Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Лекция 5
Документация и инвентаризация
Вопрос 1
Одной из основных стадий метода бухгалтерского учёта является первая стадия – стадия регистрации, часто называемая наблюдением. На этой стадии начинается бухгалтерский учёт происходящих изменений в стоимости объектов бухгалтерского учёта под воздействием хозяйственных процессов путём отражения факта совершения хозяйственной операции и фиксирования изменений в стоимости объекта учёта. Для этого в бухгалтерском учёте применяются два особых приёма – документация и инвентаризация.
Документация - один из элементов метода бухгалтерского учета, является способом сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения необходимых сведении о совершившихся хозяйственных явлениях, а также осуществление последующих записей в системе счетов бухгалтерского учета. Независимо от способов записи исходных данных каждая хозяйственная операция должна быть оформлена документом в момент и по месту ее совершения.
Документация представляет собой совокупность документов, составляемых на все хозяйственные операции. Содержащиеся в них данные служат в дальнейшем единственным основанием для отражения хозяйственных операций в текущем бухгалтерском учете.
Документ (лат. documentum — свидетельство, доказательство) — это письменное свидетельство на право совершение, или подтверждение действительного осуществления хозяйственной операции, в котором заполнены необходимые реквизиты.
Документы как письменное свидетельство совершённых хозяйственных операций приобретают правовое значение, а обоснованные записью в бухгалтерском учёте приобретают доказательную силу и привлекаются для рассмотрения в судебных органах при возникновении трудовых или хозяйственных споров. Бухгалтерским документом следует считать любой материальный носитель информации об объектах бухгалтерского учёта, который позволяет юридически доказательно подтверждать совершение хозяйственных операций и право на их совершение.
Носителями информации о совершенных хозяйственных операциях могут быть бумажные документы, машинные носители: магнитные ленты, диски и др. Документы на бумажных носителях по действующему законодательству должны удовлетворять всем требованиям, предъявляемым к традиционным бумажным носителям:
- возможность визуального просмотра;
- возможность получения бумажных копий;
- соответствие типовым формам документов, возможность их длительно хранения;
- идентификация (отождествление) личностей участников выполненной хозяйственной операции;
- ограничение доступа к информации.
Для придания документам юридической силы они должны быть составлены с соблюдением правил, изложенных в Положении о документах и документообороте. Особое значение приобретают документы при осуществлении контроля за соблюдением государственной дисциплины, за законностью совершаемых операций. Одной из важнейших форм последующего контроля являются документальные ревизии, проводимые систематически. Каждый документ имеет реквизиты, основное значение которых – индивидуализация хозяйственных операций, устранение возможности их смешивания.
К основным реквизитам относятся:
а) дающие указание на совершение хозяйственной операции;
б) проверяющих правильность совершения хозяйственной операции;
в) совершающих хозяйственные операции;
Значение документации в работе организаций не ограничивается тем, что она:
В целях правильной организации учёта и рационального использования первичной документации необходимо знать её основные виды, назначения, характер документируемых операций, объём отражаемой информации, место составления документа, количество отражаемых объектов в документе и другие классификационные признаки.
Существует несколько признаков классификации документов.
По назначению документы делятся на:
Распорядительные документы содержат распоряжения на совершение хозяйственной операции: доверенность – на получение материальных ценностей; банковский чек – на получение денег со счёта в банке; приказы на зачисление работников на работу, на их увольнение, на предоставление работнику отпуска и др.
В распорядительных документах нет факта выполнения хозяйственной операции, а значит записи по счетам бухгалтерского учёта не производятся.
Исполнительные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции и являются первым этапом учётной информации (ТТН, приходные и распорядительные кассовые ордера, акты, товарные отчёты и др.).
Документы бухгалтерского оформления составляются бухгалтером для последующего отражения в учёте хозяйственных операций. Так, ежемесячно бухгалтер составляет расчёт амортизации основных средств, расчёт амортизации нематериальных активов и др.
Комбинированные документы содержат признаки двух или трёх типов операций. Например, в наряде указывается задание на работу и фактическое исполнение работы; в расчетно-платежной ведомости содержатся расчёты по начислению заработной платы, по всем видам удержаний, распоряжение директора о выдаче заработной платы и подписи лиц, получивших заработную плату.
По характеру документируемых операций различают документы:
По объему отраженных хозяйственных операций документы делятся на первичные (единичные) и сводные.
Первичные (единичные) документы отражают одну хозяйственную операцию (ТТН, приходный кассовый ордер и др.).
Сводные документы составляются на основе нескольких первичных документов для их объединения ( в кассовом отчёте записывается каждый приходный и каждый расходный кассовый ордер, итог по приходу и расходу наличных денег и определяется остаток денег в кассе на конец рабочего дня).
По способу использования документы делятся на разовые и накопительные.
Разовые документы отражают одну хозяйственную операцию (приходный кассовый ордер и др.).
Накопительные документы используются для регистрации однородных хозяйственных операций, совершаемых с определённой периодичностью.
По месту составления документы делятся на внутренние, которые составляются в данной организации (приходные и расходные кассовые ордера и др.), и внешние, поступившие от других организаций ( накладные, счета-фактуры поставщиков, выписки банка с расчётного счета и др.).
По количеству отраженных объектов (позиций) документы делятся на однопозиционные и многопозиционные.
Однопозиционные (однострочные) предназначены для учёта одного вида средств (расходный кассовый ордер и др.).
Многопозиционные (многострочные) служат для учёта многих позиций (расчётно-платёжная ведомость на заработную плату и др.).
По виду носителей информации документы делятся на бумажные и безбумажные, находящиеся в памяти ЭВМ, на магнитных лентах, дисках и др. Организация обязана обеспечивать защиту своей информации и изготавливать копии таких документов на бумажных носителях.
Учетная обработка документов в бухгалтерии осуществляется следующим образом. Поступившие в бухгалтерию документы должны быть всесторонне проверены с трех позиций:
Неправильно или неполно составленные документы возвращаются для выяснения, дополнительного оформления или пересоставления. В случае обнаружения подделки каких-либо реквизитов или других злоупотреблений, эти документы не возвращаются представившим их работникам, а оставляются в бухгалтерии для выяснения и привлечения виновных к ответственности. Все факты злоупотреблений и нарушений в оформлении документов главный бухгалтер обязан доводить до сведения руководителя организации.
Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергаются обработке, которая состоит из следующих этапов:
В настоящее время корреспондирующие счета по хозяйственным операциям проставляют в основном на бланках первичных документов, которые имеют для этих целей специальные графы. Для сокращения учетных записей корреспондирующие счета могут проставляться и в сводных регистрах (ведомостях). От правильности указанных корреспондирующих счетов зависит правильное отражение операций в бухгалтерском учете и получении достоверной информации о хозяйственной деятельности организации. После проставления корреспонденции счетов документы используются для записи операций по счетам в учетных регистрах.
Вопрос 2
Инвентаризация – проверка на соответствие учётных данных действительному наличию средств в организации и состояния расчётов на определённый момент времени. Она представляет собой способ дополнительного контроля текущей документации и является одним из основных элементов метода бухгалтерского учёта.
Необходимость инвентаризации вызвана следующими обстоятельствами:
- фиксирование хозяйственных явлений, не поддающихся повседневному наблюдению в текущем учёте (изменения массы или количества материальных ценностей в связи с изменением условий их хранения (усушка, распыл и т.д.));
- устранение расхождений между данными учёта и фактическим наличием средств в организации, которые возникают в процесс текущего учёта. Они могут быть вызваны ошибками в учёте (описка, неправильное отражение на счетах), неточностями при приеме и отпуске средств (просчёты, промеры);
- контроль за материально ответственными лицами. Выявляет расхождения между фактическим наличием товарно-материальных ценностей и данными учёта, которые возникают в результате обмеров или обвесов при приёмке или передаче ценностей, обсчетов при выдаче денег, хищений.
Проведение инвентаризации обязательно:
В зависимости от полноты охвата средств инвентаризации подразделяется на полные и частичные.
При полной инвентаризации проверке подвергаются все без исключения средства хозяйства и подразделения, где имеются материальные ценности или денежные средства.
Частичная инвентаризация охватывает лишь какую-либо одну часть хозяйственных ресурсов, т.е. проверке подлежат материальны или денежные средства, находящиеся в одном из подразделений либо числящиеся за одним материально ответственным лицом.
По периодичности инвентаризации подразделяются на плановые и внеплановые.
Плановая инвентаризация проводится в установленные сроки. Организация обязана проводить плановые инвентаризации своих ресурсов в следующие сроки:
Внеплановые (внезапные) инвентаризации проводятся в целях контроля за сохранностью ценностей у материально ответственных лиц либо при замене материально ответственных лиц по распоряжению администрации или по требованию ревизора.
Во всех случаях инвентаризация проводится комиссией во главе с председателем. В комиссию, как правило, входят:
- представители администрации;
- работник бухгалтерии;
- материально ответственное лицо;
- представитель собственника.
По итогам инвентаризации составляется инвентаризационная ведомость, куда вписываются фактические остатки материальных ценностей или денежных средств. Ведомость подписывается членами комиссии. Затем её передают в бухгалтерию, где на её основе составляется сличительная ведомость, куда кроме данных из инвентаризационной ведомости заносятся данные учётных регистров в бухгалтерии.
После сопоставления данных по каждой позиции выявляются расхождения между учётными данными и фактическим наличием (по данным комиссии). Если обнаружены излишки, они приходуются в организации. При недостаче принимается решение по их списанию.
Результаты инвентаризации- излишки или недостача средств в каждом конкретном случае – тщательно исследуются членами комиссии. Устанавливаются причины и виновники их возникновения. Вырабатываются возможные меры по устранению этих причин.
Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:
Выявленные при инвентаризации суммы дебиторской задолженности, по которым срок исковой давности истек, в соответствии с решением руководителя организации списываются в коммерческой организации на финансовые результаты либо за счет резерва по сомнительным долгам, в некоммерческой организации - на увеличение расходов.
Выявленные при инвентаризации суммы кредиторской задолженности, по которым срок исковой давности истек, в соответствии с решением руководителя организации списываются в коммерческой организации на финансовые результаты, в некоммерческой организации - на увеличение доходов (источников финансирования).