Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Лабораторная работа №5
Сортировка записей. Фильтры
Выполнив эту лабораторную работу, Вы сможете:
Операция сортировки данных используется для удобства нахождения требуемой информации в таблице базы данных. Нужную строку большой таблицы найти гораздо проще, если строки этой таблицы упорядочены по какому-либо признаку (например, по алфавиту, по дате, по увеличению или уменьшению значений в столбцах, содержащих числа).
Разумеется, в разных ситуациях пользователю нужно сортировать строки по разным столбцам таблицы. Microsoft Access 2007 позволяет выполнять такую сортировку всего одним щелчком мыши.
По умолчанию при открытии таблица упорядочивается по значению ключевого поля. Если ключевое поле для таблицы не определено, записи выводятся в порядке их ввода в таблицу. Для сортировки таблицы по произвольному столбцу надо щелкнуть по любой ячейке этого столбца и воспользоваться средствами контекстного меню или соответствующей кнопкой на ленте команд.
Этим способом можно упорядочить записи по любому столбцу таблицы. Но нужно помнить, что в Access 2007 существуют ограничения на тип данных, которые можно упорядочивать. Например, нельзя сортировать значения полей с типом данных Поле МЕМО, Гиперссылка или Поле объекта OLE.
Чтобы правильно применять сортировку, нужно запомнить несколько простых правил.
ЗАДАНИЕ 1
Для того чтобы произвести сортировку таблицы базы данных по значениям одного или нескольких полей, выполните следующие действия:
Рисунок 109 - Таблица до сортировки
Рисунок 110 - Группа Сортировка и фильтр
Результат представлен на рисунке 111;
Рисунок 111 - Результат сортировки по возрастанию
Результат представлен на рисунке 112;
Рисунок 112 - Результат сортировки по убыванию
ЗАДАНИЕ 2
В Microsoft Access 2007 предусмотрено три способа отбора записей с помощью фильтров:
Набор записей таблицы, которые были отобраны в процессе фильтрации, называется результирующим набором.
Следует помнить о том, что фильтры не являются отдельным объектом базы данных, это всего лишь инструмент для работы с данными, которые содержатся в таблице. Поэтому сами по себе фильтры не сохраняются, и запоминается только один последний фильтр, который вы задавали. Если возникает необходимость сохранить тот или иной фильтр, то его необходимо сохранять как запрос. Фильтры могут работать только тогда, когда необходимая таблица открыта в режиме просмотра и редактирования данных.
ЗАДАНИЕ 3
Применение фильтра по выделению.
Откройте таблицу Заказы в режиме таблицы.
Чтобы воспользоваться фильтром по выделению, выполните следующие действия:
Рисунок 113 - Выделение содержимого ячейки поля «Менеджеры»
Рисунок 114 - Меню кнопки Выделение
Рисунок 115 - Результат применения фильтра
ЗАДАНИЕ 4
Результат покажите преподавателю.
ЗАДАНИЕ 5
Применение простого фильтра.
Чтобы воспользоваться простым фильтром, выполните следующие действия:
Щелкните по вкладке Главная на ленте команд, перейдите в группу Сортировка и фильтр и нажмите кнопку Фильтр. На экране раскроется меню (рисунок 116).
Рисунок 116 - Установка простого фильтра
Рисунок 117 - Варианты текстового фильтра
Рисунок 118 - Окно ввода параметров фильтра
Рисунок 119 - Результат фильтрации
ЗАДАНИЕ 6
Аналогичным образов с помощью таблицы Менеджеры выясните фамилии менеджеров телефоны которых начинаются с 2.
Результат покажите преподавателю.
ЗАДАНИЕ 7
Применение расширенного фильтра.
Чтобы воспользоваться расширенным фильтром, выполните следующие действия:
Рисунок 121 - Меню кнопки «Дополнительно»
Рисунок 122 - Окно расширенного фильтра
Рисунок 123 – Условия отбора
Рисунок 124 - Результат фильтрации
ЗАДАНИЕ 8
Из папки Access 2007 откройте документ Подстановочные знаки.html и познакомьтесь с его содержимым. Выполните в тетради приведенное там задание.
ЗАДАНИЕ 9
Из папки Access 2007 откройте документ Ввод условий отбора.html и познакомьтесь с его содержимым. Выпишите к себе в тетрадь основные логические операторы и специальные операторы сравнения. Запомните синтаксис их написания.
ЗАДАНИЕ 10
Используя расширенный фильтр выведите следующие записи:
Результат покажите преподавателю.
III. Функции даты и времени
Функция используется для возвращения значения в точку вызова. Значение, возвращаемое функцией, определяется ее типом, например, функция Now() возвращает дату и время часов компьютера. Синтаксически функция выделяется круглыми скобками, следующими сразу за ее идентификатором (именем функции). Многие функции требуют наличия аргументов, которые записываются в этих скобках через точку с запятой при обращении к функции. Функции можно использовать для создания нового выражения или функции. Перед знакомством с функциями Access для работы с датами и временем сделаем несколько замечаний об именах объектов Access, т.к. они очень часто используются для построения условий отбора и при вычислениях.
3.1 Идентификаторы объектов
Любой объект Access имеет имя, по которому его можно однозначно идентифицировать в некоторой системе объектов. Кроме обозначения коротким именем объекта, идентификатор можно обозначить и полным именем. Полное имя объекта является составным, т.к. состоит из двух коротких имен, разделяемых восклицательным знаком или точкой. Первое – имя класса объектов (таблицы, запроса, формы или отчета), второе – собственное имя объекта. Из-за использования указанных разделителей имена объектов не должны содержать символов «!» и «.». Символ «!» используется в Access для разделения имен таблиц и имен полей, например, [Поставщики]![Адрес].
3.2 Использование функций даты и времени
Microsoft Access хранит значения дат и времени как десятичные числа длиной восемь байт. Чтобы сообщить Access о том, что вы вводите дату и время, заключите значение в символы числа (#). Для указания конкретной даты используйте нотацию, которая вам кажется наиболее удобной. Например, #15 апреля 2008#, #15/04/08# и #15-апр-2008# определяют одну и ту же дату. Точно так же #5:30 PM# и #17:30# определяют время «семнадцать часов тридцать минут».
Access предоставляет несколько функций, которые могут оказаться полезными при задании условий отбора для дат и времени. Ниже приведены описания основных функций для работы с датами и временем (таблица 9).
Таблица 9 – Описание функций даты и времени
|
Функция |
Описание |
|
Day(дата) |
Возвращает значение дня месяца в диапазоне от 1 до 31 |
|
Year(дата) |
Возвращает значение года в диапазоне от 100 до 9999 |
|
Month(дата) |
Возвращает значение месяца года в диапазоне от 1 до 12 |
|
Weekday(дата) |
По умолчанию возвращает целое число от 1 (Воскресенье) до 7 (Суббота), соответствующее дню недели |
|
Hour(дата) |
Возвращает целое число от 0 до 23, представляющее значение часа |
|
Now(0 |
Возвращает дату и время часов компьютера. |
|
Date() |
Возвращает текущую системную дату |
|
DateDiff() |
Находит разницу между двумя датами |
Приведем примеры использования функций для работы с датами и временем (таблица 10).
Таблица 10 – Примеры применения функций
|
Поле |
Выражение |
Описание |
|
Дата доставки |
< Date( )- 30 |
Использует функцию Date для отображения заказов, сделанных ранее, чем 30 дней назад. |
|
Дата отправки |
Year([Дата отправки])=2008 |
Использует функцию Year для отображения заказов, сделанных в 2008 году. |
|
Дата доставки |
Year([Доставка]![Дата доставки])=Year(Date()) And Month([Доставка]![Дата доставки])=Month(Date()) |
Использует функции Year и Month, а также оператор And для отображения доставок текущего года и месяца. |
|
Разница между датами |
DateDiff(«d»; #12.04.2007#; #28.04.2007#) = 16 |
Находит разницу между двумя датами («d» – в днях, “ww”– в неделях, “m” – в месяцах, “yyyy” – в годах и др. ), в данном случае разница должна составлять 16 дней. |
ЗАДАНИЕ 11
С помощью функция даты и времени выясним у каких поставщиков доставка осуществляется с февраля по май.
Рисунок 125 – Условия отбора по полю «Срок доставки»
Рисунок 126 – Результат применения фильтра
Того же результата можно было достичь, если вместо введенного вами условия отбора, вы указали следующую запись:
Month([Срок доставки])>=2 and Month([Срок доставки])<5
Задание 12
Результат покажите преподавателю.
Сортировка (упорядочение) данных по возрастанию означает, что значения в поле отсортированного текста располагаются по алфавиту (от А до Я), отсортированные числовые значения идут от меньшего к большему, а отсортированные поля дат/времени располагаются по увеличению даты и времени от лет до н.э. к годам н.э.
Сортировка (упорядочение) данных по убыванию означает обратное.
V. КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
1) Что понимают под сортировкой? Какое значение имеет сортировка записей?
2) Какую сортировку называют сортировкой по-возрастанию и какую – сортировкой по-убыванию?
3) Что такое фильтр? Какие типы фильтров Вам известны?
4) Каковы особенности работы с каждым из типов фильтров?
5) Какие режимы меню и какие кнопки панели инструментов для работы с фильтрами вам известны?
6) Какова структура окна ФИЛЬТР? Как в этом окне задать условия отбора и порядок сортировки?
7) Перечислите подстановочные знаки, используемые при построении условий отбора записей. Приведите примеры их использования.
8) Для чего используется операторы Like, Between, In? Приведите примеры использования этих предикатов.
9) Как связаны условия отбора записей, расположенных в одной строке бланка расширенного фильтра? В разных строках?
VI. КОНТРОЛЬНОЕ ЗАДАНИЕ
В папке Access 2007 находятся два документа «Задания первого уровня сложности по фильтрам.doc» и «Задания второго уровня сложности по фильтрам.doc», различающиеся по уровню сложности. Уточните у преподавателя, задание какого уровня сложности вам необходимо выполнить. Выполните задание под вашим вариантом. Результат покажите преподавателю.
PAGE 16