Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
1.Личное дело работника включает:
а) анкета;
б) автобиография;
в) копия документа об образовании;
г) трудовой договор (второй экз.);
д) договор о материальной ответственности;
е) выписки из приказов о перемещении на другие должности;
ж) выписки из документов о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности.
Оформление и последующее ведение личного дела осуществляется сотрудником кадрового органа
Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов (сведений) от разглашения (хищения), поскольку в соответствии с законодательством РФ персональные данные сотрудника организации отнесены к категории сведений ограниченного доступа.
С этой целью хранение личных дел сотрудников организации организуется в несгораемых шкафах (металлических сейфах или ящиках столов), запирающихся на ключ и имеющих приспособления для опечатывания. Доступ к личным делам должен иметь только сотрудник отдела кадров, ответственный за работу с ними и его непосредственный начальник.
Выдача личных дел сотрудников организации во временное пользование — для ознакомления с внесенными в них сведениями, для записи новых сведений и включения в личное дело новых документов — может производиться с разрешения начальника отдела кадров.
Во всех случаях работа (ознакомление) с личными делами должна производиться в специально отведенном для этих целей помещении, а время работы (ознакомления) — ограничиваться пределами одного рабочего дня. В конце рабочего дня сотрудник, ответственный за работу с личными делами, обязан убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены в организации хранятся только личные дела сотрудников, заключивших с организацией трудовые договора, действие которых не истекло. При увольнении сотрудника его личное дело может быть переслано к новому месту работы по запросу соответствующей организации либо, по истечении срока хранения, уничтожено установленным порядком. До этого момента в соответствии оно состоит на хранении.
2. Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность. Она служит для установления трудового стажа. Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников государственных и негосударственных предприятий, проработавших свыше пяти дней, в том числе на сезонных и временных работников, надомников, на лиц, работающих у граждан по договорам, а также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию. Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы.
В трудовую книжку вносятся:
• сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;
• сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;
• сведения о награждениях и поощрениях
• сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.
Оформленная трудовая книжка выдается рабочему или служащему под расписку в день его увольнения. В остальных случаях, если возникает необходимость, администрация выдает работнику (по его просьбе) заверенную выписку сведений о работе из трудовой книжки.
Если работник отсутствует на работе в день увольнения, то администрация организации в этот же день направляет ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки.
Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с согласия служащего.
Трудовые книжки, не полученные их владельцами после увольнения, хранятся в течение двух лет в отделе кадров (отдельно от остальных трудовых книжек), а затем сдаются на 50-летнее хранение в архив данной организации. По истечении указанного срока они могут быть уничтожены в установленном порядке. На трудовые книжки, передаваемые в архив, составляются опись и акт, копии которых хранятся в отделе кадров.
3. Функции документов.
|
Функции документов |
Содержание функций |
|
Информационная |
Документы являются носителем и источником информации |
|
Правовая |
Документы служат юридической основой производственной и управленческой деятельности, подтверждают факты, удостоверяют сведения и показатели |
|
Управленческая |
Документы позволяют организовывать, регулировать, контролировать, анализировать процессы, происходящие в производственной и непроиз водственной сферах |
|
Коммуникативная |
Документы помогают обеспечивать обмен информацией и общение между различными объектами |
|
Учетная |
В документах накапливаются и систематизируются сведения за определенные периоды времени, что позволяет их анализировать и обоб щать, выявляя тенденции и закономерности в происходящих событиях |
|
Социальная |
Документы отражают социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни стран и народов |
|
Культурная |
Документы являются памятниками культуры своей эпохи, показывают ее специфику, обычаи, традиции |
|
Историческая |
Документы являются источниками знаний о событиях и деятелях различных эпох, подтверждают сведения и историческое прошлое стран и народов |
4. Делопроизводство — создание документов, отражающих работу предприятия, учреждения, и организация работы с документами.
В правовом аспекте документом является составленный в установленном порядке акт, удостоверяющий юридический факт или событие, служащий доказательством имеющего значение для дела обстоятельства или предоставляющий (прекращающий) право на что-либо; любой зафиксированный на материальном носителе акт, имеющий юридическую силу.
5. подлинник — первый или единичный экземпляр документа;
копия — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;
выписка — копия части документа, оформленная в установленном порядке.
дубликат — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;
6. Трудовой договор — это документированное соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.
В соответствии со ст. 57 Трудового кодекса РФ в трудовом договоре указываются:
а) фамилия, имя, отчество работника;
б) фамилия, имя, отчество работодателя;
в) наименование должности работодателя и предприятия, от лица которого он действует,
г) условия трудового договора, подразделяемые на существенные и пр.
К существенным условиям трудового договора относятся следующие:
а) место работы работника (с указанием наименования структурного подразделения организации);
б) дата начала работы
в) наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации
г) права и обязанности работника
д) права и обязанности работодателя — по отношению к работнику, с которым в данном случае заключается трудовой договор.
е) характеристики условий труда работника
ж) режим труда и отдыха работника
з) условия оплаты труда работника, включая размер тарифной ставки или должностного оклада, а также доплаты, надбавки и поощрительные выплаты (премии), даты их выплаты.
и) виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника Кроме того, в трудовом договоре могут определяться условия:
— об испытаниях работника;
— о неразглашении работником охраняемой законом тайны.
7. Документы различают:
По назначению
Организационно-правовые документы ( Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание);
распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение);
информационно-справочные документы ( Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка);
документы по трудовым отношениям (трудовой договор, личное дело сотрудника)
По способу представления — электронный, на бумажных носителях
По месту издания — внутренние, внешние
По направлению отправки — входящие, исходящие
По уровню секретности - не секретные, секретные, с разным уровнем секретности.
8. Первичные документы трудоустройства:
1)заявление соискателя о приеме на работу
2)резюме
3)приказ по личному составу
4) Личная карточка формы Т-2
5)характеристика работника
6)автобиография
9. Исходящий документ - официальный док-нт, отправляемый из учреждения. Большинство исх. док-тов являются ответом организации на вход. док-ты. Некоторая часть исх. док-тов готовится на основе внутренних док-тов организации. Небольшое число исх. док-тов может требовать поступления входящих док-тов (например запросы в другие организации).
Проект исх. док-та составляет исполнитель. Исх. док-ты оформляются в двух экз., за искл. факсов и телефонограмм (в одном экз). Проект исх. док-та может быть согласован как со специалистами др. организаций, так и внутри организации. Если док-нт проходит согласование с другой организацией, то согласование оформляется реквизитом «грифом согласования документа». Док-нт, проходящий согласование внутри организации оформляется реквизитом «визы согласования документа». Подготовленный проект исх. док-та предоставляется на подпись руководителю. К проекту док-та исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный док-нт. Целесообразно в организации установить порядок, при кот. право подписания док-тов имеют не только руководитель организации, но и др. руководящие работники, в пределах их компетенции. Руководитель организации может внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку. После подписания руководителем, исх. док-т передается на регистрацию. Отправляемые док-ты регистрир. в «Журнале регистрации исх. док-тов». После регистрации и присвоения исх. док-ту регистрационного № необходимо зафиксировать его на обоих экз. После регистрации док-ты направляются в экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исх. док-тов и сортировка их по корреспондентам. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется стоимость отправки, и составляются описи на почтовые отправления. Отправка исх. док-тов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых док-тов или единственный экз. факса (телефонограммы) подшиваются в дело.
10. Хранение документов
Документы организации по окончании работы с ними подлежат текущему (оперативному, временному) хранению.
В зависимости от объемов переписки документы или их определенная часть могут храниться непосредственно в офисе руководителя в предназначенных для этой цели шкафах (сейфах).
Перевод документов на режим хранения означает, что, с одной стороны, работа с ними проведена в полном соответствии с резолюциями руководителя и требованиями руководящих документов.
А с другой, что потребность организации в этих документах временно сохраняется, и в определенных обстоятельствах они могут быть вновь представлены для изучения, уточнения или повторного рассмотрения.
Правила оформления документов при помещении на текущее хранение:
1. В дело подшиваются только полностью исполненные (отработанные) документы. Запрещается подшивать в дела несколько экземпляров одного документа, а также его черновые варианты.
2. В дело подшиваются только подлинники документов (для исходящих документов — их вторые экземпляры, заверенные подписью уполномоченного лица). Не подшиваются в дела документы, подлежащие возврату (в этом случае, как исключение, в дело помещается только заверенная копия документа).
3. Помещение документов в дела производится в строгом соответствии с утвержденной номенклатурой дел предприятия. Приложения к документам помещаются в дела вместе с самими документами.
4. Документы, помещаемые в дела, должны иметь регистрационные номера, внутреннюю нумерацию страниц, сведения об исполнителях, их подписи.
5. В один и тот же том дела подшиваются, как правило, документы, исполненные в течение одного и того же года (за исключением переходящих дел, например, личных дел сотрудников организации).
Документы с различными сроками хранения целесообразно подшивать в разные дела (в разные тома одного дела).
6. Расположение документов в деле осуществляется в прямом хронологическом порядке, а имеющих строгую порядковую нумерацию (например, приказов) — в возрастающем нумерационном.
Для оформления дел используются скоросшиватели (папки- файлы), представляющие собой обложки из твердого материала (с полиэтиленовыми вкладками для документов).
Как правило, документы предприятия состоят на текущем хранении в течение двух лет.
По документам, для которых указанный срок истек, специально уполномоченной экспертной комиссией организации принимается решение о порядке их последующего хранения на период до 10 лет или направления (в случае, если надобность в текущем хранении их отпала) в учреждение Росархива или на уничтожение (в соответствии с требованиями руководящих документов на этот счет).
Предельный срок хранения документов — 75 лет.
11. Текст документа
Текст — основной реквизит документа, который должен содержать достоверную и объективную информацию, изложенную ясно, точно, нейтральным тоном и по возможности кратко. Текст документа должен быть безупречным в юридическом отношении и не допускать двоякого толкования.
Документы составляются на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственных языках.
Текст документа может быть представлен в виде таблицы, анкеты, связного текста.
Тексты документов большого объема подразделяются на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами:
1. Раздел
1.1. Подраздел
1.1.1. Пункт
1.1.1.1. Подпункт.
12. Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа. Примеры:наименование организации;наименование вида документа;код организации;код формы документа;дата;регистрационный номер;место издания;заголовок;отметка о контроле;текст;подпись;визы;
13. Подпись — обязательный реквизит, обеспечивающий удостоверение документа и придающий ему юридическую силу. Подписывается, как правило, первый экземпляр, изготовленный на бланке. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавычек и скобок:
Генеральный директор подпись Р.Л. Ломакин
В вузах, научных учреждениях, учреждениях культуры и т. д. в должностях указываются ученая степень, звание. Например:
Зав. кафедрой истории
д.и.и., проф. подпись В.В.Иванов
На документе может быть более одной подписи, если за его содержание несут ответственность несколько лиц. В этом случае подписи располагаются одна под другой в последовательности, которая соответствует занимаемым должностям. Если документ подписывают равные по должностям лица, их подписи располагаются на одном уровне. Например:
Директор ЗАО "Росвест" Директор АО "Форум"
подпись К.Ю. Смирнов подпись М.Е. Аверин
Несколько лиц подписывают документы коллегиальных органов и документы, составленные комиссией. В первом случае документ подписывают председатель и секретарь. Документ, составленный комиссией, подписывается всеми членами комиссии.
При этом указываются не должности лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии, причем фамилии членов комиссии располагают в алфавитном порядке. Например:
Председатель А.В. Калинин
Члены Н.Ф. Васильев
Б.М. Горохов
О.С. Фролов
Документ может быть подписан лицом, исполняющим обязанности руководителя, при этом не допускается ставить перед наименованием должности предлог "за" или косую черту.
14. Работа с входящими документами.
Приём всех входящих документов и вся последующая обработка должна осуществляется централизованно.
При первичной обработке входящих документов(корреспонденции):
• проверяется по адресу ли доставлены документы,
• Целостность конвертов.
• Документы, доставленные ошибочно возвращаются или пересылает по назначению указанному на конверте.
Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.
На полученном документе проставляется регистрационный штамп, он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны, он состоит из номера и даты поступления. Документы с грифом «лично» не открываются и передаются адресату в руки.
Информация обо всех полученных сообщениях и документах фиксируется секретарем в специальных журналах. Этот процесс получил название первичного учета (регистрации) входящих документов.
Регистрация включает в себя проверку полноты реквизитов входящих документов, соответствие их содержания сопроводительным листам (письмам) и внесение данных первичного учета в регистрационный журнал — журнал учета входящих документов.
Все документы, зарегистрированные в организации, должны иметь свой индивидуальный идентификационный номер, включающий в себя порядковый номер по журналу регистрации и номер регистрационного журнала согласно утвержденной номенклатуре дел организации, например 3004/5, где 3004 — порядковый номер записи, 5 — номер журнала.
15. Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
Закрытый ключ электронно-цифровой подписи – уникальная последовательность символов, известная владельцу сертификата ключа электронно-цифровой подписи и предназначенная для создания Электронно-цифровой подписи.
16. Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Вся документация учреждения делится на три документопотока:
• входящие (поступающие) документы;
• исходящие (отправляемые) документы;
• внутренние документы.
Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
17.Резолюция – письменное указание руководителя по результатам рассмотрения входящих документов. Пишится на свободных от текста полях.
18. Акт — это документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.
Примеры: приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей); ревизии,
инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев;
ликвидации организации и т. д.
Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей).
Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.
Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта с унифицированным текстом (для актов с постоянно повторяющейся информацией).
Обязательными реквизитами акта являются название организации, название вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях — гриф утверждения.
Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом "акт", например:
Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности института
Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т. п.).
Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).
Во вводной части акта указываются основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), председатель и члены комиссии.
В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы.
При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.
Протокол заседания — это документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.
Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников.
Протоколы оформляются на основании черновых записей хода, ведущихся во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).
Существует два вида протоколов: полный и краткий. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий — только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления.
Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа — "ПРОТОКОЛ" — или на специальном бланке протокола. Обязательными реквизитами протокола являются наименование организации, название вида документа, дата и номер протокола, заголовок к тексту, подписи.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной указываются фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка — "Список участников прилагается"), повестка дня.
Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности; если же присутствующих больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются.
Вводная часть заканчивается повесткой дня, вопросы в которой располагаются по степени их сложности и важности. Вопросы формулируются в именительном падеже без предлогов "о", "об". Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.
Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ...
ПОСТАНОВИЛИ: (РЕШИЛИ)...
Протокол заседания подписывают председатель и секретарь.
В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления.
Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т. д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания.
19. Дата — один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Датой документа может быть дата его подписания, утверждения или дата события, зафиксированного в документе. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является дата проставления последней подписи.
Даты в документе оформляются цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год: 22.08.2003.
Допускается оформление даты словесно-цифровым способом:
15 апреля 2003 г., а также цифровым способом, но в обратной последовательности: 2003.07.05.
Кроме даты документа, датируются также все служебные отметки на документе (резолюции, визы, отметка об исполнении документа и др.).
20. Служебное письмо — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста — пересылкой по почте.
Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма.
Обязательными реквизитами письма являются наименование организации-автора, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах — отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах — печать.
Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.
Объем письма не должен превышать двух страниц; в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста.
Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос "О чем?":
"О нарушении договорных обязательств"
"Об оказании научно-технической помощи".
Если письмо является ответным, то в бланке письма указываются номер и дата письма, на который дается ответ: "На № от ".
Письма визируются составителем, руководителем подразделения- автора, при необходимости — руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывает руководитель организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в архиве организации.
Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.
Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя.
Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его подписания.
21. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Этот реквизит проставляется только на ответных письмах.
Дата и регистрационный номер переносятся из инициативного письма. Оформляется реквизит следующим способом:
На № 02-1 3/36 от 04.03.2003.
Ссылка на регистрационный номер и дату входит в состав реквизитов бланка и размещается под датой и номером документа.
22. Назначение и состав справочно-информационных документов
Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.
Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.
Справочно-информационные документы не содержат поручений не обязывают выполнять поручения, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т. е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.
Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.
В состав информационно-справочных документов входят докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.
Особую группу в информационно-справочной документации составляет переписка — обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение и др.), использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.
К переписке прибегают для реализации информационных связей между организациями — как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения. Виды деловой переписки и их названия определяются способами передачи деловой информации, которые разделяются на два основных вида: почтовая связь и электросвязь.
Деловая переписка занимает значительное место в документационном массиве организаций. Являясь связующим звеном между организациями, переписка может составлять до 80% входящей и исходящей документации.
Переписку отличает широкое видовое разнообразие - от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовые заявок. Содержанием переписки могут быть запрос, уведомление, согласие, претензия, напоминание, требование, разъяснение, подтверждение, просьба, рекомендация, гарантия, приглашение и др.
При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:
- письмо оформляется на бланке письма и подписывается руководителем организации или его заместителями в соответствии с предоставленной им компетенцией;
- письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без грубых помарок и исправлений;
- независимо от содержания письмо должно излагаться официально- деловым стилем, содержать объективные сведения о событиях, иметь достаточную аргументацию, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.
Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).
23. Идентификатор электронной копии документа
Реквизит, проставляемый в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащий наименование файла на машинном носителе, а при необходимости — дату и другие поисковые данные.
При оформлении этого реквизита желательно указывать полный путь к файлу, содержащему электронную копию документа.
Например:
С:\Приказы\Петров.
24. Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем организации действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией; в отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и тп.
Различаются приказы по основной деятельности и личному составу.
Приказы оформляются на бланке приказа. Обязательными реквизитами приказа являются наименование вышестоящей организации (если она имеется), наименование организации-автора, название вида документа (ПРИКАЗ), дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.
Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, и должен отвечать на вопрос
"О чем?", например: "О создании филиала общества в г. Твери",
"Об изменении устава общества".
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
Приказы подписывают руководитель организации или его заместитель, официально исполняющий обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь).
25. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами органов власти субъектов Российской Федерации. Как правило, герб субъекта Российской Федерации изображается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения — Москвы и Санкт-Петербурга, а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении. То же касается и изображения на бланках гербов муниципальных образований (городов, сельских поселений).
26. Распорядительные документы
Основное назначение распорядительных документов - регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам.
С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:
— правовые акты федерального уровня — акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);
— правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации — республик, краев, областей, городов республиканского значения — Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также их территориальных образований;
— правовые акты организаций, учреждений, предприятий.
Примеры: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание.
27. Виды бланков
Бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной. Устанавливается два вида бланков: бланк для письма и общий бланк других видов организационно-распорядительных документов. На основании общего бланка могут изготавливаться бланки для конкретных видов док-тов (приказов, распоряжений и др.).
Бланки документов разрабатываются на основе продольного или углового расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров палей.
28. Регламент — правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.
Текст регламента состоит из разделов, имеющих самостоятельные заголовки и разбитых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Регламент коллегиального или совещательного органа определяет статус этого органа; порядок планирования работы; порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании; внесение материалов на рассмотрение; порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании; ведение протокола заседания; оформление решений; порядок доведения решений до исполнителей; материально-техническое обеспечение заседаний.
Регламент оформляется на общем бланке учреждения. Обязательными реквизитами регламента являются наименование учреждения, наименование коллегиального или совещательного органа, вид документа, дата, номер документа, место составления, гриф утверждения, текст, подпись. Регламенты утверждаются руководителем организации или руководителем коллегиального органа.
29. Хранение бланков с гербом
5.4. Гербовые бланки в организации подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно - учетной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты:
при поступлении бланков:
- наименование вида гербового бланка;
- дата поступления;
- номер сопроводительного документа;
- наименование организации - поставщика гербовых бланков;
- количество экземпляров;
- серия и номера гербовых бланков;
при выдаче бланков:
- наименование вида гербового бланка;
- количество экземпляров;
- серия и номера гербовых бланков;
- наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков;
- расписка в получении;
- примечание (отметка об уничтожении и т.д.).
5.5. Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.
5.6. Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно - регистрационной форме.
5.7. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение организации, ответственное за делопроизводство организации. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.
30. Учредительный договор — это договор, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности.
В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.
31.Реквизиты деловых писем
1) Государственный герб (для государственных предприятий);
2) эмблема организации;
3) код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки), если он есть;
4) код документа по ОКУД (если есть);
5) наименование организации (полное и сокращенное);
6) почтовый и телеграфный адреса;
7) номер телефона;
8) номер факса, телетайпа;
9) номер счета в банке;
10) дата;
И) индекс документа;
12) ссылка на индекс и дату входящего документа;
13) адресат;
14) заголовок к тексту;
15) текст;
16) подпись;
17) фамилия и телефон исполнителя.
32. Устав - правовой акт, определяющий статус, организационную структуру, цели, характер и порядок деятельности созданного юридического лица. Общие положения об уставе содержатся в первой части Гражданского кодекса Российской Федерации.
Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами, и может содержать следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Акционерный капитал (уставный капитал).
3. Порядок деятельности.
4. Управление.
5. Учет и отчетность; распределение прибыли.
6. Прочие накопления.
7. Прекращение деятельности
Устав оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, место составления документа, подпись, гриф утверждения, отметка о регистрации устава, печати организации и регистрирующего органа.
33. Принято выделять следующие виды деловых писем.
По тематическому признаку:
Коммерческие – используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров:
Некоммерческие (собственно деловые письма) – используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений:
По функциональному признаку:
По признаку получателя:
По композиционному признаку:
По структуре:
По форме отправления:
34. Организационные документы. В процессе организационной деятельности учреждения формируется комплекс организационно-правовых документов, содержащих положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.
К организационно-правовым документам относятся:
устав организации, положение об организации,
положения о структурных подразделениях,
положения о коллегиальных и совещательных органах учреждения,
регламенты работы коллегиальных и совещательных органов,
регламенты работы аппарата управления (руководства),
штатное расписание,
инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по документационному обеспечению),
должностные инструкции работников,
правила и др.
Организационно-правовые документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Эти документы составляют правовую основу деятельности организации.
Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом
35. Документы организации по окончании работы с ними подлежат текущему (оперативному, временному) хранению.
В зависимости от объемов переписки документы или их определенная часть могут храниться непосредственно в офисе руководителя в предназначенных для этой цели шкафах (сейфах).
Перевод документов на режим хранения означает, что, с одной стороны, работа с ними проведена в полном соответствии с резолюциями руководителя и требованиями руководящих документов.
А с другой, что потребность организации в этих документах временно сохраняется, и в определенных обстоятельствах они могут быть вновь представлены для изучения, уточнения или повторного рассмотрения.
Правила оформления документов при помещении на текущее хранение:
1. В дело подшиваются только полностью исполненные (отработанные) документы. Запрещается подшивать в дела несколько экземпляров одного документа, а также его черновые варианты.
2. В дело подшиваются только подлинники документов (для исходящих документов — их вторые экземпляры, заверенные подписью уполномоченного лица). Не подшиваются в дела документы, подлежащие возврату (в этом случае, как исключение, в дело помещается только заверенная копия документа).
3. Помещение документов в дела производится в строгом соответствии с утвержденной номенклатурой дел предприятия. Приложения к документам помещаются в дела вместе с самими документами.
4. Документы, помещаемые в дела, должны иметь регистрационные номера, внутреннюю нумерацию страниц, сведения об исполнителях, их подписи.
5. В один и тот же том дела подшиваются, как правило, документы, исполненные в течение одного и того же года (за исключением переходящих дел, например, личных дел сотрудников организации).
Документы с различными сроками хранения целесообразно подшивать в разные дела (в разные тома одного дела).
6. Расположение документов в деле осуществляется в прямом хронологическом порядке, а имеющих строгую порядковую нумерацию (например, приказов) — в возрастающем нумерационном.
Для оформления дел используются скоросшиватели (папки- файлы), представляющие собой обложки из твердого материала (с полиэтиленовыми вкладками для документов).
Как правило, документы предприятия состоят на текущем хранении в течение двух лет.
По документам, для которых указанный срок истек, специально уполномоченной экспертной комиссией организации принимается решение о порядке их последующего хранения на период до 10 лет или направления (в случае, если надобность в текущем хранении их отпала) в учреждение Росархива или на уничтожение (в соответствии с требованиями руководящих документов на этот счет).
Предельный срок хранения документов — 75 лет.
36. В большинстве случаев документы организации, состоящие на хранении, подвергают проверке один раз в год — как правило, в период, когда истекают сроки хранения у наибольшего числа документов (что несложно установить при ознакомлении с учетными данными документов).
С этой целью формируется комиссия в составе председателя и двух-четырех членов. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором перечисляются все проверенные и отобранные для уничтожения документы.
В том случае, если дело или какой-либо документ уничтожается не в полном объеме или продлеваются сроки его хранения, в акте об этом делается соответствующее примечание.
На основании письменного распоряжения руководителя организации комиссия:
— осуществляет полистную проверку материалов, отобранных для уничтожения;
— вносит учетные данные о материалах, признанных ненужными и сроки которых истекли, в акт (указываются полное фактическое наименование документа, количество страниц, в том числе для приложений к нему, гриф документа);
— сосредоточивает отобранные для уничтожения документы в определенном месте (в отдельном помещении, шкафу, сейфе или отдельной его секции);
— по завершении отбора еще раз сверяет учетные данные и после доклада руководителю кадровой службы передает документы на уничтожение (методом сжигания или промышленной переработки).
Члены комиссии присутствуют при уничтожении документов (лично уничтожают их) и фиксируют уничтожение каждого из них.
Уничтожению подлежит не только оригинал, но и все копии, сделанные когда-либо с данного документа и состоящие на хранении.
По окончании процедуры уничтожения акт подписывается всеми членами комиссии, после чего председатель комиссии представляет акт на утверждение руководителю предприятия.
Перечисленные в акте сведения о документах (материалах), а также отметка об их уничтожении заверяются подписями всех членов комиссии.
После утверждения акта об уничтожении производится полномерное списание уничтоженных документов с журналов учета с указанием номера и даты утверждения акта.
37. Распорядительные документы
Основное назначение распорядительных документов - регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам.
С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:
— правовые акты федерального уровня — акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);
— правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации — республик, краев, областей, городов республиканского значения — Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также их территориальных образований;
— правовые акты организаций, учреждений, предприятий.
Примеры: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание.
38.Дело
делом является совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку и помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам.
Последовательность расположения по степени важности такова:
1) дела, содержащие документы директивного характера (приказы, постановления министерств);
2) дела, содержащие организационно-распорядительные документы (положение о предприятии, правила, инструкции и т. д.);
3) дела, относящиеся к решению вопросов основной деятельности предприятия;
4) дела, содержащие планы, отчеты, переписку
39. Документы при приеме на работу
При приеме на работу нового сотрудника нужно оформить первичные документы. Формы регламентируются Постановлением № 1 от 05.01.2004.
1)заявление, заявление представляет собой краткую письменную просьбу, содержащую:
а) сведения об адресате (наименование должности, фамилия и инициалы руководителя предприятия);
б) сведения о заявителе (фамилия, имя, отчество, адрес места жительства);
в) наименование вида документа (заявление);
г) текст документа (начинается со слов "Прошу принять на работу...", с указанием наименования структурного подразделения предприятия, должности и желаемой даты приема на работу);
д) подпись заявителя (с указанием даты написания, личной подписи и ее расшифровки).
2) Приказы по личному составу
3)Личная карточка формы Т-2 является основным учетным документом.
Заполняется на весь персонал предприятия (постоянных работников, временных, совместителей и т. п.).
4) Трудовой договор — это документированное соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.
5) Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность
40. Контроль за исполнением документа.
Различают:
контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;
контроль за сроками исполнения задания.
Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. 2
Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации – секретариатом или секретарем. Контроль за сроками исполнения документов можно разделить на текущий и предупредительный.
В ГОСТе Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" закреплено следующее определение: "Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов". При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:
отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих важное значение, зафиксированных указаний руководства;
обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;
выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.
41. Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Вся документация учреждения делится на три документопотока:
• входящие (поступающие) документы;
• исходящие (отправляемые) документы;
• внутренние документы.
Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
42. Номенклатура дел.
Все документы, имеющиеся в организации, учреждении, на предприятии, должны быть систематизированы. Они группируются по сходству и подшиваются (формируются) в папки (дела), которые имеют свои названия (заголовки). Перечень заголовков папок (дел) с указанием сроков их хранения называется номенклатурой дел.
Номенклатуры дел подразделяются на:
• типовые.
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом;
Номенклатура дел:
• примерные.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер. Примерные номенклатуры дел разрабатываются в тех структурах, где состав документов подразделений сильно различается;
• индивидуальные.
Индивидуальной называют номенклатуру дел конкретной организации, учреждения, предприятия.
Номенклатура дел организации составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных с архивом и подписанных руководителями этих подразделений.
43. Конфликтные ситуации и споры
5.1.1. В связи с осуществлением ЭДО возможно возникновение конфликтных ситуаций, связанных с формированием, доставкой, получением, подтверждением получения ЭД, а также использования в данных документах ЭЦП. Данные конфликтные ситуации могут возникать, в частности, в следующих случаях:
- оспаривание факта отправления и/или получения ЭД;
- оспаривание времени отправления и/или получения ЭД;
- оспаривание содержания отправленного/полученного ЭД;
- оспаривание подлинности экземпляров ЭД;
- оспаривание целостности ЭД;
- оспаривание идентичности лица, заверившего ЭД ЭЦП;
- оспаривание полномочий лица, заверившего ЭД ЭЦП.
5.1.2. Конфликтные ситуации разрешаются (урегулируются) Сторонами в рабочем порядке и/или по итогам работы комиссии по разрешению конфликтной ситуации (далее - Комиссия).
5.1.3. В случае невозможности разрешения конфликтной ситуации в рабочем порядке и/или по итогам работы Комиссии Стороны разрешают конфликтную ситуацию в претензионном порядке либо направляют имеющиеся разногласия на рассмотрение вышестоящих органов либо суда в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
5.7.2. Протокол работы Комиссии должен содержать следующие данные:
- состав Комиссии с указанием сведений о фамилиях, именах, отчествах, местах работы, занимаемых должностях, допусках к необходимым работам, при необходимости исполняемых при обмене ЭД функциональных ролях, контактной информации и квалификации каждого из членов комиссии;
- краткое изложение обстоятельств, свидетельствующих, по мнению Стороны-инициатора, о возникновении и/или наличии конфликтной ситуации;
- установленные Комиссией фактические обстоятельства;
- мероприятия, проведенные Комиссией для установления наличия, причин возникновения и последствий возникшей конфликтной ситуации, с указанием даты времени и места их проведения;
- выводы, к которым пришла Комиссия в результате проведенных мероприятий;
- подписи всех членов комиссии.
5.8.1. По итогам работы Комиссии составляется Акт, при этом Акт должен содержать следующую информацию:
- состав Комиссии;
- дату и место составления Акта;
- даты и время начала и окончания работы Комиссии;
- фактические обстоятельства, установленные Комиссией;
- краткий перечень мероприятий, проведенных Комиссией;
- выводы, к которым пришла Комиссия в результате проведенных мероприятий;
- подписи членов Комиссии;
- в случае наличия - особое мнение члена или членов Комиссии.
5.8.2. К Акту может прилагаться особое мнение члена или членов Комиссии, не согласных с выводами Комиссии, указанными в Акте. Особое мнение составляется в произвольной форме, подписывается членом или членами Комиссии, чье мнение оно отражает.
5.8.3. Акт составляется в форме документа на бумажном носителе, по одному экземпляру каждой Стороне. По обращению любого из членов Комиссии Стороной, к которой было направлено обращение, ему должна быть выдана заверенная копия Акта.
44. Срок исполнения документа — срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.
Сроки исполнения документов могут быть:
Типовые сроки исполнения определены законодательством, например, для исполнения обращений граждан, или закрепляются в инструкции по делопроизводству организации для постоянно повторяющихся видов документов.
Индивидуальные сроки указываются в самом документе или в резолюции руководства. Например, в документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан в самих документах. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции.
Срок хранения документов может быть:
Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы. Затем они сдаются в архив организации.
Сроки хранения документов не зависят от того, в какой форме они созданы: бумажной или электронной. Возможность и длительность использования документов определяется значением заключенной в них информации.
45. Дублетный документ - один из экземпляров копии документа
Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документа, например приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа, текст, подпись, дата.