Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Тема. РЕВИЗИЯ РАСЧЕТНЫХ ОПЕРАЦИЙ
1. Экспертиза состава дебиторской и кредиторской задолженности
2. Инвентаризация расчетов с покупателями
3. Проверка внутренней системы контроля дебиторской задолженности
4. Командировочные расходы и ревизия командировочных расходов
5. Хозяйственные расходы и ревизия хозяйственных расходов
6. Представительские расходы и ревизия представительских расходов
1. Ревизия дебиторской и кредиторской задолженности предприятия подразумевает проверку его расчетов с покупателями и поставщиками. Взаимоотношения с покупателями и поставщиками оформляются договорами, поэтому, в ходе ревизии задолженности последовательно, по мере необходимости анализируют заключенные с ними договора.
Анализ дебиторской и кредиторской задолженности начинается с изучения расчетов по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Наличие дебиторской задолженности в конце месяца на счете 601 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» означает, что предприятие произвело предоплату своим поставщикам, а они не поставили продукцию (товары, работы, услуги). Кредиторская задолженность на этом счете характеризует долг предприятия своим поставщикам за поставленные, но не оплаченные ценности. Обычно суммы кредиторской задолженности по счету 60 больше сумм дебиторской задолженности.
Дебиторская задолженность по счету 62 «Расчеты с покупателя ми и заказчиками» свидетельствует о задолженности покупателей продукции (товаров, работ, услуг) предприятия. Суммы кредиторской задолженности по счету 62 — это авансы, полученные предприятием в счет будущей поставки своей продукции (товаров, работ, услуг).
Кроме того, при ревизии расчетов с покупателями и поставщиками ревизор должен исследовать счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», который часто подвергается искажениям в процессе учета. Здесь рекомендовано вести расчеты по претензиям и посредническим договорам.
Учет дебиторской задолженности ведется в ведомости отгрузки и реализации готовой продукции № 16. Ведомость является регистром аналитического учета одновременно по двум счетам — счету 90 «Продажи» (в части отгрузки гр. 2—5 ведомости) и счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».
Ведомость отгрузки и реализации готовой продукции позволяет:
■ определить объем выручки от реализации;
■ установить дебиторскую задолженность за каждым покупателем и время ее образования;
■ отразить бухгалтерские проводки по счетам синтетического учета, в том числе по списанию дебиторской задолженности (гр. 14,15 ведомости).
Суммы в ведомости отгрузки и реализации готовой продукции должны регулярно сверяться с сальдо счета 62 — сальдо «контрольного счета».
На основании ведомости № 16 необходимо составить перечень покупателей-дебиторов с просроченной задолженностью, а затем расположить покупателей в порядке приоритетности получения от них оплаты. Следует провести анализ каждого конкретного случая платежа для выявления причины неоплаты. Подобный список должен составляться ежемесячно. Любые задержки платежа должны классифицироваться следующим образом:
Ревизор обязан проанализировать состав и структуру дебиторской и кредиторской задолженности, при необходимости проследить динамику таких задолженностей. Анализ проводят в разрезе видов деятельности (продукции). Рейтинг покупателей-дебиторов составляют для выявления предприятий с наибольшей задолженностью. Это может быть основанием для соответствующих выводов о платежеспособности таких предприятий, если оценить задолженности по датам возникновения. Анализ кредиторской задолженности по датам возникновения осуществляют для выявления просроченных задолженностей, задолженностей по которым истек срок исковой давности (три года). Все данные анализа должны быть представлены в табличной форме.
Ревизор проводит анализ состава и динамики дебиторской задолженности, а также выявляет объемы просроченной и безнадежной задолженности подрядной строительной организации. При этом следует сравнить динамику дебиторской задолженности с динамикой объемов реализации. Превышение роста дебиторской задолженности над ростом объемов реализации свидетельствует чаще всего о низком уровне контроля дебиторской задолженностью.
Для анализа дебиторской задолженности по перечню дебиторов исходя из размера дебиторской задолженности, приходящегося на каждого дебитора, целесообразно применять следующую группировку дебиторской задолженности:
1) задолженность более 5% общей суммы задолженности;
Важным аналитическим показателем является средний срок погашения дебиторской задолженности, т.е. срок, в течение которого выставленные покупателям счета будут превращены в денежные средства. Еще одним показателем является коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности, рассчитываемый делением объема продаж на дебиторскую задолженность. Продолжительность оборачиваемости дебиторской задолженности исчисляется отношением числа дней в периоде, например в году (360 дней), к коэффициенту ее оборачиваемости. Так, если коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности равен 6 оборотам, то продолжительность ее оборачиваемости составляет 60 дней (360:6).
Дебиторскую задолженность принято делить на неистребованную и истребованную. Неистребованной является дебиторская задолженность, по которой организация-кредитор не приняла меры к ее возврату. Согласно п. 1 постановления от 18 августа 1995 г. № 817 «О мерах по обеспечению правопорядка при осуществлении платежей по обязательствам за поставку товаров, выполнение работ или оказание услуг», неистребованная дебиторская задолженность обязательно списывается на убытки и относится на финансовые результаты организации - кредитора по истечении четырех месяцев со дня фактического получении организацией-должником товаров, работ или услуг. Сумма списанной неистребованной дебиторской задолженности не уменьшает финансовый результат, учитываемый при налогообложении прибыли организации-кредитора.
Если меры к взысканию принимались кредитором, но погашения задолженности не произошло, то она называется истребованной и списывается по истечении срока исковой давности. Согласно ст. 196 ГК РФ, срок исковой давности составляет три года. Срок исковой давности начинается не с момента возникновения дебиторский задолженности, а только с момента, установленного договором для оплаты товаров, работ или услуг.
Истребованную дебиторскую задолженность списывают с баланса по истечении срока исковой давности следующей записью:
Д 91-К62 (76).
В целях налогообложения финансовый результат деятельности организации в этом случае уменьшается. При поступлении оплаты ПО списанной дебиторской задолженности в бухгалтерском учете делают
запись:
Д51-К91.
Полученная сумма является внереализационным доходом организации и увеличивает налогооблагаемую прибыль.
Согласно ст. 167 НК РФ, если покупатель не исполнил свои обязательства по договору, то датой оплаты товаров признается наиболее ранняя из следующих дат:
Тем самым списанная в убыток дебиторская задолженность признается погашенной, и НДС по ней у организаций, считающих налоги «по оплате», подлежит перечислению в бюджет.
Списать дебиторскую задолженность на убыток можно только на основании оформленного приказа или распоряжения руководителя организации по результатам проведенной инвентаризации дебиторской задолженности и резервов сомнительных долгов. Списанную дебиторскую задолженность учитывают на забалансовом счете 007 «Списание в убыток задолженности неплатежеспособных дебиторов» в течение пяти лет для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.
По сложившемуся порядку предприятие сначала должно написать претензию дебитору. Претензия — это письменное уведомление, которое один участник договора направляет другому в случае, если тот нарушил свои обязательства по договору.
Претензия, как правило, состоит из двух частей. В первой, содержательной, части подробно излагается история возникновения долга и перечисляются первичные документы (акты, накладные и пр.), которые служат основанием и подтверждением факта задолженности. Вторая, претензионная, часть должна содержать конкретные требования к должнику: сроки погашения задолженности, предложение выплатить штраф, пени или неустойку в соответствии с договором или на основании Гражданского кодекса Российской Федерации.
Если не удается уладить разногласия с помощью претензии, предприятие кредитор предъявляет иск в арбитражный суд не позднее четырех месяцев с момента отгрузки продукции (товаров, работ, услуг). Ответчику (дебитору) направляется копия искового заявления с приложением к нему необходимых документов.
2. Инвентаризация расчетов с покупателями
Инвентаризация расчетов проводится в соответствии с положениями приказа Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств». Принципы проведения инвентаризации расчетов схожи с инвентаризацией имущества (см. подразд. 8.3). Приказом предусмотрены инвентаризационные описи для инвентаризации товаров отгруженных, акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами. Ключевым при проведении такой инвентаризации является факт подтверждения (согласования) задолженности с дебиторами (кредиторами), т.е. сверка задолженности (встречные проверки).
3. Проверка внутренней системы контроля дебиторской задолженности
В ходе проверки внутренней системы контроля дебиторской задолженности необходимо установить:
- соблюдение на предприятии порядка отгрузки продукции покупателям на условиях последующей оплаты только при наличии необходимых санкций;
- обсуждение кандидатур покупателей до выдачи им разрешения на отгрузку продукции на условиях последующей оплаты;
- учет мнения банка, гарантии третьей стороны;
- своевременность направления дебиторам, нарушающим сроки оплаты, извещения о возникновении задолженности;
- определение на предприятии лимита дебиторской задолженности;
- наличие у персонала, который отвечает за отгрузку, оперативной информации о текущей дебиторской задолженности;
- постановку на пакете документов на реализацию продукции отметки о проверке дебиторской задолженности покупателя.
Ревизор проверяет, погашаются ли сразу же после подписании платежного поручения сопроводительные оправдательные документы. Погашение означает, что документ имеет штамп «оплачено», соответствующую дату и номер платежного поручения.
Необходимо также проверить, проводится ли анализ финансового состояния заказчика, которому продукция отпускается на условиях последующей оплаты. Практика показывает, что анализ финансового состояния заказчика эффективен по его финансовой отчетности за три года.
Следует внимательно изучить действующий на предприятии порядок разделения обязанностей. Должны быть строго разделены следующие функции: отгрузка согласно заказам, выписка счетов, предоставление разрешения на отгрузку на условиях последующей оплаты, синтетический учет, аналитический учет дебиторской задолженности.
Ревизор проверяет порядок сверки расчетов на предприятии. Начальнику финансового отдела рекомендуется ежемесячно производить выверку дебиторской задолженности. Для этого всем покупателям по установленному на предприятии порядку (не позднее 5-го числа каждого месяца) направляются акты сверки, подписанные начальником финансового отдела и скрепленные печатью организации. Сверка расчетов осуществляется независимо от выверки дебиторской задолженности, осуществляемой аппаратом бухгалтерии. Акт сверки составляют в двух экземплярах. Первый экземпляр отправляют покупателю по почте или по факсу. Регистрируется точное время отправления и дата. Покупатель должен в течение 10 дней со дня получения указанного акта сверки подтвердить числящуюся за ним задолженность и порядок ее погашения либо представить свои мотивированные возражения к акту. Полученный ответ также регистрируется с указанием даты и точного времени его получения. Второй экземпляр хранится в соответствующей картотеке.
Ревизор устанавливает законность и реальность задолженности по расчетам с поставщиками, покупателями (потребителями), разными дебиторами и кредиторами, а также по внутриведомственным и внутрихозяйственным расчетам. Для этого ему следует выяснить, проведена ли в установленном порядке годовая инвентаризация всех расчетных статей баланса и отражены ли ее результаты в учете и отчетности, а также, не значатся ли на расчетах с поставщиками недостачи материальных ценностей, подлежащие отнесению на виновных лиц или списанию на издержки обращения в пределах норм естественной убыли, незаконно перечисленные по бестоварным счетам или в порядке авансирования поставщиков под предлогом возврата кредиторской задолженности.
В ходе проверки необходимо определить своевременность регистрации счетов, счетов-фактур поставщиков и передачи их в отделы для акцепта. Для этого надо выяснить, как проверяются эти документы специалистами отделов в части соблюдения поставщиками договорных обязательств по ассортименту, количеству, комплектности и срокам отгрузки продукции, правильности цен, наценок и скидок, предусмотренных прейскурантами и особыми условиями поставки. Во время этой процедуры ревизор также проверяет правильность отражения в учете операций и реальности задолженности по расчетам с поставщиками по неотфактурованным поставкам продукции, своевременно ли составлены акты приемки (приходные ордера) и полностью ли оприходованы ТМЦ, поступившие без сопроводительных документов; не допускается ли по расчетам с поставщиками запрещенное взаимное перекрытие (сальдирование) в балансе сумм товаров в пути, задолженности поставщикам по счетам, не оплаченным в установленные сроки, и задолженности по неотфактурованным поставкам.
Ревизор должен установить, какие меры принимаются по снижению дебиторской задолженности, особенно просроченной, производится ли взаимная сверка с дебиторами и кредиторами сумм задолженности и имеются ли подтверждения о размерах долгов, наличие нереальной дебиторской и кредиторской задолженности, причины и лица, виновные в ее возникновении; соблюдение (или несоблюдение) установленного порядка списания на убытки сумм безнадежной дебиторской задолженности, нет ли фактов необоснованного списания на результаты деятельности дебиторской и кредиторской задолженности; не производилось ли списание как безнадежной дебиторской задолженности поставщиков, покупателей и заказчиков стоимости оплаченных и фактически полученных ТМЦ, но не оприходованных под отчет материально ответственных лиц; не относятся ли на счет расчетов с дебиторами по претензиям или на другие счета недостачи, хищения, брак и порча товаров с последующим отнесением этих сумм на убытки под видом списания безнадежной дебиторской задолженности и несостоятельности ответчиков.
Ревизору следует проверить порядок списания дебиторской задолженности. Дебиторская задолженность списывается на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснований и приказа (распоряжения) руководителя организации. Если на предприятии не создается резерв по сомнительным долгам, то списанная задолженность в сумме, в которой она была отражена в бухгалтерском учете (с учетом НДС), относится в состав внереализационных расходов. Если на предприятии создан резерв по сомнительным долгам, то суммы дебиторской задолженности списываются за счет средств резерва, бухгалтерской записью:
Д 63-К 62 (60, 76).
В течение пяти лет с момента списания сумма списанной задолженности учитывается за балансом на счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов».
Далее ревизор проверяет так называемые прочие расчеты: реальность задолженности дебиторов по претензиям на момент про ведения ревизии, подтверждаются ли числящиеся претензионные суммы актами на недостачи, пересортицу, некомплектность и порчу продукции, и т.п. Затем следует установить состояние расчетов по возмещению материального ущерба, определен ли ущерб по недостачам, хищениям и порче материальных ценностей по государственным розничным ценам, выяснить, подтверждена ли эта задолженность соответствующими документами и переданы ли материалы в судебно-следственные органы для привлечения виновных к ответственности и взыскания причиненного ущерба. Одним из важных моментов является проверка правильности и своевременности расчетов с финансовыми органами по налогам, сборам, отчислениям от прибыли и другим платежам, своевременно ли вносится в бюджет просроченная задолженность.
При ревизии предприятий с обособленными подразделениями нужно проверить взаимную согласованность учетных и отчетных данных по внутриведомственным и внутрихозяйственным расчетам. При этом особое внимание обращается на законность и достоверность операций по централизованной оплате счетов поставщиков за ТМЦ, полученные базами, магазинами, конторами и отделениями, находящимися на внутрихозяйственном расчете без расчетного счета в банке, а также операций по поступлению выручки от реализации продукции указанными предприятиями. В случае выявления расхождений необходимо провести встречную проверку обоснованности расчетных операций, особенно своевременности и полноты оприходования централизованно оплаченных материальных ценностей, своевременности выставления счетов (счетов-фактур) по отгруженным товарам и их оплаты потребителями.
В случае запущенности бухгалтерского учета расчетов следует организовать проведение внеплановой инвентаризаций расчетов с покупателями, поставщиками.
4. Командировочные расходы и ревизия командировочных расходов.
Расчеты с подотчетными лицами возникают по суммам денежных средств, выданных работникам организации для компенсации расходов на служебные командировки. Установлен следующий порядок оплаты командировочных расходов.
Срок командировки в пределах России не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути; за рубежом - 60 дней. Если место служебной командировки расположено недалеко от места работы и жительства работника и он может ежедневно возвращаться домой, то такая командировка может быть признана однодневной.
В служебную командировку могут направляться только работники организации. В случае направления в командировку работников других организаций и иных физических лиц такие командировки не признаются служебными и расходы по ним должны возвращаться другими организациями (как оказанные услуги) либо производятся организацией за счет чистой прибыли. Не предусмотрено направлять в командировку работников, выполняющих работы по договору подряда.
В состав расходов по служебным командировкам включаются затраты:
• по найму жилого помещения;
• по бронированию гостиничных номеров и авиабилетов;
• по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси);
• по уплате страховых платежей по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;
• по оплате сборов за предварительную продажу билетов (проездных документов);
• по оплате расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями;
• на проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения и пересадок (за исключением проезда на такси);
• на оплату разовых проездных билетов на городской транспорт при однодневных командировках;
• на провоз багажа;
• на суточные за время нахождения в командировке.
Для командировки работнику оформляется командировочное удостоверение и издается приказ о его командировке. Фактическое время нахождения работника в командировке отмечается в командировочном удостоверении печатями отправляющей и принимающей организаций, записями о днях отправления, прибытия и выбытия.
Днем выезда считается день отправления соответствующего транспорта из места постоянной работы до 24 часов, а днем возвращения - дата прибытия соответствующего транспорта. Перед командировкой работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся ему для выполнения установленного задания (на оплату проезда, найма жилого помещения, суточных и т.п.). По возвращении из командировки работник обязан в течение трех дней представить руководителю организации на утверждение авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность произведенных расходов.
По зарубежным командировкам работнику возмещаются следующие расходы:
• по получению загранпаспорта;
• по получению виз;
• по прописке загранпаспорта;
• по покупке в банке валюты страны командировки или обмену чека на наличную иностранную валюту;
• по найму жилого помещения, подтвержденные документально;
• на провоз багажа;
• суточные за каждый день пребывания в командировке.
За день выезда в командировку суточные выплачиваются в размере 100% (в рублях, если пересечение границы не совпадает с днем отъезда; в валюте, если граница пересекается в день отъезда; дата пересечения границы определяется по отметкам контрольно-пограничных пунктов в загранпаспорте). Работникам, выехавшим в командировку за границу и возвратившимся оттуда в Россию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы. Если во время пребывания в командировке работник обеспечивается иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона не выплачивает суточные этим лицам. Если принимающая сторона не оплачивает личные расходы, но предоставляет за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30% нормы. В случае пребывания работника в краткосрочной командировке за границей более 60 дней, суточные выплачиваются начиная с 61-го дня в размерах, установленных для работников заграничных учреждений Российской Федерации.
Для проведения расчетов с командированными лицами необходимы следующие первичные документы:
• авансовые отчеты;
• приказы о направлении работников в командировку;
• заявления на выдачу денег из кассы;
•документы, подтверждающие произведенные расходы (командировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц);
• журнал регистрации командировок.
Для отражения расчетов с командированными лицами используются следующие регистры синтетического и аналитического учета-
• Главная книга;
• журнал-ордер № 7;
• журнал-ордер № 1;
• кассовая книга.
Ревизия командировочных расходов. Ревизор проверяет правильность оформления и использования типовой формы командировочного удостоверения: наличие необходимых реквизитов, указание цели командировки, наличие отметок о прибытии и выбытии, заверенных печатью организации, в которую командирован работник. Ревизор проверяет правильность определения срока командировки и законность ее продления, правильность подсчета дней (полных суток) пребывания в командировке, правильность возмещения документально подтвержденных расходов по найму жилого помещения, Проезду к месту командировки и выплаты суточных. Если в счетах за проживание указаны расходы на питание, дополнительные услуги (например, сауна, бильярд и пр.), то такие расходы должны быть санкционированы руководителем. Такие расходы в целях налогообложения на себестоимость не относятся. Проверяются также отнесение на себестоимость расходов в пределах утвержденных норм, наличие и правильность ведения журнала регистрации командировок лиц, отбывающих и прибывающих в командировки в данную организацию.
5. Хозяйственные расходы и ревизия хозяйственных расходов
У организации возникают расчеты с подотчетными лицами по суммам денежных средств, выданным им для выполнения различных административно-хозяйственных задач. При выдаче денежных средств организация обязана:
• определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;
• получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы средства;
• выдавать денежные средства работнику под отчет при условии сдачи им отчета по ранее выданным авансам;
• запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому.
В организации должен существовать утвержденный руководителем список работников, которым могут выдаваться под отчет наличные денежные средства на административно-хозяйственные и операционные расходы. В него могут включаться только постоянно работающие лица, в том числе на условиях совместительства, или работающие по договорам подряда.
Банком России установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами. Данное требование не означает, что денежные средства на приобретение, например, товарно-материальных ценностей должны выдаваться под отчет только в указанных пределах. Ограничения на выдачу подотчетных сумм может устанавливать только руководитель организации. Однако подотчетное лицо не может выплачивать наличными средствами в один день одному юридическому лицу сумму более установленной в качестве предельного размера расчетов между юридическими лицами.
Факт расходования подотчетных сумм должен быть в обязательном порядке подтвержден первичными оправдательными документами, имеющими необходимые реквизиты: наименование документа, дату его оформления, наименование организации-продавца, содержание хозяйственной операции, цену, количество и стоимость товара (работ, услуг), подписи ответственных лиц, заверенные печатью организации, и т.п. Такими документами при оформлении оплаты хозяйственных расходов могут служить квитанции к приходному кассовому ордеру, закупочные акты, квитанции установленных форм (например, на оплату услуг связи) и т.п.
Для оформления расчетов с подотчетными лицами используются следующие первичные документы:
• авансовые отчеты;
• журнал регистрации авансовых отчетов;
• список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;
• заявления на выдачу денег из кассы.
Документами, подтверждающими произведенные расходы, являйся товарные и кассовые чеки, накладные, счета, акты закупок и т.п.
В бухгалтерском учете эти операции отражаются следующим образом:
Д 71 К 50 - получены подотчетным лицом денежные средств из кассы под отчет (отражается на момент фактического получения денежных средств из кассы);
Д 10 К 71 - приобретены материальные ценности;
Д 20, 26 К 71 - осуществлены хозяйственные расходы.
Оприходование материалов и прочих хозяйственных расходов осуществляется в момент принятия к учету авансового отчета.
Для отражения расчетов с подотчетными лицами используются
те же регистры синтетического и аналитического учета, что и для командированных лиц.
Ревизия хозяйственных расходов. Ревизия подотчетных сумм тесно связана с ревизией кассовых операций и проводится чаще всего одновременно. Ревизию расчетов с подотчетными лицами целесообразно начинать с установления остатков задолженности этих лиц
на конец ревизуемого периода. Для этого проводят инвентаризацию подотчетных сумм.
Проверяется соответствие сумм, выданных подотчетным лицам из кассы организации, путем сличения данных журналов-ордеров № 1 и № 7 за каждый месяц, а также соответствие сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и данных Главной книги за каждый месяц. Сопоставляется месячный оборот по возврату подотчетных сумм в кассу в журнале-ордере № 7 с соответствующим итогом ведомости к журналу-ордеру № 1. Сопоставляются месячные обороты по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», отражающие расходы по дебету счетов 10, 26, 41 и т.п., с записями в Главной книге по дебету соответствующих счетов.
Проверяется соответствие сумм в представленных оправдательных документах и отраженных в авансовых отчетах, а также аналитических данных журнала-ордера № 7 с авансовыми отчетами за конкретный период.
Проверяются расходы на закупку материальных ценностей по оправдательным документам, свидетельствующим о фактически произведенных расходах, и правильность их заполнения. При оплате товаров, работ, услуг юридическим лицам проверяются представленные накладные, счета, товарные и кассовые чеки, приходные и расходные кассовые ордера и т.п. При оплате товаров, работ, услуг физическим лицам проверяются акты закупки с указанием в них полных сведений о физическом лице (фамилия, имя, отчество, адрес места жительства, паспортные данные).
Ревизор обращает внимание на контроль в бухгалтерии выдачи денег подотчетным лицам только в пределах потребности. Если такой контроль осуществляется плохо, возможны факты скрытого авансирования в личных целях. В практике контрольно-ревизионной работы известны случаи хищений денежных средств бухгалтером по аналитическому счету, открытому на его имя к счету «Расчеты с подотчетными лицами». В целях создания резерва для хищения бухгалтер составляет заведомо неправильную проводку на подотчетную сумму выданную работнику организации: в дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» эту сумму не относит, а записывает ее на расходы. После представления работником авансового отчета бухгалтер отражает соответствующую сумму по кредиту его лицевого счета, в результате чего образуется искусственная задолженность организации этому работнику. В дальнейшем под видом получения подотчетных сумм на хозяйственные расходы бухгалтер выписывает на собственное имя кассовый расходный ордер и получает по нему указанную сумму. При обработке поступающих в бухгалтерию кассовых отчетов, в которых наряду с другими указывается и его расходный ордер, бухгалтер не отражает его по собственному лицевому счету, а относит на лицевой счет другого работника. Поскольку расчеты с данным работником в аналитическом учете закрываются, нужно тщательно проверить обоснованность записей па счетах аналитического учета в соответствии с оправдательными документами и с корреспонденцией счетов, указанных в регистрах синтетического учета.
Необходимо проверить, не числится ли задолженность по подотчетным суммам на конец проверяемого периода за лицами, которые на момент ревизии уволены из организации.
В случаях приобретения из подотчетных сумм материалов для хозяйственных нужд, малоценного инвентаря в небольших количествах для текущих потребностей организации проверяют, не было ли незаконных закупок материалов и инвентаря по завышенным ценам у частных лиц без накладных и товарных чеков. Если указанные ценности сразу списывались на издержки обращения, то проверяют обоснованность такого списания.
Наиболее часто встречаются следующие нарушения:
• выдача денег под отчет лицам, не являющимся работниками организации;
• выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее поденным авансам;
• выдача денег на хозяйственные расходы лицам, не указанным в утвержденном списке организации;
• несвоевременное представление отчета об израсходованных подотчетных суммах.
6. Представительские расходы и ревизия представительских расходов
К представительским расходам относятся расходы организации по приему и обслуживанию представителей других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах с целью установления и (или) поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) или другого аналогичного органа организации. К ним относятся расходы, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно-зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и осуществления культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.
Руководитель организации в приказе определяет круг лиц, имеющих право осуществлять представительские расходы, и утверждает форму отчета по произведенным представительским расходам. Для проведения представительских мероприятий разрабатывается внутренний распорядительный документ, в котором определяются место встречи, количество приглашенных лиц, количество участников со стороны организации, период проведения, перечень обсуждаемых вопросов.
Работник, осуществляющий представительские расходы, представляет заявление на выдачу денег из кассы. После осуществления расходов он составляет авансовый отчет. Документами, подтверждающими произведенные расходы, являются товарные и кассовые чеки, накладные, счета, акты закупок.
В целях бухгалтерского учета данные расходы могут учитываться как расходы, непосредственно связанные с производством (если переговоры и мероприятия связаны с производственной деятельностью), либо как прочие расходы.
Данные расходы отражаются в бухгалтерском учете следующим образом:
Д 71 К 50 - выданы денежные средства под отчет на представительские расходы;
Д 41 К 71 - приобретены товары для представительских расходов;
Д 20, 26, 31 К 41 - использованы товары в представительских целях;
Д 20, 26, 31 К 71 - подотчетное лицо использовало денежные средства на представительские мероприятия.
Для целей налогообложения данные расходы включаются в состав прочих расходов в пределах норматива, который рассчитывается в процентах от суммы расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный период. Превышение расходов для целей налогообложения не учитывается. К представительским расходам в целях налогообложения не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
Так как представительские расходы относятся в состав прочих расходов, то датой их осуществления и отражения в бухгалтерском и налоговом учете является дата утверждения авансового отчета. Если организация применяет кассовый метод учета, то представительские расходы принимаются только после их оплаты. Расчеты с подотчетными лицами по представительским расходам проводятся через те же регистры синтетического и аналитического учета, которые приведены ранее.
Ревизия представительских расходов. При такой ревизии проверяется правильность их оформления. Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии первичных учетных документов, в которых указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение и величина расходов. Организации рекомендуется определить конкретный порядок расходования средств на представительство, их документальное оформление и контроль, включая установление круга лиц, имеющих отношение к этой деятельности.
К документам по оформлению представительских расходов относятся программа приема с указанием состава участников, плановая смета расходов, отчет о произведенных расходах, первичные учетные документы, подтверждающие такие расходы. Фактические расходы, отнесенные на себестоимость продукции (работ, услуг) для целей налогообложения, не должны превышать предельных размеров, установленных Минфином России.