Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
10
Краткое пособие
для тех кто контролирует
и кого контролируют
I
Ответственные должностные лица ревизионной службы (то есть мы с Вами) и проверяемые «субъекты» (те, кого мы проверяем) совершенно по-разному воспринимают проводимые контрольные мероприятия.
Кто-то с пониманием, кто с недовольством, а кто и со страхом, что вполне объяснимо! Ведь от результатов проводимых нами ревизий и проверок зависит успех и благополучие руководителей тех или иных предприятий и подразделений.
Поэтому они в процессе проверок проявляют особую настороженность и беспокойство, даже если результаты финансово-хозяйственной деятельности в целом и положительны.
При этом, бухгалтерские и финансовые службы проверяемых «субъектов» постоянно озабочены мыслью, а не допущены ли ими серьёзные недостатки и правильно ли истолкованы законодательные и нормативные акты, касающиеся их производственной и финансовой деятельности.
Ведь незнание или недопонимание не может служить оправданием для допущенных недостатков и нарушений. Умышленно сделано или ошибочно – это не компетенция ревизионной службы.
Для ревизионной службы важен сам факт, если он заслуживает внимания для отражения в акте проверки, с вытекающими последствиями.
Кстати, более всего реагируют болезненно на выявленные недостатки и нарушения лица, относящиеся добросовестно к своим служебным обязанностям, дорожа всячески репутацией. А таких – большинство!
Встречается и другая категория должностных лиц, пытающихся создать видимость безразличия к проверочному процессу, якобы у них всё благополучно. Хотя в действительности они сами причастны к нарушениям, хищениям и злоупотреблениям, завуалированных в учёте и отчётности.
С первого же момента встречи и знакомства многие проверяемые с большим любопытством присматриваются к нашим действиям, желая удостовериться, насколько мы компетентны и, возможно ли нас в необходимый момент ввести в заблуждение с тем, чтобы оправдать свои неправомерные действия.
Особенно умело защищаются те, кто уже ранее неоднократно общался с контролирующими органами в процессе проверок. И в этом осуждать их нельзя.
Конечно, если всё делается в пределах действующего законодательства (в спорах рождается истина…). Тем более, что ошибки свойственны всем, в том числе и работникам ревизионных служб.
II
Деятельность ревизионной службы характеризуется проверяемыми «субъектами», чаще всего односторонне, исходя из личных интересов.
Например, после лишения сотрудников среднего звена одного научно-производственного предприятия премий по результатам ревизии КРУ,
один из его сотрудников с иронией заявил, что наконец-то удалость расшифровать сокращённое наименование КРУ – это «Которые Радость Уносят». Деликатно и метко!
Но ради справедливости хочу отметить, что контролирующие органы, не только радость уносят, но и пользу приносят, оказывая предприятию в ходе проверки практическую помощь в работе:
- в улучшении состояния бухгалтерского учёта и отчётности;
- в обеспечении контроля за сохранностью денежных средств и
товарно-материальных ценностей;
- в соблюдении налогового законодательства и по другим важным
вопросам финансово-хозяйственной деятельности;
Особенно в такой помощи нуждаются руководители и главные бухгалтера с незначительным опытом работы, не говоря о вновь создаваемых подразделениях.
К тому же, отсутствие со стороны отдельных руководителей контроля за деятельностью своих бухгалтерских, финансовых и других ведущих служб и подразделений даёт повод и возможность последним для всякого рода незаконных действий и злоупотреблений, выявляемых, как правило, специалистами ревизионной службы.
Трудно даже представить, какая самодеятельность и анархия процветала бы в бухгалтерском учёте и отчётности предприятий без функционирования ревизионных служб.
И какой ущерб был бы причинён предприятию от незаконных действий его должностных и материально-ответственных лиц.
Вряд ли предприятие сможет обеспечить нормальное существование без наличия ревизионной службы.
Поэтому должностные лица предприятия, независимо от личных интересов и взглядов, должны с пониманием относиться к функциям ревизионных служб, не допуская игнорирования их. Другого то выхода нет!
Безусловно, если мы будем неукоснительно соблюдать права и обязанности, вытекающие из действующего законодательства, полномочий, прав и так далее.
III
Наши права и обязанности существенно отличаются от прав проверяемых нами «субъектов».
Одна сторона – мы с Вами. Как бы «атакующая»: может внезапно появиться в любом подразделении; затребовать и проверить необходимые документы и ценности; составить по результатам проверки соответствующий акт; принять меры по устранению выявленных недостатков и нарушений; возмещению причинённого ущерба и привлечению виновных должностных лиц к ответственности; передачей в необходимых случаях материалов проверок для расследования правоохранительным органа и так далее и тому подобное.
Другая же сторона – «субъект». Как бы «обороняющаяся»: обязана нас допустить к проверке интересующих вопросов; создать по мере возможности нормальные условия для работы; принять участие в проверке; объяснять свои действия и нести ответственность за допущенные недостатки и нарушения.
Несмотря на такие различия в правах и обязанностях, как мы, так и они должны соблюдать в первую очередь интересы предприятия, особенно мы с Вами.
В процессе прохождения проверок нам всем (обеим сторонам) важно обеспечить нормальные деловые взаимоотношения, без проявления амбициозности и принижения достоинства друг друга, влияющих в конечном итоге отрицательно на результаты проверок в целом.
Особенно, если положение дел на предприятии находится в плохом, неудовлетворительном состоянии: бухгалтерский учёт запущен и обезличен; отчётность сфальсифицирована; сохранность средств не обеспечена… и т.п.
Легко ли в таких и других сложных ситуациях добиться выдержки, корректности и объективности? Безусловно – трудно! Ведь каждый из нас и каждый проверяемый нами «субъект» по своему складу характера, самолюбию и манере общения отличаются друг от друга.
Тем не менее, эти и другие индивидуальные особенности не могут служить оправданием для тех, кто прямо или косвенно нагнетает взаимоотношения, создавая ненормальные условия в ходе производимых проверок.
Многое ещё зависит непосредственно и от первых лиц – руководителей предприятий, задающих «тон» своим сотрудникам, а иногда провоцирующих их на конфликтные ситуации с нами, преследуя определённые цели, заинтересованность. Приятно, что такие руководители встречаются редко!
Пользуясь знакомством с влиятельными лицами, отдельные такие руководители стараются с их помощью оказать на нас давление. Однако они не всегда добиваются желаемых результатов.
Принципиально настроенные четные и преданные своему делу ревизоры в ответ на их действия прилагают ещё больше стараний для всесторонней, глубокой проверке затрагиваемых вопросов, не делая никаких поблажек. Наоборот, со стороны ревизоров проявляется даже некоторая предвзятость.
При этом руководитель ревизионной службы вряд ли сможет заставить своего ревизора отказаться от изложения в акте вскрытых нарушений, не говоря о злоупотреблениях. Ведь это чревато серьёзными неприятностями как для самого проверяющего - ревизора, так и руководителя.
Очень благоприятное впечатление оставляют руководители проверяемых «субъектов», относящихся с пониманием к нашим задачам, проявляя при этом тактичность, самокритичность и чувство ответственности за окончание (завершение) проверок на должном уровне, без каких-либо эксцессов. Хочу сказать, что таких руководителей – немало!
IV
Любая проверка должна начинаться с ведома руководителя предприятия и при наличии соответствующих на то полномочий, свидетельствующих – кому именно, на коком предприятии, за какой период деятельности и в какие сроки поручено провести проверку по поставленным в программе вопросам.
Мы при этом обязаны проинформировать о целях и задачах проверки. После чего сразу же решается вопрос о предоставлении им необходимого помещения, оргтехники, услуг связи… и т.п. для нормальной работы.
Одновременно предоставляются все необходимые бухгалтерские приходно-расходные документы. Балансы, отчёты, планы, бюджеты, сметы. материалы предыдущих проверок и др. в зависимости от затрагиваемых вопросов.
Если же намечена инвентаризация товарно-материальных ценностей, мы обязаны довести об этом до сведения руководства проверяемого предприятия с тем, чтобы заручится его письменным приказом на назначение членов комиссий для проведения инвентаризаций в нашем присутствии.
При отсутствии такого приказа результаты инвентаризации юридически недействительны. Случаи отказов от издания таких приказов чреваты неприятностями, вплоть до вмешательства правоохранительных органов, принятия других мер.
Надо иметь в виду, что фактические остатки денежных средств в кассах проверяются без наличия приказов, но с ведома руководства проверяемого предприятия и обязательно с участием сотрудников бухгалтерий, а при необходимости и других лиц.
V
По затрагиваемым в процессе проверок вопросам ревизионные службы имеют право затребовать от проверяемых «субъектов» официальные письменные справки за подписями их руководителей и главных бухгалтеров. По усмотрению двух сторон проверочного процесса эти справки могут быть подписаны одновременно и другими ответственными должностными лицами проверяемого предприятия.
Ревизоры имеют также право затребовать от любых лиц и по любым вопросам финансово-хозяйственной деятельности письменные объяснения без согласования с руководством предприятия и предварительного оглашения интересующих их вопросов. В случае отказа от дачи таких очных объяснений проверяющие вынуждены затребовать их с помощью соответствующих органов.
Достоверность представленных объяснений подвергается в необходимых случаях нами тщательной, скрупулезной проверке различными методами, в зависимости от профессионализма, индивидуальных способностей и принципиальности.
Исходя из этого, проверяемые нами лица должны учесть, что не всегда им удастся «отделаться» формальными ответами на поставленные вопросы, как, например, - не знаю, не помню… и.т.п.!
Так после списания в расход по кассе наличных денег на вымышленных и подставных лиц кассир предприятия заявила, что, якобы, не знает, кто учинил поддельные росписи в платёжных ведомостях и получил фактически деньги на руки. И это, не смотря на то, что выдача их числится самим кассиром, а не по доверенности или через подотчётных лиц.
В другом случае, после выявления фактов «искусственного» завышения итогов в расчётно-платёжных ведомостях и списания по ним наличных денег (по кассе) в расход под видом выплаченной заработной платы, бухгалтер-расчётчик и кассир заявили, что всё это произошло, якобы, ошибочно. Такие объяснения заведомо ложные, поскольку допущено было прямое присвоение наличных денег из кассы, которые до начала проверки остались не возмещёнными.
Какие бы ухищрённые способы присвоения средств не применялись, квалифицированные специалисты, (профессионалы своего дела) способны вскрыть спустя даже несколько лет после их совершения, если другие, малоопытные проверяющие, ранее их не смогли выявить.
Всем проверяемым «субъектам» полезно знать и взять на «вооружение», что мы - ревизоры ограничиваются не только данными, имеющимися непосредственно у них на предприятиях. Нами широко практикуются и встречные проверки в сторонних организациях по вопросу достоверности взаимных расчётов с проверяемыми предприятиями, с оформлением соответствующих актов.
Такие проверки иногда вскрывают серьёзные злоупотребления, допускаемые отдельными предприятиями. Например, по учётным данным проверяемой строительной организации числилась задолженность в её пользу со стороны торгующей организации в значительной сумме.
Встречной же проверкой в торгующей организации было установлено, что стройорганизация за 5 месяцев до начала проверки получили различных материалов на всю сумму задолженности, которые в приходе по учёту не значились, в наличии не оказались и на взаимных расчётах отражения не получили (прямое присвоение).
Во избежание недоразумений проверяемые предприятия должны быть в курсе дела, что при обнаружении в ходе проверок сомнительных и фиктивных приходно-расходных и других официальных документов проверяющие имеют право изъять их для передачи правоохранительным органам. При этом обязательно должны быть составлены описи изъятых документов, с вручением одного экземпляра проверяемому предприятию.
VI
С первого же дня начала проверки многие проверяемые «субъекты» с нетерпением ждут её окончания. В то же время недостоверные сведения, запущенность в учёте и другие непредвиденные обстоятельства часто приводят к затяжке сроков проверок, продлеваемых иногда несколько раз (вынужденно).
Состав и численность ревизионных групп зависят: от поставленных задач, объёма документооборота, периода проверки, состояния учёта и отчётности, обеспеченности сохранности средств и других факторов, характерных для данного конкретного проверяемого предприятия.
Важное значение в процессе производимых проверок имеют периодические встречи проверяющих с руководителями предприятий, дабы они заранее знали, что уже «сотворили», и принимали меры к устранению имеющихся недостатков.
И в первую очередь в этом на наш взгляд должны быть заинтересованы в этом сами проверяемые, чтобы до момента завершения проверки иметь возможность доуточнить соответствие выявленных фактов действительности.
Правильно поступают, проверяемы нами руководители, которые «без особого приглашения» сами проявляют инициативу для таких встреч, с предоставлением в необходимых случаях дополнительных документов и сведений, с которыми проверяющие по тем или иным причинам не были ознакомлены с ними.
Тем более что когда некоторые из ревизоров проявляют иногда излишнюю осторожность или бдительность, засекречивая выявленные серьёзные факты вплоть до момента подписания акта.
Надо иметь в виду что ревизоры, проверяющие, (мы видели в ресторане) как незваные гости, могут появиться на любом предприятии, в любое время, с целью проверок любых вопросов финансово-хозяйственной деятельности.
Для проведения проверок на должном уровне возглавляющие ревизионные группы специалисты-ревизоры должны владеть знаниями не только в бухгалтерском учёте, экономике и финансах, но иметь также определённые знания в юриспруденции; обладать оперативностью и чутьём, присущими следственным органам; проявлять дипломатию, а также творческий подход в нестандартных ситуациях, возникающих в процессе почти каждой серьёзной проверки.
На эти особенности я акцентировал внимание не случайно. Ведь если обе стороны проверочного «действа» осознают трудности и сложности в работе друг друга, избегая конфликтных ситуаций, то можно добиться более объективных результатов проверок, исключающих ненужные разногласия после подписания актов. И от этого только обоюдная польза!
Один из ревизоров указал в акте, что «В нарушение Постановления Правительства от … года … за № …предприятие незаконно израсходовала … тыс. руб. на … цели ...». Хотя нарушения Постановления само собой означает незаконность использования средств.
Руководитель проверяемого им предприятия в грубой форме предложил убрать из акта слово «незаконно», ревизор не согласился. После чего было сфабриковано анонимное письмо о появлении ревизора во время проверки на предприятии в нетрезвом состоянии, тогда как он спиртные напитки не употреблял даже по торжественным дням. Здесь, конечно, действия обеих сторон заслуживают лишь осуждения.
Или своими неоднократными лживыми ответами на поставленные ревизором вопросы главный бухгалтер уже предприятия восстановила против себя лично проверяющего. И он, после чего решил обострить в акте некоторые факты.
Например, касаясь излишней выплаты заработной платы десяти сотрудникам предприятия, ревизор зафиксировал в акте фамилии всех этих лиц и против каждой из них заострил внимание, что излишне (незаконно) выплачено … тыс. руб.
Видите ли: - излишне, да ещё незаконно в скобках. И так десять раз. Будто бывают ещё и законные переплаты.
VII
Результаты проверок должны отражать в актах истинное положение дел, как в зеркале. После согласования и подписания акт принимает силу официального документа, с учётом представленных к нему объяснений.
Поэтому мы - ревизоры должны соблюдать объективность, правдивость и доходчивость излагаемых фактов, с ссылками на соответствующие документы, имеющиеся на предприятии. Без преувеличения или приуменьшения их значения (сути).
Понятно, что предъявлять требования легче, чем их исполнять. Качественное составление акта, да ещё комплексной проверки (ревизии) финансово-хозяйственной деятельности предприятия, особенно если злоупотребления завуалированы, требует глубокого анализа выявленных фактов, кропотливого и творческого подхода.
Порой даже опытным ревизорам гораздо легче выявить самые серьёзные и запутанные факты, чем их доподлинно, метко и лаконично изложить в акте, обеспечив при этом ясность и доходчивость для каждого ознакамливающегося с ним (без помощи переводчика).
В актах не допустимы записи, связанные с подозрениями, предположениями и умозаключениями. Такая свобода слова, демократия присущи средствам массовой информации.
Невольно напрашивается вопрос, – с какой целью детализированы все эти тонкости и нюансы, касающиеся профессиональной деятельности непосредственно контролирующих органов. Сделано это преднамеренно, дабы ответственные должностные лица проверяемых «субъектов» имели представление (ориентировались) на какие моменты необходимо обратить внимание при ознакомлении с актами. И тем самым добиться объективного решения вопроса.
Мудро поступают проверяемые «субъекты», не воспринимающие «в штыки» сомнительные на первый взгляд записи в актах, требующих доуточнения или же доведения их до логического конца.
Например, фабрика взыскала часть ущерба с виновных материально-ответственных лиц, другую же списала на убытки, заручившись письменным разрешением вышестоящей организации.
В то же время ревизор (с небольшим опытом работы) не сослалась в акте на наличия такого разрешения, считая, что причинённый фабрике ущерб следовало взыскать с виновных полностью, а не частично.
После вежливых замечаний директора фабрики ревизор внесла в акт соответствующие коррективы, сославшись на наличие необоснованного разрешения вышестоящей организации в части списания ущерба на убытки фабрики.
Наглядным примером формального, необъективного подхода является и другой случай, когда при проверке целевого использования средств ревизор обратил внимание в акте только на то, что фактические расходы на капитальный ремонт кровли помещения общежития, не предусмотренные по смете, составили … тыс. руб. И на этом поставил точку! Хотя ремонт кровли был произведён с целью устранения последствий стихийного бедствия, требующего срочного вмешательства и непредвиденных затрат. Но об этом в акте – ни слова.
Руководители проверяемых предприятий иногда отказываются от подписания актов по различным причинам. Хотя это не выход из создавшегося «тупикового» положения, если даже имеются в акте не совсем правильные и обоснованные по затронутым вопросам записи.
Безусловно, мало приятного подписывать такие акты, но в практике подобное встречается. К сожалению!
Поэтому, проверяемым «субъектам» предоставлено право, при необходимости сделать в акте оговорку перед своими подписями о том, что объяснения или возражения по акту будут представлены к … числу.
Конечно, если замечания будут аргументированы соответствующим образом, не являясь голословными заявлениями или же не соответствующими действительности доводами, что может ещё больше усугубить ситуацию.
Акты должны подписывать даже в тех случаях, когда результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия затрагиваются и за предшествующий перед назначением нового руководителя период. С тем, чтобы подтвердить соответствие изложенных в акте сведений по имеющимся учётным и отчётным данным за тот же период.
При этом руководитель ревизионной службы вынужден будет признать погрешности и своих сотрудников, т.е. ревизоров, если они в действительности были допущены.
В заключениях должно быть указано: с какими доводами проверяемых согласны, а с какими нет и почему?
Так что оправдаться просто так голословно как одной, так и другой стороне – вряд ли удастся.
Тем более, что ответственность за объективность и правдивость письменного заключения несет, в конечном счете, руководитель ревизионной службы, утвердившего его к исполнении, выступая как бы в роли «арбитра».
И если он объективно будет защищать «честь мундира» - к нему также могут быть приняты меры вышестоящим органом.
В процессе согласования актов встречаются различные непредвиденные обстоятельства.
Например, обнаружив в черновом варианте акта необоснованные записи, опытные проверяемые умышленно промолчали, не высказав никаких замечаний или претензий к автору акта.
Однако, после подписания согласованного акта сделали в нём оговорку, что днями будут представлены объяснения. Фактически же под видом объяснений были представлены аргументированные возражения, с которыми нельзя было не согласиться.
Поводом для таких действий послужила чрезмерная амбициозность и уверенность ревизора в своих безошибочных действиях.
Некоторые проверяемые подписывали акты с оговорками о наличии замечаний, напоминающие, скорее всего разглагольствования и «философские суждения». Лишь бы как-то оправдаться в допущенных нарушениях.
Наиболее правильный вариант – когда стороны своевременно, детально и терпеливо уточняют возникшие разногласия в момент согласования актов, чтобы на этом по возможности поставить точку. Практически не всегда так гладко получается.
Тем не менее, акты большинства производимых проверок подписываются без оговорок. При необходимости же предъявляются объяснения, разъясняющие причины допущенных недостатков и нарушений.
VII
Принятие с первых дней начала проверки незамедлительных мер по наведению должного порядка в пределах своей компетенции, не дожидаясь предписаний после окончания проверки, самый правильный подход руководителя любого проверяемого «субъекта».
При этом необходимо учесть, что важнейшей обязанностью ревизионной службы является реализация материалов проверок, т.е. принятие совместно с руководителями проверяемых предприятий необходимых мер по устранению выявленных недостатков и нарушений.
На каком бы профессиональном, качественном уровне не осуществлялись сами проверки, но если не были своевременно полностью приняты меры по реализации их материалов, деятельность ревизионной службы не может быть признана удовлетворительной – чревата неприятностями!
Отдельные руководители затягивают, волокитят сроки издания приказов и распоряжений по результатам произведенных проверок, пытаясь этим «продемонстрировать» несогласие с ревизорами. И это несмотря на наличие серьёзных недостатков, требующих принятия неотлагательных, срочных мер по их устранению.
Например, вместо того, чтобы привести в соответствие в процессе проверки завышенные нормы расхода сырья и материалов на выпускаемые швейные изделия, директор предприятия сослался на то, что при раскрое образовались сверхнормативные отходы. Однако после обнаружения ревизорами неучтённых излишков аналогичных изделий на складе предприятия ситуация ещё более усугубилась.
Или, несмотря на выявленные ревизионной службой факт завышения стоимости выполненных ремонтно-строительных работ в значительных размерах, начальник СМУ ограничился объявлением прорабу выговора. Хотя ранее, за такие же «художества», он дважды упоминался в приказах – «предупредить, замечание».
И лишь после окончания проверки и соответствующих указаний начальник СМУ набрался смелости расстаться с прорабом. В свою очередь, вышестоящее начальство над СМУ вынуждено было уже расстаться и с самим начальником СМУ.
Большинство же проверяемых «субъектов» относиться вполне ответственно к требованиям и предложениям ревизионных служб, не допуская игнорирования и обострения каких-либо взаимоотношений. Конечно, если требования вытекают из действующего законодательства и нормативных актов.
Проверяемым полезно иметь ввиду, что спустя несколько месяцев после завершения проверки любое предприятие может быть вновь подвергнута проверке теми же проверяющими, но уже в части выполнения изданного предприятием приказа или распоряжения, а также указаний (предложений) контролирующего органа по результатам упомянутой проверки. И если обнаруживается принятие половинчатых или же формальных мер, ситуация может резко обостриться.
Нравиться или нет – другого выхода нет! Выявленные недостатки и нарушения должны быть устранены, виновные наказаны, причинённый ущерб восстановлен, а положение дел по мере возможности улучшено.
Но это зависит ещё от ревизоров, призванных не только для осуществления контроля, но и для оказания реальной помощи, нацеленной на предостережение проверяемых «субъектов» от возможных нарушений и неправильных действий в дальнейшем.
От этого, обоюдная польза как для проверяемых, так и для нас с Вами. Тем более, что авторитет ревизионной службы, уважительное к ним отношение зависит во многом от способностей и профессионализма тех или иных ревизоров в оказании такой помощи.
Однако это не значит, что ревизоры должны обеспечить и консультационное обслуживание по вопросам финансово-хозяйственной деятельности на проверяемых «субъектах».
Главное, что ревизоры обязаны дать ответы в актах на затрагиваемые в программах проверок вопросы – путём отражения в них не только допущенных недостатков и нарушений, но и как следовало бы поступить (фактически) в таких случаях, исходя из действующих нормативных актов и законодательства.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Группа Финансового Контроля «СОХРАННОСТЬ»
8 (812) 716 09 78; info@sohrannost.ru
сайт в интернете: www.sohrannost.ru
«Сохранность» в контакте: http://vk.com/sohrannost
Ревизии, проверки, инвентаризации:
www.finproverka.ru