Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — основ ной расчетный активный. Сальдо может быть и кредито вым, оно отражает кредиторскую задолженность организа ции перед подотчетным лицом в случае перерасхода по лученных сумм.
Командировка - это поездка сотрудника в дру гую местность для выполнения служебного поруче ния вне места его постоянной работы по распоряже нию руководителя.
В командировку может быть направлен только тот сотрудник, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность сотрудника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.
Подотчетные лица — работники вашей организации (в том числе и совместители), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представле ния отчета об их использовании (отсюда и термин -
«подотчет»).
К подотчетным лицам относятся работники предприятия, получившие денежные суммы (аванс) или чековую книжку под отчет для предстоящих расходов, а также работники, которые обязаны отчитаться за полученную выручку наличными деньгами, — продавцы, заведую щие столовыми, буфетчики и т. п.
Как правило, список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет устанавливает руководитель.
Выдача подотчетных сумм
Выдача денег под отчет оформляется расходным кас совым ордером или платежным поручением на перечисление денег за пределы организации.
Расходование подотчетных сумм может осуществ ляться по следующим направлениям:
в качестве аванса на командировочные рас ходы;
на хозяйственные нужды (на приобретение канцелярских и хозяйственных товаров, бен зина через АЗС, на оплату мелкого ремонта, расходы, связанные с получением и отгрузкой продукции).
Выдавая деньги под отчет, соблюдайте требова ния, установленные Порядком ведения кассовых операций. Так, пункт 11 Порядка запрещает:
выдавать подотчетные суммы работнику, не от читавшемуся по ранее полученным деньгам;
передавать подотчетные суммы от одного ра ботника другому.
Командированному сотруднику оплачиваются:
расходы по найму жилого помещения;
расходы по проезду к месту командировки и об ратно;
суточные;
другие расходы (например, оплата услуг связи или почты), произведенные с разрешения или ведома работодателя.
С 1 января 2002 года для возмещения командировоч ных расходов применяются следующие нормативы: су точные - 100 руб., квартирные при предъявлении счета гостиницы - без предъявления счета - 12 руб.
Командировочное удостоверение (форма № Т-10)
Получив приказ о направлении в командировку, кадровая служба или бухгалтерия организации вы писывает работнику командировочное удостовере ние. На его основании сотруднику выплачивают су точные.
Для командировочного удостоверения предусмот рен типовой бланк. Его форма утверждена постанов лением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
В каждом пункте назначения должны быть сде ланы отметки о времени прибытия и убытия сотруд ника, которые заверяют печатью той организации, куда сотрудник был направлен в командировку.
Командировочные удостоверения могут не оформ лять:
филиалы и представительства иностранных фирм;
фирмы, которые направляют сотрудников в за гранкомандировки (даты въезда в страну и вы езда из нее в этом случае берут из загранпаспор та командированного).
Командировочное удостоверение также можно не выписывать, если работник должен возвратиться из командировки к месту постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.
Удостоверение оформляют в одном экземпляре и хранят в архиве организации 5 лет.
Все командировочные удостоверения регистри руют в специальном журнале. Отдельный журнал заводят для регистрации удостоверений сотрудни ков, прибывших в командировку из других органи заций.
Журнал учета работников, выбывающих в командировки
Для журнала учета работников, выбывающих в командировки, предусмотрена специальная фор ма. Она приведена в приложении 2 к Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62.
После того как журнал будет заполнен, его хра нят в архиве организации в течение 5 лет. Вот образец журнала:
Журнал
учета работников, выбывающих в командировки
из ЗАО «Актив»
наименование объединения, предприятия, учреждения, организации
|
№ п/п |
Фамилия, имя, отчество командированного работника |
Занимаемая должность |
№ командировочного удостоверения |
Ф.И.О., Должность работника, подписавшего командировочное удостоверение |
Дата |
Расписка командировочного работника в получении командировочного удостоверения |
|
|
Фактического выбытия |
Фактического прибытия |
||||||
|
1 |
Яковлев А.Г. |
менед- жер |
1 |
Васильев А.И., директор |
18.02. 2005 |
28.02. 2005 |
Яковлев |
|
2 |
Иванов А.П. |
Руково- дитель отдела сбыта |
2 |
Васильев А.И., директор |
25.08. 2005 |
29.08. 2005 |
Иванов |
|
… |
… |
… |
… |
… |
… |
… |
… |
Журнал учета работников, прибывающих в командировки
Для журнала учета работников, прибывающих в командировки, предусмотрена специальная фор ма. Она приведена в приложении 3 к Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62.
После того как журнал будет заполнен, его хра нят в архиве организации в течение 5 лет. Вот образец журнала:
Журнал
учета работников, выбывающих в командировки
из ЗАО «Актив»
наименование объединения, предприятия, учреждения, организации
|
№ п/п |
Фамилия, имя, отчество командированного работника |
Занимаемая должность |
Наименование объединения (предприятия, учреждения, организации), выдавшего командировочное удостоверение |
Дата прибытия |
Дата выбытия |
|
1 |
Синицын В.В. |
менеджер |
ООО «Пассив» |
04.02.2005 |
15.02.2005 |
|
2 |
Сидоров Г.Н. |
менеджер |
ОАО «Салют» |
20.05.2005 |
27.05.2005 |
|
… |
… |
… |
… |
… |
… |
ВЫДАЧА ПОДОТЧЕТНЫХ СУММ
Если вы выдали работнику из кассы деньги под отчет, сделайте проводку по дебету счета 71: ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
- выдана работнику из кассы подотчетная сумма.
РАЗМЕР ВЫДАВАЕМЫХ СУММ.
Каких-либо ограничений на суммы, выдаваемые работникам под отчет, законодательство не устанавливает.
Однако, оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени организации. Следовательно, работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными (60000 руб. по одной сделке). Это установ лено указанием Центрального банка РФ от 14 но ября 2001 г. № 1050-У.
Если работник нарушит установленный лимит расчетов, ваша организация может быть оштрафована. Сумма штрафа – от 40000 до 50 000 рублей.
За это же нарушение на руководителя вашей организации может быть наложен штраф от 4000 до 5000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).
Работник ЗАО «Актив» получил под отчет 1000 руб. для покупки канцтоваров. Он купил в магазине канцтовары на сумму 980 руб., сдал их на склад, а остаток денежных средств (20 руб.) вернул в кассу.
Бухгалтер «Актива» сделал проводки:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
- 1000 руб. - выданы средства под отчет;
ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 71
- 980 руб. - оприходованы канцтовары на основании авансового отчета работника:
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71
- 20 руб. - принят в кассу неизрасходованный остаток под отчетных средств.
Проверка: после выполнения всех операций долга за работником нет, поэтому сальдо по счету 71 равно нулю.
Если работник купил материальные ценности в розничном магазине, налоговая инспекция при про верке может потребовать в качестве подтвержде ния произведенных расходов не только товарный, но и кассовый чек.
Это требование не распространяется на товары, продажа которых разрешена в розницу без при менения ККМ.
Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представить в бухгалте рию авансовый отчет (с приложением документов подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу организации (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подот четной суммы, могут быть возмещены работнику).
Целесообразность расходов должна быть прове рена и подтверждена руководителем организации.
Работник, получивший подотчетную сумму на командировочные расходы, должен представить аван совый отчет и сдать в кассу неизрасходованный остаток подотчетных сумм не позднее чем через 3 рабочих дня после возвращения из командировки.
При этом срок командировки в пределах России не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.
Срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, законо дательно не ограничен.
Такой срок может (но не обязан!) установить руководитель организации. Если руководитель такой срок установил, работник должен отчитать ся за потраченные деньги не позднее чем через 3 рабочих дня после истечения такого срока.
Списание израсходованных подотчетных сумм отражайте по кредиту счета 71 на основании аван сового отчета работника:
К отчету работник должен приложить все доку менты, подтверждающие произведенные расходы (накладные, чеки ККМ, проездные билеты, счета на оплату жилья и т. д.).
Перечень этих документов приводят на оборот ной стороне авансового отчета. Все документы, приложенные к отчету, нумеруются в том порядке, в котором они приложены к отчету.
ДВЕЖЕНИЕ ОТЧЕТА
Работник должен сдать авансовый отчет в бух галтерию, а бухгалтер - передать работнику отрыв ную часть отчета - расписку в том, что отчет принят к проверке.
Бухгалтер должен проверить целевое расходова ние средств, выданных сотруднику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих расходы.
Заполненный авансовый отчет утверждает руко водитель организации или другой уполномочен ный им сотрудник (например, руководитель подразделения).
Вместе с авансовым отчетом сотрудник должен вернуть неизрасходованную сумму подотчетных де нег. Кассир, принимая деньги в кассу, должен выпи сать приходный кассовый ордер по форме № КО-1.
При оприходовании денег в кассу бухгалтер дол жен сделать проводку:
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71
- внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчет ных денег.
Если сотрудник обоснованно израсходовал день ги на большую сумму по сравнению с полученной под отчет, то сумма перерасхода возмещается ему из кассы организации. Кассир, выдавая деньги из кас сы, должен выписать расходный кассовый ордер по форме №КО-2.
Номер и дату составления этого ордера указыва ют в строке «Перерасход выдан по кассовому орде ру» авансового отчета.
ЗАПИСИ В УЧЕТЕ
При выдаче денег из кассы бухгалтер должен сделать проводку:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
- возмещены сотруднику расходы, превышающие сум му, выданную ранее под отчет.
Авансовый отчет должен храниться в архиве ор ганизации 5 лет.
Основные проводки по списанию средств со счета 71.
|
Цели командировки |
Как учитываются командировочные расходы |
|
Покупка товаров |
ДЕБЕТ 41 КРЕДЕТ 71 -списаны затраты по командировке, связанной с покупкой товаров |
|
Заключение договоров о продаже продукции (товаров), изучение рынков сбыта в других регионах, участие в выставках |
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71 -списаны затраты по командировке, связанной с продажами |
|
Покупка, доставка основных средств (оборудования, автомобилей и т.п.) |
ДЕБЕТ 08 КРЕДИТ 71 -списаны затраты по командировке, связанной с покупкой, доставкой основных средств |
|
Покупка, доставка материалов |
ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 71 -списаны затраты по командировке, связанные с покупкой, доставкой материалов |
|
Гарантийный ремонт ранее проданного оборудования (если организация не создает резерв на гарантийный ремонт) |
ДЕБЕТ 28 КРЕДИТ 71 -списаны расходы по командировке, связанной с возвратом, транспортировкой бракованной продукции |
|
Гарантийный ремонт ранее проданного оборудования (если организация создает резерв на гарантийный ремонт) |
ДЕБЕТ 96 КРЕДИТ 71 -списаны расходы по командировке, связанной с возвратом, транспортировкой бракованной продукции |
|
Участие в обучающих семинарах, собраниях акционеров проверка деятельности филиалов, другие цели, связанные с производственной деятельностью организации |
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71 -списаны расходы по командировке, необходимой для управленческих нужд организации |
|
Устранение последствий чрезвычайных ситуаций (например, оценка ущерба, нанесенного имуществу филиалы в результате аварии) |
ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 71 -списаны расходы по командировке, связанной с устранением последствий чрезвычайной ситуации |
|
Командировка непроизводственного характера (например, проверка работы летнего лагеря, находящегося на балансе организации) |
ДЕБЕТ 29 (91-2) КРЕДИТ 71 -списаны расходы по командировке, необходимой для нужд обслуживающего хозяйства или непосредственно не связанной с производственной деятельностью организации |
СПИСАНИЕ НДС ПО КОМАНДИРОВОЧНЫМ РАСХОДАМ
Сумму НДС по командировочным расходам спи шите проводками:
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71
- учтена сумма НДС по командировочным расходам;
ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19
- произведен налоговый вычет.
Сумма НДС по расходам непроизводственного характера из бюджета не возмещается. Такая сумма списывается проводкой:
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 19
- списан НДС по расходам непроизводственного характера.
ОТЧЕТ О ВЫПОЛНЕНИИ ЗАДАНИЯ
После возвращения из командировки сотрудник на том же бланке служебного задания должен запол нить раздел 11 «Краткий отчет о выполнении зада ния». Отчет должен утвердить руководитель струк турного подразделения, где работает сотрудник.
После этого документ вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом передают в бух галтерию.
Служебное задание для направления в команди ровку должно храниться в архиве организации в те чение 5 лет.
Списание невозвращенных сумм
Если работник не возвратил подотчетную сумму в установленный срок, сделайте проводку по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»:
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 71
- отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма.
Вы можете удержать эту сумму из заработной платы работника:
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 94
- невозвращенная подотчетная сумма удержана из зарплаты работника.
Пока не сданная в срок сумма числится за ра ботником, она расценивается как предоставлен ный ему заем. В этом случае вы будете обязаны исчислить материальную выгоду, полученную работником от использования заемных средств.
О том, как это сделать, смотрите счет 73 «Рас четы с персоналом по прочим операциям», ситуа цию «Как учесть заем, выданный работнику».
Если долг будет списан за счет средств органи зации, эту сумму придется включить в совокуп ный доход работника (ст. 209 НК РФ).
Если же сумма списанного долга уменьшит налогооблагаемую прибыль организации (например, если долг будет признан нереальным для взыска ния), то на эту сумму придется еще начислить и единый социальный налог.
Если срок возврата денег, выданных на хозяй ственные нужды, установлен не был, оснований для включения подотчетных сумм в совокупный доход работника не имеется.
16 января 2006 года менеджер отдела сбыта ЗАО «Актив» И.И. Иванов (табельный номер 20) был командирован в Санкт-Петербург для проведения переговоров с потенциальным по купателем. Перед командировкой Иванов получил под от чет 2000 руб. В командировке Иванов приобрел расходные материалы, необходимые для нужд организации, стоимо стью 708 руб. (в том числе НДС - 108 руб.). За время команди ровки Иванову полагаются суточные в сумме 300 руб.
К авансовому отчету Иванов приложил следующие документы, подтверждающие его расходы:
железнодорожный билет Москва-Санкт-Петербург стои мостью 306 руб.;
железнодорожный билет Санкт-Петербург - Москва стои мостью 306 руб.;
счет-фактуру за проживание в гостинице и кассовый чек на сумму 800 руб.;
накладную, счет-фактуру и кассовый чек на сумму 708 руб.
Авансовый отчет Иванова будет заполнен так:
Пример 1. Типовые операции по учету расчетов с командированными лицами (руб.).
1. Главный бухгалтер предприятия получил деньги для командировки в областной центр на инструктивное совещание по составлению годового отчета:
Дт 71 Кт 50 — 1600
2. По завершении командировки главный бухгал тер представил авансовый отчет с оправдательными документами:
проездные билеты туда и обратно — 230;
счет гостиницы за проживание (4 дня х 200 руб.) — 800;
командировочное удостоверение, подтверждаю щее нахождение в командировке (5 дней х 100 руб.) — 500.
Итого сумма командировочных расходов — 1530. Из суммы расходов на проезд и найма жилого поме щения (230 + 800 — 1030) выделяется НДС уплачен ный - 18% (1030 х 18% - 185,4):
Дт 26 – 1344,6
Дт 19 – 185,4 (1030*18/100)
Кт 71 – 1530 (230+800+500)
3. Главный бухгалтер возвратил в кассу неиспользованную сумму аванса: Дт 50 Кт 71 — 70
4. Если подотчетное лицо не вернуло в установлен ном порядке неиспользованную сумму, составляются следующие корреспонденция счетов:
а) отражается недостача: Дт 94 Кт 71 — 70
б) удержание из заработной платы подотчетного лица:
Дт 70 Кт 94 — 70
в) если нет возможности удержать сумму из зара ботной платы, ее относят на расчеты по возмещению ма териального ущерба: Дт 73/2 Кт 94 — 70
5. При перерасходе полученной суммы (например, в
авансовом отчете указана сумма 1700) возникает креди торская задолженность организации перед главным бух галтером в сумме 100 (1700-1600). Возврат перерасхода командированному лицу: Дт 71 Кт 50 — 100
В этом случае уменьшается кредиторская задолжен ность предприятия перед подотчетным лицом (сч. 71 — пассивный).
Пример 2. Корреспонденция счетов по учету расче тов с продавцами продукции (тыс. руб.).
1. Отражается отпуск готовой продукции по фактичес кой себестоимости: Дт 90 Кт 43 — 6
2. Получена выручка по ценам реализации, включая НДС — 2:
Дт 71 Кт 90 — 12
3. Отражается НДС полученный: Дт 90 Кт 68 – 1,8
4. Поступление выручки в кассу: Дт 50 Кт 71 — 12
Пример 3. Отражение использования полученных средств на хозяйственные расходы (тыс. руб.).
Дт 71 Кт 50 — 3
Загранкомандировка в несколько стран. По общему правилу суточ ные выплачиваются работнику за каждый день командировки, на чиная со дня пересечения границы России. Если за время команди ровки работник посещает несколько стран, то нормы каждой страны применяются со дня въезда в страну. Как определить этот день?
В соответствии с постановлением Правительства РФ от 26 де кабря 2005 г. № 812 в служебную командировку за пределы России сотрудники направляются без оформления командировочного удостоверения (исключение составляет ряд стран СНГ). При этом даты пересечения государственной границы России определяются по отметкам в их паспортах.
Формально данный порядок предусмотрен только для сотруд ников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета. В то же время применять его могут и остальные предпри ятия. Об этом говорится в письме Минфина России от 17 мая 2006 г. № 03-03-04/1/469.
После возвращения в Россию, со дня пересечения ее границы, суточные рассчитываются по нормам, применяемым в России.
Пример 2
ООО «Вега» направило своего работника М.М. Белякова в краткосрочную командировку в Австрию и Францию. Срок командировки - с 17 по 25 ию ля 2006 года.
В Австрии Беляков пробыл с 17 по 20 июля, то есть 4 дня. Затем он вы ехал во Францию и прибыл в эту страну 21 июля. Во Франции Беляков про был по 24 июля, то есть тоже 4 дня. В Россию сотрудник вернулся 25 июля. Даты въезда в каждую из стран подтверждают отметки в загранпаспорте Белякова.
Приказом по предприятию размер суточных для командировок в Авст рию составляет 66 долл. США, во Францию - 65 долл. США, по России -100 руб. Сумма командировочных в инвалюте составит:
66 USD х 4 дн. + 65 USD х 4 дн. = 524 USD
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 52-1-1
-валюта получена в кассу для оплаты командировочных расходов.
Таким образом, Белякову перед командировкой нужно выдать 524 долл. США и 100 руб.
Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведут в журнале-ордере № 7 на основании отчетов кассира и авансовых отчетов.
Схема учета расчетов с подотчетными лицами представлена на рис. 5.
Главная книга
Баланс
Рис.5. Схема учета расчетов с подотчетными лицами
Проезд сотрудника в командировку общественным транспортом
В большинстве случаев работник организации отправляется в командировку поездом, самолетом, автомобильным или иным видом общественного транспорта.
Сотрудник предприятия, расположенного в г.Москве,
направлен в командировку общим сроком на 6 дней в г.Липецк для переговоров о реализации продукции.
Сотруднику был выдан под отчет аванс на командировочные расходы в размере 4000 руб. Предположим, суточные сверх законодательно установленных норм сотруднику не выдавались.
Согласно представленного в течении трех дней после возвращения из командировки авансового отчета, командировочные расходы данного работника составили:
1) стоимость проезда на поезде Москва — Липецк и обратно — 500 руб. х 2 поездки = 1000руб.(НДС в билетах не выделен);
2) суточные за время командировки в г. Липецк (включая время в пути следования): 6 дней х 100 руб. = 600 руб.;
3) оплата за проживание в гостинице в г. Липецке: 5 дней х 472 руб. = 2360 руб. (в расчетном документе выделен НДС 18% — 360 руб.);
4) плата за пользование постельными принадлежностями на поездах Москва — Ли пецк и Липецк — Москва: 2 поездки х 40 руб. = 80 руб. (в расчетных документах НДС не выделен).
Всего расходов на сумму 4040 руб. (1 000 руб. + 600 руб. + 2 360 руб. + 80 руб.).
В бухгалтерском учете в данном случае необходимо сделать следующие проводки:
|
Содержание операций |
Дебет счета |
Кредит счета |
Сумма, руб. |
|
1. Выдано под отчет по расчету бухгалтерии на основании приказа по предприятию |
71 |
50 |
4000 |
|
По авансовому отчету командированного сотрудника: |
|||
|
2. По авансовому отчету отражены следующие расходы: - проезд в командировку; - суточные; - оплата проживания в гостинице (без учета НДС): (2360 руб. – 360 руб.); - оплата за пользование постельными принадлежностями. |
26 26 26 26 |
71 71 71 71 |
1000 600 2000 80 |
|
3. Отражен в учете НДС, уплаченные продавцам, по следующим затратам ( по авансовому отчету ): - с оплаты за проживание в гостинице в г. Липецке (360 руб.) |
19 |
71 |
360 |
|
4. Принят к вычету НДС по командировочным расходам |
68, субсчет «Расчеты по НДС» |
19 |
360 |
|
5. Доплата командированному работнику перерасходова-нных сверх выданных под отчет сумм (определяется по авансовому отчету): (4040 руб. – 4000 руб.) |
71 |
50 |
40 |
Направление сотрудника в командировку служебным автотранспортом
Организации могут направлять сотрудников в командировки на служебном (собственном) автотранспорте.
В этом случае сотрудникам возвращаются не только командировочные расходы (в порядке, рассмотренном выше), но и затраты по приобретению ГСМ в пути следования на основании документов, подтверждающих данные расходы (кассовые чеки АЗС).
Организацией, расположенной в г. Москве, в служебную командировку в г. Калугу для получения материалов направлен сотрудник (водитель-экспедитор) сроком 3 дня на служебном автомобиле. Ему был выдан аванс на командировочные расходы в размере 2 000 рублей.
Общий пробег автомашины за время командировки составил
согласно путевому листу 700 километров. Норма расходования ГСМ
(цифра условная) — 10 литров бензина А-80 на 100 километров пробега (установлена на основании заводского паспорта автомобиля). Остаток бензина в баке автомобиля при выезде в командировку — 10 литров, по приезде из командировки 15 литров (по данным путового листа).
Фактические расходы командированного лица (по авансовому отчету) составили: суточные: 3 дня х 100 руб. = 300 руб.;
Проживание в гостинице (включая оплату за бронирование места) — 236 руб. (в расчетном документе выделен НДС 18%—36 руб.);
Стоимость приобретенного за наличный расчет ГСМ - 80 литров бензина (по чекам АЗС)-880руб.
Всего расходов на сумму 1416 руб. (300руб. + 236 руб. + 880руб.)
Стоимость полученного от поставщика товара составляет 118000руб. (включая НДС 18% - 18 000 руб.).
В бухгалтерском учете данная операция будет отражена следующими проводками:
|
Содержание операций |
Дебет счета |
Кредит счета |
Сумма, руб. |
|
1. Выдан аванс на командировочные расходы |
71 |
50 |
2000 |
|
2. Оприходованы поступившие на склад предприятия материалы без учета НДС (привезенные командированным лицом): (118000 руб. – 18000 руб.) |
10 |
60 |
100000 |
|
3. Отражен в учете НДС, выставленный поставщиком |
19 |
60 |
18000 |
|
4. Принят к вычету НДС, выставленный продавцом |
68, субсчет «Расчеты по НДС» |
19 |
18000 |
|
5.Возмещено командированному лицу по авансовому отчету: - суточные - НДС по затратам на проживание в гостинице (36 руб.) - Оплата за проживание в гостинице без учета НДС (236 руб. – 36 руб.) - Оприходован бензин, приобретенный в АЗС за наличный расчет |
10 19 10 10, субсчет «Топливо» |
71 71 71 71 |
300 36 200 880 |
|
Расчет количества ГСМ, израсходованного по норме, производится следующим образом: - расход ГСМ в пределах норматива: 700 км (пробег)/100 км * 10 л (норматив) = 70 л.; - расход ГСМ за время в пути: 10 л (остаток бензина в баке при выезде) + 80 л – 15 л (остаток бензина в баке при приезде) = 75 л.; - перерасход бензина сверх норматива: 75 л – 70 л = 5 л. Поскольку (как уже отмечалось выше) налоговым законодательством расход топлива (в т.ч. ГСМ) не нормируется, такой незначительный перерасход как 5 литров бензина может быть обоснован (например, увеличение расхода ГСМ при езде по г. Москве и г. Калуге) и принят для целей налогообложения. При этом стоимость списанного бензина определяется и в бухгалтерском учете, и для целей налогообложения одним из выбранных способов (зафиксированном в учетной политике пункт 16 ПБУ 5/01, пункт 8 статьи 254 НК РФ): - по стоимости первых по времени приобретения (ФИФО); - по стоимости последних по времени приобретения (ЛИФО); - по средней стоимости; - по стоимости единицы товара. Предположим, что предприятием применяется способ списание по средней себестоимости, а стоимость остатка бензина (условно примем 10 л) на начало отчетного периода составляет 90 руб. Средняя стоимость ГСМ в этом случае будет равна: (90 руб. + 880 руб.) / (10 л + 80 л) = 10,78 руб. Соответственно стоимость израсходованного бензина равна 808,50 руб. (75 л * 10,78 руб.). |
|||
|
6. Списание стоимости израсходованного ГСМ (отнесение на стоимость материалов) |
10 |
10, субсчет «Топливо» |
808,50 |
|
7. Принят к вычету НДС по расходам, связанным с командировкой. |
68, субсчет «Расчеты по НДС» |
19 |
36 |
|
8. Возврат остатка подотчетных сумм: (2000 руб–1416 руб) |
50 |
71 |
584 |
|
9. Произведена оплата поставщику за полученные товары |
60 |
51 |
118000 |
В тех случаях, когда в служебных целях (в т.ч. и для поездок в командировку) ис пользуется личный автомобиль сотрудника, предприятие может либо заключить с этим сотрудником договор аренды автотранспортного средства, обговорив помимо выплаты арендной платы также и отнесение расходов по содержанию и обслуживанию автомо биля за счет предприятия (в таком случае порядок списания затрат по командировке будет аналогичен вышеуказанному), либо выплачивать владельцу автомашины ком пенсацию за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок по нормам, установленным постановлением Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002г. № 92 «Об установлении норм расходов организации на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомоби лей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».
Работник предприятия часто бывает в служебных командировках.
Как в период нахождения в командировке работнику начисляется зарплата? Начисляется ли ему премия?
При направлении работника в командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).
Согласно ст. 139 ТК РФ для всех случаев определения размера средней заработной платы, предусмотренных Трудовым кодексом РФ, устанавливается единый порядок ее исчисления. Для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые в соответствующей организации. Расчет средней заработной платы работника производится исходя из фактически начисленной ему зарплаты и фактически отработанного им времени за 12 месяцев, предшествующих моменту выплаты.
При этом необходимо руководствоваться Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (среднего заработка), утвержденным Постановлением Правительства РФ от 11.04.2003 № 213 (далее - Положение). Согласно этому Положению при исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ (подп. «а» п. 4 Положения). Иначе говоря: один средний заработок не включается в другой.
Таким образом, за время командировки работнику выплачивается не заработная плата, а средний заработок, при расчете которого исключаются время и оплата по предыдущим командировкам.
Моя работа связана с ежемесячными командировками по области (10 - 15 дней в месяц). Обязан пи я приходить на работу в день отъезда в командиров ку или в день приезда из командировки? Если я не при ду, чем это мне может грозить? Оплачивается ли и в ка ком размере командировка на один день в район области, расположенный за 100 - 600 км от места моего проживания?
Вопросы направления работников в служебные команди ровки регулируются главой 24 ТК РФ и Инструкцией Мин фина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР», действующий в части, не противоречащей новому трудово му законодательству.
Согласно п. 8 Инструкции № 62 вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку и в день прибытия из коман дировки решается по договоренности с работодателем. Учи тывая, что работник направляется в командировки доволь но часто, такую договоренность лучше зафиксировать в письменной форме.
Следовательно, если работодатель настаивает на обяза тельной явке работника, работник обязан являться на ра боту и в день отъезда в командировку, и в день прибытия из командировки.
Невыполнение этого требования работодателя является дисциплинарным проступком (если отсутствие на рабочем месте без уважительных причин продолжалось более четы рех часов подряд - прогулом), за который к работнику мо жет быть применено одно из дисциплинарных взысканий, предусмотренных ст. 192 ТК РФ (замечание, выговор, увольнение по подп. «а» п. 6 ст. 81 ТК РФ).
В соответствии с п. 15 Инструкции № 62 при команди ровках в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего жи тельства, суточные не выплачиваются. Верховный Суд РФ признал это положение Инструкции № 62 (см. решение Вер ховного Суда РФ от 04.03.2005 № ГКПИ 05-147) соответст вующим закону. Все остальные расходы работника, кроме суточных, предусмотренные ст. 168 ТК РФ, возмещаются при такой командировке в общем порядке.
Согласно этому же п. 15 Инструкции № 62 вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места коман дировки к месту жительства, в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемо го задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.
Бухгалтерский учет затрат на зарубежные командировки
Рассмотрим схему бухгалтерских проводок с учетом условий, приведенных выше примеров.
Предположим, сотрудник предприятия получил денежные средства под отчет на командировочные расходы в Польшу и в Германию 24 марта в следующих размерах: 17 000 рублей, 400 долларов США, 400 евро.
Авансовый отчет командированным лицом в бухгалтерию организации был представлен 5 апреля. В этот же день произведен возврат остатка подотчетных сумм, возмещение ему перерасхода по авансовому отчету в российских рублях.
Условно предположим, что курс Центробанка России на эти даты составлял сле дующие величины:
Согласно авансовому отчету сотрудника его командировочные расходы составили следующие суммы:
Всего:
Таким образом, у командированного лица получился перерасход долларов США и евро (расходы были оплачены за счет его собственных средств) а разме ре 72 доллара США (472 долл. США - 400 долл. США) и 80 евро (480 евро -— 400 евро) и остаток подотчетных сумм в рублях в размере 980 рублей (17 000 руб. - 16 020 руб.).
По согласованию с командированным сотрудником организацией было приня то решение о возмещении ему перерасхода иностранной валюты в рублях по кур су Центробанка России на дату принятия авансового отчета.
В бухгалтерском учете вышеуказанные операции будут отражены следующим образом.
|
Содержание хозяйственной операции |
Проводки |
Сумма, руб. |
|
|
Д |
К |
||
|
1.Сотрудники получили денежные средства под отчет (иностранная валюта по курсу ЦБР на дату выдачи из кассы):
|
71 |
50 |
17000 11600 14000 |
|
2.Отражен НДС, исчисленный с командировочных расходов |
19 |
71 |
18 |
|
3. Затраты по командировке (за вычетом НДС) отнесены на расходы организации (в иностранной валюте – по курсу ЦБР на дату представления авансового отчета):
|
26 |
71 |
16020 14160 17280 |
|
4. Принят к вычету НДС по командировочным расходам |
68 2Расчеты по НДС» |
19 |
18 |
|
5. Возврат подотчетных сумм в кассу предприятия в рублях |
50»Касса рублевая» |
71 |
980 |
|
6. Возмещение сотруднику перерасхода по авансовому отчету в рублях по курсу на дату выдачи средств(т.е. одновременно на дату представления авансового отчета)6
|
71 |
50 «Касса рублевая» |
2160 2880 |
|
7. Отражена положительная курсовая разница по подотчетным суммам (400 руб. + 400 руб.) |
71 |
91-1 |
800 |
Расчет курсовой разницы по подотчетным суммам в иностранной валюте на дату представления авансового отчета:
Соответственно, отражение данной операции в б/у будет производиться типовой проводкой:
Д 70 К 68 «НДФЛ»
- удержан НДФЛ с суммы нормативных суточных, выданных командировочному лицу.
ПРИМЕР.
Работники нашей организации часто ездят в командировки. Возвратившись, они представляют в бухгалтерию железнодорожные или авиабилеты. Разумеется, никаких счетов-фактур к этим билетам не прилагается. Можем ли мы принимать к вычету НДС по таким билетам? Если можем, то как его рассчитать?
Для того, чтобы принять к вычету «входной» НДС, необходимо иметь счет-фактуру от поставщика. Об этом сказано в пункте 1 статьи 172 НК РФ. Но здесь же есть и исклю чения из этого правила. В частности, чтобы принять к вычету «входной» НДС по командировочным расходам, счет-фактура не нужен.
ПРИМЕР. Сотрудники часто ездят в командировки из Санкт-Петербурга в Мо скву. На поезде иногда уезжают поздно вечером и возвращаются на следующий день. А на самолете - улетают утром и возвращаются в тот же день. Нужно ли в такой ситуации выплачивать им суточные, а если да, то за какой период?
Если работник возвращается из командировки на следующий день, суточные выдаются, причем за два дня. А в случае, когда он вернулся в тот же день, когда уехал, платить суточные не нужно. Поясним.
Порядок возмещения командировочных расходов прописан в Инструкции Министерства финансов СССР от 7 апреля 1988 г. № 62. В пункте 14 этого документа сказано, что суточные должны выплачиваться за каждый день командировки, а также за время нахождения в пути. При этом при отправлении поезда до 24 часов днем отъезда в командировку считаются текущие сутки (п. 7 Инст рукции № 62). И за этот день предприятие уже должно выплатить суточные, так как сотрудник находится в пути. А если он вернулся:
■ Размер суточных
Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке. Согласно статье 168 ТК РФ их размер определяется работодателем самостоятельно. Однако для целей налогообложения суточные учитываются в размерах, предусмотренных НК РФ.
Суточные за время нахождения в пути выплачиваются потем же нормам, что и за время пребывания в месте командировки. При командировках в такую местность, откуда командирован ный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачиваются (пункты 14, 15 Инструкции № 62).
■ Болезнь в командировке
В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общем основании возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командирован ный работник находится на стационарном лечении) и выпла чиваются суточные в течение всего времени, когда он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного места жительства, но не свыше двух месяцев. Болезнь работника, а также невозможность по со стоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства должны быть удостоверены в установленном порядке.
За период временной нетрудоспособности командирован ному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности. Дни временной нетрудос пособности не включаются в срок командировки (пункт 16 Инструкции № 62).
Средний заработок сохраняется за работником за дни ко мандировки и проезда, которые являются рабочими по гра фику предприятия (кроме тех, когда он болел). За дни болезни работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспо собности.
■ Командировка в выходные
На работников, находящихся в командировке, распростра няется режим рабочего времени и отдыха той организации, в которую они командированы. Поэтому если в этой организации были выходные или нерабочие праздничные дни, то сотруднику эти дни компенсировать не нужно. За выходные и праздничные дни, которые приходятся на период командировки, не сохраня ется средний заработок (пункт8 Инструкции № 62). Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются. Если работник выезжает в командировку в выходной или нерабочий праздничный день, то ему по возвращении из ко мандировки предоставляется другой день отдыха. В случае возвращения из командировки в выходные или нерабочие праздничные дни предоставляется другой день отдыха.
Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, то компенсация за работу в эти дни производится по правилам статьи 153 ТК РФ: работа в выходной и нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере. Соответственно, сдельщикам — не менее чем подвойным сдельным расценкам; работникам с повремен ной оплатой — не менее двойной дневной или часовой ставки; работникам с месячным окладом — не менее одинарной дневной или часовой ставки сверх оклада, если работа в выходной и не рабочий праздничный лень производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не менее двойной часовой или дневной ставки сверх оклада, если работа производилась сверх месячной нормы.
Пожеланию работника ему может быть предоставлен дру гой день отдыха. В этом случае работа в праздничный день будет оплачена в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит. Заработная плата работников в связи с нерабочими праздничными днями не уменьшается.
Командировочные затраты относятся к расходам по обыч ным видам деятельности и включаются в состав прочих затрат (пункты 5, 8 ПБУ 10/99«Расходы организации»).
В ситуации, когда работник вовремя не представил авансо вый отчет и не вернул неизрасходованную сумму, по распоря жению работодателя (но не позднее 1 месяца со дня окончания срока возврата денег) эта сумма удерживается из зарплаты
работника.
Для отражения удержаний из заработной платы в бухгалтер ском учете используются: счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
В бухгалтерском учете отражаются следующие проводки:
дебет счета 94 кредит счета 71
— отражены не возвращенные в установленные сроки денежные средства;
дебет счета 70 кредит счета 94
— удерживаются из заработной платы работника не возвра щенные в установленные сроки денежные средства;
дебет счета 73 кредит счета 94
— взысканы не возвращенные в установленные сроки денеж ные средства в случае, когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника организации.
Что касается авиа- и железнодорожных билетов, то, как правило, на их покупку командированному лицу выдаются наличные деньги. Но организация может приобрести билеты в централизованном порядке по безналичному расчету. В таком случае приобретение и выдача билетов под отчет оформляются в бухгалтерском учете следующими записями:
дебет счета 60 кредит счета 51
— перечислен аванс за авиабилеты;
дебет счета 50-3 кредит счета 60
— получены авиабилеты;
дебет счета 19 кредит счета 60
— на сумму НДС;
дебет счета 71 кредит счета 50-3
— авиабилет выдан подотчетному лицу.
■ Налогообложение и налоговый учет
По налогу на добавленную стоимость:
1) следует иметь в виду, что с 2006 г. вычет НДС производит ся без подтверждения его уплаты (пункт 2 статьи 171, пункт 1 статьи 172 Н К РФ). Однако для принятия к вычету НДС по расходам на командировки и представительским расходам необходимо подтвердить факт его уплаты (пункт 7 статьи 171 НК РФ остался неизменным);
2) пункт 7 статьи 171 НК РФ установлен порядок применения вычета НДС по расходам на командировки.
Первый вид расхода — проезд — включается в состав расходов по налогу на прибыль (подпункт 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ). Если в документах на проезд НДС не указан, то прибыль умень шается на всю сумму проезда (Письма МНС России от 4 декабря 2003 г. № 03-1-08/3527/13-АТ995, УМНС России по г. Москве от 29 сентября 2004 г. № 26-12/62994). Если сумма НДС указа на, то вычет НДС возможен даже без счета-фактуры (Письмо Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-04-11/112, пункт 10 Постановления Правительства РФ № 914)
Если в проездных документах указано «в том числе НДС» или «в том числе НДС 18%», то вычета не будет, но и в состав расходов войдет стоимость билета без НДС, который придется рассчитать и исключить.
«Входной» НДС можно принять к вычету, если командировка связана с деятельностью организации, облагаемой НДС. При этом сумма налога должна быть выделена отдельной строкой в счете-фактуре или бланке строгой отчетности. НДС, уплаченный по расходам на командировки, в том числе по услугам гостиниц, принимается к вычету либо на основании счетов-фактур, выставленных гостиницами при оказании данных услуг, либо на основании документов строгой отчетности.
Счета-фактуры не выставляются при реализации авиакомпаниями и агентами авиакомпаний организациям авиабилетов, оформленных командированным сотрудникам (Письмо Мин фина России от 16 мая 2005 г. № 03-04-11/112).
Пример 1
ЗАО «Сальвита» направило работника на 5дней в командировку. Из кассы под отчет ему была выдана сумма 15 000 руб. По приезде из команди ровки работником был составлен авансовый отчет, к которому он приложил авиабилеты туда и обратно на сумму 5 000 руб. (в том числе НДС — 763 руб.), счет гостиницы (оформлен на бланке строгой отчетности) на сумму 3600 руб. (в том числе НДС - 549 руб.). НДС в представленных документах выделен отдельной строкой. Суточные — 500руб. вдень.
В учете организации следует оформить следующие прово дки:
дебет счета 71 кредит счета 50
— 15 000 руб. — выданы из кассы организации денежные
средства под отчет
дебет счета 26 кредит счета 71
— 4 237 руб. (5 000 руб. — 763 руб.) — включена в расходы
стоимость авиабилетов (без НДС)
дебет счета 19 кредит счета 71
— 763 руб. — учтен НДС по авиабилетам
дебет счета 26 кредит счета 71
— 3 051 руб. (3 600 руб. — 549 руб.) — включена в расходы
сумма, указанная в счете гостиницы за оплату (без НДС)
дебет счета 19 кредит счета 71
— 549 руб. — учтен НДС из стоимости гостиничных услуг
дебет счета 68 субсчет «Расчеты по НДС» кредит сче та 19
— 763 руб. — принят к вычету НДС по авиабилетам
дебет счета 68 субсчет «Расчеты по НДС» кредит сче та 19
— 549 руб. — принят к вычету НДС по счету гостиницы
дебет счета 26 кредит счета 71
— 2 500 руб. — суточные
дебет счета 50 кредит счета 71
3 900 руб. (15 000 руб. — 2 500 руб. — 5 000 руб. —3 600 руб.) — возврат работником в кассу организации неизрасходованной суммы.
Если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован, командировочное удостоверение можно выписывать.
Отметка о том, что сотрудник был в командировке, делается в журнале учета работников, выбывающих в командировки.
Первичные документы на выдачу денег под отчет и списание расходов по подотчетным суммам
Авансовые отчеты
Расчетная ведомость (при удержании подотчетных сумм)
Отчет кассира
Журнал – ордер №7
Пример 1
Пример 2
ПРИМЕР
Пример
?
?