеки, експлуатація приладів. Текст будується у вигляді пунктів. Реквізити:
1. Гриф затвердження.
2. Назва виду документа.
3. Заголовок.
4. Текст.
5. Підпис особи, яка видала інструкцію.
Лист - це найпоширеніший вид документації, один із способів обміну інформацією. Службові листи належать до основних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами. За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді й такі, що її не потребують. До листів, що потребують відповіді, належать: листи-прохання, листи-звернення, листи-пропозиції, листи-запити, листи-вимоги. До листів, що не потребують відповіді, належать: листи-попередження, листи-нагадування, листи-підтвердження. листи-відмови, супровідні листи, гарантійні листи, листи-розпорядження, листи-повідомлення. За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист — цілій низці установ, колективний лист — на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ. Службові листи пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу. Основні реквізити листа:
1.Штамп (повна назва установи — автора листа).
2.Номер і дата листа.
3.Назва установи-адресата.
4.Текст, що складається з двох частин:
—опис фактів або подій, які послугували підставою для написання листа;
—висновки та пропозиції.
Відмітка про наявність додатка.
5.Підпис керівника організації.
6.Печатка.
Правила ведення ділової кореспонденції:
1. Починати листа необхідно із звертання: Шановний/а (ім'я та батькові)! Шановний/а пане (пані)...! Шановні панове (колеги)!
У сучасному діловому листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати на його професію. Високодостойний пане Міністре! Шановний вчителю!
2. Дуже важливо ретельно обміркувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати, адже саме вона має переконати адресата у правомірності написання листа. Якщо це лист — відповідь на запит, на запрошення, лист-подяка, то вже у першому ж реченні буде доречним ввічливо висловити вдячність. Хочемо висловити свою найщирішу вдячність за... Перш за все дозвольте подякувати Вам за... Цей лист — вияв нашої вдячності за...
3. Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить насамперед від змісту листа. Можна повторити подяку, висловлену на початку листа, чи просто подякувати за допомогу, оскільки слово "дякую" — найуживаніше слово кожного порядного комерсанта, підприємця, банкіра, кожної ділової людини. Дозвольте ще раз подякувати Вам... Дякуємо за допомогу. Щиро дякуємо за...
Завершальним у листі може бути прохання: Просимо Вас уважно ознайомитися з... Просимо Вас терміново повідомити (зателефонувати). Звичайно, буде ввічливо, якщо наприкінці листа ви вибачитеся за турботи чи ще раз повторите вибачення за затримку з оплатою, за запізнення.
4. Якщо ви бажаєте досягти успіху, подбайте про те, щоб ваш лист був і за змістом, і за формою бездоганним. Слід друкувати листа на гарно виконаних бланках, які є "візитною карткою" вашої установи, фірми. Дизайн та поліграфічні якості його — це ті деталі, які сприятимуть створенню доброго враження про вас і вашу діяльність. Тому для виготовлення фірмових бланків варто використовувати лише високоякісний папір. Конверт також за дизайном має відповідати бланкові; за розміром його необхідно дібрати так, щоб не виникало потреби складати лист більше ніж двічі:
5.Ділові листи не повинні бути надто довгими. Викладати свої міркування Слід чітко, по суті, лаконічно.
6.Важливою умовою успіху листа є логічність та послідовність викладу. Логічна послідовність викладу досягається за рахунок чіткого членування тексту на абзаци. Висловлюючи думки, слід добирати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови й зрозумілі для адресата. Треба стежити за тим, щоб у листі все було доречним.
Існують три універсальні величини ділового спілкування — погляд, усмішка та відстань, на якій ведеться бесіда. Погляд — найсильніший компонент розмови. Уміння "витримувати погляд" є наслідком особливого тренування. Людина, яка просто дивиться у вічі співрозмовнику, викликає довіру. Вміння першим не відводити погляд — це ознака сильної, рішучої особистості. Зустрічаючись, люди обов'язково коротко дивляться один одному в очі. Цей перший погляд є "пробою на довіру". Щирість у цьому швидкому погляді означає доброзичливе ставлення. Якщо партнер затримує погляд на очах співрозмовника, то робить це з метою пригнітити, людину. Якщо співрозмовник затримує погляд, супроводжуючи це кивком голови, то це означає згоду і довіру. Якщо ж партнер відводить очі у паузі, то це значить, що він не все ще сказав і просить не перебивати. Усмішка. Перш ніж говорити, усміхніться. Це настроїть будь-яку розмову, навіть важку, на доброзичливий тон і взаємоповагу. Усмішка повинна відповідати ситуації, а якщо можливо, й визначати її. Самої мовчазної усмішки іноді буває досить, щоб пом'якшити неприємну ситуацію або зняти роздратування партнера. Усмішка має бути багатозначною, але не маскою, і відповідати настрою. Надсимволічною є відстань, на якій ведеться бесіда. Розрізняють чотири види дистанції між співрозмовниками: інтимну, особисту, соціальну, офіційну. Відстань між особами служить регулятором їхніх відносин. Визначником соціального статусу, статі, місцевості, де мешкають співрозмовники, може стати саме відстань. Треба пам'ятати, що у різних націй поняття норми різні. У слов'ян відстань під час ділової бесіди менша, ніж, наприклад, у американців, австралійців, бо соціальна дистанція збігається з особистою. Якщо не знати дистанції співрозмовника, то ненавмисне можна його вразити або образити.
Бесіда і нарада — форми усного спілкування людей і будуються на трьох основних типах стосунків:
— начальник — підлеглий
— підлеглий — начальник
— партнер — партнер,
проте вони різняться за кількістю учасників. Якщо в нараді беруть участь більше двох учасників, то в бесіді якраз дві особи становлять сферу спілкування.
Бесіда — це не монолог (її можна правильно побудувати тільки тоді, коли є взаєморозуміння між співрозмовниками, що допомагає спільному вирішенню певної проблеми.) Існує два види ділових бесід: кадрові та проблемні або дисциплінарні.
Наради проводять для вирішення виробничих питань на підприємствах та в установах, управліннях, організаціях. Наради є одним з найефективніших способів обговорення актуальних питань і прийняття рішень у всіх сферах громадського і політичного життя. Залежно від мети і завдань, які потрібно вирішити, ділові наради поділяються на проблемні, інструктивні та оперативні. Нараду проводить голова — керівник установи, підрозділу або відповідальна за певний напрям роботи особа. Підготовка наради полягає не тільки в обміркуванні проблеми й формулюванні запитань, а й у забезпеченні організованості заходу. Запрошення на нараду повинно містити: тему наради; день проведення наради; місце проведення наради — точна адреса, поверх. Під час проведення наради потрібно:
1. Впевнено керувати обговоренням винесених на порядок денний питань (досвідчений голова не дозволить ухилитися від основної теми і зачепити питання, що не стосуються справи).
2. Створити доброзичливу атмосферу для спілкування г прийняття рішень: надавати учасникам можливість висловитися, заохочуючи їх до розмови; по-дружньому ставитися до всіх, нікого не виділяти з-поміж інших і нікого не обділяти своєю увагою; бути тактовним і витриманим.
Велику роль відіграє також зовнішній вигляд та манера поведінки голови на нараді.
3. За кожним пунктом дискусії потрібно підводити підсумки.
4. Наприкінці наради узагальнити зроблені висновки, а якщо будуть поставлені завдання, то до кожного з них слід додати:
— що потрібно зробити;
— хто і що саме робитиме (відповідальні);
— термін виконання дорученої справи.
5. Запротоколювати нараду.
Оптимальна кількість учасників наради — 10-12 осіб.