Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
ЛЕКЦІЯ №110
Тема: Завдання та функції архіву установи
Мета: охарактеризуйте архів як самостійний структурний підрозділ; з’ясувати структуру архіву; назвати правову базу
План
Самостійне вивчення
Перевіряння наявності та стану справ
Установи складають державні архіви, які збирають, описують, класифікують і зберігають документи, здійснюють реставрацію їх і організовують користування ними.
Державний архів – це створена державою установа призначена для формування національного архівного фонду, обліку і зберігання його документів та забезпечення використання архівної інформації.
Завданням державних архівів є:
Державні архіви зберігають документи національного архівного фонду постійно.
Частина місцевих державних архівів зберігають документи протягом певних строків, визначених органами виконавчої влади вищого рівня, що утворили цю місцеву державну установу з наступним передаванням таких документів до відповідного державного архіву.
Правовою базою діяльності державних архівів є:
Основним нормативним документом у організації роботи з архівами є положення про архів та його структурне положення, структура і штат, посадові інструкції працівників.
Управління архівом здійснюється відповідними органами виконавчої влади і місцевим самоврядуванням вищого рівня, директором та іншими працівниками архіву.
Директора державного архіву призначає і звільняє ДК Архів, призначає голова облдержадміністрації.
Директор відповідає за виконання покладених на архів завдань, накази щодо завдань.
Державні архіви – є юридичними особами:
Структура державного архіву:
В середині цих відділів створюються відповідні сектори. В архіві можуть створюватися і позаштатні; господарсько-розрахунковий підрозділ для упорядкування документів і вони фінансуються за їхній рахунок.
Діяльність архівів значною мірою залежить від стану їх матеріально-технічної бази. Для нормального функціонування архіву, крім архівосховищ, які відповідно оснащені повинно бути ще читальний зал, лабораторія фото і мікро копіювання, реставраційно політурна майстерня, робочі кімнати працівників та виставничий зал, науково-довідникова бібліотека.
Архівосховище
Архівосховище – це спеціалізоване приміщення для зберігання документів. Воно має необхідне технологічне обладнання, тут підтримується відповідний температурно-вологий режим, протипожежна і охоронна сигналізації, спеціальне освітлення, а також стелажне обладнання, транспортні візки, резервні драбини і прилади, які вимірюють температуру і вологу.
Працівники архівів здійснюють весь комплекс робіт пов’язаних із забезпеченням збереженості документів, дотримання температурно-вологого режиму, прибирання приміщень, дезинфекція і дезинсекція.
До основних підрозділів архівів належить читальний зал, робота якого регламентується спеціальними правилами, що розробляє кожен прхів на основі затвердженого Держ. ком. архіву порядком користування документами державного архівного фонду в державних організаціях.
З діяльністю читального залу пов’язана робота довідкової групи (стіл довідок). Робота цієї групи полягає у здійсненні використовуємої інформації для задоволення потреб чи запитів громадян. Тематичний перелік запитів широкий (дата, і місце народження, стаж роботи, заробітна плата, майно, освіта, участь у бойових діях), можуть бути і тематичні запити на любу тему.
Реєстраційні палітурні майстерні – ця робота полягає в реставрації та ремонті документів для підтримання їх фізичного стану.
Планування – це визначення видів і обсягів робіт працівників на певний період відповідно до мети і призначення архіву. Планування є складовою частиною управлінських функцій архіву.
Планування має дві форми:
Перспективна форма планування – властива органам управління архівної справи (держ. ком. архів, центральні архіви) і вона розрахована на тривалий термін.
Поточна – розрахована в державних установ та архівних підрозділів. Тут складаються річні плани роботи.
Ці плани складаються з таких розділів:
План основної діяльності архіву має 2-і частини:
До показників плану входять:
Для контролю за виконанням планових завдань та використання робочого часу застосовуються різні форми обліку праці. Одним з найпоширеніших є ведення щоденника, до якого працівник відділу заносить цифрові показники роботи.
Основною зведеною звітно-обліковою формою є паспорт архівних установ. Де у 4-х розділах надається інформація:
Для поліпшення організації та розгортання планових робіт і послуг архів здійснює маркетингову діяльність за такими напрямками: