Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «ДАГЕСТАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»
КАФЕДРА ИСЭ
РЕФЕРАТ
По дисциплине:
«Проектирование информационных систем»
«Microsoft Project как средство управления проектами»
На тему:
Выполнила: Агаева Н. А.
Проверила: Губина Е. А.
Введение 3
Глава I. Основы управления проектами 5
1.1. Цели моделирования проектов в Microsoft Project 5
1.2. Основные понятия 5
1.3. Жизненный цикл проекта 6
Глава II. Работа в Microsoft Project. 8
2.1. Настройка проекта 8
2.1.1. Создание проекта 9
2.1.2. Добавление задач в проект 9
2.1.3. Структурирование проекта 12
2.1.4. Создание календарей. 13
2.1.5. Сохранение и публикация 17
2.2. Завершение проекта 17
Заключение 19
Список литературы 20
Проекты - понятие встречающееся во всех сферах жизни. Посадка дерева является проектом, равно как и полет человека на Луну. Проекты - это часть нашей жизни. Но что такое проект как таковой, и что требуется для управления всеми его составляющими?
В словаре термин проект поясняется как "план", "согласованные усилия". Таким образом, проект— это не только усилия одного человека. Проектом является последовательность действий, часто выполняемая несколькими людьми. Кроме того, проект можно характеризовать рядом особенностей:
Управление проектом является предметом, который исследует природу проекта и предлагает пути управления его развитием. Управление проектом — это организация и систематизация действий, направленных на успешное достижение цели. Ключевыми моментами управления проектом являются:
Для реализации этих задач используются определенные инструменты. Некоторые из них являются концептуальными, например, критический путь; другие же содержат специфичные форматы для диаграмм хода выполнения (например, диаграмма Ганга). В следующих главах представлены некоторые ключевые концепции управления проектом, а также инструменты их реализации с помощью Microsoft Project.
Microsoft Project создан, чтобы помочь менеджеру проекта в разработке планов, распределении ресурсов по задачам, отслеживании прогресса и анализе объёмов работ.
Под маркой Microsoft Project доступны сразу несколько продуктов и решений:
На первый взгляд MS Project кажется еще одним приложением семейства Microsoft Office с панелью инструментов, как в Word, таблицами и графиками, как в Excel. Но отличия есть. Одно из ключевых отличий состоит в узкой области применения программы. Если другие приложения семейства Microsoft Office ориентированы на максимально широкую область применения и поддерживают разные функции, то программа MS Project предназначена исключительно для управления проектами. Другое важное отличие заключается в том, что с MS Project невозможно работать без знания теории управления проектами и особенностей этой программы.
Моделирование проектов в Microsoft Project 2010 позволяет:
Критический путь отмечает последовательность задач в проекте, которые должны быть выполнены своевременно для предотвращения нарушения общего графика.
Резерв — это промежуток времени, на который можно отложить выполнение задач (т.е. пока она не перейдет в критический путь).
Чтобы выполнить ту или иную задачу, требуется затратить определенное время. Задачи могут занимать от пяти минут до пяти месяцев. Промежуток времени, необходимый для выполнения задачи, называется длительностью задачи. Рекомендуем разбивать длительные задачи в проекте на более мелкие или менее продолжительные, так, чтобы можно было более точно отслеживать их выполнение. Некоторые задачи, называемые вехами, не имеют длительности (т.е. их значение равно нулю). Вехи являются ключевыми точками на шкале времени, они указывают на начало или окончание выполнения определенной фазы проекта.
Диаграмма Ганга, сетевые графики и структурная декомпозиция работ — это инструменты управления проектом, которые применяются довольно давно. Диаграмма Ганта представляет все задачи в проекте в виде отрезков, которые отражают длительность отдельных задач. Сетевые графики не конкретизирует временные характеристики проекта. Вместо этого на них отображено взаимодействие задач в проекте, представлены взаимосвязи между задачами. Каждая задача содержится в блоке, называемом узлом, а линии, которые соединяют узлы, показывают структуру задач. В процессе управления проектом важную роль играют зависимости. Общая длительность проекта является не просто суммой длительностей всех задач, так как не все задачи в проекте могут происходить одновременно. Только после того как поставлены задачи, назначены их длительность и определены зависимости, можно оценить длительность всего проекта.
Проекты обычно состоят из взаимосвязанных этапов. Осознание возможностей каждого этапа может помочь соотнести функции Microsoft Project с осуществляемым проектом.
Определение цели и области охвата проекта
Перед тем как вы приступите к планированию проекта, определите его цель. Будьте осторожны со слишком отдаленными целями, которые, возможно, потребуется менять в процессе реализации проекта. Определение цели является ответственным шагом, ведь если цель неправильно сформулирована, то и достигнута она вряд ли будет – отсюда потеря времени, ресурсов и денежных средств. Маленькие проекты, которые были разбиты на различные фазы, являются более гибкими и управляемыми. После того, как цель осознана, вам нужно собрать всю информацию, необходимую для определения области охвата проекта. Областью охвата проекта является описание специфических параметров и правил его осуществления. Правила проекта напрямую зависят от времени, качества и стоимости проекта. Изложите цель и состав в одном-двух предложениях, чтоб проект был не сложным.
Планирование
Если вам понятны цель и состав проекта, можно начать работу по определению тех действий, которые следует предпринять для достижения цели. Нужно спланировать деятельность так, чтобы цель была достигнута при минимальных расходах и максимальных доходах. Сначала определите главные этапы, а затем разбейте каждый из них на несколько. Существует старая шутка: время, бюджет или качество — выберите два. Распределение ресурсов в графике работ может сократить время, однако может вызвать потерю контроля над качеством. Увеличение времени порой повышает качество, но вызывает конфликт ресурсов и дополнительные затраты. Microsoft Project поможет выбрать золотую середину между этими тремя важными критериями. Планирование является той точкой, с которой начинается проект.
Пересмотр
Чаще всего вы посылаете исходное расписание проекта различным руководителям или коллегам, прежде всего, с целью улучшить его, принять во внимание различные факторы. Вы можете использовать отчеты Microsoft Project для создания нескольких набросков вашего плана. Нахождение способов решения конфликтов во времени и распределении ресурсов является еще одним аспектом планирования и пересмотра. Project поможет вам предотвратить такие конфликты, как:
Отслеживание и анализ собственных ошибок.
Вы можете закрепить все методы отслеживания еще до начала выполнения проекта. Основные принципы отслеживания хода выполнения проекта и назначение ответственных за определенный участок работы поможет вашей команде выработать эффективный механизм, который позволит достичь желаемого результата.
Microsoft Project позволяет просмотреть проект и увидеть, где вы неправильно оценили, где не вовремя внесли коррективы, где не разбили этап на достаточное количество ynpaвляемых частей. Project сохраняет исходный график в отдельном файле, наряду с промежуточными графиками и графиком полностью выполненного проекта.
В некоторых источниках ЖЦ состоит из этапов, представленных на следующей схеме:
Инициация
Завершение проекта
Схема 1. Жизненный цикл проекта.
Не будем рассматривать установку проекта, так как она аналогична установкам других продуктов семейства Microsoft Word. Рассмотрим настройку, которая включает следующий алгоритм действий:
В меню «Файл» выбираем «Параметры» и устанавливаем следующие параметры:
а. В разделе «Сохранение проектов» - расположение файлов по умолчанию.
Рисунок 1. Параметры в MS Project.
Когда вы готовы к использованию Project 2010 для управления проектом, необходимо добавить и связать задачи, создать календари и выбрать способ планирования ресурсов и задач. Рассмотрим, как это делается, представив последовательность действий в следующем алгоритме:
Шаг 1. Создание проекта;
Шаг 2. Добавление задач в проект;
Шаг 3. Структурирование проекта;
Шаг 4. Создание календарей;
Шаг 5. Сохранение и публикация.
Обычный способ начать работу с помощью Project 2010 — это создать новый пустой план проекта. Или можно создать новый файл на основе существующего проекта или шаблона, содержащего задачи и ресурсы, сходные с теми, которые нужны.
Добавление задачи в список задач
На вкладке Вид в группе Представления задач щелкните значок Диаграмма Ганта. В пустом поле Название задачи введите название задачи и нажмите клавишу ВВОД.
Вставка задачи между существующими задачами
Выделите строку под тем местом, где должна появиться новая задача. На вкладке Задача в группе Вставить щелкните верхнюю часть кнопки Задача. Введите название задачи во вставленную строку. После вставки задачи идентификаторы задач перенумеровываются автоматически.
Добавление задачи с помощью представления "Сетевой график"
Чтобы переключиться на представление Сетевой график, на вкладке Вид в группе Представления задач выберите пункт Сетевой график. На вкладке Задача в группе Вставить щелкните верхнюю часть кнопки Задача. В окне новой задачи введите название задачи.
Создание повторяющейся задачи
Если задача повторяется с регулярными интервалами, введите ее как повторяющуюся задачу. Если задача повторяется с нерегулярными интервалами, введите ее как обычную задачу для каждого из моментов, когда она должна выполняться.
Если ввести имя ресурса для повторяющейся задачи в поле Названия ресурсов, ресурс будет назначен для общих трудозатрат по данной повторяющейся задаче, а не для каждой задачи в отдельности.
Установление связей.
Существует следующие типы взаимосвязей задач (этапов):
1. «Окончание – начало» - последующая операция не может начаться ранее, чем завершится предыдущая;
Наиболее часто используются связи типа «Окончание - Начало», наиболее редко - «Начало - Окончание».
В Microsoft Project допускается создание связей между этапами. Для того чтобы создать зависимость между задачами необходимо:
a. Щелкнуть правой кнопкой мыши на названии этапа;
b. В меню выбрать «Сведения»;
c. В окне «Сведения о задаче» перейти на закладку «Предшественники»;
d. В области «Название задачи» щелкнуть левой кнопкой мыши на пустом поле и в выпавшем списке всех задач (обычных и суммарных) выбрать предшествующую задачу;
e. Выбрать тип связи и запаздывание (при необходимости).
Установка длительности задач и создание вех.
Длительность можно менять также как название задачи, щелкнув по столбцу длительность в соответствующей ячейке. Если новая длительность является предположительной, то поставьте знак вопроса после нее. В Project 2010 можно изменять длительность суммарной задачи, не изменяя подзадачи. Если длительность суммарной задачи отличается от общей длительности подзадач, разница указывается с помощью красной линии в области диаграммы представления. Так же можно оценить длительность автоматически, для этого нужно выполнить следующие действия:
Вехи — это базовые точки, которыми отмечаются важные события в рамках проекта. Они используются для отслеживания хода продвижения проекта. Любая задача с нулевой длительность автоматически отображается как веха. Кроме того, в качестве вехи можно отметить любую другую задачу любой длительности. Для этого в Сведениях о задаче во вкладке Дополнительно нужно поставить флажок Пометить задачу как веху.
Большинство проектов начинается со списка задач, сложность которого будет расти, пока он не станет полностью развернутым планом проекта и календарным планом. Создав или импортировав свой список задач, затем можно определить все связи между задачами.
Как уже говорилось, задачи разумней разбивать на более мелкие, управляемые подзадачи в целях точного определения состава и характеристики работ, которые следует выполнить. Для моделирования этапов используются суммарные задачи. Это можно сделать следующим образом. На вкладке задача выбираем пиктограмму Суммарная задача. В левой части экрана она отразится. Чтобы задать необходимые нам характеристики, щелкаем по <Новая суммарная задача>. Откроется окно Сведения о суммарной задаче, где можно ввести название задачи, допустим Главная задача, режим планирования - автоматически, длительность – 20 дней, нажимаем ОК и на диаграмме Ганта отразится временной отрезок, положенный для этого этапа. Аналогично создаем следующий этап: название – Планирование, длительность – 12 дней, режим планирования - Вручную. Затем перемещаем курсор мыши под ячейку Планирование, появится двусторонняя стрелка, щелкаем и вводим название такое же, Планирование, и режим планирования – Вручную. Таким же образом создаем следующие этапы. Получилась следующая иерархическая структура:
Рисунок 2. Этапы проекта.
Каждая суммарная задача является вложенной в вышестоящую суммарную задачу. Например, этап Проектирование включает этап Реализация, а этап Планирование включает этапы Проектирование и Реализация. Так же можно повышать (понижать) уровень задачи, для этого существуют соответствующие пиктограммы на вкладке Задача.
Структурная декомпозиция работ
Структуру проекта в MS Project можно задать и отобразить несколькими способами. Кроме суммарных задач и вех для этого также используют коды структурной декомпозиции работ (СДР) или коды структуры.
Структурная декомпозиция работ (СДР) – иерархическая структура, используемая для организации задач в отчетах по календарному плану и при отслеживании затрат. Код СДР – это цифровой код, определяющий место расположения задачи в структуре проекта. В MS Project применяются коды двух типов. Первый тип автоматически вычисляет номер в структуре, на основе перечня задач. Второй устанавливают вручную. Каждый уровень кода является представлением определенного уровня структуры перечня задач. Уровни кода могут содержать буквы, цифры, знаки. Коды используют для группировки задач или ресурсов проекта нестандартными способами, например, по кодам должностей (для ресурсов), по кодам расходов (для задач). Перед группировкой создают и назначают код структуры задачам и ресурсам.
Использование календарей в проекте необходимо для определения реального графика работы. В Microsoft Project 2010 могут быть календари задач и календари ресурсов. Календари задач позволят определить периоды, когда задачи могут исполняться, а календари ресурсов определят график работы последних и в дальнейшем позволят определять возможную загрузку ресурса. Пересечение календарей задач и ресурсов, назначенных на ее исполнение, определит время возможного исполнения задачи.
Для того чтобы создать в Microsoft Project 2010 новый календарь нужно на закладке «Проект» в разделе «Свойства» нажать на кнопке «Изменить рабочее время» и в окне «Изменение рабочего времени» нажать на кнопке «Создать новый календарь…». В появившемся окне «Создание базового календаря» нужно ввести имя нового календаря и выбрать следующий вариант:
1. Или создать новый базовый календарь;
2. Или создать новый календарь, который будет копией выбранного (стандартный базовый календарь сохраняется).
Создадим новый календарь, возьмем, к примеру, последнюю неделю апреля и зададим график работы.
Рисунок 3. Календарь 1.
Аналогично для каждого дня. Если график работы для каждого дня одинаковый, достаточно выделить все дни недели (с помощью Ctrl) и установить время работы. Так же можно создавать исключения календаря. Создадим новый календарь – Календарь 2 и создадим исключения для 1 и 2 мая.
Рисунок 4. Создание исключений.
Планирование задач.
Каждая задача имеет свой тип – характеристику, учитывающую, какие элементы задачи являются фиксированными, а какие переменными.
Задачи в Microsoft Project могут иметь следующие типы:
1. Фиксированная длительность (длительность задачи остается постоянной независимо от количества назначенных ресурсов (единиц назначения) или объема трудозатрат).
2. Фиксированные трудозатраты (объем трудозатрат остается постоянным независимо от любых изменений длительности или количества ресурсов (единиц назначения), назначенных данной задаче.).
3. Фиксированный объем ресурсов (количество единиц назначения остается постоянным независимо от объема трудозатрат или длительности задачи).
На задаче с типом «Фиксированные трудозатраты» идет равномерное распределение трудозатрат на протяжении длительности всей задаче.
На задачах с типами «Фиксированный Объем Ресурсов» и «Фиксированные Трудозатраты», те ресурсы, у которых самая малая загрузка, распределены равномерно на протяжении длительности всей задаче, а у тех ресурсов, у которых трудозатраты наибольшие, их загрузка отнесена вперед, т.е. на первые дни начала задачи. Т.е. можно сделать вывод, что чтобы уменьшить время исполнения задач с типами «Фиксированный Объем Ресурсов» и «Фиксированные Трудозатраты» нужно увеличить одновременно загрузку всех наименее загруженных ресурсов. В MS Project тип задачи устанавливают в Сведениях о задаче, во вкладке Дополнительно.
Планирование ресурсов.
Microsoft Project поддерживает три типа ресурсов:
1. Трудовые ресурсы – это возобновляемые ресурсы компании, которые включают людей, машин и оборудования необходимые для исполнения проекта;
2. Материальные ресурсы включают материалы необходимые для создания проекта;
3. Затратные ресурсы необходимы для моделирования затрат связанных с той или иной задачей.
Ввести ресурсы можно несколькими способами:
Рассмотрим Лист ресурсов. Там вводим названия ресурсов, единицы измерения, стандартную ставку, максимальное количество единиц и т.д.
Рисунок 5. Лист ресурсов.
Подготовив все необходимые данные о ресурсах, можно назначать их задачам. Это необходимо для того, чтобы уточнить, кто именно отвечает за выполнение задач. Назначение ресурсов также помогает определить, сколько времени будет потрачено на работу над задачей и которых это нуждается в расходах. После этого задачи планируются к выполнению в соответствии с величиной затрат труда ресурса, числа единиц назначения и календарей ресурсов, что позволяет составить более точное расписание работы. После составления корректировки плана проекта можно проверить, насколько оптимально используются ресурсы. Для некоторых ресурсов может наблюдаться превышение доступности или запланированные большие затраты труда, чем позволяет свободное время. Другие могут быть недостаточно загружены или работать время от времени с неполной загрузкой.
Выравнивание загрузки ресурсов - это способ решения конфликтных ситуаций, связанных с тем, что ресурсам назначается слишком много работы; такое состояние называется превышением доступности ресурсов. Загрузку ресурсов можно выравнивать двумя способами:
Необходимо периодически сохранять проект с внесенными изменениями, выполнять резервное копирование, создавать шаблон, который можно использовать для другого проекта, и даже публиковать свой проект на сервере Project Server. Для успешной работы над проектом его участники должны обмениваться информацией, необходимой для работы: изменениями в назначениях, ресурсах, задачах и тому подобное. Обмен может быть организован как с использованием современных коммуникационных технологий, так и без них. Для обмена сведениями о проекте между участниками может быть использован сервер Microsoft Project Server. Это сопутствующий Microsoft Project программный продукт, что устанавливается на сервере организации и обеспечивает возможности общего планирования и обмена сообщениями о состоянии для членов рабочей группы, руководителей проектов и других заинтересованных сторон за счет обмена и обработки информации проекта. При использовании Microsoft Project Server участники проекта могут пересматривать последние текущие сведения этом проекте.
Форматы файлов PDF и XPS применяются часто, поскольку позволяют сохранить план проекта и сделать его доступным для просмотра другим пользователям компьютеров, на которых не установлено приложение Project.
Управление рисками
Риски - это события или ситуации, которые могут неблагоприятно повлиять на область охватывания проекта, календарный план, бюджет или качество. При выполнении проекта часто возникают непредвиденные факторы, которые влияют на ход его выполнения. Задача управления рисками - выявить элементы проекта, которые наиболее подданные рискам, и свести влияние непредвиденных ситуаций на них к минимуму. В проектах Microsoft Project можно определить риски по срокам выполнения задач, риски превышения бюджета и риски, связанные с ресурсами. Определение задач с большим риском. Инструменты, что наилучшее позволяют определить задачи с большим риском в Microsoft Project - это перечень задач, календарный план и диаграммы Ганта.
Анализ бюджетных рисков происходит в Microsoft Project с помощью анализа освоенного объема. Анализ освоенного объема - это способ определения производительности проекта. Он показывает, какая часть бюджета должна была быть потрачена на данный момент, в виде количества труда, тратящего на данный момент, и базовых расходов на задачи, назначения и ресурсы.
Риски ресурсов в Microsoft Project можно проанализировать следующим образом:
Отслеживание изменений
В Microsoft Project легко осуществлять отслеживание хода выполнения проекта. Основным критерием оценки изменений проекта является базовый план. Базовый план является набором предыдущих оценок начальных и конечных дат, длительностей, затрат труда и расходов, сбереженных после завершения и настройки плана проекта, но к началу выполнения работ проекта. Кроме того, в базовом плане хранится около 20 наборов данных, включая итоги и почасовые сведения для задач, ресурсов и назначений. По ходу выполнения проекта можно сравнить сбереженные в базовом плане значения с фактическими значениями. При анализе освоенного объема можно также указать, какие значения базового плана необходимо использовать для расчетов освоенного объема. При каждом сохранении базового плана записывается дата и время. Это облегчает отслеживание использования базового плана, а также момента последнего сохранения. Промежуточный план - это набор текущих данных проекта, сбереженный после начала проекта, что сравнивается с базовым планом для анализа хода выполнения проекта. В промежуточном проекте хранятся два набора данных (начальные и конечные даты текущих задач).
Результаты.
Microsoft Project содержит много встроенных отчетов о задачах и ресурсах, а также перекрестных отчетах. Они разделены на несколько категорий: обзоры, текущую деятельность, расходы, назначения, загрузки и т. д. Так же с помощью MS Project можно выводить результаты в виде графиков.
Завершение проекта дает возможность собрать и зафиксировать информацию о процессе и результатах его выполнения, чтобы предоставить ее заинтересованным сторонам. За результатами завершения проекта создают документы обобщения опыта. В документах обобщения опыта записываются сведения о ходу проекта и наиболее удачных действиях. Сюда входят сведения об успехах и ошибках проекта, которые могут быть использованы для тренировки перед будущими проектами или в повторных проектах.
Документы обобщения опыта дают возможность ответить на следующие вопросы.
Microsoft Project не дает возможности создать подобные документы автоматически. Вместо этого можно воспользоваться любым редактором текста, и прикрепить файлы документов обобщения опыта к проекту Microsoft Project. После этого можно обеспечить доступ к ним с помощью отчетов и представлений, через Интернет, сервер Microsoft Project Server или общие папки Microsoft Exchange. Можно также сберечь завершенный проект в виде шаблона, что позволит использовать его данные в новых проектах.
В настоящее время, на рынках присутствует большая конкуренция, что хорошо для покупателей, и плохо для продавцов. Для того чтобы быть конкурентоспособным, получать максимальную прибыль при минимальных затратах, уменьшить риск потерь свою деятельность нужно спланировать, и реализовать наиболее эффективным образом. Осуществить это можно с помощью программы Microsoft Project, позволяющей проанализировать входную информацию и выдать результаты, по которым субъект сможет определить, целесообразен ли его проект. Microsoft Project сочетает в себе понятный интерфейс Microsoft Office и все необходимые субъекту проекта средства для управления планом и ресурсами проекта.
Продукт Microsoft Project Server обеспечивает коллективный доступ к проектной информации и взаимодействие участников проекта через Веб-интерфейс. Это экономит время и обеспечивает эффективное пользование, как самой программой, так и проектом. Программа поддерживает форматы файлов PDF и XPS, что позволяет сохранить план проекта и сделать его доступным для просмотра другим пользователям компьютеров, на которых не установлено приложение Project.
В общем, можно сказать, что Microsoft Project является незаменимым помощником субъекта в управлении проектом.